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MANUAL SIGES

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Introduccin

El manual que presentamos a continuacin tiene como objetivo ensearle el manejo del Sistema para Puntos de Venta SIGES. Hoy en da tener un sistema automatizado significa simplificar el trabajo de una empresa reduciendo el tiempo para realizar una tarea especfica, teniendo siempre en cuenta los principios de control interno que tiene que regirla para su mayor eficiencia. El Sistema para Puntos de Venta SIGES permite el control de la gestin de su negocio, el cual se detallar durante el desarrollo de este manual. La versatilidad y flexibilidad de sus pantallas de ingreso de datos, la rapidez en los clculos, emisin de documentos as como en la emisin de reportes por pantalla, impresora o archivo hacen del sistema una herramienta, sencilla en su manejo pero poderosa como ayuda para asistirlo en la toma de decisiones. Este manual explica paso a paso, el orden que se deber llevar desde un principio para evitar errores y obtener resultados inmediatos. Ms adelante al dominar el manejo del sistema, podr seguir el orden que considere conveniente de acuerdo a sus necesidades y recurrir al manual para consultas especficas. Asegrese de leer ntegramente este manual.

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Informacin sobre el Sistema SIGES

Hardware y Software necesario
El Sistema para Puntos de Venta SIGES puede funcionar perfectamente en un computador con procesador Pentium III con 128 MB de Memoria como mnimo y con una capacidad en Disco Duro de 250 MB para la versin monousuario. Para la versin multiusuario se requiere como mnimo una capacidad en Disco Duro de 10 GB para un terminal y de 40 GB para el servidor (el espacio necesario depender de volumen de informacin que maneje, si este volumen de informacin es alto se necesitar el mximo espacio posible). El Sistema para Puntos de Venta SIGES funciona con el sistema operativo Windows de Microsoft (se recomienda trabajar con versiones a partir de Windows 98).

Sobre este Manual

Este manual presenta una completa descripcin de cada una de las caractersticas del sistema para puntos de venta SIGES, explicando la manera de trabajar con cada opcin y en la mayora de los casos contando con ilustraciones de las ventanas o pantallas del sistema. El objetivo de este manual es de brindarle las referencias necesarias para obtener el mximo beneficio del sistema.

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Caractersticas Principales del Sistema SIGES

SIGES es un sencillo y potente programa para la gestin de puntos de venta que le permite poder realizar su trabajo de una manera rpida, fcil y segura. Aprovecha el entorno grfico de Windows haciendo posible deleitarse de un programa visual e intuitivo a la vez que disminuye lo tedioso que puede volverse la gestin de un punto de venta. SIGES pone en la punta de sus dedos la posibilidad de pasar de un proceso a otro simplemente con una pulsacin de su mouse o ratn o mediante la pulsacin de una tecla o una combinacin de teclas. Por ejemplo, le permitir estar emitiendo comprobantes de pago (facturacin) y rpidamente hacer que aparezca los reportes con la informacin de las ventas hasta ese momento, todo ello de una forma rpida, intuitiva y simple. La siguiente relacin no tiene como propsito exponer todos los detalles del sistema, es por ello que slo indicaremos aquellos que representan una ventaja o avance de lo que se espera de un sistema para puntos de venta en el entorno grfico de Windows.

Un programa visual e intuitivo - Hemos procurado que SIGES sea un programa amigable, intuitivo y muy visual. Por ello, dispondr de una Barra de Herramientas que le permitir con una pulsacin de su mouse o ratn sobre uno de los iconos acceder a procesos que de otro modo seria ms arduos. Bsqueda rpida de informacin en orden alfabtico o por descripciones similares - Usted no necesitar tener todos los datos de sus productos, proveedores y/o clientes impresos, pues el sistema permitir realizar bsquedas por descripciones o con los datos que introduzca. Seguridad - Su informacin est asegurada con claves de acceso al sistema por usuario, as como con perfiles de usuario (slo se habilitan algunas opciones para determinados usuarios). Multialmacen - Gracias a esta caracterstica podr llevar un control del stock en los almacenes que defina ya sea en forma independiente o en forma global. Creacin de Kits de productos - Usted mismo podr definir productos o promociones que estn compuestos a su vez de otros productos, con actualizacin automtica en el inventario de los componentes del kit. Kardex por producto actualizado en forma automtica - Registrndose cada movimiento de ingreso o salida, con lo que puede realizar un seguimiento en lnea de los movimientos del producto. Actualizacin en tiempo real de sus datos - Esto significa que desde el momento que usted introduzca datos el programa quedar actualizado para todos los procesos.

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Manejo de mltiples Listas de Precios Usted puede definir las listas de precio que crea conveniente (precio para distribuidor, publico, personal, etc.) y hasta un precio de oferta por cada una de las listas definidas. Manejo de Precios de Oferta Con esta caracterstica puede definir precios de oferta, los cuales se activarn automticamente durante el rango de fechas y hora que usted defina (happy hour) Cdigos de Barra Usted podr asignar cdigos de barra para aquellos productos que no cuenten con uno, facilitando as el trabajo de los operadores del sistema.

Estas posibilidades que le permite SIGES hacen del sistema una poderosa herramienta de trabajo en la gestin del punto de venta.

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Indice
Referencia Rpida Men Mantenimientos Ventanas de Mantenimiento Barra de Herramientas Botones de Desplazamiento en Reportes Mdulo Inventario Maestro de Productos Ingresos de Stock Salidas de Stock Cambio de Precios Mdulo Ventas Inicio de Da Facturacin Manual Procesos Especiales Consulta y Anulacin Mdulo Cuenta Corriente 7 13 13 14 19 27 27 36 39 42 44 44 45 51 54 57

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Referencia Rpida
SIGES es un sistema muy slido e integrado en sus diversos elementos con la finalidad de garantizar la integridad de los datos y la calidad de informacin que se da. Por este motivo se recomienda seguir un orden determinado a la hora de comenzar a utilizar el sistema por primera vez. El orden que se deber seguir es el siguiente: 1. Llenado de las tablas de Agrupamiento de Productos (Familias, Sub Familias, etc.). 2. Llenado de la tabla de Listas de Precio. 3. Llenado de las tablas de Bancos y Tarjetas de Crdito. 4. Llenado del Maestro de Productos.

Llenado de las Tablas de Agrupamiento de Productos.

Estas tablas estn destinadas a clasificar los productos que usted maneje, por consiguiente servirn de criterios de seleccin para poder obtener informacin (consultas, reportes, etc.) o para trabajar con algunos procesos especficos (cambio de precios, toma de inventario, etc.). El sistema considera hasta 5 criterios de clasificacin los cuales se reflejan en las tablas de Familias, Subfamilias, Marca, Tipo y Color, dependiendo de la configuracin del sistema SIGES, los nombres de las tablas pueden variar pero la finalidad es la misma. Para llenar estas tablas debe seleccionar de la Barra de Mens la opcin Mantenimientos / Inventarios / Familia y se abrir una ventana como la siguiente:

Crear una Nueva Familia. Para esto deber seleccionar el primer botn de la Barra de Herramientas de esta ventana, esto habilitar el ingreso del Cdigo (que tiene una longitud mxima de 5 7

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caracteres alfanumricos), la Descripcin (hasta 60 caracteres alfanumricos) y la Descripcin Adicional (hasta 100 caracteres alfanumricos). Es necesario que se ingrese el Cdigo y la Descripcin, la Descripcin Adicional es opcional, luego para grabar esta informacin puede dar click sobre el tercer botn de la barra de herramientas (diskette) o pulsar la tecla Enter hasta salir de la Descripcin Adicional y confirmar a la pregunta Seguro de Grabar ? Modificar una Familia. Para modificar una Familia ya existente deber ubicar en la lista izquierda la Familia a modificar y luego seleccionar el segundo botn de la Barra de Herramientas de esta ventana, esto habilitar la modificacin de la Descripcin y la Descripcin Adicional, el Cdigo nunca se podr modificar, para grabar la informacin modificada puede dar click sobre el tercer botn de la barra de herramientas (diskette) o pulsar la tecla Enter hasta salir de la Descripcin Adicional y confirmar a la pregunta Seguro de Grabar ? Eliminar una Familia. Para Eliminar una Familia existente deber ubicar en la lista izquierda la Familia a Eliminar y luego seleccionar el cuarto botn de la Barra de Herramientas de esta ventana y confirmar a la pregunta Seguro de Eliminar el Registro ? Visualizar Todas las Familias Registradas. Usted podr visualizar un listado con las familias registradas por pantalla, enviarlo a una impresora o a un archivo de texto. Para esto deber seleccionar, el sexto botn de la barra de herramientas para ver el listado por pantalla, el sptimo botn para enviar el listado a una impresora que deber seleccionarla de las que tenga instaladas en su PC o el octavo botn para enviar el listado a un archivo de texto con el nombre que usted elija. Visualiza el listado por Pantalla Enva el Listado a un Archivo de Texto Enva el Listado a una Impresora Salir de la Ventana de Mantenimiento. Para salir de la ventana de mantenimiento puede seleccionar el ltimo botn de la barra de herramientas de esta ventana o pulsar la tecla ESC hasta que se pida confirmar la pregunta Seguro de Salir de Mantenimiento? Cancelar el Ingreso o la Modificacin de una Familia. Para cancelar el ingreso o la modificacin de una Familia basta con seleccionar el quinto botn de la barra de herramientas de esta ventana o pulsando la tecla ESC hasta que se pida confirmar la pregunta Seguro de Cancelar la Operacin?

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De esta misma forma podr llenar las otras tablas de agrupamiento.

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Llenado de la Tabla de Listas de Precio.

La tabla de Listas de Precios determinar cuantos precios podrn ser asignados a un mismo producto, siendo necesario tener definida al menos una Lista de Precios. El empleo de ms de una Lista de Precios depender nicamente del tipo de negocio de tenga. Para llenar esta tabla deber seleccionar de la barra de mens la opcin Mantenimientos / Inventarios / Listas de Precio y seguir los pasos detallados para las tablas de agrupamiento.

Llenado de las Tablas de Tarjetas de Crdito y Bancos.

La tabla de Tarjetas de Crdito y Bancos servirn para detallar al momento de hacer una cobranza en el punto de venta cuando un cliente decida pagar el importe de su compra con tarjeta de crdito o con cheques. Para llenar esta tabla deber seleccionar de la barra de mens la opcin Mantenimientos / Tarjetas de Crdito o Mantenimientos / Bancos y seguir los pasos detallados para las tablas de agrupamiento.

Llenado del Maestro de Productos.

Es en esta opcin en donde se van a registrar cada uno de los productos o servicios con los que se van a trabajar las opciones de Inventarios y Ventas, adems de clasificarlos segn los criterios ingresados en las tablas de agrupamiento y asignarles los precios de Venta. Para llenar el Maestro de Productos deber seleccionar de la Barra de Mens la opcin Mdulos / Inventarios / Maestro de Productos y se abrir una ventana como la siguiente:

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Ventana de Maestro de Productos

Esta ventana consta de 5 marcos de pgina o pestaas, General en donde figuran el cdigo, las descripciones, impuestos, criterios de clasificacin, datos adicionales, Stock, donde se podr visualizar el Stock por cada almacn as como los costos del producto, Precios, donde podr asignar los precios de venta a los productos as como hasta un precio de oferta por cada lista de precios, Proveedores, en donde se registrarn todos los proveedores a quienes compra o puede comprar el producto as como el costo de este por cada proveedor, Kit, aqu puede definir un kit de productos o frmula. Crear un Nuevo Producto. Para esto deber seleccionar el primer botn de la Barra de Herramientas de esta ventana, esto habilitar el marco de pgina General y el ingreso de: Cdigo de Producto, es el identificador principal para hacer referencia a un producto, tiene una longitud mxima de 20 caracteres alfanumricos, para ingresarlo cuenta de hasta 3 maneras de hacerlo: 1. Asignar un cdigo y digitarlo. 2. Si el producto no cuenta con cdigo de barra, con el botn puede generar uno, mostrando un cdigo de 8 dgitos (este es un cdigo de barras del tipo EAN 8) 3. De contar con un lector de Cdigos de Barra puede capturar el cdigo de barras del producto (si lo tuviera). Descripcin del Producto, es aqu en donde asignamos el nombre del producto, debe ser lo ms claro y objetivo posible ya existen opciones de bsqueda de productos por medio de la descripcin y depender de los nombres

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que asigne a los productos para que estas bsquedas tengan xito o no, esta descripcin puede tener una longitud mxima de 60 caracteres alfanumricos. Descripcin Abreviada, esta es una descripcin reducida (permite hasta 30 caracteres alfanumricos), la cual ser impresa en los Tickets que emita el sistema (siempre que el sistema est configurado para la emisin de Tickets). IGV (Impuesto General a las Ventas), asume 19% como valor predeterminado, si el producto estuviera exonerado de este impuesto deber colocar el valor 0 (cero). ISC (Impuesto Selectivo al Consumo), este impuesto se considera nicamente para la compra de productos cuando estos se encuentran afectos a este impuesto. Criterios de clasificacin de productos (Familias, Sub Familias, etc.), basta con digitar el cdigo correspondiente a cada criterio de clasificacin o presionar la tecla de Funcin F2 para buscar y seleccionar. Unidad de Medida, seleccione de la lista desplegable la unida de medida que corresponda al producto. Equivalencia, un producto puede tener una equivalencia en otro tipo de unidad de medida. En este campo se ingresar la cantidad por la cual se realizar la conversin. En la parte derecha est el campo donde se indicar cual es la unidad de medida a la que se convertir. SKU, se ingresar el cdigo por el cual se podr hacer amarres para emitir promociones (Descuentos). Otros Datos, se puede determinar si ser un Producto en Venta, un producto en Consignacin, si se ingresar una Glosa o Texto al momento de hacer un movimiento, Bloqueo para venta, compra o para ambos, asignar una imagen al producto, ingresar informacin adicional (texto) y cdigos alternativos. Asignar Precios de Venta, para esto deber seleccionar el marco de pgina Lista de Precios, aqu se muestra una Cuadrcula, la que contendr el precio de venta normal y debajo de la cuadrcula se muestra el precio de oferta. Primero deber indicar la lista de precios con la que va a trabajar (puede buscar la relacin de listas de precio con la tecla de funcin F2), a continuacin deber indicar la moneda en que estar el precio de venta desde la lista desplegable y finalmente ingresar el monto del precio de venta. Si adicionalmente quiere manejar precios de oferta para una determinada lista de precios deber llevar el enfoque hacia la parte inferior de la ventana e ingresar el rango de fechas y horas entre los cuales ser vlido el precio de oferta, adems de la moneda y monto del precio de oferta. (tercer

Para grabar la informacin deber seleccionar el botn de grabar botn de la barra de herramientas)

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Modificar un Producto.

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Para modificar un Producto ya existente deber seleccionar el segundo botn de la Barra de Herramientas de esta ventana, esto habilitar la pgina General y el ingreso del Cdigo del Producto a modificar (puede consultar la relacin de productos con la Tecla de Funcin F2) y cambiar la informacin que crea conveniente tal como se explic anteriormente para Crear un Nuevo Producto. Para grabar la informacin seleccione el botn de grabar barra de herramientas) Eliminar un Producto. Para Eliminar un Producto Existente deber seleccionar el segundo botn de la Barra de Herramientas (Modificar), lo que habilitar la pgina General para ingresar el Cdigo de Producto a Eliminar (puede consultar la relacin de productos con la Tecla de Funcin F2) y seleccionar el botn Eliminar productos que no han tenido movimientos) (slo se pueden eliminar los (tercer botn de la

Salir de la Ventana del Maestro de Productos. Para salir de esta ventana basta con seleccionar el ltimo botn de la barra de herramientas de esta ventana o pulsando la tecla ESC hasta que se pida confirmar la pregunta Seguro de Salir de Mantenimiento?

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Men Mantenimientos
En este men se encuentran las opciones en donde se ha de registrar la informacin necesaria para poder trabajar con los diferentes mdulos del sistema (Ventas, Inventarios, Cuenta Corriente), informacin como Almacenes con los que va a trabajar, relacin de Clientes y Proveedores, los motivos por los que se van a realizar ingresos y salidas de mercadera, Tipos de Cambio, relacin de Distritos, Departamentos, etc.

Generalidades
Existen ciertas generalidades que son aplicables a gran parte del sistema y una de ellas la encontramos en el manejo de la gran mayora de opciones del men de Mantenimientos, en donde el manejo de estas opciones son muy similares entre s. A continuacin se describen las generalidades del manejo de las opciones del Men de Mantenimientos y su explicacin se realizar por nica vez.

Ventanas de Mantenimiento
Toda la informacin que se detalla a continuacin regir para el manejo del Men de Mantenimientos, ya que cuando se realice la carga o ingreso de datos se basar en esta para realizar dichos ingresos.

Modelo de Ventana de Mantenimiento

En la figura anterior se muestra un modelo de una ventana de mantenimiento, para motivos de la explicacin trabajaremos con la tabla de Bancos. En la parte superior izquierda de la ventana de mantenimiento se encuentra una barra de herramientas con la cual se podr trabajar en esta ventana. Esta barra de herramientas esta compuesta por 9 botones cada uno con un icono que est relacionado con la funcin que cumple el botn, tal como se muestra en la siguiente figura:

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Botn Nuevo Botn Modificar Botn Grabar Botn Eliminar Botn Cancelar Botn Listar

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Botn Salir

Barra de Herramientas de Ventana de Mantenimientos

En la parte superior derecha de la ventana, a continuacin de la barra de herramientas se muestra un texto que variar de acuerdo a la accin que se este realizando, as por ejemplo mostrar Consultando cuando ingresemos y slo se visualice el Mantenimiento, Ingresando cuando se ingrese un registro nuevo o Modificando cuando se corrija algn dato. En la parte izquierda de la ventana se encuentra una lista con las descripciones ordenadas en forma alfabtica de la informacin del mantenimiento. La descripcin que se encuentre resaltada (sobre fondo azul) presenta en la parte derecha de la ventana el detalle de la informacin del registro. No todos los mantenimientos tienen esta lista de descripciones. Ver figura siguiente:

Lista de Descripciones

En la parte derecha de la ventana se encuentra el rea en donde se visualizan, ingresan o se modifican de los datos de la informacin que corresponden al mantenimiento, esta rea de datos variar de acuerdo a la tabla que se d mantenimiento. Ver figura siguiente:
Area de Datos

Ingresar un Nuevo Registro Para realizar el ingreso de un nuevo registro se pueden presentar dos situaciones: 1. Cuando se trabaja por primera vez con un mantenimiento y no existe informacin en este, lo encontrar vaco (sin ningn registro) y el sistema 15

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mostrar una ventana como la que se muestra a continuacin para confirmar si se desea ingresar un nuevo registro.

2. Si ya existiera informacin en el mantenimiento y se desee agregar un registro adicional, deber seleccionar el botn Nuevo de la barra de herramientas del mantenimiento, si es con teclado, presionando la tecla TAB hasta llevar en enfoque al botn Nuevo y seleccionarlo presionando la tecla ENTER o la Barra Espaciadora o si es con el mouse haciendo un click sobre el botn Nuevo. Botn Nuevo Luego que se haya respondido afirmativamente a la primera situacin o seleccionado el botn Nuevo en la segunda situacin, entonces se habilitar la edicin de informacin del rea de datos, como se muestra a continuacin.

Como se puede apreciar en la figura anterior se habilita la edicin del rea de datos del mantenimiento, en la barra de herramientas slo quedan habilitados el botn Cancelar y el botn Salir, el botn Grabar se habilitar una vez que se halla ingresado el cdigo y el nombre o descripcin (esta es la informacin mnima que se puede registrar en un mantenimiento).

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Una vez ingresada la informacin en el mantenimiento, como se muestra en la figura anterior, si hubiera necesidad de corregir algo basta con ubicarse (con el teclado usando las teclas TAB y Flecha Arriba o Flecha Abajo o seleccionando con un click del mouse) sobre la informacin a corregir y modificarla, de estar todo conforme se puede proceder a grabar toda la informacin y para ello debe seleccionar el botn Grabar. Botn Grabar Si la opcin de grabar se ejecut sin ningn problema el sistema mostrar una ventana en la que indica que el registro fue agregado, como se muestra a continuacin.

Modificar un Registro Para realizar la modificacin de un registro tambin se pueden presentar 2 situaciones dependiendo del tipo de mantenimiento. Si la ventana de mantenimiento no presenta la Lista de Descripciones, en este caso primero se debe seleccionar el botn Modificar de la barra de herramientas (si es con teclado, presionando la tecla TAB hasta llevar el enfoque al botn Modificar y seleccionarlo presionando la tecla ENTER o la Barra Espaciadora y si es con el mouse haciendo un click sobre el botn Modificar), esto habilitar el ingreso del cdigo del registro a modificar ya sea digitando el cdigo y confirmndolo presionando la tecla ENTER o haciendo uso de la tecla de funcin F2, esta tecla permite mostrar una ventana de bsqueda donde figuran todos los registros y debe seleccionar aquel que vaya a modificar ubicndose sobre el registro y presionando la tecla ENTER o haciendo doble click sobre este registro, luego que seleccione el registro a modificar la ventana de bsqueda se cerrar. Si la ventana de mantenimiento presenta la Lista de Descripciones, en este caso primero se debe seleccionar de esta lista la descripcin del registro a modificar (bien sea con el teclado o con el mouse), una vez seleccionada podr : Presionar la tecla ENTER sobre el elemento seleccionado de la lista de descripciones. Hacer click sobre el botn Modificar . Hacer doble click sobre el elemento seleccionado de la lista de descripciones.

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Despus de haber seleccionado el registro a modificar debe seleccionar la informacin que va a modificar del rea de Datos (sea con el teclado o con el mouse). Luego de modificar la informacin (figura anterior) puede proceder a grabar toda la informacin y para ello debe seleccionar el botn Grabar .

Si la opcin de grabar se ejecut sin ningn problema el sistema mostrar una ventana en la que nos indica que el registro fue modificado, como se muestra a continuacin.

Eliminar un Registro Al igual que para la modificacin de un registro tambin se pueden presentar 2 situaciones dependiendo del tipo de mantenimiento. Si la ventana de mantenimiento no presenta la Lista de Descripciones, debe seleccionar el registro tal como se indic en la opcin de Modificar un Registro. Si la ventana de mantenimiento presenta la Lista de Descripciones, debe seleccionar el registro tal como se indic en la opcin de Modificar un Registro. Luego de tener el registro a eliminar seleccione el botn Eliminar la pregunta Seguro de Eliminar el Registro ? (ver figura siguiente) y confirme

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Si la opcin de Eliminar se ejecut sin ningn problema el sistema mostrar una ventana en la que nos indica que el registro fue eliminado, como se muestra a continuacin.

Visualizar los Registros de un Mantenimiento Para poder visualizar o listar los elementos de un mantenimiento debe seleccionar de la barra de herramientas un botn que est entre las posiciones seis y ocho, dependiendo del destino del listado. Vista Preliminar , permite visualizar en una ventana el listado. En esta ventana se muestra una barra de herramientas con botones que permiten desplazarse por el listado, el primer botn (comenzando por la izquierda) ubica el listado en la primera pgina, el segundo botn permite ubicarse en la pgina anterior, el tercer botn permite ubicarse en una pgina especifica, con el cuarto botn se desplaza a la pgina siguiente, el quinto botn se desplaza a la ltima pgina, a continuacin se muestra una lista desplegable que controla el porcentaje de acercamiento o zoom, el siguiente botn permite cerrar la ventana de Vista Preliminar y el ltimo botn permite enviar el listado a una impresora. Vase figura siguiente.

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Primera Pgina

Pgina Anterior

Ir A Pgina

Pgina Siguiente

ltima Pgina

Zoom

Cerrar Prelimina r

Imprimir

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Archivo de Texto , permite enviar el listado a un archivo de texto (.TXT) para un posterior tratamiento en algn procesador de texto, para esto debemos confirmarle el nombre del archivo de texto al momento de grabarlo en una ventana como la siguiente.

Imprimir , permite enviar el listado directamente a la impresora que se seleccione.

Nota: No todos los mantenimientos tienen la opcin de emitir listados para algunos estas opciones estn deshabilitadas. Cancelar la Edicin de un Registro Para cancelar el ingreso o la modificacin de un Mantenimiento deber seleccionar el botn de Cancelar de la barra de herramientas de esta ventana o pulsando la tecla ESC hasta que se pida confirmar la pregunta Seguro de Cancelar la Operacin?, tal como se muestra a continuacin.

Salir de la Ventana de un Mantenimiento Para salir de la ventana del Mantenimiento debe seleccionar el ltimo botn de la barra de herramientas de esta ventana o pulsando la tecla ESC hasta que se pida confirmar la pregunta Seguro de Salir del Mantenimiento?

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A continuacin se detallar la finalidad de cada uno de los mantenimientos.

Mantenimiento de la Tabla Bancos

En esta tabla se guarda la relacin de bancos que se podr utilizar al momento de realizar una venta o una cobranza, cuando la forma de pago sea con cheque, de ser as el sistema guarda la informacin del banco al que pertenece el cheque.

Mantenimiento de la Tabla Tarjetas de Crdito

En esta tabla se guarda la relacin de las Tarjetas de Crdito que su negocio acepte al momento de realizar una venta o una cobranza. Cuando una forma de pago sea con Tarjeta de Crdito, el sistema adems del tipo de tarjeta seleccionada le pedir que ingrese el nmero de esta.

Mantenimiento de la Tabla Tipos de Documento

En esta tabla se guarda la relacin de los Tipos de Documentos con los que trabaja el sistema. Adems de su descripcin se obliga a ingresar una abreviatura ya que esta ser la que se muestre en los reportes y algunas ventanas cuando se haga referencia a un documento. Existen algunos documentos que no pueden ser modificados ni eliminados debido a que ya vienen predefinidos con el sistema, estos muestran en la parte inferior del rea de datos que son Tipos de Documento de Sistema.

Mantenimiento de la Tabla Tipos de Cambio

En esta tabla se guarda la informacin del Tipo de Cambio del Dlar, esta informacin se emplea para realizar las conversiones de los importes de Dlares Americanos a Nuevos Soles y viceversa al momento realizar ventas, cobranzas, etc. Para el caso de la emisin de reportes, el tipo de cambio no se toma de esta tabla sino que ya se encuentra registrado con cada transaccin (venta, cobranza, etc.), de ah la importancia de mantener al da el tipos de cambio.

Mantenimiento de la Tabla Distritos

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En esta tabla se guarda la informacin de los Distritos que permitan agrupar o clasificar a los Clientes, segn sea su ubicacin. La asignacin de esta informacin se realiza dentro del mantenimiento de Clientes.

Mantenimiento de la Tabla Departamentos

En esta tabla se guarda la informacin de los Departamentos que permitan agrupar o clasificar a los Clientes, segn sea su ubicacin. La asignacin de esta informacin se realiza dentro del mantenimiento de Clientes.

Mantenimiento de la Tabla Zonas

En esta tabla se guarda la informacin de los Zonas que permitan agrupar, segn el criterio de clasificacin que defina, a los Clientes. La asignacin de esta informacin se realiza dentro del mantenimiento de Clientes. El nombre de esta tabla puede variar segn de la configuracin del sistema que tenga instalado.

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Mantenimiento de la Tabla Clientes

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En esta tabla se guarda la relacin de los Clientes, sus datos generales y comerciales tal como RUC, direccin, telfono, clasificacin, lmites de crdito de compra, etc., que sern considerados en las operaciones comerciales que maneja el sistema. Adems del RUC, nombre del cliente o razn social y direccin, el maestro de clientes permite clasificar al cliente por su ubicacin, ya sea por distrito, departamento o por zona, para esto basta con seleccionar la informacin correspondiente de cada lista desplegable que tienen estos criterios de clasificacin. Permite tambin manejar una direccin de entrega y otra de cobranza, esto si es que hubiese la necesidad de hacia donde destinar la mercadera que vendamos y hacia donde destinar las cobranzas. Cuando se ingresa un cliente nuevo, la direccin principal es asumida como direccin de entrega y de cobranza a la vez, estas direcciones pueden ser modificadas si fuera necesario. Se pueden ingresar hasta dos nmeros telefnicos y un nmero de fax. Adems se puede asignar un lmite de crdito para compras, si tuviera la necesidad de bloquear las ventas a crdito puede marcar la casilla de verificacin que tiene el texto Bloquear Crditos, esto impedir que ese cliente pueda comprar bajo cualquier modalidad de crdito. Finalmente puede ingresar la direccin de correo electrnico (e-mail) y la fecha de nacimiento del cliente para poder comunicarse con el cliente y mantener una relacin ms personalizada. Cabe mencionar que desde las opciones de facturacin tambin se puede crear un cliente, sin necesidad de abrir este mantenimiento, en este caso slo se registrar el cdigo del cliente, su nombre o razn social, las direcciones y el nmero de RUC. Para modificar los datos de un cliente se deber seleccionar el botn modificar de la barra de herramientas de esta ventana e ingresar el cdigo del cliente ya sea digitando el cdigo o presionando la tecla de funcin F2 para buscarlo.

Mantenimiento de la Tabla Proveedores

En esta tabla se guarda la relacin de los Proveedores, sus datos generales tal como Nombre o razn social, RUC, direccin, telfonos y direccin de correo electrnico, informacin que ser utilizada para clasificar los productos y al momento de realizar las compras o movimientos de mercadera.

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Mantenimientos del Mdulo Inventarios

A continuacin se detalla los mantenimientos que estn directamente relacionados con el mdulo de inventarios, principalmente con el Maestro de Productos.

Mantenimiento de las Tablas de Agrupamiento

El sistema SIGES permite clasificar hasta por 5 criterios a los productos con los que se van a trabajar. Esta informacin ser de utilidad cuando se desee saber por ejemplo, el stock de la familia Licores, las ventas del mes de la subfamilia Cerveza, la lista de precios de los productos de marca ABC, etc., dicho de otro modo obtener informacin de un determinado grupo de productos o que pertenezcan a uno de los criterios que indique. El nombre de cada uno de estos criterios puede variar dependiendo de la configuracin de su sistema y de sus necesidades (para mayor informacin consulte con el personal de Quattro Sistemas Per S.A.), los nombres predeterminados de estas tablas de agrupamiento son: Familia Sub Familia Marca Tipo Color

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Mantenimiento de la Tabla Almacn

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En esta tabla se guarda la relacin de almacenes con los que cuenta su empresa, esta informacin ser utilizada cuando se realice algn movimiento de mercadera (compras, ingresos, salidas, ventas, transferencias, etc.) para determinar en qu almacn se ver afectado el stock.

Mantenimiento de la Tabla Unidad de Medida

En esta tabla se guarda la informacin correspondiente a las unidades de medida o presentacin (unidad, caja, sobre, paquete, etc.) de los productos que se registren el maestro de productos.

Mantenimiento de la Tabla Listas de Precio

En esta tabla se guarda la relacin de las listas de precio con las que trabajar el sistema, se pueden definir todas las listas de precio que se crea conveniente de acuerdo a sus necesidades, por ejemplo Precio al Pblico, Precio Distribuidor, Precio al Personal, etc.. Posteriormente se explicar cmo asignar los precios a cada una de las listas de precio.

Mantenimiento de la Tabla Tipos de Ingreso

En esta tabla se guardan la relacin de todos los motivos o conceptos por los que se puede hacer un ingreso de productos a los almacenes, asignando un nmero correlativo por cada tipo de ingreso y definiendo si estos ingresos sern valorizados al costo o no. Existen algunos Tipos de Ingreso que no pueden ser modificados ni eliminados debido a que ya vienen predefinidos con el sistema, estos muestran en la parte inferior del rea de datos que son Tipo de Ingreso de Sistema.

Mantenimiento de la Tabla Tipos de Salida

En esta tabla se guardan la relacin de todos los motivos o conceptos por los que se puede hacer una salida de productos de los almacenes, asignando un nmero correlativo por cada tipo de salida y definiendo si estas salidas sern valorizadas (de serlo debe marcar la casilla de verificacin), de ser valorizada debe determinar si lo sern al precio de venta o al costo (si lo es al precio de venta deber marcar la casilla de verificacin de lo contrario la casilla debe quedar desmarcada), si la salida esta definida como valorizada al precio de venta debe seleccionar de la lista desplegable la lista de precios. Existen algunos tipos de salida que no pueden ser modificados ni eliminados debido a que ya vienen predefinidos con el sistema, estos muestran en la parte inferior del rea de datos que son Tipo de Salida de Sistema.

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Mantenimientos del Mdulo Ventas

Mantenimiento de la Tabla de Vendedores
En este mantenimiento se registran los vendedores que sern considerados como los responsables de las ventas. Ms adelante veremos cmo saber el total de ventas por cada vendedor o si se trabaja en base a comisiones obtener un reporte de comisiones por vendedor.

Mantenimientos del Mdulo Cuenta Corriente

Mantenimiento de la Tabla de Tipos de Pago
En este mantenimiento se registran todas las formas de pago con las que se puede trabajar en la cobranza de documentos. Existen algunos tipos de pago que no pueden ser modificados ni eliminados debido a que ya vienen predefinidos con el sistema, estos muestran en la parte inferior del rea de datos que son Tipo de Pago de Sistema.

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Men de Mdulos del Sistema

El Men de Mdulos del Sistema agrupa las opciones principales del sistema, desde estas opciones se podrn controlar los productos y su stock, as como las ventas, los documentos pendientes de cobranza y las cobranzas.

Mdulo Inventarios
Maestro de Productos
En esta opcin en donde se van a registrar cada uno de los productos o servicios con los que se van a trabajar las opciones de Inventarios y Ventas, adems de clasificarlos segn los criterios que hayan sido ingresados en las tablas de agrupamiento, asignarles los precios de venta, los impuestos, los proveedores y algunos parmetros segn sea el caso.

Ventana de Maestro de Productos

La ventana del Maestro de Productos consta de 5 marcos de cinco pgina o pestaas, General en donde figuran el cdigo, las descripciones, impuestos, criterios de clasificacin, datos adicionales, Stock, donde se podr visualizar el Stock por cada almacn as como los costos del producto, Precios, aqu podr asignar los precios de venta al producto as como hasta un precio de oferta por cada lista de precios, Proveedores, aqu se registrarn todos los proveedores a quienes compra o puede comprar el producto, as como el costo del este por cada proveedor, Kit, aqu puede definir un kit, frmula o conjunto de productos.

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A continuacin detallaremos cada una de las opciones por cada pgina, que se encuentran en este mantenimiento. Marco de Pgina General

En esta pgina se encuentran la siguiente informacin Cdigo de Producto, es el identificador principal para hacer referencia a un producto o servicio, tiene una longitud mxima de 20 caracteres alfanumricos, para crearlo cuenta de hasta 3 formas de hacerlo: 1. Asignar un cdigo y digitarlo carcter por carcter. 2. Generar un cdigo seleccionando el botn , mostrando un cdigo de 8 dgitos (este es un cdigo de barras del tipo EAN 8). 3. De contar con un lector de Cdigos de Barra puede capturar el cdigo de barras del producto (si lo tuviera). Para consultar o modificar un producto puede hacerlo ya sea digitando el cdigo, con un lector de Cdigos de Barra puede capturar el cdigo de barras del producto (si lo tuviera) o con la tecla de funcin F2 que apertura una ventana de bsqueda por descripcin o cdigo de productos. Descripcin del Producto, es aqu en donde se asigna el nombre del producto o servicio, debe ser lo ms claro y objetivo posible ya que existen opciones de bsqueda de productos por medio de la descripcin y depender de los nombres que asigne a los productos para que estas bsquedas tengan xito o no, esta descripcin puede tener una longitud mxima de 60 caracteres alfanumricos.

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Descripcin Abreviada, es una descripcin reducida (permite hasta 30 caracteres alfanumricos), la cual ser impresa en los Tickets que emita el sistema (siempre que sistema este configurado para la emisin de Tickets). IGV (Impuesto General a las Ventas), asume 18% como valor predeterminado, si el producto estuviera exonerado de este impuesto deber colocar el valor 0 (cero). ISC (Impuesto Selectivo al Consumo), este impuesto se considera nicamente para la compra de productos cuando estos se encuentran afectos a este impuesto. Criterios de clasificacin de productos (Familias, Sub Familias, etc.), basta con digitar el cdigo correspondiente a cada criterio o presionar la tecla de funcin F2 para buscar y seleccionar el criterio correcto. Unidad de Medida, corresponde a la forma de presentacin que presenta un producto (es decir si el producto viene en cajas, kilos, botellas, unidades, etc.), basta con seleccionar la unidad de medida correcta de la lista desplegable. Costos del Producto, se visualizan la monedas y los montos de los costos Promedio y de Reposicin (de la ltima compra).

En esta pgina se encuentra tambin otro marco de 3 pginas adicionales, las cuales se detallan a continuacin: Caractersticas

Producto en Venta, si esta marcada esta caracterstica quiere decir que este producto se puede vender, si no lo estuviera el producto no figura ni siquiera en las ventanas de bsqueda de productos para venta. Consignacin, marcar esta caracterstica indica que el producto est en consignacin es decir se le pagar al proveedor del producto en consignacin de acuerdo al movimiento de las ventas del producto, de lo contrario se considera como propio (comprado directamente a un proveedor).

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Glosa, cuando se marque esta caracterstica al momento de hacer una venta se podr ingresar un texto a manera de comentario que puede contener caractersticas adicionales al producto, como por ejemplo el nmero de serie de un producto. Generar Stock, marque esta caracterstica cuando producto al que se haga referencia no tenga contenido fsico y pueda evitar que existan descargas de stock en el Almacn, por ejemplo, horas de trabajo, servicios, etc. Bloqueo Para La Venta, con esta caracterstica se puede evitar la venta de un producto por diversos motivos, por ejemplo cuando no existe en stock y no se ha vuelto a reponer o para evitar vender un producto por otro de similares caractersticas. Bloqueo Para La Compra, con esta caracterstica se puede evitar la compra de un producto por diversos motivos, por ejemplo cuando existe un sobre abastecimiento de mercadera o cuando el producto no tiene mucha rotacin. Bloqueo General (Baja), con esta caracterstica se evita cualquier movimiento (ingresos, compras, salidas, ventas, etc.) del producto. Esto es de utilidad cuando ya no se va a trabajar ms con ese producto. Esta baja puede traer confusin con el eliminar el producto, lo cual es vlido siempre y cuando el producto no ha tenido ningn movimiento. Venta por Monto, esta caracterstica permite que desde la ventana de facturacin al vender un producto que tenga habilitada esta opcin se pueda ingresar el importe que se esta vendiendo del producto y la cantidad vendida ser el resultado de calcular el Monto de Venta del producto entre el Precio de Venta Unitario. Esta caracterstica puede resultar til cuando se tengan productos como combustibles, los cuales se suelen vender por montos. Seleccionar Imagen, con esta caracterstica podr relacionar el producto con una imagen para as poder tener una representacin grafica del producto. Para esto debe ubicar el archivo de imagen que haya seleccionado, esta caracterstica soporta las siguientes extensiones de archivos grficos BMP, DIB, JPG, GIF, ANI, CUR, ICO. Borrar Imagen, elimina la relacin que pueda existir con alguna imagen.

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Informacin Adicional

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En esta pgina se muestra un rea de edicin, para poder escribir cualquier comentario o caracterstica del producto, este texto no tiene un mximo de caracteres definidos. Cdigos Alternativos

Debido a que los cdigos no se pueden modificar, en esta pgina se pueden asociar otros cdigos a un producto ya definido, para poder hacer referencia a un solo producto, esto se da por lo general cuando se trabaja con los cdigos de barra del producto. Por ejemplo, si vende cigarrillos de una determinada marca, su proveedor le puede vender a usted cigarrillos de la misma marca pero de diferentes pases de origen y por consiguiente con diferentes cdigos de barra, si estos se registran como cdigos alternativos siempre harn referencia al cdigo principal o original.

Marco de Pgina Stock En esta pgina se encuentra informacin acerca del stock por producto y por almacn, de tener tallas definidas para este producto, el stock se muestra tambin por talla. En la parte izquierda de esta pgina se puede apreciar una cuadrcula en donde se visualiza (no se puede modificar) el stock por almacn y por talla (si es que las tuviera) y debajo de este muestra el stock total considerando todos los almacenes y las tallas. En la parte derecha se aprecia un marco de 2 pginas, las cuales se detallan a continuacin: 32

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Inventarios, esta pgina muestra informacin acerca del inventario inicial del producto, es decir cuando fue el inventario inicial, cul fue el stock a esa fecha y cul era su costo. Si no se llega a realizar un ingreso de inventario inicial, se mostrar la fecha de instalacin del sistema y el stock y el costo se mostrar con montos cero. Se muestra adems, a modo de referencia la fecha y el costo de la ltima toma de inventario, si no se hiciera una toma de inventario se mostrar la misma informacin que la del inventario inicial. En esta pgina tambin se puede definir un stock mnimo y un stock mximo.

Movimientos, en esta pgina es posible visualizar rpidamente cuando fue la ltima fecha en la que se realiz un ingreso a este almacn (sea ingreso por compra, por devolucin, etc.), una salida (sea por venta, transferencia, devolucin a proveedor, etc.) y una venta, cada una de las cuales se muestran con el usuario responsable de ese movimiento.

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Marco de Pgina Precios

En esta pgina es posible asignar y visualizar el precio de venta y precios de oferta por cada lista de precio que tenga el producto. Se puede apreciar una Cuadrcula en la cual se registrarn los precios de venta, en la columna Cod. Lista Precio debe ingresar el cdigo de la lista de precio (puede usar la tecla de funcin F2 para seleccionar), en la columna Precio debe ingresar el monto del precio de venta del producto, la moneda que se asume para este precio es Nuevos Soles, si fuera necesario cambiarla ubquese en la columna Moneda y seleccione la moneda correcta de la lista desplegable. Puede ingresar tantos precios de venta como listas de precio tenga definidos y un precio de oferta por cada lista. Para ingresar un precio de oferta primero debe seleccionar la lista de precio en la cuadrcula, a continuacin debe llevar el enfoque a la casilla de rango de fechas en la parte inferior de la pgina, bien sea con el mouse o con la combinacin de teclas Ctrl+TAB e ingresar la fecha inicial y final adems de la hora inicial y final entre las cuales se harn efectivas las ofertas y a continuacin seleccionar la moneda de la lista 34

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desplegable y el monto del precio de oferta. Slo se puede ingresar un precio de oferta cuando se tiene un precio de venta ingresado. Los precios de oferta se toman en cuenta en las ventas siempre y cuando el momento de la venta se realice entre los rangos de fechas y de horas ingresados. Este precio de oferta puede aprovecharse para realizar ofertas durante algunas horas dentro de un rango de fechas (happy hour) Si tiene la necesidad de quitar o eliminar algn precio al producto solamente debe seleccionar la fila del precio a quitar y presionar el botn Eliminar Precio. Existe una opcin de Cambio de Precios, la cual se explicar ms adelante, en la cual se pueden cambiar los precios en forma masiva y con algunos criterios de seleccin de productos, lo que har que el manejo de precios sea ms rpido. Marco de Pgina Proveedores

En esta pgina se tiene registrado a todos los proveedores a los cuales en determinado momento se puede comprar el producto. Se muestra una cuadrcula con el cdigo del proveedor, el cdigo de compra y los costos. En la parte superior, sobre la cuadrcula se puede visualizar el nombre del proveedor que este seleccionando. Para registrar un nuevo proveedor debe ubicarse en la columna Cdigo de Proveedor e ingresar el cdigo (puede buscar en la relacin de proveedores presionando la tecla de funcin F2), a continuacin se debe ingresar el cdigo de compra del producto, el sistema asume el cdigo de compra igual al cdigo del producto pero por lo general el cdigo de compra figura en los documentos que enva el proveedor por lo que es factible el manejar un cdigo de compra diferente del cdigo de producto, igual sucede con la descripcin, que asume la descripcin original del producto pero se puede registrar una descripcin diferente por proveedor, a continuacin se debe registrar la moneda del costo la cual puede seleccionar de la lista desplegable y finalmente el costo del producto, el cual no debe incluir impuestos. 35

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Si tuviera la necesidad de quitar o eliminar algn proveedor para el producto solamente debe seleccionar la fila del proveedor a quitar y presionar el botn Eliminar Proveedor.

Marco de Pgina Kit

En esta pgina es en donde se define un Kit o frmula, que no es otra cosa que agrupar un conjunto de productos como un producto completamente distinto. Esto es de utilidad cuando tenga la necesidad de realizar campaas o promociones, por ejemplo creando una canasta navidea, combos, empaques diversos (four pack, six pack). Cabe mencionar que un kit o frmula no generan movimiento de stocks pero s de sus componentes. Para definir un producto como un kit se deber seleccionar de la lista desplegable la opcin Por Agrupacin y a continuacin ingresar en la cuadrcula los cdigos y la cantidad de los productos que formaran parte del kit. Para retirar alguno de los productos que componen un kit debe seleccionar el producto a eliminar y presionar el botn Eliminar Item.

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Promociones

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Esta opcin se utiliza para crear productos que se usarn para realizar alguna promocin. Este producto promocin se crea amarrndolo con cdigos SKU que estn registrados en el maestro de productos. Hacer clic en el botn , el cursor pasar al campo cdigo, digitar el cdigo y descripcin y el precio del producto promocin. A continuacin presionar el botn . el cursor pasar al campo SKU, digitar all un cdigo SKU, si desea seguir ingresando mas cdigos SKU vuelva a utilizar el proceso el botn . Para grabar hacer clic en el botn

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Ingresos

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En esta opcin es en donde se registrarn los ingresos de mercadera, por ejemplo los ingresos por compra, por transferencia entre locales o almacenes, los ingresos por ajustes o diferencias, etc. Dependiendo de los Tipos de Ingresos definidos, estos sern valorizados o no valorizados. Registrar un Ingreso

Cuando ingresa a la ventana de Ingresos, de manera predeterminada est en el modo de emisin, para poder registrar un ingreso de mercadera. Lo primero que debe seleccionar es el tipo de ingreso que se va a realizar de la Lista desplegable, por cada tipo de ingreso existe un nmero correlativo el cual no podr ser editado, a continuacin deber confirmar la fecha en que se est ingresando la mercadera, si los productos a ingresar estn relacionados a un proveedor especifico deber indicar el cdigo de este, puede buscarlo con la tecla de funcin F2 o ingresar un proveedor nuevo el cual se registrar tambin al grabar la operacin, el botn Ms Datos permite visualizar y/o ingresar los nmeros de telfono, fax y la direccin de correo electrnico del proveedor. Debe seleccionar tambin el tipo de documento y su respectivo nmero el cual va a respaldar este movimiento, dependiendo del tipo de movimiento si este es valorizado debe seleccionar la moneda en la que estarn expresados los costos de los productos y alguna observacin como referencia si fuera necesario. El rea de la cuadrcula puede variar en cuanto al nmero de columnas, si se ha ingresado un cdigo de proveedor se mostrar la columna Cdigo de compra, si el tipo de ingreso es valorizado se muestra las columnas costo y Sub Total.

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Para detallar los productos que estn siendo ingresados debe ingresar sus cdigos en la columna Cdigo o Cdigo de Compra (puede usar la tecla de funcin F2 para buscar), confirmar los costos (slo si el tipo de ingreso fuera valorizado) y la cantidad a ingresar, luego de confirmar la cantidad el cursor se ubicar en fila siguiente, listo para ingresar otro cdigo. En la parte inferior de la ventana puede visualizar el total de productos que estn siendo ingresados y el total en montos (slo si el tipo de ingreso fuera valorizado). Si tuviera la necesidad de eliminar un producto ingresado por error, deber ubicarse en la fila donde este el producto en mencin y presionar la tecla de funcin F6 o el botn Eliminar Item y confirmar a la pregunta Seguro de Eliminar El Item ?.

Una vez completado el ingreso de los productos que intervienen en el ingreso puede grabar toda la informacin ingresada presionando la tecla de funcin F9 o el botn grabar. Si el ingreso se grab sin problemas se mostrar una ventana con el mensaje: Se Registr La Operacin Sin Problemas. Finalmente el sistema le permite obtener un reporte o parte de ingreso de los productos ingresados, este parte lo puede enviar a alguna impresora, visualizarlo por pantalla o grabarlo como un archivo de texto, segn el tipo de impresin seleccionado. La siguiente figura es un ejemplo de cmo se visualizara un parte de ingreso por pantalla.

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Consultar / Anular Ingreso

Para poder consultar un ingreso de mercadera no se debe estar realizando ningn ingreso, de lo contrario debe cancelarlo presionado la tecla ESC, a continuacin presionar el botn Consultar o la combinacin de teclas ALT+C para entrar al modo de consulta y seleccionar el tipo de ingreso a consultar de la lista desplegable e ingresar el nmero del ingreso o buscarlo con la tecla de funcin F2. Si el nmero del ingreso existe se visualizarn todos productos registrados en este ingreso, pudiendo emitir nuevamente el parte de ingreso presionando el botn Reimpresin o la tecla F8. Para Anular un ingreso de mercadera desde el modo de consulta y una vez seleccionado el nmero de ingreso, se debe confirmar la fecha en que se est realizando la anulacin la cual no debe ser anterior a la fecha del ingreso y finalmente presionar el botn Anular o la combinacin de teclas ALT+A y confirmar a la pregunta Seguro de Anular?.

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Salidas

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En esta opcin es en donde se registrarn las salidas de mercadera que no sean ventas, por ejemplo salidas por prdidas o mermas, las salidas por uso o consumo interno, transferencias entre locales, etc. Dependiendo de los Tipos de Salidas definidos, estos sern valorizados o no valorizados. Registrar una Salida

Cuando ingresa a la ventana de Salidas, de manera predeterminada est en el modo de emisin, para poder registrar una salida de mercadera. Lo primero que debe seleccionar es el tipo de salida que se va a realizar de la lista desplegable, por cada tipo de salida existe un nmero correlativo el cual no podr ser editado, a continuacin deber confirmar la fecha en que se esta dando salida a la mercadera, si los productos a los que se les va a dar salida estn relacionados a un proveedor especifico deber indicar el cdigo de este, puede buscarlo con la tecla de funcin F2 o ingresar un proveedor nuevo el cual se registrar tambin al grabar la operacin, el botn Ms Datos permite visualizar y/o ingresar los nmeros de telfono, fax y la direccin de correo electrnico del proveedor. Debe seleccionar tambin el tipo de documento y su respectivo nmero el cual va a respaldar este movimiento, dependiendo del tipo de movimiento si este es valorizado debe seleccionar la moneda en la que estarn expresados los costos de los productos, debe seleccionar adems el almacn del cual se descontarn los productos y alguna observacin como referencia si fuera necesario. El rea de la cuadrcula puede variar en cuanto al nmero de columnas, si se ha ingresado un cdigo de proveedor se mostrar la columna Cdigo de compra, si el tipo de salida es valorizado se muestra las columnas costo o precio (segn se haya definido en el mantenimiento de Tipo de Salida) y Sub Total.

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Para detallar los productos a los que se les est dando salida debe ingresar los cdigos de producto en la columna Cdigo (puede usar la tecla de funcin F2 para buscar), si el producto estuviera clasificado por tallas, deber seleccionar la talla, confirmar los costos o precios (slo si el tipo de salida fuera valorizado) y la cantidad a ingresar, luego de confirmar la cantidad el cursor se ubicar en fila siguiente, listo para registrar otro cdigo. En la parte inferior de la ventana puede visualizar el total de productos a los que se les esta dando salida y el total en montos (slo si el tipo de salida fuera valorizado). Si tuviera la necesidad de eliminar un producto registrando por error, deber ubicarse en la fila donde este el producto en mencin y presionar la tecla de funcin F6 o el botn Eliminar Item y confirmar a la pregunta Seguro de Eliminar El Item ?.

Usted puede guardar la informacin en memoria de manera temporal sin tener que grabar la salida presionando la tecla de funcin F3 o el botn Congelar y restaurar luego esa salida con la tecla de funcin F4 o con el botn Descongelar para continuar registrando productos y grabar la salida de mercadera, esto puede serle de utilidad por ejemplo cuando por cuestiones de tiempo no es posible terminar todo la salida de productos. Una vez que se haya terminado de registrar los productos que intervienen en la salida puede grabar toda la informacin ingresada presionando la tecla de funcin F9 o el botn grabar. Si la salida se grab sin problemas se mostrar una ventana con el mensaje: Se Registr La Operacin Sin Problemas. Finalmente el sistema le permite obtener un reporte o parte de salida de los productos registrados, este parte lo puede enviar a alguna impresora, visualizarlo por pantalla o grabarlo como un archivo de texto, segn el tipo de impresin seleccionado. La siguiente figura es un ejemplo de cmo se visualizara un parte de salida por pantalla. 42

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Consultar / Anular una Salida

Para poder consultar una salida de mercadera no se debe estar realizando ninguna salida, de lo contrario debe cancelarla presionado la tecla ESC, a continuacin presionar el botn Consultar o la combinacin de teclas ALT+C para entrar al modo de consulta y seleccionar el tipo de salida a consultar de la lista desplegable e ingresar el nmero de la salida o buscarlo con la tecla de funcin F2. Si el nmero de la salida existe se visualizarn todos los productos registrados en esta salida, pudiendo emitir nuevamente el parte de salida presionando el botn Reimpresin o la tecla F8.

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Cambio de Precios

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En esta opcin se tiene una alternativa para realizar los cambios de precios de venta o precios de oferta en forma masiva, bajo ciertos criterios de seleccin de productos. Estos cambios de precios se pueden realizar por asignacin, incremento o descuento sobre el precio anterior o por utilidad.

Para realizar el cambio de precios se debe seleccionar el almacn principal (en el que se van a manejar los costos) con la finalidad de calcular la utilidad por producto, luego se debe indicar la lista de precios que va a trabajar. A continuacin se debe definir los criterios de seleccin de los productos a los que se les cambiar el precio, si desea considerar a todos los productos debe marcar la casilla de verificacin Todos los Productos, de lo contrario debe indicar los criterios (familia, subfamilia, marca, tipo, color y/o Proveedor) que deben cumplir los productos, una vez hecho esto debe indicar qu es lo que se va a cambiar, el precio de venta o de oferta, si fuera el precio de oferta adems debe ingresar los rangos de fecha y hora de validez de las ofertas, luego se debe confirmar el tipo de cambio (para las conversiones de costos, precios, utilidad, etc.) y el nmero de decimales que se van a considerar en el redondeo (el nmero predeterminado de decimales es 2). Finalmente debe seleccionar el modo de cambio de precio si elige Asignar Precio, deber ingresar manualmente los precios a cada uno de los productos seleccionados, si elige Porcentaje sobre Precio Actual, puede ingresar un porcentaje de incremento o de descuento sobre el precio vigente y si elige Utilidad por Producto tendr que indicar el porcentaje de utilidad que desea obtener por productos (el redondeo puede hacer que la utilidad por producto calculada tenga una variacin con respecto a la que se ingres). Una vez ingresados todos los criterios y parmetros, presione el botn Aceptar luego se mostrarn los productos seleccionados y una ventana como la que se muestra a continuacin.

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En esta ventana se muestra el cdigo y descripcin del producto, su costo, precio y margen de utilidad actual, adems el precio nuevo asignado o calculado, dependiendo de la modalidad de cambio de precio seleccionada anteriormente, de lo contrario debe ingresar el precio. Puede corregir el precio nuevo lo que har que se modifique el margen de utilidad nuevo o puede corregir el margen para modificar el precio (algunas veces el margen puede diferir del deseado debido al nmero de decimales que se indique para el redondeo), tambin puede cambiar la moneda en la que estar dado el precio. Si la relacin de productos fuera demasiado extensa y desee ubicar un producto puede presionar la tecla de funcin F2 para ubicar un producto o puede presionar el botn Bsqueda. Cuando ya se hayan revisado los nuevos precios y desee realizar el cambio de precios primero deber marcar la casilla de verificacin, la columna OK, haciendo click sobre esta o presionar la tecla Barra Espaciadora o presionando el botn Marcar Registro sobre el producto deseado, si deseara marcar todos los productos puede presionar el botn Marca Todos. Finalmente presionando el botn Cambiar Precios recin har efectivo el cambio de precios.

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Mdulo Ventas
Inicio del Da

Esta opcin permite aperturar y preparar la informacin para ser utilizada el nuevo da de trabajo, as como tambin organiza la informacin de ventas realizadas hasta antes de ejecutar este proceso. Hay algunas empresas que trabajan las 24 horas y sin embargo el inicio del da de trabajo, por ejemplo es a las 7 a.m., esto quiere decir que los das de trabajo cambian todos los das a las 7 a.m. En el caso del ejemplo mostrado en la figura anterior, a las 7 a.m. del da Viernes 26 de Julio, recin comenzarn las operaciones del da Viernes, es decir se fijar como fecha de Trabajo el Viernes 26 de Julio y durar hasta el da Sbado 27 de Julio o hasta la fecha en que se realice un nuevo Inicio del Da. La fecha que figura en la parte inferior de la ventana de esta opcin se denomina Fecha de Trabajo y ser de utilidad al momento de emitir algunos reportes en los cuales se pide seleccionar entre la Fecha Real y la Fecha de Trabajo. La Fecha Real viene a ser la fecha cronolgica en la cual se emitieron los documentos, mientras que la Fecha de Trabajo viene a ser la que se haya aperturado mediante esta opcin y no necesariamente va coincidir con la Fecha Real.

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Facturacin Manual

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A veces suele pasar que por falta de suministro elctrico, por alguna falla que pueda presentar el equipo, etc., se tienen que realizar las ventas con facturas y/o boletas llenadas a mano. Se recomienda tener siempre a la mano talonarios de facturas y boletas para cubrir estas eventualidades, adems de llenarlas de modo que sea legible, ordenado y tratando de detallar el cdigo del producto y su descripcin, para que cuando se lleve esta informacin al sistema se pueda controlar el stock de los productos vendidos. En esta opcin se registrarn todas esas ventas con la finalidad de tener al da los stocks, estadsticas de venta, registro de ventas, etc. Antes de comenzar a ingresar los documentos se recomienda que estos estn ordenados por tipo de documento y de forma correlativa de menor a mayor. En primer lugar, en esta ventana se comienza seleccionando el tipo de documento a ingresar y el nmero de este. En la cuadricula del detalle de la venta se pueden modificar el precio de venta, cantidad, porcentaje de descuento e incluso la columna total. Por lo dems el modo de trabajo en esta ventana es similar al detallado en la facturacin anterior.

Pantalla Facturacion Manual

Esta opcin no imprime ningn documento.

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Para Boleta Manual

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El cursor aparecer en el campo Nmero de Documento, Se recomienda ingresar el Tipo y Nmero de documento despus de ingresar todos los dems datos. Presionar Enter En el campo fecha digitar la fecha del documento y presionar Enter Se presiona Enter en el campo Cdigo. El cursor pasar al campo Tarjeta Promocin (Bonus), Si no tiene tarjeta presionar la tecla Enter sino pasar la tarjeta por el Lector de banda magntica o digitar los nmeros despus de los ceros y luego Enter. El cursor aparecer en la siguiente lnea de Razn Social, si desea digite un nombre o sino presione Enter para pasar al detalle de la pantalla. Para registrar un producto, ubquese en el campo Cdigo del Detalle de la pantalla y hay tres opciones para hacerlo: 1. Digite el cdigo del producto y presione Enter 2. Digite el nombre o parte del nombre del producto y luego Enter. A continuacin mostrar una ventana con los nombres de los productos, cdigo, stock y precio. Para ubicar el producto deseado digite las primeras letras del nombre hasta que pueda visualizarlo. Una vez que se ubique en la lnea del producto presione Enter. 3. Presione la tecla de Ayuda F2, aparecer entonces la pantalla de seleccin de Criterio. La opcin Por Producto permitir la bsqueda de todos los productos del sistema, la opcin Por Departamento permitir seleccionar un Departamento para una bsqueda ms especfica, presionar Enter. A continuacin mostrar una ventana con los nombres de los productos, cdigo, stock y precio.

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4. Para ubicar el producto deseado digite las primeras letras del nombre hasta que pueda visualizarlo. Una vez que se ubique en la lnea del producto presione Enter.

En el detalle se mostrar los datos del producto con el cursor en el campo Cantidad ( por defecto indicar 1 ). Si no es una unidad digite la cantidad correcta y luego Enter.

Una vez ingresado todos los artculos, con el Mouse hacer clic en el campo Nmero de Documento. Presionar la tecla F5, para cambiar el tipo de Documento si fuese necesario. Digitar el Nmero de Documento

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Para Factura Manual

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El cursor aparecer en el campo Nmero de Documento, Se recomienda ingresar el Tipo y Nmero de documento despus de ingresar todos los dems datos. Presionar Enter En el campo fecha digitar la fecha del documento y presionar Enter Si es un Nuevo cliente, en el campo Cdigo se digitar el Ruc del cliente, al presionar Enter este cdigo se copiar en el campo Ruc, presionar Enter Si el Cliente ya est grabado se puede buscar al cliente de dos formas: 1. En el campo Cdigo se digitar el Ruc del cliente y mostrar los campos Ruc y Razn Social con los datos del cliente ya grabado 2. En el campo Cdigo se presionar la tecla de Ayuda F2, a continuacin mostrar una ventana con los campos Razn Social, Cdigo y Ruc. Para ubicar cliente deseado digite las primeras letras de la razn social hasta que pueda visualizarlo. Una vez que se ubique en el cliente presione Enter El cursor pasar al campo Tarjeta Promocin (Bonus), Si no tiene tarjeta presionar la tecla Enter sino pasar la tarjeta por el Lector de banda magntica o digitar los nmeros despus de los ceros y luego Enter. En el campo Razn Social, se digitar este dato y luego Enter El cursor aparecer en el campo Cdigo Producto Para registrar un producto, ubquese en el campo Cdigo del Detalle de la pantalla y hay tres opciones para hacerlo: 1. Digite el cdigo del producto y presione Enter 2. Digite el nombre o parte del nombre del producto y luego Enter. A continuacin mostrar una ventana con los nombres de los productos, cdigo, stock y precio. Para ubicar el producto deseado digite las primeras letras del nombre hasta que pueda visualizarlo. Una vez que se ubique en la lnea del producto presione Enter. 3. Presione la tecla de Ayuda F2, aparecer entonces la pantalla de seleccin de Criterio. La opcin Por Producto permitir la bsqueda de todos los productos del sistema, la opcin Por Departamento permitir seleccionar un Departamento para una bsqueda ms especfica, presionar Enter. A continuacin mostrar una ventana con los nombres de los productos, cdigo, stock y precio.

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4. Para ubicar el producto deseado digite las primeras letras del nombre hasta que pueda visualizarlo. Una vez que se ubique en la lnea del producto presione Enter.

En el detalle se mostrar los datos del producto con el cursor en el campo Cantidad ( por defecto indicar 1 ). Si no es una unidad digite la cantidad correcta y luego Enter.

Una vez ingresado todos los artculos, con el Mouse hacer clic en el campo Nmero de Documento. Presionar la tecla F5, para cambiar el tipo de Documento si fuese necesario. Digitar el Nmero de Documento

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Cancelar la Transaccin
Para Cancelar la transaccin presione la tecla F9 y aparecer la pantalla de pagos. El total del documento aparecer en la parte superior izquierda en el campo Soles. Para Realizar el pago existen las siguientes formas:

1. Si el Pago es mayor o igual al monto del total del documento Digitar en el campo Soles S/. el monto de pago y presionar Enter. El cursor pasar al campo Grabar, presionar Enter o la tecla F9 2. Si el Pago es en Dlares ubquese en el campo Dlares (con la tecla direccional hacia arriba o con el mouse). El monto del documento se mostrar en dlares. Si el Pago es mayor o igual al monto del total del documento Digitar en el campo Dlar US$ el monto de pago y presionar Enter. El cursor pasar al campo Grabar, presionar Enter o la tecla F9 3. Si el Pago es con Una Tarjeta de Crdito digitar 0 en el campo Soles S/. y Enter presione la tecla F4. El cursor pasar al recuadro Tarjetas con la teclas direccionales hacia arriba o hacia abajo seleccione la Tarjeta con la cual se realizar la cancelacin, una vez ubicada presione Enter. En el campo Nmero digite el nmero de tarjeta y Enter en el campo Pago aparecer el monto total del documento, presione Enter y luego la tecla F9 o hacer clic en el botn Grabar.

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4. Si el Pago es con Varias Tarjetas de Crdito digitar 0 en el campo Soles S/. y Enter presione la tecla F4. El cursor pasar al recuadro Tarjetas con la teclas direccionales hacia arriba o hacia abajo seleccione la Tarjeta con la cual se realizar la cancelacin, una vez ubicada presione Enter. En el campo Nmero digite el nmero de tarjeta y Enter en el campo Pago aparecer el monto total del documento, digite el monto de pago de esta tarjeta y luego Enter. El cursor aparecer en el siguiente registro, con las teclas direccionales hacia arriba o hacia abajo seleccione la Tarjeta y siga los pasos anteriores. Una vez que se complete el monto del documento el cursor pasar al campo Grabar. Presione Enter y luego la tecla F9 o hacer clic en el botn Grabar. 5. Si el Pago es Combinando Soles, Dlares y Tarjeta de Crdito, digite en cada campo, un monto que sea menor al total del documento. Al combinar los montos de los campos la suma debe ser igual o mayor al total del documento (si es mayor mostrar el vuelto en Soles). Una vez completados los pagos presionar la tecla F9 o hacer clic en el botn Grabar

Procesos Especiales
Promociones. Seleccione los productos que intervienen en la promocin. Los descuentos se asignarn al presionar la tecla F9. Cambiar la Cantidad de un producto. Utilizando las teclas direccionales hacia arriba o hacia abajo ubicarse en la lnea del producto y digitar la cantidad y luego Enter. Eliminar un producto del detalle. Utilizando las teclas direccionales hacia arriba o hacia abajo ubicarse en la lnea del producto y presionar la tecla F6 o hacer clic en el botn aparecer el mensaje Desea eliminar el Item?, seleccione la opcin Si con las teclas direccionales o haciendo clic con el mouse en el botn Si.. El producto se eliminar del detalle y se recalcular el total del documento. Congelar Transaccin. Una vez que se han ingresado todos los datos del documento y no desea grabarlo en este momento presione la tecla F3 o hacer clic en el botn aparecer entonces el mensaje Desea Congelar esta Transaccin?, seleccione la opcin Si con las teclas direccionales o haciendo clic con el mouse en el botn Si. La pantalla quedar vaca para realizar una nueva venta. Descongelar Transaccin. Si desea restaurar una transaccin que se congel anteriormente presione la tecla F4 o presione el botn aparecer entonces una ventana indicando la cabecera y detalle de las transacciones Congeladas, para ubicarse en la transaccin deseada utilice las teclas direccionales hacia arriba o hacia abajo y presione la tecla F9 o hacer clic en el botn Aceptar para mostrar los datos en la pantalla de ventas.

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Para Notas De Despacho

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En el campo Cdigo se pasar la Tarjeta de Consumo por el Lector de banda magntica o digitar los nmeros y luego Enter. Aparecer un pantalla mostrando el Saldo segn los datos de la tarjeta, presionar la tecla ESC para continuar.

Si la tarjeta de Consumo tiene una Tarjeta de promocin registrada, no se podr modificar. Sino el cursor pasar al campo Tarjeta Promocin (Bonus), Si no tiene tarjeta presionar la tecla Enter sino pasar la tarjeta por el Lector de banda magntica o digitar los nmeros despus de los ceros y luego Enter. El campo Razn Social, aparecer bloqueado. El cursor aparecer en el campo Cdigo Producto Para registrar un producto, ubquese en el campo Cdigo del Detalle de la pantalla y hay tres opciones para hacerlo: 1. Digite el cdigo del producto y presione Enter 2. Digite el nombre o parte del nombre del producto y luego Enter. A continuacin mostrar una ventana con los nombres de los productos, cdigo, stock y precio. Para ubicar el producto deseado digite las primeras letras del nombre hasta que pueda visualizarlo. Una vez que se ubique en la lnea del producto presione Enter. 3. Presione la tecla de Ayuda F2, aparecer entonces la pantalla de seleccin de Criterio. La opcin Por Producto permitir la bsqueda de todos los productos del sistema, la opcin Por Departamento permitir seleccionar un Departamento para una bsqueda ms especfica, presionar Enter. A continuacin mostrar una ventana con los nombres de los productos, cdigo, stock y precio. Para ubicar el producto deseado digite las primeras letras del nombre hasta que pueda visualizarlo. Una vez que se ubique en la lnea del producto presione Enter.

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Para grabar una Nota de Despacho presione la tecla F9. Aparecer una pantalla mostrando la placa registrada a esta tarjeta. Presionar Enter y se emitir el documento

Para Re-Imprimir Un Comprobante

Presione la tecla F8 y se Reimprimir el ltimo documento emitido en esta caja.

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Consulta Y Anulacin De Un Comprobante

A esta opcin slo tendrn acceso los usuarios de administracin Presionar al mismo tiempo las teclas ALT + C o hacer clic en el botn aparecer la ventana Consulta de Facturacin

El cursor aparecer en el campo Tipo, con las teclas direccionales hacia arriba o hacia abajo seleccionar el tipo de documento a revisar y presionar Enter. En el campo Nmero digitar el nmero del documento a buscar o presionar la tecla F2 que mostrar la pantalla de bsqueda de documentos:

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En la pantalla de bsqueda por defecto aparecern dos opciones: Opcin Documentos del Da, presione F9 o hacer clic en el botn Buscar. Aparecer la pantalla donde se mostrarn los documentos del Da, con las teclas direccionales o utilizando las barras de desplazamiento ubicar el documento y presionar Enter para mostrarlo.

Opcin Criterios de Bsqueda. Debe seleccionar entre dos criterios: 1. Por Fecha: Muestra los documentos del Mes y Ao seleccionado. Con las teclas direccionales elegir el mes y el ao de bsqueda y luego presione F9 o hacer clic en el botn Buscar. Ubicar el documento y presionar Enter para mostrarlo. 2. Por Cliente: Muestra los documentos de un cliente determinado. En el campo Cdigo digite el cdigo del cliente o presione la tecla F2 para ubicar el cliente y luego presione F9 o hacer clic en el botn Buscar. Ubicar el documento y presionar Enter para mostrarlo.

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Una que el documento se muestra en pantalla, puede utilizar los siguientes procesos: Botn Anular: Anula un documento poniendo los totales en Cero y no podr ser reingresado. Presione al mismo tiempo las teclas ALT + A o hacer clic en el botn Anular, aparecer una recuadro para ingresar Usuario y Password (ingresarlos) y luego el mensaje Seguro de Anular el documento?, seleccione la opcin Si con las teclas direccionales o haciendo clic con el mouse en el botn Si. Para Salir presione la tecla ESC. Botn Eliminar: Elimina un documento del sistema y podra ser reingresado posteriormente. Slo se utiliza para documentos manuales. Presione al mismo tiempo las teclas ALT + A o hacer clic en el botn Anular, aparecer una recuadro para ingresar Usuario y Password (ingresarlos) y luego el mensaje Seguro de Eliminar el documento?, seleccione la opcin Si con las teclas direccionales o haciendo clic con el mouse en el botn Si. Para Salir presione la tecla ESC.

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Mdulo Cuenta Corriente

Consultas y Cobranzas
Esta opcin se puede visualizar la historia crediticia de cada cliente, permitiendo consultar y cancelar las ventas realizadas como crdito.

En primer lugar deber ingresar el cdigo del cliente (puede hacer uso de la tecla de funcin F2), si este tiene ventas al crdito se mostrar en la cuadrcula de documentos pendientes de pago o en la cuadrcula de documentos cancelados, segn corresponda, de lo contrario, si el cliente no tuviera ninguna venta al crdito registrada, se mostrar un ventana indicando que no existen ventas al crdito registradas para ese cliente. Adems deber confirmar la fecha en que se realiza la cobranza as como el tipo de cambio. En la parte inferior de la ventana se puede apreciar el total de la deuda del cliente en Nuevos Soles y en Dlares Americanos, adems de un conjunto de botones los cuales se explican a continuacin:

Detalle, al presionar este botn se muestra otra ventana con los detalle de la cobranza del documento seleccionado (siempre que se hayan hecho pagos a cuenta del documento o se haya cancelado totalmente). Esta ventana muestra el total del documento, el total de pagos y el saldo por pagar, adems de una cuadricula con informacin de cada uno de los pagos que pudieran haberse realizado para el documento seleccionado, tal como nmero y fecha de pago, la moneda y el monto pagado, el pago en Nuevos Soles al tipo de cambio de la emisin del documento y al tipo de cambio de la fecha de cobranza, el pago en Dlares Americanos. Simultneamente por cada pago 59

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seleccionado en la cuadricula se visualiza en la parte inferior de la ventana un detalle por cada pago, que incluye nmero de recibo, forma de pago, nmero de planilla, cobrador, tipo de cambio, banco, nmero de cheque, tipo y nmero de tarjeta de crdito, una referencia y diferencia de cambio. Tambin se cuenta con un botn que permite anular el pago seleccionado. Tambin puede hacer uso de la tecla de funcin F4. Pagar, por medio de esta opcin se puede realizar un cobranza parcial o total de los documentos. Se mostrar un ventana de Detalle de Cobranza donde se visualiza el total del documento, el total de pagos y el saldo por pagar.

En primer lugar debe seleccionar la forma de pago de la lista desplegable. Si escoje Tarjeta de Crdito, indicar el tipo y nmero de tarjeta de crdito, el banco y nmero de cheque, dependiendo de la forma de pago seleccionada. Seleccionar la moneda en la que se registrar la cobranza, confirmar la fecha de la cobranza, as como el tipo de cambio. En el Detalle de la pantalla deber indicar el monto a cancelar por documento o presionar la tecla Barra Espaciadora para cancelar todo el documento. Si el documento estuviera emitido en Nuevos Soles y la cobranza en Dolares Americanos y con el tipo de cambio de la cobranza diferente al de la emisin del documento se genera una diferencia de cambio que el sistema mostrar automticamente. Se muestra tambin el nuevo saldo (si lo hubiera) y se debe ingresar el nmero de planilla de cobranza as como el cobrador responsable de la operacin y una referencia adicional. De estar conforme toda esta operacin puede grabar la cobranza presionando el botn Grabar o con la tecla de funcin F9 .

Salir, permite cancelar la operacin y cerrar la ventana.

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Men Listados y Reportes

En esta parte del manual se explicarn un conjunto de Listados y Reportes los cuales ofrecen la ventaja de poder visualizarlo por pantalla, enviarlo a una impresora o grabarlo en un archivo.

Generalidades
A continuacin se describen las generalidades del manejo de las opciones del Men de Listados y Reportes y su explicacin se realizar por nica vez. Casilla de Verificacin Mostrar Agrupado. Algunas de las ventanas de los listados o reportes presentan esta casilla, la cual tiene por finalidad, en caso de estar marcada, mostrar la informacin por grupos de acuerdo a los criterios seleccionados, en caso contrario slo muestra la informacin que coincida con los criterios seleccionados sin ningn tipo de agrupacin. Cuadro de seleccin de elementos, en algunos reportes se pide indicar un criterio de seleccin y seleccionar los elementos de ese criterio para poder obtener el reporte. Este cuadro de seleccin se caracteriza por tener a su vez 2 cuadros de lista y entre estos un conjunto de 4 botones (ver figura siguiente).

en el cuadro de lista de la izquierda se encuentran todos los elementos del criterio indicado, en el cuadro de lista de la derecha se mostrarn los elementos seleccionados para efectos del reporte. El primer botn permite pasar el elemento que este seleccionado en el cuadro de la izquierda al cuadro de la derecha. El segundo botn derecha. permite pasar todos los elementos al cuadro de la

El tercer botn permite quitar el elemento que este seleccionado en el cuadro de la derecha y pasarlo al cuadro de la derecha. El cuarto botn quitar todos los elementos y pasarlos al cuadro de la izquierda. Tambin puede hacer doble click sobre el elemento deseado para pasarlo al cuadro contrario o tambin puede seleccionar un elemento con el mouse y arrastrarlo hasta el cuadro deseado..

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Listas desplegables con Tipos de Fecha en esta lista se muestran 2 opciones para determinar el criterio para seleccionar la informacin por rango de fechas, estas 2 opciones son por Fecha Real o Fecha de Trabajo. La fecha real es la fecha en la cual se emiti el documento, mientras que la fecha de trabajo hace referencia al da de trabajo durante el cual se emitieron los documentos, esto es de utilidad cuando la empresa trabaja hasta ms de la medianoche y la fecha real cambia o trabaja las 24 horas. Lista desplegable de Local, en esta lista se muestran los cdigos de los locales que se manejen en el sistema (esta opcin estar habilitada cuando se cuente con la versin Integrador del Sistema), el local seleccionado ser al que se haga referencia al momento de generar los reportes. Grupo de Botones Por Cdigo / Por Nombre o Descripcin.

estos botones tienen como finalidad indicar cual ser el orden en el que se mostrar la informacin (ya sea que se muestre agrupado o no), para cambiar el orden debe llevar el enfoque a la opcin deseada (usando la tecla TAB, flechas) y presionar la Barra Espaciadora o la Tecla Enter o bien dar un click sobre la opcin deseada. El orden predeterminado es Por Cdigo. Grupo de Botones Mostrar en Pantalla / Enviar a Impresora / Enviar a Archivo.

estos botones tienen como finalidad indicar cual ser el destino del Listado o Reporte, para cambiar este destino debe llevar el enfoque a la opcin deseada (usando la tecla TAB, flechas) y presionar la Barra Espaciadora o la Tecla Enter o bien dar un click sobre la opcin deseada. Cuando seleccione la opcin Mostrar en Pantalla, se visualizar el listado o reporte en una ventana en la cual se puede desplazar a travs de este usando la teclas Pgina Arriba, Pgina Abajo, fecha, etc., adems puede hacer uso de la barra de herramientas de la vista preliminar. Si selecciona la opcin Enviar a Impresora, se mostrar una ventana en la cual deber indicar la impresora a la cual va enviar la impresin. Si selecciona la opcin Enviar a Archivo debe de indicar la unidad de disco, la carpeta o directorio en la que va a grabar el archivo, as como el nombre del archivo y seleccionar el tipo de archivo (ver siguiente figura) cual puede ser Archivo de Texto (con extensin TXT), Tabla o DBF (extensin DBF), XLS (Archivo para Microsoft Excel con extensin XLS). La extensin predeterminada es TXT. El destino de los listados y reportes predeterminado es Mostrar en Pantalla.

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Listado de Clientes

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Esta opcin permite obtener la relacin de los clientes que hayan sido registrados en el sistema. Este listado puede emitirse por cliente (ya sean todos los clientes o por un rango de cdigos de clientes) o por otros criterios de clasificacin de clientes (Distritos, Departamentos, Zonas, Mes de Nacimiento). Si se selecciona uno de los criterios debe indicar cual o cuales son los elementos que pertenecen a ese criterio para poder filtrar a los clientes que cumplan con ese criterio. Todos estos criterios se fijan en el mantenimiento de clientes, de esto depender que la seleccin cumpla con los resultados esperados. A continuacin se muestra la ventana del Listado de Clientes y un modelo del listado de todos los clientes

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Listados y Reportes de Inventario

Listado de Productos
Esta opcin permite obtener la relacin de los productos que hayan sido registrados en el maestro de productos del sistema. Este listado puede emitirse por producto, proveedor (ya sean todos o por un rango de cdigo) o por otros criterios de clasificacin de los productos (Familia, Sub Familia, Marca, Color, Tipo). Si se selecciona uno de los criterios debe indicar cual o cuales son los elementos que pertenecen a ese criterio para poder filtrar la relacin de productos que cumplan con ese criterio. Todos estos criterios se fijan en el mantenimiento de productos, de esto depender que la seleccin cumpla con los resultados esperados. Estos listados pueden servir, entre otras cosas, como una hoja de conteo a la hora de hacer una toma de inventario. A continuacin se muestra la ventana del Listado de Productos y un modelo del listado de todos los productos agrupados por Sub Familias.

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Listado de Precios

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Este listado permite obtener una relacin de los productos con su respectivo precio de venta y precio de oferta (si lo tuviera). Este listado puede emitirse por producto, proveedor (ya sean todos o por un rango de cdigo) o por otros criterios de clasificacin de los productos (Familia, Sub Familia, Marca, Color, Tipo). Si se selecciona uno de los criterios debe indicar cual o cuales son los elementos que pertenecen a ese criterio para poder filtrar la relacin de productos que cumplan con ese criterio. Todos estos criterios se fijan en el mantenimiento de productos, de esto depender que la seleccin cumpla con los resultados esperados. A continuacin se muestra la ventana del Listado de Precios y un modelo del listado de precios de los productos agrupados por Sub Familias y que pertenezcan a la subfamilia Cervezas, Piscos y Ron. Se recomienda emitir peridicamente este listado de precios ante cualquier eventualidad que impida utilizar el sistema y los cajeros puedan consultar los precios de los productos, tambin es importante la clasificacin que se les haya dado a los productos en el maestro de productos para que la bsqueda estos en los listados no sea muy tediosa.

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Listado de Stocks

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Esta opcin permite obtener una relacin del stock por cada producto por cada almacn o por todos los almacenes en general. Este listado puede emitirse por producto, proveedor (ya sean todos o por un rango de cdigo) o por otros criterios de clasificacin de los productos (Familia, Sub Familia, Marca, Color, Tipo). Si se selecciona uno de los criterios debe indicar cual o cuales son los elementos que pertenecen a ese criterio para poder filtrar la relacin de productos que cumplan con ese criterio. Todos estos criterios se fijan en el mantenimiento de productos, de esto depender que la seleccin cumpla con los resultados esperados, adems este listado puede ser valorizado al costo (promedio o de reposicin) o al precio de venta (de acuerdo a la lista seleccionada) y puede incluirse tambin a aquellos productos que figuren con stock cero. A continuacin se muestra la ventana del Listado de Stock y un modelo del listado de stock de los productos agrupados por Sub Familias y que pertenezcan a la subfamilia Agua Mineral y Chocolates. Se recomienda emitir este listado de stock para poder compararlo con el stock fsico o real (verificado por conteo) y verificar cualquier diferencia.

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Listado de Alerta de Stock

Manual del Usuario

Este listado permite obtener una relacin de los productos cuyo stock sea menor o igual al stock mnimo fijado por cada producto en el maestro de productos. Este listado puede emitirse por producto, proveedor (ya sean todos o por un rango de cdigo) o por otros criterios de clasificacin de los productos (Familia, Sub Familia, Marca, Color, Tipo). A continuacin se muestra la ventana del Listado de Alerta de Stock y un modelo del listado de alerta de stock de los productos que estn relacionados a un proveedor que se encuentre entre el rango de proveedores ingresado. Se recomienda emitir este listado de alerta de stock para poder determinar, por ejemplo, una sugerencia de compra de mercadera, hacer una reposicin, etc.

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Listado de Movimiento de productos en unidades

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Este reporte emite los ingresos y salidas realizadas en un determinado rango de fechas. Puede seleccionar los tipos de ingresos o salidas a emitirse en Formato Resumido o Detallado (mostrando el detalle de los productos por documento)

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Reporte de Ingresos y Salidas Acumuladas

Manual del Usuario

Este reporte muestra un consolidado por producto de todos los ingresos contra todas las salidas sin incluir Compras, que haya tenido cada uno de estos en el rango de fechas pedido, siendo valorizado adems al costo del producto.

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Listados y Reportes de Ventas

Reporte de Ventas por Productos
Este reporte permite conocer las ventas por producto, ya sea en forma detallada o resumida. Este reporte puede emitirse agrupado por producto, cliente, vendedor, usuario, terminal o por alguno de los criterios de agrupacin de los productos. Debe indicarse adems el rango de fecha, la moneda en la que estar expresado el reporte y el almacn de donde se tomarn las ventas. A continuacin se muestra la ventana del Reporte de Ventas por Producto y un modelo del reporte de ventas por producto por cliente. En este reporte se adiciona el filtro por Turno: Con valor 0, se emitirn todos los turnos. Para seleccionar un turno determinado digite, el nmero de turno (1,2,3,etc) o usar las teclas direccionales hacia arriba o hacia abajo.

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Reporte de Ventas Mltiples

Manual del Usuario

Este reporte permite conocer las ventas por documento, ya sea en forma detallada o resumida (total de ventas). Este reporte puede emitirse agrupado por documento, cliente, vendedor, usuario o terminal. Debe indicarse adems el rango de fecha, la moneda en la que estar expresado el reporte y el almacn de donde se tomarn las ventas. A continuacin se muestra la ventana del Reporte de Ventas por Documento y un modelo del reporte de ventas por documento por cliente.

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o Reporte de Ventas por Departamento

Manual del Usuario

Para emitir este reporte en Tipo Reporte escoger opcin Otros, Seleccionar los Departamentos que desea visualizar. Marcar las opciones: y

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o Reporte de Lubricantes con Equivalencia ( Litros )

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Para emitir este reporte en Tipo Reporte escoger opcin Otros, Seleccionar el Departamento Lubricantes Marcar la opcin : Si adems desea que sea valorizado marcar opcin

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o Reporte con Mrgenes de Ganancia

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Para emitir este reporte en Tipo Reporte escoger opcin Otros, Seleccionar los Departamentos que desea visualizar. Marcar la opcin :

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Reporte de Registro de Ventas

Manual del Usuario

Este reporte permite obtener la relacin de todos los documentos comerciales emitidos en un Mes determinado (incluyendo los documentos anulados). El formato de este reporte cumple con los requerimientos exigidos por SUNAT. La casilla de verificacin Resumido afecta solamente a los Tickets, si se selecciona se mostrarn agrupados cuando sean tickets sin RUC y pertenezcan a una misma fecha. A continuacin se muestra la ventana del Registro de Venta y un modelo del reporte.

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Reporte de Registro de Ventas 2 y/o ANULADOS

Manual del Usuario

Este reporte permite obtener la relacin de todos los documentos comerciales emitidos en un rango de fechas indicado (incluyendo los documentos anulados). El formato de este reporte cumple con los requerimientos exigidos por SUNAT. La casilla de verificacin Resumido afecta solamente a los Tickets, si se selecciona se mostrarn agrupados cuando sean tickets sin RUC y pertenezcan a una misma fecha. Adems se puede diferenciar seleccionando Ticket boleta o ticket factura. Si marca la opcin en el reporte slo aparecern los documentos Anulados. A continuacin se muestra la ventana del Registro de Venta 2 y un modelo del reporte.

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Reporte de Ventas por Placa

Manual del Usuario

Este reporte permite conocer las ventas que se han realizado a una o todas las placas en un determinado rango de fechas. En el campo placa presione la tecla de ayuda F2 o digite la placa a buscar. Si desea que el reporte muestre todas las placas marque la opcin

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Reporte de Transacciones del Dispensador

Manual del Usuario

Este reporte permite obtener las transacciones emitidas por los dispensadores filtradas por producto y/o lados de acuerdo a un rango de fechas. Se puede obtener los datos en forma detallada (por cada documento) o resumido (agrupado por producto). Adems cuando se solicite en formato resumido marcando la opcin se mostrar la variacin de precios. Otro filtro que se puede indicar es todos los turnos o un turno determinado (0 = todos los turno)

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Reporte de Nota de Despacho

Manual del Usuario

Este reporte permite conocer las transacciones que fueron grabadas como Notas de Despacho ya sea en forma Detallada (Nro Nota Despacho, fecha, producto, cantidad, total, Placa, Odmetro y Nombre Chofer) o resumida en un rango de fechas determinado. Si desea un reporte con todos los clientes presione en el campo Del y Enter en el campo Al . Si desea ver las transacciones de un solo cliente en el campo Del digitar el cdigo de un cliente y en el campo Al digitar el cdigo del mismo cliente.

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Reporte de Ventas por Tipo de Pago

Manual del Usuario

Este reporte muestra las ventas agrupadas por forma de pago: Efectivo, Tarjeta de Crdito y Crdito (Nota Despacho) adems de las Ventas Emitidas y No Emitidas en un determinado rango de fechas y/o turnos. Se puede indicar un terminal, utilizando la tecla de ayuda F2 o digitando el nombre del terminal o si desea mostrar todos los terminales marque la opcin Al Desmarcar el campo tarjeta de crdito emitida. se mostrar el total por cada tipo de

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Reporte de Porcentaje de Ventas por Departamento

Manual del Usuario

Este reporte muestra el Porcentaje de Ventas por Departamento en base al total general en un determinado rango de fechas y/o turnos. El campo aparece marcado por defecto, si se desmarca se mostrar los productos por departamento.

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Listados y Reportes de Cuenta Corriente

Reporte de Documentos Pendientes
Este reporte permite conocer la relacin de los documentos pendientes de cobranza por cliente de manera detallada o resumida. En este reporte se incluyen los documentos que no tengan ningn pago o que tengan pagos a cuenta y no cubran el total del documento. A continuacin se muestra la ventana del Reporte de Documentos Pendientes y un modelo del reporte para todos los clientes. En el campo Cliente utilice la tecla de ayuda F2 o digite el cdigo del cliente o si desea que se emitan todos los clientes de crdito marque el campo

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Reporte de Cobranza de Documentos

Manual del Usuario

Este reporte permite conocer la relacin de los documentos que ya han tenido cobranzas, esta relacin se muestra agrupada por cliente. En este reporte se incluyen todos los documentos que hayan tenidos algn pago o cobranza. A continuacin se muestra la ventana del Reporte de Cobranza de Documentos y un modelo del reporte para el cliente indicado.

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Men Herramientas
En esta parte del manual se explicarn un conjunto de opciones con las cuales se podr, entre otras cosas, configurar las opciones de venta por terminal, generar y restaurar copias de seguridad, configurar el formato del ticket, definir las teclas rpidas o hot keys.

Base de Datos
En esta seccin se encuentran algunas opciones cuyo uso que est referido especficamente a las bases de datos del sistema, como son el Indexar y Validar la base de Datos, Generar y Restaurar copias de seguridad.

Indexar y Validar
Esta opcin permite hacer un ordenamiento de la informacin contenida en las bases de datos que maneja el sistema. Se recomienda utilizar esta opcin cuando se detecten problemas como consecuencia de baja de fluido elctrico. En la figura siguiente se pueden observar dos casillas de verificacin que hacen referencia a la base de datos del sistema (informacin que maneja el sistema, como configuraciones, parmetros, etc.) y a la base de datos (informacin que se ha registrado a medida que se vaya usando el sistema, como por ejemplo compras, ventas, productos, clientes, etc). Slo debe indicar que base de datos va a indexar, del Sistema o de la Empresa o ambas, si selecciona la de la empresa se recomienda marcar adems la casilla Seleccionar Todos y siempre marcar la casilla de verificacin Validar las Bases de Datos, finalmente presionar el botn Indexar o la tecla de funcin F9 para iniciar el proceso..

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Copia de Seguridad - Generar

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Como su nombre lo indica esta opcin permite generar una copia de seguridad, copia de respaldo o backup de toda la informacin contenida en las bases de datos que usa el sistema. Se recomienda generar peridicamente una copia de seguridad y almacenarlo en algn dispositivo como disquetes, CDs, Cintas o en otra PC ante cualquier eventualidad como puede ser la falla en el equipo de computo, ante lo cual se puede restaurar la copia de seguridad y continuar normalmente con el uso del sistema. En las figuras siguientes se muestran las ventanas para generar una copia seguridad y la ventana que permite indicar en donde se grabara la copia de seguridad.

Al hacer clic en el botn Aceptar o la tecla F9, aparecer entonces una ventana donde se indicar en que ruta se grabar el archivo. Indicar el nombre con el qu se grabar el archivo.

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Copia de Seguridad - Restaurar

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Esta opcin restaura la copia de seguridad generada por la opcin anterior. En esta opcin se debe indicar que base de datos es la que desea restaurar, del sistema o de la empresa, adems del origen en donde se encuentra la copia de seguridad.

Al hacer clic en el botn Aceptar o presionar la tecla F9 aparecer ventana donde se indicar la ruta y el archivo de donde se restaurarn los datos.

una

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Configuracin de Terminal

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En esta opcin es posible dar ciertos parmetros de manera independiente para cada terminal de emisin de documentos o ventas. Esta opcin se utiliza de manera similar que los mantenimientos de tablas, consta de una lista de descripciones de los terminales y el rea de datos esta ocupado por un marco de 3 pginas o pestaas (ver figura siguiente). La forma de ingresar, modificar o eliminar las caractersticas de un terminal ya han sido explicado cuando se trat el tema de los mantenimientos, por lo que a continuacin se explicar el contenido del rea de datos.

En la primera pgina (Configuracin), se visualizan la identificacin o nombre del terminal y el nmero de serie de la mquina (este nmero es requerido cuando se van a emitir Tickets ya que es un requisito exigido por la SUNAT), esta informacin se ingresar al momento de la instalacin del sistema. Adems se cuenta con un conjunto de pginas que contiene casillas de verificacin con las diferentes opciones de configuracin, se tiene tambin un botn con el signo + el cual permitir desplazarse entre las pginas, tal como se muestra en las siguientes figuras:

Ticket Factura, si la casilla de verificacin est marcada, el terminal seleccionado podr emitir Tickets Factura.

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Ticket Boleta, si la casilla de verificacin est marcada, el terminal seleccionado podr emitir Tickets Boleta. Ticket Serafin, si la casilla de verificacin est marcada, el terminal seleccionado podr emitir Tickets Serafn. Factura Pre Impresa, si la casilla de verificacin est marcada, el terminal seleccionado podr emitir Facturas Pre Impresas. Boleta Pre Impresa, si la casilla de verificacin est marcada, el terminal seleccionado podr emitir Boletas Pre Impresas. Serafn Pre Impresa, si la casilla de verificacin est marcada, el terminal seleccionado podr emitir Serafn Pre impresas. Modificar Fecha, si est marcada quiere decir que es posible modificar la fecha de emisin de documentos Pre Impresos. Cuando se emitan Tickets no se podr modificar la fecha de emisin, as esta opcin este configurada para hacerlo. Modificar Divisa, si est marcada quiere decir que es posible modificar la moneda en la que se emitirn los documentos Pre Impresos. Si es que se emiten tickets de venta no se podr modificar la moneda, as esta opcin este configurada para hacerlo, en este caso slo se emiten tickets en la moneda local es decir en Nuevos Soles (segn lo reglamenta SUNAT). Modificar Vendedor, si est marcada quiere decir que es posible modificar el vendedor que ser responsable de la venta. El asignar un vendedor a cada venta es de utilidad cuando se desee conocer el volumen de ventas generador por cada vendedor o se deseen establecer comisiones por ventas. Modificar Almacn, si est marcada quiere decir que es posible modificar el almacn de donde se movern los stocks al momento de la emisin de documentos, de lo contrario se trabajar con el almacn predeterminado.

Modificar Lista de Precios, si est marcada quiere decir que es posible seleccionar otra lista de precios al momento de la emisin de documentos. de lo contrario se trabajar con la lista de precios predeterminada. Modificar Precio de Venta, si est marcada quiere decir que es posible cambiar el precio de venta por producto sin que esto afecte a la lista de precios. Modificar Orden de Compra, si est marcada quiere decir que es posible ingresar el nmero de una orden de compra al momento de la emisin de documentos de venta. Valida Hacer Cierre Z, si est marcada, antes de realizar el proceso Inicio de Da, revisar internamente si se ha realizado el cierre Z en este terminal.

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Asignar Porcentaje por Servicios, si est marcada quiere decir que al emitir un documento de venta es posible agregarle un cargo o porcentaje por servicios o consumo. Asignar Descuento General, de estar marcada es posible asignar un porcentaje de descuento sobre toda la venta, siempre que no exceda el porcentaje de descuento mximo fijado. Asignar Descuento por Item, de estar marcada es posible asignar un porcentaje de descuento por producto, siempre que no exceda el porcentaje de descuento mximo fijado.

Punto con Facturacin, si la casilla de verificacin est marcada quiere decir que pueden emitir documentos de venta, de lo contrario slo se podr emitir guas, notas de crdito, etc. excepto ventas. Teclas Rpidas o Hot Key, de estar marcada es posible trabajar con las tecla rpidas o hot keys, siempre que hayan sido definidas. Permitir Venta con Precio 0, de estar marcada es posible realizar ventas que incluyan productos con precio cero, esto es de utilidad cuando existen promociones u obsequios en las que se incluyen productos que no son valorizados. Modificar Observacin, en algunas pantallas de emisin de documentos existe una casilla para poder ingresar una observacin o referencia a la operacin que se este realizando siempre que esta opcin este marcada. Grabar Clientes (Base de Datos), si esta casilla est marcada cuando se ingresen nuevos clientes desde las pantallas de emisin de documentos al momento de grabar estos, se irn registrando en una base de datos de clientes, de lo contrario slo quedan como informacin para esos documentos y no formarn parte de la lista de clientes registrados.

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En la segunda pgina (Correlativos e Impresin), se visualiza un cuadro de lista con todos los documentos que puede emitir el sistema para poder asignarle el nmero correlativo a cada uno de estos y la impresora a la cual se enviar la impresin de los documentos, el nmero correlativo que figura para cada documento corresponde al ltimo documento emitido, por ejemplo, si para el Ticket figura el nmero 0020024522 quiere decir que cuando este terminal emita un nuevo ticket se emitir el nmero 0020024523. Adems slo cuando se trate de Tickets se podr modificar el nmero de lneas adicionales (Feed) que se dejar en blanco una vez terminado de imprimir el Ticket, adems de un carcter inicial el cual se pueden usar para configurar el inicio de la impresin de Tickets y los caracteres correspondientes para el activar el corte automtico de los Tickets.

En la Tercera pgina (Parmetros), se permite seleccionar de manera predeterminada el almacn de donde se tomar los productos, la lista de precios con la que trabajar el terminal, el comando que apertura la gaveta o cajn de dinero (si no se trabaja con este dispositivo la casilla deber permanecer en blanco), as como fijar el descuento mximo permitido por terminal.

Para registrar los cambios realizados para un terminal puede dar click sobre el tercer botn de la barra de herramientas (diskette) trato el tema de los mantenimientos. tal como se explic cuando se

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Formato de Ticket

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Esta opcin permite personalizar el formato del Ticket de venta, en la figura anterior se pueden observar tres secciones sobre fondo rojo las cuales son detalles fijos del ticket (no pueden ser modificados), en la parte superior se debe ingresar la informacin de la empresa tal como Razn Social, Direccin, nmero de RUC, Telfonos, etc. En la parte inferior puede, por ejemplo, personalizar algn mensaje, saludo, promociones, ofertas, etc.

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Teclas Rpidas o Hot Keys

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Esta opcin permite asignar a cada tecla (caracteres alfabticos) un cdigo de producto o un cdigo de una tabla de agrupacin, con la finalidad de acelerar el ingreso de datos desde el terminal de ventas al momento de realizar el ingreso de productos a vender. Esta ventana esta dividida en dos grupos de 3 columnas cada uno, la primera columna corresponde a la tecla, la segunda columna corresponde al criterio de asignacin, se debe seleccionar el criterio de la lista desplegable (Producto, Familia, Sub Familia, etc.) y la tercera columna corresponde al cdigo del criterio seleccionado (en esta columna se puede hacer uso de la tecla de funcin F2 para obtener una ayuda de bsqueda). Por ejemplo si a la tecla A se le asigna el cdigo de producto 7753749121453 y a la tecla B se le asigna el cdigo de Familia (tabla de agrupacin) 003 y en la pantalla de facturacin del terminal en la columna cdigo de producto se presiona la tecla A, automticamente aparecer el cdigo 7753749121453 adems de la descripcin del producto, precio, etc. y si se presiona la tecla B automticamente aparecer una ventana de ayuda con todos los productos que pertenezcan a la familia 003 para poder seleccionar el producto deseado.

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Conexin con el dispensador

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Esta opcin se utiliza en el caso que ocurra un problema grave con el controlador. Para No dejar de Emitir comprobantes de pago en Sistema Back Office en esta opcin hacer clic en el botn y luego presionar la tecla F9, aparecer el mensaje la conexin con el dispensador a sido desactivada presionar Enter. Hecho esto se deber Salir del sistema y volver a ingresar en las cajas de playa ( mquinas registradoras de playa) y se podrn emitir comprobantes en forma Manual.

La diferencia entre la forma manual y la automtica es que en la Automtica se digita el Lado del surtidor y aparecen las transsacciones para emitir el comprobante. En la formar Manual en el campo Lado no se digita nada. El cursor pasar al Detalle de la pantalla. En el campo cdigo all se ingresar el cdigo del producto (01=Gas 84, 02=Gas 90, 03=Gas 95, 04=Gas 97, 05=Diesel 2, 06=Diesel 1) y luego Enter o de lo contrario presionar la tecla F2 y le aparecer un listado con todos los productos del sistema. Seleccionar el producto deseado con las flechas direccionales, sino digitar las primeras letras del nombre del producto y una vez encontrado el producto presionar Enter. A continuacin se deber ingresar en el campo Total el monto en soles de la venta y luego Enter.

Calculadora
Esta opcin invoca a la calculadora de Windows.

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