Minilibro:

Mi Primer Flujos en Power Automate

— Ing. Miguel Caballero, MVP Microsoft

— Ing. Fabian Torres, MCT Microsoft

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Introducción

En el vasto firmamento de la tecnología, donde cada estrella representa una herramienta

y cada constelación un conjunto de habilidades, surge Power Automate como un lucero
brillante que promete iluminar el camino de aquellos que buscan simplificar su vida digital.
El arte de la automatización puede parecer, a primera vista, un misterio reservado para
los más versados. Sin embargo, este minilibro está diseñado para desvelar ese misterio y
demostrar que, al igual que los secretos de un libro olvidado, la magia de Power Automate
está al alcance de todos.

No importa si eres un avezado profesional de la tecnología o alguien que apenas se adentra en el

mundo digital; este libro te guiará paso a paso en la creación de tu primer flujo en la nube
con Power Automate. Y, al igual que las historias que trascienden el tiempo, descubrirás
que no necesitas grandes inversiones ni herramientas costosas para embarcarte en esta
aventura. Todo lo que se presenta en estas páginas es accesible sin incurrir en ningún gasto,
permitiéndote replicar y adaptar lo aprendido a tus propias necesidades.

Así que, querido lector, te invito a sumergirte en estas páginas y a descubrir el poder de
la automatización. Al final de este viaje, no solo habrás adquirido una nueva habilidad,
sino que habrás abierto la puerta a un mundo de posibilidades donde el tiempo se
convierte en tu aliado y la eficiencia en tu mantra. Bienvenido a tu aventura con Power
Automate en la nube.

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Tabla de Contenido

Introducción ........................................................................................................................................ 2
Primeros Pasos en Power Automate .................................................................................................. 4
¿Qué es Power Automate? .................................................................................................................. 4
Beneficios de la automatización de procesos:.................................................................................. 5
Creación de Tu Primer Flujo .............................................................................................................. 6
¿Cómo Acceder? y Creación de Cuenta ............................................................................................. 6
Interfaz de Navegación ........................................................................................................................ 7
Creación de Mi Primer Flujo ................................................................................................................ 8
Desencadenadores sus Tipos y Acciones ...................................................................................... 14
¿Qué son los Desencadenadores o Triggers? .................................................................................. 14
Tipos de Desencadenadores: ............................................................................................................ 14
Acciones: ¿Qué son y cómo usarlas? ................................................................................................ 15
Power Skill ........................................................................................................................................ 17
Curso Power Automate Paso a Paso ................................................................................................ 18

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Primeros Pasos en Power Automate

¿Qué es Power Automate?

Power Automate es una herramienta digital de Microsoft diseñada para automatizar flujos
de trabajo entre diferentes aplicaciones y servicios. En términos sencillos, permite que
diferentes programas "hablen" entre sí y realicen tareas automáticamente sin intervención
humana.

Es como tener un asistente virtual que realiza tareas repetitivas por ti, ahorrándote
tiempo y esfuerzo.

Con Power Automate, puedes conectar diferentes aplicaciones y servicios, estableciendo

"reglas" o "flujos" que determinan cómo y cuándo se deben realizar ciertas acciones. Por
ejemplo, si recibes un correo electrónico con una factura, Power Automate puede guardar
automáticamente esa factura en una carpeta específica de tu nube y enviarte una
notificación al respecto.

1.1 – Ejemplo de Flujo en la Nube de Power Automate

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Beneficios de la automatización de procesos:

❖ Ahorro de tiempo: Al automatizar tareas repetitivas, se libera tiempo valioso. Este

tiempo ahorrado puede ser reinvertido en actividades más productivas o en momentos
de calidad con la familia y amigos.

❖ Reducción de errores: La automatización asegura que las tareas se realicen de

manera consistente y precisa, minimizando el margen de error humano.

❖ Flexibilidad para expertos: Para aquellos con conocimientos técnicos, Power

Automate ofrece herramientas avanzadas que permiten crear flujos de trabajo
complejos y personalizados.

❖ Accesibilidad para todos: No es necesario ser un experto en tecnología para

aprovechar los beneficios de Power Automate. Su diseño intuitivo y las plantillas
predefinidas hacen que sea fácil de usar para cualquier persona,
independientemente de su nivel de experiencia.

❖ Reinversión del tiempo: Ya seas un profesional con años de experiencia o alguien

que busca simplificar sus tareas diarias, Power Automate te brinda la oportunidad
de ser más eficiente. Esto se traduce en más tiempo para dedicar a tu familia,
hobbies u otras actividades que enriquezcan tu vida

Tantos beneficios tienen que empresas como Coca Cola implementan Power Automate en
múltiples niveles y por múltiples perfiles dentro de la compañía.

1.1 – Ejemplo de Flujos en Power Automate

Puedes leer todo el caso en: https://customers.microsoft.com/en-us/story/845187-coca-

cola-bottling-company-united-consumer-goods-power-automate

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Creación de Tu Primer Flujo

¿Cómo Acceder? y Creación de Cuenta

Power Automate es accesible a través de la suite de Microsoft 365 o directamente desde

su sitio web.

— Para acceder:

1. Ve a la página oficial de Power Automate: https://make.powerautomate.com/

2. Haz clic en Iniciar sesión y crea una cuenta con un correo de empresa o de
universidad, es totalmente gratis.

No es posible crear una cuenta con un correo genérico tipo: nombre@outlook.com,

o nombre@gmail.com.

3. Una vez dentro, serás recibido por el portal principal (Sección Inicio), donde
podrás ver un saludo, opciones de aprendizaje, entre otras opciones.

2.1 – Portal Principal de Power Automate en la Nube

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Interfaz de Navegación

La interfaz de Power Automate es intuitiva y está diseñada para facilitar la creación y

gestión de flujos, si nos centramos en listado de opciones en el panel del extremo
izquierdo: llamadas Secciones, veremos las siguientes secciones comunes:

❖ Inicio: Es la página principal o portal de inicio de Power Automate.

❖ Crear: Esta sección te permite iniciar la creación de un nuevo flujo. Puedes elegir
entre diferentes tipos de flujos, como: automatizados, programados o basados en
botones, dependiendo de tus necesidades.

❖ Plantillas: Power Automate ofrece una variedad de plantillas predefinidas para

ayudarte a comenzar rápidamente. Estas plantillas cubren escenarios comunes y
te permiten configurar flujos con solo unos pocos clics.

❖ Más Información: Si eres nuevo en Power Automate o buscas aprender más sobre
características específicas, esta sección proporciona recursos útiles, tutoriales y
documentación para ayudarte a familiarizarte con la herramienta.

Secciones Comunes

Otras Secciones Comunes

2.2 – Secciones Comunes en Power Automate

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Con estas secciones, tendrás una visión general de Power Automate y podrás navegar y
crear flujos de trabajo con facilidad. La interfaz está diseñada para ser intuitiva y amigable,
incluso para aquellos que no tienen experiencia previa en automatización.

Si bien existen otras secciones para aprovechar mayores características y

funcionalidades de Power Automate, como: Aprobaciones, Modelos AI, etc. E incluso
secciones más allá, con las mencionadas anteriormente tenemos todo lo necesario
empezar a crear flujos.

Creación de Mi Primer Flujo

• Creación de un flujo simple: Reenvió de correos.

Imaginemos la siguiente situación: Que a nuestro correo electrónico llegan correos con
claves dinámicas (Tokens) para acceso alguna plataforma, sin embargo, estos correos
debemos reenviarlos a una persona especifica para que pueda tener acceso, ya que
gestiona esta actividad. Darle acceso a nuestro correo no es viable porque es privado,
además, estar pendiente de la recepción y reenvió del token sería muy tedioso; Power
Automate nos ayudara con este proceso de forma automática. Vamos a ello:

1. Haz clic en la sección Crear del panel izquierdo, una vez hecho esto, en las
opciones centrales seleccionamos Flujo de nube automatizado:

2.3 – Creación de Flujo de Nube Automatizado

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 2. Asignamos un nombre al flujo en la casilla Nombre de flujo, ejemplo: Mi Primer Flujo,
luego, en el buscador de la parte inferior escribimos: Outlook, y justo debajo, en
las opciones que se filtran, veremos el desencadenador: “Cuando llega un nuevo
correo electrónico de Outlook”.

2.4 – Selección de: Cuando Llegar un Correo a Outlook

Pulsamos clic en el desencadenador “Cuando llega un nuevo correo electrónico de

Outlook” y después clic en el botón de Crear. Con lo previo veremos una “caja” con
nombre “Cuando llega un nuevo correo electrónico (V3)”, este es el
desencadenador.

2.5 – Desencadenador Cuando Llega un Nuevo Correo Electrónico (Outlook V3)

Podemos dejar el desencadenador tal cual como viene, empero, se ejecutará con cualquier
correo que llegue.

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 Para que el desencadenador se ejecute según otros criterios específicos, por
ejemplo: que sea de un remitente concreto, podemos pulsar clic en “Mostrar
Opciones avanzadas”, esto desplegará más opciones del desencadenador:

2.6 – Opciones Avanzadas del Desencadenador

3. Luego, vamos a configura las condiciones del desencadenador. Si suponemos que

el correo llega de: noreply@direcciondeimpuestos.com con asunto Token para Acceso,
entonces, eso lo podemos señalar en las cajas de texto en particular:

2.7 – Opciones Avanzadas Asignación de Parámetros

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 Para que puedas llevar a cabo pruebas, es recomendable poner en la opción “De” un
correo tuyo, por ejemplo: juanlopez@gmail.com

4. Añadiremos la acción "Reenviar correo electrónico" y configuraremos los detalles

del mensaje. Para ello en la parte inferior del desencadenador veremos “Nuevo
Paso” pulsas clic allí.

2.8 – Nuevo Paso

A continuación, en el buscador digitamos Reenviar correo electrónico y en la parte

inferior, donde dice Acciones, nos desplazamos hasta encontrar Renviar correo
electrónico (V2) para seleccionarlo pulsando clic encima.

2.9 – Acción de Reenviar Correo

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 5. Ahora debemos configurar la Acción en particular. Lo más “extraño” es el
parámetro o caja: “Identificador del mensaje”.

2.10 – Identificador del Mensaje

A pesar de que puede sonar “extraño”, si seleccionamos la caja de texto, veremos

que e la parte inferior derecha de la misma, aparece: Agregar contenido dinámico,
pulsamos clic allí para que se desplieguen las opciones, en estas podemos
desplazarnos hasta encontrar: Identificador del mensaje, lo seleccionamos
pulsando clic encima.

2.11 – Configuración de la Acción Reenviar Correo Electrónico

Esto hará que, en el parámetro Identificador del mensaje, aparezca un valor

dinámico: que es la “mini caja” que observaremos, esta tiene el icono de Outlook
a la derecha y un texto con el nombre del valor dinámico, para este caso:
identificador del mensaje.

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 En el parámetro señalamos el correo al cual queremos reenviar, por ejemplo:
contabilidad@powerskills.com.

Valor Dinámico

2.11 – Configuración de la Acción Reenviar Correo Electrónico

Para que puedas llevar a cabo pruebas, es recomendable poner en la opción “A” un correo
electrónico tuyo alternativo o el de un familiar donde puedas verificar.

6. Finalmente pulsamos clic en el botón Guardar en la parte inferior de todo el flujo.

2.12 – Guardar Flujo

Ahora envía un correo electrónico con asunto: Token para Acceso, utilizando el correo de
ejemplo según tus parámetros, para que así comprobemos la magia de la automatización
hecho fácil.

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Desencadenadores sus Tipos y Acciones

Dado que se mencionaron varios conceptos, vale la pena brindar una definición formal
de ellos.

¿Qué son los Desencadenadores o Triggers?

Los desencadenadores o Triggers son eventos iniciales que activan un flujo en Power
Automate. Funcionan como señales que indican a la herramienta cuándo debe comenzar
a ejecutar una serie de acciones.

Piensa en los desencadenadores como un interruptor de luz en tu hogar. Al igual que

cuando presionas el interruptor y se enciende la luz, en Power Automate, un
desencadenador es ese "interruptor" que, al activarse, pone en marcha una serie de
acciones o tareas automáticas. Así como no necesitas saber cómo funciona toda la
instalación eléctrica para encender una lámpara, con Power Automate no necesitas ser un
experto en tecnología para configurar un desencadenador y comenzar a automatizar tus
procesos.

Por ejemplo, si configuras un flujo para que se active cuando recibas un correo
electrónico, el recibir ese correo es el desencadenador.

Tipos de Desencadenadores:

Existen tres tipos de desencadenadores:

❖ Automatizados: Se activan automáticamente cuando ocurre un evento

específico, como recibir un correo electrónico.

❖ Programados: Estos desencadenadores se ejecutan en momentos específicos que

tú defines, como todos los días a una hora determinada.

❖ Manuales: Son desencadenadores que requieren una acción directa de tu parte

para activarse, como hacer clic en un botón.

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Cuando pulsamos clic en la sección Crear, en las opciones podremos ver estos
desencadenadores.

3.1 – Tipos de Desencadenadores o Triggers

Acciones: ¿Qué son y cómo usarlas?

Las Acciones son las tareas que Power Automate realiza después de que se ha activado un
desencadenador. Siguiendo con el ejemplo anterior, si el desencadenador es recibir un
correo electrónico, una acción podría ser guardar un archivo adjunto en una carpeta
determinada.

— Para usar acciones:

1. Una vez que hayas establecido tu desencadenador, selecciona "Agregar una acción".
2. Elige la acción que deseas de la lista disponible.
3. Configura los detalles específicos de esa acción.
4. Puedes añadir varias Acciones en un flujo, y se ejecutarán en el orden en que las
configures.

Al combinar Desencadenadores y acciones adecuadamente, puedes automatizar una

amplia variedad de tareas y procesos.

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 Siguiendo con la analogía del interruptor de luz, si los desencadenadores son el
interruptor que enciendes, las acciones son todo lo que sucede después: la luz que se
ilumina, el ventilador que comienza a girar o la música que empieza a sonar. En Power
Automate, una vez que el "interruptor" (desencadenador) se activa, las acciones son las
tareas específicas que se llevan a cabo automáticamente, como enviar un correo, guardar
un archivo o actualizar una lista. Así como no necesitas comprender cada detalle técnico
de cómo funciona una bombilla para disfrutar de su luz, con Power Automate puedes
configurar acciones sin ser un experto y beneficiarte de la automatización.

El siguiente es un flujo que se desencadena manualmente y luego recorre cada fila de una
tabla de Estudiantes en Excel enviando un mensaje de texto (SMS) promocional.

3.2 – Ejemplo de Flujo con Desencadenador Manual

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Power Skill
En el vibrante mundo tecnológico, ¡hay herramientas revolucionarias que te empoderan
para crear soluciones impresionantes sin necesidad de ser un experto en
programación! Transforma tus ideas en realidad, incluso si no eres un técnico. ¡La magia
está al alcance de tus manos!

— Estas tecnologías en Microsoft son:

A este conjunto de aplicaciones se les conoce bajo el nombre de Power Platform, y como
podemos ver Power Automate es uno de ellos.

— Y dónde podemos aprender o profundizar en todo estos o en uno de los miembros del
Power Platform, como Power Automate.

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— Existe:

Una plataforma para dominarlos a todos. Una sola academia donde encontrarlos a todos.
Una plataforma académica para guiarlos a todos, desde lo básico hasta lo avanzado, en el
universo de Power Platform: Power Skill: https://powerskill.tech/ .

Curso Power Automate Paso a Paso

Si deseas aprender Power Automate paso a paso de básico ha avanzado o hasta el nivel
que desees, puedes hacerlo desde Power Skill:

https://powerskill.tech/p/automatizacion-de-tareas-con-power-automate

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