GEAI Unidad4 Defweb

Paraninfo
Unidad 4
Paquetes ofimáticos.
Uso integrado
© Ediciones Paraninfo
Paraninfo 4. Paquetes ofimáticos. Uso integrado
4.1. Suites ofimáticas más populares

Una suite o paquete informático es un conjunto de aplicaciones interconectadas que
se ayudan entre sí a gestionar y desarrollar un objetivo común.
Figura 4.1. Las suites ofimáticas tienen siempre un gestor de bases de datos, una hoja de cálculo y un procesador de texto como
programas primordiales. También suelen contar con un programa para hacer diapositivas y una herramienta de calendario.
Software propietario
Software libre
o privativo
Figura 4.2. Logotipo Figura 4.3. Símbolo

que significa contenido de copyleft que
con copyright, es decir, significa que el autor
protegido por los derechos de la obra renuncia a
de autor. sus derechos de autor.
Procesadores de texto
Hojas de cálculo
Gestores de bases de datos
Los sistemas
operativos
más Windows.
extendidos
para los MacOS.
ordenadores Linux.
de sobremesa
son
Figura 4.4. Los sistemas operativos más extendidos en todas las plataformas son de tres grandes familias:
Windows, MacOs y Linux. Todos ellos van avanzando y cambiando sus características y capacidades según su versión,
aunque siempre son incompatibles entre sí.
Figura 4.5. Google Drive es la nube que Google ofrece a los usuarios y las usuarias de su correo Gmail.
Además de la posibilidad de guardar archivos también tiene una suite ofimática online sin gestor de bases de datos.
4.2. Plantillas
Una plantilla es un documento

base en el que se ha configurado
una serie de características
comunes a la mayoría de los
documentos que se vayan a
generar.
Figura 4.6. Ejemplo de plantilla

para una carta que incluiría
logotipo de la empresa y los
colores corporativos
de forma que al recibirla se
reconozca al emisor de forma
rápida e intuitiva.
Figura 4.7. La pulcritud en los documentos que se generen ayuda a presentar los datos de una forma más clara y eficiente,
permitiendo focalizar la atención del lector en los puntos claves que se deseen resaltar.
Los pasos a seguir para la creación de

plantillas son:
Configurar otros Guardar el archivo

elementos visuales usando el
Crear un nuevo
Configuración de (encabezado y pie, comando Guardar
documento en
las tipografías imágenes de como
blanco
fondo, marcas de seleccionando la
agua…) opción Plantilla
Figura 4.8. Una vez configurada la plantilla debe guardarse con la extensión propia de las plantillas
para que el editor lo reconozca como tal y aparezca en el listado de documentos prediseñados disponibles.
Las plantillas ahorran

trabajo y homogenizan
resultados.
Figura 4.9. En las páginas de plantillas se pueden encontrar utilidades desarrolladas que pueden sustituir
a programas enteros de facturación o control de almacenes. © Ediciones Paraninfo
4.3. Automatización del trabajo
El nombre de macro es una abreviatura de macroinstrucción. En términos de programación

informática se conoce como una función
Figura 4.10. Una función es un trozo de código que recibe unos valores, ejecuta una secuencia de instrucciones y devuelve
una salida cada vez que sea invocada. Una macro es una función y puede estar compuesta, a su vez, de otras funciones.
Tareas que son susceptibles de ser automatizadas:

• Eliminar las filas vacías en los informes de la banca electrónica.
• Formatear los informes externos.
• Escribir automáticamente la hora en una celda.
• Autocompletar un conjunto de celdas seleccionadas.
• Realizar una misma acción en distintas celdas seleccionadas.
• Resaltar un conjunto de celdas al pasar por encima el ratón.
• Combinar los datos de varios libros de Excel de otros departamentos

de la empresa.
Ejemplo de cómo se escribe una macro
Figura 4.11. La opción Grabar macro no está visible por defecto y ha de habilitarse en las opciones generales de la suite.
Una vez que está activa ya se puede invocar la herramienta que genera automáticamente el código necesario
para grabar la macro.
Figura 4.12. El código que se ha de generar para crear una macro desde el editor es farragoso y complejo
si no se conoce el lenguaje Visual Basic. La grabadora de macros es la encargada de generar el código.
4.4. Traspaso de datos entre programas de la suite
El comando Exportar genera un fichero, normalmente de texto plano, *con un formato

determinado.
Tipos de formato
Ancho fijo Separados por comas
Figura 4.14. Uno de los

formatos alternativos más
utilizados debido a su
capacidad de portabilidad
y legibilidad en todos los
Figura 4.13. Se puede cambiar el formato de salida de un documento desde las opciones del sistemas operativos es el
comando Guardar o Guardar como eligiendo una extensión distinta a la habitual del programa PDF, que es de la
que se esté utilizando en la lista de opciones llamada Tipo. compañía Acrobat.
Figura 4.15. Al intentar importar un archivo con un formato distinto al estándar del programa se abre un cuadro
de diálogo que permite definir cómo se deben importar sus datos. Se especifica cómo se separa un dato del siguiente
para que sea capaz de entender el archivo.
La combinación de correspondencia es la interfuncionalidad más típica y utilizada

entre un editor de texto y un conjunto ordenado de datos, ya sea proveniente
de un documento de texto, hoja de cálculo o base de datos.
Figura 4.16. La opción Combinar correspondencia es un ejemplo de cómo los datos de distintos programas de la suite
pueden ser usados para facilitar un trabajo más complejo. Con una suma de datos y un texto se puede automatizar el envío
de un mensaje a todo el conjunto simplemente siguiendo los pasos del formulario.
Figura 4.17. Se puede combinar correspondencia para conseguir dos tipos de salidas.
La destinada a un formato físico, como puede ser una carta impresa, que genera un archivo de texto independiente
para cada uno de los registros de los datos base. La destinada a ser un documento digital como, por ejemplo,
un correo electrónico que puede almacenarse en un documento con datos vinculados secuencialmente.
Figura 4.18. El proceso se termina cuando se elige qué y dónde se va a insertar en el documento final.
Las referencias se hacen por el nombre del campo o la columna del listado de datos originales escrito
entre los signos « y ».
Cuando se ejecuta el comando Copiar el sistema guarda en un espacio temporal de la

memoria de la máquina toda la información que estuviera seleccionada previamente.
Cuando el contenido de origen no

sea compatible con el programa
destino:
Las suites ofimáticas intentan

solventar estas incompatibilidades
con transformaciones automáticas
de los datos.
4.5. Trabajo con gráficos
Mostrar la información en gráficos supone exponer en un pequeño espacio

una gran cantidad de datos que, si bien no permiten al ojo humano medir el detalle exacto
de qué cantidades se representan, sí que simplifica las comparaciones entre series
de datos por la yuxtaposición de sus posiciones en el gráfico.
Figura 4.19. Una vez diseñado el gráfico este aparece en un cuadro flotante que se puede mover
por todo el documento hasta ajustar su posición y tamaño. Son configurables también los colores, las formas y
las leyendas de la representación.
Figura 4.20. Presentar conjuntos numéricos es más intuitivo utilizando gráficos ya sean de barras, dispersión de puntos,
quesitos, etc. Todas las opciones son intercambiables utilizando la herramienta Gráficos que todas las suites incluyen.
Dependiendo de la naturaleza y la disparidad de los datos que se representan habrá que decidir
entre los distintos tipos.
Figura 4.21. La herramienta para generar gráficos en los editores de texto, aunque existe y puede servir
en momentos puntuales, tiene muchas carencias que se pueden solventar usando una hoja de cálculo gracias
a las sinergias entre los programas.
4.6. Documentos e internet
En internet se pueden encontrar recursos que ayuden a crear documentos de trabajo

como, por ejemplo, macros, imágenes, etc., y también se puede difundir estos documentos
al público para conseguir objetivos de expansión.
Figura 4.22. En un repositorio de fotografías se puede definir la búsqueda por palabras clave, como en un buscador web,
o se puede afinar la búsqueda por los colores base de las fotografías para conseguir una imagen que se pueda integrar
en el diseño.
Las fotografías son una creación artística cuyo dueño tiene siempre la propiedad intelectual
sobre su obra.
• Derechos morales
• Derechos de carácter
La ley protege estos patrimonial
derechos de autor que • De explotación
se dividen en: • Exclusivos
• De remuneración
• Compensatorios
Figura 4.23. Las tipografías son un elemento importante a la hora de hacer un diseño web. Va a ser el elemento
que más aparezca a lo largo de todo el documento y el elemento que más información envía. Debe ser cómoda
para leer y, a ser posible, que distinga la marca a la que representan.
Además de fotografías se puede dotar de diversas funcionalidades a la web mediante

plugins y addons, es decir, extensiones.
Figura 4.24. Diferenciarse de la competencia y, en general, de los demás productos del mercado,
haciendo que el potencial cliente reconozca la marca de un simple vistazo es una garantía de éxito y ayudará
a la hora de planear campañas de marketing.
El vínculo es un enlace que lleva a un punto dentro de un mismo documento,

es un movimiento interno. Un hipervínculo enlaza el elemento que lo contiene
con un objeto que no pertenece a ese documento
Figura 4.25. En todos

los programas
informáticos se utiliza un
icono que representa
una cadena para
ejecutar el comando que
gestiona los vínculos e
hipervínculos.
Figura 4.26. Marcador de texto, ancla o punto de anclaje son distintos nombres para referirse a un punto en un documento
al que se puede hacer una referencia desde un vínculo interno para facilitar la navegación por el mismo.
Figura 4.27. El enlace interno necesita un destino también interno, al que poder referir cómo se hace,
por ejemplo, en los índices.
Figura 4.28. Pegado especial es el comando que permite mover los objetos copiados a otras celdas y operar
con estos objetos y los que se encuentren en el destino.
Entre los
archivos • Copiarlos al nuevo documento
existen
• Vincularlos al nuevo documento
dos
maneras
de
comparti
r la
informaci
ón:
4.7. Documento final
Elementos Portada
comunes:
Índice
Descripción de objetivos.
Desarrollo del documento.
Bibliografía.
Anexos
Vista previa del documento

• Vista normal
• Vista de impresión
• Vista web
Figura 4.29. La vista previa de impresión se simboliza con el icono de una lupa sobre una hoja.
Sirve para ver la salida a papel que se produciría con los ajustes finales dados
sin necesidad de realizar un gasto.
Figura 4.30. El índice en documentos digitales funciona como uno que se incluya en un documento impreso,
pero, además, permite que las entradas incluidas en él funcionen también como un vínculo
dentro del mismo documento.
Figura 4.31. Los títulos con menor numeración contienen a los que la tienen mayor.
Así el epígrafe formateado como Título 2 estará contenido en el epígrafe formateado como Título 1 que le preceda.
A su vez estará al mismo nivel que otros con el mismo rango.
Una vez terminado el desarrollo del documento puede ser el momento de generar
un objeto final, el más común es un impreso en soporte de papel (tamaño folio, A4, A3 o
quizás un documento a todo color, a tres colores o en blanco y negro, etcétera).
Figura 4.32. En el menú Imprimir se establecen las condiciones finales en que un documento será pasado a papel.
Orientación, imprimir por ambas caras, número de páginas por hoja son solo algunas
de las opciones disponibles.
Para escoger la extensión

basta con usar el comando
Guardar si el archivo es de
nueva creación o el
comando Guardar como, si
es un archivo que ya existía
previamente.
Los medios de salida más

comunes
Por pantalla
A un soporte físico
Figura 4.33. El comando Guardar como permite salvar el documento que se está
modificando como una copia nueva, sin modificar el original. Ofrece la posibilidad
de cambiar el formato de salida.
Figura 4.34. Cuando se utiliza en un archivo el comando Guardar como se está generando un nuevo documento.
En caso de que coincida en nombre y ruta saltará un mensaje de aviso preguntando
si se desea destruir el existente.

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4.1. Suites ofimáticas más populares

Figura 4.2. Logotipo Figura 4.3. Símbolo

Gestores de bases de datos

Una plantilla es un documento

Figura 4.6. Ejemplo de plantilla

Los pasos a seguir para la creación de

Configurar otros Guardar el archivo

Las plantillas ahorran

4.3. Automatización del trabajo

El nombre de macro es una abreviatura de macroinstrucción. En términos de programación

Tareas que son susceptibles de ser automatizadas:

• Formatear los informes externos.

• Escribir automáticamente la hora en una celda.

• Autocompletar un conjunto de celdas seleccionadas.

• Realizar una misma acción en distintas celdas seleccionadas.

• Resaltar un conjunto de celdas al pasar por encima el ratón.

• Combinar los datos de varios libros de Excel de otros departamentos

Ejemplo de cómo se escribe una macro

4.4. Traspaso de datos entre programas de la suite

El comando Exportar genera un fichero, normalmente de texto plano, *con un formato

Ancho fijo Separados por comas

Figura 4.14. Uno de los

La combinación de correspondencia es la interfuncionalidad más típica y utilizada

Cuando se ejecuta el comando Copiar el sistema guarda en un espacio temporal de la

Cuando el contenido de origen no

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4.5. Trabajo con gráficos

Mostrar la información en gráficos supone exponer en un pequeño espacio

4.6. Documentos e internet

En internet se pueden encontrar recursos que ayuden a crear documentos de trabajo

Además de fotografías se puede dotar de diversas funcionalidades a la web mediante

El vínculo es un enlace que lleva a un punto dentro de un mismo documento,

Figura 4.25. En todos

4.7. Documento final

Desarrollo del documento.

Vista previa del documento

Para escoger la extensión

Los medios de salida más

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