Formato Condicional en Excel

Muchas veces queremos dar formato a las celdas según el valor que
poseen, de forma que se resalten por ejemplo valores negativos en
una venta, o hacer que Excel nos indique visualmente los meses mas
bajos en nuestra información, o cómo vamos en el progreso de
nuestras metas. Para ello existen los formatos condicionales que
cambian de forma automática según lo programado por el usuario,
veamos…

Primer caso: Cambiar colores de texto según el valor

Veamos el caso en que queremos que las notas de un grupo se vuelvan de color rojo si
son desaprobatorias. Esto es, menor que 10.5. Y queremos que se pongan en azul si
están aprobados (mayores a 10.5)

Teniendo los datos, procederemos a seleccionar sólo los números que queremos
condicionar y luego nos iremos a la Menú Inicio, Formato Condicional. Ahí veremos una
lista de todas las formas posibles de aplicar formatos. Para este caso en particular
deberemos seleccionar Resaltar reglas de datos, pudiendo luego elegir Es menor
que…
Una vez hecho esto, Excel nos mostrará una ventana donde nos solicitará el valor a
utilizar como condición y el formato que queremos aplicar. Súper sencillo y fácil.

Luego de haber hecho eso, podremos comprobar cómo cambia el color del texto
automáticamente si modificamos alguna nota ingresada. A continuación, deberemos
hacer lo mismo para hacer que las notas mayores a 10.5 se vuelvan de color azul.
Elegimos la opción Mayores que… y al no encontrar la opción de texto azul en la lista
desplegable haremos clic en Formato personalizado:

Con ello ya tenemos nuestro primer caso resuelto. Como siempre deberemos comprobar
que el texto cambia de color automáticamente al cambiar de valor el contenido de la
celda.

Segundo caso: Valores superiores o inferiores

Este formato condicional es muy útil cuando queremos resaltar detalles como los 10
mejores alumnos de un aula, o los 5 mejores meses de ventas del año, o los 3 récords
más altos en un campeonato. En nuestro caso vamos a resaltar las 10 ventas más altas
de la siguiente tabla. (puede observarse que esta tarea no es tan fácil de hacer a mano).

De igual forma, seleccionamos los números de la tabla y nos vamos a Formato

Condicional, para luego elegir Reglas superiores e inferiores, luego elegiremos 10
superiores. Ahí veremos cómo se resaltan automáticamente las celdas con los valores
más altos de toda la tabla. También podemos escoger la cantidad de elementos que no
necesariamente tendría que ser 10 y además un formato personalizado.

Tercer Caso: Barras de datos

Es una forma de entender la información como una evolución gráfica donde cada valor se
representa en forma de barra de progreso. Así pues, el valor más alto será el 100 por
ciento de progreso mientras que el valores más bajos tenderán a ser menos visibles en la
escala.

De esta forma podemos dar una idea de qué valores han progresado más en
comparación con otras cifras inmediatas.
Cuarto Caso: Escalas de color
Los formatos condicionales de escalas de color sirven para diferenciar y segmentar datos
de tal forma que nos sea más fácil entender las variantes entre las distintas series de
datos. Como ejemplo en el siguiente gráfico nos ayuda a observar que los meses con
menor temperatura son junio, julio, agosto y setiembre. Cosa que a simple vista sería
dificultoso poder visualizar.

Quinto Caso: Conjuntos de íconos

También estos formatos condicionales permiten hacer un comparativo entre toda la serie
colocando un ícono indicativo de acuerdo al estado del valor seleccionado. Por ejemplo
en el siguiente gráfico hemos resaltado positivamente a aquellos vendedores que han
realizado más ventas: