External Collaboration
With Microsoft Tools:
Training Portfolio
▪ Introduction to external collaboration: what is it and what
tools are available?
OneDrive Track:
1. Request external collaboration capability for
Microsoft OneDrive
2. Use Microsoft OneDrive for external collaboration
3. When I share files with external people using
OneDrive, what is their experience?
Teams Track:
1. Request external collaboration capability for
Microsoft Teams
2. Use Microsoft Teams for external collaboration
3. Cual es la experiencia de las personas externas
cuando se les invita a un TEAM?
▪ Presented by CBS IT
Visit the Help Community Page for full schedule
▪ Dec 2021 Public 1
POR FAVOR TENGA EN
CUENTA LO SIGUIENTE:
1. Debe asegurarse de seguir paso a paso las instrucciones de este PPT para
evitar errores en el proceso de registro y recepción de Archivos.
2. Los destinatarios NO necesitan instalar ni utilizar ningún software de
Microsoft, incluidos OneDrive, Outlook, SharePoint y Teams, para colaborar
en el contenido compartido. Se puede acceder a través del navegador web.
Public
2
?
Helpful Resources and
Support
Logging In
Multi-factor Authentication
(MFA)
Public 3
¿Cómo se ve todo desde el punto de vista del
invitado?
Cuando usted invita a una persona externa a
su equipo, ésta recibirá una invitación por
correo electrónico en la dirección que usted
haya indicado.
Nota: sólo esa persona podrá utilizar la
invitación; no podrá copiarse ni reenviarse a
ninguna otra dirección de correo electrónico.
Lo que suceda a continuación dependerá de si
el destinatario ya tiene su propia cuenta
Microsoft
Public 4
Si el invitado NO tiene una cuenta de Microsoft
Se le enviará un código de acceso a la dirección de correo electrónico a la que envió la
invitación.
Public 5
Si el invitado NO tiene una cuenta de Microsoft
(Cont.)
Una vez introducido el
código de acceso, el
destinatario deberá revisar
y aceptar los permisos, tal
y como se muestra aquí:
Public 6
Si el invitado SI tiene una cuenta de Microsoft…
▪ Se le pedirá que inicie sesión con sus propias credenciales de Microsoft:
Public 7
Si el invitado SI tiene una cuenta de Microsoft…
(Cont.)
Si hacen clic en (Other ways to wign in) Otras formas de iniciar sesión en la parte inferior de la pantalla,
se les dará la opción de utilizar “Windows Hello” o una clave de seguridad (si ellos o su organización la
utilizan; o pueden utilizar la aplicación Microsoft Authenticator (disponible para Android o iOS). También
pueden optar por mantener la sesión iniciada durante un periodo de tiempo.
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?
Helpful Resources and
Support
Logging In
Multi-factor Authentication
(MFA)
Public 9
Usando el Multi-factor Authentication (MFA)
Cummins requiere el uso de MFA para los invitados externos. Después de que el invitado reciba
su invitación a Teams e inicie sesión, verá las siguientes pantallas. En su celular Android o iOS,
Primero: tiene que descargar la aplicación Microsoft Authenticator en su Celular
Public 10
Usando el Multi-factor Authentication – Cont-
Una vez descargada la aplicación, el destinatario abrirá la aplicación Authenticator y hará clic en
Añadir. A continuación, seleccionará "Cuenta de trabajo o escuela", escaneará el código QR y
hará clic en Siguiente.
Public 11
Usando el Multi-factor Authentication – Cont-
▪ Si los invitados externos necesitan actualizar la configuración de MFA o añadir un método de
autenticación de seguridad más adelante, iniciarán sesión con su dirección de correo electrónico en
https://myaccount.microsoft.com?tenant=Cummins.com.
▪ Haga clic en "Actualizar información" en Información de seguridad
▪ Añada un nuevo método o cambie el método predeterminado en la pantalla de información de
seguridad.
Public 12
Usando el Multi-factor Authentication – Cont-
▪ Si el invitado escoje el telefono cellular en lugar de la aplicación Authenticator, ésta persona debe
de ingresar su numero de telefono cellular y Microsoft le enviará un Código de acceso
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Abriendo Teams
Una vez que el invitado haya iniciado sesión y utilizado MFA, podrá colaborar con usted
publicando archivos, utilizando el chat o participando en las conversaciones.
Public 14
Ayuda y Soporte Subject Matter Experts
Help Community Page (External Collaboration & File Sharing)
▪ Training PPT
▪ Training Video(s)
▪ Communications Plan
▪ FAQ (Frequently Asked Questions)
▪ Information Classification and Handling Job Aide
▪ Booklet and OnePager
▪ Enterprise Content Management Policy & Procedures
▪ Multi-Factor Authentication (MFA)
▪ Azure Information Protection (AIP)
▪ Terms of Use (OneDrive)
▪ Terms of Use (Teams)
▪ Policy Links
▪ Digital Toolkit
Ops.Collaboration@cummins.com
Public 15
