Universidad EAFIT

Escuela de Economı́a y Finanzas

Automatización de Generación y
Distribución de Informes Financieros
para Clientes de Cluvi en el Sector
Restaurantero

Anteproyecto - Practica

Autores:
Juan Pablo Gomez Mejia

4 de septiembre de 2023
Índice

1. Descripción General del Problema 1

1.1. Contexto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

1.2. Problema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

1.3. Oportunidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

2. Propuesta a Desarrollar 2

3. Cronograma Detallado 3

3.1. Semana 1-2: Fase de Investigación y Planeación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

3.2. Semana 3-4: Desarrollo del Módulo de Extracción de Datos . . . . . . . . . . . . . . . 3

3.3. Semana 5-6: Desarrollo del Módulo de Procesamiento de Datos . . . . . . . . . . . . . 3

3.4. Semana 7-8: Desarrollo del Módulo de Generación de Informes . . . . . . . . . . . . . 3

3.5. Semana 9-10: Desarrollo del Módulo de Distribución Automatizada . . . . . . . . . . 3

3.6. Semana 11-12: Fase de Pruebas y Ajustes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

3.7. Semana 13-14: Despliegue y Monitoreo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

4. Objetivos 4

4.1. Objetivo General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

4.2. Objetivos Especı́ficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

1. Descripción General del Problema

1.1. Contexto

Cluvi, una startup en rápida expansión especializada en ofrecer servicios al sector restau-
rantero, enfrenta un desafı́o significativo en el ámbito financiero. La empresa necesita proporcionar
informes financieros precisos y oportunos para facilitar la rápida consolidación de transacciones por
parte de los restaurantes asociados. En la actualidad, este proceso se ejecuta de manera manual, lo
cual no solo consume una gran cantidad de tiempo, sino que también es susceptible a errores huma-
nos. Además, el método actual interrumpe otras operaciones al requerir dedicación manual para su
realización.

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1.2. Problema

Debido al crecimiento en la clientela de Cluvipay, que es una lı́nea de productos de Cluvi, el

método manual actual resulta insostenible. La demanda de tiempo y los recursos humanos necesarios
para mantener este enfoque son cada vez mayores. Errores en los informes pueden llevar a la toma
de decisiones empresariales incorrectas y, por consiguiente, a una pérdida de confianza por parte de
los clientes.

1.3. Oportunidad

La automatización del proceso de generación y distribución de informes financieros presenta

una oportunidad para mejorar la eficiencia operativa. Esta automatización permitirı́a una entrega
más rápida, precisa y eficaz de los informes, lo que se traduce en una mayor satisfacción del clien-
te. Actualmente, cada informe manual tarda aproximadamente 10 minutos en completarse, más el
tiempo adicional requerido para el envı́o de correos electrónicos a los clientes. Con la solución de
automatización propuesta, se estima que un conjunto de informes podrı́a generarse y enviarse en un
tiempo máximo de un minuto.

2. Propuesta a Desarrollar
1. Estrategia de Implementación

Funciones Clave
• Extracción de Datos: Facilitar la lectura de datos financieros desde diversas hojas de
cálculo en Excel.
• Procesamiento de Datos: Utilizar Python y la biblioteca Pandas para filtrar y calcular
métricas financieras crı́ticas.
• Generación de Informes: Producir informes financieros exhaustivos en formatos PDF
y Excel, complementados con gráficos y tablas relevantes.
• Distribución Automatizada: Implementar el envı́o automático de informes a una lista
predefinida de clientes mediante correo electrónico.
Tecnologı́as a Utilizar
• Lenguaje de Programación: Python
• Manipulación de Datos: Pandas
• Gestión de Archivos Excel: OpenPyXL
• Generación de PDF: ReportLab
• Envı́o de Correos Electrónicos: smtplib
• Control de Versiones: Git
Requerimientos Técnicos y Operativos
• Acceso a Datos: Acceso a las bases de datos o a los archivos Excel que contienen los
datos financieros necesarios.
• Lista de Correos Electrónicos: Una lista predefinida con las direcciones de correo
electrónico de los clientes.

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 • Infraestructura de Correo: Un servidor SMTP configurado para el envı́o automatizado
de correos electrónicos.

3. Cronograma Detallado

3.1. Semana 1-2: Fase de Investigación y Planeación

Establecer requerimientos con los stakeholders.

Investigar bibliotecas y tecnologı́as a utilizar.

Diseñar la arquitectura del sistema.

3.2. Semana 3-4: Desarrollo del Módulo de Extracción de Datos

Implementación del código para leer archivos Excel.

Validación y pruebas preliminares.

3.3. Semana 5-6: Desarrollo del Módulo de Procesamiento de Datos

Implementación del algoritmo de filtrado y cálculo de métricas.

Validación y pruebas preliminares.

3.4. Semana 7-8: Desarrollo del Módulo de Generación de Informes

Creación de plantillas para los informes.

Generación de informes en formatos PDF y Excel.

3.5. Semana 9-10: Desarrollo del Módulo de Distribución Automatizada

Configuración del servidor SMTP.

Implementación del envı́o automatizado de correos electrónicos.

3.6. Semana 11-12: Fase de Pruebas y Ajustes

Pruebas unitarias y de integración.

Corrección de errores y ajustes.

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3.7. Semana 13-14: Despliegue y Monitoreo
Documentación y capacitación a usuarios.

Despliegue del sistema.

Periodo de monitoreo y ajustes finales.

4. Objetivos

4.1. Objetivo General

Implementar un sistema robusto y escalable para la automatización completa del proceso

de generación y distribución de informes financieros en Cluvi.

4.2. Objetivos Especı́ficos

Reducir el tiempo requerido para la generación y distribución de informes financieros en al
menos un 70 %.

Eliminar errores humanos en los informes financieros generados.

Mejorar la satisfacción del cliente al proporcionar informes más rápidos y precisos.

Diseñar una arquitectura modular para facilitar futuras actualizaciones y adiciones de nuevas
funcionalidades.

Capacitar al equipo de Cluvi para el mantenimiento y uso básico del sistema.