Manual de Procedimientos Contables

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA Y CODIGO: GAF-MA-001
FINANCIERA VERSION: 01
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES SI: x NO:
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
JUSTIFICACIÓN
CONCEPTOS
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
ALCANCE
NORMATIVIDAD
ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE
OBJETIVO ESPECIFICO POR ETAPA DEL PROCESO
IMPORTANCIA
APLICACIÓN
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INTRODUCCIÓN
Desde la aparición de la Constitución Política Colombiana en 1991, el país ha asistido

aceleradamente a un profundo proceso de cambio, el cual, según la orientación que el
legislativo ha querido darle, está basado en la modernización, agilización y confiabilidad en la
gestión pública de las entidades del Estado. Dentro de este contexto, una gran cantidad de
leyes, decretos, resoluciones, circulares entre otras, conforman el acervo de normas con las
cuales se quiere cambiar la forma de pensar, dirigir y actuar del servidor público vinculado al
Estado Colombiano; en otras palabras, queremos cambiar la cultura, con golpes, no con
procesos que hagan del quehacer de la misión estatal, una forma de vida orientada a la
excelencia.
Por esta razón, cada día adquieren más importancia las operaciones por procesos, los manuales
de procedimientos y la definición de acciones para la realización de cada actividad. Dentro de
este campo se encuentra la caracterización de los procesos administrativos y financieros,
dentro del cual se enmarca el Proceso Contable, compuesto por etapas y actividades, que en
su conjunto conforman el presente Manual de Procedimientos Contables para el Área
Metropolitana de Bucaramanga.
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JUSTIFICACIÓN
La Constitución Nacional en su Artículo 354, establece la figura del Contador General de la

Nación, a quien corresponden “…las funciones de uniformar, centralizar y consolidar la
contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben
regir en el país…”.
Para el cumplimiento del mandato anterior, se han promulgado diferentes orientaciones; sin
embargo, en la actualidad la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio
del control interno en las entidades y organismos del Estado”, la Ley 872 de 2003, “Por la cual
se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras
entidades prestadoras de servicios” y junto con ellas sus respectivas normas técnicas: el
Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y el Sistema de Gestión de la Calidad
NTCGP 1000:2004, instrumentos estos que orientan toda la actividad administrativa hacia el
cumplimiento de la misión estatal, dentro de los principios de eficiencia, eficacia, efectividad y
transparencia de la gestión.
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CONCEPTOS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES. Es el conjunto ordenado de

etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos
y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la
actividad y la capacidad institucional, para prestar servicios o generar flujos de recursos en
beneficio del Área Metropolitana de Bucaramanga.
RECONOCIMIENTO CONTABLE. Es la etapa de captura de los datos de la realidad financiera,

económica y jurídica; su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de recursos; y el
proceso de su incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y
conceptual de la contabilidad, para lo cual se requiere adelantar procesos de medición, que
consisten en la tasación de las magnitudes físicas o monetarias de los recursos que permite
incorporar y homogenizar los atributos de las hechos acaecidos en la realidad y su impacto
para el Área Metropolitana de Bucaramanga.
REVELACIÓN CONTABLE. Es la etapa que sintetiza y representa la situación, los resultados de

la actividad y la capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en
estados, informes y reportes contables confiables, relevantes y comprensibles.
OBJETIVO GENERAL
Identificar e implementar los procedimientos más ágiles, confiables y legales que permitan el
registro, revelación y análisis de la información contable del Área Metropolitana de
Bucaramanga, a través de los estados financieros, los informes, reportes y notas contables,
satisfaciendo el conjunto de necesidades específicas y las demandas de cada uno de los
usuarios de la información.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Determinar el patrimonio público del Área Metropolitana de Bucaramanga
 Tomar decisiones tendientes a optimizar la gestión eficiente de los recursos y el

mantenimiento del patrimonio público, de modo que mediante su aplicación y uso, se logre
un impacto social positivo en la comunidad.
 Aportar a la determinación de la situación del endeudamiento y la capacidad de pago del

AMB.
 Permitir el diseño y adopción de políticas para el manejo eficiente de los ingresos y gastos,
orientados al cumplimiento de los fines misionales y estratégicos del AMB.
 Apoyar la determinación de los montos de las asignaciones y apropiaciones

presupuestales.
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 Servir de insumo para alimentar subsistemas estadísticos que permitan hacer el

seguimiento y evaluación de la gestión financiera.
 Evaluar la aplicación y destinación eficiente de los recursos institucionales.
 Generar mayor gobernabilidad institucional, mediante la difusión y socialización de los

resultados contables.
ALCANCE
El presente Manual de Procedimientos contables, incluye todas las operaciones relacionadas con
las actividades de presupuesto, tesorería y contabilidad, desde el momento de la
parametrización de los rubros de proyección de ingresos y apropiaciones de gasto del
presupuesto a ejecutar en la vigencia, hasta la revelación y análisis de la información contable
de la institución.
NORMATIVIDAD
A partir del Artículo 354 de la Constitución Nacional se desprenden todas las normas de carácter
contable, las cuales hacen parte del acervo legal que rige cada una de las actividades
relacionadas en el presente Manual.
 Ley 298 de 1996, por la cual se desarrolla del Artículo 354 de la Constitución Nacional.
 Resolución No. 222 de 2006, por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública y se
define su ámbito de aplicación.
 Resolución 356 de 2007, por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen
de Contabilidad Pública.
 Las demás resoluciones, circulares y aplicativos emitidos por la Contaduría General de la

Nación.
ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE
1. Registro del presupuesto aprobado para la vigencia

2. Registro, causación y pago de responsabilidades
3. Provisiones
4. Depreciaciones
5. Amortizaciones
6. Ajustes y reclasificaciones
7. Conciliaciones
8. Informes periódicos
9. Cierre de fin de año
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10. Estados, Informes, reportes y notas contables finales

11. Informes especiales
OBJETIVO ESPECIFICO POR ETAPA DEL PROCESO
1. REGISTRO DEL PRESUPUESTO APROBADO PARA LA VIGENCIA. Establecer la

correspondencia y coherencia operativa entre cada uno de los registros de los rubros
presupuestales y de tesorería (ingresos y gastos aprobados) a ejecutarse durante la vigencia
fiscal y los correspondientes códigos establecidos para cada una de las denominaciones de
cuenta ordenados en el Régimen de Contabilidad Pública.
2. REGISTRO, CAUSACIÓN Y PAGO DE RESPONSABILIDADES. Realizar la causación de los

registros contables de cada una de las operaciones financieras y económicas realizadas en la
Institución y que deban revelarse en los estados, informes y notas a los reportes contables.
3. PROVISIONES. Efectuar la causación de cada uno de los gastos generados dentro de la

operación presupuestal, originadas en las acreencias laborales, de conformidad con las normas
vigentes y convencionales, estableciendo la provisión contable de los pasivos y exigibilidades a
cargo de la Institución.
4. DEPRECIACIONES. Registrar el reconocimiento de la pérdida de capacidad operacional de la

propiedad, planta y equipo de propiedad de la Institución, por el uso normal y cotidiano de los
mismos, teniendo en cuenta su vida útil estimada, el costo ajustado por las adiciones y
mejoras, y el valor de reposición de los mismos.
5. AMORTIZACIONES. Consolidar y registrar el gasto incurrido por la Entidad, debido al beneficio

percibido durante el periodo contable de los activos diferidos, de acuerdo con los estudios,
análisis o normas contractuales establecidas acerca de los consumos reales de los bienes y
servicios previamente adquiridos.
6. AJUSTES Y RECLASIFICACIONES. Revisar, corregir y registrar cualquier inconsistencia

generada en los procesos de liquidación de nómina, deudores, bancos, contratación, gastos e
ingreso, contra los reportes previos que detallan y consolidan la información contable.
7. CONCILIACIONES. Identificar y registrar las operaciones presupuestales y de tesorería,

(ingreso y gasto) que a pesar de los controles establecidos en la parametrización de rubros, no
hayan sido debidamente cargadas o abonadas a las cuentas contables más apropiadas para la
revelación de los activos, pasivos y patrimonio de la Institución.
8. INFORMES PERIÓDICOS. Proporcionar a la Contaduría General de la Nación y a los demás

usuarios internos y externos del Área Metropolitana de Bucaramanga, la información
relacionada con la situación financiera, económica, social y ambiental durante periodo fiscal,
atendiendo la normatividad vigente para tal fin.
9. CIERRE ANUAL. Verificar y consolidar el registro de todas las operaciones financieras y

económicas que afecten el Proceso Contable Institucional, como instrumento para la revelación
objetiva, razonable, confiable y oportuna de los estados financieros de la Institución.
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10. ESTADOS, INFORMES, REPORTES Y NOTAS CONTABLES FINALES. Revelar la

información general en los estados financieros básicos, en los informes específicos, en los
reportes y en las notas contables, los hechos financieros y económicos relevantes, la
desagregación de valores contables, así como aspectos de difícil representación o medición
cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la situación de la Institución.
11. INFORMES ESPECIALES. Revelar a las entidades de control fiscal, de gestión o de

impuestos nacionales o territoriales, los informes de la actividad financiera y económica
realizada durante el periodo contable objeto de verificación y conformidad.
IMPORTANCIA
El presente Manual de Procedimientos Contables define los criterios y prácticas que permiten
desarrollar las normas técnicas contables y contiene las pautas instrumentales para la
construcción del Sistema Institucional de Contabilidad del Área Metropolitana de Bucaramanga.
Está conformado por los procedimientos contables que desarrollan los procesos de
reconocimiento y revelación, así como su interacción con los procedimientos presupuestales y de
tesorería, que permiten desarrollar y estructurar la descripción y dinámica contable para cada
hecho objeto de registro.
APLICACIÓN
El presente Manual de Operación para el Proceso Contable, se institucionalizará para todos los
servidores públicos vinculados al Área Metropolitana de Bucaramanga y en especial, a los
servidores que prestan sus servicios a los procesos de Gestión Administrativa y Financiera:
Presupuesto, Tesorería y Contabilidad, de manera consciente, voluntaria y responsable, como
parte del Compromiso Ético Institucional, adquirido al momento de su vinculación con la
Institución.
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No Actividad Proveedor Descripción del procedimiento Indicador

1. REGISTRO DEL PRESUPUESTO APROBADO PARA LA VIGENCIA
1.1 Recibo del Dirección Una vez aprobado por la Junta Directiva el Recepción del
presupuesto Jefe Financiero presupuesto que será ejecutado durante la presupuesto
aprobado Profesional vigencia siguiente, este debe ser enviado a aprobado
Especializado Contabilidad.
1.2 Cruce de cuentas Manual de Cada uno de los registros presupuestales Registros
contables y procedimientos de ingreso y gasto, debe ser identificado presupuestales
registros de contables y con una cuenta del Plan General de la identificados /
presupuesto presupuesto Contabilidad Pública. Registros totales
1.3 Parametrización Manual de Una vez se hayan identificado códigos Códigos
de las cuentas procedimientos contables para cada rubro presupuestal, se presupuestales y
contables y registran en el software financiero los contables
presupuesto códigos presupuestal y contable registrados
1.4 Verificación de la Manual de Terminada la labor de registro de códigos, Códigos
parametrización procedimientos se verifica que todos los rubros presupuestales y
contables y presupuestales se hayan cruzado con el contables
presupuesto plan de cuentas de contabilidad y además, registrados
que el código contable asignado sea
realmente el más adecuado.
1.5 Modificaciones Dirección Cada vez que la Junta Directiva del ÁMB, Total
presupuestales Jefe Financiero apruebe una modificación al presupuesto, modificaciones
que suprima o adicione un rubro presupuestales /
presupuestal, el cambio deberá ser Total cambios
reportado a Contabilidad, para realizar el contables
mismo procedimiento descrito.

2. REGISTRO, CAUSACIÓN Y PAGO DE RESPONSABILIDADES
2.1 Registros de Tesorería Para dar inicio al proceso contable, Comprobantes
Tesorería diariamente se deberá revisar dentro del registrados /
sistema contable los documentos Comprobantes
generados en Tesorería, tales como emitidos
comprobantes de ingreso (COI), egreso
(COE) y notas bancarias (NBD o NBC). En
caso de encontrarse inconsistencias, se
informa a Tesorería para que realice la
corrección respectiva.
2.2 Movimientos Tesorería Con el fin de realizar la conciliación movimientos
de gastos, permanente de la información financiera, la enviados /
ingresos y Tesorería deberá imprimir y remitir movimientos
boletín de diariamente a Contabilidad, el movimiento requeridos
bancos de la cuenta financiera (gastos e ingresos).
Esta información será la base para verificar
la calidad de la información financiera.
2.3 Registro de Auxiliar Cada vez que se compren activos fijos Activos registrados
activos Administrativo o muebles, inmuebles o devolutivos, el en contabilidad /
Recursos Auxiliar Administrativo de Recursos Físicos Total activos
Físicos debe elaborar la relación correspondiente adquiridos
que contenga: fecha de adquisición,
número de factura y valor, si se trata de un
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bien mueble o devolutivo; número de

escritura, notaria, fecha y monto de la
transacción, si se trata de un bien
inmueble. Una vez que esta relación este
revisada, aprobada y certificada por el
superior inmediato, debe ser remitida a la
sección de contabilidad para efectuar los
registros respectivos.
2.4 Conciliación Tesorería y Con el fin de verificar que todos los hechos Registros
tesorería, Presupuesto que afecten al programa de GD, sean financieros no
presupuesto y coherentes, donde lo ejecutado en cada conformes /
contabilidad rubro de rentas y gastos por la Registros
dependencia de Presupuesto, coincida con financieros
los recaudos y pagos realizados en realizados
Tesorería, y que estos sean iguales a los
registros realizados por el área Contable,
se deberá revisar y conciliar
mensualmente el Reporte del
presupuesto.
2.6 Causación de Todas las Deberán ser enviados a Contabilidad para Documentos
obligaciones a dependencias su respectiva causación contable, todos registrados /
cargo de la del AMB. los documentos relacionados con: Documentos
Entidad contratos, convenios, cuentas por pagar, remitidos
facturas, resoluciones de viáticos. Esta
información deberá ser cruzada con las
causaciones ya registradas y en caso de
presentarse diferencia alguna, se procede
a realizar los ajustes respectivos.
2.8 Causación de Secretaria Una vez se haya elaborado la nómina de la Registros
la nómina General Entidad, esta deberá ser remitida a contabilizados /
Profesional Contabilidad, para el registro contable de Registros
Universitario la obligación laboral. calculados
RRHH.
2.9 Causación de Secretaria Luego de efectuar la causación de la Registros
las General nómina, se procede a realizar el mismo contabilizados /
obligaciones Profesional procedimiento con el registro de las Registros
generadas por Universitario obligaciones laborales generadas por las calculados
la nómina RRHH. obligaciones laborales, tales como
pensión, salud, riesgos profesionales,
Comfamiliar, Sena, ICBF.
2.10 Causación de Secretaria Terminado el registro de causación de las Registros
los descuentos General obligaciones laborales de la entidad, se contabilizados /
por nóminas Profesional procede a realizar el registro de los Registros
Universitario descuentos efectuados en la nómina, tales calculados
RRHH. como cooperativas, embargos,
retenciones, aportes a salud y pensión,
préstamos.
2.11 Realización de Tesorería y Una vez se hayan causado en el sistema Comprobantes de
pagos Contabilidad contable cada una de las obligaciones y pago emitidos /
exigibilidades directas generadas por Acreedores
nómina a cargo del AMB, así como causados
aquellas ocasionadas por descuento, se
procede a emitir los comprobantes de pago
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para el cubrimiento de dichas

responsabilidades con los acreedores:
obligaciones laborales, salud, pensión,
riesgos profesionales, parafiscales,
contratos, proveedores, embargos,
cooperativas, DIAN, Municipio.

3. PROVISIONES
3.1 Identificación Secretaria Causadas y canceladas las obligaciones y Total Registros
de los General exigibilidades inmediatas generadas como liquidados en
conceptos que Profesional gasto o por descuento de nómina, se nómina
hacen parte del Universitario procede a identificar los conceptos
factor salarial RRHH cancelados en la nómina y que deben ser
considerados como factor salarial.
3.2 Cálculos para Secretaria Identificados los elementos constitutivos de Registros
provisiones General factor salarial y que hacen parte de la base contabilizados /
Profesional para la liquidación de prestaciones Registros
Universitario económicas del servidor público, se liquidados en
RRHH procede a realizar los cálculos y a liquidar nómina
el monto de los factores objeto de
provisión: cesantías, intereses sobre las
cesantías, vacaciones, primas de
vacaciones, de servicios, de navidad.
3.3 Causación y Secretaria Diligenciar las notas contables requeridas, Monto total de
elaboración de General efectuar las provisiones legales y los las notas
documentos Profesional registro correspondientes en el software elaboradas /
contables Universitario financiero y contable de las prestaciones Monto total de
RRHH económicas de cada uno de los servidores los registros
públicos de la Institución: cesantías, liquidados en
intereses sobre las cesantías, vacaciones, nómina
primas de vacaciones, de servicios, de
navidad.
3.4 Registro Contabilidad Realizar en el software los registros Registros
contable contables, con base en los soportes contables
documentados y las notas contables realizados /
elaboradas. Notas
elaboradas

4. DEPRECIACIONES
4.1 Identificación Subdirector El auxiliar administrativo, debe reportar a Monto total de
de bienes Administrativo y contabilidad, el registro de bienes muebles las
muebles de la Financiero (devolutivos) a cargo de la misma, depreciaciones
Entidad Auxiliar cuidando de incluir aquellos elementos que realizadas
(devolutivos) Administrativo hayan sido adquiridos durante la vigencia
Almacén. fiscal y que, por su valor y normatividad
contable, deban ser considerados como
activos fijos muebles.
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4.2 Verificación de Auxiliar Apoyados en la documentación recibida, Cálculos

la información Administrativo Contabilidad debe proceder a verificar la reportados /
Recursos veracidad de los registros y cálculos Cálculos
Físicos recibidos, contra los archivos históricos y verificados
asientos contables de la vigencia que
reposan en la dependencia contable. En
caso de encontrarse diferencias, se
procede a verificar y dilucidar cualquier
anomalía que se presente.
4.3 Calculo de la Auxiliar Una vez conciliada cualquier diferencia Diferencias
depreciación Administrativo que se haya podido presentar entre los conciliadas /
Almacén y inventarios físicos y contables de los Diferencias
Contabilidad bienes muebles del AMB, el Auxiliar detectadas
Administrativo Recursos Físicos procede a
calcular de forma individual, cada uno de
los bienes muebles relacionados en la
base de datos.
4.4 Resumen de la Contabilidad Verificado el cálculo individual de Monto de
información y depreciación de cada bien mueble depreciación
elaboración de reportado por el Auxiliar Administrativo de liquidada / Monto
notas Recursos Físicos, se procede a la de depreciación
contables consolidación de la información obtenida, consolidada
resumiendo y elaborando el comprobante
de ajuste contable por cada una de las
subcuentas a afectar con el fin de ejecutar
el registro en el software financiero y
contable, en la aplicación respectiva
4.5 Identificación Subdirector Revisión de la base de datos de activos Total
de los bienes Administrativo y fijos inmuebles que se encuentra inconsistencias
inmuebles Financiero registrada en los auxiliares y anexos detectadas
Auxiliar contables.
Administrativo
Almacén.
4.6 Liquidación de Auxiliar Una vez revisada la base de datos Monto de la
la depreciación Administrativo contable y el inventario físico de los depreciación
Recursos inmuebles de la Entidad, el auxiliar calculada
Físicos y administrativo de Recursos Físicos
Contabilidad procede a liquidar de forma individual,
cada uno de los bienes inmuebles
identificados. Así mismo procede esta
Sección en la verificación y control de los
bienes muebles e inmuebles.
4.7 Resumen de la Contabilidad Verificado el cálculo individual de Monto de
información y depreciación de cada bien inmueble, se depreciación
elaboración de procede a la consolidación de la liquidada / Monto
notas información obtenida, resumiendo y de depreciación
contables elaborando el comprobante de ajuste consolidada
contable por cada una de las subcuentas a
afectar con el fin de ejecutar el registro en
el software financiero y contable.
4.8 Registro Contabilidad Realizar en el software los registros Depreciación
contable contables correspondientes a las registrada /
depreciaciones de los bienes muebles e Depreciación
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inmuebles, con base en los soportes consolidada

documentados y las notas contables
previamente elaboradas.

5. AMORTIZACIONES
5.1 Identificación Contabilidad Seleccionar las subcuentas objeto de Total cuentas y
de los rubros amortización, identificando montos totales, subcuentas para
de activo y tiempos y valores a amortizar en amortizar
pasivo conceptos como pólizas de seguros,
diferidos suscripciones, afiliaciones y elementos de
consumo.
5.2 Cálculo de la Contabilidad Con base en la identificación de Monto total de
amortización subcuentas realizadas en el punto anterior, las
se procede a efectuar los cálculos de los amortizaciones
valores que afectarán cada uno rubros calculadas
diferidos objeto de amortización,
precisando los valores reales que por
consumo o agotamiento serán registrados.
5.3 Resumen de la Contabilidad Realizado el cálculo individual de Monto de
información y amortización de cada subcuenta que amortización
elaboración de registre activos o pasivos diferidos, se liquidada / Monto
notas procede a la consolidación de la de amortización
contables información obtenida, resumiendo y consolidada
elaborando el comprobante de ajuste
contable por cada una de las subcuentas a
afectar con el fin de ejecutar el registro en
el software financiero y contable.
5.4 Registro Contabilidad Realizar en el software los registros Amortización
contable contables, atendiendo a los soportes registrada
documentados y las notas contables
elaboradas.

6 AJUSTES Y RECLASIFICACIONES
6.1 Impresión de los Contabilidad Registradas todas las transacciones y Documentos
informes operaciones contables, se procede a impresos
contables a imprimir los documentos y reportes de
conciliar trabajo que permiten tener la información
detallada y consolidada, como elemento
para conciliar la veracidad y objetividad de
la información contable, se procede a
imprimir el Balance de Prueba mensual
para su verificación, esta se realiza por la
aplicación del Software GD.
6.2 Análisis de la Contabilidad Analizar y conciliar la información Diferencias
información suministrada electrónica o físicamente por detectadas /
registrada cada una de las dependencias de la Registros
Entidad, (nómina y registros relacionados, conciliados
deudores, bancos, contratación, gastos),
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contra los reportes y documentos de

trabajo que detallan y consolidan la
información contable.
6.3 Detección de Contabilidad Detectar los posibles ajustes a realizar por Ajustes
inconsistencias concepto de reclasificación de valores, realizados /
cuentas y subcuentas, montos registrados, Diferencias
códigos, NIT, naturaleza de las cuentas detectadas
utilizadas y el objeto de la operación
realizada, calidad del beneficiario o
responsable de la operación, malas
imputaciones contables.
6.4 Resumen de la Contabilidad Realizado el análisis de la información Notas de ajuste
información y registrada, los resultados obtenidos y los realizados /
elaboración de insumos suministrados, se procede a la Ajustes
notas contables consolidación de la información obtenida, detectados
resumiendo y elaborando el documento de
contabilidad para ajustes DCA,
(comprobante de ajuste contable) por cada
una de las subcuentas a afectar, con el fin
de actualizar el registro en el software
financiero y contable.
6.5 Registro Contabilidad Realizar en el software los registros Ajustes
contable contables, con base en los soportes contabilizados /
documentados y las notas contables Ajustes
elaboradas. realizados

7. CONCILIACIONES
7.1 Impresión de Contabilidad Registradas todas las transacciones y Total registros
los balances operaciones de tesorería, presupuestales y de tesorería,
de prueba, contables, se procede a imprimir los presupuesto y
listados reportes de trabajo que permiten tener la contabilidad
contables y de información detallada y consolidada, como
presupuesto elemento para conciliar la veracidad y
objetividad de la información contable. En
caso de presentarse alguna diferencia, se
procede a imprimir y a confrontar la
información contenida en el auxiliar
detallado de terceros.
7.2 Revisión de Contabilidad Con base en los reportes de tesorería Registros
resultados (disponibilidades en caja y bancos), revisados /
presupuestos (registro de ingresos y Registros
gastos) y contabilidad (cuentas de activo, realizados
pasivo, patrimonio, ingreso y gasto) se
revisan los saldos de cada grupo de
cuentas con el fin de detectar cualquier
inconsistencia entre los saldos registrados
en cada proceso.
7.3 Detección de Contabilidad Detectar los posibles ajustes a realizar por Ajustes
inconsistencias concepto de reclasificación y ajuste de detectados /
valores, tanto en las cuentas y subcuentas Registros totales
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contables, los registros presupuestales y

los saldos reales de caja y bancos.
7.4 Resumen de la Contabilidad Realizado el análisis de la información y Notas de ajuste
información y las inconsistencias detectadas, se procede realizados /
elaboración de a la consolidación de la información Ajustes
ajustes obtenida, elaborando los comprobantes y detectados
notas de ajuste a los rubros que se
encuentren afectados.
7.5 Registro Contabilidad Realizar en el software pertinente, los Ajustes
contable registros de tesorería, presupuesto y contabilizados
contabilidad, con base en los soportes DCA / Ajustes
documentados y las notas contables realizados
elaboradas.

8. INFORMES PERIÓDICOS
8.1 Listado de Contabilidad Finalizado el periodo contable (mensual o Libros auxiliares
informes trimestral) y realizados los ajustes propios revisados e
de la conciliación de tesorería, impresos
presupuesto y contabilidad, la sección de
contabilidad, imprime los listados
(balances de prueba) para realizar revisión
y consolidación final de los libros
auxiliares.
8.2 Validación de Contabilidad Con la certeza de la confiabilidad de la Validación de
la información información, la sección de contabilidad toda la
procede a efectuarla validación de la información
información registrada, en el software que contable,
la Dirección Nacional de la Contabilidad presupuestal y
Pública tiene establecido para tal fin. de tesorería
8.3 Presentación Contabilidad Verificada la confiabilidad, objetividad y Informes
de informes razonabilidad de las cifras contables, requeridos /
presupuestales y de tesorería, para el mes Informes
o trimestre objeto de observación, la presentados
sección de contabilidad presenta a la Cumplimiento de
Contaduría General de la Nación, los los términos de
informes correspondientes según normas presentación
establecidas:
CGN2005-001-SALDOS -Y-MOVIMIENTOS
CGN2005-002-OPERACIONES -RECIPROCAS
CGN2005NE-003-NOTAS DE- CARÁCTER -
ESPECIFICO
CGN2005NG-003-NOTAS DE- CARÁCTER -
GENERAL
Relación, en Mayo y Noviembre, de
deudores morosos del AMB, para ser
enviada en medio magnético (internet) a la
Contaduría General de la Nación.
Servicio de la deuda, la cual se envía por
la plataforma de Gestión Transparente a la
Contraloría General del Departamento,
esta es mensual antes del 5 día de cada
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mes.
8.4 Observaciones Contaduría En caso de presentarse alguna Inconsistencias

a la General de la observación por parte de la Contaduría detectadas
información Nación General de la Nación, esta deberá ser
tramitada inmediatamente por la sección
de contabilidad a fin de dar por finalizado
el envió de documentos.

9. CIERRE DE FIN DE AÑO
9.1 Circular interna Todas las Solicitud a todas las dependencias del Registros
dependencias AMB para que se sirvan revisar y financieros y
confirmar si todas las operaciones económicos no
institucionales de carácter financiero y reportados
económico fueron reportadas y durante el
registradas oportunamente durante el periodo
proceso contable.
9.2 Ajustes y Contabilidad Si se presenta información financiera y Registros
asientos de económica que por omisión no se haya financieros y
cierre reportado y registrado oportunamente económicos no
durante el periodo contable, se procede a reportados
efectuar los comprobantes de ajuste y los durante el
asientos requeridos. periodo
9.3 Revisión final Contabilidad Elaborados los últimos asientos Confrontación
de la contables, se procede a la revisión final de los saldos
información de los saldos de cada una de las cuentas auxiliares y
contable mayores y auxiliares del balance general mayores
y el estado de resultados.
9.4 Impresión del Contabilidad Una vez se tenga la confirmación de los Confirmación de
balance de saldos mayores frente a la sumatoria de saldos débitos y
prueba, y los parciales, se debe proceder a la créditos
registro de impresión de los listados ajustados.
terceros correspondientes a los listados de
cuentas que conforman el balance de
prueba.
9.5 Cierre de las Contabilidad Con el fin de obtener las cifras definitivas Cuentas
cuentas de de la ejecución presupuestal acumuladas presupuestales
planeación y por cada una de las cuentas establecidas afectadas /
presupuesto en el Catálogo General de Cuentas de Cuentas
manera que permita conformar el reporte contables
CGN2005-001-SALDOS-Y- registradas
MOVIMIENTOS en lo que se refiere a las
cuentas de planeación y presupuesto, al
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COPIA CONTROLADA:
final de la vigencia debe efectuarse el

respectivo cierre de acuerdo con lo
establecido en la dinámica contable
definida en el Plan General de
Contabilidad Pública.

10. ESTADOS, INFORMES, REPORTES Y NOTAS CONTABLES FINALES
10.1 Impresión de la Contabilidad Terminado todo el cierre de la vigencia Documentos
información y contable se procede imprimir la requeridos /
revelación información que con corte a 31 de Documentos
contable Diciembre de cada vigencia, debe ser revelados y
presentada por la Institución, a más enviados
tardar el 15 de febrero del año siguiente
a la Contaduría General de la Nación:
Balance general
Estado de la actividad financiera,
económica, social y ambiental
Estado de cambios en el patrimonio
Estado de flujos de efectivo
Notas a los estados contables básicos
Informes específicos solicitados
Reportes contables
10.2 Remisión de Contabilidad Una vez se tengan firmados todos los Informes
información documentos por el Director, Subdirector requeridos /
administrativo y financiero y por el Informes
profesional responsable de la información presentados
contable, se procede a efectuar, tanto en Cumplimiento de
medio físico como magnético, la los términos de
remisión respectiva al Subdirector del presentación
Área Metropolitana Bucaramanga, a la
Contaduría General de la Nación y la
Contraloría General del Departamento.
10.3 Observaciones Contaduría En caso de presentarse alguna Inconsistencias
a la General de la observación por parte de la Contaduría detectadas
información Nación General de la Nación, esta deberá ser
tramitada inmediatamente por la sección
de contabilidad a fin de dar por finalizado
la validación de documentos, el cual
queda identificado con la impresión de
envío que emite el sistema con la fecha y
hora en que se realiza.
10.4 Hechos Todas las Si a pesar de todos los requerimientos, Hechos
posteriores al dependencias solicitudes, revisiones y verificaciones posteriores al
cierre realizadas durante la vigencia, se cierre,
detectan operaciones financieras y detectados y no
económicas omitidos y no registradas registrados
oportunamente en las cuentas contables, contablemente
se procederá a efectuar el
reconocimiento de los hechos posteriores
al cierre, conforme a las normas, técnicas
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COPIA CONTROLADA:
y lineamientos establecidos por la

Contaduría General de la Nación.

11. INFORMES ESPECIALES
11.1 Presentación DIAN, Secretaría Basados en los registros contables realizados durante el
de informes de Hacienda de periodo, se deben presentar tanto a la DIAN como a la
especiales Municipal de Secretaría de Hacienda Municipal Bucaramanga, en los
Bucaramanga tiempos y formatos previamente establecidos, la siguiente
información:
Declaración de renta
Declaración de retención en la fuente
Declaración de retención del impuesto de industria y
comercio.
Elaboración de la Información Exógena correspondiente al
año anterior la cual debe corresponder con las cifras
consignadas en la declaración de renta y esta consta de:
Informes de: ingresos, gastos, bancos, activos fijos, pasivos,
relación de retención en la fuente descontada por cada NIT,
indicando las bases de retención. Esta información debe ser
validada en el software de la DIAN y luego enviada, vía
Internet, archivo por archivo de cada uno de los cuadros
elaborados.
E: 18/03/2015 Página 18 de 18

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OBJETIVO ESPECIFICO POR ETAPA DEL PROCESO

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La Constitución Nacional en su Artículo 354, establece la figura del Contador General de la

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RECONOCIMIENTO CONTABLE. Es la etapa de captura de los datos de la realidad financiera,

REVELACIÓN CONTABLE. Es la etapa que sintetiza y representa la situación, los resultados de

 Determinar el patrimonio público del Área Metropolitana de Bucaramanga

 Tomar decisiones tendientes a optimizar la gestión eficiente de los recursos y el

 Aportar a la determinación de la situación del endeudamiento y la capacidad de pago del

 Apoyar la determinación de los montos de las asignaciones y apropiaciones

 Servir de insumo para alimentar subsistemas estadísticos que permitan hacer el

 Evaluar la aplicación y destinación eficiente de los recursos institucionales.

 Generar mayor gobernabilidad institucional, mediante la difusión y socialización de los

 Las demás resoluciones, circulares y aplicativos emitidos por la Contaduría General de la

ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE

1. Registro del presupuesto aprobado para la vigencia

10. Estados, Informes, reportes y notas contables finales

OBJETIVO ESPECIFICO POR ETAPA DEL PROCESO

1. REGISTRO DEL PRESUPUESTO APROBADO PARA LA VIGENCIA. Establecer la

2. REGISTRO, CAUSACIÓN Y PAGO DE RESPONSABILIDADES. Realizar la causación de los

3. PROVISIONES. Efectuar la causación de cada uno de los gastos generados dentro de la

4. DEPRECIACIONES. Registrar el reconocimiento de la pérdida de capacidad operacional de la

5. AMORTIZACIONES. Consolidar y registrar el gasto incurrido por la Entidad, debido al beneficio

6. AJUSTES Y RECLASIFICACIONES. Revisar, corregir y registrar cualquier inconsistencia

7. CONCILIACIONES. Identificar y registrar las operaciones presupuestales y de tesorería,

8. INFORMES PERIÓDICOS. Proporcionar a la Contaduría General de la Nación y a los demás

9. CIERRE ANUAL. Verificar y consolidar el registro de todas las operaciones financieras y

10. ESTADOS, INFORMES, REPORTES Y NOTAS CONTABLES FINALES. Revelar la

11. INFORMES ESPECIALES. Revelar a las entidades de control fiscal, de gestión o de

No Actividad Proveedor Descripción del procedimiento Indicador

No Actividad Proveedor Descripción del procedimiento Indicador

bien mueble o devolutivo; número de

para el cubrimiento de dichas

No Actividad Proveedor Descripción del procedimiento Indicador

No Actividad Proveedor Descripción del procedimiento Indicador

4.2 Verificación de Auxiliar Apoyados en la documentación recibida, Cálculos

inmuebles, con base en los soportes consolidada

No Actividad Proveedor Descripción del procedimiento Indicador

No Actividad Proveedor Descripción del procedimiento Indicador

contra los reportes y documentos de

No Actividad Proveedor Descripción del procedimiento Indicador

contables, los registros presupuestales y

No Actividad Proveedor Descripción del procedimiento Indicador

8.4 Observaciones Contaduría En caso de presentarse alguna Inconsistencias

No Actividad Proveedor Descripción del procedimiento Indicador

final de la vigencia debe efectuarse el

No Actividad Proveedor Descripción del procedimiento Indicador

y lineamientos establecidos por la

No Actividad Proveedor Descripción del procedimiento Indicador

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