INSTRUCTIVO PARA MODIFICACIN DE ESTADO EN ANTICIPO DE REMUNERACIONES ENTREGADAS EN EXCESO RESUMEN ANTICIPO DE REMUNERACIONES ENTREGADAS EN EXCESO.

Uno de los controles que actualmente mantiene el sistema sobre las opciones de anticipos de remuneraciones, es la de bloquear a los funcionarios que recibieron un anticipo, este proceso es manual; es decir que los funcionarios que hayan mantenido un anticipo, no pueden acceder a otro, mientras no se cancele el primero en su totalidad. La gestin, evaluacin y control en lo relacionado a los cambios de estado de anticipos de remuneraciones, ser de uso exclusivo de la entidad; siendo estos los responsables de la recuperacin total de estos valores, para lo cual se ha preparado el siguiente instructivo, para modificar el estado de RESTRICTIVO = N, a RESTRICTIVO = S; en la opcin de anticipo de remuneraciones en exceso. INGRESO AL SISTEMA

El servidor encargado de este proceso, acceder al sistema mediante su USUARIO y CONTRASEA, que le sern proporcionados por el Administrador del sistema; para lo cual se le muestra la siguiente pantalla.

La pantalla de ingreso solicitar el usuario y la contrasea, el ingreso a esta aplicacin podr realizarla desde cualquier computadora que tenga acceso a Internet; no es necesario instalar ninguna aplicacin en particular para operar el sistema. Una vez ingresado al sistema, seleccionar el ejercicio fiscal vigente, mostrando la siguiente pantalla:

CAMBIO DE ESTADO EN ANTICIPOS INGRESAR Los funcionarios responsables del manejo de los anticipos en las instituciones, deben tener activada la funcin 935 para que tengan acceso a la pantalla; gestin que debern realizarla ante el administrador informtico de la entidad.

CONTABILIDAD REGISTROS DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS ANTICIPO DE REMUNERACIONES ANTICIPO DE REMUNERACIONES ENTREGADAS EN EXCESO, el usuario accede a su entidad, donde se
Mediante la opcin despliega su entidad. Como muestra la siguiente pantalla:

El sistema presenta la entidad (EOD), para lo cual se despliega la siguiente pantalla:

En esta pantalla se muestra el listado de todos los funcionarios que laboran en la entidad seleccionada y consta de 5 campos en cuales se detalla:

1. 2. 3. 4. 5.

Opcin para seleccin de registros Cdula de los funcionarios Nombre del beneficiario Monto anticipo Restrictiva.

MODIFICAR El funcionario responsable del manejo de este proceso, deber modificar el estado de RESTRICTIVO = S, a RESTRICTIVO = N.; para lo cual deber seleccionar la cdula del beneficiario y con el botn modificar realizar el cambio de estado, como muestra la siguiente pantalla:

Cuando el funcionario selecciona la opcin de modificar, le aparecer la siguiente pantalla; en la cual deber marcar con un visto la opcin de restrictiva y hacer una breve descripcin indicando la fecha de ejecucin de este beneficio.

Para que los funcionarios de las entidades puedan acceder a un anticipo, deben estar marcados con un visto en la opcin de RESTRICTIVA, el sistema automticamente lo registrar como NO RESTRICTIVA, cuando el funcionario mantenga anticipos que todava no se hayan cancelado en su totalidad. Al presionar el botn MODIFICAR, se guardarn los cambios, y de esta manera los servidores podrn acceder a un anticipo de remuneraciones. NOTA.- Los funcionarios que NO consten en la lista de la entidad, al momento de solicitar un anticipo, el sistema emitir un mensaje de error que indique EL BENEFICIARIO QUE SOLICITA EL ANTICIPO EST EN LA LISTA DE BENEFICIARIOS CON ANTICIPOS EN EXCESO; esto se presenta ya que el servidor solicitante, posiblemente trabaj en otra entidad de la Administracin Central y/o Entidades de Educacin Superior, sin dar a conocer que este beneficio recibi anteriormente; ocasionando que el sistema presente el mensaje de error antes descrito.

Para dar solucin a este problema, el responsable del otorgamiento de los anticipos de remuneraciones o la autoridad competente, deber solicitar a la otra entidad, que se cambie el estado de RESTRICTIVA = N, previo la verificacin de la recuperacin total de ese beneficio; para que se active el control y de esa manera pueda acceder a un nuevo anticipo, en la entidad que labora actualmente. Para los casos de entidades cerradas, cuyos funcionarios solicitaron en estas, un anticipo de remuneraciones, el sistema emitir el mensaje de error indicando anteriormente; la solucin a este inconveniente se la gestionar a travs de un oficio a la Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental, solicitando se cambie de estado al funcionario.