GESTIÓN DE CORREO Y AGENDA ELECTRÓNICA.

1. Tipos y configuración de cuentas de correo electrónico.

El correo electrónico es un sistema de mensajería que sirve para enviar textos escritos, así como

adjuntar y enviar archivos.

Actualmente podemos encontrar servicios de correo electrónico a nivel generalista (ya sean

gratuitos o de pago) como pueden ser Gmail u Outlook, pero también existen multitud de

proveedores que ofrecen los mismos servicios, e incluso las grandes empresas tienen sus propios

servidores que no dependen de estas compañías de servicios de correo.

IMPORTANTE

Una cuenta de correo estará sujeta a un dominio donde está almacenada

(gmail.com, outlook.es, mixmail.com, etc.) y a un nombre de correo que no

puede repetirse en toda la red Internet.

Una vez creada nuestra cuenta de correo podemos acceder a ella a través de los dos tipos

fundamentales de sistemas de correo que muestra el material “sistemas de correo electrónico”:

Webmail: consiste en la apertura del correo desde

un navegador web, como Chrome, Firefox, Edge.
Etc. Y todas las funcionalidades de correo nos
aparecerán desde una página web que nos
actualiza el proveedor de servicio, como cualquier
otra página web que podamos abrir desde nuestro
navegador. Por ejemplo Google Gmail.

Cliente de correo: es un software que instalamos

en nuestro equipo informático, especializado en la
lectura y gestión de los correos y aplicaciones
relacionadas con el mismo. Esa misma aplicación
es monofuncional y funcionará (en igualdad de
condiciones de conectividad y equipo informático)
de manera un poco óptima que el webmail. Un
ejemplo de software de este tipo es Mozilla
Thunderbird.

Sistemas de correo electrónico.

Webmail y cliente de correo.

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Podemos tener abiertas tantas sesiones como deseemos, o necesitemos, tanto desde webmail

como desde local con cliente de correo.

El envío o recepción de correo electrónico se realiza mediante unos protocolos de servicio. Los

protocolos son las reglas que normalizan el uso de estándares para poder configurar y gestionar

el correo.

Los protocolos de servicio que encontramos en cualquier webmail o cliente de correo son los que

se recogen en el siguiente material:

El protocolo SMTP

El protocolo IMAP

El protocolo POP

El protocolo SSL

Protocolos de servicio.
Correo electrónico.

• El protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, o ‘protocolo simple de transferencia de

correo’): es el estándar de Internet para el intercambio de correo electrónico. Se encarga

de la transmisión del correo hasta el servidor que almacena los mensajes de los usuarios

destinatarios.

• El protocolo IMAP (Internet Message Access Protocol, o ‘protocolo de acceso a mensajes

de Internet’): permite a los clientes de correo electrónico acceder a los mensajes

almacenados en los servidores de correo desde cualquier máquina con acceso a Internet.

El IMAP se diferencia del POP en el hecho que los correos electrónicos de los servidores

IMAP están almacenados en el servidor y se quedan incluso si se baja el correo electrónico,

mientras que en POP los mensajes descargados se borran del servidor.

• El protocolo POP (Post Office Protocol, o ‘protocolo de oficina de correos’): hace referencia

al tipo de servidor que se utilizará para recibir correo. Permite la gestión, el acceso y la

transferencia de mensajes de correo electrónico entre el servidor de correo y el usuario. El

usuario se conecta a su servidor de correo y, utilizando uno programa de cliente de correo,

se descargan los mensajes del servidor a la aplicación local, quedando eliminados del

mismo.

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 • SSL (Secure Sockets Layer, ‘protocolo de capa de conexión segura’): es un protocolo

criptográfico que permite una conexión segura para una red, comúnmente Internet.

Estos protocolos definen los dos tipos de cuentas fundamentales que existen actualmente, las

cuentas POP y las cuentas IMAP. El protocolo de envío y el protocolo de seguridad podemos

encontrarlos en ambos tipos de cuentas.

Creando una nueva cuenta de correo.

En el ámbito laboral, a la hora de configurar las cuentas de correo, podemos optar por cuentas

personales nominativas utilizando el nombre y primer apellido de cada persona, o la inicial del

nombre y el primer apellido, etc., o cuentas de índole generalista, como por ejemplo

información@miorganización.com, RRHH@entidad.es, etc.

Estas cuentas, una vez configuradas por parte del equipo de sistemas de nuestra empresa o de

una empresa externa proveedora de servicios de acceso a Internet, podrán utilizarse tanto a nivel

interno dentro de nuestra corporación como a nivel global de todo internet.

Por el contrario, si queremos crearnos una cuenta en un proveedor generalista para uso de ámbito

laboral, bien para un proyecto o para búsqueda de empleo, haremos las siguientes

recomendaciones:

• Para el nombre de la cuenta podemos utilizar cualquier tipo de caracteres alfanuméricos.

También podemos utilizar símbolos, como los guiones o puntos para separar partes de

nuestro nombre y que así quede visualmente más “limpio”, etc.

• El nombre de la cuenta no debe ser excesivamente largo. Recomendamos utilizar el

nombre primer apellido, o el nombre y las dos iniciales de cada apellido, etc.

• No tenemos que utilizar en la parte nominal terminologías personalistas, que inviten a la

confusión o bien que estén alejadas del ámbito laboral. Debemos evitar en este punto

apodos y apelativos cariñosos de nuestro entorno que para una cuenta de uso personal

no tendría ningún problema, pero en otros ámbitos no resultaría apropiado.

• La contraseña debe contener un mínimo de 8 caracteres y debe constar también como

mínimo, con una letra mayúscula, un número y algún carácter especial (@, #, =, etc.).

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2. Entorno de trabajo: Configuración y personalización.

Además de los entornos de trabajo citados en el apartado anterior – Gmail y Mozilla Thunderbird

–, a continuación, vamos a presentar dos nuevos entornos tanto de web mail como de cliente de

correo pertenecientes al mismo proveedor: Outlook.

Al coincidir el proveedor de cliente de correo con el proveedor de servicios de correo, podremos

visualizar nuestra cuenta de correo tanto desde el webmail como desde el propio programa local

de cliente de correo Outlook 2019 instalado en nuestro equipo.

Inicio de cuenta

Cuando iniciamos una cuenta desde webmail no necesitamos ninguna configuración

excepcional, simplemente la dirección web de acceso al webmail, nuestro nombre de usuario de

correo y la contraseña de acceso.

Cuando utilizamos un cliente de correo necesitaremos conocer los nombres y protocolos de

servidor de correo. Estos datos los podemos pedir a nuestro proveedor de servicios de acceso

internet o, en su caso, al departamento de sistemas informáticos de nuestra empresa.

IMPORTANTE

Aunque necesitamos los protocolos y nombres de servidores para

configurar una cuenta de correo tanto en Outlook como en Mozilla

Thunderbird, en el caso de ser cuentas provenientes de proveedores de

correo como Gmail o de Outlook, el propio programa de instalación de

nuestro cliente de correo localizará y asignará automáticamente estos

datos requeridos.

También podemos recordar en este punto que, si tenemos un cliente de correo, sea Mozilla

Thunderbird u Outlook, podemos configurar varias cuentas de correo dentro del mismo cliente.

Veamos cómo crear una cuenta: Al instalar Mozilla Thunderbird o Microsoft Outlook nos aparecerá

un sistema guiado y tan solo deberemos seguir las instrucciones que van apareciendo en pantalla.

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En ambos casos, los pasos que debemos seguir son simplemente introducir el nombre de usuario

y la contraseña si utilizamos correos “bajo” de dominio de grandes “marcas”, como Google o

Outlook. El resto de las configuraciones se instalan de manera automática.

En caso de contar con los servicios de un proveedor de correo, bien un servidor local en nuestra

compañía, podemos especificar los datos facilitados por nuestro administrador de sistemas

desde las opciones avanzadas de configuración: los datos de los protocolos SMTP e IMAP/POP3,

así como el usuario y la contraseña.

En un mismo ordenador podemos tener varias cuentas de correo, bien en formato IMAP o

mediante gestores de correo POP3 instalados. Por este motivo, a lo largo del proceso de instalación

también se nos preguntará si queremos que el Thunderbird sea nuestro cliente de correo por

defecto. En caso afirmativo, solo tendremos que seleccionar la casilla adecuada.

Thunderbird y Outlook permiten tener varias cuentas de correo electrónico. Así, cada vez que

accedemos al gestor de correo, seleccionaremos qué correo queremos consultar.

Una vez instalada la primera cuenta en nuestro cliente de correo, para crear una cuenta nueva,

iremos a OPCIONES/Nuevo/Cuenta (nueva o existente) como muestra el material “nueva cuenta

de correo”:

Nueva cuenta de correo.

Outlook.

El asistente nos da la opción de elegir entre crear una nueva cuenta de correo, un bloque o canal

RSS, una cuenta de correo Gmail o un grupo de discusión. Si seleccionamos la opción Cuenta de

correo, se nos irán mostrando diferentes pantallas donde tendremos que insertar los datos del

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correo que queremos dar de alta. Por un lado, se nos pedirá el nombre y la dirección de correo; de

la otra, importando, se nos pedirá información del servidor de entrada (POP o IMAP) y del servidor

de salida (SMTP).

En el caso de Outlook, para añadir o eliminar una cuenta de correo, tenemos que ir a

Archivo/Agregar cuenta.

De forma análoga, podremos modificar parámetros de la cuenta activa haciendo clic en Reparar,

modificar los datos del usuario haciendo clic en Cambiar, o eliminar la cuenta haciendo clic en la

opción Quitar.

3. Plantillas y firmas corporativas.

3.1. Plantillas.

El uso de plantillas y firmas nos ayudará a personalizar nuestros mensajes y comunicaciones

conforme a nuestra marca personal o conforme a la imagen corporativa de nuestra organización

(empresa o entidad), así como aumentar nuestra productividad al tener ya modelos

prediseñados y no tener que invertir tiempo en el diseño de cada correo.

En efecto, así evitaremos tener que aplicar criterios de diseño a texto, firma de correo, etc. ya que

contaremos con una plantilla de correo prediseñada y almacenada.

RECUERDA

Una plantilla es una composición de correo que queda memorizado en un

borrador y que podemos reutilizar en tantas ocasiones como deseemos o

necesitemos evitando tener que crear cada correo partiendo desde cero.

Para este ejemplo vamos a utilizar el cliente de correo Mozilla Thunderbird. Lo primero que

debemos hacer es pulsar en el botón para redactar un nuevo correo, el cual nos abrirá una

ventana emergente como la que muestra el siguiente material en la que realizaremos la

composición de dicho correo:

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 Composición de nuevo correo.
Mozilla Thunderbird.

Una vez finalizada la redacción de nuestro correo, adjuntados archivos y firmas, tendremos un

correo válido para enviar. En ese momento, nos iremos a la opción de guardar el mensaje.

En este punto, si elegimos la opción por defecto borrador guardamos nuestro correo en la carpeta

de dicho nombre. Cuando lo busquemos en la carpeta, abramos de nuevo este correo y lo

enviemos, desaparecerá de dicha carpeta y quedará como un correo enviado.

En cambio, si elegimos la opción plantilla, guardaremos el correo en la carpeta de Plantillas. La

gran diferencia respecto a la carpeta Borradores es que cuando abrimos un correo guardado

como plantilla y lo enviamos, este no desaparece de la carpeta Plantilla, sino que permanece en

la misma para realizar tantos usos de él como deseemos o necesitemos.

En el siguiente material “plantilla de correo” podemos observar cómo es el proceso cuando

seleccionamos el mensaje guardado en la carpeta Plantilla y se nos abre dicho mensaje en una

nueva ventana de composición del correo. En esta nueva ventana de redacción del correo,

haremos los cambios oportunos, en caso necesario, y una vez finalizada la redacción pulsaremos

el botón de enviar tal como señala el siguiente material:

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 Plantilla de correo.
Enviar correo.

3.2. Otros clientes de correo y webmails.

Todos los clientes de correo webmail más usados del mercado tienen la posibilidad del

almacenamiento y uso de plantillas de correo.

El siguiente material muestra una captura de pantalla de la opción que permite la creación y

gestión de plantillas en Outlook2019:

Creación y gestión de plantillas.

Outlook 2019.

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También Google Gmail cuenta con la opción de almacenamiento y uso de plantillas. Sin embargo,

esta opción no activada desde el inicio. Para activarla, debemos acceder a las opciones de

configuración avanzada y seguir los siguientes sencillos pasos:

• Abre Gmail.

• Arriba a la derecha, haz clic en Configuración. Ver todos los ajustes.

• En la parte superior, haz clic en Configuración avanzada.

• En la sección Plantillas, selecciona Habilitar.

• En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

El siguiente material “creación y gestión de plantillas” muestra las opciones que aparecen en

pantalla:

Creación y gestión de plantillas.

Google Gmail.

Firmas de correo.

Las firmas son un elemento básico en cualquier organización para afianzar el branding

corporativo a la hora de realizar comunicaciones.

Las firmas son como las plantillas de correo, pero únicamente se aplican insertándose en el pie de

cada correo que redactamos. Estas firmas de correo pueden aparecer a modo de “tarjeta de

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visita” recogiendo los datos personales, puesto laboral, y datos de contacto y localización de la

empresa donde la persona que envía el correo desempeña su labor profesional.

Veamos cómo se crea una firma de correo en Microsoft Outlook 2019.

Para ello, lo primero que debemos hacer es abrir la opción del menú firma de correo electrónico.

En este momento se nos abrirá una ventana emergente en la cual podemos clicar en el botón

Nueva para crear una firma desde cero.

Como muestra el material “creación y gestión de firmas de correo”, esta acción hará que, a su vez,

se nos abra otra nueva ventana emergente más pequeña, en la cual deberemos ingresar el

nombre con el que denominaremos esta firma:

Creación y gestión de firmas de correo.

Microsoft Outlook 2019.

IMPORTANTE

Por defecto cuando creamos la firma no la insertará en todos los correos

de nueva redacción, para poder optar a esta opción debemos dirigirnos a

la parte superior derecha de la ventana de firmas y plantilla y elegir tanto

la cuenta como si queremos realizar esa opción con los mensajes nuevos

que vayamos creando.

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Finalmente podemos encontrar en la mitad inferior de la ventana una pantalla de edición en la

cual podemos insertar tanto texto como números, imágenes, links o vínculos a los elementos que

consideramos para crear nuestra firma.

Una vez finalizada la edición de nuestra firma de correo pulsamos el botón Aceptar. Y, a partir de

ese momento, cada vez que compongamos un nuevo correo nos aparecerá la ventana de

redacción de un nuevo correo, pero con la particularidad que nuestro mensaje, aun estando vacío,

tendrá insertados los elementos que componen la firma en el pie del correo.

Esto es debido a que desde la configuración en la creación de la firma escogimos la opción para

que en cada nuevo correo apareciera en la misma.

En caso de no haber seleccionado esta opción, aparecería en blanco, pero también podríamos

contar con la inserción de nuestra firma yendo al botón de Firma de la barra de opciones y

clicando en el nombre de la firma que deseamos que aparezca tal como muestra el material

·botón de firma”:

Botón de firma.
Microsoft Outlook 2019.

El siguiente material “firma de correo” muestra el resultado de la creación de una firma de correo

con opciones avanzadas de diseño:

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 Microsoft Outlook 2019.
Firma de correo.
Elemento del correo electrónico profesional.

4. Foros de noticias (news): Configuración, uso y sincronización de mensajes.

Los RSS-Atom son parte de la familia de los formatos XML (lenguaje de marcas o hashtags) y están

diseñados para la distribución de noticias o información contenidas en sitios web.

Esta tecnología genera un archivo que contiene los titulares de la noticia, un resumen breve de

dicha noticia y enlace hacia esta. También puede incluir información adicional como el nombre

del autor o la fecha y la hora de publicación del contenido.

Por tanto, las fuentes RSS nos permiten contar con información actualizada y estar al día sobre

novedades en sitios web favoritos, en blogs suscritos, instituciones o revistas digitales.

Si un sitio web cuenta con una fuente RSS, todas aquellas personas que se hayan suscrito recibirán

una notificación cada vez que tenga lugar una nueva publicación.

Por tanto, para recibir estas noticias, debemos suscribirnos al canal de noticias proveedor. Y para

leer los canales de contenidos (feed) RSS, es necesario tener instalado un programa llamado

“agregador” de canales RSS. Este tipo de programas también se conoce como lector de feeds o

canal de noticias, entre otras variaciones.

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 IMPORTANTE

La tecnología RSS-Atom permite estar al día y navegar entre toda la

información que nos ofrece la red Internet, seleccionando únicamente la

que nos interesa. No es el usuario quien va a la información, sino que la

información llega al usuario directamente.

El siguiente material “tecnología RSS-Atom” muestra cómo podemos encontrar los servicios de

agregadores de noticias en páginas web. En este caso se trata de una página institucional:

Tecnología RSS-Atom.
Un ejemplo institucional.

5. La libreta de direcciones.

La libreta de direcciones es la “agenda electrónica” dónde podemos guardar todos los datos de

las personas y entidades con las que nos relacionemos a través del correo electrónico.

En dicha libreta de direcciones podemos guardar desde la dirección de correo electrónico, hasta

los datos de dirección, teléfono, localización, etc.

Vamos a tomar como referencia nuevamente el programa Mozilla Thunderbird para poder ver

cómo podemos acceder a la libreta de direcciones introducir un nuevo contacto tal como muestra

el siguiente material “libreta de direcciones”:

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 Libreta de direcciones.
Mozilla Thunderbird.

Nos muestra una ventana emergente que nos da la opción de visualizar todas las libretas que

tenemos almacenadas en nuestro cliente de correo. En nuestro caso, sin haber realizado una

configuración previa, encontramos una libreta de direcciones personales y una libreta de

direcciones recopiladas por el propio programa.

En esta segunda libreta se encuentran recogidas todas las direcciones a las que, al menos en una

ocasión, hemos realizado el envío de un correo o bien el programa detecta que se reciben de

manera frecuente correos procedentes de la misma.

Podemos crear nuevas libretas pulsando en el botón Nueva lista y también podemos copiar o

mover desde otras libretas aquellas direcciones que consideremos que deban estar en una libreta

determinada.

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 RECUERDA

Guardar y clasificar las direcciones de correo electrónico de nuestros

contactos agiliza las tareas de comunicación no sólo por correo electrónico,

sino también telefónica, o postal, si nuestra libreta de direcciones incluye

todos los datos de localización de nuestros contactos.

A continuación, expondremos cómo se crea un nuevo contacto en Mozilla Thunderbird. Para ello,

el siguiente material “nuevo contacto” muestra la opción que debemos seleccionar:

Crear nuevo contacto.

Mozilla Thunderbird.

Al seleccionar nuevo contacto, nos aparecerá una nueva ventana en la cual podremos incluir

todos los datos de ese nuevo contacto además de poder elegir la libreta de direcciones donde

queramos que sea incluido.

Por su parte, para crear un nuevo contacto en Google Gmail deberemos abrir el botón de

aplicaciones de Google y clicar en el icono de contactos como muestra el siguiente material:

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 Nuevo contacto.
Google Gmail.

Google Gmail denomina etiquetas a los contactos y los diferentes datos recopilados de cada uno

de ellos y permite importar/exportar estos contactos, así como crear listas de difusión.

La exportación de contactos nos permite hacer una copia de todos nuestros contactos en un

archivo de texto, cvc o Excel. Estos tres formatos están admitidos en la inmensa mayoría de las

aplicaciones de correo que encontramos en el mercado.

El archivo resultante puede servir como copia de seguridad de nuestra agenda o bien para facilitar

los contactos a otra cuenta, como comentaremos un poco más adelante.

Para realizar una exportación de contactos debemos dirigirnos a la sección de contactos de

nuestra cuenta de Gmail, clicar en la opción “Exportar” y seguir los pasos de exportación del

asistente, el cual nos preguntará el tipo de archivo de exportación y la localización donde

queremos guardar el archivo.

La importación de contactos nos permite añadir masivamente direcciones de correo de nuestras

propias cuentas de correo o, por ejemplo, de la libreta de direcciones de un compañero de trabajo

con el que compartamos gestión de clientes.

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Para la importación de contactos, el procedimiento es el mismo, pero eligiendo la opción

“importar” desde el menú de contactos.

Por lo que respecta a la creación de listas de correo o difusión, estas contienen un conjunto de

direcciones de correo electrónico que agrupamos para facilitar el envío a un grupo o colectivo con

un interés por nuestra parte en que todos reciban la misma información. Es una opción muy útil

en el caso de envío de correos informativos, correos promocionales, etc.

Todas las aplicaciones de correo cuentan con opciones para crear listas de difusión. En el caso de

Gmail abriremos la sección contactos de nuestra cuenta y seleccionaremos “crear etiqueta”. A

continuación, Gmail nos solicitará detallar el nombre que asignaremos a la lista de difusión. Tras

nombrar la lista, deberemos seleccionar uno a uno los contactos que queremos incluir en nuestra

lista de difusión recién creada.

El material “crear una lista de difusión” nos muestra cómo Gmail guía el proceso detallando los

pasos a seguir:

Crear una lista de difusión.

Google Gmail.

La interacción de la herramienta de correo con otras aplicaciones informáticas es continua con la

finalidad de compartir datos con dichas aplicaciones. Por ejemplo, podemos exportar nuestra lista

de contactos a hojas de cálculo para poder realizar listados de tablas con nombres, direcciones,

teléfonos, etc. Y viceversa.

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Otro ejemplo, aunque ya esté en desuso debido a la digitalización de los procesos de oficina, es la

creación de tarjetas de presentación o de visita, mediante la importación de datos en un

programa de edición de textos. En el caso de Microsoft Outlook, incluso tiene un apartado que nos

ahorra tener que recurrir a una segunda aplicación como vemos en la captura de pantalla que

muestra el siguiente material:

Crear tarjetas de presentación o visita.

Microsoft Outlook.

6. Gestión de correos: Enviar, borrar, guardar y hacer copias de seguridad, entre otras.

Para gestionar el correo electrónico tanto enviado como recibido es muy útil recurrir a la creación

de carpetas, como se denomina en programas de cliente de correo, o crear etiquetas en el caso

de aplicaciones webmail.

6.1. Creación de carpetas o etiquetas.

Ambos elementos, tanto las carpetas como las etiquetas, nos sirven para poder crear espacios o

directorios dónde podemos guardar nuestros correos para poder clasificarlos según nuestro

criterio: por tipo de remitente, por entidades, por fechas, etc. y así hasta un largo etcétera en el que

solo nuestra capacidad de organizar la información nos pondrá límites.

Para poder crear carpetas simplemente debemos dirigirnos al árbol de carpetas que tenemos en

la parte izquierda de nuestra ventana de cliente de correo y clicar con el botón derecho en el lugar

donde queremos crear la nueva carpeta.

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En este punto se nos abrirá una pequeña ventana emergente en el centro de nuestra pantalla en

la cual simplemente deberemos poner el nombre a la nueva carpeta creada tal como muestra el

material “creación de carpetas”:

Creación de carpetas.

Gestión del correo electrónico.

En cuanto pulsamos el botón de crear carpeta, la operación finalizará mostrándonos la nueva

carpeta dentro del árbol o directorio de carpetas de la parte izquierda de la pantalla.

Mediante la correcta utilización de este tipo de funciones ya no solamente podemos tener la

información clasificada, sino que podemos realizar filtros en la combinación de nuestro correo

para desviar determinados mensajes con un dominio o texto concreto a las carpetas que

consideremos y que hayamos creado anteriormente, tal como muestra el material “filtrado de

correo electrónico”.

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 Filtrado de correo electrónico.

Gestión del correo electrónico.

Esto nos facilitará mucho nuestra labor cuando nuestra bandeja de entrada termina saturada

después de un intenso día (o semana) de trabajo.

En Mozilla Thunderbird encontraremos la opción para crear estos filtros en el botón de opciones

de la parte superior derecha de nuestra pantalla, yendo a la opción Herramientas y desde ahí

dirigiéndonos a la opción Filtros.

Enviar, borrar, guardar y realizar copias.

Para realizar copias de seguridad de algún correo o carpeta de nuestra cuenta de correo

podemos optar por dos procedimientos diferenciados:

• Creando una carpeta dentro de nuestra cuenta de correo y copiando en la misma los

correos que queramos tener duplicados. Si hacemos esta copia por ejemplo desde una

cuenta IMAP a una carpeta local, la tendremos duplicada en dos localizaciones diferentes.

En el caso de realizar la copia dentro de la misma cuenta IMAP, ambas copias estarían

almacenadas en el servidor.

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 • Copiando los archivos de configuración de cuenta y almacenaje de información de las

carpetas existentes: todos los clientes de correo cuentan con un archivo o conjunto de

archivos a los cuales podemos acceder mediante el menú de configuración de cliente de

correo. El resultado de estas operaciones es el acceso a la información en bruto de todo

nuestro sistema de correo electrónico y la posibilidad de copiar ese archivo o archivos en

otra localización diferente para que, en caso de pérdida o deterioro de la información,

podamos volver a restaurar los archivos que hubiésemos copiado con anterioridad.

7. Gestión de la agenda: Citas, calendario, avisos y tareas, entre otros.

Desde los entornos de webmail, como puede ser el de Google, la gestión de agenda, tareas,

calendarios y avisos vienen configuradas en diferentes “botones” a los cuales tenemos acceso

desde el propio correo como muestra el siguiente material:

Calendario.

Google.

Al seleccionar el botón Calendario, se nos abrirá una ventana flotante en la parte derecha de

nuestra ventana de correo en la cual aparecerán los eventos que hayamos guardado para el día,

así como la posibilidad de crear un nuevo evento.

También tenemos la posibilidad de abrir la ventana de agenda en una nueva pestaña de nuestro

navegador clicando en el icono situado en la parte superior derecha de dicha ventana emergente.

En este punto se nos abrirá la ventana de calendario y agenda y podremos visualizar en ella los

eventos que tenemos ya programados. Tal como nos permitía la ventana anterior, también

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podemos generar nuevos eventos. Para ello, únicamente debemos pulsar el botón Crear y nos

aparecerá una ventana de Ayuda que nos permitirá crear un evento con día y hora en el punto

del calendario donde nos hemos situado por última vez. En caso de querer modificarlo pulsaremos

en el botón Más opciones.

El material “calendario” muestra una captura de pantalla de las opciones para crear un evento:

Crear evento en el calendario.

Google.

En las opciones avanzadas podemos decidir:

• Si el evento será puntual o tendrá repeticiones en un futuro.

• Las personas (y roles de estas) que pueden asistir a dicho evento.

• Programar notificaciones de aviso.

• Programar la reunión por videoconferencia.

• Asignar el evento a un calendario.

• Realizar una comunicación en el correo que deben recibir las personas invitadas.

• Adjuntar archivos de interés para la reunión.

Los programas clientes de correo, por su parte, mantienen una configuración muy parecida a la

que acabamos de mostrar para Gmail, con la salvedad de pequeños botones o funcionalidades

que facilitan las acciones cotidianas en la creación de eventos, pero que son propios de cada

software. Este tipo de funcionalidades extra son muy intuitivas y fáciles de localizar desde los

diferentes botones de la barra de opciones.

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 IMPORTANTE

Cualquier cliente de correo webmail cuenta con una serie de herramientas

de productividad que vienen asociadas con el envío de correos, la

programación de avisos y de eventos en el calendario, la agenda de citas,

etc.

8. Sincronización con dispositivos móviles. Aplicaciones para dispositivos móviles.

El auge en el uso de los dispositivos móviles no ha sido ajeno a la gestión del correo electrónico y

todas sus funcionalidades.

Actualmente, desde una cuenta podemos tener acceso a múltiples dispositivos (ordenador de

sobremesa, ordenador portátil, tableta, etc.) conectados a nuestra información de correo.

El acceso a nuestro correo desde un dispositivo móvil es muy sencillo ya que todos los dispositivos

que hay actualmente en el mercado cuentan con aplicaciones de cliente de correo para poder

configurar nuestras cuentas y sincronizarlas.

Recordemos que la sincronización es la actualización de nuestra cuenta de correo al instante

desde cualquier dispositivo donde estemos accediendo a la misma. Es decir, si desde mi

ordenador estoy enviando un correo, en pocos segundos este correo enviado aparecerá en la

bandeja de envío de mi aplicación del teléfono móvil o del dispositivo desde el cual tenga acceso

a mi cuenta de correo.

Las dos grandes compañías que copan el software de sistemas operativos de dispositivos móviles,

Android y iOS, cuentan en sus respectivas tiendas de aplicaciones (Google Play y App Store) con

una oferta amplia y variada de software que también puede utilizarse de cliente de correo,

incluidas las dos más utilizadas como son Gmail y Outlook.

La única limitación de un dispositivo móvil a la hora de gestionar el correo electrónico es que

algunas funciones que podemos encontrar desde el navegador, o en el cliente de correo instalado

en nuestro equipo informático, nos aparecerán distribuidas de manera diferente. Incluso

encontraremos algunas funcionalidades que desde dispositivos móviles no existirán. Esta

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circunstancia responde a que están adaptadas a una pantalla más limitada y a un uso, no desde

un ratón y un teclado; sino al uso táctil de una pequeña pantalla de dispositivo móvil.

IMPORTANTE

Al gestionar el correo desde un dispositivo móvil podemos detectar que

algunas funciones no están disponibles. Esto sucede porque las

aplicaciones de gestión de correo están adaptadas a una pantalla táctil de

pequeñas dimensiones.

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