50 Errores Frecuentes en las Contrataciones con el Estado

ÍNDICE

Presentación 2

Planificación y Actuaciones Preparatorias 3

Procedimiento de Selección 5

Ejecución del Contrato 9

Reseña 11

Sobre Nosotros 12

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Presentación
Conocimiento, Información, Organización y Control son cuatro factores claves
que el Proveedor del Estado debe tener en consideración para una Contratación
Exitosa.

Algunos Proveedores del Estado

festejan a lo grande cuando se les
informa que han obtenido la Buena
Pro en el Procedimiento de
Selección al que se presentaron.

Sin embargo, luego de ello, pueden

presentarse circunstancias que le
impidan suscribir el contrato con la
Entidad; o que habiendo suscrito el Contrato, durante su ejecución, incurran en
retraso o incumplimiento de sus Obligaciones, dando lugar a la aplicación de
penalidades, ejecución de garantías, o hasta la Resolución del Contrato. Así
mismo, puede ocurrir que la Entidad se retrase o no pague las prestaciones
ejecutadas oportunamente por el Contratista. En algunos de estos casos la
contratación no solo será un mal negocio para el Proveedor, en términos
económicos o financieros, sino que al mismo tiempo podrían determinar algún tipo
de responsabilidad: Administrativa, Civil o Penal.

En los más de 21 años de experiencia como Consultor en Contrataciones del

Estado se han podido identificar 50 errores frecuentes que cometen los
Proveedores del Estado, al participar en alguna de las Fases del Procedimiento de
Contratación Pública (Planificación y Preparatoria, Selección, Ejecución del
Contrato).

Oscar Saravia López

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Planificación y Actuaciones Preparatorias

Antes de la Convocatoria al Procedimiento
de selección la Entidad Pública debe
desarrollar ciertos actos administrativos a fin
de garantizar que la contratación se realice
de forma válida.

El área usuaria es la responsable de

formular las especificaciones técnicas,
términos de referencia o el expediente
técnico de la obra; además debe justificar la
finalidad pública de la contratación.

A su turno el Órgano encargado de las

Contrataciones, a través de la Indagación de
mercado, establece el monto de la
Contratación y de ser el caso informa al área usuaria a efectos de que ajuste el
requerimiento en función a la Oferta del Mercado.

De igual forma el Proveedor del Estado, antes de participar en un Procedimiento de

Selección, debe verificar que se encuentra en condiciones para contratar con el
Estado y, de ser el caso, que no se presenten complicaciones durante la ejecución
del Contrato.

Puede suceder que el Proveedor sea invitado a cotizar en la Indagación de

mercado que efectúe la Entidad Pública, o que participe en la Difusión del
Requerimiento.

En esta Fase hemos detectado hasta Doce (12) Errores frecuentes que cometen los
Proveedores del Estado, los cuáles no solo determinan que el Proveedor no logre
contratar con el Estado, sino que además podrían implicar algún tipo de
Responsabilidad.

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Los errores frecuentes en esta Fase son los siguientes:

1. Deficiencias en la Situación Legal o

Financiera del Proveedor
2. Deficiente Organización: Divorcio en las
áreas de la empresa (Comercial, Legal,
Cobranzas, etc.), Procrastinación.
3. No Contar con Personal calificado
(Conocimientos y experiencia).
4. No conocer las Fuentes de Información
o no acceder a ellas.
5. No contar con el Asesoramiento
correspondiente.
6. No disponer de sistemas de control de
procesos, ni políticas anti corrupción
(compliance).
7. No contar con Registro Nacional de Proveedor (RNP) vigente en el Objeto de
la Contratación (Bienes, Servicios, Consultoría de Obras, Ejecución de
Obras).
8. No actualizar la Información de su Empresa en el RNP.
9. No verificar si se encuentra comprendido en alguno de los impedimentos
previstos en el artículo 11º de la Ley de Contrataciones del Estado (LCE).
10. Al recibir una solicitud de cotización, en la etapa de Indagación de Mercado,
No revisa las Especificaciones Técnicas, Términos de Referencia o
Requerimientos Técnicos Mínimos.
11. Al recibir una solicitud de cotización, en la etapa de Estudio de Mercado, No
formula consultas, recomendaciones o cuestionamientos al Requerimiento
elaborado por la Entidad.
12. Participar en Prácticas anticompetitivas.

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Procedimiento de Selección
La fase de selección comprende todos los actos que se dan desde la convocatoria
del Procedimiento de Selección, a través del Sistema Electrónico de
Contrataciones del Estado (SEACE), hasta antes del Perfeccionamiento del
Contrato.

En esta Fase se desarrollan las siguientes actuaciones principales:

Convocatoria
Registro de Participantes
Formulación de Consultas
Absolución de consultas y
observaciones e integración de
Bases
Presentación de Ofertas
Admisión de Ofertas
Evaluación de Ofertas
Calificación de Ofertas
Otorgamiento de la Buena Pro, hasta
antes de la suscripción del Contrato

El Proveedor del Estado participa en esta Fase de manera activa.

El Proveedor del Estado debe realizar búsquedas diarias en el SEACE, analizando

la información y documentos publicados por la Entidad, a efectos de determinar si
participa en algún Procedimiento de Selección de su interés. Luego de lo cuál se
registra como participante, formula consultas y observaciones, elabora y presenta
su Oferta, efectuando seguimiento frecuente al Procedimiento de Selección a través
del SEACE.

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Luego del Consentimiento de la Buena Pro o de que esta ha quedado

administrativamente firme el Adjudicatario debe presentar los documentos
requeridos para formalizar la contratación y suscribir el Contrato.

En caso no presente la totalidad de los documentos para la formalización del

Contrato o no suscriba el mismo, perderá automáticamente la Buena Pro, lo cual
será comunicado al Tribunal de Contrataciones del Estado a efectos del inicio del
Procedimiento Sancionador correspondiente.

Una indebida actuación del

proveedor en esta Fase
puede significar no acceder
a la Buena Pro, algún tipo de
Responsabilidad, así como
perjuicios económicos o
financieros por el tiempo y
recursos invertidos sin haber
obtenido resultados
favorables.

En esta Fase hemos podido detectar los siguientes Veintisiete (27) Errores
frecuentes que cometen los Proveedores del Estado:

1. No realizar búsquedas en el Sistema Electrónico de Contrataciones del

Estado (SEACE) o no usar un procedimiento de búsqueda adecuado.
2. No leer o no analizar adecuadamente las Bases del Procedimiento de
Selección.
3. No identificar debidamente la documentación requerida en las Bases para la
Admisión, Evaluación y Calificación de las Ofertas.
4. No Verificar los Requisitos y condiciones, contenidos en las Bases, para la
Suscripción y Ejecución del Contrato.
5. En la revisión de las Bases del procedimiento de Selección no participan
todas las áreas involucradas (Comercial, Operaciones, Logística, Finanzas,
Legal, RRHH, etc.).

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6. No formular consultas u observaciones a las Bases, o formularlas de manera

deficiente.
7. No participan todas las áreas involucradas en la formulación de consultas u
observaciones a las Bases.
8. No Cuestionar, cuando corresponde hacerlo, el Pliego de absolución de
consultas y observaciones a las Bases o las Bases Integradas.
9. No hacer seguimiento del Proceso en
que participa en el SEACE o hacerlo de
manera deficiente.
10. No Incluir en su Oferta todos los
documentos solicitados para la
Admisión, Evaluación y Calificación de
Ofertas.
11. Desorden, poca claridad en los
documentos de su Oferta o presentar
documentos que no han sido
solicitados que contradicen su Oferta.
12. Presentar una Oferta con Errores u
omisiones insubsanables.
13. Sustento insuficiente de su Oferta.
14. Pegar la firma o vistos escaneados en los documentos de su Oferta.
15. Contradicción o Incongruencia en la Oferta
16. Falta de criterio o Indebida interpretación de las bases del Procedimiento de
selección al elaborar su Oferta.
17. No participan todas las áreas involucradas en la elaboración de la Oferta.
18. Comete errores al presentar Ofertas en Consorcio.
19. Descuidar los Plazos del Procedimiento de Selección.
20. Incluir documentos en su Oferta sin la debida verificación, incurriendo en
presentación de información inexacta o documentación falsa.

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21. No subsanar su Oferta a pesar de haber

sido requerido.
22. No sustentar o sustentar indebidamente
los elementos constitutivos de su Oferta
Económica, cuando se le solicita.
23. No evaluar la posibilidad de Apelar, no
apelar o no absolver el traslado de la
apelación.
24. No presentar los documentos para la
suscripción del contrato o presentarlos
fuera del plazo establecido.
25. Presentar los documentos para la
suscripción del contrato con errores u
omisiones.
26. No subsanar las omisiones o errores advertidos en los documentos
solicitados para la suscripción del Contrato.
27. Descuidar los plazos para la suscripción del Contrato o no formalizar
injustificadamente la contratación.

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Ejecución del Contrato

Una vez formalizada la contratación el Proveedor deberá dar cumplimiento a las
prestaciones a su cargo, de conformidad con los documentos del Procedimiento de
Selección y lo consignado en su Oferta.

Durante la ejecución del contrato pueden

presentarse diversas circunstancias como el
retraso en la ejecución de las prestaciones a su
cargo, incumplir o ejecutar la prestación Objeto
del Contrato con deficiencias, ampliación o
reducción de prestaciones, retrasos en los
Pagos, etc.

Estas circunstancias a su vez pueden repercutir

en forma negativa para el Proveedor, por la
aplicación de penalidades, ejecución de
garantías, resolución o nulidad del contrato,
afectación del equilibrio económico financiero
del Contrato, inicio de procedimiento administrativo sancionador, resarcimiento por
daños, denuncia penal, etc.

En esta Fase hemos evidenciado los siguientes Once (11) Errores frecuentes que
cometen los Proveedores del Estado:

1. Incurrir en retraso injustificado de las prestaciones a su cargo, o presentar

indebidamente la solicitud de ampliación de Plazo.
2. Ejecutar las prestaciones a su cargo con deficiencias o incumplir sus
obligaciones.
3. No tomar en cuenta la tabla de Penalidades o no reclamar la indebida
aplicación de penalidades.

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4. Presentar documentos con

información inexacta o falsa.
5. Continuar con la prestación
habiendo culminado el contrato.
6. No hacer seguimiento a los pagos.
7. No exigir a la entidad el
cumplimiento de sus Obligaciones
esenciales.
8. No apercibir a la entidad, ni
resolver el contrato.
9. No renovar las garantías.
10. Hacer cambios a las condiciones
del contrato sin autorización previa
de la entidad (Características de la
prestación, cambios de personal
clave, etc.)
11. Realizar subcontrataciones irregulares (Sin cumplir los requisitos o sin
autorización de la entidad)

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Reseña
Si bien es cierto los errores detectados
están referidos al ámbito de la Ley de
Contrataciones del Estado y su
Reglamento, pueden ser aplicados, por
analogía, a otros regímenes de la
Contratación Pública

Los puntos expuestos han sido

desarrollados en el Webinar "Principales
Errores en las Contrataciones con el
Estado" como complemento del Programa
de Capacitación "Contrataciones Exitosas
con el Estado" que comprende los
siguientes 12 temas principales:

1. Cómo Contratar con el Estado

2. Responsabilidad en las Contrataciones del Estado
3. Corrupción en las Contrataciones del Estado
4. El SEACE, oportunidades de Negocio
5. Cómo Analizar las Bases de un Procedimiento de Selección
6. Consultas y Observaciones a las Bases
7. Cómo Elaborar una Oferta Exitosa
8. Admisión, Evaluación, Calificación y Otorgamiento de la Buena Pro
9. El recurso de Apelación
10. Ofertas en Consorcio
11. Ejecución del Contrato
12. Estrategias para una Contratación Exitosa
Si desea información para acceder a los Videos y material de consulta del
Programa envíe un correo a: capacitacion@comprasestatales.org

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Sobre Nosotros
Desde el año 2012 venimos desarrollando
Seminarios On Line (webinars) Gratuitos
en Contrataciones con el Estado, en los
dos últimos año han asistido más de 34,500
personas a los eventos realizados

Nuestros WEBINAR se desarrollan en la

Plataforma de GoToWebinar, con mayor
estabilidad, sin latencia, mejor comunicación
y con acceso desde cualquier dispositivo
conectado a Internet. Contamos con una Sala
Virtual para 1,000 asistentes.

"No enseñamos Leyes, compartimos

experiencias y diseñamos Estrategias",
estamos comprometidos con la Lucha contra la Corrupción en las Contrataciones
del Estado.

Si desea mayor información de nuestras actividades puede visitarnos en:

Portal de Noticias Especializado en Contrataciones del Estado y Lucha
contra la corrupción: https://comprasestatales.org
Envío de Boletines: https://comprasestatales.org/suscripcion.html
Fanpage: https://www.facebook.com/PeruComprasEstatales/
Canal de Youtube: https://www.youtube.com/user/comprasestatales/
Cuenta de Slideshare: https://www.slideshare.net/oscsar/
LICITA FÁCIL - Servicio de Asesoría Integral en Contrataciones del
Estado: https://licitafacil.pe/
Información de nuestros Webinar: https://licitafacil.pe/webinar
Licita Fácil
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LICITA FÁCIL
Es el servicio de Asesoría Integral a disposición de los Proveedores
de Bienes, Servicios, Consultoría y Ejecución de Obras que deseen
Contratar con el Estado de manera Exitosa.
El servicio cubre todas las Fases del Proceso de Contratación Pública:
Actuaciones Preparatorias, Selección y Ejecución del Contrato.
Atendemos a un solo cliente por actividad económica o ámbito
geográfico de influencia, para evitar un eventual conflicto de Intereses.
Nuestro compromiso es evitar que el Proveedor incurra en los errores
expuestos.
Por un único pago fijo al mes el Cliente recibe el asesoramiento
correspondiente en todos los Procesos a los que se presente o en
los que haya suscrito contrato.
Promovemos prácticas anticorrupción.