Instituto Tecnológico de Sonora

Contabilidad de costos
1132A / 005912

CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO DE

PRODUCCIÓN.

3.1 Materia Prima.

3.1.1 Definición Material Directo.

Este elemento comprende todos aquellos en estado natural, o elaborados por otras empresas, que a
través de sucesivas transformaciones o combinaciones dan lugar a un producto nuevo distinto.

3.1.2. Importancia del Control de la Materia Prima y Materiales.

Está basada en la teoría de que todas las compras de materia prima y materiales equivalen a dinero
invertido y por lo tanto su guarda, custodia y contabilización, deberán realizarse con igual cuidado que
el que se pone en el control de fondos de una empresa, evitando al máximo desperdicios innecesarios
por un posible o bien el mal uso de los mismos.

3.1.3 Principios que rigen la Contabilización y Control de la Materia Prima y Materiales.

1) Todas las transacciones que impliquen compra, recepción, almacenaje consumo de materias primas
o materiales, deberán ser autorizados por funcionario o ejecutivo responsable, basados en pedidos
expresos.

2) Todos los movimientos de entrada y salida de materiales y entregas a producción, deberán

intervenir por lo menos dos personas, a fin de evitar fraudes, robos o malversaciones.

3) Todas las materias primas o materiales cuyo empleo no sea inmediata en la producción, deberán
estar almacenadas en lugar seguro y bajo una adecuada vigilancia.

4) Tanto la clase como la cantidad de materia prima empleada en los departamentos productivos o en
la producción de una orden determinada, deberán ser fácilmente accesibles.

5) En cualquier momento deberá poderse averiguar, contar y verificar las cantidades y valores de toda
la materia prima y materiales que haya en existencia.

6) Todas las cuentas de costos y de inventarios que se relacionen con las materias primas deberán ser
susceptibles de comprobación en cuanto a la exactitud de sus totales por medio de cuentas en el
mayor general.

La aceptación y aplicación de estos principios, trata de impedir el derroche y pérdida en el consumo de

las materias primas y materiales; de evitar robos; establecer las debidas responsabilidades; promover
la realización de compras adecuadas; establecer normas para el consumo, previendo la existencia de
más o menos con máximos y mínimos que se establecen; permitir la toma de inventarios y mantener
un registro correcto del costo de la materia prima empleada en el proceso productivo, facilitando
ampliamente las labores de auditoria.

3.1.4. Procedimientos de Control y Documentos Fuentes.

 Instituto Tecnológico de Sonora
Contabilidad de costos
1132A / 005912

El control de los materiales antes de transformarse, requiere de la intervención, cuando menos,

de los siguientes departamentos:}

❖ De Compras
❖ De Almacén de Materiales
❖ De Producción
❖ De Contabilidad

A) Departamento de Compras. Es quien tiene a su cargo el abastecimiento de los Materiales que le

sean solicitados.
En tal virtud deberá estar organizado para conocer las fuentes de abastecimiento, o sean los
proveedores, a fin de obtener las mejores condiciones. Esto implica llevar un récord de
proveedores y cotizaciones.
Es importante la eficiente intervención de este departamento, porque de él depende en cierta
forma que la fabricación no sufra paralizaciones o demoras.

B) Departamento de Almacén de Materiales. Se encarga de la guarda y custodia de los

materiales, normalmente representa una inversión cuantiosa que requiere un personal tan
responsable como lo puede ser el cajero de la Empresa, y además, conocedor de los materiales
que están a su cuidado, para evitar errores en la suministración de los mimos que pueden
perjudicar la producción.

C) Departamento de Producción. Tiene un contacto directo con el departamento de Almacén de

Materia Prima, que los abastece con los materiales necesarios para la producción y que, a su vez,
regresan los sobrantes no utilizados en ésta, siempre y cuando se puedan seguir utilizando.

Este departamento es el que efectúa las operaciones de elaboración; es por ello que procura
tener el mejor aprovechamiento y transformación con el máximo rendimiento de la materia prima.

D) Departamento de Contabilidad. Representa la parte controladora, valuadora, procesadora de

información y evaluadora del movimiento de la materia prima en todas sus fases; para el control
de ello se requieren registros o auxiliares que permiten el oportuno asiento de su movimiento.

Los departamentos antes mencionados requieren para su control de los siguientes documentos
fuentes:

1. Solicitud y Requisición de Compra.

2. Pedido u Orden de Compra.
3. Informe de Recepción.
4. Guarda.
5. Aviso de Devolución. Nota de cargo o de débito.
6. Entrada de Materiales al Almacén.
7. Suministro de Materiales.

1. Solicitud o Requisición de Compra. La solicitud de compra de material prima generalmente la

hace el jefe del almacén, cuando se observa que ésta ha llegado su mínima existencia indicando con
la mayor precisión posible los materiales que se necesitan en cantidad, calidad y plazo de recepción.

Deberá de hacerse en tres tantos:

a) El original para el Departamento de Compras.
 Instituto Tecnológico de Sonora
Contabilidad de costos
1132A / 005912

b) El duplicado a Departamento de Contabilidad.

c) El triplicado para el Almacenista.

2. Pedido u orden de compra. Al recibirse una Solicitud de Compra, el Departamento de Compras

procede a gestionar oportuna del material solicitado. El pedido se hará al proveedor que otorgue
mejores precios y condiciones, considerando la puntualidad y calidad en el surtido.

El pedido deberá hacerse por triplicado.

a) El original para el agente vendedor

b) El duplicado al almacén para su recepción
c) Triplicado para el Departamento de Compras, para cotejarlo con la factura que corresponda

Deberán ser firmados por funcionario autorizado, con indicación de la solicitud que sirvió de base para
hacer la compra.

3. Informe de Recepción. La recepción corresponde al almacenista, que es el responsable de lo que

se recibe. Su función consiste en recibir las materias primas, determinar su cantidad y calidad de
acuerdo con el pedido, procediendo a formular su informe correspondiente, almacenar y entregar los
mismos al departamento que lo solicitó.

4. Guarda. Una vez que es recibida la mercancía a satisfacción, el almacenista procede a su guarda,
de acuerdo con el tipo y naturaleza, en anaqueles o armarios, estibándola de tal manera que sea fácil
su manejo y recuento.

El control de los materiales se podrá llevar en la bodega a base de unidades en tarjetas o también por
etiquetas; y en Contabilidad por medio de tarjetas de unidades y valores.

5. Aviso de Devolución. Nota de Cargo o de Débito. Existen ocasiones en que se reciben en el

almacén una cantidad mayor de materias primas de las que realmente se pidieron, o bien que la
cantidad requerida no satisface los requisitos de control de calidad que son necesarios para la
producción. En estos casos se procede a formular una nota de cargo al proveedor indicando las
razones por las cuales se les está haciendo el cargo correspondiente y que afectará el importe de su
factura original.

Éstas operan en diferente forma, según en la época que se hizo la devolución:

A. Inmediatas: Esto es cuando se está recibiendo la materia prima, y se rechaza en ese momento
por las características dadas con anterioridad, el almacenista hará una anotación en el original y
copia de la remisión del proveedor, haciendo que firme el representante de éste de recibido de
devolución en las propias remisiones.

B. Posteriores: Cuando después de haber dado entrada a las materias primas, por diversas
circunstancias y previa comunicación al proveedor, se acuerde la devolución de ellos. La
devolución se hará en cuatro tantos.

a) Original al Proveedor
b) Duplicado al Departamento de Compras
c) Triplicado al Departamento de Contabilidad
 Instituto Tecnológico de Sonora
Contabilidad de costos
1132A / 005912

d) Cuadruplicado para el propio Almacén

Al hacerse la devolución, firmará a la hora de la entrega, de recibido el proveedor y de entregado al
almacenista.

6. Entrada de materiales al almacén. Dado que el manejo del almacén constituye uno de los
problemas más arduos en toda organización industrial, en particular por su difícil comprobación
cuando su volumen es considerable, precisa indicar la necesidad de quien lo maneje esté capacitado
técnicamente para hacerlo y sienta todo el peso de la responsabilidad, como lo es el almacenista.

El almacenista formulará diariamente un resumen de entrada al almacén de materiales, anexándole

las notas de entrada al almacén. El resumen se formulará en tres tantos:

a) Original a Contabilidad
b) Duplicado al Departamento de Compras
c) Triplicado al Almacenista

La forma del resumen de entradas al almacén será llenada por el almacenista en lo relativo o
unidades, dejando que contabilidad llene las columnas correspondientes a valores.

7. Suministro de materiales. Este se efectuará con el comprobante de las salidas del material, que se
llama vale al almacén. En él se hace constar el nombre del departamento o sección que pide: la
cantidad, unidad y especificación del artículo pedido; la aplicación que se va a hacer a la orden,
proceso u operación; las columnas correspondientes al precio unitario y el valor del material, la firma
de quien recibe y de quien autoriza el vale.

a) Original a Contabilidad
b) Duplicado para el Departamento solicitante
c) Triplicado para el Almacén

3. Del valor de la Labor Directa

4. Del importe de los Gastos Indirectos
5. De las devoluciones que haga el almacén de artículos terminados por producción sujeta a
corrección

3.1.6 Métodos de Valuación para Salidas de Almacén.

Valuación de entradas al Almacén de Materias Primas.

El precio de costo con que se deben figurar las materias primas en la cuenta principal de almacén y en
sus auxiliares (tarjetas de almacén), es el precio que se paga por ellas más los gastos incurridos hasta
su entrada a los almacenes, como los fletes y acarreos (gastos sobre compras). Normalmente el
precio precisamente es el que sirve de base para ser anotado como precio unitario y el total que
resulte en las correspondientes tarjetas de almacén.

Valuación de las salidas del Almacén de Materias Primas.

Uno de los problemas que se presentan a menudo es precisamente la forma cómo se va a valuar el
material o las materias primas que se despachan para consumo en la producción. En virtud de que las
compras que se van efectuando contienen precios diferentes, surge el problema cuando se les da
salida y cómo debe fijarse su valor.
 Instituto Tecnológico de Sonora
Contabilidad de costos
1132A / 005912

Las técnicas de valuación en nuestro medio para dar valor a las salidas del almacén son las
siguientes:

a) Precio promedio
b) Ultimas entradas, primeras salidas (UEPS)
c) Primeras entradas, primeras salidas (PEPS)
d) Precio fijo o estándar
e) Precio de reposición o de mercado

Precio promedio (P.P.)

Consiste en dividir el valor final de la existencia entre el número de unidades existentes, obteniéndose
un costo promedio.

El costo promedio puede ser constante o periódico.

Constante cuando cada nueva entrada origina la obtención de un nuevo costo promedio.

Periódico cuando el costo promedio se obtiene de tiempo en tiempo, por semana, quincenas o a fin de
mes.

Lo anterior depende del movimiento que se tenga de entradas y del buen juicio de los encargados de
la valuación.

Ultimas Entradas Primeras Salidas (UEPS)

Consiste en valuar las salidas de almacén, utilizando los precios de la última entrada hasta agotar su
cantidad en especie, de ahí la penúltima entrada en unidades y precio y así sucesivamente hasta dar
salida a la totalidad en especie requerida.

De acuerdo a esta técnica por cada salida se van eliminando las últimas existencias que entraron al
almacén.

Las existencias quedan automáticamente valuadas a los precios más antiguos de acuerdo con el
pensamiento conservador y las salidas a los precios más recientes para reflejar los costos acordes a la
realidad en que se produce. Se recomienda utilizar esta técnica cuando los precios van hacia el alza,
sobre todo en época de inflación.

Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS)

Por medio de esta técnica, las salidas del almacén, se valúan a los precios de las primeras entradas
hasta agotarlas siguiendo las inmediatas que continúen y así sucesivamente. Es precisamente lo
contrario a UEPS y su uso se recomienda en épocas de estabilidad económica, cuando no hay
cambios frecuentes en precios y aunque existan, no afecten considerablemente el valor más reciente.

Las existencias quedan valuadas automáticamente a su valor más reciente, otorgándole al almacén de
materias primas un costo actualizado a valores acordes al mercado actual (de la fecha de las
existencias).

Precio fijo o estándar

 Instituto Tecnológico de Sonora
Contabilidad de costos
1132A / 005912

Se utiliza cuando las fluctuaciones en los precios son mínimas y también para un control más fácil en
cuanto a llevar las tarjetas de almacén para efectos de cálculos de valuación de salidas. La técnica
consiste en investigar cuál es el precio más apegado a la realidad, con objeto de aplicarlo y utilizarlo
en la valuación de las salidas durante un largo período, por ello la facilidad en su operación se obliga a
efectuar un asiento al final del período por la diferencia resultante al ajustar la existencia final al nuevo
precio fijo que se vaya a establecer. Las cuentas a emplearse pueden llamarse “Variaciones en el
precio fijo de almacenes” o “Variaciones en la existencia del almacén a precio fijo”, cuenta que se
saldaría contra la de “Pérdidas y ganancias”.

Precio Reposición o de Mercado.

Consiste en valuar las salidas al precio de reposición de los materiales, lo cual obliga a llevar una
cuenta para las diferencias resultantes que se podría llamar “Reserva para reposición de inventarios” o
“Fluctuación en el precio en almacenes”, la cual tendría que ser complementaria del costo de
producción de lo vendido. Esta técnica satisface el pensamiento del principio del período contable que
dice “Aplicar a los ingresos actuales sus costos correspondientes”. Las tarjetas de almacén se llevan a
base de precio de compra y las salidas como se dice a precio último de mercado conocido,
comparándolo la valuación de las mismas a este precio contra la valuación al último precio de mercado
y estableciendo las diferencias a ajustar.

Esta técnica de valuación no fija el costo real del producto, sino un costo teórico, lo que no constituye
el verdadero propósito de un sistema de Contabilidad de Costos, de esta manera se exponen las
variaciones que existen en el costo de las materias primas y que provienen de compras mal hechas,
por lo que deberían ajustarse a las órdenes de producción afectadas por la variación. Algunos autores
opinan que debe llevarse la tarjeta de almacén a precio promedio y ajustar las diferencias contra el
precio de mercado utilizado, sin embargo, se considera que la forma en que debe operar esta técnica
es a precio último de mercado conocido y ajustar a final del período, valuando las últimas existencias
al precio último del mercado y así mostrar las diferencias por ajustar. Como su nombre lo indica
“Técnica de costo de reposición” o de mercado, trata de llevarse en la forma expuesta, facilitando en
forma extraordinaria la labor “arrastre” de existencias diarias de almacén por su facilidad de valuación.
Conclusiones respecto a la selección de un método de valoración de salidas de almacén. Es difícil
insistir que el método de valoración que pueda adoptar una industria determinada, pueda ser o no el
adecuado para una empresa industrial cualquiera; el hecho de que ciertos métodos estén en boga, no
quiere decir que puedan emplearse siempre con éxito, en la realidad, inclusive algunas industrias
suelen adoptar diferentes métodos dentro de la misma industria y en ciertos casos puede ser esencial
el uso de dos o más procedimientos, especialmente si las operaciones y sus productos están muy
diversificados, la selección dependerá del tipo de industria y de los propósitos que se persigan con las
cifras que arrojen los costos, de la oportunidad con que se desee obtener los datos, del grado de
competencia con relación a los precios de venta y también por qué no, del caso del deseo de
uniformar la práctica contable en varios grupos de fábricas y sobre todo de la sensatez y el sentido
común de la persona que determine cual debe ser el método más apropiado para conocer claramente
el costo del producto y los beneficios que reporta.

En un estudio denominado Prevailing Practices in Inventory Valuation (Prácticas más usuales en la

valuación de inventarios), publicado por la Nacional Industrial Conference Board (en los Estados
Unidos de América), se pone en relieve lo siguiente:

A. Uso del método de costos promedio 39%

B. Uso del método PEPS 15%
C. Uso del método UEPS 23%
D. Uso del método Precio fijo o estándar 16%
 Instituto Tecnológico de Sonora
Contabilidad de costos
1132A / 005912

E. Uso del método Precio de mercado 4%

F. Uso de otros métodos 3%
Total 100%

Es conveniente señalar que en épocas de inflación y de alzas continuas en los precios de las materias
primas, el uso del UEPS es muy recomendable y muchas empresas lo han adoptado por la relación
estrecha que se tiene con la venta de los artículos manufacturados a un precio más real y adecuado al
momento que se vive.

No existe un estudio profundo acerca del comportamiento de uso de los métodos de valoración; cada
día tanto industrias como comercios que tienen necesidad del control de mercancías, están utilizando
métodos precio mercado, por su facilidad de operación y porque lo mismo que en UEPS, la producción
sale costeada con valoraciones actuales que van de acuerdo con la situación del momento en que se
vive; es decir, los precios actuales salen a sus costos actuales, no importando como en UEPS, que se
vayan agotando las existencias y van cambiando sus costos, normalmente de mayor a menor, y en el
precio de mercado si llega a cambiar, siempre será al del momento que se produce y se conoce su
nuevo valor.

Existe todavía en muchas compañías el criterio de restarle importancia al manejo y contabilización de

los materiales y primeras materias primas, sin embargo, las firmas mejor administradas en la
actualidad, se han convencido de la necesidad de mantener una estricta vigilancia en la operación de
los almacenes, reconociendo que la inmovilización del valor del dinero en inventarios resulta muy
costosa, pues solamente no se tiene que tomar en cuenta el interés de la inversión, el alquiler del
espacio que se ocupa, el salario de los trabajadores que manipulan las mercancías, sino también la
depreciación y la obsolescencia de las mismas. Los inventarios voluminosos aumentan el riesgo del
negocio, pero también una inadecuada existencia puede resultar costosa al parar la fábrica a causa de
falta de materias primas, así como no aprovechar en algunas ocasiones mejores precios y bajas tarifas
de transporte que puedan conseguirse haciendo compras en gran escala. Todos estos factores deben
tomarse en cuenta al planear con exactitud la contabilidad y el control de materias primas y materiales,
aclarando que todo lo relacionado al control, a su valoración y a la administración de los inventarios,
debe ser aplicable también para el Almacén de Artículos Terminados, tomando en cuenta, claro está,
que en este almacén, interviene la producción y la venta de los mismos.

3.1.7 Conceptos sobre Producción de Mala Calidad, Pérdidas Normales y Anormales,

Desperdicios.

A) Producción defectuosa. Es aquella que durante su transformación sufre alguna anomalía,

que la hace bajar de calidad y normalmente se considera como producción de segunda,
asignándole un precio de venta inferior al de costo de producción. Su valuación es normal como si
fuera de primera. Esta producción no es posible corregirla y aún siéndolo no resulta práctico, ni
económico, ni es justificable hacerlo.

B) Producción averiada. Es aquella que resulta con ciertos defectos o fallas que pueden ser
corregidas mediante una operación adicional hasta quedar como artículos de primera; lógicamente
su costo aumenta al efectuar un reproceso o bien podría
 Instituto Tecnológico de Sonora
Contabilidad de costos
1132A / 005912

Considerarse o llevarse su costo a una subcuenta dentro de los Costos Indirectos de Producción
diluyéndose a fin de cuentas dentro de la producción normal.

C) Pérdida Normal. Es aquella producción que se pierde por causas inherentes a la elaboración
misma, debido a lo cual, el importe de ella va a ser absorbido por el costo del resto de la producción.
Ejemplo: las evaporaciones, mezclas en ebullición, etc.
Generalmente, y aún cuando se reportan en los informes de producción de la fábrica y sirve para fines
de control y estadísticos, no se toma en cuenta esta producción para fines de costos y de valoración,
ya que como se indica, es adsorbida por la producción normal.

D) Pérdida Anormal. Es aquella que se produce por caso fortuito o de fuerza mayor (incendio, paro,
huelga, explosión, etc.), por lo que se valúa normalmente, cargando su importe a una cuenta especial
que podría llamarse “Perdida anormal”, mismo importe que se saldaría por Pérdidas y Ganancias. En
el caso de que la pérdida fuese causada por un obrero y el criterio de la empresa fuese castigarlo, se
llevaría a su cuenta personal en Deudores Diversos, para descontar su importe según se convenga
con el mismo.

Desperdicio. Es la merma que sufren las materias primas, durante su transformación y que está
considerada dentro de su costo de producción, no teniendo valor alguno aparente, pero en caso de ser
vendido (y algunas veces su precio es considerable), se deberá dar un tratamiento de
aprovechamiento diverso o como recuperación del costo. En nuestro medio debe considerarse su
venta como tal, es decir Venta de Desperdicio y sujeta al régimen fiscal.

Las cuentas que se pueden utilizar cuando se presenta algunos de estos conceptos será utilizando el
mismo rubro de cada uno de los conceptos indicados como sigue:

❖ Pérdida Anormal
❖ Almacén de Artículos Defectuosos
❖ Almacén de Artículos Averiados

EJERCICIO 1:

Elaborar formatos fuente de materia prima