SG GD in 03

INSTRUCTIVO ONBASE PARA LA INDEXACIÓN DE
DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS DE

ARCHIVO
División de Gestión Documental
1. Definición
Instructivo mediante el cual se describen las funcionalidades definidas para la organización
de documentos y expedientes electrónicos de archivo, haciendo uso del formulario
dispuesto en la plataforma OnBase. El presente documento orienta de manera detallada el
registro de cada uno de los campos que hacen parte del formulario.
La organización de documentos y expedientes electrónicos de archivo, consiste en el

diligenciamiento de los campos del formulario GD – Organización de Expedientes,
incluyendo la descripción de la dependencia productora y las series y subseries establecidas
en las Tablas de Retención Documental, entre otros.
2. Contenido
2.1. Ingresar a OnBase
Para acceder a la plataforma OnBase, el usuario cuenta con dos opciones: Cliente Unity y
Cliente Web, en las cuales debe digitar el usuario y contraseña asignados para el ingreso al
portal UdeA.
 Cliente Unity:
1. En el escritorio del equipo, dar clic en el acceso directo OnBase Unity Client.
Figura 1: Acceso directo OnBase Unity Client
2. Digitar el usuario y contraseña utilizados para el ingreso al portal UdeA.

3. Dar clic en “Iniciar sesión”.
SG-GD-IN-03, Versión: 01
<La impresión o copia magnética de este documento se considera
“COPIA NO CONTROLADA”. Solo se garantiza la actualización de la
documentación en el sitio http://www.udea.edu.co>
Página 1
Instructivo OnBase para indexación de documentos y expedientes
electrónicos de archivo
Usuario y
contraseña
Iniciar sesión
Figura 2: Inicio de sesión Cliente Unity
 Cliente Web:
1. Ingresar al siguiente enlace:

https://gestiondocumental.udea.edu.co/AppNet/Login.aspx.
2. Digitar el usuario y contraseña utilizados para el ingreso al portal UdeA.
3. Dar clic en “Iniciar sesión”.
Usuario y
contraseña
Iniciar sesión
Figura 3: Inicio de sesión Cliente Web
2.2. Indexar
Para indexar documentos y expedientes electrónicos de archivo, el responsable de
indexación debe ingresar a la plataforma OnBase y diligenciar los campos obligatorios del
formulario GD – Organización de Expedientes.
Página 2
 Cliente Unity:
1. En la barra de herramientas Inicio, ubicada en la parte superior de la pantalla, dar clic en

el botón “Formularios”.
2. Seleccionar en el panel izquierdo de la pantalla el formulario “GD – Organización de
expedientes”.
1 2
Figura 4: Acceso a formularios Unity
 Cliente Web:
1. En la parte superior izquierda de la pantalla, dar clic en el botón “Menú principal”.
Figura 5: Menú principal Cliente Web
Página 3
2. En la sección “Documento”, dar clic en “Nuevo formulario”.
Figura 6: Nuevo formulario Cliente Web
3. Seleccionar el formulario “GD – Organización de expedientes”.
Figura 7: Formulario GD – Organización de expedientes
2.2.1. Aspectos generales del formulario

Para el correcto diligenciamiento del formulario GD – Organización de Expedientes, tenga
en cuenta las siguientes recomendaciones:
 El formulario contiene campos obligatorios marcados con *, que deberán ser

diligenciados para que el sistema permita guardar la información y, por ende, enviar la
comunicación al destinatario.
Al dar clic en “Guardar”, el sistema detecta los campos obligatorios no diligenciados, los
cuales sombreará con color rojo.
Página 4
Figura 8: Campos obligatorios no diligenciados
 Algunos campos no requieren diligenciamiento por parte del usuario, ya que el sistema
los autocompleta con base a parámetros configurados previamente o a partir de
información ingresada en campos anteriores.
 Si durante el diligenciamiento del formulario, se pulsa la tecla Enter o Intro, el sistema

guarda el formulario; si se pulsa la tecla Tab o Tabuladora, pasa al siguiente campo del
formulario.
 El código asignado a un expediente debe ser único para cada dependencia y subserie.
A continuación se presenta la visualización completa del formulario GD – Organización de

expedientes:
Página 5
Figura 9: Formulario GD - Organización de expedientes
2.2.2. Diligenciar y enviar el formulario

El formulario está compuesto por tres (3) secciones de datos, cuyos campos y detalle del
registro se presentan a continuación:
A. Datos estructura documental según TRD: En esta sección se identifica la información de

la dependencia y de la Tabla de Retención Documental correspondiente.
 Año*: Corresponde al año de la Tabla de Retención Documental que se está trabajando.
Página 6
 Versión*: Corresponde a la versión de la Tabla de Retención Documental que se está

trabajando.
 Código dependencia: Corresponde al código en la Tabla de Retención Documental

asignado a la dependencia en la que se crea el expediente.
Campo automático y se autocompleta con base al “Nombre de la dependencia”.
 Nombre dependencia*: Corresponde al nombre de la dependencia a la que pertenece

el expediente.
Es una lista desplegable y solo permite visualizar las dependencias a las que se encuentra
adscrito el usuario que está autenticado en OnBase.
 Código dependencia SIPE: Corresponde al código de identificación en SIPE de la

dependencia a la que pertenece el expediente.
 Código serie: Corresponde al código que Identifica la serie documental a la que

pertenece el expediente.
Campo automático y se autocompleta con base al “Nombre de la serie”.
 Nombre serie*: Corresponde al nombre de la serie a la que pertenece el expediente.

Es una lista desplegable y solo permite visualizar las series que, según las Tablas de
Retención Documental, se generan en la dependencia a la que se encuentra adscrito el
usuario que está autenticado en OnBase.
 Código subserie: Corresponde al código que Identifica la subserie documental a la que

pertenece el expediente.
Campo automático y se autocompleta con base al “Nombre de la subserie”.
 Nombre subserie*: Corresponde al nombre de la subserie a la que pertenece el

expediente.
Es una lista desplegable y solo permite visualizar las subseries que, según las Tablas de
Retención Documental, corresponden a la serie seleccionada en el campo “Nombre
serie”.
 Tiempos de retención (años):
▫ Archivo gestión: Indica el tiempo en el cual el expediente permanecerá en el archivo

de cada oficina, de acuerdo a la Tabla de Retención Documental.
Es automático y se autocompleta con base a los campos “Nombre serie” y “Nombre
subserie”.
Página 7
▫ Archivo central: Indica el tiempo en el cual el expediente permanecerá en el archivo

central, de acuerdo a la Tabla de Retención Documental.
subserie”.
 Nivel acceso: Corresponde a lo definido en el Índice de Información Clasificada y

Reservada. El expediente puede ser público, clasificado o reservado.
subserie”.
 Evento de cierre: Define las características para el cierre del expediente. Se encuentran
establecidos tres (3) mecanismos de cierre: por tipo documental, por fecha fija o por
inactividad.
subserie”.
 Disposición final: Es un campo automático e indica la disposición final del expediente

una vez cumplido el tiempo de retención en cada una de las etapas de archivo: gestión y
central. La disposición final puede ser Eliminación, Conservación Total o Selección.
 Tipo de cierre: Corresponde a la forma en que se realizará el cierre del expediente:

manual o automático.
subserie”.
B. Datos del expediente: En esta sección se ingresa la información del expediente

correspondiente al nombre e identificación.
 Código expediente*: Corresponde al código de identificación único del expediente. Este

código no se puede repetir dentro de una misma dependencia y para una misma
subserie.
A partir del código de expediente, se pueden realizar consultas y recuperación de la
información de expedientes creados anteriormente.
 Nombre expediente*: Corresponde al nombre asignado al expediente que se está

creando. Esta información se autocompleta cuando se ingresa un código de expediente
existente y no podrá ser modificada.
 Estado*: Corresponde a la etapa de archivo donde se encuentra actualmente el

expediente: archivo de gestión, central o histórico.
Esta información es autocompletada cuando se ingresa un código de expediente
existente.
Página 8
 Ubicación*: Permite identificar la ubicación física del expediente.

Esta información es autocompletada cuando se ingresa un código de expediente
existente.
Solo aplica para expedientes físicos e híbridos.
 Soporte: Permite identificar si el expediente es físico o electrónico.
 Último tomo: Corresponde a la última carpeta del expediente físico.

Es automático para los expedientes que ya se encuentran creados en el sistema.
 Total tomos: Corresponde al total de carpetas del expediente físico.

 Folios último tomo: Corresponde al número de folios de la última carpeta del expediente
físico.
Para los casos en los que solo hay una carpeta, esta información corresponderá al total
de folios de dicha carpeta.
 Total folios: Corresponde al total de folios del expediente.

 Fecha inicial: Corresponde a la fecha del primer documento que se ingresa al expediente.
Es automático con base a la información ingresada en el campo Fecha Creación de la
sección Datos del Documento.
 Fecha final: Corresponde a la fecha del último documento que se ingresa al expediente.
Es automático con base a la información ingresada en el campo Fecha Creación de la
sección Datos del documento.
 Fecha cierre: Corresponde a la fecha de cierre del expediente. A partir de esta fecha, el
sistema calcula el tiempo para la transferencia y disposición final del expediente.
Es automático con base a la información ingresada en el campo Fecha final.
 Fecha creación: Corresponde a la fecha de creación del expediente y el sistema lo genera

automáticamente al momento de guardar el formulario.
 Creado por: Permite identificar el usuario que crea el expediente en OnBase y el sistema
lo autocompleta con base al usuario que está autenticado.
Página 9
 Descripción: Campo disponible para incluir anotaciones o información adicional del

expediente.
 Referencia cruzada: El usuario puede relacionar el expediente sobre el que está

realizando la gestión con otro expediente ya creado.
Para crear estas referencias, el usuario debe dar clic en la casilla “Requiere Referencia
Cruzada” y el sistema despliega la sección para diligenciar la información.
Figura 10: Referencias cruzadas
Para asegurar la recuperación de la información del expediente que se va a referenciar,

se debe verificar que el expediente exista en el sistema y que el código esté escrito
correctamente.
El usuario podrá relacionar la cantidad de expedientes que considere necesario.
C. Datos del documento: En esta sección se ingresa la información del documento a indexar
en el expediente relacionado en la sección anterior.
 Tipo documento*: Es una lista desplegable y corresponde al nombre de la tipología

documental, de acuerdo a las definidas en las Tablas de Retención Documental para la
subserie seleccionada en la sección “Datos Estructura Documental según TRD”.
 Número de documento: Corresponde al consecutivo con el cual se encuentra

identificado el documento.
 Fecha creación*: Corresponde a la fecha de elaboración del documento.
 Nombre documento: Corresponde al nombre con el cual se identifica el documento.
 Número de tomo*: Corresponde al número de la carpeta en la que se está ingresando el

documento.
 Cargado por: Permite identificar el usuario que está cargando el documento y el sistema
lo autocompleta con base al usuario que está autenticado en OnBase.
Página 10
 Nombre productor: Corresponde al nombre de la persona que firma el documento.

Aplica para documentos generados en la Universidad o recibidos de entes externos.
 Cantidad de folios*: Corresponde a la cantidad de hojas del documento.
 Fecha carga: Corresponde a la fecha en que se carga el documento en OnBase y el

sistema lo genera automáticamente al momento de guardar el formulario.
 Cargo productor: Corresponde al cargo de la persona que firma el documento.
 Descripción: Campo disponible para incluir anotaciones o información adicional del

documento (250 caracteres).
 Referencia cruzada: El usuario puede relacionar el documento que va a incluir en el

expediente con otro expediente ya creado.
Para crear estas referencias, el usuario debe dar clic en la casilla Requiere “Referencia
Cruzada” y el sistema despliega la sección para diligenciar la información.
Para asegurar la recuperación de la información del expediente que se va a referenciar,

se debe verificar que el expediente exista en el sistema y que el código esté escrito
correctamente.
El usuario podrá relacionar la cantidad de expedientes que considere necesario.
 Documento de soporte*: En este campo el usuario que está realizando la indexación,

adjunta el documento que va a incluir en el expediente. Al dar clic en el botón Adjuntar,
el sistema permite buscar en el computador la ruta del documento que desea cargar.
Sólo se deben incluir documentos en formato PDF/A.
Al completar el diligenciamiento del formulario, el usuario que realiza la indexación debe

dar clic en el botón “Guardar”.
El sistema valida que los campos obligatorios estén completos. Si cumple, el sistema genera
un mensaje indicando que la información fue guardada satisfactoriamente. Si no cumple, el
Página 11
sistema sombrea los campos obligatorios que no han sido diligenciados y no permite
guardar la información.
2.3. Consultar expediente

La recuperación y consulta de expedientes se puede realizar a través de las siguientes
opciones:
2.3.1. Archivadores
La opción “Archivadores” permite visualizar los expedientes y documentos en una
estructura tipo árbol.
 Cliente Unity: En la pestaña Inicio, dar clic en el botón “Archivadores”.
1 2
Figura 12: Opción "Archivadores"
En el panel izquierdo, el sistema irá desplegando el árbol de la estructura del expediente

hasta llegar al documento que se desea consultar.
Figura 13: Árbol de carpetas
Esta estructura está conformada por:
 Versión de la TRD
 Dependencia
 Serie
Página 12
 Subserie
 Código y nombre del expediente
 Tomos del expediente
En la parte inferior izquierda de la pantalla, se puede visualizar los documentos que

contiene el expediente. Al dar clic sobre él, el sistema abre el documento indexado en la
parte derecha de la pantalla.
Figura 14: Documentos del expediente
Al dar clic derecho sobre el documento, en la sección “Documentos”, puede consultar

palabras claves, referencias cruzadas, discusiones, historial, entre otros.
2.3.2. Consultas personalizadas

 Cliente Unity:
1. En la pestaña “Inicio”, dar clic en el botón “Consultas personalizadas”.
2. En el panel izquierdo, seleccionar la opción “Buscar expedientes”.
Página 13
Figura 15: Consultas personalizadas Cliente Unity
 Cliente Web:
1. En la parte superior izquierda de la pantalla, dar clic en el botón “Menú principal”.
Figura 16: Menú principal Cliente Web
2. En la sección “Documento”, dar clic en “Consultas personalizadas”.
Página 14
Figura 17: Consultas personalizadas Cliente Web
3. En el panel izquierdo de la pantalla, dar clic en “Buscar expedientes”.
Figura 18: Opción Buscar expedientes
Al seleccionar esta opción, el usuario dispondrá de criterios de búsqueda o filtros para

realizar la consulta y recuperación de la información. Algunos de los criterios de búsqueda
disponibles son: rango de fechas, código y nombre del expediente, código y nombre de la
serie, código y nombre de la subserie, entre otros. Se podrá aplicar uno o varios criterios.
Se podrá agregar un asterisco (*) en los filtros de búsqueda para que el sistema muestre los
resultados que cumplen con ese criterio. Por ejemplo, para buscar los códigos de
expedientes que contengan 2020, se debe ingresar en el campo “Código expediente”, el
valor “2020-*”.
Una vez se ingresen uno o varios criterios de búsqueda y se dé clic en el botón “Buscar”, el
usuario puede visualizar los resultados de la consulta, los cuales son presentados en
columnas, como son estado, código y nombre del expediente, código y nombre de serie y
subserie, entre otros.
Los usuarios pueden visualizar los documentos y expedientes indexados sobre los cuales
tengan permisos.
Página 15
Figura 19: Resultados de la consulta
Para acceder al formulario, dar doble clic en la fila que corresponde al expediente que se
desea consultar y, desde ahí, se puede acceder a las siguientes opciones:
 Palabras clave: Al seleccionar esta opción, OnBase despliega la información de los

metadatos asociados al documento.
Figura 20: Palabras clave
 Referencias cruzadas: Permite consultar si el documento está relacionado con otro

expediente.
Página 16
 Historial: Permite visualizar la trazabilidad del documento con la fecha y hora de la acción
ejecutada sobre el documento y el usuario que la realizó. También permite visualizar el
transito del documento por cada una de las bandejas (pestaña “Colas de Workflow”) y
los cambios realizados en los campos del formulario (pestaña “Formulario).
Figura 22: Historial
 Ejecutar tarea: Botón Ejecutar tarea , pestaña Tareas. A través de esta opción se
podrá:
o Abrir el expediente .
o Adjuntar documento : Permite adjuntar un nuevo documento al
expediente. OnBase despliega el formulario GD – Organización de expedientes.
o Adjuntar expediente completo : Permite agregar el
documento a una tipología llamada “Expediente completo”, que corresponde a la
información del expediente sin clasificar por tipología documental.
o Agregar índice electrónico .
Página 17
o Solicitar transferencia primaria .
Estas opciones se habilitarán según los permisos asignados a cada rol.
Elaboró: Revisó: Aprobó:

Equipo de proyecto Transformación Luz Adriana Mejía Osorio Olga Inés Gómez Zuluaga
Tecnológica de la gestión documental Carlos Erney Muñoz Quintero Jefe
Secretaría General Analistas de Procesos División de Gestión Documental
División de Arquitectura de Procesos
Fecha: Fecha: Fecha:
25-FEB-2021 08-MAR-2021 10-MAR-2021
Página 18

SG GD in 03

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INSTRUCTIVO ONBASE PARA LA INDEXACIÓN DE

DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS DE

La organización de documentos y expedientes electrónicos de archivo, consiste en el

Figura 1: Acceso directo OnBase Unity Client

2. Digitar el usuario y contraseña utilizados para el ingreso al portal UdeA.

Figura 2: Inicio de sesión Cliente Unity

1. Ingresar al siguiente enlace:

Figura 3: Inicio de sesión Cliente Web

1. En la barra de herramientas Inicio, ubicada en la parte superior de la pantalla, dar clic en

Figura 4: Acceso a formularios Unity

1. En la parte superior izquierda de la pantalla, dar clic en el botón “Menú principal”.

Figura 5: Menú principal Cliente Web

2. En la sección “Documento”, dar clic en “Nuevo formulario”.

Figura 6: Nuevo formulario Cliente Web

3. Seleccionar el formulario “GD – Organización de expedientes”.

Figura 7: Formulario GD – Organización de expedientes

2.2.1. Aspectos generales del formulario

 El formulario contiene campos obligatorios marcados con *, que deberán ser

Figura 8: Campos obligatorios no diligenciados

 Si durante el diligenciamiento del formulario, se pulsa la tecla Enter o Intro, el sistema

A continuación se presenta la visualización completa del formulario GD – Organización de

Figura 9: Formulario GD - Organización de expedientes

2.2.2. Diligenciar y enviar el formulario

A. Datos estructura documental según TRD: En esta sección se identifica la información de

 Año*: Corresponde al año de la Tabla de Retención Documental que se está trabajando.

 Versión*: Corresponde a la versión de la Tabla de Retención Documental que se está

 Código dependencia: Corresponde al código en la Tabla de Retención Documental

 Nombre dependencia*: Corresponde al nombre de la dependencia a la que pertenece

 Código dependencia SIPE: Corresponde al código de identificación en SIPE de la

 Código serie: Corresponde al código que Identifica la serie documental a la que

 Nombre serie*: Corresponde al nombre de la serie a la que pertenece el expediente.

 Código subserie: Corresponde al código que Identifica la subserie documental a la que

 Nombre subserie*: Corresponde al nombre de la subserie a la que pertenece el

 Tiempos de retención (años):

▫ Archivo gestión: Indica el tiempo en el cual el expediente permanecerá en el archivo

▫ Archivo central: Indica el tiempo en el cual el expediente permanecerá en el archivo

 Nivel acceso: Corresponde a lo definido en el Índice de Información Clasificada y

 Disposición final: Es un campo automático e indica la disposición final del expediente

 Tipo de cierre: Corresponde a la forma en que se realizará el cierre del expediente:

B. Datos del expediente: En esta sección se ingresa la información del expediente

 Código expediente*: Corresponde al código de identificación único del expediente. Este

 Nombre expediente*: Corresponde al nombre asignado al expediente que se está

 Estado*: Corresponde a la etapa de archivo donde se encuentra actualmente el

 Ubicación*: Permite identificar la ubicación física del expediente.

 Soporte: Permite identificar si el expediente es físico o electrónico.

 Último tomo: Corresponde a la última carpeta del expediente físico.

 Total tomos: Corresponde al total de carpetas del expediente físico.

 Total folios: Corresponde al total de folios del expediente.

 Fecha creación: Corresponde a la fecha de creación del expediente y el sistema lo genera

 Descripción: Campo disponible para incluir anotaciones o información adicional del

 Referencia cruzada: El usuario puede relacionar el expediente sobre el que está

Figura 10: Referencias cruzadas

Para asegurar la recuperación de la información del expediente que se va a referenciar,

 Tipo documento*: Es una lista desplegable y corresponde al nombre de la tipología

 Número de documento: Corresponde al consecutivo con el cual se encuentra

 Fecha creación*: Corresponde a la fecha de elaboración del documento.

 Nombre documento: Corresponde al nombre con el cual se identifica el documento.

 Número de tomo*: Corresponde al número de la carpeta en la que se está ingresando el

 Nombre productor: Corresponde al nombre de la persona que firma el documento.

 Cantidad de folios*: Corresponde a la cantidad de hojas del documento.

 Fecha carga: Corresponde a la fecha en que se carga el documento en OnBase y el

 Cargo productor: Corresponde al cargo de la persona que firma el documento.

 Descripción: Campo disponible para incluir anotaciones o información adicional del