ZOBRAINSA aaa édigo: PROCEDIMIENTO. PS06-PR-006 Versiéni 1.0 ATENCION DE VIATICOS DEL PERSONAL Vigenci 1, OBJETIVO 13 JUL. 205 Establecer los lineamientos y el procedimiento para el otorgamiento de los viaticos_necesarios para la realizacién de viajes al interior y exterior del pals del colaborador para el desempefio de funciones. 2. ALCANCE El presente procedimiento inicia con la autorizacién del viaje y culmina con la presentacién de la rendicién det sustento del gasto. Este procedimiento aplica a los colaboradores de la sede central. - RESPONSABILIDADES crs co Poeun des ‘Completar solicitud de autorizaci j+_Emitir rendicién de gastos |> Aprobar solicitud de autorizacion de vidticos de \Colaborador iy JJefe inmediato det J+ Comunicar al rea de Administracién del personal el viaje del |colaborador colaborador. l+_Autorizar los gastos realizados [Auxiliar Contable > Generar el vidtico para el colaborador |Analista Contable Js_Verificar rendicién pendiente de! colaborador Jefe de Tesoreria J+ Programar y atender el pago del vidtico ljefe de Administracién de Personal y Compensaciones ‘Asegurar la vigencia del SCTR del colaborador Realizar descuento en la planilla, de requerirse REFERENCIAS + Reglamento de comprobantes de pago RS N° 007-99/SUNAT + Procedimiento de atencién de compra de pasajes * Procedimiento de programacién y atencién de pagos * Procedimiento de registro y conciliacién de entregas a rendir * Instructivo de uso del segmento centro de costo. WSON Revisado por) OBRAINSA Jefe de Ingenieria de Procesos | contador Generel Sete de Finances a Jefe de Adminstracén de ASEAN Compensaciones fe" Este documento ura verimpreso se convertiré en una cola no conralada, as. ‘efaura de ngeleria de Process. Ser na copa convolakgZO0BRAINSA nie Cédigo: PROCEDIMIENTO fence aa Versién: 1.0 ATENCION DE VIATICOS DEL PERSONAL Vigenciai DEFINICIONES i Término Coe ‘Suma destinada a la atencién de gastos en los que incurren los Vidticos colaboradores al desplazarse en forma transitoria fuera de su sede Ge trabajo habitual. Facturas, boletas, tickets, recibos por honorarios, planilla de 2 | Documento de sustento | movilidad, liquidacién de compra y vale de caja que sustentan las compras realizadas. es ‘Seguro complementario de trabajo de riesgo el cual es brindado a todos los colaboradores de la organizacién. 6. DESARROLLO 6.1 LINEAMIENTOS GENERALIDADES + Los principales motivos de viaje para el cumplimiento de funciones del colaborador al interior o exterior del pais son los siguientes: = Comisién y visita a obra: inspecciones administrativas, asistencia a reuniones de trabajo, reemplazos esporddicos, supervision de obras, visita a obra, asistencia a cursos de capacitacién, actividades propias de las dreas, entre otros. - Concertacién de nuevos negocios, participacién en eventos y/o certémenes relacionados con el giro del negocio. - Traslado inicial del personal destacado al proyecto. + En el caso que el viaje por comisién o visita de obra se realice por actividades propias del drea de origen del personal, los costs seran imputados al centro de costos de la misma. En caso el viaje se realice @ solicitud del Gerente de Proyecto, se cargard al centro de costos del proyecto de acuerdo a lo definido en el instructive de uso del segmento centro de costo. * Ef monto maximo del vidtico otorgado por dia, es el siguiente: or iajes al interior exterior Gerencias/Jefatures $/.200 Colaboradores Revisado por: Jefe de Ingenieria de Procesos | contador General Jefe de Finanzas te sta documento una ves impresa se convertré en ura copia no tontrolada, sae "ettra de Ingen de Proceso, Ser una coin controle s84ZOBRAINSA a PROCEDIMIENTO ster Gos ATENCION DE VIATICOS DEL PERSONAL + Los vidticos estan autorizados para los siguientes gastos: Cee Concepto Paseje terrestre, traslado domicitio al aeropuerto, terminal, alimentacién, movilidades, Viaje al interior * Dependiendo de la infraestructura de la obre, esta podria brindar el servicio de alojamiento y alimentacién. Pasajes, traslado domicilio al aeropuerto / terminal, alimentacién, movilidad y alojamiento. Viaje al exterior + La compra de pasajes via aérea ser solicitada a la Jefatura de Administracién Central, de acuerdo a lo definido en el procedimiento de atencién de compra de pasajes y de acuerdo a la instruccién de ia Gerencia de Linea a la cual pertenezca el proyecto sobre el medio de traslado a utilizar definido en el plan del proyecto + El monto del viatico se solicita de acuerdo al nimero de dias que tomaré la movilizacién, en caso tuviera que permanecer mayor tiempo del estimado solicitaré una nueva asignacién de vidticos de acuerdo a Io definido en el presente procedimiento, caso contrario, podré solicitar el reembolso de los gastos realizados. * En caso se deba realizar la movilizacién con urgencia y no haya solicitado el viatico, se le reembolsaré el gasto realizado en el plazo de cuatro dias utiles posteriores de la Presentacién de la rendicién de gasto debidamente aprobada por el Jefe inmediato. CONSIDERACIONES BASICAS DE SEGURIDAD PARA VIAJES A LOS PROYECTOS (Obras) © Anunciar su jiaje_con al menos 48 horas de anticipacién. Dicha comunicacién debe estar dirigida al Gerente de proyecto, Administrador de obra y Jefe de SSOMA del proyecto al cual se tiene previsto visitar. + Contar con el SCTR vigente y coordinar con la Gerencia de Gestién humana y Responsabilidad Social su emisién 0 envio al proyecto. + Para viajes a lugares endémicos (selva) es obligatorio que el colaborador cuente con las + Es recomendable evitar el trénsito vehicular nocturno (a pa vacunas necesarias, como por ejemplo: contra la fiebre amarilla. de las 6.00 pm). Considerar que. los conductores del proyecto no deben laborar mas de 4, horas continuas, ni mas de 8 horas alternadas durante el dia. [iElstiprédo por: Revisado por: jefe Ye Ingenieria de Procescs . | contador General \ Jefe de Finanzas pT, | dete de Administracién de Pe 1s 7 Compensaciones CE LE cyan DENY CARS ee ere ae veriio waved morse se convert an una coat onouca, reddyZOBRAINSA aaa PROCEDIMIENTO psbesph00s Versién: 1.0 ATENCION DE VIATICOS DEL PERSONAL Vigenciat SOLICITUD DE VIATICOS POR VIAJE + La solicitud de vidticos por viajes se realiza a través del formato de Autorizacién de vidticos Anexo 1. En el cual se autoriza el descuento por planilla en caso no se realice la rendicién del gasto en las fechas establecidas. + Enel caso de viaje al interior el Jefe inmediato es quien aprueba la solicitud, para viajes al exterior debe cumpiir con las siguientes aprobacione: Serer or ‘Tefes, ‘Gerente del rea, Colaboradores (*) Gerente General Gerentes Gerencia General ©) Previa autorzacion de su Jefe Inmadiats, * La solicitud de vidticos debe presentarse de preferencia como minimo con 48 horas antes de la fecha de inicio del viaje. + Para la atencién de Ia solicitud de vidticos el colaborador no deberd tener rendiciones de gastos pendientes. + El abono de vidticos se realiza con abono en cuenta bancarla del solicitante sdlo en casos excepcionales y con aprobacién del Gerente Central de Administracién y Finanzas se podré realizar en efectivo o con cheque. RENDICION DE GASTOS POR VIAJE * Los gastos se sustentan con comprobantes originales, tomando en cuenta que las fechas de emisién deberan encontrarse entre los dias indicados en la solicitud de viaticos. + Los documentos de sustento de pago deben estar correctamente emitidos, ser presentados en original y de acuerdo a lo establecido por la normativa vigente de ‘SUNAT. En el caso de viajes al exterior del pais los gastos incurridos se acreditaran con los correspondientes documentos emitidos en el exterior de conformidad a las disposiciones legales del pais respectivo, siempre que conste en ellos, por lo menos, el hombre, denominacién o razén social y el domicilio det transferente o prestador del servicio, la naturaleza u objeto de la operacién; y la fecha y el monto de la misma. 2B \s@B4ios Ios gastos con comprobante de pago generados durante viajes nacionales, si\hN S geastieberén estar sustentados con comprobantes de pago a nombre de la organizacién OMRUE 02 Gash (nombre comercial y el RUC respectivo).. azo para presentar los comprobantes o documentos de phe He sos les posteriores al retorno. Fiebago por: Revisade por: Ingenieria de Process | contador General Jefe de Finanzas Jefe de Administracion de Pj ond ¥ Compensaciones tse document isvezigresn se comer una a vvonwn mms tel gS a nner Fed ene con eure guar de roca sous op onsen rape eeZOBRAINSA a PROCEDIMIENTO Secige: ATENCION DE VIATICOS DEL PERSONAL Vigencia: + Para realizar la rendicién de gastos se utiliza el formato rendicién de gastos Anexo 3, adjuntando los comprobantes de pago, debiendo ser visada por el jefe inmediato. Cuando se realicen transacciones en moneda extranjera, debe anotarse el de cambio considerado en la fecha que se realiza el gasto y efectuar la conversion a moneda nacional. * Cuando se realicen gastos superiores a valores reglamentados por la SUNAT a ser afectados por retenciones 0 detracciones, se debe coordinar con el area de contabilidad la emisin de! comprobante de retencién 0 depésito de detraccién. * Una vez presentado el sustento de gasto, y de identificarse dinero a favor de la organizacién, éste debe ser depositado en la cuenta bancaria brindada por el rea de Finanzas. De Identificar saldo a favor del colaborador, jefe o gerente se realizara el reemboiso respectivo de acuerdo al procedimiento de programacién y atencién de Pagos. * Cuando el colaborador no reallce la rendicién dentro del piazo indicado, se solicitaré el descuento respectivo en la planilla. Este descuento se solicitaré a través de la solicitud de autorizacién de vidticos que contiene la autorizacién del descuento firmada por el solicitante, de acuerdo a lo definido en el procedimiento registro y conciliacién de entregas a rendir. 6.2 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO. Cor) PE ee ILtenar el formato de autorizaci6n de viaticos Lena el formato de solicitud de autorizacién de viéticos Anexo 4| lpara solicitar el dinero indicando: ~ Datos generales del colaborador = Destino del viaje (nacional o internacional) = Motivo del viaje = las fechas de salida y retomo del viaje. = El motivo del viaje. JAsimismo ei colaborador firmara en la parte inferior del Anexo 1 lia autorizacién de descuento, la cual seré aplicada en caso no| Jcumple con rendir los gastos en los plazos establecidos en este| Jprocedimiento. |Completado el formato solicta a aprobacién y firma de su jefe| linmediato. INota: De requerir pasaje aéreo consultar procedimiggto, del JAtencién de compra de pasajes. af a Colaborador Revisado por: wenieria de Procesos | Contador General prrivaiecion | Jefe de Finanzas Jefe de Administracién ae Per ‘Compensaciones Z Ee rcnrm cnet mmcen owen» Pa cesetee sa aa ea ee a4ZOBRAINSA nisin 008 Cais PROCEDIMIENTO PS06-PR-006 Versién: 1.0, ATENCION DE VIATICOS DEL PERSONAL Vigencia: Pec) |Autorizar formato de autorizacion de vidticos iRevisa y firma el formato de autorizacién de vidticos Anexo 4 en lsefial de conformidad. El jefe inmediato comunica por email al lérea de administracién del personal la autorizacién del viatico lindicando el destino, las fechas y el motivo del viaje. Ibe no estar de acuerdo con la informacién registrada en el ldocurento, solicitard al colaborador la modificacién. Nota: En el caso de solicitud de visticos para viajes al exterior, Jestos deben ser autorizados ademas por la Gerencia General. [Enviar 0 entregar el formato firmado 3 |Colaborador Envia el formato firmado por correo electranico o lo entrega lpersonalmente al area de contabilidad. IRevisar rendiciones pendientes 2. Jefe inmediato del colaborador 4 Revisa si el colaborador tiene rendiciones pendientes en el) sistema. léTiene rendiciones pendientes? 5 ISi, continua con la actividad 6 INo, continua con la actividad 7 Comunicar que no procede la autorizacion IComunica que tiene rendiciones pendlentes por eso no procede lal 6 lsolicitud hasta que cumpla con las rediciones de gasto] pendientes. Fin del procedimiento. 7 Registrar la autorizacién de viéticos Registra en el sistema el monto autorizado de vidticos.. Procedimiento de Programacién y Atencién de pagos 8 [efe de Tesoreria INota: Procede a programar el pago y a realizar e! abono del dinero a la cuenta del colaborador. [Realizar el gasto del dinero solicitado 9 Realiza el gasto del dinero recibido en los conceptos especificados| len la autorizacién de vidticos Anexo 1. IRealizar la rendicién de gastos Realiza la rendicién de gastos en el formato rendicién de gastos JAnexo 2 adjuntando los documentos de sustento de los mismos y| JAsistente de Contabilided Analista de Contabllidad 4 solicita la aprobacién de su Jefe inmediato. 10 INota: lLos gastos de alimentaciin deben encontrarse debidamente| Icoleborador ldetallados con el correspondiente documento de pago (factura,| looleta, ticket). No se aceptarn aquellos gastos que consignen ell mn Iconcepto genérico de “consumo”. |éDebe devolver dinero de viaticos? St, continua con la actividad 12, INo, continua con ia actividad 13 Reatizar depdsito de dinero sobrante Realize el depésite del dinero. en la cuenta bencarie de ta organizacién brindada por el 4rea de Tesoréria, Adjunta| |comprobante de depésito en rendicién de gastos. fa | eof i dla Revisade por: Ge Ingenieria de Procesos ‘Rprobado port Contador General Jefe de Finanzas Jefe de Administracién de Per ‘Compensaciones XB, ia gusto ste documento una ver impreso se convertird an on copia no controlada, antes su on binformacién4ZOBRAINSA eee PROCEDIMIENTO po eeelge Versi ATENCION DE VIATICOS DEL PERSONAL, Vigencia: Po: a) JAutorizar Ia rendicion de gastos Revisa el formato de rencicién de gastos Anexo 2 y los| Jdocumentos de sustento, coloca sello y firma en conformidad. Nota: En caso de no ester conforme, enviaré un email al IColaborador indicando la observacién’ encontrada para su imodificacién. [Entregar rendicin de gastos y sustento Entrega el formato de rendicién ce gastos Anexo 2 firmado pare| [su registro al drea contable y adjunta ios documentos de sustento] (originales). Nota: Todo formato de rendicién de gastos es presentado cor| copia el cual servird de cargo al colaborador. lasistente de Contabindea [Precedimiento de Registro y concil irendir [Anatista de Contabilidad [Fin det proce: liefe inmediato del 13 |eolaborador 14 |colaborador 15 7. REGISTROS ‘+ Autorizacién de vidticos + Rendicién de gastos 8, INDICADORES Cumplimiento de rendiciones de gastos de colaboradores . ANEXOS: Anexo 1: Formato de Autorizacién de viaticos Anexo 2: Formato de Rendicién de gastos ‘Anexo 3: Diagrama de flujo - Atencién de visticos del personal ye Ingenieria de Procesos | Contador General Jefe de Finanzas Jefe de Administracién de Pers ‘Compensaciones on bef $2 pe¥Mhmento una ver tmpres se ceri en una cone controle ote 5 08! Tf etna de oes Suna copa cones Se4ZOBRAINSA nigra 8 a08 PROCEDIMIENTO pepe aa Version: 1.0 ATENCION DE VIATICOS DEL PERSONAL on Historial de versiones Fecha Version Descripcién ‘Autor 18/06/2015 1.0 Version Inicial Ingenierfa de procesos Revisado por Contador General Jefe de Finanzas ste documento una ves impreso se convertiré en un copia no conttolada, antes de sv uso contraste conf informacion de a redo Sbagutecon Is Jefature de Ingenieria de Proceso. Seré ura copia contralada soi si cuenta cone respectivosele de contro.Moose fe ep uopuanyAQBRAINSA SOLICITUD DE AUTORIZACION DE VIATICOS Fecha de Solictud Poke Nombre(s) y apellidos DNI/CE TO catetoredor 1 PromederTeroo ergo area Centro do costo Destine da! viaje Transporte Di reco terete Linea de transporte Motive del viaje i vista score] avetorn, C} bes sy. Feche de slide Feena ae retro Gest del vigje GE ‘AUTORIZA, Nombre y Apellos cargo Fema Fecha de auterzaciin TRAMITA Nombre y Apes ‘cargo Fama Fecha de tramite Re Por la presente,autorizo expresa e irrevocablemente al area de Gestién Humana y Responsabilidad Social @ descontar de mis haberes o liquidacién de beneficios sociales, el importe de S/. {en €250 no rinda el total o el saldo del dinero que se transfirio por viaticos, en el plazo de 02 dias habiles de retorno a la sede operative de donde fue enviado el colaborador. Firma del colaborador ‘Huelia Digital DNE: 1) No so ramitardn solicitudes que no tengon lo firms del jefe inmedisto oresponsabie del centro de costo 12) No ce ramiarensolctudes de viticos poe vejes a exterior que no euenen con al vito de Ia Gerencia General (3) de no realizar le rendicién de los gastos en la fecha establecide, se procede a la ejecucién de la autorizacién de descuenta” IRN IpNASON rs IRIST Ge Fina tz @ 2efE ARAINSA \PRINT TSB a TY a SS TORT HF TTT vxexper e904 ue SqBurodp uo open 52 oy (euny 4195) “E901 owen, Sorvaonow 30 Soe: Ha ‘SUN 30 SOR: Aa} saunvaonawoo £01 ns *¥10N) Saat ee ee zaAa| opiiagy A axquon| fe Joara1oay 31uoaWt W101 aLwOSWT (7S) Fibs SONGAN | AED Bp Oak | FeREUOR oan | oa z TroTuEIaKS CpOUOH ‘eideoues sopeanoig euped area ‘siuleqosduion ODER = See ‘OAUON ae 1809 3a o1na9| Cae SOLsv9 3a NOTOIANSH onuouau 30 vit2 avin 30 v9 onusaal coarerazy axtodn| WSNIMHEO?