Curso intensivo de

Microsoft 365 para la empresa

Reúne a tus empleados y tu información con
una suite de productividad eficaz y segura que
te ayuda a dirigir y hacer crecer tu negocio.
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Índice

3 4
Introducción Mejora la productividad

6 8
Trabaja mejor Desarrolla tu negocio
en colaboración

10 12
Protege tus datos Fácil de administrar
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Introducción
Para que tu negocio crezca, tus empleados
deben trabajar lo mejor posible. Eso significa
que debes asegurarte de que disponen de las
herramientas adecuadas para colaborar y ser
productivos estén donde estén. Pero también
de que la productividad no comprometa
la seguridad de los datos de los clientes
y de tu empresa.
Con Microsoft 365 puedes encontrar
el equilibrio adecuado, ya que te permite
trabajar desde cualquier lugar y tener medidas
de seguridad funcionando en todo momento.
Microsoft 365 se ha diseñado para ajustarse
3
al modo en que las empresas trabajan hoy en día,
con equipos remotos e in situ, colaboración
simultánea entre varios proyectos y diferentes
zonas horarias, y personas que trabajan desde
todo tipo de dispositivos diferentes.
Microsoft 365 te ayuda con todos estos desafíos,
proporcionando una solución integrada que
combina la productividad de las aplicaciones
de Office con avanzadas funciones de gestión
de dispositivos y seguridad.
En este e-book, descubrirás cómo Microsoft 365
puede ayudar a tu empresa a prosperar y crecer.
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1.
Mejora la productividad
Trabaja con herramientas de IA y la posibilidad de almacenar,
usar y compartir archivos desde cualquier lugar
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Escenario 1
Utiliza la IA para trabajar
de forma aún más inteligente
La capacidad del cloud te permite aprovechar
los servicios inteligentes de Microsoft 365
para obtener mejores resultados, ahorrar
tiempo y poder centrarte en las prioridades
de tu negocio. Un ejemplo es PowerPoint
Designer, que utiliza inteligencia artificial
(IA) para ayudarte a crear diapositivas con
un bonito diseño en un solo clic. Mientras
colocas contenido en una diapositiva,
Designer trabaja en segundo plano a través
del cloud para comparar tu contenido con
diseños elaborados por expertos, de forma
que cualquier persona de tu empresa pueda
realizar presentaciones de aspecto más
profesional. En Microsoft Excel, la inteligencia
artificial alimenta la nueva característica
Ideas, que ofrece información y sugerencias
adaptadas a tu trabajo, como identificar
automáticamente tendencias, patrones
y valores atípicos en un conjunto de datos.
Cómo funciona
Evita los problemas de control de versiones
que suelen producirse al enviar archivos por
correo electrónico de un lado a otro.
1. Guarda un archivo editado en OneDrive.
2. Abre un nuevo correo electrónico
en Outlook y selecciona Insertar y Adjuntar
archivo. A continuación, selecciona el
archivo que deseas enviar entre los archivos
recientes que están guardados en OneDrive.
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Escenario 2
Ahorra tiempo accediendo con
más facilidad a los archivos
Los propietarios de las pequeñas empresas
dedican más de 33 horas al mes a realizar tareas
administrativas, tiempo que podría emplearse
en actividades de mayor valor, como las ventas
y el desarrollo del negocio.¹ OneDrive para
la Empresa simplifica y agiliza el acceso a los
archivos, lo que permite aprovechar mejor el
tiempo. Puedes compartir archivos y colaborar
en documentos con cualquier persona, tanto
dentro como fuera de la organización. Con
1 TB de almacenamiento, también dispondrás
de mucho espacio para tus archivos, y podrás
buscar archivos y carpetas en cualquier
dispositivo y desde cualquier lugar. ¿Buscas una
versión anterior de un archivo? Haz clic con el
botón derecho en el nombre del archivo para
obtener un historial de hasta 25 versiones.
¹ “The top admin tasks holding back small
businesses”, CA Today, mayo de 2016.
3. En lugar de un archivo estático
(y posiblemente obsoleto), se adjunta
al mensaje un enlace de OneDrive a la última
versión del archivo. Haz clic en ese enlace
para cambiar los permisos si deseas reforzar
la seguridad y permitir que solo determinadas
personas puedan editar o ver el archivo.
Como lo que se adjunta es un enlace
de OneDrive, tu bandeja de entrada
se mantiene libre de archivos y todo el mundo
puede trabajar con la versión más reciente.
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2.
Trabaja mejor
en colaboración
Chatea, reúnete y colabora
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Escenario 1
Coordina a los miembros de tu equipo
Todos los que trabajan en un proyecto
pueden chatear, reunirse y colaborar con
Microsoft Teams. Teams reúne a las personas
y la información en un espacio de trabajo
compartido con chats en grupo, llamadas
y reuniones online. Además, tienes acceso
a las aplicaciones integradas de Office, por lo
que puedes revisar y editar archivos de Word,
Excel y PowerPoint dentro de Teams. Con
las aplicaciones de Teams para dispositivos
móviles, puedes mantenerte conectado a tu
equipo desde prácticamente cualquier lugar.
Dentro de Teams, puedes interactuar con más
de 250 aplicaciones empresariales, incluidas
Trello, Evernote, Adobe, Github y Zendesk.
Cómo funciona
¿Necesitas revisar un documento, una
hoja de cálculo o una presentación con
un compañero o un cliente en tiempo real?
1. En Teams, inicia un chat con un compañero
de trabajo y después una llamada de voz.
2. Una vez que se inicie la llamada, selecciona
Compartir pantalla y elige el documento
que deseas revisar con tu compañero.
3. Ahora los dos podéis ver el documento
al mismo tiempo.
4. Si quieres que más personas se unan a la
sesión de revisión de Teams, selecciona
Invitar a más personas.
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Escenario 2
Utiliza buzones compartidos para
mantenerte al día sobre los clientes
existentes y potenciales
Microsoft Outlook puede ayudarte a satisfacer
las necesidades de los clientes usando
un buzón y un alias compartidos, como
"help@contoso.com" o "sales@contoso.com".
Con Outlook, un grupo de trabajadores
puede supervisar y enviar correo electrónico
fácilmente desde el alias compartido. Cuando
alguien del grupo responde a un mensaje
enviado al buzón compartido, el correo
electrónico se muestra como si proviniera
de la dirección compartida y no de un
usuario específico. También puedes tener un
calendario compartido asociado con el buzón
de correo (por ejemplo, un calendario
de soporte o ventas dedicado).
Teams nos permite hacer justamente
lo que indica su nombre: trabajar
en equipo. En toda mi carrera, nunca
he conocido a nadie que pudiera
usar una sola herramienta para sacar
adelante tantos proyectos diferentes
en tan poco tiempo.
Julia Hawkins,
presidenta y directora del área de ingresos
de the Future of StoryTelling
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3.
Desarrolla tu negocio
Consigue más clientes, controla e impulsa
las relaciones y optimiza los procesos
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Escenario 1
Mantente cerca de tus clientes
¿Aún sigues gestionando los datos de
los clientes en una hoja de cálculo?
Microsoft 365 puede ayudarte a desarrollar
las relaciones con Microsoft Bookings,
la solución diseñada especialmente para
pequeñas empresas. Microsoft Bookings
puede ayudarte a simplificar la programación
y las citas, con lo que podrás ahorrar tiempo,
reducir los "no- shows" y permitir que tus
clientes se sientan más cómodos y tengan
mayor control.
Cómo funciona
Programa citas con los clientes a través
de Bookings. Puedes publicar la página
de Bookings en tu sitio web:
1. En el panel de navegación de Bookings,
selecciona la página Reserva.
2. Comprueba que tus políticas de
programación son correctas y selecciona
Guardar y publicar.
3. Selecciona Abrir página publicada para ver
la página en un explorador web.
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Escenario 2
Simplifica la programación
Las empresas que prestan sus servicios a través
de citas, como los consultorios médicos y los
bufetes de abogados, necesitan una forma
fiable de gestionar el proceso de reserva.
Microsoft Bookings cuenta con una interfaz
sencilla tanto para los empleados como
para los clientes. Además de programar
automáticamente las citas, Bookings ofrece
a los empleados la flexibilidad de programar,
reprogramar, cancelar o modificar citas
manualmente en función de las llamadas
telefónicas y los correos electrónicos de los
clientes. Bookings ayuda también a los
gerentes a modificar listas de personal, a definir
servicios y precios, a fijar horarios y a integrar
las listas de clientes existentes.
Microsoft Bookings es una aplicación online
y móvil, y es ideal para las empresas que
proporcionan servicios a los clientes con
cita previa.
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4.
Protege tus datos
Protégete de las amenazas externas y las
filtraciones con herramientas de privacidad
y cumplimiento integradas
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Escenario 1
Controla el acceso a los
documentos y a la información
La movilidad es algo bueno, pero solo
si puedes mantener tus datos seguros.
Microsoft 365 te permite definir políticas
para controlar el acceso al correo electrónico
y los documentos de tu organización
en dispositivos móviles y aplicaciones
compatibles. Si se pierde un dispositivo
o alguien lo roba, puedes borrar los datos
de forma remota para eliminar la información
de la empresa.
Cómo funciona
Si el dispositivo personal de un empleado
se pierde o alguien lo roba, o si el empleado
ya no trabaja para ti, los datos de la empresa
podrían estar en peligro. Esta es la manera
de borrar de forma remota los datos
empresariales del dispositivo personal
de un empleado.
1. En el Centro de administración, haz clic
en la tarjeta Dispositivos.
2. Busca un usuario para ver todos
sus dispositivos.
3. Selecciona el dispositivo que deseas borrar
de forma remota, haz clic en Quitar datos
de la empresa y confirma.
La próxima vez que ese usuario inicie sesión
en una aplicación de Office con ese dispositivo,
se le notificará que los datos de la empresa
se han borrado.
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Escenario 2
Defiéndete del ransomware
y del malware con la protección
contra amenazas
Hay amenazas tan sofisticadas que pueden
engañar incluso a los empleados que están
más alerta. Microsoft 365 se ha diseñado con
medidas de seguridad de nivel empresarial
y actualizaciones automáticas para que
nunca tengas que preocuparte por el fin
del soporte. Todos los usuarios reciben
automáticamente las últimas actualizaciones
de seguridad de Microsoft 365 y Windows 10
para proteger los datos de la empresa de las
nuevas amenazas, desde el malware hasta
el phishing y el ransomware. Por ejemplo,
si tus empleados tienen dispositivos Surface
y suscripciones a Microsoft 365, podrán trabajar
y colaborar mientras se desplazan
sin poner en peligro la seguridad.
No hay forma de que podamos proteger
nuestros servidores en la misma
medida en que lo hace Microsoft.
Firmamos acuerdos de confidencialidad
masivos para bancos y corporaciones
que garantizan la confidencialidad
de la información. Detrás de los
muros de Microsoft estamos mucho
mejor protegidos.
Emma Bannister,
directora ejecutiva de
Presentation Studio
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5.
Fácil de administrar
Configura y gestiona con facilidad los usuarios, los
dispositivos y los datos, con lo que ganarás tiempo
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Escenario 1 Escenario 2

Administra a los usuarios y los Accede de forma segura a las

dispositivos desde un solo lugar
El Centro de administración de Microsoft 365
es tu centro de control, un lugar centralizado
donde podrás configurar las políticas
de seguridad y gestionar los dispositivos y las
aplicaciones. El Asistente de configuración
cuenta con 45 configuraciones de seguridad
de nivel empresarial en 15 menús desplegables
y opciones fáciles de entender. Puedes definir
políticas para dispositivos móviles y dispositivos
con Windows 10, como exigir un PIN o una
huella dactilar para acceder a los archivos.
² “Best Practices: Selecting, Deploying, and
Managing Enterprise Password Managers”,
Forrester, enero de 2018.
aplicaciones y los datos con
el inicio de sesión único
Con Microsoft 365, tus empleados pueden
utilizar fácilmente diferentes aplicaciones
y dispositivos. Gracias al inicio de sesión único,
solo necesitan recordar un nombre de usuario
y una contraseña para conectarse a todas
las aplicaciones, servicios y dispositivos con
Windows 10, lo que ayuda a ahorrar tiempo
y dinero en soporte de TI sin poner en peligro
la seguridad. (Los estudios de investigación
señalan que un adulto medio administra
más de 25 cuentas online con diferentes
combinaciones de nombres y contraseña,
y algunas organizaciones más grandes
gastan más de un millón de dólares al año
solo en el soporte técnico relacionado con
las contraseñas). ²

Cómo funciona
¿Necesitas distintas políticas para los
diferentes roles (por ejemplo, marketing,
finanzas o recursos humanos)?

1. En el Centro de administración, selecciona

Agregar directiva en la tarjeta Directivas.

2. Asigna un nombre a la política y selecciona el

tipo. Por ejemplo, selecciona Configuración
de dispositivos con Windows 10.

3. Puedes seleccionar diferentes opciones

para un equipo en particular. Por ejemplo,
tal vez quieras que un grupo de empleados
pueda descargar aplicaciones de la Tienda
Windows, pero otros no.
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Elige el plan adecuado

para tu negocio
Microsoft 365 es una suscripción que
incluye aplicaciones premium de Office,
eficaces servicios de administración de TI
y funcionalidades de seguridad avanzada que
pueden ayudarte a dirigir e impulsar tu negocio.
Si eliges el plan y el precio de Microsoft 365
adecuado para tu empresa, podrás mantener
la flexibilidad y la escalabilidad a medida
que cambien tus necesidades; por ejemplo,
añadiendo o transfiriendo puestos para
nuevos empleados.
Microsoft 365 te ayuda a:
• Hacer tu trabajo lo mejor posible con
Word, Excel, PowerPoint y Outlook.
• Chatear, celebrar reuniones y colaborar con
Microsoft Teams.
• Guardar los archivos, acceder a ellos
y compartirlos en cualquier lugar con 1 TB
de almacenamiento de OneDrive.
• Trabajar desde cualquier lugar y cualquier
dispositivo con las aplicaciones de Office.

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de seguridad de nivel empresarial
y soporte ininterrumpido.

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