PERFIL DEL CARGO

1. ASPECTOS GENERALES

1.1. Nombre del cargo: Recepción administrativa.

1.2. Nivel del cargo: Administrativo.
1.3. Nivel del cargo al cual reporta: gerente administrativa.

2. DESCRIPCIÓN GENÉRICA

Atender la recepción, las llamadas entrantes, los paquetes y documentos que

ingresen a la oficina; entrega de los cheques a proveedores, realización de
cotizaciones de insumos administrativos, manejo del archivo contable, abrir,
cerrar y controlar las entradas a la oficina.

3. REQUISITOS MINIMOS

3.1. Educación y Formación: Ser como mínimo bachiller.

3.2. Experiencia: mínimo 1 año.
3.3. Saber Excel y Word básico

4. REQUISITOS ESPECÍFICOS

4.1. Manejo de comunicación con proveedores y clientes.

4.2. Organización en el manejo del archivo contable.
4.3. Capacidad administrativa de insumos para la oficina.

5. OBJETIVO DEL CARGO

Recibir todas las llamadas que entren a la Empresa y canalizarlas a quien

corresponda, dando siempre una imagen profesional y atenta. Coordinar, vigilar y
controlar administrativamente todo lo relacionado con la recepción de la oficina y
sus derivados.

6. UBICACIÓN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

Recepcionista administrativo presenta informes al gerente administrativo.

7. RESPONSABILIDADES

 Atender la recepción de llamadas, correspondencia de la empresa.

 Agilización en el recibo de facturación y correspondencia en general.
 Supervisión de limpieza de la planta física de la empresa.
 Persona encargada de abrir y cerrar la puerta de la empresa.

8. RESPONSABILIDADES EN SST.

 Conocer y tener clara la política del SG- SST

 Conocer los riesgos asociados de sus actividades y aplicar las medidas para
controlarlos.
 Procurar el cuidado integral de su salud.
 Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
 Aplicar las indicaciones de las hojas de seguridad de las sustancias peligrosas.
 Asistir y participar activamente en el programa de inducción, re inducción y en
los cursos de entrenamiento.
 Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
 Cumplir el manual de convivencia laboral.
 Participar en la prevención de riesgos Laborales mediante las actividades que
se realicen en la empresa.
 Hacer uso de los elementos de protección personal que suministra la empresa.
 Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
 Reportar inmediatamente todo accidente o incidente laboral.
 Reportar actos y condiciones inseguras que atente contra la seguridad propia y
de sus compañeros en el lugar de trabajo al jefe inmediato o al coordinador
SST.
 Participar activamente en la investigación de los accidentes, cuando se
considere necesario.
 Reportar los Incidentes presentados en el desarrollo de las actividades al
coordinador SST
 Reportar al COPASST las inquietudes en materia de seguridad y salud en el
trabajo.
 Conocer, entender y aplicar la Política SST, la política de Alcohol, Drogas y
Tabaquismos.
 Asistir y participar activamente a las capacitaciones y/o entrenamiento en
materia SST.
 Cumplir los objetivos, metas y programas relacionados con la gestión SST.
 Cumplir con las normas y especificaciones de medio ambiente, seguridad y
salud en el trabajo que establezca la organización o cualquier parte interesada.
9. CARACTERISTICAS DEL CARGO

Debe tener excelentes habilidades de comunicación. La capacidad de hablar bien

y transmitir información de manera clara es vital. También debe ser un o una buen
oyente, capaz de entender y responder a las necesidades y pedidos de las
personas. La posición a menudo implica un alto grado de contacto con personal
externo de la empresa.

10. FUNCIONES:

 Recepción administrativa. ( llamadas telefónicas, comunicación con

proveedores, clientes, bancos)
 Recepción de facturación, papelería y paquetes.
 Asignación de lo recibido a las zonas.
 Manejo de cafetería y papelería.
 Control y manejo de compra y venta de la repostería
 Abrir y cerrar la oficina.
 Control de ingreso personal.
 Control de permisos.
 Manejo, control y administración de los activos de la oficina.
 Control, manejo y pedido de la dotación.
 Control y seguimiento de la mensajería.
 Recepción y archivo de facturación de equipos y maquinaria de las obras
 Cotización y pedido de todo lo que se requiera para el funcionamiento de la
oficina.
 Control del archivo de contabilidad.
 Recibo, relación y entrega de cheques.

11. PROCESO:

Manejo de cafetería y papelería (mensual por inventario):

 Se hace inventario semanal en conjunto con lucero.
 Se programa el pedido.
 Cotización del pedido
 Aceptación por parte de gerencia
 Pedido al proveedor.
Permiso:
1. Con mínimo un día de anterioridad se reporta el permiso.
2. Se tramita el permiso con gerencia administrativa.
3. Se diligencia el formato de permisos.
4. Se firma.

Dotación:
1. Residentes de obra hacen la solicitud de la dotación. ( con Diana marcela)
2. Diana marcela pasa el pedido.
3. Se realiza la cotización.
4. Se confirma el pedido desde gerencia administrativa
5. Se realiza el pedido.

Recepción de equipos de mantenimiento de las obras:

1. Recepción de la máquina comprada.
2. Diligencia formato de información básica y donde se encuentra la máquina.
3. Se pasa información con Daniel.

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