Derecho y Pricticn Notariat + 217 122” FORMA DE USAR EL PROTOCOLO Aqui nos referimos: A) gQué materia se puede incorporar en el protocolo? B) ¢Cual es la técnica o redaccién de las escrituras? C) éCual es la forma material de usar las hojas de protocolo y problemas practicos en su uso? Analizando las materias que se pueden incorporar en el proto- colo, dice el Art. 16 inc. 2°, L.N.: “El notario asentara en su protocolo los actos, contratos y declaraciones que ante sus ofi- cios se otorguen, salvo los exceptuados por la ley.” (Que son las actas notariales; articulos 50, inc. 2° y 70 L.N.) Ejemplo: Testa- mento abierto; las donaciones, las ventas de inmuebles y algan otro caso es potestativo el realizarlo en escritura publica, docu- mento privado o en acta notarial otros que no pueden ser objeto de inchusién en el protocolo; que son los casos en que la ley exige que se haga en acta notarial, Ejemplo: sustitucion de poder. A Eseaneado con Camscannetais = Lic, Luis Vasquez Lépez ~ Hay una serie de actos que se realizan enel protocolo, algunos de ellos se encuentran en el Codigo de Familia, como reconocimiento de hijo natural, matrimonio. En el Cédigo Civil se encuentran en su Libro I todos los casos regulados de la tradicién, las constitu- ciones de los derechos de uso y habitacién, el establecimiento de servidumbres voluntarias; en el libro III el testamento abierto y cerrado, escrituras de tradicién de deena y enel libro IV toda la ama de contratos que el mismo contempla. | Especificamente crige escritura la compraventa de inmuebles, las donaciones revocables 0 por causa de muerte, la irrevoca- ble, y el instrumento de constitucién de hipoteca, también de- termina base material para otorgar escritura el Codigo de Co- mercio en la constitucién de sociedad; el Cédigo de Procedi- mientos Civiles en cuanto a los poderes, y hay otra serie de actos que se pueden incluir en el protocolo que ya no los con- templa esta legislacién que son: la reunion de inmuebles, con- templado en el Reglamento de Registro; las escrituras de protocolizacién de remedicién de inmuebles contemplado en la Ley de Ingenieros Topégrafos; las escrituras de rectificacién a que se refiere el Cédigo de Procedimientos Civlies en los articu- los 278 al 282 y todas las diligencias de Jurisdiccién Volunta- ria que aparecen en la ley de la materia. 2°) Con respecto a la forma de redaccién de las escrituras matrices podemos decir que la escritura matriz tiene una técnica practica en su redaccién, la practica la ha establecido y sabiendo mane- jar esa técnica practica es facil redactar cualquier clase de escri- turas. Ha sido implantada esa técnica por el uso y la costumbre, ha habido ya intentos de analizar esa forma de redaccién, sea en el sentido de cambiarla, sea en el sentido de eliminar palabras innecesarias 0 en el sentido de extractar al maximo su conteni- do. En esto cada quien tiene libertad de opinar lo que su con- Ciencia le determine; pero se debe respetar lo ya establecido para el que comienza, porque esa forma de redaccién su razén tiene de ser y muy poco se le puede quitar o agregar. Esa técnica de redacci6n se va a analizar al estudiar la escritu- ra matriz. 3) Problemas practicos en el uso de las hojas del libro 1. Hojas en blanco sin utilizar 2. Vueltos o frentes sin utilizar 3. Alteracién en el orden del uso de las hojas. Escaneado con Camcanner| os * Derecho y Practica Notarial * 219 En el ejercicio del notariado es frecuente que al redactar una escritura matriz en el protocolo sobre todo en el de hojas sucl- tas, que se deje una hoja en blanco sin utilizar y se contintia en el resto; al respecto puede haber dos situaciones: a) Que la escritura ya esté firmada por las partes y se da cuenta el notario cuando esté cerrando el protocolo o en el mo- mento; y “b) Cuando se da cuenta del error antes de la firma de las partes. ~ En el primer caso cuando ya las partes han firmado el instrumento, no hay solucién legal, no se puede suspender la escritura de conformi- dad a la interpretacién que se le ha dado a la Ley de Notariado; sin embargo la escritura no adolece de ningun defecto en si, no puede alegarse nulidad del instrumento otorgado. Las consecuencias que aca- rrea el error del notario son simplemente profesionales y éstas son multas y observaciones por la Corte Suprema de Justicia, el notario lo mas que puede hacer para no revelar ignorancia o negligencia inexcu- sable, es advertir la situacién en la raz6n de cierre del protocolo. En el segundo caso es cuando las partes todavia no hayan firmado laescritura. La solucién es que se Ilena toda la hoja que ha quedado en blanco con el tema relativo a la escritura y suspender al final la escritura por haberse repetido el texto de la misma en base ala facul- tad que da el Ari. 38 inc. 2° L.N. Cuando-en una hoja ha quedado el frente o el vuelto en blanco, la problematica de su solucién es la misma que la del contenido en el literal a). Uso invertido de los folios: Esto se plantea en el protocolo de hojas sueltas y es frecuente ai 17 20 18 19 21 Si la escritura ya esta suscrita por las partes no se puede solucio- nar, se le impone la multa por la C.S.J. y el notario debe advertir el error en la raz6n de cierre. Sino han firmado las partes, la solucién es Escaneado con Camscannerid = Lic. Luis Véesquez Lopez — a ando se devuelve el proto, el orden de los folios. g; nvertido y se advierte en suspender las escrituras, pero se coloca cu colo en el orden respective y se empasta €N | las partes ya han firmado, se empasta en eli la raz6n de cierre. Arts. 63 y 18 L.N. 123. TERMINO DEL LIBRO DE PROTOCOLO Por vencimiento del plazo de su Puede ser por dos situaciones: a) De eae oa vigencia y b) Por agotarse materialme! vencimiento del plazo. En el primer caso el libro de protocolo tiene un afio de vigencia q contar de la entrega, Art, 18L.N. Al vencerse ese plazo la ley da 15 dias al notario, posteriores a esa caducidad del plazo para devolver e] protocolo a la autoridad que lo legaliz6. Esta obligacion de devolver el libro de protocolo la establece el Art. 23 L.N. que dice: El segundo caso se da cuando habiéndosele entregado el libro de su protocolo al notario, éste se agota antes del afio; en este caso el notario tendra que cerrado con las formalidades legales y pedir que se le lega- lice otro; para dichos efectos tendra o debera entregar el libro ya agota- do, el cual si va en legal forma le sera devuelto y se le autoriza otro. 124,- HOJAS ADICIONADAS PARA TERMINAR UN INSTRUMENTO Seguin el Art. 20 L.N., "Cuando las hojas legalizadas con que se deba formar un libro de protocolo no alcanzaren para terminar un instrumento ya comenzado en ellas, el notorio podré agregar las hojas de papel sellado del mismo valor que fueren necesarias para la terminacién de dicho instrumento, debiendo presentar en este caso el libro yo formado, al funcionario respectivo, dentro de los cinco dias siguientes a la fecha del otorgamiento. El funcionario las legalizard, si fuere procedente, dejando constancia del némero de emisién y de toma de razén de las hojas agregadas, en el libro de entregas correspondientes.” Las hojas que se agregan y a que se refiere el Art. 20 L.N., transcritos, servirén solamente para terminar cl instrumento ya comenzado y para ningiin otro mas; terminado ese instrumento, como ya se dijo, el no- tario debe cerrar el libro con la raz6n respectiva, procediendo a pre- pararlo para su devolucion. Seguin el Art, 22 L.N., que hemos citado, éste manda que cuando el notario presente el libro que levare para obtener nuevas hojas, pata Escaneado con Camcanner* Derecho y Prictica Notarial * 221 Jegalizar las que hubiere agregado en caso de terminacién de un ins- trumento, 0 para que se Je autorice un nuevo libro, aquel le sera de- vuelto; entendemos que no es facultativo del notario recibir el libro en este momento, porque la ley no da a entender tal situacién y también porque mientras vence el plazo de vigencia, sera el notario quien podra dar testimonio de los actos 0 contratos incorporados en este libro. Cuando la ley dice que las hojas de papel sellado que se agreguen se legalizaran si fuere procedente, se refiere a que éstas deberan ir en el papel sellado del valor de cuarenta centavos cada una y deberan presentarse dentro de los cinco dias de otorgado el instrumento para el cual se utilizaron, y ademas debera haber cumplido el notario con los demas requisitos que el exige la ley para llevar el protocolo, como son, estar legalizado, los instrumentos numerados correlativamente, en papel de cuarenta centavos, etc. Hemos visto pues, que el notario puede agregar hojas a un libro de protocolo, siempre que sea de hojas sueltas, wnicamente para finalizar un instrumento comenzado. En tal caso se presentara el libro ya forma- do, dentro de los 5 dias siguientes a la fecha de otorgamiento de la escri- tura concluida en las hojas adicionales, para que la oficina respectiva las legalice y tome raz6n de ellas en el libro de Registro o de Entrega. En los libros que se hayan presentado ya formados y empastados, no se permite la adicion de hojas. Si no logra concluirse el instrumen- to, se suspenders el otorgamiento. Art. 7 inc. 3° Las formulas usadas son las siguientes: (a) Para la autorizacién de las hojas adicionales: La oficina respectiva, al serle presentadas las hojas agregadas, las legalizara. La Seccién del Notariado y algunos juzgados, se limitan a sellarlas; pero otros juzgados usan una razén similar ala autorizacion original del libro, con la siguiente formula: “En esta fecha se legalizan las cinco hojas agregadas al libro mamero décimo del protocolo del notario LUIS VASQUEZ LOPEZ. Seccién de Notariado, a los quince dias del mes de mayo de dos mil uno”, (Firma y Sello). Para-la razén en el libro: “N°...........En esta fecha fueron legalizadas.... nales al libro mimero... marcadas con los numeros. bajo los mimeros.... mil ...” (Firma) (0 chojas adicio- del protocol del notario Fl de las que se tom6 razon Escaneado con Camscanner222 = Lic. Luis Vasquez Lopez — En esta nota 0 asiento, se asentara ademas de! eee ies la emision, de la “toma de razén” de las hojas de pap loy : ea lativa. no importa que su numeracién no sea Corre’ 125.- PREPARACION DEL PROTOCOLO PARA SU DEVOLUCION Ya sea que el libro de protocolo termine porque Be ee tae an- tes del plazo o porque se ha vencido éste, la preparacion. el libro para su devolucion se hard de acuerdo a lo establecido en el Art. 21 L.N., que textualmente dice: rotocolo 0 que termine el ato de dique el nimero de hojas de que de los instrumentos autorizados, “Siempre que se agoten las hojas de un libro de p' su vigencia, el notario lo cerrard con una razén que in se compone, de las utilizadas o si lo han sido todas, z el lugar y fecha del cierre, firmandola y sellandola. Queda autorizade el notario para agregar una hoja adicional para consignar esta raz6n. Si el notario no hubiere utiliza- do su protocolo; estara obligado a poner la razén de cierre, haciendo constar esta circunstancio. El notario agregaré a cada libro de protocolo, un indice en el cual expresard por orden de fecha, los instrumentos autorizados, los nombre de los otorgontes y los folios en que se encuentran. Los nimeros de las escrituros cerrados o sin efecto que hubieren sido suspendidas, se incluirén en el indice”. Vemos que se encuentra un poco desordenado lo referente a la preparacién del libro para su entrega; por ello, el doctor Olmedo Lépez, lo dividi6 para su estudio en los siguientes literales: (a) Razén de cierre (b) Indice del libro de protocolo (c) Legajo de Anexos (4) Empaste del libro de protocolo (a) Razon de cierre Dice Neri que en la técnica juridico-notarial, el cierre del libro equivale al acta de clausura celebrada a continuacién de la ultima escritura al término del libro de protocolo o a su otorga- miento. La raz6n de cierre la consigna el Art. 21 L.N., y es aquella que se redacta al terminar el libro o a la fecha de su vencimiento. Esta razon la pone el notario inmediatamente de agotado o ven- cido el libro. Si la raz6n no cabe en el protocolo la ley permite agregar una hoja adicional. Es importante observar que esta raz6n de cierre, el notario la firma y sella; 0 sea, el sello del notario no se utiliza en las escri- Escaneado con Camcanner* Derecho y Prictica Notarial * 223 turas que se asientan en él, sino solamente la firma de los otor- gantes, testigos, intérpretes, si lo hubiere, y la del notario. El caso anterior y el acta notarial que se levanta en el caso del testamento cerrado que trata el Art. 41, inc. 2° L.N., son los dos casos excepcionales en que se usa el sello del notario en el protocolo. Laraz6n de cierre en la practica, puede presentar cinco variantes: (1) Que en el libro de protocolo se haya ocupado la tiltima hoja en su frente y parte del vuelto, pero quede espacio para consignar la razon. La raz6n de cierre tiene los elementos basicos en todas las variantes, pero varia en sus redacciones. En esta primera variante se puede hacer asi: “En esta fecha cierro el presente libro PRIMERO de mi pro- tocolo con OCHENTA hojas utilizadas, de las CIEN de que se compone. En él constan treinta y ocho instrumento au- torizados y uno suspendido. En San Salvador, la fecha y afi, no se pone la hora”. Todas las razones de cierre las firmas el notario con firma entera y ademas debe poner el sello de notario; es un caso excepcional, dije, en que el sello se usa en el protocolo. (2) Cierre del libro si se ha ocupado totalmente el frente y casi en su totalidad el vuelto de la ultima hoja, queda espacio para comenzar la “razén” mas no para terminarla, enton- ces es necesario agregar una hoja de cuarenta centavos para terminar la raz6n; pudiera ser que el vuelto sea ocu- pado en su totalidad, entonces la razén integra debe po- nerse en la hoja adicional y no comenzarse en el libro. Redaccién de la razén de cierre cuando se vence el libro, agotadas complemente las hojas, se redacta en hoja adi- cional asi: “gn esta fecha cierro el libro PRIMERO de mi protocolo, compuesto de CIEN hojas utilizadas todas. En él constan cincuenta instrumentos autorizados y dos suspendidos. Se hace constar que la presente raz6n de cierre se concluye en la presente hoja adicional (0 esta Raz6n se consigna en la presente hoja adicional). San Salvador, fecha, mes y aio. (3) Caso del notario que no ocupa su protocolo, o sea, que en el folio 1 se encuentra la raz6n de legalizacién de la oficina Eseaneado con Camcanner224 o oo” = Lie. Luis Vasquez Lopez ~ respectiva. La razén de cierre debe ponerse ee te después de aquélla y las demas hojas se dejan limpiag en su totalidad, ” Redaccién de la razon cuando se devuelve el libro sin utili. zar ninguna hoja: . “En esta fecha cierro mi presente libro de Protocolo com. puesto de VEINTICINCO hojas que se devuelven sin utili. zar: San Salvador, dia, mes y afio’ . . 7" El notario puede explicar en la raz6n, el motivo por el cual se entrega sin utilizar, lo mismo cuando se devuelve antes de la fecha de vencimiento. (4) El libro ha sido utilizado parcialmente, la raz6n de cierre debe de ponerse inmediatamente después de la tiltima es. critura, dejando el resto de hojas en blanco. 6 Cuando estando en el tiltimo folio no se concluye la escri- tura, se agregardn las hojas necesarias para terminarla y luego se pone la razén de cierre. Sino cabe, se puede toda- via agregar una hoja adicional para ponerla. Esto sélo pue- de darse en el libro de hojas sueltas. Se puede redactar asi: (En esta fecha cierro el presente libro PRIMERO de mi pro- tocolo compuesto de VEINTICINCO hojas originales mas TRES hojas adicionales utilizadas todas ( 0 compuesta de VIENTIOCHO hojas, por haberse agregado tres a las veinti. cinco originales, utilizadas todas). En él constan veinte ins- trumentos autorizados (uno suspendido). En San Salva. dor, fecha.” Antes de la fecha se puede poner: “Se hace constar que la pre- sente raz6n de cierre se termina e n hoja adicional.” Indice del libro de protocolo Siguiendo con la preparacién del libro notario debera elaborar un indice, Art. le servird para facilitar el manejo del co: de protocolo, y para encontrarlos con mas pide: ‘esumira el trabajo realizado en su libro. El indice no forma parte del libro de Protocolo, ya que segtin el Art. 21, ine. 2° L.N,, éste es Un agregado del libro, formando PreparaciOn de éste para se devuelto en Para su devoluci6n, el 21. Inc. 2° L.N., el cual njunto de instramentos Escaneado con Camcanner* Derecho y Préctica Notarial + 225 La ley omitié establecer ciertos requisitos del indice, tales como: ~ La clase de papel en que debia redactarse. Se sabe que el uso de papel sellado es un impuesto que debe ser objeto de ley expresa, y como no hay disposicién que establezca di- cho impuesto para elaborar el indice, se acostumbra ela- borarlo en papel comun. No determiné si el indice debia firmarse y sellarse por el notario. En la practica se sella y firma por el notario, aun- que la ley no hace mencién alguna al respecto, pero si no lo hace, no comete infraccion. No determiné si el indice debe empastarse al principio 0 al final del libro. A la Seccién del Notariado le es indiferente si va al principio 0 al final, porque no tiene ninguna impor- tancia, lo esencial es que el indice debe ir dentro del em- paste y no fuera de él; en el caso del libro ya empastado el indice se pega. - Algunos notarios ponen fecha al final del indice y luego lo firma y sella. - Pueden dejarse en blanco los vueltos del indice y redactarse solamente en su frente. - Elindice puede foliarse con nimeros y poner el notario su sello y ribrica en la parte superior derecha de la hoja. La ley en ningtin momento exige que el notario use la media firma, pero la usa para cada una de las hojas del testimonio cuando consta de varias hojas; debiendo poner en la ultima hoja firma entera. Usa la media firma también para las copias que daalas partes, en la hojas intermedias y para las copias en papel comin que remite a la Seccién del Notariado Se aprovecha para aclarar que la ribrica y la media firma son diferentes. - La naturaleza o contenido del instrumento no esta expre- samente exigido para incluirse en el indice, pero por ser til y practico al notario, se debe expresar. — Con relacién a las escrituras suspendidas, si se tienen que poner en el indice, ya que éstas conservan su numero. El Art. 38, inc. 2° L.N., al respecto dispone: “Los insirumentos se escribiran en el protocolo a mano con tinta oa maquina, uno a continua- cién de otro, sin dejar espacio en blanco entre ellos, excepto el necesario para las firmas, y deberén numerarse correlativamente. Los escrituras que no llegaren a concluirse por desistimiento de las partes 0 por cualquier otro motivo, conservarén el nimero que les corresponde y se ferminarén con una razén firmada sélo por el Notario, en la que expresaré la causa por Ia cual han sido suspendidas” Eseaneado con Camscanner2 = Lic. Luis Vasquez Lop 206 tie ts Msgs bores (ce) Lo anterio! nde scritura, por el solo nos da a ent 4 que esa e: el | terior nos da a ente! : a hecho de conservar su mimero, debera anotarse en el indice Jumnas con el objeto de | del indice se prepara en CO con el fone la busqueda de los instrumentos y diligencias de que se compone el libro. . oe Cada na de estas columnas contiene los siguientes elementos que la practica y la ley han establecido —_ ae En la primera, se acostumbra poner el nimero de Orden; En la segunda, la fecha, pero con la COL ea ig nar los instrumentos por riguroso orden a fecl hese store En la tercera, se deben mencionar los nombres de ‘gan- tes y no de los comparecientes; ; / En la cuarta, las clases de instrumentos autorizados; En la quinta, los folios en que se encuentran los instrumentos Algunos notarios acostumbran poner en una solo columna la cla- se de instrumentos autorizados y el nombre de Jos otorgantes. Otros le agregan el de los comparecientes. El notario puede redac- tar el indice en la forma que mas le convenga, pero en definitiva lo que no debe faltar en el indice por prescripcién legal es: 1) Elorden de fecha; 2) Los instrumentos autorizados; 3) Nombre de los otorgantes; 4) Folios en que se encuentran las escrituras. 5) Legajo de Anexos Legajo de Anexos. Este es el conjunto de documentos que se agregan al libro, cuando se entrega a su vencimiento 0 al terminarse. A este legajo se refiere el Art. 24 de la Ley de Notariado, que debe leerse antes de continuar. Asi vemos que el legajo de anexos no es parte integrante del Protocolo, sino un agregado de él; y ello se deduce de la tiltima Parte del Art. 24, inciso mencionado, cuando dice: “el legajo se entregara junto con el libro de protocolo respectivo”. Algunos Escaneado con Camscanner+ Derecho y Practica Notarial + 227 Porque no todos los instrumentos tienen documentos que agre- gar al legajo, siendo necesario identificarlo; y (c) que cada do- cumento anexado debe llevar al dorso el sello del notario; en la practica los notarios firman los documentos también. Con respecto a los documentos que se anexan, el Art. 24, esta- blecié en la segunda parte: “los poderes especiales con que hubieren actuado los otorgantes, que no contuvieren autoriza- cion para otros actos atin no ejecutados, atin no ejecutados, y los demas documentos que sélo pueden servir para la celebra- cidn del acto o contrato de que se trata”. Como vemos, el tinico documento serialado en forma expresa son los poderes espe- ciales para los actos en los cuales sélo una vez se utilizan, por tanto, ante la indeterminacién de la ley en la enumeracién de los documentos, vamos a sefialar los que en la practica y con mayor frecuencia se tienen que agregar, dejando por ultimo algunos otros, que en casos especiales se tienen que agregar. 1° Boleto Recibo de Transferencia de Bienes Raices Este es un impuesto que se paga por la transferencia de bienes raices y en todos aquellos casos que por modalida= des de los contratos se comprenden la tradicién de esta clase de bienes. Regularmente dicho impuesto se paga por los interesados por medio de los notarios inmediatamente después que es causado. El notario, para pagar este im- puesto, libra oficio al Administrador de Rentas, para que con las referencias que en le mismo sefialan, éste perciba el valor del impuesto causando; el Administrados entrega al notario un boleto original y un duplicado; al testimonio se agrega el duplicado, que el dorso es firmado y sellado por el notario, con una raz6n que exprese el nttmero del instrumento que corresponde, surtiendo asi, los efectos legales que exige la ley, para que se registre debidamente en el Registro de la Propiedad respectivo. Al legajo de anexos se agrega el original del recibo del pago no se le autoriza otro libro. 2° Certificaciones Estas certificaciones son las expedidas por los Jueces, de las sentencias en los juicios de utilidad y necesidad; esas certificaciones solamente sirven para un solo acto 0 con- trato, tal como regula el Art. 24 de la Ley de Notariado. Escaneado con Camcanner228 (q| = Lic. Luis Vasquez Lopez 3° Poderes Especiales Entre los poderes especiales estan por ejemplo, que se otorga para vender un determinado inmueble; para contraer ma- trimonio, etc. Estos son los poderes a que expresamente se refiere la ley. También se pueden agregar al libro de protocolo, aquellos documentos que a peticién de los interesados | protocolizados; esta agregacién se hace también a peticion de dichas personas, dejando constancia de ello en el ins- trumento de protocolizacién. Esos documentos, si no son agregados al anexo, son devueltos a los interesados con una razon firmada y sellada por el notario, en el que se indicara el numero del instrumento, folios, fecha y libro en que se hizo la protocolizacién. También se debe agregar la minuta cuando los otorgantes no saben hablar en castellano y concurren a otorgar una escri- tura en el pais, pues deben elaborar un documento en su propio idioma conteniendo todo lo que ellos deseen que se consigne en el contrato. Ese documento se Ilama minuta y se tiene que agregar al Legajo de Anexos. Art. 32, inc. 2° L.N. Hay otros documentos que también se agregan, y son los que sirven para determinado acto, por ejemplo: las diligen- cias matrimoniales a que se refiere el Art. 138 inc. 2°C.codigo de familia El Art. 24 L.N.. no es taxativo para determinar los docu- mentos que se agregan al legajo de anexos. También se agregan las credenciales y punto de acta que para ese acto debe agregarse. Resumiendo, el legajo de anexos se prepara de la siguiente forma: 1. Se ordena por orden de instrumento a que correspondan, no se agregan al azar. 2. Cada uno de los documentos debe sellarse por el notarioy expresar al dorso el numero del instrumento a que corres- ponde. El articulo 24 inc. 1° L.N., no expresé que cada legajo debe de firmarse, de ahi que si un notario no firma el legajo de anexos con comete infraccién alguna, pero en la practica todos los no- tarios sellan y firman. La raz6n o fundamento de sellar al dorso el documento, es facilitar el examen de los documentos. Empaste del libro de protocolo Esta es la ultima formalidad a llenarse para preparar el libro de Protocolo para su devolucién; este requisito se justifica y tiene Escaneado con Camcanner+ Derecho y Préctiea Ne razon de ser vinicamente en el libro de hojas sueltas, ya que éste se empasta hasta que se va a devolver, con el libro que se legaliza ya empastado se presenta un problema que nos hace preguntar- nos: gComo hace el notario con el indice, con Ja razon de cierre que va en el empaste?. La ley no autoriz6 al notario para que en caso que la raz6n de cierre vaya en una hoja adicional, desempaste su libro para agregar ésta, el indice y volver a empastar el libro; de tal manera que los notarios que como casos excepcionales llevan esta clase de libro han sentado dos practicas. 1*. Pegan en la ultima hoja, tanto la hoja adicional para la razon de cierre y el indice; ésta, segtin la opinion de mu- chos es la practica mas aceptada, ya que no obstante no haberlo dicho la ley, aceptandola, no se rompe ni formal- a. mente el caracter juridico del libro ya empastado. En esta practica, se desempasta el libro, se insertan el in- dice y la hoja adicional de la razén de cierre y se vuelve a empastar. Esta practica ha caido en desuso, y aunque la ley no la autoriza, algunos notarios lo hacian. 126.- TERMINO DEL LIBRO POR AGOTARSE LAS HOJAS PERO ANTES DE VENCERSE EL PLAZO En este caso el notario debe obtener nuevo libro para poder seguir ejerciendo el notariado. Para obtenerlo debe seguir los siguientes pa- Sos con respecto al libro agotado en sus hojas. (1) Debe poner la razén de cierre, con la variante que esa razon sélo podra ser en dos casos: a) que la raz6n de cierre quepa en esa tiltima hoja del libro; y b) que se haya utilizado totalmente el protocolo, aqui se pone Ia razén de cierre en hoja aparte, pero si la escritura se ha terminado en hojas adicionales, debe ponerse la razén de cierre en la ultima hoja adicional, o sea, no se da el caso de la razon de cierre del protocolo que se devuelve sin utilizar 0 parcialmente utilizado. (2) Debe acompafarse indice con las mismas reglas ya vistas. (3) Debe acompanarse con legajo de ancxos con las mismas reglas ya vistas; pero lo que varia es que en este caso no se exige que se presente empastado cl libro de protocolo, aunque la ley en su Art. 18 inc. 2° parte final asi lo exige, y la razon es porque en este segundo caso el libro se le devuelve en ese mismo instante Escaneado con Camscanne230 = Lic. Luis Vasquez Lopez ~ al notario, para que lo tenga en su poder hasta que se agote el aio de vigencia del mismo. Esta ultima situacién es otra dife- rencia en el caso del protocolo que se vence por plazo, pues entonces el notario entrega el libro para siempre. ndo se Ie han agotado las hojas, La raz6n de la devolucién del libro cual lurante el es porque el notario tiene la facultad de extender testimonios di plazo de la vigencia del protocolo, que se cuenta a partir de su entrega. Vencido el aiio de vigencia de ese libro que s¢ ha devuelto al notario, debe empastarlo y entregarlo a la oficina respectiva dentro de los quince dias siguientes a su vencimiento, conforme a las reglas generales. 127.- gPUEDEN UN NOTARIO EN UN MISMO MOMENTO TENER VARIOS LIBROS DE PROTOCOLO A LA VEZ? Hemos visto que el libro de protocolo de un notario puede agotarse en sus hojas antes de la fecha de vencimiento del mismo, por lo que si el periodo de vigencia del libro no hubiere caducado, se le devuelve el libro, incluso sin hacer anotacién en el libro de Registro y sin ponerle razon de cierre, aunque en la practica en la Seccion de Notariado y Juzgados, cierran el libro atin antes de su vencimiento. Resulta que de esta forma estos libros van quedando en poder del notario, pero ya no puede cartular en ellos, solamente expedir testimonios hasta la fecha de caducidad. Es importante realzar aqui que el notario sélo puede cartular en un solo libro de protocolo, el tiltimo autorizado y que no haya vencido su término de vigencia, ni se haya agotado en sus hojas. 128.- PROCEDIMIENTO DE LA AUTORIDAD QUE RECIBE EL PROTOCOLO El notario devuelve su protocolo a la autoridad que lo legalizé, debe necesariamente devolverlo a ella, no importa que el notario haya cam- biado de domicilio. Y la autoridad que lo recibe al vencimiento del afo, tiene que seguir un procedimiento, que es el siguiente: (1) Anotar la devolucién del protocolo en el libro de registro, ano- tacion que se hace al lado de la razon de entrega de ese proto- colo. Art. 25, inc. 2° L.N. (2) Poner la raz6n de cierre al protocolo por parte de la oficina que lo recibe. Art. 23, parte final. Esta razon de cierre es a conti- Escaneado con Camcanner(3) + Derecho y Priictica Notarial « 231 nuaci6n de la raz6n de cierre del notario, y si no hay espacio se Poe agregar hoja adicional de cuarenta centavos. Art. 23 la enumeracién del Art. 23 adole primer lugar no determina si esa h lado 0 papel comin, y la Ley de N ma. En la practica, se ha adoptad papel sellado. La segunda omisi6: firmar esa razén de cierre, pero e: al secci6n o el Juez respectivo, ce de dos omisiones, pues, en 1oja adicional debe ser papel se- lotariado, no soluciona el proble- lo la costumbre que la hoja sea de n es que no determina quien debe 'S légico que debe firmar el Jefe de ar z Pero queda la duda si debe firmar también el secretario y si es necesario el sello de la oficina; como la ley no ha exigido absolutamente nada, ninguna violacién a la Ley de Notariado hubiera si no firmara el secretario y si no hubiera sello; pero por analogia, ya que en el procedimiento judicial la firma del secretario convalida la actuacién del juez, se acostumbra aqui también que firme el secretario y se sella. Esta razon de cierre sélo puede hacer observaciones respecto de los errores que se notaren en la raz6n de cierre del notario, 0 sea que no se puede entrar a analizar en esa razon de cierre las violaciones u omisiones que el notario haya cometido en las escrituras matrices. La oficina (Seccién del Notariado o Juzgado) pondra razén de cierre después de la del notario, usando la formula: “Revisando él presente libro ntimero DECIMO SEGUNDO del protocolo del notario LUIS VASQUEZ LOPEZ, se encuentra co- rrectas las circunstancias expresadas en la anterior razon de cierre. Seccién del Notariado, a los tres dias de junio de mil novecientos noventa”.(Firma y Sello). Art. 23. Sila razon del notario tuviere errores, la oficina indicara cuales son los datos inexactos. La misma oficina anotarA en el libro de Registro, en la seccin destinada al respectivo notario, la devolucién de cada libro, mediante la formula: “En esta fecha el notario... ..« ha entregado el libro ntimero............... de su protocolo, de..... «. hojas (se indicara si se agregaron hojas), de las que se utilizaron sess (0 “utilizadas todas”) con .. ... instrumento autoriza- “ suspendidos entrega ademés.... documentos como anexos dos, y. o1ny WE seve . de mil novecientos ........... (Firma). Art. 25. Se limita este paso a los Juzgados: los Juzgados de Primera Instancia, al recibir los protocolos de parte de los notarios de- ben realizar los dos pasos anteriores, 0 sea, anotar la devolu- cién en el libro de registro y poner la raz6n de cierre en el protoco- Escaneado con Camcanner232 = Lic. Luis Vasquez Lopez = lo; no esta facultado el Juzgado para analizar el contenido del protocolo. Lo que hace es remitir cl protocolo a la Secci6n del Notariado en San Salvador, juntamente con el legajo de anexos, y ademas remite las copias de los testimonios que le entrega- ron el papel simple, todo dentro de los quince dias siguientes a la devolucién por el notario. Art. 24, inc. 2° LN. La Seccién del Notariado tiene varias fuentes de recepcion de libros: (1) Recibe los libros que la seccién legaliza; . (2) Recibe los libros que le remiten los Juzgados de Primera Ins- tancia; Art. 27, inc. 2° L.N. . (3) Recibe los libros de los Jueces de Primera Instancia que llevan. los Juzgados (no es muy usual que esto suceda), tratandose de testamento en defecto de notarios; (4) Recibe los libros que llevan los Consules de Carrera y Jefes de Misi6n Diplomatica. Con todos estos libros la Seccién de Notariado tiene las obligacio- nes que establece el Art. 27, y son: a) Debe revisar los libros. Aqui entra el andlisis del libro, ver cua- les son las informalidades en la forma de llevarlo y la redaccion y contenido de las escrituras matrices; La obligacién de informar esas informalidades a la Corte Su- prema de Justicia La obligacién de remitir todos esos libros con los legajos de anexos y copias de testimonios en papel simple, y con oficio de. remisién a la Corte Suprema de Justicia, dentro de los treinta dias siguientes a su recibo. b) Se Los libros de protocolo son guardados para siempre en el archivo de la Corte Suprema de Justicia, Escaneado con Camcanner