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INDICE OFICINA SIN PAPEL HISTORIA IMPACTO MEDIO AMBIENTAL BARRERAS PARA SU IMPLANTACIN DEFINITIVA EL SUEO DE LA OFICINA SIN PAPELES VENTAJAS DE LA OFICINA SIN PAPELES HACIA LA OFICINA SIN PAPELES LA TERCERIZACIN SISTEMAS DE GESTIN ELECTRNICA DE DOCUMENTOS (GED) LOS NUEVOS ESTILOS DE TRABAJO EL PAPEL DE LA INICIATIVA PERSONAL LOS BENEFICIOS DE TRABAJAR SIN PAPELES LO QUE SE VIENE SOLUCIONES INFORMTICAS CONCLUSIN BIBLIOGRAFIA 4 5 5 6 6 6 7 8 9 10 11 11 12 14 15 16 17
HISTORIA
La oficina sin papel, es un concepto relativamente antiguo que data de los aos 1940 cuando se da a conocer la idea de la oficina del futuro. Con la llegada de los ordenadores personales, esta idea toma renovado impulso, sin embargo, los modernos y cada vez ms asequibles sistemas de impresin y fotocopiado causaron el efecto contrario. Cabe destacar la aparicin de un artculo aparecido en Business Week en 1975 que predijo la inminente adopcin de la oficina sin papel. Por otra parte, 60 aos de profecas daaron mucho este innovador concepto a lo largo de los aos. Es con la llegada de Internet (Web y correo electrnico) que esta tendencia vuelve a retomarse toda su fuerza. Hoy en da, la oficina sin papel est considerada una filosofa innovadora que permite trabajar con la cantidad mnima de papel convirtiendo todo tipo de documentos al formato digital. Con la aparicin de cada vez ms modernos y completos programas de gestin empresarial, MRPs y ERPs. Con la madurez de conceptos como la Factura electrnica y la firma electrnica, se eliminan dos muros antes insalvables como la eliminacin de facturas y contratos en papel. Gracias a la firma digital, las versiones electrnicas de dichos tipos de documentos se consideran incluso ms seguras que sus predecesores.
LA TERCERIZACIN
El espacio fsico dentro del mbito de trabajo de una organizacin, representa una variable fundamental en la determinacin de los costos de operacin y demuestra que desperdiciar espacio en archivos es muy caro. Existen en el mercado empresas dedicadas a la administracin y custodia de la informacin que almacenan y protegen los documentos, lo cual ayuda a liberar a las oficinas de papeles y reduce los costos de insumos, espacios y personal. Estas empresas se ocupan de inventariar todos los documentos en formato de papel; luego el cliente define qu parte de estos deberan digitalizarse en base a criterios tales como la frecuencia de consulta, la simultaneidad de uso, la localizacin y el origen. Tambin se puede optar por la digitalizacin para todos los papeles con valor respaldatorio exigidos por una autoridad de contralor o de importancia vital para la organizacin. Los documentos se llevan a las plantas de las empresas tercerizadoras donde se guardan bajo estrictas condiciones ambientales en salas especialmente acondicionadas con temperatura y humedad controladas a fin de evitar su deterioro y preservar las condiciones originales- y de seguridad. Algunas empresas ofrecen la opcin de una plataforma online donde se puede
LO QUE SE VIENE
El uso responsable del papel comienza con el ahorro y el reciclado de lo que se usa. Dos de cada cinco pginas que se copian en la oficina (correo electrnico, pginas Web, material de referencia que se imprime para una visita nica, etc.) son para "uso diario". Lamentablemente, las pginas impresas que utilizan tinta y toner convencional no pueden ser reutilizadas y deben ser recicladas si queremos usar racionalmente el recurso. Pero a medida que pasa el tiempo, mucha gente est notando que el papel es un medio temporal, ideal para la participacin en reuniones, la organizacin de nuestro trabajo diario, la revisin de documentos, etc., y que luego se descarta. As que, si la informacin sobre papel es efmera, por qu no hacer impresiones de corta duracin? No sera estupendo poder reutilizar la misma hoja de papel una y otra vez? La compaa de gestin documental Xerox, en su afn por producir tecnologas para reducir el consumo, ha desarrollado un tipo de papel en el que la tinta desaparece en un perodo de entre 16 y 24 horas. Esta nueva forma de impresin para uso temporal utiliza compuestos que cambian de color cuando se exponen a la luz, y luego desaparecen gradualmente. Con esta tecnologa los usuarios podran imprimir los e-mails, los avisos de reuniones, direcciones, etc., disponer de ellos cuando los necesiten, y simplemente ponerlos de nuevo en la bandeja de entrada de la impresora cuando se hayan terminado de usar para reutilizar la hoja. Xerox ha patentado esta tecnologa que ellos denominan "papel borrable" y actualmente forma parte de un proyecto de laboratorio que se centra en el concepto de documentos dinmicos.
SOLUCIONES INFORMTICAS
La presente explosin de informacin ha provocado la necesidad de distribuir, acceder y archivar importante informacin de una forma fcil, rpida y econmica. Adicionalmente, informacin financiera, mdica, de seguros, impuestos, etc.. debe ser conservada, por ley, durante largos periodos de tiempo. La posibilidad de acceder a esta informacin de una forma sencilla por mltiples usuarios al mismo tiempo es a menudo, para muchas empresas, una necesidad. Los grandes archivos en formato papel resultan caros de crear, mantener y distribuir. La solucin electrnica elegida debe superar estos obstculos y convertir La Oficina Sin Papel del futuro en una realidad de hoy. La mayora de las soluciones son muy costosas, consumen gran cantidad de tiempo y en muchos casos son propietarias. Los recursos dedicados a la compra de papel, sellos, tner y mano de obra aumentan cada ao, la tradicional microficha necesita mucho espacio y recursos humanos para su instalacin y funcionamiento y adems, no es accesible de forma electrnica. La digitalizacin de documentos es una buena solucin, pero los precios de los equipos y programas necesarios para ponerla en marcha son prohibitivos. En muchos casos, el software es propietario lo cual limita la posibilidad de eleccin de proveedores alternativos o incluso de distribuir la informacin obtenida entre distintas plataformas debido a incompatibilidad entre plataformas. No hay que olvidar los costes de formacin del personal dedicado a manejar estos equipos y programas. La Oficina Sin Papel es una empresa de servicios que elimina todos estos inconvenientes y ofrece una solucin verdaderamente fcil de usar, segura, flexible y econmica. Estas son algunas de nuestras soluciones ms demandadas por nuestros clientes:
SOLUCIONES
E-Forms Formularios electrnicos basados en formato PDF. Para uso on-line u off-line.
E-Libros Preparamos sus publicaciones para ser vistas on-line, en CD, en PDF... Preprese para la llegada del eBook. Artes Finales Se acab la bsqueda de "El Arte Final Perdido". Quiere saber ms?...
E-Catlogos Todo su stock de artculos en un disco de menos de 10 gr. de peso. El catlogo ms rpido de todos Congresos Ahora puede olvidarse de los datos de los asistentes. Permtanos ayudarle a gestionarlos.
CONCLUSIN
Con la culminacin del presente material se ha llegado a las siguientes conclusiones: La oficina sin papeles es un modelo que pretende gestionar documentos empresariales de manera electrnica, valindose para ello de herramientas y suites informticas. Los usuarios almacenan, recuperan y utilizan solamente documentacin digital que se almacena localmente o se enva a travs de la red corporativa o de Internet. Ha empezado a decrecer el consumo de papel en las oficinas, tericamente a causa del cambio generacional, la nueva generacin prefiere leer los documentos directamente en la pantalla en lugar de imprimirlos para leerlos despus Para su total implantacin existen diversas barreras a superar: procesos de negocio ya establecidos, regulaciones gubernamentales, desconocimiento de la tecnologa y sus herramientas y la longevidad de los documentos digitales. Un sistema de Gestin Electrnica de Documentos (GED) es un software que permite guardar toda la informacin de una empresa; por un lado la que procede de los archivos fsicos en papel previamente digitalizada y por otro, la que se encuentra contenida en archivos digitales. El uso responsable del papel comienza con el ahorro y el reciclado de lo que se usa Xerox ha patentado esta tecnologa que ellos denominan "papel borrable" y actualmente forma parte de un proyecto de laboratorio que se centra en el concepto de documentos dinmicos.
BIBLIOGRAFIA
http://www.mujeresdeempresa.com/ebusiness/ebusiness060203.shtml http://www.laoficinasinpapel.com/ http://winred.com/internet/que-es-la-oficina-sin-papel/gmx-niv113-con20.htm http://www.vass.es/actualidad/temas-de-interes/30-oficina-sin-papeles http://www.laoficinasinpapel.com/soluciones/soluciones.htm