CI-M

CUESTIONARIO DE EVALUACIN DE CONTROL INTERNO

CICLO DE COMPRAS, EGRESOS, EGRESOS

FUNCIONES CONTABLES Y PROCESOS 1.

Describa los documentos o medios electrnicos utilizados para iniciar o registrar las transacciones que se listan a continuacin, la informacin contenida en dichos registros y la persona o personas que preparan la fuente.
a.

Iniciacin de una transaccin de compra o gasto (orden de compra, contrato, etc.) - (incluir copias).

b.

Registro de la recepcin de los bienes o servicios (reporte de recepcin, etc.)

c.

Registro de la factura del proveedor por los bienes y servicios recibidos (Voucher, factura, contrato, etc.).

d.

Registro del desembolso de efectivo por los montos facturados (Cheques, listado de cheques emitidos, listado de desembolsos de efectivo, etc.).

2.

Describa que le pasa a la informacin en cada documento o registro listado anteriormente desde que el registro es creado hasta que la informacin es transferida al siguiente registro listado anteriormente, o hasta que la informacin es registrada en la balanza general. Indique quien desarrolla estos procesos y que otros documentos o registros son usados o creados en el proceso. a.

b.

c.

He revisado la informacin preparada por el cliente y he comprobado que estos controles describen adecuadamente el sistema puesto en operacin.

______________________________ Preparado por ______________________________ Revisado por

________________________ Fecha ________________________ Fecha

CUESTIONARIO DE EVALUACIN DE CONTROL INTERNO

CICLO DE COMPRAS, EGRESOS

OBSERVACIONES 1. Documente las respuestas de las siguientes preguntas. Si no es significativa el rea o el aspecto del ciclo de transaccin no es necesario contestar dicha pregunta. Pero habr que sealarse as. 2. Cuando un control no est establecido o es inadecuado, se debe hacer una referencia a los comentarios de sugerencia para su consideracin.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL 1.

Cmo se establecen y mantienen las cantidades y precios de las ordenes de compra? (Vg. e.g. polticas de registro de inventarios; consideracin de descuentos por volumen; recursos mltiples de abastecimiento; solicitud de presupuestos; etc) Quin desarrolla estos procedimientos de control y cmo son documentados? (Valuacin)

2.

Cmo asegura la Compaa que las ordenes de compra estn debidamente autorizadas? Quin desarrolla estos procedimientos de control y cmo son documentados? (Existencia u ocurrencia)

3.

Qu procedimientos existen para asegurar que la descripcin, cantidad y condiciones de los bienes recibidos estn soportadas por una orden de compra autorizada y que dicha recepcin sea reportada en tiempo oportuno a las reas de compras y/o contabilidad? Quin desarrolla estos procedimientos de control y cmo son documentados?(Existencia u ocurrencia, integracin, valuacin)

4.

Cmo garantiza la Compaa que los empleados responsables de iniciar o autorizar las ordenes de compra no son los responsables de la recepcin de los bienes o del registro de las cuentas por pagar? Quin desarrolla estos procedimientos de control y cmo son documentados? (Existencia u ocurrencia, integridad, derecho u obligacin)

5.

Con respecto a las compras de mercanca (Vg. inventarios, bienes tangibles, etc.) que procedimientos existen para asegurar que las facturas de los proveedores y las notas de crdito son correctas (Vg. verificacin de que los artculos y que las cantidades corresponden a los artculos efectivamente recibidos o devueltos; comparacin de las especificaciones y precios contra la orden de compra, verificacin de los totales y extensiones de las facturas; etc)? Quin desarrolla estos procedimientos de control y cmo son documentados? (Existencia u ocurrencia, derecho u obligacin, valuacin)

6.

Con respecto a los servicios (Vg. Publicidad, asistencia legal, auditora, etc.) o bienes recibidos directamente por los usuarios (artculos de consumo, etc.) qu procedimientos existen para asegurar que las facturas de los proveedores son correctas y que los servicios y bienes han sido recibidos? Quin desarrolla estos procedimientos de control y cmo son documentados? (Existencia u ocurrencia, derecho u obligacin, valuacin)

7.

Cmo asegura la Compaa que empleados diferentes a aquellos responsables de la recepcin de bienes sean los responsables del procesamiento de las cuentas por pagar? Quin desarrolla estos procedimientos de control y cmo son documentados? (Existencia u ocurrencia, integridad, derecho u obligacin)

8.

Qu procedimientos existen para asegurar que todas las transacciones de compras o gastos estn adecuadamente registradas en los libros y en los periodos contables correspondientes?. Si son significativos, Qu procedimientos existen para asegurar que todas las notas de crdito estn adecuadamente registradas en los libros? Quin desarrolla estos procedimientos de control y cmo son documentados? (Integridad, derecho u obligacin, valuacin)

9.

Qu procedimientos existen para asegurar que los desembolsos de efectivo estn adecuadamente autorizados, son efectuados en tiempo oportuno (consideracin de descuentos por pagos en efectivo, etc.) y que representan compras de bienes o servicios (incluyendo procedimientos para pagos anticipados o embarques en COD)? Quin desarrolla estos procedimientos de control y cmo son documentados? (Existencia u ocurrencia)

10.

Qu procedimientos existen para asegurar que los desembolsos de efectivo son preparados por empleados diferentes a aquellos que inician o aprueban los documentos que dan origen a los desembolsos de efectivo? (Vg. ordenes de compra, vouchers, facturas, etc.) Quin desarrolla estos procedimientos de control y cmo son documentados? (Existencia u ocurrencia, integridad)

11.

Qu procedimiento existe para asegurar que el acceso a efectivo y cheques est restringido a personal autorizado? (Vg. Control sobre resguardo y uso de los cheques emitidos, control y custodia de las maquinas emisoras de cheques y facsmiles, etc.) Quin desarrolla estos procedimientos de control y cmo son documentados? (Integridad)

12.

Qu procedimientos existen para asegurar que, despus de firmados, toda la documentacin soporte sea debidamente cancelada y que los cheques sean directamente enviados al proveedor? Quin desarrolla estos procedimientos de control y cmo son documentados? (Existencia u ocurrencia, integridad, derecho u obligacin)

13.

Cmo asegura la Compaa que los empleados responsables de enviar los cheques a los proveedores no son tambin responsables de la generacin de los cheques o del registro contable de los desembolsos? Quin desarrolla estos procedimientos de control y cmo son documentados? (Existencia u ocurrencia, integridad)

14.

Qu procedimientos existen para asegurar que los desembolsos de efectivo estn apropiadamente registrados y los gastos estn apropiadamente registrados en los libros en el periodo contable que corresponde y que existan detalles adecuados de los gastos en la balanza general? Quin desarrolla estos procedimientos de control y cmo son documentados? (integridad, valuacin)

He revisado la informacin preparada por el cliente y he comprobado que estos controles describen adecuadamente el sistema puesto en operacin.

______________________________ Preparado por ______________________________ Revisado por

________________________ Fecha ________________________ Fecha