CÓDIGO JIT-I1-P1-C02-CO

INSTRUCTIVO/PROTOCOLO AUDIENCIA DE VERSIÓN 2

FECHA: 4-03-2021
CONCILIACIÓN

CENTRO DE CONCILIACIÓN DEL CONSULTORIO JURÍDICO “JOSÉ IGNACIO TALERO LOSADA”

1. OBJETIVO

Proporcionar al docente y estudiante-conciliador a manera de orientación, los aspectos mínimos a tener en

cuenta al momento de realizar la Audiencia de Conciliación, mediante la aplicación de normas de conducta y
procedimentales, con el fin de ilustrar a las partes intervinientes sobre el proceso conciliatorio.

2. ALCANCE

El presente protocolo aplica al docente, estudiante-conciliador y judicante que participan en las audiencias de
conciliación realizadas en el Centro de Conciliación “José Ignacio Talero Losada”.

3. DESARROLLO

El docente y estudiante-conciliador asignados por la Dirección del Centro, el día señalado para la
correspondiente audiencia de conciliación, para iniciar la audiencia y durante su administración deberá cumplir
con las partes y apoderados el siguiente protocolo:

1. Recibimiento de las partes: sí solamente comparece una de las partes, se dará un plazo prudencial
de 30 minutos para que se haga presente la otra parte, si la contraparte no comparece, se identificara
la parte asistente, se cerciorará que entrego la citación por diferentes medios: envió por correo certificado
a la parte convocada mediante rastreo de guía o través de acompañamiento policivo mediante la
verificación del número identificación del funcionario, se le tomaran los datos generales de ley y demás
que sirven para la radicación del asunto ante la plataforma que para tal fin habilite el Ministerio de Justicia
y del Derecho, dejando constancia que el interesado se presentó y firmará la respectiva hoja de trabajo
y constancia de su comparecencia. Advirtiéndole al interesado que debe esperar tres días para la
justificación de la inasistencia de la parte que no comparece, y que después del cuarto día puede
presentarse a reclamar la correspondiente constancia de procedibilidad de “no comparecencia”.

2. Si las partes comparecen a la audiencia el conciliador entonces procederá así:

2.1 El conciliador ubicará a las partes de acuerdo a la conflictividad del asunto, siempre teniendo en
cuenta, que pueda ver a cada una de ellas y que no haya posibilidad de perder el control de la
audiencia. El conciliador y el estudiante practicante se deben ubicar donde consideren pertinente,
para poder desplegar sus estrategias de conciliación y tener un mejor manejo de la audiencia, lo cual
permitirá a las partes dirimir sus controversias. Los apoderados si los hubiere, se ubicarán al lado
externo de cada compareciente.

2.2 Posteriormente, se identificaran las partes, para lo cual debe solicitar los documentos de identificación
y recolección de los datos de las partes sobre generales de ley, estrato, profesión u oficio, lugar de
residencia, localidad, teléfono, etc., y teniendo en cuenta además, que la parte convocada en un

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determinado caso, puede ser una persona jurídica, caso en el cual esta deberá acreditar su existencia
y representación legal mediante el correspondiente certificado que expida la entidad que lo avala.

2.3 A continuación, se da inicio a la presentación del conciliador y del estudiante conciliador, prosiguiendo
con las partes para lo cual se solicitará las cedulas tanto del convocante como del convocado.

2.4 Acto seguido se Indicará a las partes y a sus apoderados, las reglas para el desarrollo de la audiencia,
en el sentido de que las partes deben respetar el uso de la palabra, las intervenciones ordenadas
tales como la utilización de un lenguaje respetuoso y comedido.

2.5 Se Indicará a las partes, sobre la regla de confidencialidad que inspira la diligencia de conciliación.

2.6 Se ilustrará a las partes sobre el objeto, alcance, beneficios consecuencias jurídicas y límites de la
conciliación, explicando los efectos del acuerdo o del no acuerdo como resultado de la audiencia.

2.7 Se ilustrará a las partes el papel con el que intervienen los apoderados de las partes, quienes son
solamente sus acompañantes y consejeros, poniéndoles de presente que si requieren asesorar a sus
poderdantes solicitaran la interrupción de la audiencia para entrevistarse de manera privada y
retirados de la audiencia.

2.8 Posteriormente se procede a fijar los hechos que dieron lugar a la conciliación, iniciando por quien
solicitó la audiencia y posteriormente por el convocado.

2.9 Se procederá a la sustentación de las pretensiones y argumentos de las partes de manera ordenada
y respetuosa.

2.10 A continuación, se propondrán diferentes fórmulas, alternativas o propuestas de solución del conflicto
de las partes, sin perjuicio de que el conciliador pueda sugerir a las partes alternativas de solución,
que las partes están en libertad de acoger o no, sobre los siguientes aspectos:
2.10.1 Si la conciliación fuere de regulación de cuota alimentaria, el conciliador explicará a los padres que
deben asumir los gastos en partes iguales, teniendo en cuenta los siguientes criterios: Primero,
asignación de custodia y cuidado personal; Segundo, el valor de cuota alimentaria mensual;
Tercero, gastos de educación y útiles escolares; Cuarto, gastos de vestuario, procurando que se
establezca en mudas completas de ropa y como mínimo tres al año, con equivalencia en dinero.
Quinto, gastos de salud y afiliación a EPS y Sexto, recreación y régimen de visitas

Parágrafo: se tendrá en cuenta que las sumas de dinero se ajustarán anualmente de manera
automática según el IPC y que se deberán consignar dentro de los cinco (5) primeros días de cada
mes o en las fechas establecidas por las partes en cuenta bancaria.

2.10.2 Si fuere restitución de inmueble arrendado. Primero, se acordará la terminación del contrato.
Segundo, la fecha de entrega del inmueble en donde se deberá identificar plenamente con dirección,
linderos y matricula inmobiliaria; Tercero, Reconocimiento de obligaciones por concepto de
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arrendamientos y pagos de servicios públicos, para que el inmueble quede a paz y salvo, Cuarto,
Entrega del inmueble en buen estado.

Parágrafo: las garantías de cumplimiento del acuerdo y la sanción en caso de incumplimiento total
o parcial del acuerdo. Como lo es la restitución del bien inmueble en virtud del artículo 69 de la ley
446 de 1998.

2.10.3 Si fuere acuerdo de pago se tendrá en cuenta: Primero, que las obligaciones dinerarias se componen
de capital e intereses; Segundo, que los acuerdos de pago se harán mediante la amortización de cuotas,
señalándose la periodicidad del pago de manera mensual y mediante consignación en cuenta bancaria a
nombre del beneficiario o en efectivo; Tercero, se contemple cláusulas de garantía para el pago, intereses de
mora a la tasa legal que para tal fin fije la superintendencia financiera y la de aceleración para el pago si se
llegase a incumplir alguna de las cuotas establecidas, así como una multa en caso de incumplimiento total o
parcial del acuerdo.

3. Una vez terminado el debate se procederá de la siguiente manera:

3.1.1 Si hubiere acuerdo conciliatorio, el conciliador procederá a redactar el documento que contendrá
el acta de conciliación, procederá a hacer lectura en voz alta del acta con el fin que las partes hagan
sus observaciones para su corrección, y luego procederá con las partes a la firma del acta en señal
de su aprobación, en documentos originales, en donde se deberá entregar la primera copia a cada
parte. A su vez, se procederá a tramitar el respectivo registro ante el Sistema de Información de la
Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición (SICAAC). Una vez subido al sistema se
procederá a remitírsele el expediente al director del centro para su respectiva revisión, firma y sello.

3.1.2 Si no hubiera acuerdo conciliatorio: las partes procederán a firmar la correspondiente hoja de
trabajo dejando constancia de su comparecencia y falta de ánimo conciliatorio. Luego de lo cual el
conciliador procederá a redactar la correspondiente constancia de no acuerdo, en documentos
originales, en donde se deberá entregar la primera copia a cada parte. A su vez, se procederá a
tramitar el respectivo registro ante el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la
Amigable Composición (SICAAC). Una vez subido al sistema se procederá a remitírsele el
expediente al director del centro para su respectiva Revisión, firma y sello.

4. Las partes podrán retirar tanto las actas de conciliación y como las constancias luego de tres días
hábiles firmando la constancia de haber recibido el documento.

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CONCILIACIÓN

Nota: esta hoja no se debe imprimir ya que es de información interna del Sistema Integrado de Gestión
Institucional SIGI

CONTROL Y APROBACIÓN DE VERSIONES

VERSIÓN FECHA
OBSERVACIONES ELABORADO POR APROBADO POR
No. (DD/MM/AA)
1 Protocolo Inicial Ángela Sheila
2014-09-20
Bonilla Lancheros
2 Ubicación del conciliador en la Ángela Sheila
2018-01-23
audiencia Bonilla Lancheros
3 Redacción y complementación Jorge Arley Villamil Ángela Sheila 2020-02-03
del protocolo Burgos Bonilla Lancheros
4 Ajuste del protocolo al nuevo Jorge Arley Villamil Claudia Isabel 2021-03-10
formato Burgos Vargas Moreno

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