LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTO

EMPRESARIAL

ACTA 02

FECHA: Bogotá D.C., 23 de febrero de 2024

HORA: De las 18:30 a las 20:00 horas

LUGAR: Clases presenciales y sincrónicas, semana del 19 al 23 de febrero de 2024

ASISTENTES: Ficha 2670850 e instructor Iván Ladino

ORDEN DEL DÍA

Se realiza seguimiento al proceso formativo de la semana del 19 al 23 de febrero, donde se
establecen y se da inicio a la gestión correspondiente, para la elaboración del evento empresarial.

19 de febrero de 2024
1. El comité de promoción realizó encuesta a los aprendices de la ficha 2670850 a través de
la plataforma Google Forms, para la votación del nombre del evento, lema, slogan y
mensaje de expectativa, y cuyo resultado es el siguiente:

Nombre del evento: Conectando emprendedores al futuro

Lema Transformación, el motor de la evolución empresarial
Slogan El poder digital
No se trata solo de tecnología, se trata de evolucionar tu visión
Mensaje de empresarial. Únete a nosotros para descubrir cómo la transformación
expectativa digital puede convertirse en tu mayor activo empresarial
 2. Los aprendices de la ficha 2670850, realizan los diferentes contactos para obtener los
siguientes patrocinios para el evento “Conectando emprendedores al futuro”.
 Nirza Yireth Sanabria Salamanca: Patrocinio de Finca de Descanso El Convento por valor
de $100.000.
 Nirza Yireth Sanabria Salamanca: Patrocinio de Camilo Mariño, Diseño de las piezas
publicitarias.
 William Nisperuza: Patrocinio de Mis amigos Peludos.com de Impresión de Pendón y de
60 Sticker para los refrigerios.
3. El comité de Relaciones públicas realiza la solicitud de separación del auditorio, mediante
un correo electrónico a la subdirección al correo electrónico a
subdireccionpool@sena.edu.co, suministrando la siguiente información: Fecha, hora,
motivo, responsable, teléfono de la persona encargada, si se requiere sonido y video. a
cargo del comité de relaciones públicas.
4. El comité de Relaciones públicas realiza la investigación para solicitar la autorización de
ingreso de personas externas y alimentos el día del evento, se debe dirigir al coordinador,
Julián Andrés Colorado al correo electrónico jacolorado@sena.edu.co
5. El comité de Relaciones públicas realiza la investigación para solicitar el préstamo de la
utilería con el almacén del CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA – SENA, la cual
se debe enviar al señor Sergio Losada mediante correo electrónico salosada@sena.edu.co,
el préstamo de manteles, mesas y sillas.
6. Invitaciones: El instructor autoriza que las invitaciones al evento se realicen de manera
física a los instructores, patrocinadores, empresarios y al conferencista. y de manera virtual
a los aprendices.
7. El comité logístico elabora la planimetría del Auditorio reservado para el evento.
8. El comité logístico elabora el orden del día de la siguiente manera

HORA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

6:45 - 7:00. Ingreso Planilla de la asistencia
2
Palabras de bienvenida inglés y español
minutos
2
Himno de Colombia
minutos
2
7:00 - 7:50 Presentación Himno de Bogotá
minutos
2
Himno del SENA
minutos
2
Presentación de las MiPyme
minutos
7:50 - 8:05 Break Toma de refrigerio
A cargo de la conferencista Angela Marcela
8:05 - 8:45 Conferencia
Camacho Vargas
Entrega de Se entregarán reconocimientos al
8:45 - 8:50
reconocimientos conferencista y a las 6 MiPymes asesoradas
 Despedida y Palabras de agradecimiento para cierre del
8:50 - 8:55
Agradecimientos evento.
Entrega de recordatorios y Entrega de elementos recordatorios para los
8:55 - 9:00
salida patrocinadores y docentes.

20 de febrero de 2024

1. El comité de promoción entrega lluvia de ideas al diseñador gráfico y patrocinador del

evento, por para dar inicio al diseño del logo, pendón, invitaciones y demás piezas
publicitarias
2. Todos los comités entregan cotizaciones al comité financiero, para la elaboración de
presupuesto.
3. Líder de la ficha confirma asistencia de ficha invitada

21 de febrero de 2024

1. Se determina que para el refrigerio no se puede pasteles de pollo

2. Se determina que para el souvenir no se puede pocillos
3. Se organiza la rotación de los invitados para las presentaciones de la mipyme
4. Se recomienda organización y limpieza el día del evento

22 de febrero de 2024

1. Se define que el reconocimiento a los representantes de la Mypimes asesoradas y la

conferencista, se dará un certificado impreso.
2. Se presentan diferentes opciones para el recordatorio, con las respectivas cotizaciones,
pero siguen siendo muy costosos, se deben seguir buscando opciones.
3. Se establece como fecha límite el 29 de febrero, para que cada comité tenga definido lo
que se debe comprar, para que el comité financiero entregue los recursos financieros el
viernes 1 de marzo del año en curso.
4. El comité financiero presenta el borrador de la encuesta de satisfacción.
5. Se define que el día del evento todos los aprendices de la ficha deben llegar al Centro de
Gestión Administrativa con 1 hora de anticipación al evento.
6. El código de vestimenta establecido para el día del evento servirá para mantener una
apariencia de profesionalismo y los valores empresariales, por lo tanto, se define que los
aprendices de la ficha deberán vestir con prendas formales en tonos negro y gris.
7. Se propone que cada GAES elabore un libreto para la presentación de la microempresa
que está asesorando.

23 de febrero de 2024

1. Siendo las 07:05 pm se pone en votación la elección del logo para el evento con las
siguientes opciones:
Luego de realizar la votación el logo que se eligió fue el No 02.

2. Se realiza una segunda votación para la elección de colores de la tarjeta de invitación al

evento con las siguientes opciones:

Luego de realizar la votación para elección de tarjeta de invitación, queda como elegida la
opción No 01.

3. Se elige los recordatorios una alcancía de madera propuesta por Verónica Pinzón.
4. Se elige la persona que dará las palabras de despedida en el evento a Oscar David Niño.
5. se socializa la propuesta de patrocinio de Antonelly para los refrigerios.
CONVOCATORIA
Se realizará nueva acta, con los respectivos avances al final de la próxima semana.

Ivan Ladino Nirza Yireth Sanabria Salamanca

Instructor Aprendiz

Transcriptor: Erika Ceron