RESUMEN PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son hojas de papel de diferentes tamaños, llamadas también cédulas en las
que el Contador, plasma toda la información obtenida de los registros y documentación contable
de su cliente, al estarle practicando una auditoria de tipo financiero, fiscal o de cualquier otra
índole.

Se adoptan diferentes tipos de cédulas para el mejor desempeño de su trabajo. Generalmente son
de tamaño oficio y se utilizan hojas rayadas y columnares de 7, 14,21, y hasta 28 columnas.
Conteniendo aproximadamente de 40 a 42 renglones numeradas generalmente al principio y al
final de cada hoja.

La distribución de la información de la cédula puede ser de la siguiente forma:

Encabezado

 Índice – Nombre del cliente.

 Área revisada.
 Cuenta, subcuenta, etc.
 Revisión que se efectúa.
 Periodo revisado.
 Fecha de formulación.
 Nombres o iniciales del Auditor y del ayudante que las formulan.
 Firma de revisado del Supervisor.
 Firma de autorizado del Titular o Gerente.

Cuerpo

 Distribuir la información en la Cédula o papel de trabajo adecuado, registrar y trascribir los

datos y cifras de acuerdo al procedimiento de Auditoria que se está aplicando.

Pie

 Notas.
 Conclusiones.
 Comentarios.
 Sugerencias.
La forma de conservar e integrar los papeles de trabajo es formando legajos por Áreas de Revisión
y se conservan engrapados o cocidos en la parte superior, a la izquierda o en la parte inferior.

Las cédulas de trabajo se pueden clasificar de la siguiente manera:

 Sumaria.
 Analítica.
 Subanalitica.
 Reporte e informe.
 Hojas de trabajo.

Cédula sumaria

Incluye normalmente las cifras que parecen en los estados financieros principales, es decir, Estado
de Situación Financiera y Estado de Resultados, desglosados o analizados en sus principales
cuentas.

Cédula analítica

Como su nombre lo indica, analizan alguno de los renglones que conforman las sumarias, es decir,
se les aplica algún procedimiento de auditoria.

Cédula subanalitica

Cuando se efectúa un procedimiento de auditoria más profundo o detallado a algunas de las

cuentas o subcuentas que se revisaron y se plasmaron sus resultados en las cedulas de análisis o
bien que se efectúa otro procedimiento que proporcione una evidencia más objetiva, suficiente y
competente de la corrección de la cifra en cuestión.

Cédula de reporte e informe

Se utilizaran hojas rayadas para expresar:

o Notas de asuntos pendientes.

o Reporte del avance de la auditoria.
o Conclusiones.
o Sugerencias al cliente.
o Informe largo.
 Cédula de hojas de trabajo

Por lo regular se utilizan hojas de 7 columnas para vaciar las “Hojas de trabajo”, y de 14 columnas
en el caso de los estados financieros.

El uso de las hojas de 28 columnas debe limitarse o eliminarse al máximo para evitar todos los
problemas que provoca su uso, tanto en el llenado que da lugar a equivocarse de renglón,
dificultad para su lectura, así como para su guarda y conservación.

Es probable que se utilice alguna información proporcionada por el cliente, como copias
fotostáticas de contratos, facturas, listados de la computadora, etc., la cual debe incluirse en la
parte correspondiente al procedimiento de auditoria aplicado y dentro de la cuenta que afecte,
según la revisión.

Las cédulas o papeles de trabajo deben ser legibles, con un mínimo de errores y en su caso
enmarcar el error atravesando con líneas diagonales el recuadro, con la finalidad de que se pueda
leer la palabra o la cifra erróneamente escrita; esto evita que el trabajo que se está llevando a
cabo, se vea sucio y de un mal aspecto a futuros lectores.

Se recomienda el uso del bolígrafo en color negro o azul obscuro, con el objetivo de que al ser
fotocopiado, se vea claramente y precisa la información.

Se debe tener presente, que es muy probable que las autoridades hacendarias, soliciten la revisión
de los papeles de trabajo.

Deben ser:

 Claras

Plasmar en forma precisa los datos obtenidos de libros, registros, documentos, información
interna o externa.

 Objetivas

Cumplir con las normas de auditoria establecidos, sin revolver diferentes fines, que hagan
confundir al futuro lector.
  Completas

Iniciar y terminar con los objetivos que se persiguen en su formulación y llegar a conclusiones
acertadas. Cumpliendo en esta forma con el llenado del encabezado, tronco y pie de una
cédula.

Los auditores acostumbran distinguir sus cédula de diferentes maneras, ya sea a base de letras o
de números, o bien una combinación de ambas. Las cedulas sumarias llevaran la letra mayúscula si
se trata de las cuentas de activo, letras mayúsculas dobles, tratándose de las cuentas de pasivo o
del capital contable.

Las cuentas de resultados, sean estas acreedoras o deudoras, se utilizaran múltiplos de diez en
diez, salvo algunos casos específicos que se sugiere por necesidades del propio trabajo se sirvan de
números intermedios de cada cinco.

Tratándose de estados financieros, se utilizarían letras dobles o triples, de acuerdo al estado en

cuestión.

Es muy importante llevar a cabo el cruce de índices, el cual relaciona cifras determinadas en la
aplicación de procedimientos de auditoria, plasmadas en cédulas subanaliticas contra cédulas
analíticas o sumarias.

No sería completa la actuación de un auditor, si este no se valiera de tildes o marcas, que son
signos preconcebidos para indicar que una cifra:

 Representa la suma de una serie se cantidades.

 Se cuadraron las cifras en forma horizontal y verticalmente.
 Los datos se obtuvieron de determinado registro.
 Las cifras constan en documentos originales.

Marcas o Tildes Significado

 Generalmente se le reconoce como suma correcta
Sumas cuadradas, horizontal y verticalmente
Para señalar puntos que están pendientes de realizar
Se cruza el circulo para indicar que lo que estaba pendiente de realizar o
determinar se ha incluido y deja de ser un punto pendiente
X Normalmente se utiliza para señalar algún error o hacer resaltar una cifra.
Existen una infinidad de marcas, tildes o signos, pero es recomendable que se usen aquellos que
no requieren de mucha elaboración.

Al inicio del legajo de los papeles de trabajo, se pondrá una hoja en donde aparezcan las marcas o
tildes aplicadas en la revisión, con su respectivo significado, para que terceras personas que los
lleguen a leer, estudiar o revisar puedan interpretarlos.

Otras recomendaciones en la formulación de papeles de trabajo

 En las hojas columnares, respetar las divisiones en líneas más delgadas, que son para
separar los pesos de los centavos y los miles de pesos de las unidades, decenas y centenas:
como también los millones de los miles, decenas de miles y centenas de miles de pesos.
 Iniciar con $ en el primer renglón de cada columna, así como después de cada raya de
suma o resta.
 Es recomendable que la cifra a la cual se llega se le ponga abajo inmediatamente después
una doble raya, haciendo resaltar la cantidad importante que se cruzara contra otra cédula
de mayor importancia.
 No dejar de anotar todos y cada uno de los datos del encabezado. Se sugiere que se llenen
varias cédulas al inicio de la revisión, con el nombre de la empresa, el personal que
interviene, probablemente el área designada para su revisión, etc.
 La información que se coloca al pie de una cédula , es de gran importancia, porque entre
otros datos que deben formar parte, es frecuente anotar alguna conclusión del trabajo
desarrollado, también un llamado de atención o una sugerencia al revisar la contra cuenta
o para estar alerta cuando se vuelva a revisar esa cuenta en el siguiente ejercicio.
 La guarda de los papeles de trabajo queda en primera instancia al cuidado de la persona
encargada de la revisión, por lo que esta persona reunirá y guardara en folders
debidamente rotulados por áreas en proceso de revisión y por ayudantes, para a
continuación controlarlos y guardarlos en su portafolio, que deberá conservar a su
cuidado durante el transcurso de toda la auditoria respondiendo del mal uso, deterioro,
perdida o tras papeleo que de ellos exista.
 Los papeles de trabajo deben contener la evidencia objetiva, suficiente y competente
proveniente de la debida planeación preparada antes del inicio de la revisión.

Distribución de los papeles de trabajo

Archivo permanente
Se incluirá toda la información necesaria para conocer la vida de la empresa y su uso será
frecuente y constante. Mientras sea cliente del despacho y este contendrá:

 Escritura constitutiva.
 Extracto de las actas de asamblea del consejo y accionistas.
 Manual de organización.
 Catálogo de cuentas.
 Copia de todas las formas en uso interno y externo.
 Cedula de inversiones depreciables y amortizables.
 Copia de todos los contratos.
 Resultado de revisiones fiscales.
 Convenios con autoridades fiscales.

Papeles del ejercicio en revisión

Incluirá todas las cédulas que contengan los procedimientos de auditoría aplicados e inherentes al
ejercicio en revisión, siguiendo el orden que a continuación se señala:

 Control del tiempo utilizado en la auditoria por el personal asignado.

 Dictamen e informe largo de la auditoria.
 Resumen de conclusiones.
 Estados financieros principales: estado de posición financiera, estado de resultados,
estado de variación del capital contable, estado de cambio en la situación financiera.
 Estados secundarios: estado de costo y fabricación, estado de subcuenta de gastos.
 Hoja de trabajo.
 Cédulas relativas a cuentas de balance: activo, pasivo y capital contable.
 Cédulas relativas a cuentas de resultados.

Todos los papeles de trabajo corresponden a un solo ejercicio.

Archivo confidencial:

El titular del despacho, integrara un expediente en donde se incluyan todos los acuerdos que haya
celebrado con su cliente, entre otros documentos:

 Carta de prestación de servicios.

 Correspondencia entre cliente y despacho y viceversa.
 Sugerencias del contador, para mejorar el control interno.
 Acuerdos que modifiquen el plan original de revisión, situaciones imprevistas.
 Cualquier otro documento que considere el titular del despacho.