GT-P-002 V-005 Procedimiento para El Manejo Integral y Archivo de La Historia Clinica Manual Mi Ips

2019
SISTEMAS DE INFORMACION
MANEJO INTEGRAL Y
ARCHIVO DE LA
HISTORIA CONTIGENCIA
Proceso: Gestión Tecnología PROCEDIMIENTO
Subproceso: Gestión Tecnología Administrativa GT-P-002
Componente: Historia Clínica V-005
MANEJO INTEGRAL Y ARCHIVO DE LA 21/11/2019
HISTORIA CONTINGENCIA Página 2 de 17
CONTROL DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
VERSION FECHA CAMBIOS ELABORACION
0 Abril 2016 Elaboración Inicial del documento. Auditoría Nacional
Dirección
Actualización normatividad y ajuste a
1 Julio 2018 Nacional de
los nuevos procedimientos legales.
Calidad.
Aclaración sobre el alcance del
procedimiento solo aplica en casos Coordinación de
2 Abril 2019
de contingencia y para Calidad
consentimientos Informados.
Revisión documento.
Octubre Formato evolución Historia Clínica. Coordinación de
3
2019 Aplicativo de contingencia Historia Calidad
Clínica MI IPS.
Revisión de tiempo de
Noviembre Dirección Medica
4 implementación contingencia
de 2019 Nacional
aplicativo MI IPS.
REVISADO POR APROBADO POR RESPONSABLE

EJECUCIÓN
Coordinación Nacional de Calidad
Gerencia técnica Equipo de salud
Dirección Medica Nacional
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................4
2. OBJETIVOS ESPECIFICOS .....................................................................................................4
3. ALCANCE .....................................................................................................................................4
4. DEFINICIONES ...........................................................................................................................5
5. MARCO LEGAL ...........................................................................................................................5
6. CONCEPTOS GENERALES .....................................................................................................7
7. DILIGENCIMIENTO DE HISTORIAS CLINICA EN APLICATIVO MI IPS DE

CONTINGENCIA CAIDA DE SISTEMA HEON MEDICAL .........................................................20
8. DESARROLLO HISTORIA CLINICA DE CONTINGENCIA MANUAL FALLA

ELECTRICA Y CONSENTIMIENTOS INFORMADOS...............................................................23
8.1 FLUJOGRAMA DESARROLLO HISTORIA CLINICA DE CONTINGENCIA

CONSENTIMIENTOS INFORMADOS ...........................................................................................24
8.2 FLUJOGRAMA CONTINGENCIA Y CUSTODIA DE HISTORIA CLÍNICA EN CASOS

DE CAÍDA DEL SISTEMA O FALLA ELÉCTRICA .....................................................................25
9. SEGURIDAD DELA INFORMACION .....................................................................................28
10. SOLICITUD DE USUARIO PARA INGRESO A HEON MEDICAL ................................31
11. DOCUMENTOS EXTERNOS REALACIONADOS...........................................................32
12. DOCUMENTOS INTERNOS RELACIONADOS ..............................................................32

1. OBJETIVO GENERAL
Establecer el manejo integral de la Historia Clínica sistematizada y Manual con sus
correspondientes anexos, su archivo en caso de contingencia dando cumplimiento a la
normatividad vigente aplicable.
2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Constituirse en un centro de información de historias clínicas disponible en todo
momento que sea requerido para el caso de consentimientos informados.
• Permitir la localización y consulta de los consentimientos informados físicos en
forma rápida, fácil y eficiente.
• Mantener en reserva y seguridad las historias clínicas y sus anexos
pertenecientes a la Corporación MI IPS.
• Conservar de forma ordenada y adecuada las historias clínicas y sus anexos.
• Satisfacer eficientemente la exigencia de consulta e información al respecto de
las historias clínicas de la institución.
• Establecer normas, procedimientos y criterios en cuanto al registro, manejo,
clasificación, conservación, restauración, consulta y control de las historias
clínicas y sus anexos de acuerdo a las directrices de la Corporación MI IPS y la
normatividad vigente aplicable.
• Conocer el procedimiento de solicitud de usuarios para acceder a el Sistema
Heon medical según su cargo y privilegios asignado.
3. ALCANCE
Aplica desde la apertura de una historia clínica manual en caso de contingencia (en
cualquiera de sus formatos) o uno de sus anexos en las IPS de las Corporaciones a
nivel nacional hasta la disposición de manera sistemática y ordenada en el archivo de
historias clínicas de la institución. También aplica desde la salida de las historias
clínicas y sus anexos, hasta en ingreso de estos documentos nuevamente al archivo de
historias clínicas asignado en la institución para cualquier IPS de la Corporación a nivel
nacional.
La Corporación MI IPS cuenta con el servicio de Heon Medical para el manejo integral
de Historia Clínica Sistematizada.
4. DEFINICIONES
La Historia Clínica: es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el
cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos
médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene
en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa
autorización del paciente o en los casos previstos por la ley.
Estado de salud: El estado de salud del paciente se registra en los datos e informes
acerca de la condición somática, psíquica, social, cultural, económica y medioambiental
que pueden incidir en la salud del usuario.
Equipo de Salud. Son los Profesionales, Técnicos y Auxiliares del área de la salud que
realizan la atención clínico asistencial directa del Usuario y los Auditores Médicos de
Aseguradoras y Prestadores responsables de la evaluación de la calidad del servicio
brindado.
Historia Clínica Electrónica: La historia clínica electrónica supone incorporar las
Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) en el núcleo de la actividad
sanitaria. Esto trae como consecuencia que la historia deje de ser un registro de la
información generada en la relación entre un paciente y un profesional o un centro
sanitario, para formar parte de un sistema integrado de información clínica.
Historia Clínica para efectos archivísticos: Se entiende como el expediente
conformado por el conjunto de documentos en los que se efectúa el registro obligatorio
del estado de salud, los actos médicos y demás procedimientos ejecutados por el
equipo de salud que interviene en la atención de un paciente, el cual también tiene el
carácter de reservado.
Archivo de Gestión: Es aquel donde reposan las Historias Clínicas de los Usuarios
activos, sometida a contínua utilización; y de los que han utilizado el servicio durante los
últimos cinco años.
Archivo Central: Es aquel donde reposan las Historias Clínicas de los Usuarios que no
volvieron a usar los servicios de atención en salud del prestador, transcurridos 5 años
desde la última atención.
Archivo Histórico. Es aquel al cual se transfieren las Historias Clínicas que, por su
valor científico, histórico o cultural, deben ser conservadas permanentemente.
5. MARCO LEGAL
LEYES QUE ESTABLECE
Ley 23 de 1981 Establece los principios fundamentales sobre ética médica.
Establece que la historia clínica es un documento privado,
obligatorio y sometido a reserva.
Ley 35 de 1989 Por la cual se reglamenta la profesión del odontólogo. En el
artículo 25 se establece la obligatoriedad de la historia clínica
odontológica.
Ley 80 de 1989 Por medio de la cual se crea el Archivo General de la Nación de
Colombia (AGN).
Ley 38 de 1993 Por la cual se unifica el sistema de dactiloscopia y se adopta la
carta dental para fines de identificación.
Ley 100 de 1993 Establece el Sistema General de Seguridad Social para
Colombia (SGSS).
Ley 527 de 1999 Define y reglamenta el acceso y uso de mensajes de datos,
comercio electrónico y firmas digitales.
Ley 594 de 2000 Por la cual se dicta la ley general de archivos y otras
disposiciones.
Ley 599 de 2000 Por medio de la cual se expide el Código Penal Colombiano.
Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestión de calidad en la Rama
Ejecutiva en el Poder Público y en otras entidades prestadoras
de servicios.
Ley 1164 de 2007 Establece las disposiciones relacionadas con los procesos de
planeación, formación, vigilancia y control del ejercicio,
desempeño y ética del talento humano del área de la salud,
mediante la articulación de los diferentes actores que intervienen
en éstos procesos.
DECRETOS
Decreto 780 del Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario
2016 del Sector Salud y Protección Social.
Decreto 526 de Establece las funciones del Subsistema Nacional de

1975 Investigación en Salud.
Decreto 2620 de Autoriza el uso de disco óptico en los archivos.
1993
Decreto 3380 de Reglamenta la Ley 23 de 1981 y se refiere al secreto profesional
1981 médico.
Decreto 3666 de Por medio del cual se consagra el Día Nacional de los Archivos
2004 en Colombia.
RESOLUCIONES
Resol. 839 del Por la cual se modifica la Resolución 1995 de 1999 y se dictan
2017 MinSalud otras disposiciones.
Resol. 2003 del Por la cual se definen los procedimientos y condiciones de
2014 MinSalud inscripción de los Prestadores de Servicios de Salud y de
habilitación de servicios de salud.
Resol. 3995 de Con la cual se reglamenta la epicrisis como resumen de la
1994. MinSalud Historia clínica.

Resol.3374 de Por la cual se reglamentan los datos básicos que deben reportar
2000 MinSalud los prestadores de servicios de salud y las entidades
administradoras de planes de beneficios sobre los servicios de
salud prestados.
Resol. 1995 de Establece las normas para el manejo de las Historias clínicas.
1999. MinSalud.
Resol. 058 de Deroga la Resolución 1715 de 2005 que modificaba la

2007. Min Resolución 1995 de 1999.
Protección Social
ACUERDOS
Acuerdo 007 de Por medio de la cual se establece el Reglamento General de
1994. Archivo Archivos.
General de la
Nación.
Acuerdo 048-049 Determina las condiciones físicas y conservación en los
y 050 de 2000. archivos.
Archivo General
de la Nación.
CIRCULARES
Circular 13 de Recomienda evitar el uso de micro puntas de tinta húmeda en
1999. Archivo documentos de archivo.
general de la
Nación.
Circular 01 de Inventario de documentos por eliminar.
2004. Archivo
General de la
Nación.
NORMAS TÉCNICAS
NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística
NTC 4436 Papel para documentos de archivos. Requisitos para la
permanencia y durabilidad.
NTC 1986 Establece la calidad de equipos y útiles de oficina,
específicamente de la tinta líquida para escribir.
6. CONCEPTOS GENERALES
La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio cumplimiento y sometido a
reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente,
los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que
interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por

terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley.
OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO.
Los profesionales, técnicos y auxiliares que intervienen directamente en la atención al

usuario, tienen la obligación de registrar sus observaciones, conceptos, decisiones y
resultados de las acciones en salud desarrolladas, conforme a las características
señaladas en la Resolución 1995/1999.
OBJETIVOS DE LA HISTORIA CLINICA.
• Obtener el registro de las condiciones de salud del usuario a través del proceso
de atención en salud.
• Disponer de un documento único de investigación en salud, para evaluar la
calidad de la atención, la adherencia a guías, la pertinencia, análisis de casos
entre otros.
• Brindar herramientas para las estadísticas, epidemiológica y de facturación en la
institución y en cada Municipio.
Observación: Corporación MI IPS Cuenta con el sofware Heon Medical de ahí

se toma la data para realizar seguimiento a adherencias de las guías de práctica
Clínica, estadísticas epidemiologias, control de metas para los programas de
PYP y facturación.
CARACTERÍSTICAS DE LA HISTORIA CLÍNICA.
• Integralidad: La historia clínica de un usuario debe reunir la información de los

aspectos científicos, técnicos y administrativos relativos a la atención en salud en
las fases de fomento, promoción de la salud, prevención específica, diagnóstico,
tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, abordándolo como un todo en sus
aspectos biológico, psicológico y social, e interrelacionado con sus dimensiones
personal, familiar y comunitaria.
• Secuencialidad: Los registros de la prestación de los servicios en salud deben

consignarse en la secuencia cronológica en que ocurrió la atención. Desde el
punto de vista archivístico la historia clínica es un expediente que de manera
cronológica debe acumular documentos relativos a la prestación de servicios de
salud brindados al usuario.
• Racionalidad científica: Para los efectos de la presente resolución, es la

aplicación de criterios científicos en el diligenciamiento y registro de las acciones
en salud brindadas a un usuario, de modo que evidencie en forma lógica, clara y
completa, el procedimiento que se realizó en la investigación de las condiciones
de salud del paciente, diagnóstico y plan de manejo.
• Disponibilidad: Es la posibilidad de utilizar la historia clínica en el momento en

que se necesita, con las limitaciones que impone la Ley.
• Oportunidad: Es el diligenciamiento de los registros de atención de la historia

clínica, simultánea o inmediatamente después de que ocurre la prestación del
servicio.
COMPONENTES DE LA HISTORIA CLINICA
IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO.

Los siguientes contenidos mínimos se deben aplicar para la identificación del usuario:
DATOS PERSONALES
Apellidos y nombres completos, Estado civil, Nº documento de identidad. (El número de
la cédula de ciudadanía para los mayores de edad; el número de la tarjeta de identidad
para los menores de edad mayores de siete años, y el número del registro civil para los
menores de siete años. En el caso en que no exista documento de identidad de los
menores de edad, se utilizará el número de la cédula de ciudadanía de la madre, o el
del padre en ausencia de ésta, seguido de un número consecutivo de acuerdo con el
número de orden del menor en el grupo familiar), Fecha de nacimiento, Edad. Sexo,
Ocupación, Dirección, Teléfono del domicilio. Lugar de residencia, Nombre y teléfono
del acompañante, Nombre, teléfono y parentesco de la persona responsable del
usuario, Asegurador, Tipo de vinculación.
Cuando se trate de Personas sin documento de identidad: El tipo de documento a

utilizar es MS (mayor sin identificación o menor sin identificación), en el archivo de
gestión se realizará la apertura de la historia clínica con el consecutivo de
indocumentado interno del centro asignado por facturación en el (libro de urgencias).
REGISTROS
Registros específicos son los documentos en los que se consignan los datos e
informes de un tipo determinado de atención.
Los contenidos mínimos de información de la atención prestada al usuario, que debe

contener el registro específico son los mismos contemplados en la Resolución 2546 de
julio 2 de 1998 y las normas que la modifiquen o adicionen y los generalmente
aceptados en la práctica de las disciplinas del área de la salud
La Corporación MI IPS, cuenta con el documento I-MD-002 Instructivo para el

diligenciamiento de la Historia clínica Ambulatoria de Medicina General, en el cual se
encuentran explícitamente establecidos los lineamientos de calidad en los registros
médicos de la historia clínica.
ANEXOS
Son todos aquellos documentos que sirven como sustento legal, técnico, científico y/o
administrativo de las acciones realizadas al usuario en los procesos de atención, tales
como:
• Consentimiento informado.
• Declaración de retiro voluntario.
• Formato Referencia y Contrarreferencia.
• Formato Recomendaciones de Egreso Hospitalario.
• Formato de órdenes médicas.
• Formato de órdenes de estudios paraclínicos y medios diagnósticos.
• Orden de interconsultas.
• Reportes de exámenes que no hayan sido entregados al paciente.
Los reportes de exámenes paraclínicos e imágenes diagnósticas deben ser entregados

al paciente luego de haber registrado el resultado en la historia clínica de forma
obligatoria, explicándole la importancia de ser conservadas para futuros análisis, acto
del cual deberá dejarse constancia en la historia clínica con la firma del paciente.
ORDENAMIENTO DE HISTORIAS CLINICAS.
Con el fin de permitir mayor disponibilidad y facilitar el acceso a las historias clínicas,
debe asignarse un sistema que responda a las necesidades de recuperación de la
información tanto al interior de los procesos como de las entidades externas que
demandan consulta y/o copias documentales.
Heon Medical cuenta con el almacenamiento de los datos de la Historia Clínica de cada
uno de los usuarios atendidos en la Corporación MI IPS. Su búsqueda se hace por el

numero de documento. Ver Manuales Heon Medical.
Para facilitar el manejo y la localización de la información en la Historia Clínica, es

preciso que sus documentos estén ordenados de manera homogénea para toda la
IPS*.
*Esto aplica para Historias clínicas que se diligencien por contingencia y para los
consentimientos informados físicos.
Por tanto, se definió la siguiente estructura de la información y el orden de cada

documento dentro de él:
• Todos los documentos deben ir legajados con ganchos plásticos, para proteger
más la documentación y evitar pérdidas.
• La organización al interior de las carpetas debe ser de forma cronológica por

fecha de atención, el documento que generó la apertura del expediente irá al
principio y el más reciente al final. De esta manera se puede conocer
perfectamente la evolución y situación del paciente al estar todas las anotaciones
seguidas, así como acceder fácilmente a datos obtenidos por otros servicios que
pueden ser de utilidad.
• Cada uno de los registros debe ir foliado en la parte superior derecha, siguiendo
el orden cronológico. Si el expediente genera más de doscientos documentos,
debe abrirse otra carpeta con la misma identificación. Esto evitará el deterioro
físico y la incomodidad para consultarlo. Una vez organizados los documentos al
interior de la carpeta, debe ubicarse en el estante correspondiente de acuerdo a
su estricto orden numérico, el cual corresponde al documento de identidad.
DILIGENCIAMIENTO DE HISTORIA CLINICA.
La Historia Clínica debe diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, sin
enmendaduras, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Diligenciamiento debe
ser con esfero negro y se podrá identificar los aspectos relevantes, críticos o de riesgo
del usuario únicamente con una línea subrayada con esfero negro esto debido a que en
las normas archivísticas es prohibido usar colores diferentes como resaltadores.
Lineamientos en documento Instructivo para el diligenciamiento de la Historia clínica
Ambulatoria de Medicina General en CORPORACION MI IPS.
• Cada anotación debe llevar la fecha y hora en la que se realiza, con el nombre
completo y firma del autor de esta.
• Las normas de diligenciamiento de historia clínica trascienden a los registros
clínicos y anexos a la historia.
• La información básica es obtenida directamente del paciente, a través de un
interrogatorio realizado por el profesional o técnico.
• Todos los folios que componen la historia clínica deben numerarse en forma
consecutiva descendente por fecha de atención, por tipos de registro, por el
responsable del diligenciamiento de esta*.
ARCHIVO DE LA HISTORIA CLINICA*.
La institución dispone de un archivo de historias clínicas en las etapas de archivo de

gestión y central de la siguiente forma:
• Archivo de Gestión: Es aquel donde reposan las Historias Clínicas de los

Usuarios activos y que han utilizado el servicio durante los últimos cinco años.
• Archivo Central: Es aquel donde reposan las Historias Clínicas de los Usuarios
que no volvieron a usar los servicios de atención en salud del prestador,
transcurridos 5 años desde la última atención.
• Archivo Histórico. Es aquel al cual se transfieren las Historias Clínicas que, por
su valor científico, histórico o cultural, deben ser conservadas permanentemente.
Activo Semi Activo Inactivo
Archivo de Gestión Archivo Central Valores Secundarios
Valores Primarios Archivo Histórico
Clínico Científico
Legal y Fiscal Histórico
Contable Cultural
Administrativo
Para los Datos almacenados en Heon Medical se mantendrá la data total para tener la
trazabilidad de todos los registros de la Historia Clínica.
CONDICIONES FÍSICAS DE CONSERVACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA.
El archivo de historias clínicas se conserva en condiciones locativas, procedimentales,

medioambientales y materiales, propias para tal fin (vigilando condiciones de humedad
relativa, vectores) *.
Las historias clínicas se encuentran agrupadas en carpetas legajadas con gancho

plástico. Las carpetas son elaboradas a base de cartón neutro que impida la
acidificación por contacto. Se utiliza estantería fija o móvil para la organización de las
historias, garantizando la manipulación de estas.
*Aplica para Historias Clínicas diligenciadas manualmente y consentimientos

informados.
Para Historia Clínica Sistematizada se cuenta con contrato con Heon Medical, el
almacenamiento de los datos se encuentra en custodia de los servidores de Heon
Medical.
El acceso a la Informacion de las Historia Clínica esta parametrizada de acuerdo con

perfiles que cuentan con privilegios de acuerdo a la normatividad vigente.
RETENCIÓN Y TIEMPO DE CONSERVACIÓN
La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de 15 años contados a

partir de la fecha de la última atención. Cinco (5) años en el archivo de gestión y Quince
(10) años en el archivo central.
AÑOS RETENCION Y UBICACION

CONSERVACIÓN
15 AÑOS X Tiempo mínimo de
Custodia.
5 AÑOS X Archivo de gestión
10 AÑOS X Archivo Central.
Para las Historias Clínicas de Víctimas de violencia sexual se duplicará el tiempo de

Retención y conservación; para las historias clínicas de víctimas de violaciones de
derechos humanos o infracciones graves al Derecho Internacional Humanitario, los
términos de retención y conservación documental se duplicarán. Si al momento de tener
en custodia una historia clínica, esta llegare a formar parte de un proceso relacionado
con delitos de lesa humanidad, la conservación será permanente, lo cual deberá
garantizar la entidad a cuyo cargo se encuentre la custodia, utilizando para tal fin los
medios que considere necesarios.
Cumplidos dichos términos, con miras a propender por la entrega de la historia clínica al
usuario, su representante legal o apoderado responsable de su custodia, de forma
previa al proceso de disposición final de que trata el artículo siguiente, se publicarán
como mínimo dos (2) avisos en un diario de amplia circulación nacional, definidos por la
entidad responsable de dicha publicación, con un intervalo de ocho (8) días entre el
primer aviso y el segundo, en los que indicará el plazo y las condiciones para la citada
entrega, plazo que podrá extenderse hasta por dos (2) meses más, contados a partir de
la publicación del último aviso.
DISPOSICION FINAL
Corporación MI IPS seguirá lo estipulado en la Resolución 0839 del 2017, en los

Artículos 4. Disposición final del expediente de historia clínica y 5. Procedimiento
de eliminación de Historia Clínica Numerales 5.2 Las Entidades Privadas
adelantaran el siguiente procedimiento:
Artículo 4. La disposición final y la consecuente eliminación de historias clínicas,

procederá por parte del responsable de su custodia, siempre que concurran las
siguientes condiciones:
4.1 Que se haya cumplido el tiempo de retención y conservación documental de que

trata el artículo anterior.
4.2 Que se haya adelantado el procedimiento de publicación a que refiere el artículo 3

de la presente resolución, salvo lo previsto para las entidades a que refiere el parágrafo
de dicho artículo.
4.3 Que se haya adelantado la valoración correspondiente, orientada a determinar si la

información contenida en las historias a eliminar posee o no valor secundario (científico,
histórico o cultural), en los términos establecidos por el Archivo General de la Nación,
de lo cual se dejará constancia en un acta, que será firmada por el representante legal
de la entidad y por el revisor fiscal cuando a ello haya lugar, acompañada del respectivo
inventario en el que se identifique la valoración realizada a cada una de aquellas. En el
caso de profesionales independientes, una vez realizado el proceso de valoración, el
acta será suscrita únicamente por dicho profesional. Para las entidades pertenecientes
al SGSSS que se encuentren en proceso de liquidación o se liquiden con posterioridad
a la entrada en vigencia de la presente resolución, el acta que contenga el análisis
sobre valor secundario será firmada por el responsable de la liquidación. En el caso de
las entidades que, como consecuencia de procesos de liquidación o cierre definitivo de
servicios, hayan recibido y tengan bajo su custodia historias clínicas, las referidas actas
serán firmadas por el representante legal de la entidad que recibió dichas historias o por
quien este delegue. Tratándose de Patrimonios Autónomos de Remanentes, dichas
actas serán firmadas por el correspondiente vocero o administrador del Patrimonio
Autónomo de Remanentes. En caso de mandato, las actas deberán ser suscritas por el
mandatario.
Parágrafo. Cuando de la valoración a que refiere el numeral 4.3 del presente artículo,
se identifiquen historias clínicas con valor secundario, estas deberán ser conservadas
de forma permanente y su transferencia deberá realizarse en los términos que definan
el Archivo General de la Nación y el Ministerio de Salud y Protección Social.
Artículo 5. Las entidades privadas adelantarán el siguiente procedimiento:
5.2.1 Identificarán cada una de las historias clínicas que se vayan a eliminar, de lo cual
levantarán un acta denominada "acta de eliminación", indicando la fecha y el número de
expedientes a eliminar, que será firmada por el representante legal de la entidad, por el
responsable del archivo de historias clínicas y por el revisor fiscal cuando
normativamente deba tenerlo. Dicha acta, adicionalmente deberá contener el
señalamiento expreso de que se ha cumplido con los tiempos de retención y
conservación establecidos en el artículo 3 de esta resolución, a la cual deberá anexarse
el acta que contenga el análisis sobre el valor secundario de las historias clínicas.
5.2.2 Elaborarán el inventario documental, de conformidad con el Formato Único de

Inventario Documental y su instructivo, reglamentado por el Archivo General de la
Nación, el cual deberán publicar en medio de amplia difusión o en su página de internet.
5.23. La eliminación de historias clínicas deberá estar respaldada en las tablas de

retención o las tablas de valoración documental. Este último instrumento archivístico se
elaborará y aplicará cuando posean fondos documentales acumulados, todo acorde a la
debida sustentación técnica, legal o administrativa, y con y consignada en conceptos
técnicos emitidos por el Comité de Historias Clínicas.
La conservación total de la serie tampoco es la más aconsejable disposición final

porque ello equivaldría a no eliminar ninguna historia clínica, lo cual ocasionaría
muchos problemas de almacenamiento y conservación relacionados con la cantidad y
diversidad de soportes (papel, negativos, fotografías, electrónicos).
Así, pues, la opción más recomendable como disposición final de las historias clínicas
es la selección. Esta opción consiste en decidir cuantas y cuales se deben eliminar y
cuántas y cuales se deben considerar de conservación permanente en el archivo
histórico de las entidades prestadoras de servicios de salud. En esta selección los
Comités de Historias Clínicas deben actuar con mucho cuidado por cuanto no se
pueden valorar las historias clínicas de manera ligera sino, al contrario, deben decidir
para satisfacer criterios cuantitativos (un porcentaje representativo) y cualitativos
(contenidos significativos).
De acuerdo con la cantidad y la relevancia e interés científico de la información

contenida en las Historias Clínicas de una institución se pueden microfilmar o digitalizar
la totalidad o la muestra seleccionada para conservar permanentemente en sus
soportes originales. Algunos criterios para la selección pueden ser los siguientes:
frecuencia de consulta administrativa, interés para la historia de la propia institución
prestadora del servicio de salud, interés profesional, interés científico, interés jurídico y,
producción con anterioridad al año 1970 dado que antes de este año la producción
documental es más escasa. Las Historias clínicas escogidas podrán ser trasladadas al
archivo histórico, mediante el diligenciamiento del formato de inventario de traslado.
Las historias clínicas que se determine que no poseen ningún valor secundario deberán
relacionarse con volumen y número de Historias clínicas, incluyendo base de datos con
documento del paciente, nombre del paciente, fecha de la última atención y deberán
eliminarse dejando constancia en acta, dicha acta debe ser firmada por el Comité de
Historias clínicas de la institución.
Consentimientos Informados:
La Corporación MI IPS asegura las condiciones del archivo de historias clínicas

verificando que se garantice la integridad física y técnica, sin adulteración o alteración
de la información. Para ello, cuenta con personal idóneo con valores éticos y sentido de
pertenencia que garantizan la prestación de un servicio eficiente y la seguridad de los
documentos de la historia clínica.
CUSTODIA Y CONFIDENCIALIDAD DE LA HISTORIA CLÍNICA.
CONFIDENCIALIDAD
En la Corporación MI IPS, la confidencialidad es vinculada con el secreto profesional,

entendiéndose como la prohibición moral de descubrir o revelar hechos ocultos, cuya
naturaleza exige que no se divulgue información recibida por canales confidenciales
como lo es la consulta médica. Los profesionales que atienden a los usuarios y quienes
tienen acceso a la historia clínica están comprometidos con la prudencia y
responsabilidad de proteger la intimidad del paciente, encontrándose obligados a
guardar confidencialidad del contenido de la historia clínica.
CUSTODIA
La custodia de la historia clínica es responsabilidad de la Corporación MI IPS como

Prestador de servicios de salud que la generó en el curso de la atención, cumpliendo
los procedimientos de archivo. El archivo de historias clínicas es un área restringida,
con acceso limitado al personal de salud autorizado, lo cual debe garantizar la custodia
de la historia clínica.
El acceso a la historia clínica se realiza en los términos previstos en la Ley:
• El usuario.
• El Equipo de Salud.
• Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.
• Las demás personas determinadas en la ley.
CORPORACIÓN MI IPS cuenta con los documentos: GT-F-004 Solicitud copia de

historia clínica e Instructivo de solicitud de copia de Historia clínica, con los lineamientos
para el cumplimiento de las condiciones de custodia y archivo de todos los documentos
de la Historia Clínica. Este trámite se consigna en el Libro de Registro solicitud de copia
de historias clínicas, que contiene la siguiente información: Número de la Historia
Clínica, fecha de entrega al médico o solicitante; fecha de devolución y firma de quien la
entrega y recibe. Este diligenciamiento es obligatorio y debe hacerse de forma
cronológica para efectos de cualquier investigación.
GESTIÓN DOCUMENTAL.
La ley 594 de 2000 o Ley General de archivos en su Artículo 22, hace referencia a los
procesos archivísticos y expresa “La gestión de documentos dentro del concepto de
Archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución,
la consulta, la organización, la recuperación y disposición final de los documentos”. La
gestión documental hace referencia entonces al proceso integral de la formación del
archivo.
Gestión Documental Corporación MI IPS
Producción y/o recepción Disposición Final
Consulta
Organización Recuperación
OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL:
• Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje

natural de administración para el funcionamiento de esta.
• Procurar la racionalización y control en la producción documental.
• Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la

vez preserven el cuidado del medio ambiente.
• Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y

archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad,
responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
• Encaminar el archivo para que se convierta en centro de información de

verdadera utilidad para la administración de la Corporación. Para el cumplimiento
de dichos objetivos, la Corporación MI IPS:
• Cumple con las condiciones administrativas, estableciendo las políticas para la

gestión adecuada tanto de la Historia clínica, como de los demás documentos
generados al interior de cada una de las IPS. Así mismo, cuenta con la
asignación de personal competente y tiene a disposición los recursos
adecuados, oportunos y suficientes.
• Condiciones técnicas y archivísticas, mediante el cumplimiento de normas y

procedimientos normativos, que regulan la implementación del archivo en sus 3

etapas.
OBSERVACION: Corporación mi IPS cuenta con una la plataforma Heon Medical para
la gestión de Historia Clínica, las historias clínicas que se hayan diligenciado
manualmente se deben transcribir, esta actividad será programada por las
Coordinaciones Médicas de las Corporaciones con las Coordinaciones Médicas de las
UAPS.
7. DILIGENCIMIENTO DE HISTORIAS CLINICA EN APLICATIVO MI IPS DE

CONTINGENCIA CAIDA DE SISTEMA HEON MEDICAL
Cuando se presente caída de sistema HEON MEDICAL y el tiempo de restablecimiento
supere 48 horas se debe ingresar al módulo de historia que está enlazada sobre
nuestros servidores por ende solo se necesita tener acceso a internet y el ingreso es
con el usuario de cada persona y la clave es el mismo usuario. Estos usuarios son
definidos de acuerdo a los privilegios normativos.
A continuación, se relaciona Link de ingreso a Historia Clínica de contingencia.
Responsable Profesional de la Salud o colaborador con perfil de consulta.

1. Ingresar a Historia Clínica de contingencia aplicativo MI IPS.
Link Historia Clínica

http://10.171.23.203/medcare/public/login
app.miips.com.co/medcare/public/login
Fuente. Aplicativo MI IPS
2. Seleccionar la Historia según el tipo de consulta.
Fuente. Aplicativo MI IPS

La metodología de manejo principalmente es acceder con cada usuario, buscar el

paciente a atender, diligenciar la historia de contingencia y al finalizar pueden verificar
el reporte en la opción 'VER REPORTE' para visualizar e imprimir la historia clínica
realizada y el recetario.
Es importante que pueden dejar evidencia de los siguientes campos:
1. Fecha Atención
2. IPS
3. Procedimiento Consulta (obligatorio)
4. Diagnostico (obligatorio)
5. Procedimientos Realizados ( si aplica)
6. Medicamentos ( si aplica)
Cuando se presenta alguna dificultad con la Historia Clínica Heon el área de

Sistemas notificara a las coordinaciones Regionales que el sistema Heon fue
restablecido o está fallando para que se comunique a coordinadores de sede y/o
auxiliares, para el pronto inicio de esta contingencia.
NOTA IMPORTANTE: Cuando regrese el sistema Heon Medical se debe reiniciar los
computadores.
Los equipos que estaban accediendo a la Historia Clínica de MIIPS con acceso a
internet se les debe volver a cambiar las direcciones DNS de Heon, para esto se va a
enviar un video de instrucción por el chat de mesa de servicio con el fin de que estos
equipos ingresen a Medcorp, sin embargo se relaciona DNS de Heon DNS Principal
:10.99.1.91 DNS Alternativo: 10.99.1.199 .
Por parte del área de sistemas hay disponibilidad en la mesa de servicio (3008960093 -
3007719997 - 3002916685) y en el chat de novedades para cualquier inquietud.
8. DESARROLLO HISTORIA CLINICA DE CONTINGENCIA MANUAL FALLA

ELECTRICA Y CONSENTIMIENTOS INFORMADOS
3.1 INFORMACION GENERAL
RESPONSABLE Auxiliar administrativo/ Auxiliar de Odontología
Recepción de Historia clínica manual y sus anexos, debidamente

foliados, ordenados en carpeta de cartón con gancho legajador de
RECEPCION plástico.
Registro y firma de la entrada de la Historia clínica al archivo la

REGISTRO base de datos de de entrada y salida de Historias clínicas.
ORGANIZACION Organización por número de identificación.
UBICACION Ubicación en el Archivo correspondiente al tiempo establecido.
✓ El Paciente
PERSONAS ✓ El equipo de salud (Profesionales, Técnicos y Auxiliares del
AUTORIZADAS área de la salud que realizan la atención clínico asistencial
PARA ACCEDER directa del paciente y los Auditores Médicos de
A LA Aseguradoras y Prestadores responsables de la evaluación
INFORMACION de la calidad del servicio brindado).
CONTENIDA EN ✓ Las autoridades judiciales y de salud en los casos previstos
LA HISTORIA en la ley.
CLINICA ✓ Las demás personas determinadas en la ley o autorizadas
por el paciente.
Ver procedimiento de digitalización consentimientos Informados Código GT-P-004
Nota. En caso de caída del sistema o daño de equipos de cómputo, se debe programar
jornadas de transcripción de historia clínica por parte de los profesionales médicos de la
sede, para garantizar en la mayoría de los casos acceso a historia clínica electrónica,
lineamiento que será dado por la Gerencia de la Corporación y los Coordinadores
Regional.
Observación Importante: Se aclara que en caso de falla eléctrica se debe dar inicio a
manejo de Historia Clínica Manual y se debe cumplir con la normatividad vigente de
archivo y custodia, cuando se presenta caída de sistema Heon se inicia contingencia
Manual de Historia Clínica y después de 48 horas de persistir la falla se inicia
contingencia por medio de aplicativo MI IPS.
8.1 FLUJOGRAMA DESARROLLO HISTORIA CLINICA DE CONTINGENCIA

CONSENTIMIENTOS INFORMADOS
INICIO
RECEPCION
REGISTRO EN BASE DE
DATOS
ORGANIZACIÓN
ARCHIVO SEGÚN TIEMPO ESTABLECIDO
FIN
Ver procedimiento digitalización consentimientos Informados GT-P-004

ANTE SOLICITUDES DE COPIAS REMITIRSE AL DOCUMENTO SOLICITUD COPIA
*Aplica para historia clínicaDE
deHISTORIA CLÍNICA
contingencia y consentimientos informados.
8.2 FLUJOGRAMA CONTINGENCIA Y CUSTODIA DE HISTORIA CLÍNICA

EN CASOS DE CAÍDA DEL SISTEMA O FALLA ELÉCTRICA
9. SEGURIDAD DELA INFORMACION

Seguridad Informática Heon Medical.
Corporación MI IPS Cuenta con el contrato de arrendamiento de software con Heon

Medical, dicho contrato establece los controles de seguridad informática de la
Informacion. Modulo Administrativo HEON.
MÓDULO APLICACIÓN FUNCIONALIDAD

Administrativos Adición de Aplicación en la cual se realiza la creación, actualización,
Profesionales inactivación y consulta de cada uno de los profesionales
con sus datos personales, especialidad e IPS donde van
a trabajar.
El acceso a la historia clínica se realiza en los términos previstos en la Ley:
• El usuario previa solicitud de copia de Historia Clínica.

• El Equipo de Salud.
• Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.
• Las demás personas determinadas en la ley.
9.1. Solicitud de usuario para ingreso a Heon Medical
1. Informar al área de sistemas por medio de un caso en la mesa de servicio de la

Corporación MI IPS la contratación de nuevo personal. (Se diligencia un formato de
Excel el cual contiene ítems establecidos previamente por el personal de Heon para
el proceso de creación de usuario).
Notificar finalización de contrato del Profesional asistencial o administrativo, por

medio de caso en la mesa de servicio de la Corporación MI IPS con los
siguientes datos Nombre completo, cédula, cargo, usuario para realizar la
inactivación. Responsable Soluciones BPO *(Talento Humano - Contratación)
Analista Corporación Soluciones BPO con aprobación Coordinación
Corporación.
2. Validar la información contenida en el caso, de acuerdo con el cargo se revisan

los privilegios para habilitar o inhabilitar. Responsable Dirección Sistemas.
3. Crear o eliminar correo electrónico institucional de colaborador, Se crea el caso

en la Mesa de Servicio de la Corporación MI IPS con la autorización tramitada
previamente con el Coordinador de sistemas y visto bueno de la Direccion de

Sistemas. Agente de Mesa de Servicio Dirección Sistemas.
4. Asignar usuario y clave de acuerdo con el perfil o realizar la novedad de quitar

usuario, Se crea el caso en la Mesa de Servicio de la Corporación MI IPS. Agente de
Mesa de Servicio Dirección Sistemas.
5. Realizar seguimiento a casos interpuesto a mesa de ayuda Corporación MI IPS,

los casos tienen una vigencia de 72 horas a partir de la creación para su solución
correspondiente. Agente de Mesa de Servicio Dirección Sistemas.
6. Envió de usuario y clave a Profesional contratado. Esta información se encuentra

contenida en el caso a mesa de ayuda Corporación MI IPS creado para dicha
solicitud. Agente de Mesa de Servicio Dirección Sistemas.
*Corporacion MI IPS Cuenta con contrato con Soluciones BPO para el Proceso de Contratación.
Imagen No 2. Macroproceso Mesa de Servicio.
Fuente. Heon Medical

10. SOLICITUD DE USUARIO PARA INGRESO A HEON MEDICAL

11. DOCUMENTOS EXTERNOS REALACIONADOS

DOCUMENTO FUENTE
Manual de Usuario Mesa de Ayuda Heon Medical
Heon Medical
Manual Historia Clínica Ambulatoria
Heon Medical
Manual Historia Clínica Especialistas
Manual connsulta Registros Medicos Heon Medical
Manual de Usuario Consulta WEB Heon Medical
Manual Teleconcepto Heon Medical
Manual de Usuario caja Heon Medical
Manual de Facturación Heon Medical
Manual de Cierre de sesiones Usuarios Heon Medical
Formato creación de Profesionales Heon Medical
12. DOCUMENTOS INTERNOS RELACIONADOS
Codigo Documento
GT-F-004 Formato solicitud copia de Historia Clinica.
GT-I-004
Instructivo para la solicitud copia de
Historia Clínica
DE-PL-010 Política de Seguridad de la Información
DE-PL-002 Lineamiento implementación

política seguridad de la información
Formato evolución Historia Clínica

GT-F-008
GT-F-029 FORMATO DE HISTORIA

ODONTOLOGIA
GT-F-028 FORMATO DE HISTORIA CLINICA DE
TRABAJO SOCIAL MI IPS
GT-F-026 FORMATO HISTORIA CLINICA DE
PSICOLOGIA MI IPS
GT-F-024 FORMATO DE HISTORIA CLINICA DE
MEDICINA MI IPS
BIBLIOGRAFIA
• Pinto Doria P. APUNTES PARA LA ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS CLÍNICAS. GUÍAS ARCHIVO GENERAL DE
LA NACIÓN (AGN). BOGOTÁ, D.C., COLOMBIA. 2009 (REVISADO ENERO 2014 POR EL AGN).
• MINISTERIO DE SALUD. RESOLUCIÓN 0839 DEL 2017

GT-P-002 V-005 Procedimiento para El Manejo Integral y Archivo de La Historia Clinica Manual Mi Ips

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2019

CONTROL DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

VERSION FECHA CAMBIOS ELABORACION

0 Abril 2016 Elaboración Inicial del documento. Auditoría Nacional

REVISADO POR APROBADO POR RESPONSABLE

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS .....................................................................................................4

5. MARCO LEGAL ...........................................................................................................................5

6. CONCEPTOS GENERALES .....................................................................................................7

7. DILIGENCIMIENTO DE HISTORIAS CLINICA EN APLICATIVO MI IPS DE

8. DESARROLLO HISTORIA CLINICA DE CONTINGENCIA MANUAL FALLA

8.1 FLUJOGRAMA DESARROLLO HISTORIA CLINICA DE CONTINGENCIA

8.2 FLUJOGRAMA CONTINGENCIA Y CUSTODIA DE HISTORIA CLÍNICA EN CASOS

9. SEGURIDAD DELA INFORMACION .....................................................................................28

10. SOLICITUD DE USUARIO PARA INGRESO A HEON MEDICAL ................................31

11. DOCUMENTOS EXTERNOS REALACIONADOS...........................................................32

12. DOCUMENTOS INTERNOS RELACIONADOS ..............................................................32

Decreto 526 de Establece las funciones del Subsistema Nacional de

1994. MinSalud Historia clínica.

Resol. 058 de Deroga la Resolución 1715 de 2005 que modificaba la

interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por

OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO.

Los profesionales, técnicos y auxiliares que intervienen directamente en la atención al

OBJETIVOS DE LA HISTORIA CLINICA.

Observación: Corporación MI IPS Cuenta con el sofware Heon Medical de ahí

CARACTERÍSTICAS DE LA HISTORIA CLÍNICA.

• Integralidad: La historia clínica de un usuario debe reunir la información de los

• Secuencialidad: Los registros de la prestación de los servicios en salud deben

• Racionalidad científica: Para los efectos de la presente resolución, es la

• Disponibilidad: Es la posibilidad de utilizar la historia clínica en el momento en

• Oportunidad: Es el diligenciamiento de los registros de atención de la historia

COMPONENTES DE LA HISTORIA CLINICA

IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO.

Cuando se trate de Personas sin documento de identidad: El tipo de documento a

informes de un tipo determinado de atención.

Los contenidos mínimos de información de la atención prestada al usuario, que debe

La Corporación MI IPS, cuenta con el documento I-MD-002 Instructivo para el

Los reportes de exámenes paraclínicos e imágenes diagnósticas deben ser entregados

ORDENAMIENTO DE HISTORIAS CLINICAS.

uno de los usuarios atendidos en la Corporación MI IPS. Su búsqueda se hace por el

Para facilitar el manejo y la localización de la información en la Historia Clínica, es

Por tanto, se definió la siguiente estructura de la información y el orden de cada

• La organización al interior de las carpetas debe ser de forma cronológica por

DILIGENCIAMIENTO DE HISTORIA CLINICA.

Ambulatoria de Medicina General en CORPORACION MI IPS.

ARCHIVO DE LA HISTORIA CLINICA*.

La institución dispone de un archivo de historias clínicas en las etapas de archivo de

• Archivo de Gestión: Es aquel donde reposan las Historias Clínicas de los

Activo Semi Activo Inactivo

Archivo de Gestión Archivo Central Valores Secundarios

Valores Primarios Archivo Histórico

Legal y Fiscal Histórico

CONDICIONES FÍSICAS DE CONSERVACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA.

El archivo de historias clínicas se conserva en condiciones locativas, procedimentales,

Las historias clínicas se encuentran agrupadas en carpetas legajadas con gancho

*Aplica para Historias Clínicas diligenciadas manualmente y consentimientos

El acceso a la Informacion de las Historia Clínica esta parametrizada de acuerdo con

RETENCIÓN Y TIEMPO DE CONSERVACIÓN

La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de 15 años contados a

AÑOS RETENCION Y UBICACION

Para las Historias Clínicas de Víctimas de violencia sexual se duplicará el tiempo de

Corporación MI IPS seguirá lo estipulado en la Resolución 0839 del 2017, en los

Artículo 4. La disposición final y la consecuente eliminación de historias clínicas,

4.1 Que se haya cumplido el tiempo de retención y conservación documental de que