INFORME DE AUDITORIA INTERNA N AI-00X/20XX

Evaluacin de las Cuentas por Pagar

Al XX de XX del 20XX

XXX 20XX

OBJETIVOS Y ALCANCE
La revisin efectuada al XX.XX.XX, fue realizada en cumplimiento a la actividad Nro. 5, detallada en el Plan Anual de Trabajo de Auditoria Interna; habindose establecido como objetivos generales: ayudar en el fortalecimiento de la gestin de riesgos, mejorar los procesos revisados y evitar incumplimientos de normas. Nuestro alcance incluy la revisin selectiva (muestras aleatorias) de los procesos revisados; determinndose los siguientes objetivos especficos: Evaluar el sistema de gestin integral de riesgos (operativo y contable) dispuesto y aplicado por la Compaa, a fin de establecer si los procesos aplicados en las cuentas por pagar; son apropiados, estn bien diseados y estn funcionando de acuerdo a lo esperado; en relacin a la administracin, control y registro de los pasivos originados por pagos a proveedores por compras y servicios prestados a la Compaa, contabilizacin (pasivos debidamente determinados y mostrados en los estados financieros), adecuado y oportuno registro de las operaciones (origen por transacciones reales y de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados) de las cuentas por pagar y razonabilidad de los saldos de las cuentas por pagar a la fecha del examen.

Verificar el cumplimiento de las polticas, normas y procedimientos de la Compaa que rigen el proceso de compras, registro de cuentas por pagar y pago a proveedores. Efectuar seguimiento a la implementacin de las recomendaciones de anteriores auditorias (Interna, SBS y Externa).

Las principales tcnicas utilizadas estuvieron referidas a: observacin, indagacin e inspeccin documentaria. Asimismo, los procedimientos y pruebas de auditoria aplicados en la revisin, estuvieron basadas en informacin proporcionada por las reas de Contabilidad, Servicios Generales y Desarrollo Organizacional La metodologa aplicada en la auditoria fue efectuada de acuerdo a las Normas y Estndares para la Prctica de la Auditoria Interna, previstas en las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoria Interna as como el Cdigo de tica emitidos por The Institute of Internal Auditors (IIA), de acuerdo a lo dispuesto en la Resolucin SBS N 11699 Reglamento de Auditoria Interna, emitida el 28.11.2008. Periodo revisado: del XX.XX.XX al XX.XX.XX Plazo de revisin: del XX al XX.XX.XX

CALIFICACION
Evaluado Proceso Buena Buena Buena Cumplimiento de plazos Calificacin General No hallamos debilidades importantes que comprometan el sistema de gestin integral de riesgos. Se mantiene un adecuado control interno. Gerencia de Finanzas y Desarrollo Humano: XXX Gerencia de TI: XXX

RESULTADO
La revisin efectuada al XX.XX.XX a las cuentas por pagar, proceso de compras y pago a proveedores, determin el siguiente resultado: a) Contabilizacin: En trminos generales, las cuentas por pagar se encuentran razonablemente registradas.

b) Sistema de gestin integral de riesgos (administrativo y contable): No hay debilidades de riesgo alto, slo hay (2) de riesgo bajo. Asimismo, se establecieron algunos aspectos considerados oportunidades de mejora. A continuacin mencionamos las observaciones: Revisar y adecuar el proceso de pago a proveedores y las actividades desarrolladas por el personal encargado. Cumplir con el Manual de Tesorera en lo concerniente a la custodia de los cheques emitidos.

c) Seguimiento a la implementacin de las recomendaciones de Auditoria (Interna, SBS y Externa): no fueron establecidas observaciones en las revisiones pertinentes del ao anterior. Por su parte, la Gerencia de Finanzas y Desarrollo Humano y la Gerencia de Tecnologa de la Informacin, responsables de implementar los aspectos establecidos, se han comprometido que estarn desarrollados a ms tardar el XX.XX.XX. Los detalles se incluyen en los Anexos del presente informe.

Auditora Interna

XXX, XX/20XX

ANEXO I
DETALLE DE OBSERVACIONES 1. Actualizar y formalizar los procesos de compras y pago a proveedores. Riesgo: A M B

A continuacin mencionamos las situaciones observadas en los Manuales de Servicios Generales y de Tecnologa de la Informacin (TI): 1) No se menciona el proceso de archivo de las rdenes de compra, adjuntando los correos de aprobacin de las gerencias respectivas. 2) No se menciona que se deben cotizar como mnimo 3 proveedores antes de seleccionar un presupuesto, dejando evidencia de tal cotizacin. 3) No se presenta un detalle de firmas y/o vistos de aprobacin que permita identificar a los Gerentes y Jefes que autorizan los gastos (a travs de los comprobantes de pago). 4) No se indica que todos los documentos que son recibidos en las Oficinas de Pardo y Aliaga y/o Andrs Reyes, deben ser sellados con sus fechas respectivas, a fin de efectuar seguimiento de los plazos para el pago. 5) No se indica que para el caso de adquisicin de bienes se debe adjuntar al comprobante de pago, la respectiva gua de remisin a fin de constatar que efectivamente se recibi el bien y si se cumpli con el plazo de entrega. 6) No se menciona el proceso de adquisicin de servicios, por los cuales se debera establecer un formato de aceptacin del servicio recibido. 7) No se mencionan plazos para el proceso documentario de los comprobantes de pago. 8) El Manual de TI no menciona el proceso de solicitud y compra de bienes que se realiza a travs de la seccin de Soporte. Al respecto, la Resolucin S.B.S. N 0037-2008 Reglamento de la Gestin Integral de Riesgos, requiere que los procesos operacionales y de gestin desarrollados en las reas de la Compaa estn claramente establecidos en los Manuales de Polticas y Procedimientos; asimismo debidamente actualizados, debiendo ser revisados por lo menos una vez al ao. Riesgo: Falta de pautas escritas actualizadas que sirvan de apoyo para el correcto desempeo de las funciones del personal. Carencia de documentacin por las labores que realiza el personal, en caso se requiera asignar responsabilidades que sirva de gua por ausencia retiro del personal. Incumplimiento con la Resolucin S.B.S. N 0037-2008 Reglamento de la Gestin Integral de Riesgos. Observacin por parte de la SBS. Recomendamos perfeccionar y formalizar los procedimientos operativos aplicados por la Compaa, en relacin al proceso de compras y pago a proveedores, en concordancia con la normativa indicada, debiendo informar al Comit de Riesgos y Directorio de la Compaa para su aprobacin. Plan de accin: Se han revisado los comentarios sealados en la observacin y se implementarn los puntos 1, 2, 6 y 7. Respecto de los puntos 3, 4 y 5 se considera que no es necesario incluirlos en un Manual. Responsable: Gerente de Finanzas y Desarrollo Humano, XXX Situacin actual: En proceso Fecha compromiso: XX.XX.XX Plan de accin: Para el punto 8 se proceder a aadir el procedimiento de Compra de Bienes que realiza TI en el Captulo de Gestin con Proveedores del Manual de TI. Responsable: Gerente de Tecnologa de la Informacin, XXX Situacin actual: En proceso Fecha compromiso: XX.XX.XX Riesgo: B A M

2. Custodia de cheques pendientes de pago a proveedores.

Hemos observado que la custodia de los cheques emitidos por pago a proveedores no se viene realizando segn lo dispuesto en el Manual de Tesorera N FD-MAN08-2009, aprobado el 15.09.2009. El procedimiento establecido en dicho Manual indica que al final del da los cheques que se encuentran en Mesa de Partes o Recepcin, deben ser devueltos al Tesorero para su respectiva custodia dentro de la caja fuerte; sin embargo los cheques son guardados en un cajn con llave a cargo de la Secretaria Recepcionista. A continuacin se presenta un detalle de los cheques bajo custodia de la Secretaria Recepcionista:

Beneficiario

N Cheque

Fecha de emisin

Monto S/.

Alfaro Mantilla, Julio Csar Alfaro Mantilla, Julio Csar A1 Premiun E.I.R.L. Apeseg Direccin de Salud III Lima Norte Munar Mendoza Maria Tereza Nio Montero, Jos Segundo Pineda Bonilla, Jos Alberto Quality Copiers & Parts SRL. Ysrael Santos Nuez Choque

64581707 64917067 65422985 65423379 64479141 19631 65424501 64917174 65422987 64581374

17/07/2009 10/09/2009 16/10/2009 04/12/2009 24/08/2009 19/02/2009 29/12/2009 23/09/2009 16/10/2009 05/06/2009

200.00 200.00 11.90 6,514.00 16.89 220.00 316.80 216.00 24.00 27.20

Riesgo:

Prdida de los cheques. Falta de seguimiento a los cheques antiguos. Saldos de Caja y bancos y Proveedores con montos por ajustar.

Si bien los montos de los cheques pendientes de pago no son significativos, sin embargo como medida preventiva y en cumplimiento a lo dispuesto en la normativa de la Compaa, recomendamos guardarlos en caja fuerte al finalizar el da. Plan de accin: Se revis este punto y por error la nueva Recepcionista los custodiaba en su cajn con llave. Desde el da viernes 26 de febrero, los cheques pendientes de cobro, se estn entregando al final del da al Tesorero para que los mantenga en su caja fuerte. Responsable: Gerente de Finanzas y Desarrollo Humano, XXX Situacin actual: Superada

3. Oportunidades de mejora de las cuentas por pagar.

Riesgo:

En el transcurso de la evaluacin fueron identificados algunos puntos menores. A continuacin los resumimos:

a) b) c)

Depurar las cuentas que han sido registradas desde hace varios meses y siguen pendientes de pago. Analizar las cuentas por pagar que presentan saldo deudor. Provisionar las cuentas por bienes o servicios recibidos ya conocidos por la Compaa, an cuando el comprobante de pago no haya sido entregado al rea contable.

Riesgo: Saldos no ajustados (montos poco significativos). Recomendamos adoptar las acciones ms convenientes para la Compaa. Plan de accin: Se analizaron estas oportunidades de mejora y se defini no implementarlas por el momento. Responsable: Gerente de Finanzas y Desarrollo Humano, XXX Situacin actual: Pendiente.

ANEXO II
INFORMACIN GENERAL

1. Cambios en la estructura de la organizacin A partir del mes de septiembre del 2009, la Seccin de Servicios Generales est a cargo de XXX, quien actualmente ocupa el cargo de Supervisora de Servicios Generales y cuyas funciones estn relacionadas a atender los requerimientos de compra de bienes y servicios de todas las reas de la empresa, as como coordinar con las oficinas y/o puntos de venta de Provincias, en relacin a requerimientos de compra de bienes y servicios, mantenimiento de los locales, mobiliario, ornato, seguridad y almacn, entre otras actividades. De acuerdo al Organigrama de la Compaa, dicha seccin pertenece a la Gerencia de Finanzas y Desarrollo Humano a cargo de XXX. 2. Estadsticas del proceso revisado 2.1 Se viene trabajando con un total de (126) proveedores, los cuales fueron previamente analizados por la Compaa, otorgndoseles la categora de Proveedores Regulares. 2.2 A manera de informacin, a continuacin se detalla la composicin de las cuentas por pagar por compra de bienes y servicios al 31.12.2009.
CONCEPTO MONTO S/. 22,711,45 Proveedores Soles Proveedores Dlares Otras cuentas por pagar TOTAL CUENTAS POR PAGAR S/.
2.3

3 2,400,729

61.76% 6.53%

11,662,044 31.71% 36,774,226 100%

Al cierre de diciembre del 2009, las cuentas por pagar representan el 2.16% 1,701,586,217).

del

Total Pasivo (S/.

3. Procedimientos y tcnicas de auditora Comprendi la aplicacin selectiva de diversos procedimientos y pruebas (sustantivas y cumplimiento) de auditoria que fueron considerados necesarios de acuerdo con las circunstancias y disponibilidad de informacin. As tenemos: 3.1 Verificacin de la actualizacin del Manual de Organizacin y Funciones, a fin de comprobar que se hayan incluido las funciones y/o actividades relacionadas a los procesos evaluados. 3.2 Revisin de la elaboracin, actualizacin y/o modificacin de los procedimientos relacionados con las cuentas por pagar, proceso de compras y pago a proveedores, a fin de comprobar que se hayan incluido los procesos, actividades y/o aspectos de acuerdo a la normativa legal vigente y a las polticas y normas de la Compaa. Asimismo, evaluacin de los procedimientos vigentes a fin de revisar la aplicabilidad de los controles actuales e incluir aspectos de mejora para el ptimo desarrollo de los procesos evaluados. As tenemos: N Manual FD-MAN08-2009-V2 FD-MAN10-2009-V3 FD-MAN11-2009-V1 TI-MAN01-2010-V1 Detalle Manual de Tesorera Manual de Contabilidad Manual de Servicios generales Manual de TI Fecha de emisin 15.09.2009 15.12.2009 24.03.2009 19.01.2010 .

3.3 Verificacin de los controles aplicados en los procesos de emisin de cheques, pago de recibos, boletas y/o facturas a proveedores por compras y servicios prestados a la Compaa del mes seleccionado para la revisin (diciembre 2009 y enero 2010). 3.4 Revisin de la documentacin sustentatoria de los desembolsos con cheque del mes de diciembre de 2009 y enero 2010 (autorizaciones, requisitos legales, fechas, sello de cancelacin, centro de costo, cdigo de tem del gasto, etc.). 3.5 Verificacin que los cheques pendientes de entrega a los proveedores, mantengan la adecuada documentacin sustentatoria, resguardo respectivo y que no presenten acentuada antigedad. 3.6 Comprobacin de la correcta cancelacin de los comprobantes de pago, en seal de conformidad (firma de las facturas, recibos y/o boletas por el beneficiario). 3.7 Verificacin de la razonabilidad del egreso, constatando que se encuentre dentro de las normas 5

administrativas vigentes (rendiciones de cuenta, alquileres, etc.). 3.8 Revisin de los registros contables y anlisis de las siguientes cuentas al 31.12.2009 y 31.01.2010: N Cuenta 2019010101 2029010101 Detalle Proveedores Moneda Nacional Proveedores Moneda Extranjera .

3.9 Revisin de la contabilizacin de las cuentas por pagar (pasivos debidamente determinados y mostrados en los estados financieros, adecuado y oportuno registro de las operaciones, origen por transacciones reales y registro contable de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados); y la razonabilidad de los saldos a la fecha del examen 3.10 Verificacin del control y manejo del sistema computarizado, en relacin a los cheques emitidos y las transferencias efectuadas a travs de Interbank por pago a proveedores. 3.11 Revisin de la Relacin de pagos efectuados con la aprobacin del Contador General y Tesorero. 3.12 Comparacin de los saldos de las cuentas por pagar segn libros (Balance General y Mayor General) con los reportes extracontables (Reporte de cuentas por pagar). 3.13 Comprobacin de la participacin de la Unidad de Riesgos en los procesos crticos relacionados a los temas y/o procesos de la evaluacin. 3.14 Comprobacin de la elaboracin, seguimiento y/o monitoreo de las Matrices de Riesgo relacionadas a las actividades de elaboracin, anlisis, monitoreo y/o seguimiento de los procesos considerados crticos, nuevos productos y/o proyectos de la Compaa, relacionados a las cuentas por pagar, procesos de compras y pago a proveedores. 3.15 Comprobacin del adecuado cumplimiento de las polticas, normas y procedimientos establecidos por la Compaa, en los temas evaluados. 3.16. Seguimiento a la ejecucin de las recomendaciones detalladas en el Informe de Auditoria Interna N AI004/2008, emitido el 13.02.2008, correspondiente a la evaluacin anterior. 3.17. Verificacin de la implementacin de las observaciones detalladas en el Informe VIO XXX ASSSA emitido por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, correspondiente a la visita de inspeccin del 20XX. 3.18. Revisin del Memorndum de recomendaciones sobre asuntos de control interno contable y otros a diciembre de 2009, a fin de efectuar seguimiento a la implementacin de alguna observacin establecida, relacionada a los procesos evaluados. 3.19 Comprobacin del nivel de observancia de las polticas, normas y procedimientos establecidos por la Compaa, en los temas evaluados. 3.20 Comunicacin al personal relacionado con el tema, materia de la evaluacin, de algunos aspectos de mejora de los procesos de administracin, control, registro y supervisin de las operaciones, identificados en el transcurso de la evaluacin, a fin de minimizar riesgos para la Compaa, evitar incumplimientos de normas (externas e internas) y optimizar los procesos administrativos y contables. 3.21 Comunicacin de la evaluacin y resultado de la revisin a la Gerente de Finanzas y Desarrollo Humano, XXX, al Gerente de Tecnologa de la Informacin, XXX, a la Supervisora de Servicios Generales, XXX y al Contador General, XXX, personal responsable de las operaciones evaluadas. Asimismo, al Sub Gerente de la Unidad de Riesgos, XXX. 4. Personal de auditoria interna: La evaluacin fue desarrollada por personal de Auditoria Interna, conformado por el auditor, XXX y la Auditora General.

ANEXO III
Calificacin CALIFICACIN DE LA AUDITORIA Descripcin

Muy Buena Buena Aceptable

Regular

Deficiente

No hay debilidades. El sistema de gestin de riesgos es eficiente y se mantiene un adecuado control. No requiere que Auditoria le haga seguimiento. No hay debilidades altas ni medias y muy pocas bajas. Auditoria debe hacer seguimiento a la correccin de las debilidades. No hay debilidades altas, pero hay debilidades medias y/o debilidades reiterativas. El Gerente responsable del rea debe implementar un mejoramiento de sus controles. Auditoria debe hacer seguimiento a la correccin de las debilidades. Hay una debilidad alta, debilidades reiterativas y/o incumplimiento de normativa legal. El Gerente responsable del rea debe tomar accin para asegurar que los estndares de control estn presentes en su rea. Auditoria debe hacer seguimiento a la correccin de las debilidades. Hay varias debilidades altas y medias. Adems de la correccin y seguimiento de las debilidades, el Gerente responsable del rea debe dar una inmediata solucin implementando un mejoramiento general de sus controles. Auditoria debe hacer seguimiento a la correccin de las debilidades.

CALIFICACIN DE DEBILIDADES EN LOS MECANISMOS DE CONTROL Nivel de debilidades Definicin Alta Una debilidad alta expone a la empresa a un incumplimiento de los objetivos corporativos o bien afecta los resultados. Se incluye tambin en esta categora, aquella debilidad calificada como media pero que se repite de un informe anterior. Media Una debilidad media puede ocasionar un efecto concreto y adverso no deseado en el logro de los objetivos de la empresa de un proceso un incumplimiento a las normas legales. Baja Una debilidad baja no tiene mayor impacto a nivel de proceso pero sin embargo su correccin asegurar mayor eficiencia y eficacia en el proceso en cuestin. Calificacin Buena CALIFICACIN DE CUMPLIMIENTO DE PLAZOS Descripcin Entreg la documentacin para inicio de la auditoria en el plazo de vencimiento de entrega y cumpli oportunamente con la entrega de informacin adicional requerida en el transcurso de la auditoria. Tambin entreg sus planes de accin en el vencimiento del plazo (3 das hbiles) y no hallamos observaciones reprogramadas. No cumpli con (1) de los (4) requerimientos: documentacin para inicio de la auditoria, documentacin complementaria en el transcurso de la auditoria, planes de accin en el plazo de vencimiento (a los 3 das hbiles) y fecha de compromiso de implementacin de alguna observacin. No cumpli con (2) de los (4) requerimientos: documentacin para inicio de la auditoria, documentacin complementaria en el transcurso de la auditoria, planes de accin en el plazo de vencimiento (a los 3 das hbiles) y fecha de compromiso de implementacin de alguna observacin. No cumpli con (3) de los (4) requerimientos: documentacin para inicio de la auditoria, documentacin complementaria en el transcurso de la auditoria, planes de accin en el plazo de vencimiento (a los 3 das hbiles) y fecha de compromiso de implementacin de alguna observacin.

Aceptable

Regular

Deficiente