Funciones de Excel

Una de las características más utilizadas en Excel son sus funciones ya que nos ayudan a
ser más eficientes en el manejo de la hoja de cálculo. Utilizamos las funciones para realizar
cálculos con los valores de las celdas o también para modificar su contenido.

FUNCIONES

Una FUNCIÓN es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores y
devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda donde escribió o digito la
función.
La SINTAXIS de cualquier función es:
=nombre de la función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

1) La función al comienzo siempre debe empezar por el signo =.

2) El nombre de la función siempre va después de signo = sin dejar espacio.

3) Después del nombre de la función siempre lleva un paréntesis abierto “(“.

4) Después del paréntesis van los argumentos o valores de entrada separados por “ ; (punto
y coma) sin dejar espacios antes o después de cada “ ;“ (punto y coma) ni de cada
paréntesis., cuando se terminan los argumentos se cierra el paréntesis “ ) “.

5) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

NOTA: No se deben dejar espacios.

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan.
Así hay funciones matemáticas, trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha
y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información, etc.

PASOS PARA INSERTAR UNA FUNCIÓN

La función se puede digitar en la celda donde desea que aparezca la respuesta o si no se

puede insertar aplicando los siguientes pasos:

1) Haga clic en la celda donde desea la respuesta.

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Barra de formulas.

2) Haga clic en fx de la barra de formulas, automáticamente aparecerá el signo igual en la

celda y en la barra de formula y se abrirá la siguiente ventana:

ventana insertar función.

3) Si en la lista del recuadro SELECCIONAR UNA FUNCIÓN no aparece el nombre de la

función que desea utilizar, haga clic en la flecha del recuadro O SELECCIONAR UNA
CATEGORIA.

4) Del listado que se despliega haga clic en TODAS.

5) En el recuadro SELECCIONAR UNA FUNCION: aparece la lista en orden alfabético de
todas las funciones que maneja Excel, desplace la barra vertical haciendo clic sostenido en
la flecha inferior hasta que le muestre la función deseada.

ventana insertar formula, opciones de las categorías.

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6) Haga clic sobre el nombre de la función que desea.

7) Haga clic en el botón ACEPTAR, aparecerá el recuadro respectivo de la función.

8) En cada uno de los recuadros digite el nombre de las o rango donde se encuentran los
datos o si no haga clic en el botón derecho de cada recuadro para que le permita ver los
datos y los selecciona.

9) Cuando aparezca la referencia de las celdas o rango de celdas en el recuadro haga clic
en el botón derecho del recuadro.
10) Si ya lleno los diferentes recuadros que requiere la función haga clic en el botón
ACEPTAR. En la celda donde digito o inserto la formula aparece el resultado.

FUNCIONES MÁS USADAS

FUNCION SUMA
La función SUMA: Suma todos los números de un rango.

Sintaxis

=SUMA(número1;número2; ...)

Número1;número2;... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma

desea obtener.

Ejemplo =SUMA(A1;A2;A3;A4;A5;A6) Respuesta 67

=SUMA(10;7;9;27;2;12) Respuesta 67

=SUMA(Rango1;Rango2;…)

Ejemplo =SUMA(A1:A6) respuesta 67

=SUMA(num1;num2;….;Rango1;Rango2;….)

Ejemplo: =SUMA(B2;B4;B6;A1:A6) Respuesta 127

Observaciones
Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba
directamente en la lista de argumentos.
Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa
matriz o referencia de celda. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o
valores de error en la matriz o en la referencia de celda.

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 Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números
causarán errores.

Ejemplos: =SUMA(A1:A6)
El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:A6 indica todas las celdas incluidas
entre la celda A1 y la A6, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

FUNCION MAX

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Sintaxis
=MAX(número1;número2; ...)
Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los cuales desea encontrar el valor
máximo.
Ejemplo =MAX(A1;A2;A3;A4;A5;A6) Respuesta 27
=MAX(10;7;9;27;2;12) Respuesta 27
=MAX(Rango1;Rango2;…)
Ejemplo =MAX(A1:A6) respuesta 27
=MAX(num1;num2;….;Rango1;Rango2;….)
Ejemplo: =MAX(B2;B4;B6;A1:A6) Respuesta 30

Observaciones

Puede especificar los argumentos que sean números, nombres de celdas vacías, valores
lógicos o representaciones numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o
texto que no se puede traducir a números, estos causarán errores.
Si un argumento es una matriz o referencia de rango, sólo se usan los números de esa
matriz o referencia. de celdas Las celdas vacías, o que no contengan números se pasan por
alto.
Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.(cero)

FUNCION MIN

La función MIN: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Sintaxis
=MIN(número1;número2; …)
Número1, número2, … son entre 1 y 30 números de los que desea
encontrar el valor mínimo.

Ejemplo =MIN(A1;A2;A3;A4;A5;A6) Respuesta 2

=MIN(10;7;9;27;2;12) Respuesta 2
=MIN(Rango1;Rango2;…)

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Ejemplo =MIN(A1:A6) respuesta 2
=MIN(num1 ;num2 ;…. ;Rango1 ;Rango2 ;….)
Ejemplo: =MIN(B2;B4;B6;A1:A6) Respuesta 2

Observaciones
Puede especificar los argumentos que sean números, nombres de celdas vacías, valores
lógicos o representaciones numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o
texto que no se pueda traducir a números causarán errores.
Si un argumento es una matriz o referencia de rango, sólo se usan los números de esa
matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de
la matriz o referencia de rango no se tienen en cuenta
Si los argumentos o referencias de celdas no contienen números, la función MIN devuelve
0 (cero).

FUNCION PROMEDIO

La función PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. En

otras palabras si usted selecciona en Excel un rango de celdas, el programa recorre las
celdas del rango seleccionadas, elije las celdas que tienen números y los suma, luego
cuenta las celdas que tenían números y al valor de la suma lo divide por el numero de
celdas.

Sintaxis
PROMEDIO(número1;número2;...)
Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los que desea encontrar el valor
mínimo.

Ejemplo =PROMEDIO(A1;A2;A3;A4;A5;A6) Respuesta 11,166

= PROMEDIO(10;7;9;27;2;12) Respuesta 11,166
= PROMEDIO(Rango1;Rango2;…)

Ejemplo =PROMEDIO(A1:A6) respuesta 11,166

=MIN(num1;num2;….;Rango1;Rango2;….)

Ejemplo: =PROMEDIO(B2;B4;B6;A1:A6) Respuesta 14,111

Observaciones
Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan
números.
Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías,
estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.

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FUNCION SI

La función SI. Devuelve un valor si la condición o prueba_logica especificada es

VERDADERO y otro valor si dicho argumento o condición es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis
=SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lógica o condición es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como
VERDADERO o FALSO.

Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor que contiene la celda A10 es 100,
la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como
FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.

OPERADORES DE COMPARACIÓN
OPERADOR LOGICO NOMBRE DEL OPERADOR LOGICO
< MENOR QUE
> MAYOR QUE
<= MENOR O IGUAL
>= MAYOR O IGUAL
= IGUAL
<> DIFERENTE

Valor_si_verdadero: es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica o

condición es VERDADERO o SE CUMPLE.

Por ejemplo, si en el valor_si_verdadero esta la cadena de texto "DENTRO DE

PRESUPUESTO" y el argumento prueba_lógica o condición se cumple o es VERDADERO,
la función SI muestra en la celda donde digito la función el texto "DENTRO DE
PRESUPUESTO".

Si el argumento prueba_lógica o condición es VERDADERO y el valor_si_verdadero está en

blanco, en la celda donde se digito la funcion aparece 0 (cero). Para mostrar la palabra
VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. En el
Valor_si_verdadero puede haber o contener una fórmula o función.

Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica o condición es

FALSO o NO SE CUMPLE.

Por ejemplo, si en el valor_si_falso esta la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el

argumento prueba_lógica o condición no se cumple o es FALSO, la función SI muestra el
texto "Presupuesto excedido".
Si el argumento prueba_lógica o condición no se cumple o es FALSO y se omite
valor_si_falso, (es decir, si después de valor_si_verdadero no hay ningún punto y coma), se

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devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco
(es decir, después de valor_si_verdadero hay un punto y luego el paréntesis de cierre), se
devuelve el valor 0 (cero). En el Valor_si_falso puede una fórmula o función.

OBSERVACIONES
Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y
valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas.
Cuando los argumentos valor_si_verdadero o valor_si_falso se evalúan, la función SI
devuelve el valor de a cuerdo a la prueba lógica o condición, si la condición es verdadera la
respuesta es la que se encuentra en el valor_si_verdadero, si la condición es falsa o no se
cumple la respuesta la que se encuentra en el valor_si_falso.
Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se
evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.

FUNCION CONTAR

La función CONTAR: Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los
números dentro de la lista de argumentos. Utilice CONTAR para obtener el número de
entradas en un campo numérico de un rango o de una matriz de números.
Sintaxis
=CONTAR(ref1;ref2;...)
Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos
tipos de datos, pero sólo se cuentan los números.

Observaciones
Los argumentos que son números, fechas o representaciones textuales de números se
cuentan; los argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a
números se pasan por alto.
Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa
matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de
error en la matriz o en la referencia.

Utilice la función CONTARA si necesita contar valores lógicos, texto o valores de error

FUNCION CONTAR.SI

La función CONTAR.SI: Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco
y que cumplen con el criterio especificado.
Sintaxis
=CONTAR.SI(rango;criterio)

Rango Es el numero de celdas seguidas dentro del cual desea contar un contenido
determinado de algunas celdas.

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Criterio Es el elemento que se desea contar o cuantas veces esta, que puede estar en
forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a contar.
Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas".

FUNCION SUMAR.SI

La función SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento
criterio.

Sintaxis
=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Rango: Son las celdas que desean evaluar.

Criterio: Es el elemento u objeto en forma de número, expresión o texto, que determina las
celdas que se van a sumar.
Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas".

Rango_suma: son las celdas que se van a sumar.

Observaciones
Las celdas contenidas en rango_suma se suman sólo si las celdas correspondientes del
rango coinciden con el criterio.
Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango.

FUNCIÓN CONTARA:
La función CONTARA cuenta la cantidad de celdas que no están vacías en un intervalo.

Sintaxis
CONTARA(valor1; [valor2]; ...)

La sintaxis de la función CONTARA tiene los siguientes argumentos:

valor1 Obligatorio. Primer argumento que representa los valores que desea contar.
valor2; ... Opcional. Argumentos adicionales que representan los valores que se desea
contar, hasta un máximo de 255 argumentos.

Observaciones
La función CONTARA cuenta las celdas que contienen cualquier tipo de información,
incluidos los valores de error y texto vacío (""). Por ejemplo, si el rango contiene una fórmula
que devuelve una cadena vacía, la función CONTARA cuenta ese valor. La
función CONTARA no cuenta celdas vacías.
Si no necesita contar valores lógicos, texto o valores de error (en otras palabras, si desea
contar solo las celdas que contienen números), use la función CONTAR.

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FUNCIONES DE FECHA Y HORA

Las funciones de fecha y hora en Excel son utilizadas para buscar fechas específicas, para
conocer la hora actual, para encontrar la diferencia en días laborales entre dos fechas y
muchas cosas más que serán de gran utilidad al momento de estar trabajando con este tipo
de datos.
Algunas de estas funciones son:

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN

AHORA Devuelve la fecha y hora actuales con formato de fecha y hora.

AÑO Devuelve el año, un número entero en el rango 1900-9999.

DIA Devuelve el día del mes (un número de 1 a 31).

Devuelve el número de serie de la fecha antes o después de un

DIA.LAB
número especificado de días laborables.

DIAS Devuelve la cantidad de días entre las dos fechas.

Devuelve un número de 1 a 7 que identifica el día de la

DIASEM
semana.

Devuelve el número que representa la fecha en código de fecha

FECHA
y hora de Microsoft Excel.

Devuelve la hora como un número de 0 (12:00 a.m.) a 23

HORA
(11:00 p.m.).

HOY Devuelve la fecha actual con formato de fecha.

Devuelve el mes, un número entero de 1 (enero) a 12

MES
(diciembre).

MINUTO Devuelve el minuto, un número de 0 a 59.

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