AA3-EV2 TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

INTERNA

ESTUDIANTE
BIAGINI OLIVIERI JIMENEZ

DOCENTE
JOSE LUIS ESCUDERO BARBOSA

AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD - NTC ISO 9001 (2909581)

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA) 2024

 EVIDENCIA: AA3 – Ev2 TALLER REALIZACIONDE LA AUDITORIA INTERNA

Reunión de apertura:

Memorando reunión de apertura auditoria

Empresa: Redeban Multicolor

Nit: 830.070.527-1

Para: Antonio Carlos Santos Guzmán

Teléfono: 316 8757885

Cargo: Gerente de Zona Caribe – Oficina Sincelejo

E-mail: acsantos©rbm.com.co

De: Biagini Olivieri Jimenez

Fecha: 24 de Febrero de 2024

Objetivo: Establecer mediante la auditoria interna de la empresa el estado actual y la eficacia del
sistema de gestión de calidad en el proceso de “Administración De Recursos Humanos”, y
establecer las mejoras a las que haya lugar.

Alcance: Se revisarán si las actividades ejercidas en el proceso de “Administración De Recursos

Humanos” van acordes con la norma y los procedimientos actualmente establecidos y
documentados junto con los formatos empleados y políticas de la compañía que apliquen.

Criterios de auditoria:

- Sistema de Gestión de Calidad

- Política de calidad
- Norma ISO 9001 de 2008
- Política anticorrupción de la empresa
- Política de contratación de la empresa
- Manual de calidad
- Manual de procedimientos
- Manual de funciones
- Procedimientos de “Administración De Recursos Humanos”
- Formatos e instructivos de Administración De Recursos Humanos
GC-F -005 V. 05
Oficialización de la Auditoria:

Reunión de apertura:
Fecha: 24 de Febrero de 2024
Hora: 7:15 a.m.

De manera muy respetuosa, nos dirigimos a usted como responsable del proceso de
Administración de Recursos Humanos a fin de informarle que de acuerdo con el cronograma de
auditorías establecido por el área de Control Interno y aprobado por la Alta Gerencia de la
empresa se debe llevar a cabo la auditoria a dicho proceso en el siguiente mes a trascurrir, con
el fin de verificar el objetivo planteado en el presente memorando, las visitas serán ejecutadas
por los miembros del área de Auditoria, así mismo y por tal motivo requerimos de su disposición
y de la de su equipo de trabajo en cuanto a tiempo y solicitudes realizadas, por tal motivo es
necesario que para la reunión de apertura se cuente con la asistencia del personal a cargo.

En dicha reunión se presentará el plan de auditoria a ejecutar junto con la documentación y

visitas inicialmente requeridas; sin embargo, puede que según el criterio del equipo de trabajo
auditor se generen nuevas visitas o se solicite información adicional.

Es de señalar que la información de la Auditoria y sus resultados serán manejados bajo los
estándares de confidencialidad requeridos, por esto se requiere compromiso de todos los
funcionarios que intervienen en el proceso.

Para finalizar, le queremos recordar que la finalidad de la Auditoria no es otra diferente a buscar
una mejora continua que aporte en el crecimiento de la compañía de la cual todos hacemos
parte.

Cordialmente,

Biagini Olivieri Jimenez

Control Interno de la Compañía
 Indicadores:
- Indicador de rotación Personal
- Indicadores de gestión

Procedimientos a auditar:

- Contratación de funcionarios
- Bienestar y salud ocupacional
- Formación de personal
- Liquidación y finalización de contratos
- Afiliación de personal

Responsables de auditar:

- Andrea Juliana Iriarte Rosa

- Jesús Alberto Ortiz Ozuna
- Wilmer Rafael Peralta Vega

Asistencia:

No. Nombres y Apellidos Cargo Área Firma

1.

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9.

10.

GC-F -005 V. 05
 Revisión documental durante la realización de la auditoria:

No. Documento Revisado Observaciones del Documento

1. Política de contratación Revisión de estándares ISO, Actualización y posibles
oportunidades de mejora
2. Evaluación, Conocimientos, Políticas de Seguridad y Comprensión y conocimiento de la política de calidad y
Objetivos objetivos
3. Procedimiento de contratación (evidencia: hojas de vida Revisión de las hojas de vida al azar y su debida
de funcionarios) estandarización de calidad
4. Procedimiento de Bienestar y Salud Ocupacional Estandarización de los documentos y referenciados en
(Evidencias: plan de bienestar, soportes de reuniones los procedimientos
brigadistas)
5. Procedimiento formación del personal (evidencias: Estandarización de los documentos y referenciados en
formato de asistencia de capacitaciones, plan de los procedimientos
formación)
6. Liquidación y finalización de contratos Revisión de formatos de retiro y hojas de vida al azar y
su debida estandarización de calidad
7. Procedimiento de afiliación de personal (soportes: Revisión de planillas de afiliación de los últimos tres
afiliaciones y planillas de afiliación) meses

Comunicación durante la auditoria: Es primordial la presencia del equipo auditor, debe ser de
manera amena, que no se vea como un ente que viene a juzgar, que se venda la idea al proceso
auditado que es un área que busca establecer mejoras y optimizar el proceso a partir de los hallazgos
evidenciados.

Recolección y verificación de información: Se debe establecer un formato a manera de lista de

verificación (check list) en el que se tengan en cuenta los puntos de la norma a revisar (si aplica al
proceso) en el que se define si se cumple a cabalidad y la respectiva observación de lo evidenciado
en la visita de auditoria.

Las técnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista una verificación ocular, verbal,
documentativa, física y escrita.

GC-F -005 V. 05
 Generación de hallazgos de la auditoria:

Auditor(Es): Andrea Juliana Iriarte Rosa

Fecha: 1 De Junio 2024 Jesús Alberto Ortiz Ozuna
Wilmer Rafael Peralta Vega
Proceso Auditado: ADN. De Recursos Humanos Auditado(S): Antonio Carlos Santos Guzmán
No. Evidencias de Auditoria Criterios de Auditoria Hallazgos de la auditoria C NCM NCm
1. Procedimiento De Política de contratación Se evidencia que la contratación de los
Contratación funcionarios se está realizando acorde. X
2. Evaluación, Conocimientos, Conocimiento y Se evidencia que un 58% de los funcionarios
Política De Calidad Y comprensión de la que interactúan en el proceso no cuentan
Objetivos política y objetivos de con el conocimiento requerido.
calidad X
3. Procedimiento De Bienestar Y Estandarización de los Se evidencia la implementación de formatos
Salud Ocupacional documentos y que no se encuentran estandarizados y
referenciados en los adicional no son referenciados en el
procedimientos procesamiento matriz. X
4. Procedimiento De Formación Estandarización de los El procedimiento se ejecuta de acuerdo con
Personal documentos lo impuesto y sus documentos se
referenciados en los encuentran debidamente estandarizados.
procedimientos X
5. Liquidación Y Finalización De Revisión de formatos de Se evidencia que no existen formatos ni
Contratos retiro e hijas de vida al entrevistas de retiro de funcionarios de
azar y su debida acuerdo con lo establecido en el
estandarización de procedimiento
calidad X
6. Procesamiento De Afiliación Revisión de planillas de La afiliación de los funcionarios se hace a
De Personal afiliación de los últimos tiempo y en los términos requeridos.
tres meses X
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

Conclusiones de la Auditoria:

✓ Se debe realizar constantemente los procesos auditados a fin de actualizarlos cuando se

requiera y en busca de moras y optimización del mismo.
✓ Se requiere que el personal a cargo conozca y comprenda las políticas de calidad y los
objetivos.
 ✓ Se requiere actualizar el proceso de bienestar y salud ocupacional de acuerdo a la No
Conformidad Mayor hallada.
✓ Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la compañía, los formatos
e instructivos empleados en el procedimiento de bienestar y salud ocupacional.
✓ Se requiere que el personal que el personal conozca el procedimiento de liquidación y
finalización de contratos, así mismo que las actividades se ejecuten de acuerdo con lo
documentado.
✓ Implementar las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar con el fin de subsanar
las No Conformidades resultadas de la auditoria.

Realización de la reunión de cierre:

Memorando reunión de cierre auditoria

Empresa: Redeban Multicolor

Nit: 830.070.527-1

Para: Antonio Carlos Santos Guzmán

Teléfono: 316 8757885

Cargo: Gerente de Zona Caribe – Oficina Sincelejo

E-mail: acsantos©rbm.com.co

De: Biagini Olivieri Jimenez

Fecha: 22 de junio de 2024

Objetivo: Se estableció mediante la auditoria interna de la empresa el estado actual y la eficacia del
sistema de gestión de calidad en el proceso de “Administración De Recursos Humanos”, y las
mejoras a las que haya lugar.

Alcance: Se revisaron las actividades ejercidas en el proceso de “Administración De Recursos

Humanos” para determinar si van acordes con la norma y los procedimientos actualmente
establecidos y documentados junto con los formatos empleados y políticas de la compañía que
apliquen.
APRENDIZAJE OBTENIDO:

Con esta activad, aprendí que, al ejecutar una auditoria interna, todo debe ir debidamente
diligenciado y apoyado en actas o memorandos donde consté las actividades que se realizó, para
posteriormente realiza run análisis del resultado de la actividad (auditoria).

Me pareció que es un mucho más fácil que la actividad anterior, pues se basa en una lista de chequeo
que se realiza de acuerdo a la actividad laboral de cada empresa y de revisar si cumple son esos
requerimientos mínimos, de no ser así, se hace la anotación y se refleja como una NO
CONFORMIDAD y se empieza a trabajar con un plan de mejora continua para resolver los
inconvenientes que se vengan presentando y ser más eficientes.