El papel de la información contable en la administración de las empresas competitivas

Objetivo general
Analizar el papel que desempeñ a la informació n generada por las diferentes herramientas de
la contabilidad administrativa, para que una empresa determine su estrategia competitiva en
un mundo integrado por bloques econó micos de una gran competitividad. Se subraya lo
referente a la contabilidad administrativa para facilitar las funciones de planeació n, del
control administrativo y del proceso de la toma de decisiones para lograr el liderazgo en
costos, una clara diferenciació n y la determinació n o definició n del mercado que se busca
atender.
A. Nuevas tendencias en la administración de los negocios.

1. Cambios Irreversibles
La competitividad tan fuerte que se vive, aunada al proceso de globalizació n, ha provocado
cambios en los estilos de administració n de las empresas para poder sobrevivir a largo plazo.
También es necesario reestructurar la informació n que proporciona la contabilidad de costos
y la contabilidad administrativa, ante las reingenierías y reconversiones que está n
experimentando las organizaciones para ser competitivas.
Entre los principales detonadores que han propiciado los cambios en los sistemas de
informació n para facilitar la toma de decisiones, está n los siguientes:
 Control total de calidad: Es la filosofía de una cultura de trabajo que compromete al
recurso humano con el mejoramiento continuo, de tal manera que, a través del tiempo,
se logre la productividad y se consiga un liderazgo en costos que permita competir.
 Orientació n hacia los clientes: Las ú ltimas décadas se han caracterizado por una fuerte
disposició n a escuchar al cliente, de tal manera que se le ofrezcan productos y
servicios que lo satisfagan plenamente.
 El tiempo como factor clave: El tiempo es la variable má s relevante para el proceso de
toma de decisiones. Por ejemplo, saber cuá ndo comprar y cuá ndo vender una acció n
son decisiones cruciales para tener éxito en dicha transacció n. Ante el entorno de
fuerte competitividad, el tiempo es un factor clave en cada una de las etapas de la
cadena de valor. Las organizaciones requieren diseñ ar, producir, vender, entregar y
cobrar, tratando de minimizar el tiempo a fin de aumentar la liquidez, eliminar
almacenajes innecesarios, reducir la cobranza vencida, etc., circunstancias que dañ an
no só lo la liquidez, sino también la rentabilidad pues provocan costos financieros, al
pedir prestado para fondear las inversiones que pueden evitarse o que son actividades
o procesos que no generan valor.

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2. El desarrollo e integració n en los sistemas de informació n
La informació n es hoy uno de los principales activos de las compañ ías y es por ello que las
tecnologías de informació n cumplen un papel fundamental en las operaciones de
cualquier organizació n en la actualidad.
Estas aplicaciones tienen como misió n integrar todas las bases de datos de la empresa de
tal forma que los procesos de planeació n, de toma de decisiones (tanto operativa como
estratégica) y de control administrativo se realicen sobre una misma fuente de
informació n confiable, ú til y actual, y que la forma de presentar tal informació n pueda
adaptarse fá cilmente a las necesidades de los usuarios.
3. Herramientas para mejorar la competitividad
Algunas de las herramientas con las que cuentan los negocios en la actualidad para
mejorar la competitividad, con el fin de ser capaces de crear valor tanto para sus
clientes como para sus accionistas y para cumplir con la estrategia del negocio:
 Justo a tiempo: Este sistema implica elaborar un producto cuando es necesario
y en la cantidad demandada por los clientes, lo que conlleva a que también los
insumos que se requieren para producirlo o un servicio se tengan en cantidad
suficiente y en el momento necesario.
 Costeo basado en actividades: Los sistemas tradicionales de costos consideran
que su ú nica misió n es determinar correctamente el costo del producto o
servicio, ignorando que actualmente lo que demandan los usuarios de costos
es informació n para ver qué se puede hacer para reducirlos, es decir, se
requiere un sistema de informació n que determine qué actividades agregan
valor y cuá les no, con el fin de lograr el mejoramiento continuo. Esta
herramienta tiene, entre otras, la ventaja de reducir al mínimo el prorrateo de
los gastos indirectos de fabricació n, así como realizar una identificació n de los
gastos de administració n y venta entre los diferentes clientes, zonas,
productos, etc., lo cual permite una correcta toma de decisiones.

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 Target Costing: Esta herramienta se presenta como una de las que
recientemente han tomado mayor relevancia en las empresas en su proceso de
costeo. De acuerdo con el Target Costing, el precio de un producto o servicio se
ve cada vez má s influido por el mercado y es, por ende, menos susceptible a
cambios por parte de la administració n. Por ello, la compañ ía debe primero
analizar cuá l es el precio má ximo que el mercado estaría dispuesto a pagar por
un producto o servicio, y en funció n de éste determinar cuá l sería el costo que
dicho producto o servicio debería tener (costo meta) considerando una
determinada utilidad deseada.
 El crecimiento del sector de servicios: En la economía de un país, el sector
primario representa la actividad agropecuaria; el sector secundario se refiere a
la actividad de manufactura, y el sector terciario a la de comercio y servicios.
Este ú ltimo sector ha tenido un gran crecimiento y desarrollo en décadas
recientes, de tal manera que la mayoría de la població n econó micamente
activa trabaja en él y cada día son má s los que lo integran. Ello exige que los
responsables de los sistemas de informació n de costos y administrativos
desarrollen sistemas que apoyen la planeació n, la toma de decisiones y el
control administrativo de las organizaciones que pertenecen a este sector
econó mico.
 Los desarrollos tecnoló gicos de los sistemas de informació n: No hay duda de
que los sistemas de informació n han sido muy afectados por los desarrollos
tecnoló gicos, sobre todo por el uso generalizado de las computadoras
personales, que a través de diferentes paquetes y programas permiten a los
administradores contar con una gran cantidad de datos clasificados.
 El enfoque de funciones cruzadas: Ante el entorno competitivo es
indispensable que los responsables de generar informes administrativos
conozcan muy bien las actividades que se efectú an en una organizació n:
diseñ o, ingeniería, producció n, ventas, distribució n, etc., así como la secuencia
que tiene que seguir un producto o servicio a través de las diferentes
funciones, de tal forma que, al conocer las diferentes actividades que se
necesitó desarrollar para que un producto se genere, se pueda determinar
correctamente el costo de cada una de ellas.
 Reducció n del ciclo de vida de los productos: Los cambios tecnoló gicos,
aunados a un gusto cambiante del mercado en cuanto a los bienes y servicios
que desea, han traído como consecuencia que el ciclo de vida de los productos
se vaya acortando cada día má s. Esto implica un reto para las empresas, pues
ahora el esfuerzo de la organizació n se encamina no só lo a la innovació n en sus
productos frente a los de la competencia, sino a la celeridad con que este
proceso de innovació n llega a manos del cliente.
Al acelerarse el ciclo de vida de los productos que fabrican, las empresas se ven en
la necesidad de acortar los tiempos de la planeació n, la toma de decisiones y el
control de las operaciones, y esto pone de manifiesto en muchas ocasiones la
necesidad de nuevos sistemas de informació n, especialmente aquellos
relacionados directamente con el proceso de manufactura y el cá lculo de costos.
Asimismo, se requiere una mayor inversió n en las á reas de relaciones con clientes,
con proveedores y, sobre todo, en el á rea de investigació n y desarrollo.
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  Outsourcing El ambiente de negocios actual obliga a las empresas a tener una
estructura flexible de tal manera que puedan adaptarse rá pidamente a las
demandas del mercado. Por ende, muchas compañ ías en la actualidad tienden a
reducir al má ximo posible su tamañ o de tal manera que todos los recursos de la
organizació n (financieros y humanos) sean enfocados a la creació n de valor al
cliente. El outsourcing es una estrategia que permite que la empresa se dedique
exclusivamente a su á rea principal de competencia (o core competence) y deje que
aquellas actividades que no está n directamente relacionadas con el proceso de
satisfacció n del cliente (y por ende, que no agregan valor a la compañ ía) sean
realizadas por personal externo a la compañ ía.

B. Desafíos ante la globalización

Lo que definitivamente hay que entender es que las ventajas competitivas sostenibles
en el futuro van a depender má s de nuevas tecnologías de proceso que de nuevas
tecnologías de producto. Las ventajas competitivas basadas en la inteligencia humana
está n reemplazando las ventajas proporcionadas por la naturaleza, haciendo que la
educació n y las habilidades del personal sean las principales armas competitivas. Esto
lleva a la conclusió n de que es fundamental que las empresas seleccionen su estrategia
competitiva, la cual consiste en establecer una posició n privilegiada y sostenible
contra las fuerzas de la competencia del sector industrial en el que se encuentra. Para
lograr una estrategia competitiva, existen dos variables fundamentales:
1. La utilidad que generan los diferentes sectores industriales muestra que no todos
los factores son igualmente importantes. Hay algunos que determinan e influyen
en la generació n de utilidades. Los cinco factores o fuerzas competitivas que
afectan las utilidades son: la entrada de nuevos competidores, la amenaza de
sustitutos, el poder de negociació n de los compradores, el poder de negociació n de
los proveedores y la rivalidad entre los competidores existentes. Las cinco fuerzas
determinan la capacidad de generar utilidades de las empresas de un sector
industrial. En cada industria, el poder de las cinco fuerzas varía y puede cambiar al
evolucionar el sector industrial. Las cinco fuerzas afectan el precio, los costos y la
inversió n.
2. Al ubicar la posició n de la empresa dentro de su sector industrial, se verá si su
utilidad es superior o inferior a la utilidad promedio del sector. Una empresa bien
ubicada puede obtener altas tasas de rendimiento, aunque la estructura del sector
sea desfavorable y la utilidad promedio sea modesta. El que una empresa se
ubique bien dentro de su sector depende fundamentalmente de tres factores
estratégicos: el liderazgo en costos, la diferenciació n y el enfoque.

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C. Naturaleza de la información contable.

Contabilidad: Herramienta informativa que facilita el proceso administrativo y la toma de

decisiones de una empresa.

Existen diversas ramas de la contabilidad, todas integrantes del mismo suprasistema de

informació n; entre las má s importantes está n la contabilidad financiera, la fiscal y la
administrativa, a las cuales se puede definir como sigue:

 Contabilidad financiera: Sistema de informació n orientado a proporcionar

informació n a terceras personas relacionadas con la empresa, como accionistas,
instituciones de crédito, inversionistas, etc., a fin de facilitar sus decisiones.

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  Contabilidad fiscal Sistema de informació n orientado a dar cumplimiento a las
obligaciones tributarias de las organizaciones.
 Contabilidad administrativa Sistema de informació n al servicio de las necesidades
de la administració n, con orientació n pragmá tica destinada a facilitar las funciones
de planeació n, control y toma de decisiones. Esta rama es la que, con sus diferentes
tecnologías, permite que la empresa logre una ventaja competitiva, de tal forma
que alcance un liderazgo en costos y una clara diferenciació n que la distinga de
otras empresas. El aná lisis de todas sus actividades, así como de los eslabones que
las unen, facilita detectar á reas de oportunidad para lograr una estrategia que
asegure el éxito.

D. Nuevo entorno de la información financiera

1. Marco de referencia
La globalizació n, la economía del mercado y los cambios constantes en el ambiente de
negocios hacen que la generació n de informació n financiera sea capaz de asimilar ese
entorno cambiante para ofrecer a los administradores las herramientas necesarias y
así hacer má s eficaces sus procesos de planeació n, de toma de decisiones y de control
administrativo.
De acuerdo con las nuevas regulaciones contables, los principales reportes financieros
son:
 Balance general, también llamado estado de situació n financiera o estado de
posició n financiera.
 Estado de resultados o estado de actividades (para entidades lucrativas y sin
fines de lucro, respectivamente)
 El estado de variaciones en el capital contable

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  El estado de flujo de efectivo, o en su caso, el estado de cambios en la situació n
financiera.
Todos los informes son relevantes para cualquier administrador. Sin embargo, los
informes sobre el flujo de efectivo y de posició n de inversió n son indispensables en la
contabilidad administrativa para que pueda cumplir con su funció n de facilitar los
procesos de planeació n, toma de decisiones y control.
E. Comparación de la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa
A pesar de que la contabilidad financiera y la administrativa emanan de un mismo sistema de
informació n, destinado a facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios, tienen
diferencias y similitudes que es necesario conocer para diferenciarlas con precisió n.
1. Discrepancias entre la contabilidad administrativa y la contabilidad financiera

a. La contabilidad administrativa está organizada para producir informació n de

uso interno de la administració n. Por ejemplo:
 Formula, mejora y evalú a políticas para la empresa.
 Conoce las á reas de la empresa que son eficientes y aquellas que no lo
son a través, por ejemplo, de la cadena de valor.
 Planea y controla las operaciones diarias.
 Conoce los costos de los diferentes productos o procesos, para lograr el
liderazgo en costos en su sector, etcétera.
El responsable de administrar una organizació n requiere una serie de datos que no
son los mismos que se presentan a los interesados externos relacionados con la
organizació n, como los accionistas, las instituciones de crédito, etc. Esto obliga a que
exista un sistema de informació n especializado para ayudar a tomar decisiones de
todo tipo. La diferencia bá sica radica en la forma en que se presenta la informació n
hacia el exterior, que difiere de la requerida para usos internos. La contabilidad
administrativa nunca requiere un modelo o formato específico, como es el caso en la
contabilidad financiera.
b. La contabilidad administrativa está enfocada hacia el futuro, a diferencia de la
contabilidad financiera, que genera informació n sobre el pasado o hechos
histó ricos de la organizació n: obviamente, esta ú ltima informació n se utiliza
como punto de referencia para planificar. La contabilidad administrativa se
orienta hacia el futuro, debido a que una de las funciones esenciales del
ejecutivo es la planeació n, dirigida al diseñ o de acciones que proyectan a la
empresa hacia el porvenir.
c. La contabilidad administrativa no está regulada por las normas de informació n
financiera, a diferencia de la contabilidad financiera, porque la informació n
que se genera con fines externos tiene que ser producida segú n determinadas
normas, de tal forma que el usuario esté plenamente seguro de que en los
estados financieros de las diversas empresas existe uniformidad en su
presentació n y, por lo tanto, pueda compararlos. Por ello es necesario que la
informació n esté plenamente regulada. En cambio, la informació n requerida
por los administradores se ajusta a las necesidades de cada uno de ellos; por
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 ejemplo, costos de oportunidad para aceptar o no pedidos especiales o ignorar
la depreciació n para fijar precios, etcétera.
d. La contabilidad financiera es obligatoria, lo que no ocurre con la contabilidad
administrativa, que es un sistema de informació n opcional. La misma
informació n es requerida por las instituciones de crédito para llevar a cabo sus
aná lisis. En cambio, las empresas no necesariamente deben llevar la
contabilidad administrativa; no existe obligatoriedad.
e. La contabilidad administrativa no intenta determinar la utilidad con la
precisió n de la contabilidad financiera, ya que otorga má s relevancia a los
datos cualitativos y costos necesarios en el aná lisis de las decisiones que, en
muchos casos, son aproximaciones o estimaciones que se efectú an para
predecir el futuro de la empresa, por lo cual no es necesario preocuparse por
la exactitud y precisió n que regula a la contabilidad financiera para determinar
correctamente la utilidad.
f. La contabilidad administrativa hace hincapié en las á reas de la empresa como
centros de informació n (divisiones, líneas de producto, etc.) para tomar
decisiones sobre cada una de las partes que la componen. Esto permite un
proceso de mejoramiento continuo, a través de un aná lisis de las actividades y
procesos que se efectú an en las diferentes á reas para incrementar la
competitividad, má s que de toda la empresa vista globalmente, tarea que tiene
a su cargo la contabilidad financiera al informar sobre los sucesos ocurridos en
ella.
g. La contabilidad administrativa, como sistema de informació n administrativo,
recurre a disciplinas como la estadística, la economía, la investigació n de
operaciones, las finanzas, etc., para completar los datos presentados, con el fin
de aportar soluciones a los problemas de la organizació n; de ahí que exista
gran relació n con otras disciplinas, lo que no sucede en la contabilidad
financiera.

2. Similitudes entre la contabilidad administrativa y la contabilidad financiera

a. Ambas se apoyan en el mismo sistema contable de informació n: las dos parten

del mismo banco de datos (sería iló gico e incosteable mantener un sistema de
captació n de datos diferente para cada á rea). Cada una agrega o modifica
ciertos datos, segú n las necesidades específicas que se quieran cubrir.
b. Otra similitud es que ambas exigen responsabilidad sobre la administració n de
los recursos puestos en manos de los administradores: la contabilidad
financiera verifica y realiza dicha labor de manera global, mientras que la
contabilidad administrativa lo hace por á reas o segmentos.

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F. El papel de la contabilidad administrativa en la planeación
La planeació n se hace necesaria por diferentes motivos:
1. Para prevenir los cambios del entorno, de suerte que anticipá ndose a ellos sea má s
fá cil la adaptació n de las organizaciones y se logre competir exitosamente en
estrategias.
2. Para integrar los objetivos y las decisiones de la organizació n.
3. Como medio de comunicació n, coordinació n y cooperació n de los diferentes
elementos que integran la empresa.
La planeació n que recibe ayuda de la contabilidad administrativa es bá sicamente la operativa,
que consiste en el diseñ o de acciones cuya misió n es alcanzar los objetivos que se desean en
un periodo determinado, sobre todo en lo referente a la operació n de la empresa, mediante el
empleo de diferentes herramientas tales como los presupuestos, el modelo costo-volumen-
utilidad, etc.; sin embargo, el costeo por actividades, apoyado en la filosofía de la concepció n
de cadenas de valor, brinda una gran ayuda en el proceso de planeació n estratégica para
determinar cuá l debe ser la estrategia competitiva hacia la que debe orientarse la empresa,
para lograr la ventaja competitiva que le dé una posició n atractiva dentro del sector industrial
donde se encuentra.
El presupuesto puede ser definido como la herramienta que traduce a un lenguaje
cuantitativo las acciones que formula la alta administració n, y cuyo objetivo es colocar la
organizació n en determinada situació n financiera durante cierto periodo.
Los dos tipos de planeació n, la operativa y la estratégica, recurren a otra herramienta esencial
conocida como el modelo costo-volumen-utilidad, el cual permite a la direcció n utilizar el
método de simulació n sobre las variables costos, precios y volumen. Esta técnica facilita la
elecció n de un correcto curso de acció n, ya que permite analizar los posibles efectos en las
utilidades al tomar la empresa determinada decisió n. Ademá s, tiene la capacidad de
interrelacionar esas tres variables, fundamentales para una planeació n operativa adecuada.
Un incremento de los precios o la modificació n de la estructura de costos como resultado de
alguna decisió n implica un aná lisis profundo de la repercusió n de esas acciones en las
utilidades futuras y en el flujo de efectivo. Este aná lisis puede realizarse mediante un modelo
de simulació n que relacione las variables relevantes, lo cual permite seleccionar las acciones
para llevar a la empresa hacia su objetivo.
Bá sicamente, los presupuestos y el modelo costo-volumen-utilidad son los instrumentos que
apoyan la planeació n desde el punto de vista informativo; no puede desconocerse, empero,
que existen otras herramientas contables que también sirven a tales efectos. Aunque la ayuda
de la contabilidad administrativa en la planeació n a corto plazo o tá ctica es má s notable, la
informació n generada por la contabilidad es de vital importancia en la planeació n a largo
plazo o estratégica con el fin de realizar proyecciones para efectuar, mediante modelos
econométricos, la planeació n de las organizaciones a cinco o diez añ os.

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G. El papel de la contabilidad administrativa en el control administrativo
La informació n que proporciona la contabilidad administrativa puede ser ú til en el proceso de
control de estos tres aspectos:
1. Como medio para comunicar informació n acerca de lo que la direcció n desea que se
haga.
2. Como medio de motivar a la organizació n a fin de que actú e en la forma má s adecuada
para alcanzar los objetivos empresariales.
3. Como medio para evaluar los resultados, es decir, para juzgar qué tan buenos
resultados se obtienen, y de esta manera evaluar el desempeñ o de los responsables de
cada á rea de la empresa.
La contabilidad administrativa es necesaria para obtener mejor control. Una vez que se ha
concluido una determinada operació n, se deben medir los resultados y compararlos con un
está ndar fijado previamente con base en los objetivos planeados, de tal suerte que la
administració n pueda asegurarse de que los recursos fueron manejados con efectividad y
eficiencia.
H. El papel de la contabilidad administrativa en la toma de decisiones
Para tomar una buena decisió n se requiere utilizar el método científico, que puede
desglosarse de la siguiente manera:
1. Aná lisis
a. Reconocer que existe un problema.
b. b) Definir el problema y especificar los datos adicionales necesarios.
c. c) Obtener y analizar los datos.

2. Decisió n
a. Proponer diferentes alternativas.
b. Seleccionar la mejor.

3. Puesta en prá ctica

a. Poner en prá ctica la alternativa seleccionada.
b. Realizar la vigilancia necesaria para controlar el plan elegido.
En este modelo de toma de decisiones, en las etapas 1 y 2 la contabilidad administrativa ayuda
a que la decisió n sea la mejor, de acuerdo con la calidad de la informació n que se posea. En
dichas etapas deben simularse los distintos escenarios y ser analizados a la luz de los
diferentes índices de inflació n esperados, segú n el tipo de industria y actividad de que se
trate.
Es obvio que la calidad de las decisiones de cualquier empresa, pequeñ a o grande, está en
funció n directa del tipo de informació n disponible; por lo tanto, si se desea que una
organizació n se desarrolle normalmente, debe contarse con un buen sistema de informació n.
A mejor calidad de la informació n, se asegura una mejor decisió n.

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El modelo ideal de un sistema de informació n administrativo es el de contabilidad por
productividad (accountability), que consiste en utilizar todas las herramientas de contabilidad
administrativa, integradas en un solo suprasistema de informació n cuantitativo.
I. Objetivos de la contabilidad administrativa
Después de analizar la manera en que esta rama de la contabilidad ayuda a planear, tomar
decisiones y controlar, podemos concluir que entre sus principales objetivos se encuentran:
1. Proveer informació n para costeo de servicios, productos y otros aspectos de
interés para la administració n.
2. Alentar a los administradores para llevar a cabo la planeació n tanto tá ctica o a
corto plazo, como a largo plazo o estratégica, que ante este entorno de
competitividad es cada día má s compleja.
3. Facilitar el proceso de toma de decisiones al generar reportes con informació n
relevante.
4. Permitir llevar a cabo el control administrativo como una excelente
herramienta de retroalimentació n para los diferentes responsables de las
á reas de una empresa. Esto implica que los reportes no deben limitarse a
señ alar errores.
5. Ayudar a evaluar el desempeñ o de los diferentes responsables de la empresa.
6. Motivar a los administradores para lograr los objetivos de la empresa.

Bibliografía
Contabilidad administrativa. Octava edició n. David Noel Ramírez Padilla.
McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V.

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