Recopilación de Contratación Administractiva

MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA
Viceministerio de Planificación Institucional y Coordinación Regional

Dirección Regional de Coto
Supervisión Educativa Circuito 11
Transformación curricular, una apuesta por la Calidad Educativa
CONTRATACIONES ADMINISTRACTIVAS
FUNDAMENTO CONSTITUCIONAL:
La contratación administrativa es para las diferentes instituciones públicas, una
herramienta fundamental para el cumplimiento de los fines propuestos en sus
actas constitutivas, ya que su utilización facilita a las mismas la adquisición de los
bienes y servicios necesarios para su gestión. Con el sistema de contratación
administrativa lo que se pretende es que el Estado y sus instituciones, para
satisfacer sus necesidades, desarrollen el procedimiento de adquisición mediante
la modalidad de licitación, tal como lo establece la Constitución Política en su
artículo 182: “Los contratos para la ejecución de obras públicas que celebren los
poderes del Estado, las municipalidades y las instituciones autónomas, las
compras que se hagan con fondos de estas entidades y las ventas o
arrendamiento de bienes pertenecientes a las mismas, se harán mediante
licitación, de acuerdo con la ley en cuanto al monto respectivo.”.
La función administrativa es orientada por una serie de principios que la regulan,
entre ellos se encuentra el principio de legalidad, que es una defensa contra los
abusos que eventualmente puede cometer el estado al utilizar incorrectamente el
poder que se les ha otorgado. En la norma (art. 11 de la Constitución) se
establece que “los funcionarios públicos son simples depositarios de la
autoridad. Están obligados a cumplir con los 2 deberes que la ley les impone
y no pueden arrogarse facultades no concedidas en ella. Deben prestar
juramento de observar y cumplir con la constitución y las leyes. La acción para
exigirles responsabilidad penal por sus actos es pública…” En ese sentido, toda
decisión que tome la administración en las diferentes fases de los procedimientos
de contratación administrativa debe ser fundamentada adecuadamente. Asimismo,
la Ley General de la Administración Pública, artículo 11, señala que la
Administración se encuentra sometida al ordenamiento jurídico y que sus
funcionarios pueden realizar solo aquellos actos determinados en una norma
expresa.
NORMA REGULADORA La materia de contratación administrativa se regula en
forma específica en la Ley No. 7494, Ley de Contratación Administrativa (LCA)y el
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA), Decreto 33411-H, en
cuyos textos se establecen los conceptos, procedimientos, garantías de los
participantes, plazos, etc., con el fin de que la administración pública, en razón del
fin perseguido, logre las mejores condiciones en las contrataciones, respetando
para ello los principios que orientan y regulan la licitación, tales como, el principio
Recopilación realizada por : MSc. María Esther Villalobos Gallo
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de eficacia y eficiencia, igualdad y libre competencia, publicidad, buena fe,

intangibilidad patrimonial
Principios generales:
Artículo 4º-Principios de eficacia y eficiencia. Todos los actos relativos a
la actividad de contratación administrativa deberán estar orientados al
cumplimiento de los fines, las metas y los objetivos de la administración, con el
propósito de garantizar la efectiva satisfacción del interés general, a partir de un
uso eficiente de los recursos institucionales. Artículo
5.-Principio de igualdad y libre competencia.
En los procedimientos de contratación administrativa, se respetará la igualdad de
participación de todos los oferentes potenciales. Los reglamentos de esta Ley o
las disposiciones que rijan los procedimientos específicos de cada contratación, no
podrán incluir ninguna regulación que impida la libre competencia entre los
oferentes potenciales.
ARTICULO 6.-Principio de publicidad. Los procedimientos de contratación se

darán a la publicidad por los medios correspondientes a su naturaleza. Todo
interesado tendrá libre acceso al expediente de contratación administrativa y a la
información complementaria.
Requisitos
Artículo 7º-Inicio del procedimiento. El procedimiento de contratación se iniciará

con la decisión administrativa de promover el concurso, emitida por el jerarca o
titular subordinado competente.
Esta decisión encabezará el expediente que se forme y contendrá una justificación

de su procedencia, una descripción y estimación de costo del objeto, así como el
cronograma con las tareas y los responsables de su ejecución. La justificación del
inicio del procedimiento de contratación deberá estar acorde con lo establecido en
los planes de largo y mediano plazos, el Plan Nacional de Desarrollo, cuando sea
aplicable, el plan anual operativo, el presupuesto y el programa de adquisición
institucional, según corresponda.
PROCEDIMIENTOS MÁS COMUNES UTILIZADOS EN CONTRATACIÓN

ADMINISTRATIVA:

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La licitación pública: es el procedimiento de contratación obligatorio en los

siguientes casos: a) aquellas contrataciones de mayor cuantía de acuerdo con el
presupuesto de la institución y lo determinado por el artículo 27 de la LCA. b) En
toda venta o enajenación de bienes, muebles o inmuebles, o en el arrendamiento
de bienes públicos, salvo si se utiliza el procedimiento de remate. c) En los
procedimientos de concesión de instalaciones públicas. Si se considere
conveniente para los intereses públicos, o por haberlo acordado así con el ente
público internacional que financia la contratación, la Administración podrá realizar
una licitación pública internacional. (Art. 43, LCA)
Por su parte, la licitación abreviada es un procedimiento que se utiliza para

contrataciones de cuantía media de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 27 de
la LCA. Finalmente, las contrataciones de limitado volumen y trascendencia
económica, conforme al artículo 27 de la LCA, y aquellas que no pueden o no
deban ser sometidas a concurso público –en los términos del inciso d) del artículo
2 de dicha norma, pueden tramitarse siguiendo el procedimiento de contratación
directa. Se trata de un procedimiento de excepción que por un lado tiende a
garantizar el interés público, y por otro responde a necesidades muy puntuales
que urgen ser satisfechas por medios más expeditos que el que ofrece el
procedimiento licitatorio común, lo que debe procurarse en armonía con los
supuestos expresamente dispuestos previamente en una norma de carácter legal.
CUADRO COMPARATIVO
CARACTERISTICA LICITACIÓN LICITACIÓN CONTRATACIÓN
PÚBLICA ABREVIADA DIRECTA
PUBLICIDAD La LCA establece la
obligación de A través del A través del SICOP
publicar en el Diario SICOP todas las todas las
Oficial La Gaceta la licitaciones contrataciones
invitación a abreviadas están directas están
participar y las disponibles en la disponibles en la
modificaciones al página web para página web para
cartel y el acto de cualquier empresa cualquier empresa o
adjudicación. Sin o ciudadano ciudadano.
embargo, a través
del SICOP todas las
licitaciones están
disponibles en la
página web para
cualquier empresa
o ciudadano.
POSIBILIDAD DE

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OBJETAR EL SI SI NO
CARTEL
Nº DE Un mínimo de 5
OFERENTES A A todo interesado proveedores No menos de 3
INVITAR en ofertar acreditados en el oferentes del
registro Registro de
correspondiente. Proveedores. Si el
Si el número de número de
proveedores es proveedores es
inferior a cinco, la menor de 3 se
administración podrán invitar a
debe cursar otros que no lo
invitación, estén.
mediante una
publicación en el
Diario Oficial. La
Administración
también queda
facultada para que
curse invitación,
mediante
publicación en La
Gaceta, cuando
así lo estime
conveniente para
la satisfacción del
interés público.
Nº DE OFERTAS Todas las ofertas Sólo las de los La Administración
QUE SE recibidas proveedores se encuentra
ANALIZAN invitados, a menos obligada a estudiar
que se haya todas las ofertas
realizado presentadas
publicación en el independientemente
Diario Oficial, caso si provienen de
en el cual se oferentes que han
analizarán todas. sido invitados o no.
Para participar no
es requisito estar
inscrito en el
registro de
proveedores.
PLAZO PARA Mínimo de 15 días No puede ser Mínimo de un día y

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PRESENTAR hábiles menor a cinco ni máximo de 5 días

OFERTAR superior a veinte hábiles
días hábiles.
PLAZO PARA No podrá ser No podrá ser Plazo máximo de 10
ADJUDICAR superior al doble del superior al doble días prorrogable por
fijado para recibir del fijado para un plazo igual en
ofertas recibir ofertas casos justificados
POSIBILIDAD DE Sí, pueden Sí, pueden Si, pueden
OBJETAR LA presentar recurso presentar recurso presentar recurso
ADJUDICACIÓN de apelación, lo que de apelación si se de reposición, lo
significa que la superan ciertos que significa que lo
objeción la resuelve montos (Art. 84 resuelve el mismo
el superior del LCA) Así, la funcionario que
funcionario que objeción la adjudicó la compra.
adjudicó la compra resuelve el
superior del
funcionario que
adjudicó la compra
FASES DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA:

Atendiendo a estos principios que aplican para toda contratación, es fundamental
que los encargados realicen la planificación de las compras, que consiste
básicamente en definir lo qué necesita la institución, cuánta cantidad y para
cuándo lo necesita, en un período determinado, esto facilitará la consecución de
los objetivos institucionales, precios más competitivos y la realización de las
adquisiciones en el momento oportuno. Asimismo, esta planificación permite tener
parámetros para calendarizar, controlar y dar seguimiento a la ejecución de los
programas respectivos y la ejecución del presupuesto.
Las fases del proceso de contratación administrativa, que aplican para todos
los procedimientos son:
I-PARTE

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1. inicio del procedimiento por parte de la administración de la institución con

la respectiva motivación para realizarla, elaboración del cartel, invitación y
publicación, elaboración y presentación de ofertas, análisis de las ofertas,
eventuales subsanaciones y la decisión de adjudicación. Asimismo, la
administración debe cumplir obligatoriamente una serie de requisitos
previos al inicio del procedimiento de contratación.
2. Uno de ellos es la decisión inicial, que es una declaración que hace la
administración, jerarca o titular subordinado competente, donde se da inicio
al procedimiento de contratación y debe contener, al menos, una
justificación de la compra, estudios previos, descripción y un estimado
actualizado del costo del objeto, cronograma de tareas y responsable de su
ejecución.
3. Posteriormente, los responsables de las compras, deben verificar que haya
contenido presupuestario disponible, y según las características y/o monto
de la adquisición determinar el procedimiento de contratación que la ley fija,
4. establecer los controles para cumplir con el cronograma y plazos,
5. elaborar el cartel con la participación de las unidades usuarias, técnicas,
legales y financieras, y
6. custodiar el expediente con la información relacionada. Todas las personas
involucradas en los procesos de contratación administrativa deben tener
presente que sus actuaciones llevan responsabilidades, y que en caso de
incurrir en alguna irregularidad o incumplimiento, puede conllevar la
aplicación de sanciones según lo establece en los artículos96, 96 bis y 96
ter. de la LCA.
II PARTE
EL CARTEL
En toda contratación administrativa, es imprescindible que la administración tenga
claridad de cuál es la necesidad concreta que se requiere satisfacer, y los
recursos disponibles para su ejecución. Con base en ello debe elaborar el pliego
de condiciones, conocido como cartel, que según el artículo 51 del Reglamento a
la Ley de Contratación administrativa se constituye en “ el reglamento específico
de la contratación que se promueve y se entienden incorporadas a su
clausulado todas las normas jurídicas y principios constitucionales
aplicables al respectivo procedimiento”, donde se define el objeto requerido, las
condiciones del contrato a celebrar, las especificaciones técnicas que se desean,
así como las reglas para seleccionar la oferta y el proveedor más idóneo. Para la
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elaboración del cartel, en algunos de los aspectos, es importante que los

encargados de gestionar las contrataciones cuenten con el criterio del usuario y la
asesoría técnica de un especialista en la materia. Esta etapa es fundamental en
el proceso, porque aquí es donde se plasma la necesidad que tiene la
administración en las cláusulas del cartel, por lo tanto su elaboración debe ser
exhaustiva, y debe reflejar todos aquellos elementos necesarios para que haya
claridad y abundancia en lo solicitado, de tal forma que en su comunicación a los
posibles oferentes no haya ambigüedades o vacíos que obstaculicen la
consecución del fin propuesto.
III PARTE
PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN:
Con la información recogida y con los requerimientos definidos en el pliego de
condiciones, debe determinarse el procedimiento de contratación a utilizar para
adquirir los bienes y servicios. La normativa vigente establece que los tipos de
procedimientos ordinarios son la licitación pública, la licitación abreviada, el
remate, la licitación con financiamiento, la licitación con precalificación, y la
subasta a la baja. Cabe señalar que, la contratación directa es una excepción
a los procedimientos ordinarios, que se utiliza en los supuestos que la
misma reglamentación establece, artículos 2 y 2 bis de Ley de Contratación
Administrativa y el artículo 138 del Reglamento. Algunos de los supuestos
para la contratación directa son: la actividad ordinaria dela institución;
contrataciones de escasa cuantía; la urgencia; y los casos que la Contraloría
General de la República autorice.
IV PARTE
ANÁLISIS Y ACTO DE AJUDICACIÓN
Otro de los aspectos que considera la norma es el análisis de las ofertas
(admisibilidad art.83 del R.L.C.A), donde la administración hace el estudio y la
valoración del contenido de las ofertas en relación con las condiciones y
especificaciones de admisibilidad establecidas en el cartel y en la normativa
vigente. En esta fase, entre otros aspectos, se aplica el sistema de evaluación
preestablecido, de tal forma que, entre las ofertas analizadas, se pueda
seleccionar la que mejor cumpla con los requerimientos solicitados por la
administración. Posteriormente, una vez realizados los análisis y valoraciones
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respectivas, se debe dictar, por parte del órgano competente, el acto de

adjudicación dentro del plazo establecido, según el procedimiento de contratación
utilizado.
ANEXOS

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Por su parte, el artículo 52 del RLCA indica que como mínimo, el cartel debe
contener lo siguiente:
a) Un encabezado con la identificación de la Administración promovente (datos

básicos de la institución que realiza el procedimiento de compra), la indicación del
tipo (si es licitación abreviada o pública, etc.) y número del concurso y una breve
descripción del objeto contractual.

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La idea de esta exigencia es que la contratación pueda ser perfectamente

reconocible y diferenciada de otras, por parte de los interesados. Continuando con
el ejemplo anterior, podríamos decir que el Ministerio de la Construcción podría
encabezar su cartel, de la siguiente forma:
Ministerio de la Construcción. Licitación Pública Número 2015LN-000001-15

“Adquisición de software para realizar labores técnicas de Ingeniería y
Arquitectura”
b) La indicación de la oficina que tramita el procedimiento y que proporcionará la

información adicional necesaria respecto de las especificaciones y documentación
relacionada.
Debe indicarse cuál es la oficina, unidad u órgano de la Administración encargado

del procedimiento, para que los interesados puedan dirigirse directamente a esa
oficina y obtener información respecto del procedimiento de compra. Así por
ejemplo, podría indicarse en el cartel que será la Unidad de Proveeduría del
Ministerio de Construcción quien tramitará el procedimiento, siendo esta Unidad la
encargada de evacuar consultas al respecto y actividades relacionadas, como
proporcionar copias del cartel y de las especificaciones técnicas del objeto.
c) Deberá indicarse la hora límite y dirección para la presentación de ofertas y

garantías de participación, así como el número de copias que deberá adjuntarse a
la oferta original cuando así proceda.
Este apartado es muy importante, ya que debe existir total claridad de la hora,
fecha límite y lugar para presentar las ofertas.
Más adelante en el curso, veremos que la fecha de recepción de ofertas también

debe ser notificada a todos los eventuales interesados, ya sea por medio de
publicación en La Gaceta -en el caso de Licitaciones Públicas- o por notificación
directa a los invitados a participar, que puede ser por correo electrónico, fax, etc -
en los demás casos-.
Asimismo, en caso de exigirse la garantía de participación -como veremos

posteriormente, pedir garantía de participación es opcional para la Administración-,
debe indicarse claramente en el cartel y especificarse cuántas copias de la oferta
deben presentarse.

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Así por ejemplo, si el Ministerio de la Construcción no pidió la presentación de

garantía de participación en el cartel, no podría después exigirle a algún
participante que le presente esta garantía, ya que como habíamos visto, el cartel
es el reglamento de la contratación, es decir, las reglas del juego que deben seguir
tanto los participantes como el propio Ministerio.
d) El porcentaje de las garantías que se deben rendir, cuando se requieran.
En caso de exigirse garantía de participación, debe indicarse su monto

claramente, al igual que en el caso de la garantía de cumplimiento que sí resulta
obligatoria de pedir por parte de la Administración. Próximamente analizaremos el
tema de las garantías.
e) Indicación de las especies fiscales y demás timbres que deba aportar el

oferente.
El cartel debe ser claro en indicar las especies fiscales que tienen que presentar
con la oferta. Así por ejemplo, debe indicarse claramente cuáles timbres deben
anexarse a la oferta, como podrían ser el timbre de la Ciudad de las Niñas, Timbre
de algún Colegio Profesional (Colegio de Abogados, de Contadores, de
Profesionales en Ciencias Económicas, etc).
f) Indicación de cualquier opción de compra futura y de ser posible una estimación

del momento en que se podrán ejercer dichas opciones.
Este tipo de supuestos se da por ejemplo cuando se realice una contratación para
el alquiler de equipos de cómputo y la Administración tenga un posible interés en
comprar posteriormente estos equipos; intención que debe especificar en el
cartel.
g) Descripción de la naturaleza y cantidad de los bienes o servicios objeto del

procedimiento, incluidas las especificaciones técnicas que podrán acompañarse
de planos, diseños e instrucciones correspondientes. Las especificaciones
técnicas se establecerán prioritariamente en términos de desempeño y
funcionalidad. El sistema internacional de unidades basado en el sistema métrico
decimal es de uso obligatorio.
Es muy importante que el objeto que se vaya a adquirir sea descrito de manera
completa por parte de la Administración. Si se quiere realizar una obra, por
ejemplo, deberán aportarse el detalle técnico de la misma, de manera que se
incluyan los planos de la construcción. En caso de ser un servicio lo que se
requiere, como puede ser la contratación de servicios notariales, también debe

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describirse qué clase de servicios notariales se requiere, si es para realizar

escrituras de hipotecas o escrituras de constitución de gravámenes en general,
etc.
La idea de este apartado es exigirle a la Administración que en el pliego de

condiciones quede totalmente claro qué es lo que se está contratando. Ya que,
por un lado, los participantes e interesados en general deben tener claridad
absoluta de qué es lo que quiere la Administración comprar o contratar, y por el
otro, la Administración debe tener certeza de qué quiere adquirir, ya que solo
teniendo claridad respecto al objeto contractual, puede satisfacer el fin público
perseguido.
h) Sistema de valoración y comparación de ofertas. Se refiere a los criterios que

utilizará la Administración para valorar las ofertas que se presenten, que pueden
ser de dos tipos: por precio (escoger la opción más barata), o por un “sistema de
evaluación”.
Cuando únicamente se considere el precio, bastará una simple indicación al

respecto.
Posteriormente analizaremos con detalle lo que se denomina “sistema de

evaluación” o sistema de valoración y comparación de ofertas, pero por ahora
podemos decir que se trata de los parámetros en los cuales, en un marco de
igualdad, la administración va a calificar las ofertas y llegar a definir cuál de ellas
es la que conviene más para satisfacer el interés público perseguido.
El sistema de evaluación debe estar totalmente claro en el cartel, de forma tal que
los participantes sepan bajo qué condiciones van a ser analizadas sus ofertas.
Lógicamente, la Administración solo puede calificar de acuerdo a lo estipulado en
el cartel, sin que pueda evaluar elementos que no haya incluido.
i) Solicitud de muestras cuando se estimen indispensables.
Puede suceder que la Administración necesite que además de las ofertas, se

presente una muestra del producto que se le quiere vender, por lo cual, debe
indicar en el cartel claramente, la necesidad de presentar estas muestras, así
como el lugar y la forma de presentarlas.
j) Indicación precisa de los documentos que se deberán aportar para la evaluación

de la idoneidad del oferente en aspectos económicos, técnicos u otros.

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Como indicamos anteriormente, los requisitos que se pidan en un determinado

concurso van a depender del objeto de esa contratación, por lo cual puede que la
Administración necesite que se le presente documentación adicional para valorar
si un oferente resulta idóneo para ser contratado o no. Así, la Administración bien
podría pedir en el cartel, que se presenten estados financieros auditados, de
donde se desprenda el estado financiero de la empresa.
En caso de que la Administración estime conveniente pedir algún documento para

valorar si el oferente es el mejor para satisfacer el interés público, deberá indicarlo
de manera clara en el pliego de condiciones, siendo que de lo contrario, no podría
exigir este tipo de documentos.
k) Términos de pago.
Al igual que cualquier contratación, debe definirse claramente cuáles serán las
formas de pago, y por ende, en el cartel, como reglamento de la contratación,
deben indicarse las condiciones en que se realizará ese pago: si será por ejemplo,
por tractos o en un solo acto, contra entrega de facturas, etc.
l) Plazo y vigencia de la oferta y plazo de la adjudicación.
El pliego de condiciones debe indicar claramente cuál será el plazo de vigencia

que se le exige a las ofertas y si se trata de días hábiles o naturales, así pues, por
ejemplo, podría decirse que las ofertas deben tener una vigencia de 60 días
hábiles, o los que considere la Administración.
De igual manera, la Administración debe indicar cuánto tardará en seleccionar a la

oferta ganadora, esto para que ella misma se auto imponga un plazo máximo para
la escogencia y así darle seguridad a los participantes respecto a cuándo van a
tener noticias de quién ganó el concurso. Es por esto que en el cartel debe
indicarse claramente cuál será el plazo de adjudicación, que dicho sea de paso, no
puede ser mayor al doble del plazo para recibir ofertas.
Lo anterior significa que si la Administración otorgó un plazo de 15 días hábiles a

los interesados para que presenten su oferta, no puede durar más de 30 días
hábiles seleccionando la oferta ganadora.
Debe tenerse presente que la Administración no debe exceder el plazo que defina
en el cartel, y se encuentra obligada a respetarlo, dado el derecho que tienen los
participantes de una respuesta a sus ofertas, en un plazo razonable. Además, en
caso de durar mucho en este trámite, se estaría retrasando la satisfacción del
interés público perseguido.

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m) Lugar y fecha de inicio y conclusión de la entrega de los bienes y servicios

cuando así proceda.
El cartel debe ser claro también, respecto a cuándo debe iniciar y terminar la
ejecución del contrato. Puede que se trate de una simple entrega de objetos, como
podría ser la compra de vehículos, para lo cual la Administración podría
simplemente decir: “los vehículos deberán entregarse máximo dos meses después
de que la Contraloría General de la República notique el debido refrendo contralor”
o puede que se trate de objetos más complejos que requieran de mayor
explicación por parte de la Administración.
Si bien indicar una fecha exacta muchas veces no resulta viable (15 de abril, 22 de
junio, etc), el cartel sí debe darle certeza al contratista, del espacio temporal en
que debe realizar su parte del contrato.
n) Indicación de que se reserva el derecho de adjudicar parcialmente una misma

línea o bien parte de un mismo objeto de conformidad con lo establecido en la
decisión inicial. En este último caso, esta alternativa será posible cuando el objeto
lo permita y ello no afecte su funcionalidad. En ambos supuestos se exigirá, al
menos, los precios unitarios. No será necesario advertir en el cartel la posibilidad
de adjudicar parte de la totalidad de las líneas contempladas en éste. La
obligación de participar en la totalidad de los renglones solamente será posible
cuando existe una justificación técnica para ellos y así haya sido advertido en el
cartel.
Para entender el enunciado anterior usemos el siguiente ejemplo. Una

Administración necesita cambiar toda su flotilla vehicular, para lo cual establece
un concurso, compuesto de dos líneas: en la primera, pretende adquirir 10
vehículos tipo sedán, mientras que en la segunda, 10 de doble tracción.
Al momento de adjudicar, la Administración considera que no es necesario adquirir

10 vehículos doble tracción, sino solamente 6. Para que la Administración pueda
realizar esto, tiene que haber indicado expresamente en el cartel que se reservaba
este derecho, de lo contrario, no podría adjudicar parcialmente esta línea, que
como habíamos dicho estaba compuesta por diez vehículos doble tracción.
Ahora, imaginemos que la Administración solamente requiere cambiar los

vehículos doble tracción, y no los sedán, para lo cual solo existe una única línea,
compuesta por 10 vehículos. En este caso, si la Administración llegara a la
conclusión de que no requiere la totalidad de los 10 vehículos doble tracción sino
solamente 6, deberá también indicar claramente en el cartel, que se reserva dicha
posibilidad, y en caso de no haberlo advertido, no podría adjudicar parcialmente.

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No obstante, lo anterior podría suavizarse un poco al tratarse de líneas con

precios unitarios, para lo cual es importante tener presente lo indicado en el
artículo 27 RLCA.
Asimismo, la Administración encuentra la limitante de que puede adjudicar

parcialmente solo aquellos objetos que su naturaleza lo permita y que no se afecte
la funcionalidad de dicho objeto, ya que no todo objeto contractual puede
adjudicarse parcialmente.
o) el uso de los medios electrónicos, si resulta procedente. La posibilidad de

presentar ofertas vía fax deberá habilitarse expresamente en el cartel, previéndose
para ello un plazo de confirmación por escrito.
La idea de este apartado es que la Administración debe indicar en el cartel si

existe la posibilidad de permitir la presentación de las ofertas por fax, no obstante,
en el actualidad también podría decirse que la Administración podría permitir la
presentación por correo electrónico, y además dar un plazo para presentarla por
escrito.
Asimismo, en la actualidad existen plataformas electrónicas que permiten la

realización de un procedimiento totalmente electrónico y en algunos casos, hasta
exento de la presentación en físico de documentos, como lo son Comprared y
Mer-link.
0TRAS CONSIDERACIONES DEL CARTEL.
El artículo 52 RLCA también menciona una serie de temas importantes

relacionados con el pliego de condiciones, que estudiaremos a continuación:
En primer lugar, indica que el cartel no podrá imponer restricciones, ni exigir

requisitos indispensables para el interés público, si con esto limita la participación.
Este tema lo analizaremos con detalle cuando estudiemos el recurso de objeción,
por ahora, basta indicar que el cartel no puede restringir de manera injustificada la
participación de eventuales oferentes. Así, si establece alguna limitación, ésta
debe estar justificada por su necesidad y el interés público.
Asimismo, cuando se haga mención a marcas conocidas, éstas deben utilizarse

como referencia. El cartel NUNCA debe pedir que para cumplir con lo
requerido, haya que presentar una marca X o Y, ya que esto sería limitar
injustificadamente la participación, de todos los demás oferentes que no
puedan presentar esa marca.

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También puede ser que el pliego de condiciones incluya un mecanismo de mejora

de los precios que se cotizaron originalmente, pero en caso de que este
mecanismo no se incluya, los precios no pueden ser mejorados. Esto se encuentra
regulado en el artículo 28 bis RLCA.
Debe diferenciarse la mejora de precios del descuento de precios, que se

encuentra estipulado en el artículo 28 RLCA. En el descuento de precios, antes
de la apertura de ofertas, los participantes pueden ofrecer descuentos globales o
unitarios a sus precios. Así por ejemplo, un oferente podría decir al momento de
presentar su oferta: “mi precio por construir ese edificio es de cincuenta millones
de colones, pero hago un descuento de diez millones de colones”. La idea de que
sea antes de abrir las ofertas, es que los demás participantes no puedan ver el
precio de las demás y luego ofrecer un menor precio.
Por su parte, el mecanismo de mejora de precios tiene que ser definido por la
Administración una vez que se han recibido las ofertas, y la idea es que la
Administración pueda recibir un mejor precio por parte de los participantes,
dándole igualdad de trato a todos, y que así, presentan una “mejora a su precio”,
es decir, que ofrezcan un precio más atractivo para la Administración.

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EXPEDIENTE ADMINISTRACTIVO
Al respecto la propia Contraloría General de la República ha indicado que:
De todo lo anterior, se puede concluir en forma preliminar, que los expedientes

administrativos deben ser compaginados siguiendo el orden cronológico de los
actos y trámites del procedimiento, lo cual implica que las actuaciones deben
incorporarse en forma correlativa o en sucesión inmediata. Además, la foliatura de
los expedientes en orden cronológico tiene como finalidad facilitar el manejo de la

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información que contienen y forma parte de la garantía constitucional del debido

proceso, toda vez que un expediente sin foliar produce inseguridad a la
Administración e interesado, por lo que el expediente debe estar foliado con una
sola numeración Oficio 15419 del 5 de diciembre de 2002 (DAGJ-2011-2002).
Así por ejemplo...
... el expediente no puede estar guardado bajo llave, de manera tal que nadie
pueda verlo, ni tampoco puede creerse que solo los funcionarios de la
Administración pueden verlos, sino que por el contrario, debe ser accesible para
todas las personas que deseen tener acceso a él.
Sobre los horarios...
Otro ejemplo de lineamientos que la Administración puede imponer, es el referido

a sus propios horarios. Si una Administración tiene un horario de ocho de la
mañana a cinco de la tarde, no podría un interesado presentarse a las siete de la
mañana exigiendo que se le entregue el expediente para revisión, ya que debe
respetar también el horario de dicha Institución. Asimismo, y aunque suene lógico,
el interesado no debe dañar el expediente, ni llevarse folios, ni extraer el
expediente de la institución sin el permiso previo, ni en general puede realizar
alguna acción que vaya en contra de la integridad del mismo.
Usemos un ejemplo:
Una escuela necesita construir un edificio más de aulas en sus instalaciones, y por
ende ha decidido pedirle una autorización a la Dirección de Infraestructura y
Equipamiento Educativo del Ministerio de Educación (DIEE), para que según lo
que establece el artículo 145 del Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa, le permita llevar a cabo un procedimiento de compra más expedito,
es decir más ágil y rápido que una licitación pública, ya que por el monto de la
obra, esto era lo que procedía.
La Junta de Educación de esa escuela, que es la encargada de llevar a cabo el

procedimiento de contratación, es también la responsable de confeccionar el
expediente administrativo de esta compra.
Por lo tanto, lo primero que debe hacer la Junta es conseguir, por ejemplo, una
carpeta limpia y que permita guardar de manera ordenada y segura los
documentos de la licitación. Una vez que ya tiene esta carpeta o el medio físico
adecuado para resguardar la información, uno de los primeros documentos que
deben constar en el expediente es la decisión inicial (artículo 8 RLCA), en la cual

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se indique la justificación de la procedencia de la contratación (como por ejemplo,

que se debe construir un edificio de aulas más, porque ha aumentado la matrícula
de estudiantes considerablemente), asimismo, debe describirse detalladamente
cuál es el objeto de la compra, es decir, deben explicarse con amplitud las
características del nuevo edificio: cuántos pisos tendrá, de qué material quieren
que se construya, etc. Asimismo, es sumamente importante que se indique el valor
estimado de la obra, y que se aporte una certificación en donde se demuestre que
se cuenta con el dinero suficiente para realizar la compra.
Tal y como dijimos al principio de nuestro ejemplo, la Junta de Educación de la

escuela decidió pedirle autorización al DIEE, para que le permitiera realizar un
procedimiento de compra directa concursada, en vez de una licitación pública, ya
que debe construir este edificio de aulas lo más pronto posible. Por lo que, tanto la
solicitud, como la autorización dada por el DIEE, debe quedar constando en el
expediente administrativo.
Recordemos que el expediente administrativo debe “contar la historia” de la

compra, y por ende, debe explicarnos cómo nació esa contratación, y en este
punto en específico, por qué se piensa realizar una contratación directa
concursada y no una licitación pública, ya que podría pasar, que una persona que
no conozca la historia de esa contratación revise el expediente, y se de cuenta de
que se realizó una contratación directa, pero no encuentra en el expediente la
autorización del DIEE; dicha persona podría llegar a pensar que la Junta, sin
autorización, no realizó el procedimiento ordinario que correspondía, lo que podría
llegar a ser un inconveniente para la Junta.
El anterior es un ejemplo de por qué el expediente administrativo debe estar

siempre completo e incluir todos los documentos que le den sustento a la compra.
Continuando con el ejemplo...
... la Junta además de incorporar el oficio de autorización del DIEE; para realizar
una contratación directa, debe incluir otros documentos que veremos a
continuación.
Aquí es importante hacer una pausa, para indicar que todas las compras públicas
son diferentes y por ende, puede que en algunas existan documentos que en otras
no resulten necesarios. Así pues, pensemos en que la Junta de Educación de
nuestro ejemplo no haya considerado necesario realizar una contratación directa
concursada y optó por una Licitación Pública. En este caso, en el expediente no
debería constar ninguna autorización del DIEE, porque no fue necesario pedirla,

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ya que en vez de una contratación directa concursada, se realizó el procedimiento

ordinario correspondiente.
Si bien los procedimientos de contratación directa son diferentes entre sí, es

importante que el expediente esté totalmente completo, de acuerdo con el tipo de
procedimiento que se trate.
Continuando con nuestro ejemplo...
... diremos que resulta necesario añadir al expediente, los estudios técnicos que
respaldan la contratación en cuestión, es decir el estudio del ingeniero civil, por
ejemplo, donde se explica la necesidad de construir el edificio de aulas
A manera de resumen...
... puede decirse que en el expediente administrativo de una compra pública, debe
constar todos y cada uno de los documentos que se relacionen con esa compra,
desde la orden de inicio o justificación de la compra, hasta el documento en donde
se firme el finiquito del contrato.
Además es importante anotar que la conformación de un expediente no debe

tomarse a la ligera, y más bien, debe realizarse con toda la seriedad del caso, ya
que como se mencionó, un expediente completo y ordenado es sinónimo de
claridad y transparencia en la utilización de fondos públicos.
FOLIACIÓN:
DE LOS REQUISITOS PARA LA FOLIACION 
1. Los documentos a foliar deben pertenecer a un mismo trámite, sin importar

que estos se generen por diferentes unidades productoras.
2.  Los documentos deben obedecer a una unidad documental, la cual
evidencia el debido proceso para la administración y el administrado.
3.  Los documentos deben organizarse en orden cronológico, según como se
desarrolla el trámite que dio origen a su apertura. Es decir, al abrir el
expediente lo primero que se podrá observar es el primer documento que
generó el expediente (el más antiguo) y al final se va encontrar el
documento que dio el cierre al expediente (el más reciente).El primer
documento del expediente es el que da origen al trámite y conforme se
producen o reciben otros documentos sobre el mismo asunto, se van
incorporando al expediente.

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4.  Los documentos que se requieran foliar deberán estar clasificados y

ordenados antes de iniciar con la foliación.
5.  En caso de los documentos que produce la entidad productora se tomará
como referencia la fecha de emisión.
6.  En cuanto a los documentos que recibe la entidad productora se tomará
como referencia la fecha consignada en los datos de recibido. Lo anterior,
debido a que el orden cronológico no sólo lo determina la fecha de creación
de los documentos, sino también la fecha de recepción de los documentos.
7.  Los documentos que emita la institución, deben incorporarse al
expediente en el momento de su emisión, de manera que se respete la
cronología del trámite.
8.  Un expediente puede contener documentos originales, copias
certificadas, y fotocopias.  No se deben incorporan duplicados
innecesarios de los documentos al expediente.
9.  Se recomienda que a los documentos recibidos por fax se les duplique
mediante el método de fotocopiado para incorporar al expediente, en
aquellos casos que así lo ameriten. Esto debido a que aún existen equipos
que utilizan papel térmico, lo que representa poca durabilidad.
10.  Las solicitudes recibidas por medios electrónicos (impresiones de correo
electrónico, documentos escaneados o impresiones de documentos con
firma digital) pueden incorporarse para evidenciar la cronología del trámite,
pero tomando en cuenta que carecen de validez, y que el original se debe
conservar en una contraparte digital del expediente, para ello se deberá
cumplir con las normativas vigentes sobre organización, tratamiento y
conservación de documentos.
11.  El funcionario encargado del trámite en desarrollo, podrá ingresar
información adicional al expediente justificando la importancia de incorporar
dichos documentos. 4. DISPOSICIONES TECNICAS a) DE LA FOLIACION
12.  Al ser la ordenación cronológica, se debe foliar de manera consecutiva,
es decir, sin omitir ni repetir números; Se debe iniciar en el 0001 (no existe
folio 0).
13.  Se deben usar un mínimo de 4 caracteres por folio, por ejemplo: 0001,
0152, 1526, 9999
14.  La foliatura será seguida y en números arábigos, por lo que no se deben
utilizar números con el suplemento A, B, C.

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15.  Para efectos de mejor visibilidad, el número se consignará en el margen

superior derecho de cada folio, en dado caso que por colocación de sellos,
membretes o cualquier otra información, no se disponga de espacio se
colocara el folio en la esquina inferior derecha.
16.  El expediente debe foliarse en una sola área, si existiera imposibilidad de
cumplir con el punto anteriormente indicado, de manera excepcional, se
colocará donde el documento tenga disponibilidad en su primer folio, o
frente.
17.  En caso de que un documento contenga información en ambas caras de
la hoja, solo se foliara la cara principal, es decir no se foliará al vuelto.
18.  Cada número debe consignarse de manera legible y sin tachaduras, ni
borroso sobre un espacio en blanco, es decir sin alterar membretes, sellos,
textos o numeraciones originales.
19.  Para realizar la foliatura se debe utilizar tinta indeleble, es decir no se
debe utilizar lápiz, únicamente se utilizará un foliador de tinta azul, púrpura
o negro en casos extremos en los que no se cuente con el foliador, y como
última alternativa, lapicero de tinta azul o negro. Esto porque la foliatura es
relevante para efectos legales, probatorios y de transparencia.
20.  No se deben foliar hojas en blanco ni separaciones de apartados.
21.  Los planos, mapas, dibujos, etc, que formen parte del expediente tendrán
el número de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando por efecto
de sus dimensiones estén plegados. Si se opta por separar este material se
dejará constancia mediante una referencia cruzada
22. .  Al igual que el resto de los documentos, los planos, mapas y otros deben
llevar el número en el margen superior derecho de cada folio, en dado caso
que por colocación de sello, membretes o cualquier otra información no se
disponga de espacio se colocará el folio en la esquina inferior derecha.
23.  Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos
a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio. Para adherir
documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido.
24.  Las fotografías sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de
mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada
una de ellas. No deben perforarse, por lo que se recomienda se conserven
en un sobre especial.
25.  Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se
le escribirá su respectivo número de folio. Si se opta por separar este
material se dejará constancia mediante una referencia cruzada.
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26.  Las radiografías, diapositivas, negativos, cassettes, discos compactos

(CD, DVD), disquetes o documentos en soportes similares, deben colocarse
en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de
almacenar el material para evitar marcas. Si se opta por separar este
material se dejará constancia mediante una referencia cruzada.
27.  Para el caso de piezas documentales que se generan foliadas por
impresora, y que concuerden con la foliatura del expediente, se dejará esta
foliación siempre y cuando no se repita la numeración con otras piezas
documentales ya existentes en el expediente, en caso contrario, cuando
haya más de una, deberá foliarse manualmente.
28.  No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos
cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación
de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros,
o para evitar migración de tintas por contacto.
29.  Si un expediente se compone por más de un tomo, cada uno deberá
iniciar en el número de folio inmediato siguiente en el que terminó el
anterior, es decir si el tomo I, finalizó en el folio 0136, el tomo 2 iniciará en
el folio 0137.
30.  Cada expediente debe contener una portada con el índice respectivo
que describa su contenido.
31.  El índice no debe foliarse ya que es referencial, y será el primer
documento que se encuentre al abrir el expediente
32.  La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de
descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o
digitalización).
33.  En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia,
legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados,
foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de
control sin necesidad de refoliar a mano. Es recomendable registrar en el
índice la cantidad de folios o páginas que contiene.
LAS CARATULAS:
La carátula del expediente es la primera impresión que se tiene del mismo,
por lo que debe estar bien identificada, para sus efectos se recomienda que
contenga al menos los siguientes datos:
 Nombre de la Institución
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 Tipo documental – Nombre del expediente

 Unidad Productora
 Acceso (restringido, libre)
 Año
 Número de tomo (en caso de tener más de uno)
 Otros descriptores que la administración considere necesarios Cuando un
expediente cuente con más de un tomo, cada uno de ellos deben tener su
propia carátula. Tanto las carátulas, como los separadores dentro del
expediente no deben foliarse.

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Recopilación de Contratación Administractiva

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Ministerio de la Construcción. Licitación Pública Número 2015LN-000001-15

b) La indicación de la oficina que tramita el procedimiento y que proporcionará la

Debe indicarse cuál es la oficina, unidad u órgano de la Administración encargado

c) Deberá indicarse la hora límite y dirección para la presentación de ofertas y

Más adelante en el curso, veremos que la fecha de recepción de ofertas también

Asimismo, en caso de exigirse la garantía de participación -como veremos

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Así por ejemplo, si el Ministerio de la Construcción no pidió la presentación de

d) El porcentaje de las garantías que se deben rendir, cuando se requieran.

En caso de exigirse garantía de participación, debe indicarse su monto

e) Indicación de las especies fiscales y demás timbres que deba aportar el

f) Indicación de cualquier opción de compra futura y de ser posible una estimación

g) Descripción de la naturaleza y cantidad de los bienes o servicios objeto del

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describirse qué clase de servicios notariales se requiere, si es para realizar

La idea de este apartado es exigirle a la Administración que en el pliego de

h) Sistema de valoración y comparación de ofertas. Se refiere a los criterios que

Cuando únicamente se considere el precio, bastará una simple indicación al

Posteriormente analizaremos con detalle lo que se denomina “sistema de

i) Solicitud de muestras cuando se estimen indispensables.

Puede suceder que la Administración necesite que además de las ofertas, se

j) Indicación precisa de los documentos que se deberán aportar para la evaluación

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Como indicamos anteriormente, los requisitos que se pidan en un determinado

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