PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDARIZADO

DISTRIBUCIÓN Y TRANSPORTE DE PRODUCTO TERMINADO

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Vigente desde: _______________ Firma: ____________

1. OBJETIVO

Establecer un procedimiento para la distribución y el transporte de los productos

en la empresa Textiquím Cía. Ltda.

2. ALCANCE

El presente procedimiento abarca desde la recepción de la mercancía al vehículo

de transporte, hasta la entrega de la misma al cliente final.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. Director técnico

- Garantizar el cumplimiento el presente procedimiento
- Aprobar el presente procedimiento.

3.2. Aseguramiento de calidad

- Revisar el presente procedimiento.
- Llevar un control de copias controladas y custodiar el documento original.

3.3. Jefe de Bodega

- Cumplir con el presente procedimiento.

3.4. Asistentes de bodega

- Cumplir con el presente procedimiento.

3.5. Transportista/Auxiliar de transporte

- Cumplir con el presente procedimiento.
- Recibirá la mercadería debidamente identificada y empacada en cartones
según indicación del cliente (bultos) previamente verificado con la Guía
Remisión. (Anexo 1)

3.6. Jefe de Logística

- Elaborar y actualizar el presente documento.
- Controlar que se ejecute el presente procedimiento.
- Recibir las instrucciones del cliente para transporte de producto
- Organizar la ruta de transporte de acuerdo con la necesidad.
- Convocar a los transportistas internos y externos según necesidad.

Elaborado por: Janeth Flores Revisado por: Daryl Barrios Aprobado por: Sandra Carvajal
Cargo: Jefe de Logística Cargo: Jefe de Aseguramiento de Cargo: Directora Técnica
calidad
Firma: Firma: Firma:

Fecha: Fecha: Fecha:

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4. DEFINICIONES

4.1. Buenas prácticas de distribución

Conjunto de normas mínimas obligatorias que describen el estándar que un
distribuidor debe cumplir para garantizar que la calidad e integridad de los
productos que pueden ser: medicamentos, alimentos, productos para
desinfección, etc. se mantengan a lo largo de la cadena de suministro, referido a
las instalaciones, equipamiento y procedimientos operativos, destinados a
garantizar el mantenimiento de las características y propiedades de los productos.

4.2. Buenas prácticas de transporte

Conjunto de normas mínimas obligatorias enfocadas al cuidado de la carga y al
vehículo donde se transporta ya que debe contar con todas las características que
la mercancía requiera, tanto en peso, como en volumen, así como también en
condiciones de temperatura. Además, deben estar en perfecto estado, así que es
primordial que sean sometidos a mantenimiento de manera regular. Una flota
vehicular óptima, disminuye costos de combustible, es segura para la carga y
cuenta con otros parámetros que aseguran eficiencia.

5. FRECUENCIA

El presente procedimiento debe ser aplicado cada vez que se realice la recepción
de productos al vehículo de transporte y la distribución de los mismos desde la
bodega de producto terminado de la empresa Textiquím hacia cualquier destino.

6. PROCEDIMIENTO

6.1. Preparación del camión

El conductor o responsable del vehículo usado para el transporte, seguirá los
lineamientos detallados en el procedimiento Verificación y limpieza de vehículos
de transporte de productos, código “SGC-AD-002”.

6.2. Preparación de la mercancía

Los pedidos se receptan por medio del departamento de ventas ya sea público o
privado y se entrega a facturación para que se emita la respectiva factura. La
persona encargada del pedido entregará la documentación requerida por el cliente
como: garantía técnica, certificados de análisis de lote, MSDS, etc. al coordinador
de logística quien programa los despachos por provincias y rutas y se emite la
guía de remisión Anexo 1: SGC-AD-006-R1 “Guía de remisión” donde se
evidencia el nombre del conductor o la empresa tercerizadora de carga, con su
respectiva provincia según el proceso siguiente:

 Ingresar al menú Venta > Pedidos> Facturas, buscar el número de factura y

seleccionarla.
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 Una ves avierta la ventana de factura dar clic en el boton cancelar

 Seleccionar “Cambiar a borrador”

 Seleccionar la opción “editar”.

 Colocar un visto en “Es guía de remisión”

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 Seleccionar el menú “guía de remisión”.

 Colocar los datos del envío como: transportista, identificación del transportista,
número de placa o transporte contratado, dirección y fecha de inicio y de fin de
entrega, motivo.
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 Presionar Guardar y validar.

 Imprimir Guía de verificación dando clic en la pestaña “Imprimir” y en “Guia de

Remisión”
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Una vez designada la ruta, el coordinador de transporte, elabora el Anexo 2: SGC-

AD-006-R2 “Picking” y entrega a bodega de producto terminado en conjunto con la
documentación anteriormente recibida de la siguiente manera:

 En el menú de facturas, elegir “favoritos”, a continuación, elegir “transportistas”.

 Filtrar por el día de carga y presionar “solicitar”.

 Se detalla todas las guías que se cargan el día enrutado

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 Seleccionar las guías por conductor para generar el picking.

 Presionar “Acción” y exportar.

 En elementos guardados, escoger “picking” y elegir Excel como formato de

exportación.
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 Presionar EXPORTAR ARCHIVO para descargar el documento y

posteriormente imprimirlo en el formato.

El jefe de logística entregara al jefe de bodega toda la documentación

correspondiente (Guía de remisión, factura, picking). El jefe de Bodega de
producto terminado se encarga de emitir el documento Albarán de producto
terminado, para su respectivo despacho y entrega al transportista toda la
documentación.
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6.3. Preparación y despacho de la mercadería

El jefe de bodega entrega el albarán al ayudante de bodega para la preparación

de la mercadería (paletizado, embalado, etc.). En el mismo se muestra el producto
a despachar, la cantidad, el lote, y el cliente al cual se facturó.

El ayudante de bodega prepara los pedidos de acuerdo a cada picking entregado,

en el mismo con ayuda del albarán retirara el producto solicitado (verificando
cantidades, nombre, presentación y lote) de las perchas y lo colocara sobre un
pallet, en caso de producto faltante se solicitará al área de producción y el nuevo
lote se registrara en el albarán con esfero para su posterior descargo del sistema.

Nota: el personal debe respetar el empaque original, no puede retirar las etiquetas
de identificación de las cajas de producto, así como las cajas vacías deberán ser
destruidas para evitar su reutilización y así minimizar el riesgo de contaminación
cruzada y confusión entre productos.

Previo al embarque de la mercadería al camión, el jefe de bodega o su ayudante

verificarán la limpieza de los vehículos, así como: que el personal del camión
utilice la indumentaria de seguridad.

En el caso de camiones certificados que transporten producto farmacéutico: se

verificara que los equipos de medición de temperatura y humedad se encuentren
colocados en el área de carga y que los mismo se encuentre en buen estado,
encendidos y funcionando.

Una vez preparada la mercadería y verificado los puntos anteriores, se iniciará su

despacho verificando que lo primero a ser cargado en el trasporte sea lo último a
ser entregado cumpliendo con la ruta establecida.

El ayudante de bodega iniciara el proceso de embarque verificando uno a uno los

productos detallados en el albarán en conjunto con el conductor, quien; verificara
uno a uno los productos que se están embarcando en función de la factura y el
nombre del cliente.
Durante el proceso de embarque el personal del camión deberá constatar:
 El nombre del producto
 La presentación
 La cantidad
 El lote
 La cantidad recibida
 La concentración (cuando aplique)
 Las condiciones: que los productos se encuentren sellados, correctamente
identificados y que no se encuentren contaminados por otros materiales,
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para lo cual se los ordenará tomando en cuenta la compatibilidad de los

productos químicos a transportar de acuerdo a la NTE INEN 2266 y según
el procedimiento “Almacenamiento y Manejo de Productos Químicos”
Código SGC-SH-012.

Nota: todo producto que se carga en el camión debe estar sobre pallets evitando
el contacto directo con el suelo.

Para aquellas entregas en las cuales sea necesario el traslado de producto

farmacéutico junto con producto cosmético o higiénico se deberá colocar planchas
de PVC para separar los pallets por tipos o familias de producto, para así; evitar
cualquier contaminación cruzada.

Una vez finalizado el embarque de toda la mercadería, el conductor debe verificar

que posea toda la documentación correspondiente al despacho y los documentos
habilitantes (Licencia y Matrícula). Así como; realizar el registro de la humedad y
temperatura cuando aplique.

El transporte de los productos se realizará tomando en cuenta el procedimiento

“Almacenamiento y manejo de productos químicos”, código: SGC-SH-012, es
decir, en un mismo traslado, se transportan solamente productos afines para evitar
contaminación o algún accidente.

6.4. Distribución de la mercancía

El chofer junto con su ayudante debe estar alerta en todo momento, a fin de
informar inconvenientes que se presentaren en la vía tales como: deslaves,
interrupciones por control de autoridades y/o novedades en las que pudieren
poner en riesgo la integridad de las personas y la mercadería, o en su defecto
afectar los horarios estimados de llegada a su destino.

En caso de tener algún riesgo para la seguridad física del producto, informará al
responsable de Seguridad de la empresa.

En caso de siniestro o robo, el chofer se comunicará inmediatamente con el jefe

de logística quien pondrá en conocimiento al director técnico y esté comunicará la
novedad a la Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria-
ARCSA.

En caso de identificarse alguna de estas situaciones que interrumpa el transporte,

se informará inmediatamente al jefe de logística, quien informará el percance al
director técnico y se registrará en el Anexo N.º 3: “Incidentes suscitados durante el
transporte de mercancías” código SGC-AD-006-R3. El jefe de aseguramiento de
calidad, el jefe de seguridad y salud ocupacional, el director técnico y el jefe
logística conjunto con la aprobación de gerencia, tomarán la decisión si el vehículo
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puede continuar o debe regresar a la empresa, tomando en cuenta la gravedad del

incidente. Cuando exista percances y no se efectúa el transporte, todos los
productos que arriban a la empresa deberán ingresar a la bodega de devolución, y
se informará al jefe de Control de calidad para coordinar la revisión del producto
devuelto.

Para todos estos casos, los responsables de la empresa, coordinador de

transporte, dirección técnica, gerencia general informarán al cliente para evitar o
prevenir cualquier afectación a la calidad del producto.

Se monitorea la temperatura y humedad del camión de transporte según el

procedimiento “Temperatura y Humedad Relativa Ambiental” código SGC-GA-001,
en caso de existir un desvío de Temperatura o Humedad, el chofer notificara al
jefe inmediato para que el mismo comunique a Aseguramiento de Calidad y se
tome las respectivas acciones correctivas.

Durante el transporte y cuando no sea posible vigilar la carga dentro del camión, el
cajón del vehículo (parte hermética, separada del conductor), se cierra y asegura
con llave y candado. Se evita abrir dicho cajón fuera de los lugares de origen o
destino. El chofer mantiene a su resguardo la llave para evitar algún robo.

6.5. Entrega de la mercancía

Una vez en el sitio de entrega se deberá esperar la disposición del cliente final
para recibir la mercadería, antes de bajarla del camión.

El chofer junto con su ayudante deberá permitir al cliente la verificación de las

condiciones del vehículo y la mercancía previo a la entrega y verificará
conjuntamente con el receptor la mercadería a bulto abierto.

La constancia que el cliente está de acuerdo con el estado del camión y la

mercancía será la firma de recibido en la guía de remisión y en el anexo N.º 4
“Hoja de ruta” código: SGC-AD-006-R4, en donde se colocará también cualquier
observación por parte del cliente.
Se descargará verificando uno a uno los productos detallados en la factura.
Durante el proceso de desembarque el personal del camión deberá constatar:

 El nombre del producto

 La presentación
 La cantidad
 El lote
 La cantidad recibida
 La concentración (cuando aplique)
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 Las condiciones: que los productos se encuentren sellados, correctamente

identificados y que no se encuentren contaminados por otros materiales,
para lo cual se los ordenará tomando en cuenta la compatibilidad de los
productos químicos a transportar de acuerdo a la NTE INEN 2266 y según
el procedimiento “Almacenamiento y Manejo de Productos Químicos”
Código SGC-SH-012.

En caso de que el cliente solicite la entrega en bulto sellado, informará

inmediatamente al jefe de logística. En este caso la empresa no se
responsabilizará por cualquier situación posterior que se pudiera presentar por el
cliente en el producto.

6.6. Devoluciones de mercancías

En el caso de que se presenten situaciones que no permitan al cliente recibir la

mercadería total o parcial, se realizará lo dispuesto a continuación según los
siguientes casos:

6.6.1. Cliente devuelve mercadería por inconformidad en factura o pedido:

Si se procede a realizar la entrega al cliente y el mismo refiere que existe un error

por faltante o en exceso, el chofere deberá:
 Notificar vía telefónica al jefe de logística, quien a su vez dará seguimiento
y verificará el inconveniente.
En caso que el despacho sea por exceso
- El chofer deberá entregar la cantidad solicitada por el cliente previa
verificación del jefe de logística.
- Registrará en la hoja de ruta SGC-AD-006-R4 la observación y
devolverá el producto nuevamente a bodega DE PRODUCTO
TERMINADO.
En caso que el despacho sea por faltante
- El jefe de logística se comunicará con el cliente y tras previo acuerdo
el chofer deberá entregar la cantidad solicitada por el cliente previa
notificación del jefe de logística.
- En caso de que el cliente no acepte la entrega parcial el chofer
regresara el producto a la bodega de producto terminado
- En cualquiera de los dos casos se registrará en la hoja de ruta SGC-
AD-006-R4 la observación.

6.6.2. Devolución con Notas de devolución o e-mails:

- La gestión de devoluciones, quejas o reclamos se las realizará con el

procedimiento “Devoluciones de producto terminado. Código: SGC-DE-001.
- Se puede recibir productos en los siguientes casos:
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o Error de despacho por exceso o faltante

o Producto caducado
o Producto en mal estado
- Si se realiza la devolución de productos desde el cliente, el chofer recibirá
el producto con la documentación emitida por el cliente previa notificación al
jefe de logística.
- Verificara el producto que el cliente detalla uno a uno para evitar
discrepancias.

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS

SGC-DC-001 “Elaboración, redacción, codificación y control de documentación”

SGC-DE-001” Devoluciones de producto terminado”
SGC-AD-002 “Inspección de vehículos”
SGC-SH-012 “Almacenamiento y Manejo de Productos Químicos”.
SGC-GA-012 “Retiro del mercado de producto terminado”
SGC-DE-001 “Devoluciones”.

8. ANEXOS

- Anexo N.º 1: “Guía de remisión”, código: SGC-AD-006-R1

- Anexo N. º2: “Picking”, código: SGC-AD-006-R2
- Anexo N.º 3: “Incidentes suscitados durante el transporte de mercancías” Código:
SGC-AD-006-R3.
- Anexo N.º 4: “Hoja de ruta”, código: SGC-AD-006-R4.

9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

BPT Guía Nª 4872.

Norma Técnica Ecuatoriana NTE 2266: 2013
Norma técnica de buenas prácticas a establecimientos farmacéuticos Resolución
ARCSA-DE-002-2020-LDCL

10. CONTROL DE MODIFICACIONES

Fecha de Versión
Descripción Aprobación
Emisión No
2020-10-05 00 Creación Fabián Z
Modificación del procedimiento:
2021-03-09 01 Fabián Z.
Registro de incidentes
Modificación de procedimientos y
2023-12-14 02 registros según el nuevo formato de Daryl B.
documentación. Cambio de
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responsables. Inclusión de proceso de

emisión de guía de remisión y picking.
Revisión del punto 6 según la
resolución ARCSA-DE-002-2020-LDCL
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Anexo 1. Guía de remisión

código “SGC-AD-006-R1”
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Anexo N. º 2: “Picking”
Código: SGC-AD-006-R2

Fecha de Inicio Nombre del proveedor Referencia/Descipción Número de la Guía PLaca Compañía/Nombre a Mostrar Ruta
Corresponde
Corresponde a al código
Corresponde al
la fecha Corresponde al nombre Corresponde al placa del interno de
número de guía de Nombre de la empresa
propuesta de del cliente número de factura vehículo referencia
remisión
despacho del
documento
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Anexo N. º 3: “Incidentes suscitados durante el transporte de mercancías”

Código: SGC-AD-006-R3
INCIDENTES SUSCITADOS DURANTE EL TRANSPORTE DE MERCANCÍAS
Versión: 01 Código: SGC-AD-006-R3

POSIBLES INCIDENTES: ROBO DAÑO MERCANCÍA OTROS

SINIESTRO RIESGO FÍSICO

VEHÍCULO
FECHA TRANSPORTISTA CLIENTE DESCRIPCIÓN DEL INCIDENTE ACCIÓN A TOMAR VERIFICADO POR:
(Placa)

Revisado por:
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Anexo 4. Hoja de ruta”,

código: SGC-AD-006-R4.
HOJA DE RUTA
Versión: 01 Código: SGC-AD-006-R4

CONDUCTOR: FECHA:

AYUDANTE: PLACA DEL VEHÍCULO:

Fecha y hora de Fecha y hora de Fecha y hora de

CLIENTE FIRMA OBSERVACIONES
Salida a destino Llegada a destino Retorno o Salida