TC1 - U4.

T1: Software para sistemas informáticos II:

Hojas de cálculo

Software para sistemas informáticos II: Hojas de cálculo

Tecnologías de la Información y Comunicación

1.º de Bachillerato Contenidos

Software para sistemas informáticos II

Hojas de cálculo
Alphonse Gabriel Capone

Imagen en Wikimedia. Dominio público

La caída

Aunque Capone siempre hacía sus negocios con hombres de tapadera y no había registros que lo
relacionasen con sus ganancias, las nuevas leyes promulgadas en 1927 permitieron al gobierno federal
perseguir a Capone por evasión de impuestos, su mejor opción para encarcelarlo al fin. Fue perseguido
por el agente de la "Agencia de Prohibición" Eliot Ness y sus agentes incorruptibles "Los Intocables" y
por el agente del IRS Frank Wilson, que fue capaz de encontrar recibos que relacionaban a Capone con
ingresos por juego ilegal y evasión de impuestos por esos ingresos.

Obtenido de "http://es.wikipedia.org/wiki/Al_Capo

Seguro que a "Los Intocables" les costó un poco más analizar los datos contables de Al Capone que a
los investigadores de hoy en día. El paso de los libros de contabilidad impresos al formato digital es
consecuencia del análisis informático de dichos datos.
 Libros contables
Imágenes de elaboración propia
1. Definición y programas

Importante

La hoja de cálculo es un programa que permite trabajar y operar con datos numéricos y
alfanuméricos distribuidos en una tabla, realizando diversas operaciones aritméticas y cálculos
automáticos.

También permite la creación de gráficos estadísticos, informes, clasificaciones de datos, incluso

pequeñas bases de datos.

Aunque hubo algunos intentos en la década de los 70, el origen de la hoja de cálculo data de 1979,
cuando Dan Bricklin y Bob Frankston crearon el VisiCalc (Calculadora Visual).

Fue una herramienta muy importante ya que hizo que el PC se comenzará a ver como un instrumento de
trabajo en el mundo empresarial y comercial.

Screenshot of VisiCalc running on an Apple II computer

Imagen de Gortu en Wikimedia. Dominio Público

Curiosidad

En la historia de los programas de hojas de cálculo, hay que mencionar a los españoles Pardo y
Landau, los cuales intentaron patentar algunos algoritmos en 1970 en Estados Unidos. Aunque la
patente no fue concedida por considerarse una invención puramente matemática, sirvió para sentar
las bases de las patentes de software ya que llevaron su caso a los tribunales y lo defendieron
diciendo que "algo no deja de ser patentable solamente porque el punto de la novedad es un
algoritmo".

Actualmente la mayoría de las compañías de software ofrecen en sus paquetes de ofimática

aplicaciones de hojas de cálculo. Las más importantes son:
 Microsoft Excel, incluido en Numbers, incluido en iWork
Microsoft Office de Apple

http://office.microsoft.com/ http://www.apple.com/

OpenCal, incluido en
KSpread, del paquete KOffice
OpenOffice.org
http://www.koffice.org/
http://www.openoffice.org/

IBM/Lotus 1-2-3, del paquete Gnumeric, incluido en Gnome

SmartSuite Office

http://www-01.ibm.com/ http://projects.gnome.org/

Ejercicio resuelto

Como ya sabes, algunas de estas aplicaciones son libres y otras de propietario, algunas son
multiplataforma y otras se ejecutan sólo en un sistema operativo.

¿Sabrías identificar las características de cada una de las aplicaciones mostradas anteriormente?
Seguro que sí.

Desarrollado y distribuido por Microsoft. Se ejecuta en Windows y en Mac OS

Microsoft Excel
X.
Aplicación Open Source y software libre, que se puede ejecutar en múltiples
OpenCalc
plataformas.
IBM/Lotus
Aplicación de IBM que se ejecuta en Windows.
1-2-3
Numbers Distribuido y desarrollado por Appel Inc., se ejecuta en Mac OS X.
KSpread Aplicación libre, de código abierto y multiplataforma para el proyecto KDE.
Aplicación libre del escritorio de Gnome, distribuido bajo licencia GNU y
Gnumeric
multiplataforma.

Para saber más

Internet ofrece nuevas posibilidades para todo lo relacionado con las TIC y no iba a ser menos para
el trabajo con hojas de cálculo. Aunque existen varias en la red, te mostramos un ejemplo con
Google Spreadsheets, incluido en las utilidades de Google Docs.

Es una hoja de cálculo online, que permite crear o importar documentos, compartirlos con otros
usuarios y modificarlos simultáneamente. Los documentos generados se guardan de forma online.
Esta aplicación se creó en el año 2006 y actualmente se ha adaptado para poder ser utilizada en
telefonía móvil.

Logo http://docs.google.com/
1.1. Aplicaciones de la hoja de cálculo
La Señora Computer necesita ampliar el negocio y está pensando comprar un local nuevo. Para ello
tiene que pedir un crédito hipotecario pero... ¿qué cuota tendrá que pagar cada mes?, ¿a cuántos
años tendrá que solicitar el crédito?. También necesitaría realizar un estudio estadístico para conocer
como va a funcionar un nuevo producto que está pensando lanzar al mercado. Encuestas, sondeos de
precios, probabilidades a posteriori...

¡Qué fácil resultaría analizar estos datos con una hoja de cálculo!

Aunque hoy en día existen programas adecuados a multitud de aplicaciones dedicadas a fines
concretos, las hojas de cálculo siguen constituyendo una de las herramientas más utilizadas dentro de
las aplicaciones informáticas. Las posibilidades que ofrecen, su versatilidad y su funcionalidad
convierten a la hoja de cálculo en una herramienta más de trabajo en el laboratorio, en la oficina, en los
estudios o en casa.

Éstas aplicaciones y el resto de las estudiadas lo largo del tema son sólo una muestra de posibilidades
en el ámbito científico, económico, financiero y matemático del uso de las hojas de cálculo.

Sistemas de numeración, campo gravitatorio, electromagnetismo, dinámica, energía, son algunos de

los campos del ámbito científico donde la aplicación de la hoja de cálculo resuelve gran cantidad de
problemas: cálculos con series de datos de tiempo, estudio de intervalos, resolución de ecuaciones,
aplicación de modelos y creación de curvas y gráficos.

Calcular la trayectoria y la velocidad de un proyectil, por ejemplo, es un ejercicio de física que lleva
asociado el trabajo con fórmulas complejas y gran cantidad de datos. La hoja de cálculo resuelve
este trabajo y nos permite manipular los datos y obtener los resultados de forma rápida y sencilla,
incluidas las gráficas que los representan.

Imagen de elaboración propia

Trayectoria y velocidad de un proyectil

Imagen de elaboración propia
 Datos de cálculo de la trayectoria de un proyectil
Imagen de elaboración propia

Curiosidad

Un ejemplo de uso de la función ALEATORIO un poco más complejo es el que hemos encontrado en
el siguiente blog. Se trata de construir un juego mediante OOo Calc en el cual se crearán el tablero,
los dados, los marcadores de los jugadores y las preguntas: Informática ++: Construyendo un juego
con OOo Calc.

Juego en OO Calc

Vídeo de cesarfractalis. Alojado en Youtube

1.2. Trabajo con Open Calc

Importante

OpenOffice.org es una suite ofimática de software libre y código abierto de distribución gratuita,
disponible en diferentes plataformas (Windows, GNU/Linux, Solaris, Mas OS X).

Para descargar el programa sólo tienes que entrar en la página de OpenOffice.org y acceder al
menú de descargas.

http://es.openoffice.org/

¡Vamos allá! Ha llegado la hora de ponernos a trabajar con hojas de cálculo y lo primero es la instalación
del programa.

Su gran ventaja frente a otros programas de este tipo es su alta compatibilidad con
Microsoft Office, que es su competidor directo y el uso del estándar ISO OpenDocument,
lo que facilita el intercambio de documentos. El código de la aplicación está disponible
bajo licencia GLP. Se suele abreviar el nombre y llamarse por las siglas OOo.

Comprueba lo aprendido

1. Además de Calc, ¿qué otros componentes tiene OpenOffice.org? ,

, y .

2. ¿Qué soporte de plataformas tiene OpenOffice.org? , , y

.

2. ¿Que estándar soporta OpenOffice.org? .

Para responder la primera pregunta entra en Componentes.

Para responder la segunda y la tercera visita el apartado Comparativa, Compatibilidad.

Curiosidad

Es habitual que los programadores escondan en los programas algunas curiosidades. Son los
llamados Huevos de pascua y en el caso de OpenOffice.org Calc, son los siguientes:

Al escribir la función: =STARCALCTEAM() en cualquier celda, aparece una pantalla con la foto
de los desarrolladores del programa.
También podemos encontrar un juego. Para ello, sólo tenemos que escribir la función:
=GAME(). El programa responderá: say what? y tendrás que contestar =GAME("StarWars") ¡A
jugar!
2. Entorno de trabajo y referencias

Importante

Cuadro de nombres: en él se indica la celda que está activa en cada momento.

Barra de fórmulas: en ella se visualiza el contenido de la celda activa, que puede ser un valor
alfanumérico o una función.

El primer paso para empezar a trabajar con el programa es conocer el entorno de trabajo. Es similar a
cualquier programa con interfaz GUI y, por tanto, muchas de las barras de herramientas y menús te
resultarán conocidos.

Imagen de elaboración propia

Comprueba lo aprendido

En la pantalla de OOo Calc, hemos indicado algunas barras de herramientas con números. Seguro
que eres capaz de identificar cuál es cada una.
Barra de estado

Barra de menús

Barra de herramientas estándar

Barra de herramientas de formato

Los elementos y utilidades de estas barras de herramientas los irás conociendo a lo largo de
 los temas siguientes.

La pantalla que hemos descrito afecta a la hoja activa en cada momento. Para saber cuál es esta hoja,
sólo tienes que fijarte en las pestañas que aparecen en la parte inferior izquierda de la pantalla o en la
barra de estado.

Sobre las hojas puedes realizar las acciones habituales de edición: mover, copiar, cambiar nombre,
pegar, etc.

Imagen de elaboración propia

Ejercicio resuelto

Abre un archivo de OOo Calc y realiza las siguientes acciones:

1) Cambia los nombres de las tres primeras hojas llamándolas: "factura", "presupuesto", "albarán".

2) Modifica el orden de las hojas y colócalas en el siguiente orden: "presupuesto", "albarán",

"factura".

3) Deja activada la hoja denominada "factura".

2.1. Área de trabajo: filas, columnas y celdas

Importante

Los archivos generados en un programa de hoja de cálculo se denominan libros y están formados
por hojas.

Una celda es la intersección de una columna y una fila y se nombra con la letra y el número de
éstas. La celda que está activa se indica en el cuadro de nombres.

Una característica de todos los programas de hojas de

cálculo es que el área de trabajo se presenta en forma de
tabla de celdas, creadas por filas y columnas.

Las columnas se nombran con letras y suelen ser 256.

Primero se nombran de la A a la Z y después continúan con
AA, AB, ... hasta llegar a AMJ.
Las filas se nombran con números y el máximo es 65.536.

Comprueba lo aprendido

Observa la imagen anterior y responde a las siguientes preguntas:

1. ¿En qué hoja del libro estamos trabajando?

2. ¿Cuál es la celda activa?

3. ¿Cuál es el contenido de la celda activa?

4. ¿Cuál es el contenido de la celda A1?

Funciones de edición

Tanto sobre las filas y las columnas como sobre las celdas, se pueden realizar las opciones de edición
habituales: insertar, eliminar, copiar y pegar.

Insertar Eliminar

- Las filas se insertan - Se puede eliminar

por encima de la el contenido de una
celda activa y las celda, con lo cual la
 columnas a su celda permanece.
izquierda.
- Se pueden eliminar
- Si estás celdas, filas o
seleccionadas varias, columnas, lo que
se insertarán el provoca un
mismo número. desplazamiento del
resto.
- Se pueden insertar
filas o columnas
enteras o un grupo
de celdas.

Copiar/pegar

- Funciona como en otros programas,

primero hay que seleccionar y después
ejecutar la opción.

- La opción pegado especial de celdas,

permite pegar sólo el texto, fórmulas o
formatos. También se pueden realizar
operaciones y realizar otras opciones sobre
las celdas.

Ejercicio resuelto

Ahora que ya conoces el entorno y el área de trabajo, abre el programa y en la hoja activa rellena los
datos que aparecen en la imagen anterior. Se trata de que te familiarices con el programa y utilices
las opciones explicadas anteriormente.
Después, colócate en la última celda de la hoja activa para que compruebes el número de filas y de
columnas que puedes utilizar.

Presta atención a las siguientes cuestiones:

�. ¿Cómo te colocas en la hoja activa?

�. ¿Cómo se activa una celda?
�. Modifica el contenido de la celda B4 y escribe el número 4. ¿Cómo puedes hacerlo?
�. Colócate en la fila 4 e inserta una fila. ¿En qué celda queda ahora el número?
�. Colócate en la columna B e inserta una columna. ¿En qué celda queda ahora el número?
�. Por último, ¿cuál es la ultima celda que podríamos usar?

�. Para colocarte en una hoja, sólo tienes que hacer clic con
el ratón en la pestaña correspondiente a esa hoja.
�. Para activar una celda y poner información en ella tienes
que hacer clic con el ratón encima de ella.
 �. Para modificar el contenido de una celda es necesario volver a activarla. Después se
puede escribir en la misma celda o en la barra de fórmulas.
�. Después de insertar una fila, el número "4" queda ahora en la celda B5.
�. Después de insertar una columna, el número "4" queda ahora en la celda C5.
�. Por último, si has llegado a la celda AMJ65536 ¡enhorabuena!. Si lo has hecho
moviéndote con las barras de desplazamiento, te habrá costado un buen rato. La forma
rápida de hacerlo es escribir en el cuadro de nombres el de la celda en la que te quieres
situar, en este caso, la AMJ65536.

Para saber más

Si has realizado correctamente el ejercicio, ya sabes que hay dos formas de colocarse en una celda:
utilizando el ratón o escribiendo su dirección en el cuadro de nombres. Si queremos utilizar el
teclado para situarnos en una celda, lo haremos mediante los cursores o flechas de movimiento.
También hay una serie de combinaciones especiales que nos pueden facilitar el trabajo. Las
siguientes son algunas de las más utilizadas:

Inicio Activa la primera celda de la fila

Tab Activa la celda situada a la derecha

May + Tab Activa la celda situada a la izquierda

CTRL + Inicio Activa la celda A1

CTRL + Fin Activa la última celda que contenga datos

2.2. Rangos

Importante

Un rango es un conjunto de celdas seleccionadas con las cuales se puede realizar una operación
determinada. Se nombran indicando las direcciones de las celdas superior izquierda e inferior
derecha del conjunto, separadas por el carácter dos puntos (:).

Hasta el momento hemos trabajado con una sola celda, pero a veces es necesario trabajar con un grupo
de ellas.

Se puede trabajar con varios rangos, separando

éstos por el carácter punto y coma (;).
Cuando un rango es una fila o una columna entera,
para seleccionarlo se hace clic sobre el botón
identificador de la fila o la columna.
Cuando se quiere seleccionar un rango de varias
celdas contiguas, se hace clic y se arratra el ratón
sobre dichas celdas.
Si el rango es una hoja de cálculo completa, se
hace clic en la esquina superior izquierda
"selección completa".

Operaciones con rango

Nombrar rangos
A veces resulta engorroso utilizar varios rangos por las direcciones de las celdas
de las esquinas que los forman. Existe la opción de asignar un nombre a cada
rango. Después, sólo es necesario utilizar dicho nombre para hacer referencia a
ese rango.

Para asignar un nombre a un rango, primero hay que seleccionarlo y después

asignar el nombre eligiendo la opción "Definir" en el menú "Insertar/Nombre". En
la imagen puedes observar como en el cuadro superior aparece el nombre
asignado al rango y en el cuadro inferior aparece la dirección del rango.

Los nombres de los rangos definidos en una hoja de cálculo aparecerán haciendo clic en la pestaña
del cuadro de nombres.
Rellenar un rango
Para rellenar un rango con valores correlativos o con la misma fórmula se utiliza el botón
Autollenado, situado en la esquina inferior derecha del rango. El programa puede calcular
automáticamente el incremento de los valores introducirlos y reproducirlo. También se puede
realizar esta operación desde el menú "Editar/Rellenar".

Ordenar un rango
Los datos dentro de un rango pueden aparecer desordenados. El programa presenta una opción
para ordenar datos de distintas formas. Solamente hay que seleccionar el rango e ir a la opción
"Ordenar" del menú "Datos".

Ejercicio resuelto

Vamos a trabajar con rangos y a poner en práctica lo aprendido anteriormente.

Partiendo de la imagen, realiza las siguientes operaciones:

�. Crea un rango que contenga los meses del año en la

columna B utilizando la opción de autollenado.
Nómbralo como "meses".
�. Crea un rango que contenga las fechas en la
columna C. En primer lugar tendrás que establecer el
formato de la celda.
�. Nombra el rango de las celdas con números de la
columna A con el nombre "numero". Ordena lo datos
en orden ascendete.
�. Seleciona el rango D1:D12 y utiliza la opción Editar y
"Rellenar/series" para crear una serie aritmética que
comience con el número 1 y cuyo incremento sea 0,1.

Comprueba lo aprendido
Si has realizado correctamente el ejercicio anterior, te resultará sencillo contestar las siguientes
preguntas.

1. ¿En qué celda está situado el mes de "diciembre"?

A12 B12 C12

2. ¿Qué formato de celda se ha utilizado en la columna C?

DD/MM/AA AA/MM/DD DD/MM/AAAA

3. ¿Qué opción has utilizado para rellenar la serie del rango D1:D12?

Aritmético Geométrico Fecha

4. Si despliegas el menú del cuadro de nombres, ¿qué nombres aparecen?

meses meses fechas

numero fechas numero

Para saber más

La opción autollenado es muy potente, permitiendo crear

rangos y listas de múltiples combinaciones. Es capaz de
calcular incrementos numéricos e incluso de fechas, lo cual
puede resultar muy útil.
En la siguiente imagen te mostramos algunos ejemplos:

Columna A: progresión aritmética con incremento de 3.

Columna B: progresión geométrica con valor inicial 8 e
incremento de 8.
Columna C: rango de horas con incremento de 25 minutos desde la hora inicial.
Columna D: rango de fechas con incremento de 82 días desde la fecha inicial.
2.3. Referencia a celdas

Importante

Una referencia relativa es aquella que se ajusta al copiar una fórmula de una celda a otra.

Una referencia absoluta es aquella que no cambia aunque se copie la fórmula en otra celda.
Se indica con el signo dólar "$" delante de la fila, de la columna o de las dos, dependiendo de
la parte de la dirección que se quiera mantener.

Ejercicio Resuelto

Realiza una hoja de cálculo con los siguientes datos y aplica en la celda D3 la función:
=PRODUCTO(B3;C3).

A continuación, copia la fórmula en la columna D hasta la celda D10 utilizando el botón autollenado.

Fíjate en las funciones que se han copiado. Las celdas que forman el argumento de la función
se han modificado al copiar la fórmula.

Cuando se introduce una dirección en una función, lo que se está indicando realmente es una posición
relativa del dato que se debe operar en la fórmula. En el ejercicio anterior, podemos observar que la
función PRODUCTO utiliza las dos celdas situadas a la izquierda para realizar la fórmula. Al copiar la
función en otra celda, ésta siempre utiliza las dos celdas situadas a la izquierda.

Fíjate en la fórmula que aparece en la

imagen siguiente. En ella se utilizan los dos
tipos de referencias:

Las referencias relativas se utilizan en la

celda D3.
Las referencias absolutas se utilizan con la
columna B y la fila 12.

Comprueba lo aprendido

1) Realiza el ejercicio anterior y copia la fórmula de la celda E3 en toda la columna hasta la celda
E10. ¿Qué fórmula aparece en la celda E5?
a) D3+D3*$B$12
b) D5+D5*$B$12

Incorrecto.

La fórmula que aparece es: D5+D5*$B$12

Correcto.

Solución

�. Incorrecto
�. Opción correcta

2) Borra la fórmula anterior y copia la siguiente en la celda E3: =D3+D3*B$12. A continuación utiliza
el botón autollenado para completar las celdas de la columna hasta la E10. ¿Qué resultado
obtienes?
a) El mismo, ya que la fórmula se copia en la misma columna y aunque la referencia no sea
absoluta, el resultado no varía.
b) La referencia relativa a la columna B va variando según cambia la fórmula.

Correcto.

Incorrecto.
Aunque la referencia a la columna B sea relativa, no varía porque la fórmula se copia en la
misma columna.
 Solución

�. Opción correcta
�. Incorrecto

3) Borra la fórmula anterior y copia la siguiente en la celda E3: =D3+D3*$B12. A continuación utiliza
el botón autollenado para completar las celdas de la columna hasta la E10. ¿Qué resultado
obtienes?
a) El mismo, puesto que $B12 indica que referencia absoluta sobre la celda B12.
b) El resultado varía ya que la fila 12 va cambiando.

Incorrecto.
La referencia absoluta sólo afecta a la columna B, no a la fila 12.

Correcto.

Al no ser una referencia absoluta la fila 12, la fórmula toma la referencia de la fila siguiente.

Solución

�. Incorrecto
�. Opción correcta

Ejercicio resuelto

¿Serías capaz de realizar en una hoja de cálculo las tablas de multiplicar del 1 al 10 introduciendo
solamente una fórmula? Parece difícil, pero no lo es si utilizas las referencias mixtas, es decir,
absolutas y relativas en la misma fórmula.

Para saber más

Si queires profundizar aquí tienes un vídeo que explica las referencias absolutas.

referencias absolutas y relativas a lo claro

2.4. Referencia a hojas y libros

Importante

A veces necesitamos trabajar con datos de diferentes hojas de un mismo libro de cálculo o incluso
con datos de varios libros.

En este caso, ¿es posible hacer referencia a otras celdas? Sí, claro que si. Aunque la forma de
hacerlo varía según el programa que uses.

OpenOffice Calc
En este caso se pueden hacer referencias a otras hojas de la siguiente manera:

En el caso de una hoja del mismo libro, se indica el nombre de la hoja y la celda de referencia
de la siguiente forma: Hoja3.D5
Si la hoja tiene asignado un nombre, se indica éste: Presupuesto.D5

Si queremos referenciar una celda de otro libro: 'Contabilidad.ods'#Hoja2.B4

Se pueden usar referencias absolutas si hiciera falta.

También es posible hace referencias a direciones urls de internet.

La referencia a una celda de otro documento contiene, en este orden, el nombre del
documento al que hace referencia entre comillas simples (si fuese necesario habría que
poner la ruta del archivo), un signo de almohadilla #, el nombre de la hoja al que hace
referencia seguido de un punto y el nombre de la celda.

Google Docs
Una herramienta tan potente como Google Docs permite hacer las dos referencias.

En el caso de una hoja del mismo libro, se indica el nombre de la hoja y la celda de referencia
de la siguiente forma: Hoja3!D5
Si la hoja tiene asignado un nombre, se indica así: Presupuesto!D5

Atención: Si un nombre de una hoja contiene espacios u otros símbolos que no son
alfanuméricos, hay que incluirlos entre comillas simples: 'Presupuesto'!D5.

Si queremos referenciar una celda de otro libro en Google Docs, debemos utilizar la función
ImportRange que te permite introducir uno o más valores de celda de un libro de cálculo en otro:
=importRange(spreadsheet-key; range)

Spreadsheet-key es una CADENA DE CARACTERES que representa el valor clave de la URL de

la hoja de cálculo.
 Range es una CADENA DE CARACTERES que representa el intervalo de celdas que deseas
importar (puede hacerse referencia a una única celda).
Estos valores deben ir siempre entre comillas.

En este enlace puedes encontrar información de ampliación sobre el uso de importRange.

3.- Formatos e impresión

Importante

Los formatos de datos que podemos encontrar por defecto en OpenOffice.org Calc son los
siguientes: número, porcentaje, moneda, fecha, hora, ciencia, fracción, valor lógico y texto.

Una hoja de cálculo no es un editor de textos.

Aunque el objetivo de este tema es conocer el programa y trabajar
con funciones, primero vamos a describir los tipos de datos que
podemos encontrar. Desde las distintas formas de mostrar una
fecha hasta el trabajo con un rango de datos, existen muchos
formatos y opciones diferentes.

Curiosidad

¿Qué día de la semana fue ...?

Si quieres saber que día de la semana ocurrió algún evento o que día será cuando suceda algún
hecho importante, puedes utilizar el formato de fecha en la hoja de cálculo.

Es muy sencillo: escribes la fecha en el formato autodeterminado "DD/MM/AAAA" y después lo

cambias al formato "día, día de mes de año".
3.1. Formato de celdas
Has empezado a trabajar ya con las celdas, lo cual es muy importante para manejar una hoja de cálculo.
En este apartado aprenderás a modificar su aspecto y su contenido trabajando con el menú "Formato
de celdas".

En primer lugar aparece la pestaña "Números" donde podemos elegir el formato de la celda (número,
porcentaje, moneda, fecha, hora,...) y en cada tipo se pueden elegir diferentes opciones.

Las pestañas "Fuente" y "Efectos de fuente"

podemos modificar aspectos como el tipo,
el estilo, el color y el tamaño de la fuente, o
el idioma.
La pestaña "Alineación" permite establecer
la alineación y la orientación del texto en la
celda.
Las pestañas "Borde" y "Fondo" tienen
opciones para modificar el tipo de línea, la
distancia con el texto, el sombreado y el
color de fondo de la celda.
La pestaña "Protección de celda" permite
proteger datos y ocultarlos para la
impresión.

Para manejar estos formatos es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

Los textos se alinean por defecto a la izquierda de la celda.

Los formatos que incluyen valores numéricos (fecha, hora, moneda, ...) se alinean por defecto a la
derecha de la celda.
Los valores numéricos no pueden contener caracteres alfanuméricos, excepto los signos + y -. En
caso de aparecer algún otro carácter junto a un valor numérico el programa los considera como
texto.
Mientras se escribe un dato, se visualiza a la vez en la celda y en la barra de herramientas, y se
puede aceptar o cancelar la introducción del dato con las pestañas siguientes:
Si al introducir un dato, se produce un error, no se deben utilizar los cursores de flechas, si no la
tecla de retroceso.
Si se introduce un dato de mayor tamaño que la celda, se visualiza en la celda estos símbolos
###, aunque el dato queda almacenado correctamente.

Ejercicio Resuelto

Para aprender un programa hay que manejarlo. Te proponemos un ejercicio sencillo para que te
familiarices con las opciones que presenta este menú.
Realiza la siguiente pantalla en OOo tal y como aparece en la imagen. ¡Ah!, y no olvides guardarlo,
en el próximo punto trabajarás en el mismo archivo.

Para realizar la hoja de cálculo tendrás que tener en cuenta las siguientes cuestiones relativas
al formato de celdas:

Fíjate en el tamaño, tipo y color de de la fuente. Los puedes cambiar en la opción

"Fuente".
Para hacer el título de la columna A, tendrás que utilizar la opción "Alineación" y además
combinar las celdas de la A1 a la A11.
En la opción "Fondo" podrás establecer el color de fondo de las celdas.
Por último, utiliza la opción "Bordes".
3.2. Otros elementos

Importante

En una hoja de cálculo podemos insertar otros elementos como son: imágenes, vídeo y sonido,
objetos, gráficos y marcos flotantes.

En el menú "Insertar" hay un grupo de utilidades que merecen especial mención. Unos por maquetación
y otros por visualización.

La inserción de imágenes, vídeo, sonido y objetos no sólo es

cuestión de maquetación, a veces son elementos necesarios para
definir una hoja de cálculo.
Los gráficos son una parte muy importante de las hojas de
cálculo. Permiten visualizar resultados, realizar análisis comparativos y mostrar series de datos y
valores.
El uso del marco flotante es similar al que se hace con este elemento en lenguaje HTML, pudiendo
mantenerse en toda la hoja de cálculo aunque varíe el resto del contenido.

Ejercicio Resuelto
Volvemos al ejercicio del apartado anterior. En este caso, intenta reproducir esta pantalla en la hoja
de cálculo trabajando con distintos formatos de datos en OOo.

Guarda la hoja con el nombre informe.ods, en los siguientes temas también lo utilizarás.

Para realizar la hoja de cálculo tendrás que tener en cuenta las siguientes cuestiones relativas
al formato de datos:

Establece el formato "fecha" en la celda E2 y establece el formato "hora" en la celda E3.

Fíjate en las celdas donde aparece "moneda". Tendrás que elegir el formato adecuado del
tipo de moneda, con dos decimales y que admita cifras negativas.
Aunque todavía no hemos utilizado funciones, el resultado de la celda E7 puedes hallarlo
utilizando la siguiente función: C7-D7. Para ello, tendrás que utilizar el signo "=" que hay
en la barra de fórmulas y después escribirla. Del mismo modo puedes hallar las celdas E8
y E9. El resultado de la celda E11 es la suma de las celdas E7, E8 y E9.

Curiosidad

Una utilidad de las hojas de cálculo es la realización de calendarios.

En la página web de las plantillas de OpenOffice.org, encontrarás muchos ejemplos como el de la

figura que tienen imágenes, marcos flotantes y todo tipo de objetos.

Calendario
Plantilla de OpenOffice.org Templates
3.3. Visualización e impresión de una hoja

Como has aprendido anteriormente, una hoja de cálculo permite realizar operaciones aritméticas y
cálculos automáticos. Muchas de las aplicaciones de este tipo de programas generan informes, gráficos
y documentos. Por tanto, es importante controlar los parámetros de visualización e impresión.

Visualización
Por defecto, el OOo muestra la pantalla con un zoom del 100%, que se puede cambiar en la barra
de estado. En el menú "Ver" También tienes la opción de "Pantalla completa", con la cual se puede
disponer de un área mayor de trabajo.

Para conocer todas las opciones de visualización del programa OOo Calc, tienes que acceder al
siguiente menú: "Herramientas", "Opciones", "OpenOffice.org Calc", "Ver".

Cuando queremos visualizar una hoja de cálculo y ver cómo sería si la imprimiésemos en ese
momento, debemos utilizar la opción "Vista preliminar" del menú "Archivo". También se visualizarán
de este modo los encabezados y pies de página. Al cerrar esta opción, aparecen unas líneas
discontinuas que indican los límites de impresión y los saltos de página.

Impresión
A la hora de imprimir una hoja de cálculo, se pueden modificar muchos aspectos del documento que se
quiere imprimir: orientación, márgenes, fondo, etc.
 En el menú "Formato", se selecciona la opción
"Página" y aparecen diferentes pestañas, cada una
de las cuales permite actuar sobre algún aspecto
del documento a imprimir: el formato de la página,
los bordes, el fondo, el encabezamiento, el pie de
página y la hoja.

En la pestaña referida a la hoja, existen opciones

de impresión que permiten seleccionar los datos
que se van a imprimir de la hoja de cálculo. La
potencia de las hojas de cálculo también se refleja
en esta acción ya que se puede elegir la impresión
de sólo datos, de gráficos e incluso de fórmulas.
En el menú "Archivo", en la opción "Imprimir" Captura de elaboración propia

también se puede seleccionar imprimir celdas y

hojas determinadas o todo el libro.

Comprueba lo aprendido

Contesta a las siguientes preguntas sobre el menú estudiado anteriormente.

1. En la opción "página" se puede modificar la orientación del papel pero no la orientación de la

hoja.

Verdadero Falso

Falso

Se pueden modificar las dos opciones, la orientación del papel afecta a la impresión y la
orientación de la hoja a la colocación de ésta en el papel.

2. Los encabezamientos y pies de página se pueden activar para que aparezcan en la hoja de
cálculo.

Verdadero Falso

Verdadero

Tanto uno como otro se pueden activar y ofrecen además posibilidades de modificación.

3. En la opción "hoja" no se pueden imprimir sólo los gráficos.

Verdadero Falso

Falso
 Es posible seleccionar únicamente la opción imprimir "Gráficos".

4. En la opción "hoja" se puede ajustar el factor de escala.

Verdadero Falso

Verdadero

Se pueden modificar tanto el modo como el factor de escala.

Ejercicio resuelto

Vamos a practicar ahora con esta opción. Abre la hoja de cálculo informe.ods que has realizado en
el ejercicio del apartado anterior en OOo Calc y realiza las siguientes acciones.

Entra en el menú "Herramientas", "Opciones", "OOo Calc", "Ver". Ahora estás en la pantalla de que
has visto anteriormente y vas a modificar algunas opciones:

�. Desactiva la opción "Líneas de cuadrícula" en el menú "Ayuda óptica".

�. Activa la opción "Fórmulas" en el menú "Mostrar".
�. Desactiva la opción "Títulos de filas y columnas" en la opción "Ventana".

¿Qué cambios se han producido en la hoja de cálculo?

El resultado de realizar los cambios referentes a la visualización de la hoja de cálculo es el

siguiente:

�. La hoja aparece con un fondo blanco, sin mostrar las líneas de separación entre las
celdas.
�. Se muestran las fórmulas introducidas en las celdas E7, E8, E9 y E11, en vez del resultado.
�. Desaparecen las cabeceras de las celdas donde se encontraban los nombres de las filas y
las columnas.
4. Fórmulas y funciones

Importante

Las funciones y las fórmulas son las expresiones que permiten gestionar automáticamente los miles
de datos de una hoja de cálculo:

Una fórmula es un procedimiento con operadores matemáticos, números, textos, direcciones

de celdas, rangos y otras fórmulas, para determinar un valor específico en una celda. Se
escriben en la barra de fórmulas y deben empezar con el signo igual (=).

Una función es una fórmula predefinida por el programa o por el usuario con una sintaxis
determinada, que opera con uno o más valores y devuelve un resultado, el cual puede aparecer
directamente en la celda o ser utilizado en la fórmula que la contiene.

Los valores sobre los que actúa la función se denominan argumento de la función, y pueden
contener un valor numérico o alfanumérico, una dirección de una celda o un rango. Algunas
funciones necesitan varios argumentos, en cuyo caso se separan con el carácter punto y coma (;), y
otras ni siquiera necesitan argumento.

Las fórmulas se escriben en la barra de fórmulas o en la

celda activa y comienzan siempre con el signo igual (=). En
esta barra de fórmulas existen tres iconos que nos van a
permitir aplicar la fórmula, rechazarla y restaurar el valor
anterior o iniciar el Asistente para funciones.

Cada función tiene una sintaxis determinada que debe

cumplirse para que el programa la identifique.

La sintaxis de una función es la siguiente:

= nombre_funcion (argumento1; argumento2; ...)

Comprueba lo aprendido

En la imagen anterior, aparece un ejercicio realizado en OOo Calc. Abre el programa, copia los
valores del rango y aplica la fórmula.

1) En la celda D6 aparece el valor 4,76 cuando aplicas la función promedio al rango seleccionado.

Verdadero Falso

Falso

El valor que obtenemos es 4,67 que es el promedio del rango seleccionado.

 2) El rango B2:D4 contiene 9 celdas.

Verdadero Falso

Verdadero

El rango se nombra con las direcciones de las celdas de las esquinas que lo forman.

3) Si modificamos el valor de la celda B4, cambia la fórmula de la celda D6.

Verdadero Falso

Falso

Cambia el valor de la celda D6, que es el promedio de los valores contenidos en las celdas del
rango, pero no la fórmula.

Anidación de funciones

Cuando trabajamos con fórmulas, ya sean matemáticas, financieras, lógicas, etcétera, es habitual
combinar varias funciones para simplificar los cálculos. La anidación de funciones es una herramienta
muy potente en los programas de hojas de cálculo.
El orden de resolución de una función anidada es de dentro hacia fuera, es decir, actuando la función
interior como argumento de la función exterior. En este caso, la sintaxis adquiere mayor importancia
puesto que algunas funciones pueden tener varios argumentos formados por otras funciones.

Importante

Se denomina anidación de funciones en una hoja de cálculo al uso de una función o varias
funciones como argumento de otras.

Comprueba lo aprendido

En los ejercicios de la tarea, tendrás que trabajar con funciones anidadas.

Es por ello que te proponemos que analices las funciones que aparecen a continuación y contestes
a las siguientes preguntas.
1 DÍAS(HOY();01/01/2010)
2 SUMA(PROMEDIO(A1:A5);B1)
SI(B5=12;"docena";SI(B5=6;"media
3
docena";"nulo"))

¿Qué función se calcula en primer lugar en la fórmula

1?
a) DÍAS b) HOY

¿Cuáles son los argumentos de la función SUMA en la

fórmula 2?

a) El promedio del rango b) El rango A1:A5 y la

A1:A5 y la celda B1 celda B1

¿Qué condicional se resuelve en primer lugar?

a) B5=6 b) B5=12

Para contestar a las preguntas, te recomendamos que abras el programa OOo Calc y
compruebes el resultado de las funciones anidadas.
4.1. Asistente de funciones
Ya que es muy difícil aprender la sintaxis de todas las funciones, los programas de hojas de cálculo
proporcionan una herramienta para evitar errores.
En OOo Calc se denomina AutoPiloto o Asistente de funciones y se puede activar mediante el icono
, situado entre el cuadro de nombres y la barra de fórmulas, o en el menú "Insertar", "Función".

Para utilizar el asistente de funciones hay que seguir los siguientes pasos:

1. Activar la celda en la que se va a aplicar la fórmula.

2. Abrir el asistente de funciones.
3. Seleccionar la función que se quiere introducir. En el cuadro
de diálogo podemos ver la sintaxis y una descripción de la
función.
4. Introducir los argumentos de la función. En negrita aparecen
los imprescindibles y el resto son opcionales. Los argumentos se
pueden seleccionar directamente de la hoja utilizando el icono:

Captura de pantalla de elaboración propia

Ejercicio Resuelto

En el ejercicio del apartado anterior, vamos a añadir tres datos más. Fíjate en la imagen y aplica las
funciones que aparecen mediante el asistente de funciones.
 Recuerda que el cuadro de diálogo que aparece para seleccionar los argumentos, se cierra en
el icono y vuelve a la ventana del asistente de funciones.

Ya hemos visto que la sintaxis general de las funciones es sencilla, sólo hay que conocer el nombre de
la función y los argumentos. Sin embargo, es habitual que al aplicar una función, obtengamos un
mensaje de error indicando que algún dato de la fórmula utilizada no es correcto.
OpenOficce.org Calc puede mostrar el error de tres formas:

En la línea de estado, mostrando la descripción del error.

En la celda, mostrando el código del error.
En un cuadro de diálogo, mostrando información de cómo solucionar el error.

Para saber más

Aunque no es necesario conocer todos los errores que pueden ocurrir en una hoja de cálculo, a
veces resulta útil tener una idea clara del problema para encontrar la solución. A continuación
puedes ver los mensajes de error más habituales.

Código Mensaje Ejemplo

501 Carácter no válido A1*Ab

502 Argumento no válido =RAÍZ(-1)

503 Operación en coma flotante no válida B5/0

508 Error en los paréntesis =SUMA(A1:A5))

509 Falta un operador =(B3+C3)5

511 Falta una variable =PROMEDIO(D1;D2;)

#DIV/0! División por cero =A3/0

#REF! Referencia no válida =A1+Ñ1+P1

#NOMBRE? Nombre no válido =REDONDEAR(texto;2)

4.2. Clasificación de funciones

Importante

Las funciones se clasifican en grupos según el tipo de operaciones que realizan (por ejemplo,
estadística o finanzas) y el tipo de datos que utilizan (por ejemplo, fecha y hora).

Cuando seleccionamos una función, al pie del menú nos muestra la sintaxis de dicha función y una
descripción.

Las funciones que podemos utilizar en una hoja de cálculo

son muchas y muy variadas. Por ello, tanto en OpenOffice.org
Calc como en la mayoría de los programas de hojas de
cálculo, tienen una clasificación en grandes grupos.

En el menú "Insertar" podemos activar la "Lista de

funciones", apareciendo en el lado derecho de la pantalla un
menú en el cual podremos seleccionar el grupo al que
pertenece la función. Además de las distintas categorías,
podemos seleccionar "Todas" las funciones o las de "Última utilización".

A continuación puedes ver una lista de las categorías que puedes encontrar en el programa OOo Calc
con su descripción.

Imagen de elaboración propia

Evidentemente, no podemos estudiar todas las funciones de un programa de hoja de cálculo. Algunas
de ellas tienen un uso específico y es posible que nunca las utilices. Pero vamos a estudiar en
profundidad las funciones matemáticas, de fecha y hora y estadísticas y analizaremos estas otras
funciones de categorías utilizadas habitualmente:

Información

Estas funciones devuelven algún tipo de información

sobre la celda, la fórmula, el valor o el tipo de dato
contenido: ACTUAL, CELDA, FORMULA, INFO, TIPO.
También devuelven valores de verdadero o falso a
 preguntas sobre la información contenida en la celda o
en el rango: ESFÓRMULA, ESTEXTO, ESNÚMERO,
ESNOTEXTO.

Lógico

Son las funciones que se utilizan para realizar

operaciones lógicas: FALSO, NO, O, SI, VERDADERO, Y.

Hoja de cálculo

Son funciones específicas para buscar datos en la hoja

de cálculo activa. Son muy útiles cuando la hoja
contiene mucha información y no puede visualizarse
todo en la pantalla: BUSCAR, COINCIDIR, COLUMNA,
FILA, DIRECCIÓN.

Texto

Son funciones orientadas a manejar el texto que se

puede introducir en las celdas: HALLAR, CONCATENAR,
EXTRAE, ENCONTRAR.

También convierte el texto a un código determinado:

ÁRABE, ASC, BASE, MONEDA, ROMANO.

Comprueba lo aprendido

Antes de estudiar algunas funciones, abre la lista de funciones de OOo Calc e investiga un poco.

¿Cuál es la primera y la última función que aparece en cada categoría?

- Base de datos

- Fecha & hora

- Finanzas

- Información

- Lógico

- Matemáticas

- Matriz

- Estadística
- Hoja de cálculo

- Texto

- Add in
4.3. Funciones Matemáticas y Lógicas

Funciones matemáticas

Aparentemente, este tipo de funciones son las más conocidas ya que en esta categoría están las que se
utilizan con más frecuencia.

Desde la función "ABS (numero)", que devuelve el valor absoluto, hasta la función "TRUNCAR
(número;núm_decimales)", que devuelve el valor truncado de un número, hay una gran cantidad de
funciones que seguramente habrás utilizado. Vamos a estudiar algunas de ellas:

Devuelve la suma de los números o de los valores contenidos en las

SUMA (número_1;número_2)
celdas o de un rango.

REDONDEAR Redondea un número o el valor numérico de una celda al número

(número;núm_decimales) de decimales indicado.

Devuelve el resultado de elevar el argumento número a la potencia

POTENCIA (número;potencia)
indicada.

FACT (número) Calcula el factorial del número.

CONTAR.SI (área;criterios) Cuenta los argumentos que cumplen las condiciones dadas.

Evidentemente, no podemos explicar en el tema todas las funciones matemáticas y trigonométricas que
podrías utilizar, pero en el programa OOo Calc encontrarás todas las funciones trigonométricas (cálculo
de seno, coseno, tangente, arcoseno, seno hiperbólico, etc.), diferentes funciones aritméticas (producto,
raíz, logaritmos, múltiplos, etc.) y funciones condicionales (contar si, sumar si).

Comprueba lo aprendido

El siguiente ejercicio muestra una hoja de notas en la que se muestra el número de suspensos y el
número de aprobados. En este caso, los alumnos son pocos y sólo hay que contar una columna de
notas, pero ¿qué pasaría si tuvieses que realizar esta operación en muchos alumnos y con varias
columnas de notas?. Te serviría esta hoja de cálculo si utilizases la función CONTAR.SI.
¿Cómo escribirías dichas funciones?

APROBADOS:

SUSPENSOS:

Para saber más

Una posibilidad de la función "REDONDEAR" es utilizar un número negativo en el número de

decimales a redondear. En este caso, el redondeo se realiza a la izquierda del separador decimal.
En la siguiente imagen puedes ver un ejemplo de este caso.
 C1 =REDONDEAR(A1;2)

C2 =REDONDEAR(A1;1)

C3 =REDONDEAR(A1;0)

C4 =REDONDEAR(A1;-1)

C5 =REDONDEAR(A1;-2)

Función lógica Sí

Calc video aprender a usar funcion SI

Tutorial Función lógica SI

Comprueba lo aprendido

1) La función lógica O devuelve "verdadero" si todos los argumentos son "verdadero".

Verdadero Falso

Falso

La función lógica O devuelve "verdadero" si alguno de los argumentos son "verdadero".

2) La función de información ESTEXTO devuelve "falso" si el valor es texto.

Verdadero Falso

Falso

La función ESTEXTO devuelve "verdadero" si el valor es texto.

3) La función de texto ENCONTRAR necesita los siguientes argumentos: "texto

buscado;dentro_del_texto;núm_inicial".
 Verdadero Falso

Verdadero

La función ENCONTRAR busca un valor de texto dentro de otro tomando en cuenta las
mayúsculas y minúsculas.

4) La función de hoja de cálculo ELEGIR permite elegir un valor de una lista de entre 50
argumentos.

Verdadero Falso

Falso

Permite elegir un valor de una lista de entre 30 argumentos.

4.4. Funciones de Fecha y hora
Las funciones de fecha y hora son cada vez más utilizadas y por eso son algunas de las que más han
evolucionado en los programas de hojas de cálculo.

Devuelve la fecha y la hora

AHORA ()
actuales del sistema.

Devuelve la fecha actual

HOY ()
del sistema.

DIAS Devuelve la diferencia

("fecha_1";"fecha_2") entre las dos fechas.

Devuelve el año de la
fecha como un número.
AÑO ("fecha")
Devuelve el año de la
AÑO (D4)
fecha contenida en la
celda D4.

Capturas de pantalla de elaboración propia

Comprueba lo aprendido

1) La función "AHORA()", ¿se actualiza al abrir la hoja de cálculo?

a) Si.
b) No.

Correcto.

Se actualiza cada vez que se realiza una acción y al abrir la hoja de cálculo.

Incorrecto.

Se actualiza cada vez que se realiza una acción y al abrir la hoja de cálculo.

Solución
 �. Opción correcta
�. Incorrecto

2) La función "DIAS("fecha_1","fecha_2") devuelve la diferencia en:

a) Número de días del mes.
b) Número de días.

Incorrecto.
Calcula la diferencia en número de días.

Correcto.
Calcula la diferencia en número de días.

Solución

�. Opción correcta
�. Incorrecto

3) Si aplicamos la función "HORA(C3)" y en la celda C3 estaba aplicada la función "AHORA()", ¿qué

resultado devolverá esta función?
a) El número 3.
b) La hora actual.

Incorrecto.

Devuelve la hora actual.

Correcto.

Solución

�. Incorrecto
�. Opción correcta

Curiosidad

El programa OpenOficce.org Calc tiene como fecha de inicio por defecto el 30 de Diciembre de
1899. Esta fecha se utiliza en algunas funciones.

Por ejemplo, la función AÑO(Num_de_serie) devuelve el año en que estaríamos transcurridos los
días que escribamos como Num_de_serie. Así 100 días a partir del 30 de diciembre de 1899 nos
devuelve 1900.
Sin embargo, esta fecha se puede cambiar y establecer como fecha de inicio el 1 de Enero de 1904
o el 1 de Enero de 1900 en el menú "Herramientas", "Opciones", "OpenOficce.org Calc", "Calcular".
4.5. Funciones Estadísticas
Las funciones estadísticas suponen una potente herramienta de las hojas de cálculo. En concreto,
OpenOffice.org Calc contiene ochenta funciones en esta categoría.

Averigua el número de celdas del

CONTAR
rango que contienen valores
(rango)
numéricos.

PROMEDIO Calcula la media aritmética de los

(rango) valores del rango.

MEDIANA Calcula la mediana o punto medio

(rango) de un conjunto de valores.

Calcula el valor mínimo de los

MIN (rango)
números del rango.

Calcula el valor máximo de los

MAX (rango)
números del rango.

Ejercicio resuelto

Copia la siguiente lista de número y realiza los siguientes cálculos estadísticos:

- Cuenta los números.

- La desviación estándar.

- El número máximo.

- El número mínimo.

- La mediana.

- La moda.

- El promedio.

- La varianza.

Aunque son cálculos sencillos, te servirán para conocer las funciones de esta categoría y
familiarizarte con ellas.

En la siguiente imagen, puedes ver las funciones utilizadas para realizar los cálculos del
ejercicio:
 Comprueba lo aprendido

Si has realizado el ejercicio anterior, conocerás la solución de los cálculos.

Cuenta:

Desviación estándar:

Máximo:

Mínimo:

Mediana:

Moda:

Promedio:

Varianza:
5. Gráficos

Importante

Una de las características más potentes de la hoja de cálculo es su capacidad de generar gráficos a
partir de los datos.

Los gráficos permiten realizar comparativas, analizar y mostrar resultados, extraer conclusiones,
comunicar información y si se utilizan adecuadamente prever acciones.

A todos los hogares y empresas llega puntualmente el conocido "recibo de la luz", es decir, la factura de
consumo eléctrico mensual o bimensual. Desde la ejecutiva más familiarizada con el trabajo con datos e
informes hasta el jubilado de la zona más rural, reciben la misma información.

Recibo de la luz
Imagen de elaboración propia

Todos ellos entienden la información comunicada en esta factura y son capaces de interpretar la
evolución de su consumo en el gráfico que aparece en ella.

La información visual permite la comparación entre valores semejantes (consumo mensual) sin
necesidad de conocer al detalle dichos valores.

Como ya hemos repetido en varias ocasiones, una imagen vale más que mil palabras. Aunque los
programas de hojas de cálculo se centran en la realización de cálculos matemáticos, tienen otras
funciones. Por ejemplo, pueden realizar funciones de un procesador de textos. También ofrecen la
posibilidad de trabajar con gráficos.

Curiosidad

Muchos de los informes anuales de las empresas se basan en la presentación de resultados.

Para que veas la importancia del uso de gráficos en este tipo de informes, te dejamos el enlace del
informe de "La Sociedad De La Información en España 2008", publicado por la Fundación
Telefónica. Accede al primer punto "El uso de las TIC" y encontrarás gráficos de columnas, de
barras, de sectores, de líneas, etc.
USUARIOS DE INTERNET (ESPAÑA).
Imagen de elaboración propia a partir de datos de AIMC e DISTRIBUCIÓN DE USARIOS DE INTERNET
INE Imagen de elaboración propia a partir de ITU
5.1. Elementos

Para crear un gráfico en una hoja de cálculo es necesario conocer los elementos que van a aparecer en
dicho gráfico. Estos elementos pueden ser editados, modificados y redimensionados una vez creado el
gráfico.

El siguiente ejemplo es un tipo de gráfico concreto y en él se pueden apreciar los principales elementos
de un gráfico, aunque pueden variar de un tipo a otro. Pero antes de comenzar a estudiarlos, vamos a
definir los datos que van a aparecer en el gráfico.

Importante

Se llama serie al conjunto de datos de la misma naturaleza que se reflejan en un gráfico. En un

gráfico puede haber varias series: en el eje X se representan las categorías y en el eje Y los datos.

Título del gráfico.- también se pueden crear subtítulos, títulos del

eje X y títulos del eje Y.
Tipo de elementos.- representan los valores del gráfico de
diferentes formas, dependiendo del tipo de gráfico.
Líneas de división.- permiten interpretar lo valores representados y
pueden ser horizontales y verticales.
Leyenda.- indica los nombres de las series de valores.
Eje horizontal.- en él se representan las categorías de la serie.
Eje vertical.- en él se representan los valores de la serie.

Ejercicio Resuelto

Antes de comenzar a utilizar los gráficos, te vamos a enseñar a moverte por ellos.

En la siguiente tabla, encontrarás las combinaciones de teclas de acceso rápido dentro de los
gráficos.

Inicio Seleccionar el primer objeto

Fin Seleccionar el último objeto

Abrir un grupo de forma que se

F3 pueden editar los componentes por
separado
 Flechas de
Mover el elemento del gráfico
dirección

Para moverse por los diferentes

Tabulador
elementos del gráfico

Comprueba lo aprendido

Fíjate en el gráfico de la imagen y relaciona cada número con el elemento que le corresponde.

Título

Subtítulo

Tipo de
elementos

Líneas de
división

Leyenda

Eje horizontal

Eje vertical
5.2. Trabajar con gráficos con el Asistente

Importante

La creación de un gráfico no es una tarea de dibujo. El programa OpenOffice.org Calc dispone de

un Asistente de gráficos que se activa en el menú "Insertar" "Gráfico" o en el icono: .

Antes de abrir el Asistente de gráficos, es necesario seleccionar las series, es

decir, las categorías y los valores que van a formar el gráfico.

A continuación, los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:

1. Elegir el tipo de gráfico (columna,

2. Seleccionar el rango de datos.
barra, círculo, ...).

3. Establecer las series de datos

4. Modificar los elementos del gráfico.
(configurar los rangos).

Ejercicio resuelto

En la tema 1 de la unidad realizamos una hoja de cálculo para trabajar con los diferentes formatos y
guardamos el libro con el nombre "Informe.ods".
Siguiendo los pasos explicados anteriormente hemos realizado el gráfico del informe que aparece
en dicha hoja de cálclulo.
Antes de abrir el Asistente de gráficos, hemos seleccionado el rango B6:E9 .

Comprueba lo aprendido

Ahora es tu turno. Realiza el gráfico del ejercicio anterior y contesta las siguientes preguntas sobre
los distintos pasos del Asistente de gráficos.

1) Selecciona el tipo "columna" y activa la vista 3D. ¿Cuál de las siguientes formas no es una opción
de este tipo de gráfico: cono, cilindro, círculo, caja o pirámide?

2) Al seleccionar el rango de datos, ¿cómo aparece la serie de datos: en filas o en columnas?

3) En el paso 3, aparecen tres series de datos. ¿Cuál es el nombre de la serie cuyo rango es
$Hoja1.$D$6?

4) Para finalizar, rellena los campos "Título" y "Subtítulo", marca la opción "Mostrar leyenda", "Abajo"
y marca la opción "Mostrar cuadrícula": Eje X, Eje Y.
5.3. Modificar un gráfico
Los gráficos son un elemento más de la hoja de cálculo y como tal, podemos aplicar sobre ellos las
opciones de edición más comunes: copiar, cortar y pegar. Y todo a un clic, claro.
- Para seleccionar un gráfico, sólo tienes que hacer clic con el ratón sobre él.
- Para mover un gráfico, puedes arrastrarlo con el ratón.
- Para redimensionar un gráfico, arrastras los cuadros de situación que aparecen el las esquinas y en los
lados.

En el siguiente vídeo tienes un tutorial para modificar los gráficos de la hoja de cálculo Calc.

Tutorial Openo�ce Diseño de gra�cos por danrro…

Cuando tenemos un gráfico creado, muchas veces es

necesario modificar alguno de sus elementos. Para facilitar
esta acción, el programa permite seleccionar los elementos
del gráfico individualmente.

Una vez seleccionado un elemento haciendo doble clic

sobre él, podemos activar el cuadro de diálogo de dicho
elemento utilizando el menú auxiliar.

Como ya has hecho el gráfico en el punto anterior, utilízalo

para estudiar las opciones de modificación de sus
elementos.

Comprueba lo aprendido

1) Si queremos modificar el tipo de fuente del título o del subtítulo, ¿en qué opción puedo hacerlo?
Sugerencia

a) Caracteres.
 b) Efectos de fuente.

Correcto.
En este menú también puedo modificar el idioma del texto.

Incorrecto.

En esta opción puedo modificar el color de la fuente, el relieve o el sobrelineado.

Solución

�. Opción correcta
�. Incorrecto

2) Si queremos que aparezcan los porcentajes en cada sector, ¿en que menú encontramos dicha
opción?
Sugerencia

a) Etiquetas de datos.
b) Diseño.

Correcto.
También nos permite mostrar los valores como números, la categoría y la clave de la leyenda.

Incorrecto.
En este menú únicamente podemos modificar la forma del elemento.

Solución

�. Opción correcta
�. Incorrecto

3) Si queremos que no aparezcan datos en alguno de los ejes, ¿dónde lo indicamos?

Sugerencia

a) Escala.
b) Mostrar etiqueta.

Incorrecto.
En este menú tenemos todas las opciones para modificar la escala.

Correcto.
Esta opción se muestra en el menú "etiquetas".

Solución
 �. Incorrecto
�. Opción correcta

Una vez que tenemos un gráfico seleccionado, existe la opción de modificar las propiedades del gráfico
utilizando una barra de herramientas. Para activarla, sólo es necesario acceder al menú "Ver", "Barra de
herramientas", "Formato".

Comprueba lo aprendido

¿Qué propiedades podemos modificar con cada opción de esta barra de herramientas? Investígalo
e indica el número al que corresponde.

Escala del texto

Tipo de gráfico

Diseño automático

Datos del gráfico

Mostrar/ocultar leyenda

Mostrar/ocultar cuadrícula
5.4. Tipos de gráficos

Importante

La elección del tipo de gráfico dependerá de la naturaleza de los datos representados en él.

La hoja de cálculo OpenOffice.org Calc nos permite crear los siguientes tipos de gráficos: columna,
barra, círculo, área, línea, XY (dispersión), red, stock, línea y columna.

Las grandes posibilidades de las hojas de cálculo también se reflejan en la

creación de gráficos, no sólo por las posibilidades de modificación que nos
ofrecen, si no por la cantidad de tipos y modelos que podemos utilizar.

No podemos explicar todos en este tema porque sería muy extenso. Por ello,
vamos a asociarlos por formas y así te resultará más sencillo aprenderlos.

Para estudiar los diferentes tipos de gráficos, vamos a ponerte a trabajar. En los
siguientes apartados realizarás gráficos sencillos de cada tipo de gráfico
explicado. Te servirán de ayuda para realizar la tarea del tema.

Red

Representa los valores de cada categoría en un

eje independiente que parte del centro y se
extiende de forma radial. Los valores se
representan en forma de anillo.

Cada fila de datos del gráfico, se muestra en

una red de puntos, de líneas o de puntos y
líneas. Todos los valores de datos se muestran
en la misma escala y, por tanto, son de la
misma magnitud.

Stock

Se utilizan para representar cotizaciones,

fluctuaciones o datos científicos, por ejemplo.
En este tipo de gráficos es muy importante la
organización de los datos.

Hay cuatro posibilidades de diagramas de

curso.
 Línea y columna

Es una combinación de los dos tipos de

gráficos.

También se pueden representar las columnas

apiladas.

Curiosidad

Los gráficos de stock o de cotizaciones son una de las novedades de los programas de hojas de
cálculo. El mejor ejemplo para ver este tipo de gráficos es el análisis de los datos bursátiles.

En el siguiente blog, puedes ver algunos ejemplos: Los gráficos del Ibex.

Ibex 35 - Bolsa de Madrid

Imagen de Revista de La Carolina. Licencia CC
5.4.1. Gráficos de columnas y de barras

Importante

Los gráficos de barras y de columnas se utilizan para representar la relación entre varias series de
datos, en el primer caso mostrando los valores en el eje X y en el segundo en el eje Y.

Este tipo de gráficos es uno de los más utilizados ya que

permite la visualización de todas las series a la vez. Se crean
gráficos muy útiles para realizar análisis comparativos.

Su uso abarca todos los campos, incluso puedes encontrar

ejemplos en documentos domésticos o de uso cotidiano, como
por ejemplo, en el recibo de luz, el gas o el teléfono.

Este es un ejemplo sencillo con una serie.

Gráfico del consumo eléctrico

Tanto en el tipo de columnas como en el tipo de barras, puedes elegir varias opciones:

Normal - En pilas - Apilado Otras posibilidades

Capturas de elaboración propia

Ejemplo o ejercicio resuelto

Como ya has utilizado un gráfico de columnas en el tema, te proponemos que hagas ahora un
gráfico de barras. Y ya que estábamos hablando de la factura de la luz, intenta hacer uno similar del
consumo trimestral de teléfono.

En este caso, hemos elegido la opción en pilas, la vista 3D y la forma de cilindro. Intenta probar
otras opciones para que veas las posibilidades de este tipo de gráficos.
5.4.2. Gráficos Circulares

Importante

Los gráficos circulares se utilizan para representar proporciones de datos de una serie. Cuando lo
que queremos representar son varias series se utiliza una opción de este tipo de gráficos que son
los gráficos de anillo.

Junto con los anteriores, es el tipo de gráfico más utilizado. La representación de datos según su
proporción es un método muy práctico para realizar análisis de los datos.
También permite elegir entre dos opciones que son el círculo (o anillo) normal y el esparcido.

Ejercicio resuelto

Aprovecha los datos del apartado anterior y realiza dos gráficos:

- Uno de círculo con la serie que forman los valores de la columna "mensajes".

- Uno de anillo con dos series de valores formados por las columnas "llamadas recibidas" y
"llamadas enviadas".

Fíjate que hemos activado la opción "mostrar valores como porcentajes" en el primer caso y
"mostrar valores como número" en el segundo.
5.4.3. Gráficos de área

Importante

Los gráficos de área se utilizan para representar el cambio de unos valores en un periodo de
tiempo determinado. Tanto en 2 como en 3 dimensiones, los gráficos de área muestran la tendencia
de los valores a lo largo del tiempo.

Los gráficos de área son similares a los de línea, pero mostrando el área formado por el eje X. Aunque
este aspecto mejora la presentación visual de los datos, puede ser perjudicial cuando las series
representadas en primer lugar tienen los valores más altos.
Como en los tipos de gráficos anteriores, también tenemos la posibilidad de elegir entre varias
opciones:

Normal - En pilas - Apilado

Este tipo de gráficos pueden resultar muy útil para mostrar algunas series, especialmente cuando se
trata de reflejar la tendencia de un valor total. Sin embargo, es difícil establecer los elementos del
gráfico para que su representación sea la deseada.

Ejercicio resuelto

La siguiente hoja de cálculo representa un informe de ventas por sectores. Representa el gráfico de
área de los sectores y guarda el libro con el nombre de "ventas.ods".

Recuerda que es mucho más sencillo realizar los gráficos de una hoja de cálculo si se seleccionan
las series de los valores previamente.

En este caso, hemos utilizado la opción de gráfico en pilas en 2 dimensiones.

5.4.4. Gráficos de línea y de dispersión

Importante

Los gráficos de línea se utilizan para mostrar la tendencia de varias series de datos en intervalos
iguales. Los datos de categoría se distribuyen en el eje X y los datos de valor se distribuyen en el
eje Y.

Este tipo de gráficos se utiliza especialmente cuando

las divisiones son espacios de tiempo iguales, por
ejemplo, meses, trimestres o años. Cuando los valores
son muy grandes, se utilizan los gráficos de
dispersión.

En el siguiente ejemplo, se observa la división

temporal de valores en el eje X y los datos de valor en
el eje Y.

En este tipo de gráficos podemos elegir las siguientes

opciones:

Sólo puntos - Puntos y líneas - Sólo líneas - Líneas 3D

Comprueba lo aprendido

En la imagen anterior puedes ver el gráfico de líneas que representa el informe de ventas realizado
en la hoja de cálculo del apartado anterior. Contesta a las siguientes cuestiones relativas a este
gráfico.
1) El tipo de gráfico utilizado es de línea y la opción elegida es sólo líneas.

Verdadero Falso

Falso

La opción utilizada es líneas y puntos.

2) Las categorías están representadas en el eje X.

Verdadero Falso
 Verdadero

En el eje Y se representan los valores.

3) En el gráfico se representan 4 series de valores.

Verdadero Falso

Falso

Las series de datos del gráfico son 3: SECTOR A, SECTOR B y SECTOR C.

Para saber más

Puesto que los gráficos de líneas muestran una tendencia, en

muchos casos es necesario conocer también la línea de valor
medio y la línea de tendencia, incluso la desviación del error.
Estos datos se pueden insertar para cada una de las series
editando el gráfico.

Importante

Los gráficos de dispersión XY representan una serie de datos, una lista de valores en el eje X y otra
en el eje Y. El nombre de la serie se asocia a los valores del eje Y, éste se muestra en la leyenda.

Este tipo de gráficos se suele utilizar en los siguientes casos:

Para dibujar el gráfico de una función.

Para generar el parámetro de una curva, por ejemplo una
espiral.
Para explorar la asociación estadística de la variable
cuantitativa.

En los gráficos de dispersión podemos elegir las siguientes

opciones:

Sólo puntos - Puntos y líneas - Sólo líneas - Líneas 3D

 Ejercicio resuelto

Aunque existen programas específicos para representar funciones matemáticas, los programas de
hojas de cálculo también son muy útiles en este campo ya que mediante los gráficos de dispersión
(XY).

En este ejercicio, vamos a representar la función y=x2+x+1, cuya representación es una parábola.
En este caso, hemos elegido las siguientes opciones para realizar el gráfico:

- La opción elegida es el gráfico de línea.

- Las líneas de los ejes X e Y se han marcado en color negro.
- La línea que representa la serie de datos se ha marcado en color amarillo.
5.5. Visualización e impresión

Visualización

La visualización de los gráficos se puede

modificar en el menú "Herramientas", "Opciones".

En este menú, hay un apartado especial para

gráficos que nos permite cambiar los colores del
gráfico seleccionándolos en una paleta de
colores.

Dentro de las
"Opciones" de
"Herramientas", en el
menú "Ver", tenemos
la opción de mostrar
u ocultar los gráficos
de la hoja de
cálculo.

Impresión

En esta opción únicamente se desactiva la visualización del gráfico, pero no la impresión. Si queremos
que un gráfico no se imprima es necesario desactivarlo en el menú "Formato", "Página", "Hoja".

Comprueba lo aprendido

1) ¿Qué colores aparecen en las series 2, 3 y 4 como predeterminados?

 - -

2) ¿Qué opción tenemos que activar si no queremos que aparezcan los gráficos en la hoja de
cálculo?

Herramientas → Opciones → OpenOffice.org Calc → →

3) ¿Qué opción tenemos que desactivar si queremos imprimir una hoja de cálculo sin gráficos?

Formato → Página → → →
6. Un repaso global

Automatización de la carta de un restaurante

En esta práctica vamos a automatizar una carte de restautrante usando una hoja de cálculo, te
aconsejamos que sigas paso a paso todo lo que vayamos explicando.

Para calcular el precio con IVA, en principio habría que calcularlo a mano.

Imagen de elaboración propia

Te mostramos ahora las funciones de la hoja de cálculo en lugar del resultado:

Imagen de elaboración propia

En esta carta se pueden dar tres problemas:

 Escribir mal el precio base ( sin IVA)
Escribir mal el IVA
Multiplicar mal

Además si cambia un precio tenemos que calcular a mano el nuevo precio con IVA, otra nueva
fuente de problemas.

Empecemos a arreglarlo. Para evitar errores y cambios con el precio base (sin IVA) empezamos
por usar la celda que lo contiene (en el ejemplo B10 tiene el primer precio sin iva) y multiplicar por
1,18.

Arrastrando se genera automáticamente el nuevo listado de precios y el importe no varía. Más

rápido y con menos fallos. Y además multiplica una máquina.

Imagen de elaboración propia

Como verás si haces el ejemplo los precios finales no cambian.

Pero podemos mejorar un poco. Piensa qué pasaría si cambiase el IIVA. Tendríamos que
comprobar en TODAS la hojas de nuestro libro qué celdas usan el 1,18 y cambiarlo (asegurándonos
de que ese 1,18 es el IVA y no otro dato).

Te recuerdo que son 65.535 las filas de cada hoja. Fácil equivocarse, fácil dejar algún dato sin
cambiar, pesado, caro para el empresario.

Para arreglarlo usamos una única celda para escribir el valor del IVA.
 Imagen de elaboración propia

Y para ser más rápidos calculamos sólo el primer precio con IVA y arrastramos hacia abajo. Y nos
llevamos una sorpresa, algunos precios pasan a ser 0.

Imagen de elaboración propia

Veamos que ha pasado. En el primer caso el resultado es correcto (B10*B17).

Podemos ver las fórmulas en lugar de los resultados (en Herramientas >> Opciones >>
Openoffice.org Calc >> Ver >> Mostrar Fórmulas)

Imagen de elaboración propia

Al arrastrar hacia abajo Calc interpreta que queremos cambiar las celdas que estamos
multiplicando, primero el precio del secreto, luego de la presa, de la ensalada, etc.

Y aparece un problema y es que entiende que también queremos arrastrar la celda con iva. Por
eso aparecen 0 (las celdas debajo del iva están en blanco).

Se arregla en un segundo con las referencias relativas. En este caso indicaremos que la celda con
el IVA no debe cambiar cuando arrastremos hacia abajo (poniendo B$17).

Imagen de elaboración propia

Listo. Ahora si cambia el precio base, o si cambia el iva, la carta se actualiza sóla. Como
ejemplo subimos el IVA al 20%.

Imagen de elaboración propia

Resumen

Definición y programas

La hoja de cálculo es un programa que permite trabajar y operar con datos numéricos y alfanuméricos
distribuidos en una tabla, realizando diversas operaciones aritméticas y cálculos automáticos.

También permite la creación de gráficos estadísticos, informes, clasificaciones de datos, incluso

pequeñas bases de datos.

OpenOffice.org es una suite ofimática de software libre y código abierto de distribución gratuita,
disponible en diferentes plataformas (Windows, GNU/Linux, Solaris, Mas OS X).

Entorno de trabajo

Cuadro de nombres: en él se indica la celda que está activa en cada momento.

Barra de fórmulas: en ella se visualiza el contenido de la celda activa, que puede ser un valor
alfanumérico o una función.

Área de trabajo: filas, columnas y celdas

Referencia a celdas y rangos

Los archivos generados en un programa de hoja de cálculo se denominan libros y están formados por
hojas.

Una celda es la intersección de una columna y una fila y se nombra con la letra y el número de éstas. La
celda que está activa se indica en el cuadro de nombres.

Una referencia relativa es aquella que se ajusta al copiar una fórmula de una celda a otra.
Una referencia absoluta es aquella que no cambia aunque se copie la fórmula en otra celda. Se
indica con el signo dólar "$" delante de la fila, de la columna o de las dos, dependiendo de la parte
de la dirección que se quiera mantener.

Un rango es un conjunto de celdas seleccionadas con las cuales se puede realizar una operación
determinada. Se nombran indicando las direcciones de las celdas superior izquierda e inferior derecha
del conjunto, separadas por el carácter dos puntos (:).

Referencia a hojas y libros: Se utilizan cuando necesitamos trabajar con datos de diferentes hojas de
un mismo libro de cálculo o incluso con datos de varios libros.

Formatos e impresión
Los formatos de datos que podemos encontrar por defecto en OpenOffice.org Calc son los siguientes:
número, porcentaje, moneda, fecha, hora, ciencia, fracción, valor lógico y texto.

En una hoja de cálculo podemos insertar otros elementos como son: imágenes, vídeo y sonido, objetos,
gráficos y marcos flotantes.

Fórmulas y funciones

Las funciones y las fórmulas son las expresiones que permiten gestionar automáticamente los miles de
datos de una hoja de cálculo:

Una fórmula es un procedimiento con operadores matemáticos, números, textos, direcciones de

celdas, rangos y otras fórmulas, para determinar un valor específico en una celda. Se escriben en
la barra de fórmulas y deben empezar con el signo igual (=).
Una función es una fórmula predefinida por el programa o por el usuario con una sintaxis
determinada, que opera con uno o más valores y devuelve un resultado, el cual puede aparecer
directamente en la celda o ser utilizado en la fórmula que la contiene.

Los valores sobre los que actúa la función se denominan argumento de la función, y pueden contener
un valor numérico o alfanumérico, una dirección de una celda o un rango. Algunas funciones necesitan
varios argumentos, en cuyo caso se separan con el carácter punto y coma (;), y otras ni siquiera
necesitan argumento.

Las funciones se clasifican en grupos según el tipo de operaciones que realizan (por ejemplo,
estadística o finanzas) y el tipo de datos que utilizan (por ejemplo, fecha y hora).

En OpenOffice.org Calc se clasifican en las siguientes categorías: add in, base de datos,
conversión, estadística, fecha y hora, finanzas, hoja de cálculo, información, lógico, matemáticas,
matriz y texto.

Se denomina anidación de funciones en una hoja de cálculo al uso de una función o varias funciones
como argumento de otras.

Gráficos

Los gráficos permiten extraer conclusiones, mostrar resultados y comunicar información.

Se llama serie al conjunto de datos de la misma naturaleza que se reflejan en un gráfico. En un gráfico
puede haber varias series: en el eje X se representan las categorías y en el eje Y los datos.

La creación de un gráfico no es una tarea de dibujo. El programa OpenOffice.org Calc dispone de un

Asistente de gráficos que se activa en el menú "Insertar" "Gráfico".

La elección del tipo de gráfico dependerá de la naturaleza de los datos representados en él. La hoja de
cálculo OpenOffice.org Calc nos permite crear los siguientes tipos de gráficos: columna, barra, círculo,
área, línea, XY (dispersión), red, stock, línea y columna.

Los gráficos de barras y de columnas se utilizan para representar la relación entre varias series de
datos, en el primer caso mostrando los valores en el eje X y en el segundo en el eje Y.
Los gráficos circulares se utilizan para representar proporciones de datos de una serie. Cuando lo
que queremos representar son varias series se utiliza una opción de este tipo de gráficos que son
los gráficos de anillo.
Los gráficos de área se utilizan para representar el cambio de unos valores en un periodo de
tiempo determinado. Tanto en 2 como en 3 dimensiones, los gráficos de área muestran la
tendencia de los valores a lo largo del tiempo.
Los gráficos de línea se utilizan para mostrar la tendencia de varias series de datos en intervalos
iguales. Los datos de categoría se distribuyen en el eje X y los datos de valor se distribuyen en el
eje Y.
Los gráficos de dispersión XY representan una serie de datos, una lista de valores en el eje X y
otra en el eje Y. El nombre de la serie se asocia a los valores del eje Y, éste se muestra en la
leyenda
Imprimible

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