REGLAS PARA REALIZAR DIAGRAMAS DE FLUJO 1. INTRODUCCIN.

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Los diagramas de flujo son una manera de representar visualmente el flujo de datos a travs de sistemas de tratamiento de informacin. Los diagramas de flujo describen que operaciones y en que secuencia se requieren para solucionar un problema dado. 2. DESARROLLO 2.1 Diagramas de flujo Cmo representamos grficamente los diferentes pasos de un proceso? Mediante los diagramas de flujo podremos comprender rpidamente el proceso en su totalidad, facilitando as su anlisis para modificarlo y mejorarlo. 2.2 Definicin Un diagrama de flujo es una representacin grfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y despus de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida. Cada paso se apoya en el anterior y sirve de sustento al siguiente:

2.2.1 El diagrama de flujo tiene las siguientes caractersticas y ventajas: Es una representacin grfica de las secuencias de un proceso, presenta informacin clara, ordenada y concisa. Permite visualizar las frecuencias y relaciones entre las etapas indicadas.

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Se pueden detectar problemas, desconexiones, pasos de escaso valor aadido etc. Compara y contrasta el flujo actual del proceso contra el flujo ideal, para identificar oportunidades de mejora. Identifica los lugares y posiciones donde los datos adicionales pueden ser recopilados e investigados. Ayuda a entender el proceso completo. Permite comprender de forma rpida y amena los procesos.

SMBOLOS

Para representar la informacin, necesitamos una serie de smbolos bsicos que emplearemos en la confeccin de diagramas de flujo: Smbolo Significado Comienzo o final de proceso: en su interior situamos materiales, informacin o acciones para comenzar el proceso o para mostrar el resultado en el final del mismo. Conexin con otros procesos: Nombramos un proceso independiente que en algn momento aparece relacionado con el proceso principal.

Conector entre diferentes pginas: Indica la fuente o el destino de renglones que ingresan o salen del diagrama de flujo. Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo durante el proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una salida. Anotacin: utilizada para hacer comentarios explicativos, como una secuencia de archivo (por fecha, en orden alfabtico; etc. Informacin de apoyo: Situamos en su interior la informacin necesaria para alimentar una actividad (datos para realizarla); utilizado tambin para ubicar un conector de otra pgina, para indicar informacin que ingresa o sale del diagrama de flujo.

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Decisin/ Bifurcacin: Indicamos puntos en que se toman decisiones: s o no, abierto o cerrado...

Conexiones de pasos o flechas: Muestran direccin y sentido del flujo del proceso, conectando los smbolos.

Documento: Se utiliza este smbolo para hacer referencia a la generacin o consulta de un documento especfico en un punto del proceso.

Documentos y Copias: Representa un documento y sus respectivas copias, manejadas dentro de un procedimiento.

Proceso Manual: Cualquier operacin manual, como la preparacin de una factura de venta o la conciliacin de un extracto financiero.

Archivo: Representa un archivo comn y corriente de oficina.

Subproceso: Ejecucin de actividades dentro del proceso o mtodo.

Archivo en disco Magntico: Para instrucciones, lectura, grabacin o resguardo de informacin que pueda ser Regrabada.

REGLAS PARA REALIZAR DIAGRAMAS DE FLUJO 4. Metodologa

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Para realizar el diagrama de flujo, debemos seguir una serie de pasos: a- Determinar el marco y los lmites del proceso: Debemos definir para cada proceso: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Objetivo Cliente Origen Resultado Responsable Participantes Definiciones

b- Determinar los pasos del proceso: Realizaremos una lista con las actividades principales, entradas (inputs), salidas (outputs) y decisiones. c- Dibujar el diagrama de flujo: Utilizaremos los smbolos citados anteriormente. Antes de comenzar, tenemos que etiquetar cada actividad de la lista. En general, se nombran las acciones con verbos en infinitivo: comprar, hacer, entregar, revisar, etc. Para hacer el diagrama, se empezar identificando qu actividad, hecho, informacin o producto inicia el proceso: este hecho ir dentro de un rectngulo de aristas redondeadas. Luego se determinar la actividad, o en su caso actividades, inmediatamente posterior o posteriores. A medida que se realiza el diagrama, para las actividades en que se considere necesario, se ir rellenado una "plantilla" en la que se indica:

" Qu ", que es lo que se hace " Quin ", quin lo hace " Cundo " debe hacerlo " Cmo ", cmo debe hacerlo Registros ", los registros y/ o documentos que se hayan generado y que nutren la siguiente actividad . QUIN? CUNDO? CMO? REGISTROS

QU? A? Actividad que se realiza.

Persona o grupo que Momento en que Explicacin de en Documento o realiza la actividad (no se realiza la qu consiste la informacin poner el responsable actividad que se actividad, cules son del cual se

REGLAS PARA REALIZAR DIAGRAMAS DE FLUJO ltimo del procedimiento). explica. las tareas que la componen y los requisitos necesarios para realizarla.

ASAC-IT-02 Pgina 5 de 6 nutre o bien genera la actividad.

Y la tabla de actividades; Adems, tendremos que indicar los siguientes datos: TERMINO OBJETIVO: CLIENTE: ORIGEN DEL PROCESO: RESULTADOS DEL PROCESO: QUIN: DEFINICIN Para qu se realiza el proceso o conjunto de actividades de una organizacin, cul es su fin. Quin se beneficia de ese conjunto de actividades del proceso Aquello que da origen a que se inicie el proceso. Puede ser una informacin, un producto anterior o una actividad Salidas obtenidas despus del proceso. Personas o puestos de trabajo, dentro o fuera de la organizacin, que desempean las actividades pertenecientes al procedimiento descrito. Trminos tcnicos que surgen a lo largo de la descripcin del proceso, y que necesitan una total explicacin para la total comprensin de la actividad realizada o el conjunto de las mismas que forman un proceso.

DEFINICIONES:

d- Comprobar el diagrama de flujo: El diagrama tiene por objetivo representar la realidad del proceso, por tanto: 1. 2. 3. 4. Comprobaremos que los smbolos estn bien utilizados. Verificaremos que estn identificados claramente las actividades y elementos del proceso. Cada camino debe conectar hacia atrs o hacia adelante con otra actividad. Si sale ms de una flecha de un smbolo de actividad, necesitaremos un rombo de toma de decisiones; a veces es necesario no usar preguntas de bifurcacin explicando mediante un texto corto sobre flechas el camino a elegir Validaremos el diagrama con personas imparciales: la propia Direccin revisa los diagramas antes de aprobarlos.

5.

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e- Plantilla: A continuacin, mostramos los elementos bsicos para realizar un diagrama de flujo:

F. Aprobacin 02-FEB-10

F. Revisin No. PRIMERA (301011)

Elabor

Revis

Autoriz Director General

Comit de Calidad Repres. de la Direccin