Tema Documento Registro Archivo

Concepto de documento, registro y archivo.
Funciones del registro y del archivo.

Clases de archivo y criterios de ordenación.
TEMA: Documento, Registro y Archivo.
CONTENIDO
Referencias normativas .......................................................................................................... 4
Concepto de Documento, Registro y Archivo. ........................................................................ 5
Documento ...............................................................................................................................5
Documento público administrativo (Art. 26)...........................................................................5
Documento administrativo electrónico .................................................................................. 6
Copias ....................................................................................................................................... 7
Expediente Administrativo..................................................................................................... 11
Formalización ......................................................................................................................... 12
Clasificación de los documentos administrativos emitidos por la Administración. ............. 14
Patrimonio Documental......................................................................................................... 17
Registro y Archivo ................................................................................................................. 23
Registro...................................................................................................................................23
Archivo ................................................................................................................................... 29
Archivo electrónico de documentos.................................................................................. 31
Funciones del Registro y del Archivo..................................................................................... 32
Funciones del Registro ...........................................................................................................32
Funciones del Archivo ............................................................................................................ 33
Clases de Archivos y criterios de ordenación ........................................................................ 36
Clases de Archivo ................................................................................................................... 36
- Por su titularidad .......................................................................................................... 36
- Por su ámbito funcional ............................................................................................... 36
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- Por su ámbito territorial ............................................................................................... 36
Sistema Español de Archivos ................................................................................................. 38
El Consejo de Cooperación Archivística ............................................................................ 41
Sistema de Archivos de la Administración General del Estado ........................................... 42
Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos ...................................... 48
Criterios de ordenación ......................................................................................................... 52
Tipo de ordenación ............................................................................................................ 53
Definiciones .......................................................................................................................... 56

REFERENCIAS NORMATI VAS
NORMA EN ADELANTE
Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español
Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema

Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración
General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso
Real Academia Española
Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Común de las

Administraciones Públicas.
Ley 40/2015 de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen criterios de

imagen institucional y se regula la producción documental y el material impreso de
la Administración General del Estado.
Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de

actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.
Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición,

funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de
Documentos Administrativos (modificado por el Real Decreto 487/2017, de 12 de
mayo)
Los caracteres (…) significan que la normativa continúa, pero no lo incluyo en el tema. Siempre se puede consultar en el BOE el articulado completo.

1. CONCEPTO DE DOCUMENTO.
DOCUMENTO: (…)“Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser
empleados como tales para probar algo. Cosa que sirve para testimoniar un hecho o
informar de él, especialmente del pasado”
(art. 49) DOCUMENTO: "toda expresión en lenguaje natural o

convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen,
recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte
informáticos”.
(art. 2) DOCUMENTO DE ARCHIVO: “ejemplar en cualquier tipo de

soporte, testimonio de las actividades y funciones de las personas físicas y
jurídicas, públicas o privadas.”
Tras todos estos enfoques, podemos determinar que el documento, al mismo tiempo que es
fuente de información, se reconoce legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado,
aunque no todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente.
Los documentos administrativos tienen DOS FUNCIONES PRINCIPALES:
 CONSTANCIA: aseguran la conservación de los actos de la Administración, acreditan sus efectos
y garantizan el derecho de acceso y consulta a los mismos.
 COMUNICACIÓN: sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración al
ciudadano y a otros organismos públicos.
1.1. Documento público administrativo (Art. 26)
1. Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos

por los órganos de las Administraciones Públicas. Las Administraciones Públicas emitirán los
documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su
naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.
2. Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán:
a) Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según

un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

b) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de
su posible incorporación a un expediente electrónico.
c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
d) Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
e) Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la
normativa aplicable.
Se considerarán válidos los documentos electrónicos, que, cumpliendo estos requisitos, sean
trasladados a un tercero a través de medios electrónicos.
3. No requerirán de firma electrónica, los documentos electrónicos emitidos por las

Administraciones Públicas que se publiquen con carácter meramente informativo, así como
aquellos que no formen parte de un expediente administrativo. En todo caso, será necesario
identificar el origen de estos documentos.
1.2. Documento administrativo electrónico
Documento administrativo electrónico. Art. 46
1. Se entiende por documento administrativo electrónico la información de cualquier naturaleza

en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y
susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el Esquema Nacional de
Interoperabilidad y normativa correspondiente, y que haya sido generada, recibida o incorporada por
las Administraciones Públicas en el ejercicio de sus funciones sujetas a Derecho administrativo.
2. Cuando en el marco de un procedimiento administrativo tramitado por medios electrónicos

el órgano actuante esté obligado a facilitar al interesado un ejemplar de un documento administrativo
electrónico, dicho documento se podrá sustituir por la entrega de los datos necesarios para su acceso
por medios electrónicos adecuados.

1.3. Copias
Artículo 27: Validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones
Públicas
1. Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan

atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos
administrativos o privados.
Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos.

Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes
Administraciones.
A estos efectos, la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las
Entidades Locales podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante
actuación administrativa automatizada.
Se deberá mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde constarán

los funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas que deberán ser plenamente
interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas, a los
efectos de comprobar la validez de la citada habilitación. En este registro o sistema equivalente
constarán, al menos, los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia
de registros.
2. Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o

privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las
Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado
la copia y su contenido.
Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.
3. Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y por tanto
su carácter de copias auténticas, las Administraciones Públicas deberán ajustarse a lo previsto en
el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas
técnicas de desarrollo, así como a las siguientes reglas:

a) Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia electrónica
auténtica, con o sin cambio de formato, deberán incluir los metadatos que acrediten su condición
de copia y que se visualicen al consultar el documento.
b) Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no

electrónico susceptible de digitalización, requerirán que el documento haya sido digitalizado y
deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar
el documento.
Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir un documento

en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la
imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas
figure la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema
de verificación, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los
archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor.
d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se

proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se
encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica
conteniendo copia auténtica del documento original.
A estos efectos, las Administraciones harán públicos, a través de la sede electrónica

correspondiente, los códigos seguros de verificación u otro sistema de verificación utilizado.
4. Los interesados podrán solicitar, en cualquier momento, la expedición de copias

auténticas de los documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente emitidos por
las Administraciones Públicas. La solicitud se dirigirá al órgano que emitió el documento original,
debiendo expedirse, salvo las excepciones derivadas de la aplicación de la Ley 19/2013, de 9 de
diciembre, en el plazo de quince días a contar desde la recepción de la solicitud en el registro
electrónico de la Administración u Organismo competente.
Asimismo, las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias auténticas

electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a
incorporar a un expediente administrativo.

5. Cuando las Administraciones Públicas expidan copias auténticas electrónicas, deberá
quedar expresamente así indicado en el documento de la copia.
6. La expedición de copias auténticas de documentos públicos notariales, registrales y

judiciales, así como de los diarios oficiales, se regirá por su legislación específica.
Requisitos de validez y eficacia de las copias auténticas de documentos. Art. 47
1. De acuerdo con lo previsto en el artículo 27.2 de la Ley 39/2015, de 1 de

octubre, tendrá la consideración de copia auténtica de un documento público
administrativo o privado original o de otra copia auténtica, la realizada, cualquiera que sea su soporte,
por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad
del órgano que ha realizado la copia y su contenido.
2. Las copias auténticas se expedirán siempre a partir de un original o de otra copia auténtica y
tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.
Órganos competentes para la emisión de copias auténticas de documentos en el ámbito estatal.

Art. 48
1. En el ámbito estatal, serán competentes para la expedición de copias auténticas de

documentos públicos administrativos o documentos privados, que sean documentos originales o copias
auténticas de documento original los siguientes órganos:
a) Los órganos a los que corresponda la emisión de los documentos originales.

b) Los órganos a los que corresponda la custodia y archivo de documentos.
c) Los órganos que hayan previsto sus normas de competencia.
d) Las oficinas de asistencia en materia de registros, respecto de los documentos originales o
copias auténticas presentados por las personas interesadas para que se remitan desde la Oficina a la
unidad competente para su incorporación a un expediente administrativo.
2. La expedición de copias auténticas de documentos públicos administrativos o documentos

privados, que sean documentos originales o copias auténticas de documento original, podrá llevarse a
cabo mediante actuación administrativa automatizada o por personal funcionario habilitado inscrito en
el Registro de Funcionarios Habilitados de la Administración General del Estado al que se refiere el
artículo 31 de este Reglamento.

3. Los titulares de los órganos que se relacionan en los párrafos a), b) c) y d) del apartado 1 de este
artículo designarán a los funcionarios y funcionarias habilitados para la emisión de las copias
electrónicas auténticas, que se llevará a cabo mediante el correspondiente proceso de digitalización.
Emisión de copias de documentos aportados en papel por el interesado. Art. 49
Cuando el interesado presente en papel una copia de un documento público administrativo o de

un documento privado para incorporarlo a un expediente administrativo, el proceso de digitalización por
la Administración Pública generará una copia electrónica que tendrá el mismo valor que la copia
presentada en papel.
Referencia temporal de los documentos administrativos electrónicos. Art. 50
1. Todos los documentos administrativos electrónicos deberán llevar asociadas una de las
siguientes modalidades de referencia temporal, de acuerdo con lo que determinen las normas
reguladoras de los respectivos procedimientos:
a) MARCA DE TIEMPO, entendiendo por tal la asignación por medios electrónicos de la fecha y,
en su caso, la hora a un documento electrónico.
b) SELLO ELECTRÓNICO CUALIFICADO DE TIEMPO, entendiendo por tal la asignación por

medios electrónicos de una fecha y hora a un documento electrónico con la intervención de un prestador
cualificado de servicios de confianza que asegure la exactitud e integridad de la marca de tiempo del
documento. Los sellos electrónicos de tiempo no cualificados serán asimilables a todos los efectos a las
marcas de tiempo.
2. La marca de tiempo será utilizada en todos aquellos casos en los que las normas reguladoras
no establezcan la utilización de un sello electrónico cualificado de tiempo.
La información relativa a las marcas y sellos electrónicos cualificados de tiempo se asociará a los
documentos electrónicos en la forma que determine el Esquema Nacional de Interoperabilidad y
normativa correspondiente.
3. La relación de prestadores cualificados de servicios de confianza que prestan servicios de

sellado de tiempo en el sector público deberá estar incluida en la «Lista de confianza de prestadores de
servicio de confianza».

1.4. Expediente Administrativo
Art 70. 1. Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de

documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la
resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
2. Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación

ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y
demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que
contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica
certificada de la resolución adoptada.
3. Cuando en virtud de una norma sea preciso remitir el expediente electrónico, se hará de
acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes
Normas Técnicas de Interoperabilidad, y se enviará completo, foliado, autentificado y acompañado
de un índice, asimismo autentificado, de los documentos que contenga. La autenticación del citado
índice garantizará la integridad e inmutabilidad del expediente electrónico generado desde el
momento de su firma y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que
un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.
4. No formará parte del expediente administrativo la información que tenga carácter auxiliar
o de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas,
borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o
entidades administrativas, así como los juicios de valor emitidos por las Administraciones Públicas,
salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución
administrativa que ponga fin al procedimiento.
Expediente electrónico
Configuración del expediente administrativo electrónico. Art. 51
1. El foliado de los expedientes administrativos electrónicos se llevará a

cabo mediante un índice electrónico autenticado que garantizará la integridad
del expediente y permitirá su recuperación siempre que sea preciso.

2. Un mismo documento electrónico podrá formar parte de distintos expedientes
administrativos.
3. El índice electrónico autenticado será firmado por el titular del órgano que conforme el
expediente para su tramitación o bien podrá ser sellado electrónicamente en el caso de expedientes
electrónicos que se formen de manera automática, a través de un sistema que garantice su integridad.
Ejercicio del derecho de acceso al expediente electrónico y obtención de copias de los

documentos electrónicos. Art. 52
De acuerdo con lo previsto en el artículo 53.1.a) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, el derecho de

acceso de las personas interesadas que se relacionen electrónicamente con las Administraciones
Públicas al expediente electrónico y, en su caso, a la obtención de copia total o parcial del mismo, se
entenderá satisfecho mediante la puesta a disposición de dicho expediente en el Punto de Acceso
General electrónico de la Administración competente o en la sede electrónica o sede electrónica
asociada que corresponda.
A tal efecto, la Administración destinataria de la solicitud remitirá al interesado o, en su caso a su

representante, la dirección electrónica o localizador que de acceso al expediente electrónico puesto a
disposición, garantizando aquella el acceso durante el tiempo que determine la correspondiente política
de gestión de documentos electrónicos siempre de acuerdo con el dictamen de valoración emitido por
la autoridad calificadora correspondiente, y el cumplimiento de la normativa aplicable en materia de
protección de datos de carácter personal y de transparencia y acceso a la información pública y de
patrimonio documental, histórico y cultural.
1.5. Formalización
Formalización de documentos. Art. 3
1. Todo documento que contenga actos administrativos, incluidos

los de mero trámite, debe estar formalizado.
Se entiende por formalización la acreditación de la autenticidad de la voluntad del órgano emisor,

manifestada mediante firma manuscrita o por símbolos o códigos que garanticen dicha autenticidad
mediante la utilización de técnicas o medios electrónicos, informáticos o telemáticos.

2. En los restantes documentos, especialmente en aquellos de contenido informativo, no se
exigirá formalización, siendo suficiente con la constancia del órgano autor del correspondiente
documento.
Confección de documentos. Art. 4
1. En todos los documentos que contengan actos administrativos, incluidos los de mero trámite,
cuyos destinatarios sean los ciudadanos, debe figurar un encabezamiento en el que consten al menos
los siguientes datos:
a) El título del documento, que expresará con claridad y precisión el tipo de documento, su
contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en el que se inserta.
b) El número o clave asignado para la identificación del expediente en el que se integra el

documento, con el objeto de facilitar al ciudadano su mención en las comunicaciones que dirija a la
Administración.
2. En los documentos que hayan de estar formalizados debe constar:
a) La denominación completa del cargo o puesto de trabajo del titular del órgano
administrativo competente para la emisión del documento; así como el nombre y apellidos de la
persona que formaliza el documento.
b) En los casos en que lo haga por delegación de competencias o delegación de firma se hará
constar tal circunstancia, expresando la disposición de delegación y la denominación del cargo o
puesto de trabajo de quien formaliza.
c) El lugar y la fecha en que se formalizó el documento.
d) La identificación del destinatario del documento, expresándose nombre y apellidos, si se

trata de una persona física, la denominación social en los casos de personas jurídicas privadas o la
denominación completa del órgano o entidad a la que se dirige.
Utilización de lengua cooficiales en material impreso y modelos normalizados. Art. 5
1. Los impresos normalizados que se pongan a disposición de los ciudadanos en las

dependencias situadas en el ámbito territorial de una Comunidad Autónoma con lengua
cooficial serán bilingües en castellano y en la lengua cooficial. (…)

Categorías del material impreso. Art. 7
1. El material impreso normalizado para su utilización en comunicaciones de tipo general se

clasificará en oficios, notas interiores y cartas en función, respectivamente, del carácter externo,
interno y personal o protocolario de la comunicación. (…)
3. La estructura, el formato y los supuestos de utilización de cada una de las categorías de

material impreso mencionadas en los anteriores apartados serán determinados en el Manual de
Imagen Institucional de la Administración General del Estado. (…)
Catálogo de modelos de solicitud. Art. 9
1. El Ministerio de Administraciones Públicas (Ministerio de Hacienda y Función Pública)

mantendrá permanentemente actualizado y a disposición pública un catálogo de los modelos
normalizados de solicitud elaborados por la Administración General del Estado, sus Organismos
autónomos y los Servicios Comunes y Entidades Gestoras de la Seguridad Social a partir de la
entrada en vigor de este Real Decreto. (Se gestionará por la Subsecretaría de Hacienda y Función Pública
del Ministerio de Hacienda y Función Pública).
2. Todo modelo normalizado de solicitud con efectos frente a terceros, cualquiera que sea su
soporte, deberá publicarse en el "Boletín Oficial del Estado".
3. Los modelos normalizados de solicitud que se elaboren serán remitidos al Ministerio de

Administraciones Públicas (Ministerio de Hacienda y Función Pública) para su inclusión en el catálogo
al que se refiere el apartado 1 de este artículo.
1.6. Clasificación de los documentos administrativos

emitidos por la Administración.
La clasificación que seguiremos se corresponde con la establecida en el Manual de

Documentos Administrativos (editado por el MAP, 1994). Esta clasificación parte de la base de que
cada documento contiene una declaración, una manifestación de un órgano administrativo para cumplir
un fin concreto: decidir, transmitir actos, dejar constancia y opinar o proponer actuaciones. Así pues, se
establecen cuatro categorías de documentos:
 DOCUMENTOS DE DECISIÓN O RESOLUTIVOS: contienen una declaración de
voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia

- Resoluciones: documento que contiene las decisiones del órgano competente que pone fin
al procedimiento administrativo, resolviendo todas las cuestiones que se han planteado en
el mismo.
- Acuerdos: El acuerdo es el documento que recoge las decisiones adoptadas por el órgano
competente sobre la iniciación del procedimiento y otras cuestiones que se susciten durante
su tramitación, previas a la resolución.
 DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN : comunican la existencia de hechos o actos a otras
personas, órganos o entidades:
Por su relación entre emisor y destinatario de la información se clasifican en. Internos (Emisor
y destinatario son órganos que pertenecen a una misma organización administrativa) y Externos (el
destinatario es un ciudadano o un órgano que pertenece a una organización administrativa diferente
de aquella en la que está integrado el emisor).
Por su contenido, se clasifican en:
 Notificaciones: documento por el que se comunica al interesado en un procedimiento

administrativo un acto decisivo (resolución o acuerdo) que afecta a sus intereses y derechos.
 Publicaciones: permite cumplir la obligación de transmitir un acto de decisión. Se utiliza

cuando la notificación es infructuosa, porque no se ha podido efectuar con los medios
ordinarios. Es una actuación material que consiste en insertar un acto administrativo en un
diario oficial, tablón de anuncios o medio de comunicación con el fin de comunicarlo.
 Oficios: documento que emite un organismo oficial para comunicar una actuación
administrativa prevista legalmente e integrada en un procedimiento. Son, por tanto,
documentos propios de la fase de ordenación del procedimiento. Es un documento externo
con el que se comunica alguna circunstancia del procedimiento, se requiere el cumplimiento
de alguna obligación (requerimiento) o su comparecencia para algún trámite u obligación
(citación). También documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o
unidades pertenecientes a diferentes Administraciones Públicas, o a diferentes entidades o
departamentos.
 Notas interiores: documento interno que se utiliza para la comunicación entre órganos o
unidades dependientes de un mismo órgano superior.

 Cartas: La carta es el documento empleado para las comunicaciones de carácter personal,
protocolario o de contenido general, sin relación directa con la tramitación de un
procedimiento.
 Convocatorias/anuncios: documento en el que se difunde públicamente información de

carácter general.
 Emplazamiento: convocatoria para comparecer dentro de un plazo.
 Comunicación: destinado a poner en conocimiento de los ciudadanos hechos o

circunstancias de un procedimiento administrativo.
 DOCUMENTOS DE CONSTANCIA O CONSTATACIÓN : contienen una declaración
de conocimiento de un órgano administrativo, persona o entidad pública o privada, cuya finalidad

es la acreditación de actos, hechos o efectos
o Actas: documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos.
o Diligencias: Es el documento con el que se hace constar internamente la ejecución de un

trámite del procedimiento: desglose de documentos, comparecencias de los interesados,
toma de posesión de funcionarios, cotejo o compulsa, etc…
o Certificados: documento con el que se da fe de un hecho, del contenido de un documento o

de las circunstancias que constan en archivos, registros, libros de actas, etc. Su emisión
corresponde a una persona autorizada legalmente; en los órganos colegiados, los juzgados,
los centros de enseñanza y en la Administración local, su expedición corresponde al
secretario.
o Certificados producidos por silencio administrativo: son documentos que emite un órgano
administrativo competente para dictar un acto expreso en un procedimiento administrativo
y que acredita la existencia y los efectos de un acto administrativo producido por silencio
administrativo.
 DOCUMENTOS DE JUICIO : contienen una declaración de juicio de un órgano
administrativo, persona o entidad, sobre las cuestiones de hecho o jurídicas que sean objeto de
un procedimiento administrativo.

 Informes: emitidos por autoridades u organismos distintos de los competentes para resolver,
emite opinión legal sobre una consulta específica.
 Propuestas: preceptiva.
 Moción: voluntaria.
 Dictámenes: emitidos por autoridades u organismos distintos de los competentes para

resolver, resuelve sobre la totalidad de un tema que puede originarse en una consulta.
DOCUMENTOS DE CONSTATACIÓN DE OTRO ANTERIOR : Copias.
1.7. Patrimonio Documental
Artículo 49.(…) 2. Forman parte del Patrimonio Documental los

documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por
cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe
mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las personas privadas, físicas o jurídicas,
gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios.
3. Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antigüedad
superior a los cuarenta años generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por
las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones
y asociaciones culturales y educativas de carácter privado.
4. Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antigüedad superior
a los cien años generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o
personas físicas.
5. La Administración del Estado podrá declarar constitutivos del Patrimonio Documental

aquellos documentos que, sin alcanzar la antigüedad indicada en los apartados anteriores, merezcan
dicha consideración.
Artículo 51.1. La Administración del Estado, en colaboración con las demás Administraciones
competentes, confeccionará el Censo de los bienes integrantes del Patrimonio Documental y el

Catálogo colectivo de los bienes integrantes del Patrimonio Bibliográfico conforme a lo que se
determine reglamentariamente.
2. A los efectos previstos en el apartado anterior, la Administración competente podrá recabar

de los titulares de derechos sobre los bienes integrantes del Patrimonio Documental y Bibliográfico
el examen de los mismos, así como las informaciones pertinentes para su inclusión, si procede, en
dichos Censo y Catálogo.
Artículo 52.1. Todos los poseedores de bienes del Patrimonio Documental y Bibliográfico
están obligados a conservarlos, protegerlos, destinarlos a un uso que no impida su conservación y
mantenerlos en lugares adecuados.
2. Si los obligados incumplen lo dispuesto en el apartado anterior, la Administración

competente adoptará las medidas de ejecución oportunas, conforme a lo previsto en el artículo 36.3
de la presente Ley. El incumplimiento de dichas obligaciones, cuando además sea desatendido el
requerimiento por la Administración, podrá ser causa de interés social para la expropiación forzosa
de los bienes afectados.
3. Los obligados a la conservación de los bienes constitutivos del Patrimonio Documental y

Bibliográfico deberán facilitar la inspección por parte de los organismos competentes para
comprobar la situación o estado de los bienes y habrán de permitir el estudio por los investigadores,
previa solicitud razonada de éstos. Los particulares podrán excusar el cumplimiento de esta última
obligación, en el caso de que suponga una intromisión en sus derechos a la intimidad personal y
familiar y a la propia imagen, en los términos que establece la legislación reguladora de esta materia.
4. La obligación de permitir el estudio por los investigadores podrá ser sustituida por la
Administración competente, mediante el depósito temporal del bien en un Archivo, Biblioteca o
Centro análogo de carácter público que reúna las condiciones adecuadas para la seguridad de los
bienes y su investigación.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
 Se entiende por ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS la destrucción física de unidades o series

documentales por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren,
empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su

posterior utilización. La eliminación de documentos sólo podrá llevarse a cabo, tras el
correspondiente proceso de valoración documental.
 Se entiende por VALORACIÓN DOCUMENTAL el estudio y análisis de las características históricas,
administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de la documentación.
El proceso de valoración establecerá los plazos de transferencia, la posible eliminación o

expurgo y el régimen de accesibilidad de la documentación.
Identificación, valoración y eliminación. Art. 15
1. Los grupos de trabajo de coordinación archivística de cada

Departamento ministerial presentarán sus propuestas de eliminación o en su caso, de conservación
permanente para el dictamen preceptivo por la Comisión Superior Calificadora de Documentos
Administrativos.
2. A los efectos de este Real Decreto, la eliminación de documentos, incluidos los documentos
y expedientes electrónicos, custodiados por los archivos del Sistema, sólo podrá llevarse a cabo
cumpliendo los requisitos y el procedimiento establecido en la normativa vigente.
3. En el seno de los grupos de trabajo de coordinación archivística se potenciará la elaboración

de calendarios de conservación y la valoración coordinada de series.
Los calendarios de conservación, determinarán para cada serie o agrupación documental, las
fases de actividad, semiactividad o inactividad administrativa y delimitarán los períodos de
permanencia de los documentos en cada uno de los tipos de archivo definidos según el ciclo vital. En
ningún caso se transferirán al Archivo Intermedio agrupaciones documentales cuando previamente
la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos haya dictaminado su eliminación.
(…)
Tiempo de conservación y destrucción de documentos. Art. 53
1. Los documentos presentados por el interesado en soporte papel que por

cualquier circunstancia no le puedan ser devueltos en el momento de su
presentación, una vez digitalizados serán conservados a su disposición durante seis meses para que
pueda recogerlos, independientemente del procedimiento administrativo al que se incorporen o de la

Administración Pública a que vayan dirigidos, salvo que reglamentariamente la Administración
correspondiente establezca un plazo mayor.
2. Los documentos presentados por el interesado en formato electrónico dentro de un

dispositivo, que por cualquier circunstancia no le puedan ser devueltos en el momento de su
presentación, una vez incorporados al expediente serán conservados a su disposición durante seis meses
para que pueda recogerlos, independientemente del procedimiento administrativo al que se incorporen
o de la Administración Pública a que vayan dirigidos, salvo que reglamentariamente la Administración
correspondiente establezca un plazo mayor.
3. Transcurrido el plazo previsto en los apartados anteriores, la destrucción de los documentos se

realizará de acuerdo con las competencias del Ministerio de Cultura y Deporte o del órgano competente
de la comunidad autónoma, y siempre que no se trate de documentos con valor histórico, artístico u otro
relevante o de documentos en los que la firma u otras expresiones manuscritas o mecánicas confieran
al documento un valor especial.
4. Cuando la generación de copias electrónicas auténticas se realice a partir de documentos

originales o copias auténticas de documentos en soporte no electrónico que se conserven formando
parte de sus correspondientes expedientes y series documentales en cualesquiera de las oficinas,
archivos o dependencias de cualquier organismo de las Administraciones públicas, dichos documentos
originales o copias auténticas de documentos en soporte no electrónico se restituirán a sus oficinas,
archivos o dependencias de origen, donde les será de aplicación la normativa específica en materia de
archivos y conservación del patrimonio documental en su respectivo ámbito y siguiendo lo establecido
por las autoridades calificadoras que correspondan.
5. En el ámbito estatal, se estará a lo preceptuado en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de

noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control
de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos
públicos y entidades de derecho público y la conservación de documentos administrativos en soporte
distinto al original.
Conservación de documentos electrónicos. Art. 54
1. De acuerdo con lo previsto en el artículo 46 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, las

Administraciones Públicas, así como sus organismos públicos y entidades de derecho público vinculados
o dependientes, deberán conservar en soporte electrónico todos los documentos que formen parte de

un expediente administrativo y todos aquellos documentos con valor probatorio creados al margen de
un procedimiento administrativo.
La copia electrónica auténtica generada conforme a lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley

39/2015, de 1 de octubre, tiene la consideración de patrimonio documental a efectos de aplicación de la
Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español o la normativa autonómica
correspondiente, siendo el periodo de conservación de los documentos el establecido por las
autoridades calificadoras que correspondan.
2. Cada Administración Pública, regulará los períodos mínimos de conservación de los

documentos electrónicos, que formen parte del expediente de un procedimiento cuya tramitación haya
concluido, conforme a su normativa específica de archivos y patrimonio documental.
Cuando se tenga conocimiento por la Administración Pública, organismo o entidad de la

existencia de procedimientos judiciales que afecten o puedan afectar a documentos electrónicos, estos
deberán conservarse a disposición de los órganos jurisdiccionales, hasta tanto exista constancia de la
terminación del procedimiento judicial correspondiente en las sucesivas instancias, por haber recaído
resolución no susceptible de recurso o procedimiento alguno ante órganos jurisdiccionales nacionales o
internacionales.
3. La conservación de los documentos electrónicos deberá realizarse de forma que permita su

acceso y comprenda, como mínimo, su identificación, contenido, metadatos, firma, estructura y
formato.
También será posible la inclusión de su información en bases de datos siempre que, en este último
caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen de los
documentos, así como para la comprobación de la identificación o firma electrónica de dichos datos.
Los plazos de conservación de esta información están sujetos a los mismos plazos establecidos
para los correspondientes documentos electrónicos.
4. Para asegurar la conservación, acceso y consulta de los documentos electrónicos archivados

con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión, se podrán trasladar los datos a otros
formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones, de acuerdo con lo previsto
en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre y en la normativa específica de archivos y patrimonio
documental, histórico y cultural.

Asimismo, se planificarán las actuaciones de preservación digital que garanticen la conservación
a largo plazo de los documentos digitales y permitan de esta forma dar cumplimiento a lo establecido
en el párrafo anterior
5. En todo caso, bajo la supervisión de los responsables de la seguridad y de los responsables de

la custodia y gestión del archivo electrónico y de los responsables de las unidades productoras de la
documentación se establecerán los planes y se habilitarán los medios tecnológicos para la migración de
los datos a otros formatos y soportes que permitan garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad,
conservación y acceso al documento cuando el formato de los mismos deje de figurar entre los
admitidos por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente.

2. CONCEPTO REGISTRO Y ARCHIVO
2.1. Registro
Registros. Art. 16
1. Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se

hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se
reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a
éstos. También se podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros
órganos o particulares.
Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer

de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro
Electrónico General de la Administración de la que depende.
El Registro Electrónico General de cada Administración funcionará como un portal que facilitará
el acceso a los registros electrónicos de cada Organismo. Tanto el Registro Electrónico General de
cada Administración como los registros electrónicos de cada Organismo cumplirán con las garantías
y medidas de seguridad previstas en la legislación en materia de protección de datos de carácter
personal.
Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el diario oficial

correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de
acceso al registro. En todo caso, las disposiciones de creación de registros electrónicos especificarán
el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados
como inhábiles.
En la sede electrónica de acceso a cada registro figurará la relación actualizada de trámites que
pueden iniciarse en el mismo.
2. Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los

documentos, e indicarán la fecha del día en que se produzcan. Concluido el trámite de registro, los
documentos serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas
correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.

3. El registro electrónico de cada Administración u Organismo garantizará la constancia, en
cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su
presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u
órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del documento que se
registra. Para ello, se emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del
documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de
registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que
garantice la integridad y el no repudio de los mismos.
4. Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas
podrán presentarse:
a) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los

restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que se refiere el artículo 2.1.
b) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
d) En las oficinas de asistencia en materia de registros.
e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
Los registros electrónicos de todas y cada una de las Administraciones, deberán ser plenamente
interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la
transmisión telemática de los asientos registrales y de los documentos que se presenten en cualquiera
de los registros.
5. Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas,

deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 y demás normativa aplicable, por
la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación
al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de
aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos
presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico
no susceptibles de digitalización.
Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar

determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de

personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros
motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.
6. Podrán hacerse efectivos mediante transferencia dirigida a la oficina pública correspondiente

cualesquiera cantidades que haya que satisfacer en el momento de la presentación de documentos a
las Administraciones Públicas, sin perjuicio de la posibilidad de su abono por otros medios.
7. Las Administraciones Públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de
las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos.
8. No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo

régimen especial establezca otra forma de presentación.
Artículo 31 Cómputo de plazos en los registros
1. Cada Administración Pública publicará los días y el horario en el que deban permanecer
abiertas las oficinas que prestarán asistencia para la presentación electrónica de documentos,
garantizando el derecho de los interesados a ser asistidos en el uso de medios electrónicos.
2. El registro electrónico de cada Administración u Organismo se regirá a efectos de cómputo

de los plazos, por la fecha y hora oficial de la sede electrónica de acceso, que deberá contar con las
medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad y figurar de modo accesible y visible.
El funcionamiento del registro electrónico se regirá por las siguientes reglas:
a) Permitirá la presentación de documentos todos los días del año durante las veinticuatro
horas.
b) A los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles, y en lo que se refiere al
cumplimiento de plazos por los interesados, la presentación en un día inhábil se entenderá realizada
en la primera hora del primer día hábil siguiente salvo que una norma permita expresamente la
recepción en día inhábil.
Los documentos se considerarán presentados por el orden de hora efectiva en el que lo fueron
en el día inhábil. Los documentos presentados en el día inhábil se reputarán anteriores, según el mismo
orden, a los que lo fueran el primer día hábil posterior.

c) El inicio del cómputo de los plazos que hayan de cumplir las Administraciones Públicas vendrá
determinado por la fecha y hora de presentación en el registro electrónico de cada Administración u
Organismo. En todo caso, la fecha y hora efectiva de inicio del cómputo de plazos deberá ser
comunicada a quien presentó el documento.
3. La sede electrónica del registro de cada Administración Pública u Organismo, determinará,

atendiendo al ámbito territorial en el que ejerce sus competencias el titular de aquélla y al calendario
previsto en el artículo 30.7, los días que se considerarán inhábiles a los efectos previstos en este artículo.
Este será el único calendario de días inhábiles que se aplicará a efectos del cómputo de plazos en los
registros electrónicos, sin que resulte de aplicación a los mismos lo dispuesto en el artículo 30.6.
Registros, comunicaciones y notificaciones electrónicas
Registro electrónico. Art. 37
1. Las Administraciones Públicas dispondrán de registros electrónicos para la recepción y

remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones, que deberán ser plenamente interoperables de
manera que se garantice su compatibilidad informática e interconexión en los términos previstos en el
artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre y en el artículo 60 de este Reglamento.
2. Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General en el que hará el asiento de

todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, organismo
público o entidad de derecho público vinculado o dependiente. Los organismos públicos y entidades de
derecho público vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de su propio
registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de
la Administración a la que estén vinculados o de la que dependan.
3. Los registros electrónicos admitirán:
a) Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y

trámites que se especifiquen conforme a lo dispuesto en la norma de creación del registro,
cumplimentados de acuerdo con formatos preestablecidos.
b) Cualquier solicitud, escrito o comunicación distinta de los mencionados en el párrafo anterior

dirigido a cualquier Administración Pública.

4. De acuerdo con el artículo 16.8 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, no se tendrán por
presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen especial establezca otra
forma de presentación. En estos supuestos, el órgano administrativo competente para la tramitación
del procedimiento comunicará esta circunstancia al interesado e informará de los requisitos exigidos por
la legislación específica aplicable
Registro Electrónico General de la Administración General del Estado. Art. 38
1. El Registro Electrónico General de la Administración General del Estado será gestionado por el
Ministerio de Política Territorial y Función Pública en colaboración con el Ministerio de Asuntos
Económicos y Transformación Digital y se configura como el conjunto agregado de:
a) Los asientos practicados a través de las aplicaciones de que dispongan las unidades que
realicen anotaciones en registro.
b) Las anotaciones que se realicen en cualquier aplicación que proporcione soporte a

procedimientos específicos.
c) Las anotaciones que se practiquen por medio del servicio electrónico para la presentación de
solicitudes, escritos y comunicaciones que no dispongan de modelos normalizados de presentación,
independientemente de las Administraciones Públicas u organismos públicos o entidades de derecho
público vinculados o dependientes a las que vayan dirigidos. Dicho servicio electrónico será accesible
desde la sede electrónica del PAGe de la Administración General del Estado.
2. Las anotaciones en el Registro General de la Administración General del Estado tendrán plena
eficacia y validez para todas las Administraciones Públicas.
Oficinas de asistencia en materia de registros en el ámbito de la Administración General del

Estado. Art. 40
1. Las Oficinas de asistencia en materia de registros tienen naturaleza de órgano administrativo

de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.
La creación de nuevas Oficinas, así como la modificación o supresión de las existentes se realizará
conforme a lo previsto en el artículo 59.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.
2. La Administración General del Estado contará con un directorio geográfico de las Oficinas de
asistencia en materia de registros que será gestionado por el Ministerio de Política Territorial y Función
Pública. A tal efecto, el órgano del que dependa la correspondiente Oficina de asistencia deberá

comunicar de forma inmediata al citado Ministerio la aprobación de la norma por la que se cree,
modifique o suprima dicha oficina, de acuerdo con lo establecido en el Esquema Nacional de
Interoperabilidad, garantizando su actualización permanente.
3. Las Oficinas de asistencia en materia de registros desarrollarán las siguientes funciones:
a) La digitalización de las solicitudes, escritos y comunicaciones en papel que se presenten o sean

recibidos en la Oficina y se dirijan a cualquier órgano, organismo público o entidad de derecho público
de cualquier Administración Pública, así como su anotación en el Registro Electrónico General o Registro
electrónico de cada organismo o entidad según corresponda.
b) La anotación, en su caso, de los asientos de salida que se realicen de acuerdo con lo dispuesto
en el artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
c) La emisión del correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación de

solicitudes, comunicaciones y documentos que presenten las personas interesadas.
d) La expedición de copias electrónicas auténticas tras la digitalización de cualquier documento

original o copia auténtica que presenten las personas interesadas y que se vaya a incorporar a un
expediente administrativo a través de dicha oficina en el registro electrónico correspondiente.
e) La información en materia de identificación y firma electrónica, para la presentación de

solicitudes, escritos y comunicaciones a través de medios electrónicos en los trámites y procedimientos
para los que se haya conferido habilitación.
f) La identificación o firma electrónica del interesado, cuando se trate de una persona no obligada
a la relación electrónica con la Administración, en los procedimientos administrativos para los que se
haya previsto habilitación.
g) La práctica de notificaciones, en el ámbito de actuación de esa Oficina, cuando el interesado o

su representante comparezcan de forma espontánea en la Oficina y solicite la comunicación o
notificación personal en ese momento.
h) La comunicación a las personas interesadas del código de identificación del órgano, organismo
público o entidad a la que se dirige la solicitud, escrito o comunicación.
i) La iniciación de la tramitación del apoderamiento presencial apud acta en los términos previstos
en el artículo 6 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

j) Cualesquiera otras funciones que se les atribuyan legal o reglamentariamente.
Sistema de Interconexión de Registros. Artículo 60
1. Las aplicaciones o sistemas de información para el tratamiento del Registro Electrónico

General de cada Administración, así como del registro electrónico de cada organismo público o entidad
de derecho público vinculado o dependiente, deberán ser interoperables.
2. Las interconexiones entre Registros de las Administraciones Públicas deberán realizarse a

través del Sistema de Interconexión de Registros (SIR) gestionado por el Ministerio de Asuntos
Económicos y Transformación Digital en colaboración con el Ministerio de Política Territorial y Función
Pública de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en la correspondiente
Norma Técnica.
3. En el ámbito de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y entidades

de derecho público vinculados o dependientes las aplicaciones o sistemas de información para el
tratamiento del Registro Electrónico General de la Administración General del Estado, así como del
registro electrónico de cada organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente,
deberán permitir la interoperabilidad con los sistemas de gestión de expedientes de las unidades de
tramitación correspondientes.
2.2. Archivo
El archivo es el conjunto de documentos de cualquier fecha, sobre cualquier soporte material,

producidos o recibidos por una persona física o jurídica y destinada al servicio de un organismo
público o privado, en el ejercicio de su actividad.
El principio fundamental de los archivos es el carácter único de los documentos, lo que supone
que el documento a archivar es irrepetible, aunque exteriormente se pueda parecer mucho a otros
de su misma serie.
Este principio de unicidad le viene otorgado por tres características:
 Integridad que hace referencia a sus características internas y externas.

 Autenticidad, que indica que se corresponde con su autor, fecha y lugar que en él se
consigna.

 Objetividad que hace referencia a la relación existente del documento con el hecho
documental, presentando los hechos tal como se produjeron.
Artículo 17. Archivo de documentos
1. Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los

documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos
establecidos en la normativa reguladora aplicable.
2. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar

la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia
del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los
datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La
eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa
aplicable.
3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de
seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la
integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos
almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así
como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.
Artículo 46. Archivo electrónico de documentos
1. Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se

almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando no sea posible.
2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos
o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el
mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad
e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad
de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes
aplicaciones.
3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de
seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la
integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos

almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el
cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos, así como la
recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las
Administraciones Públicas que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de
vida de los servicios y sistemas utilizados.
Archivo electrónico de documentos
Archivo electrónico único. Art. 55
1. El archivo electrónico único de cada Administración es el conjunto de

sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes
electrónicos, así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los
procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes.
2. En el archivo electrónico único de la Administración General del Estado serán accesibles todos
los documentos y expedientes electrónicos del sector público estatal una vez finalizados los
procedimientos y en los plazos determinados por la Comisión Superior Calificadora de Documentos
Administrativos de acuerdo con lo que se desarrolle reglamentariamente.
La gestión del archivo electrónico único garantizará la autenticidad, conservación, integridad,

confidencialidad, disponibilidad y cadena de custodia de los expedientes y documentos almacenados,
así como su acceso, en las condiciones exigidas por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el
Esquema Nacional de Seguridad, por la normativa de transparencia, acceso a la información pública y
buen gobierno, por la legislación de archivos y patrimonio histórico y cultural y por la normativa
específica que sea de aplicación, de acuerdo con lo que se desarrolle reglamentariamente.

3. FUNCIONES DEL REGISTRO Y DEL ARCHIV O.
3.1. Funciones del Registro
La función primordial del Registro es dar fe de la existencia de los documentos registrados.

Esta función de dejar constancia se manifiesta en tres vertientes:
o Positiva: dejando constancia de que un documento registrado ha entrado o salido.

o Negativa: dejando constancia de que si un documento no está registrado es porque no ha
entrado o no ha salido.
o Cronológica: se da fe de la fecha del documento registrado
Podemos decir que las funciones del Registro son:
- Describir el documento registrado

- Servir de garantía legal
- Realizar funciones inventarías y estadísticas sobre los documentos
Servir como medio de control y tramitación de los expedientes administrativos.
Presentación y tratamiento de documentos en registro. Art. 39
1. Las Administraciones Públicas podrán determinar los formatos y

estándares a los que deberán ajustarse los documentos presentados por las personas interesadas en el
registro siempre que cumplan con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa
correspondiente.
2. En el caso de que se detecte código malicioso susceptible de afectar a la integridad o seguridad

del sistema en documentos que ya hayan sido registrados, se requerirá su subsanación al interesado que
los haya aportado de acuerdo con lo previsto en el artículo 14.3 de este Reglamento.
3. Los documentos en soporte no electrónico se presentarán a través de las oficinas de asistencia

en materia de registros. Cuando se presenten documentos originales o copias auténticas en soporte no
electrónico, desde el momento en que sean digitalizados conforme a lo dispuesto en las
correspondientes normas técnicas de interoperabilidad, tendrán la consideración de copia electrónica
auténtica de documento en soporte papel con la misma validez para su tramitación que los documentos

aportados en soporte papel, conforme a las previsiones del artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
4. Cuando el tamaño de los documentos registrados exceda la capacidad que se determine para
el Sistema de Interconexión de Registros (SIR), su remisión a la Administración y órgano al que van
dirigidos podrá sustituirse por la puesta a disposición de los documentos, previamente depositados en
un repositorio de intercambio de ficheros.
En ámbito de la Administración General del Estado dicho repositorio de intercambio de ficheros

será de titularidad pública y tanto los documentos depositados como los datos que estos contengan no
podrán ser utilizados para fines distintos a los previstos en la normativa que regule el procedimiento
para el que han sido objeto de registro.
5. Los documentos presentados en las oficinas de asistencia en materia de registro serán

devueltos a las personas interesadas inmediatamente tras su digitalización o, en caso contrario, se les
aplicará lo previsto en el artículo 53 de este Reglamento.
6. El archivo de los documentos intercambiados por registro corresponderá al órgano

competente para la tramitación del procedimiento, de acuerdo al plazo que determine su normativa.
3.2. Funciones del Archivo
La función elemental del Archivo es garantizar la conservación de los documentos como

prueba de las actividades de la Administración y testimonio del derecho y deberes de los ciudadanos.
Además, destacan también entre sus funciones:
o Recoger la documentación
Consiste en la recepción del archivo en las instalaciones de la documentación tramitada y

recibida por la institución u organismo titular del archivo. Las distintas oficinas o dependencias
deberán transferir para su custodia al archivo aquellos documentos cuya tramitación esté totalmente
terminada.
Hay dos tipos de transferencias:

- Ordinaria o directa: es la realizada normalmente en archivos como acto final de todo
procedimiento administrativo. Consiste en la recepción de la documentación de tramitación
concluida.
- Extraordinaria o indirecta: es la que permite la recepción de la documentación al margen del

procedimiento regular u ordinario, es decir, a través de compra, donación, depósito o
devolución.
o Conservar y custodiar los documentos
Consiste en la necesidad de custodiar la documentación en las mejores condiciones, es decir,

garantizando la mayor seguridad y en el orden más adecuado.
Estos dos principios se llevan a cabo a través de:
 la adopción de medidas destinadas a asegurar la perdurabilidad de los documentos como

por ejemplo, con el control de las instalaciones, la prevención del deterioro, la restauración
e incluso la reproducción de los más deteriorados.
 la aplicación de los criterios y métodos de organización documental (clasificación y

ordenación)
o Servir a la comunidad
El objetivo final del archivo es el de servir, entendido como difusión del patrimonio
documental, poniendo a disposición de los usuarios los documentos y la información en ellos
contenida, incluyendo la comunicación y difusión de los mismos que engloba tareas como la
información, el préstamo, la consulta, la reproducción o las certificaciones.
TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. Art. 14
1. Con carácter general, los archivos integrados en el Sistema (de Archivos de la AGE)
desarrollarán las siguientes funciones, en todas las fases del ciclo vital de los documentos:
a) Garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos públicos, en la forma dispuesta en

el capítulo siguiente.

b) Facilitar a las unidades productoras el acceso a sus documentos.
c) Dar a los documentos el tratamiento técnico archivístico adecuado, según las normas
internacionales y nacionales y las instrucciones y recomendaciones emanadas de la Comisión de
Archivos de la Administración General del Estado, aplicables en función de la fase en que se
encuentren los documentos de archivo, incluyendo las actuaciones pertinentes de conservación
preventiva y activa.
d) Atender a lo dispuesto en los calendarios de conservación, en cuanto a los plazos de acceso,

transferencia y, en su caso, eliminación de las series documentales custodiadas en cada tipo de
archivo.
e) Colaborar en el desarrollo de los programas de digitalización, reproducción, descripción,

planes archivísticos y otras actuaciones que puedan impulsarse desde los órganos de decisión del
Sistema.
f) Emplear las nuevas tecnologías en el desarrollo de sus funciones y actividades.
g) Garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad, confidencialidad y

conservación de los documentos y expedientes electrónicos recibidos o almacenados, según lo
establecido por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios
públicos, en los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad, y demás normativa de
desarrollo.

4. CLASES DE ARCHIVOS Y CRI TERIOS DE ORDENACIÓN
4.1. Clases de Archivo
Los criterios para clasificar los archivos son muy numerosos. En este tema vamos a estudiar
los más importantes: por su titularidad, por su ámbito funcional, por su ámbito territorial y por su
finalidad principal.
- Por su titularidad podemos clasificar los archivos en:
o Públicos: recogen documentos tramitados por la Administración Pública y por

instituciones de interés público.
o Privados: constituidos por documentos recopilados por personas o entidades privadas.

Se clasifican a su vez en:
 Notariales o de protocolo.
 Eclesiásticos: ya sean catedralicios, monacales o parroquiales.
 Particulares: como los de los Duques de Alba y Medinaceli
- Por su ámbito funcional:
o Generales: como el Archivo Histórico Nacional, el Archivo de Simancas, el Archivo de

Indias o el Archivo de Alcalá de Henares.
o Especiales: como los de las Reales Cancillerías de Valladolid y Granada, el del Palacio
Real, el de las Cortes o el del Archivo Militar de Segovia.
- Por su ámbito territorial:
o Ministeriales
o Regionales: que contienen documentos referentes a los organismos políticos de los

antiguos Reinos como el de la Corona de Aragón, Valencia, Mallorca, etc.
o Provinciales

o Municipales
Por su finalidad principal podemos clasificar los archivos en:
a) Administrativos
Conservan los documentos útiles para el funcionamiento de la Administración. En función de

su orden cronológico se pueden clasificar en:
Archivos de Gestión o de Oficina
Son aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la
custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta
administrativa. Estos documentos, una vez concluida su tramitación o su etapa de utilización y
consulta, serán objeto de transferencia al archivo central del Departamento respectivo, de acuerdo
con los plazos establecidos durante el proceso de valoración.
Como consecuencia de la plena vigencia de los documentos que están en este archivo, no se
puede eliminar ninguno.
Los archivos de Gestión no pueden ser consultados libremente por los particulares. Sólo se
prevé su consulta una vez que están en los Archivos Centrales.
Las personas encargadas de estos archivos son los propios funcionarios que están tramitando
los expedientes administrativos por lo que la organización del archivo obedece principalmente a
razones de utilidad para localizar rápidamente los documentos archivados en función de su
utilización.
Existen archivos de Gestión en todas las Administraciones Públicas y a todos los niveles
administrativos.
Archivos Centrales
Se encargan de recoger posteriormente la documentación de los Archivos de Gestión.

Actualmente hay uno en cada Ministerio.
Anualmente, las dependencias de cada Administración pública remitirán al Archivo Central

del Ministerio a que pertenezcan la totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos
administrativos de resolución que afecten a de algún modo a derechos o intereses de Estado o de los

administrados, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se hayan practicado por la
Administración las actuaciones conducentes a la total ejecución de sus pronunciamientos.
Archivos Intermedios o Archivo General de la Administración Civil
La documentación de los Archivos Centrales de los Ministerios se trasladará al Archivo

Intermedio o General de la Administración Civil al cumplirse los quince años de su ingreso en los
mismos. No obstante, aquellas series documentales que tengan poco uso y se consulten raramente
podrán ser enviadas al Archivo General antes de cumplir el plazo indicado, con aprobación del
Subsecretario del Departamento Ministerial.
El Archivo Intermedio formulará propuesta a la Dirección General de Bellas Artes y Archivos

para remitir al Archivo Histórico Nacional la documentación que con más de veinticinco años de
antigüedad carezca, a su juicio, de validez administrativa y tenga valor histórico.
La documentación conservada en el Archivo Intermedio se considerará en todo momento al

servicio de los organismos que la hubieran remitido
. El Archivo deberá facilitar cualquier información, copio o certificación que le soliciten, e

incluso remitirle la documentación original si así lo requieren.
b) Históricos
Son los que custodian y conservan la documentación de los archivos e intermedios que han
perdido por completo sus posibilidades de actividad administrativa y, por lo tanto, su utilización por
los organismos. Su valoración individual es la que aconseja su conservación permanente como
patrimonio documental. Destacan el Archivo Histórico Nacional, el Archivo General de Simancas, el
Archivo de la Corona de Aragón o el Archivo general de Indias.
4.2. Sistema Español de Archivos
El Sistema Español de Archivos. Art. 3
1. El Sistema Español de Archivos previsto en el artículo 66 de la Ley 16/1985, de 25 de junio,

del Patrimonio Histórico Español, comprende el conjunto de órganos, centros, sistemas y medios
que, mediante relaciones de cooperación y coordinación, actúan conjuntamente con la finalidad de

desarrollar los servicios archivísticos para facilitar el acceso de los ciudadanos a los archivos públicos
en los términos establecidos en la normativa general.
2. Forman parte del Sistema Español de Archivos:
a) El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos.
b) Los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales, locales, en función de las relaciones

de cooperación, basadas en el principio de voluntariedad, que se establezcan, y sin perjuicio de la
aplicación de su respectiva normativa.
c) Los archivos de todo tipo de entidades públicas y privadas incorporadas al sistema mediante
los correspondientes acuerdos y convenios.
3. En el marco del Sistema Español de Archivos, cada Administración, de acuerdo con sus
competencias, promoverá un desarrollo equilibrado, coherente e innovador del conjunto de archivos
y sistemas existentes en España y fomentará la igualdad de todos los ciudadanos en el acceso a un
servicio público de calidad.
4. El Ministerio de Cultura, como órgano coordinador del Sistema, y en cooperación con los
responsables de los correspondientes archivos, asegurará la conservación y difusión del patrimonio
documental y su defensa frente a la expoliación. Con tal fin:
a) Elaborará el Censo-Guía de Archivos de los bienes integrantes del Patrimonio Documental.
b) Asegurará el mantenimiento y la difusión selectiva de la información bibliográfica

especializada en materia de archivos y otras disciplinas afines.
c) Promoverá la formación permanente del personal de los archivos con medios adecuados y
suficientes, así como el fomento del intercambio de archiveros mediante el desarrollo de programas
nacionales e internacionales en cooperación con las Comunidades Autónomas.
d) Impulsará la investigación científica y el desarrollo e innovación tecnológica dentro del

ámbito archivístico, así como la realización de proyectos de investigación en cooperación con otras
instituciones científicas y culturales, en colaboración con las Comunidades Autónomas. Los archivos
podrán ser centros promotores de proyectos de investigación y los archiveros podrán presentarse
como personal investigador a convocatorias nacionales e internacionales.

e) Promoverá la creación de plataformas y proyectos digitales de acuerdo con los criterios de
accesibilidad en línea, digitalización de fondos, preservación y duplicación con fines de difusión y la
colaboración en proyectos de desarrollo de contenidos digitales promovidos por las
administraciones públicas.
f) Impulsará la cooperación con otros países y ámbitos culturales, especialmente con los países
de la Unión Europea, de Iberoamérica y del Mediterráneo, en programas de digitalización y en la
elaboración y desarrollo de plataformas y portales en Internet, con el fin de fomentar el conocimiento
y la difusión de los documentos que forman parte de una historia común.
La cooperación archivística. Art. 4
1. La cooperación archivística comprende los vínculos que, con carácter voluntario, se

establecen entre los archivos y los sistemas archivísticos dependientes de las diferentes
administraciones públicas y de todo tipo de entidades o personas físicas para intercambiar
información y servicios, conocimientos especializados y medios técnicos, con la finalidad de
optimizar los recursos y desarrollar los servicios que prestan los archivos.
2. Las relaciones de la Administración General del Estado con los sistemas archivísticos
autonómicos se regularán por lo establecido en los respectivos convenios de colaboración que, con
tal fin, se suscriban con las Comunidades Autónomas.
3. La Administración General del Estado, en colaboración con el resto de las Administraciones

Públicas y todo tipo de entidades privadas, promoverá e impulsará la cooperación archivística
mediante:
a) El establecimiento de planes generales y específicos, que deberán ser aprobados por el

Consejo de Ministros.
b) La suscripción de convenios y otros instrumentos de cooperación entre las administraciones

públicas y con los archivos de titularidad privada.
c) El impulso del funcionamiento de los Patronatos de los Archivos Históricos de carácter

nacional y de los órganos colegiados en materia archivística con presencia de la Administración
General del Estado.
d) La presencia española en organismos y organizaciones internacionales y la participación en

proyectos supranacionales.

El Consejo de Cooperación Archivística
El Consejo de Cooperación Archivística. Art. 5
1. El Consejo de Cooperación Archivística, como órgano adscrito al Ministerio de Cultura y

Deporte, a través de la Secretaría General de Cultura y Deporte *(modificado por la disposición final 2 del
Real Decreto 509/2020, de 5 de mayo, en la redacción dada por el art. 2.10 del Real Decreto 124/2022, de 15 de
febrero), es el órgano de cooperación entre las administraciones públicas en materia de archivos.
2. Son funciones del Consejo:
a) La promoción de la integración de los sistemas archivísticos de titularidad pública y archivos

privados en el Sistema Español de Archivos.
b) La elaboración de criterios uniformes para el desarrollo de los servicios archivísticos.
c) La propuesta y promoción del desarrollo de políticas públicas, directrices y estrategias

relativas a la administración de archivos y patrimonio documental, con especial atención a la
implantación de las nuevas tecnologías en la gestión de los archivos.
d) Informar los planes de cooperación archivística previstos en el artículo 4.3 letra a) y proceder
a su seguimiento y, eventualmente, a la propuesta de su actualización.
e) La promoción y el fomento de la formación profesional y el intercambio en el ámbito

archivístico.
f) El impulso de la cooperación internacional.
3. Presidirá el Consejo de Cooperación Archivística el titular de la Secretaría General de Cultura

y Deporte*(modificado por la disposición final 2 del Real Decreto 509/2020, de 5 de mayo, en la redacción dada
por el art. 2.10 del Real Decreto 124/2022, de 15 de febrero).
4. Componen el Consejo de Cooperación Archivística, junto con su Presidente, seis

representantes de la Administración General del Estado, con rango de director general o
equivalente, designados por los Ministerios de Asuntos Exteriores y de Cooperación, Defensa,
Economía y Hacienda, Presidencia, Política Territorial y Administraciones Públicas y Cultura, un
representante de cada Comunidad Autónoma, tres representantes de las administraciones locales,
designados por la asociación de entidades locales de ámbito estatal con mayor implantación y un
representante del Consejo de Universidades.

5. La Secretaría del Consejo corresponderá a un funcionario del Ministerio de Cultura, que
actuará en el Pleno con voz pero sin voto.
Sistema de Archivos de la Administración General del Estado
Definición. Art. 6
El Sistema de Archivos de la Administración General del

Estado es el conjunto de sistemas archivísticos departamentales, órganos, archivos y centros de la
Administración General del Estado y de sus organismos públicos, que actúan de manera coordinada
con la finalidad de garantizar la correcta gestión de los fondos, colecciones, documentos y otras
agrupaciones documentales producidos o reunidos en el ejercicio de sus competencias y facilitar el
acceso de los ciudadanos a los mismos.
Composición. Art. 7
Integran el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado los archivos, centros,
servicios y, en su caso, sistemas archivísticos de los departamentos ministeriales, y de sus organismos
públicos existentes y los que en el futuro puedan crearse reglamentariamente.
La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado actuará como coordinadora

del Sistema.
Clases de Archivos. Art. 8
Los Archivos del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, atendiendo al
ciclo vital de los documentos, se clasifican en:
a) Archivos de oficina o de gestión. (1ª edad).

b) Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes
de los mismos. (2ª edad)
c) Archivo intermedio. (3ª edad)
d) Archivos históricos. (4ª edad)
 ARCHIVOS DE OFICINA O DE GESTIÓN. ART. 9
Son aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la
custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta
administrativa. Estos documentos, una vez concluida su tramitación o su etapa de utilización y

consulta, serán objeto de transferencia al archivo central del Departamento respectivo, de acuerdo
con los plazos establecidos durante el proceso de valoración. Los archivos de oficina o de gestión
cumplirán las siguientes funciones:
1º Apoyar la gestión administrativa.

2º Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora.
3º Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades.
4º Transferir los documentos al Archivo central, en la forma y tiempo establecidos en el
correspondiente calendario de conservación elaborado de manera conjunta con el Archivo Central,
una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora.
5º Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo
central.
 ARCHIVOS GENERALES O CENTRALES DE LOS MINISTERIOS Y DE LOS ORGANISMOS

PÚBLICOS DEPENDIENTES DE LOS MISMOS. ART. 10
1. Son aquellos archivos existentes en los Ministerios y organismos públicos para la custodia
de los documentos, una vez finalizada su tramitación y transcurridos los plazos establecidos por la
normativa vigente o en los calendarios de conservación.
El Archivo Central cumplirá las siguientes funciones:
1º Coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de gestión, así como

proporcionar el asesoramiento técnico necesario a las unidades y a su archivo de gestión, con el fin
de conseguir la correcta conservación y tratamiento técnico de los documentos de archivo, de
acuerdo con las normas específicas que correspondan a cada serie documental.
2º Llevar a cabo el proceso de identificación de series y elaborar el cuadro de clasificación.
3º Describir las fracciones de serie conforme a las normas internacionales y nacionales de

descripción archivística.
4º Llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar las correspondientes

propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, en aplicación
del procedimiento establecido por la normativa vigente.

5º Tramitar, en su caso, los expedientes de eliminación de documentos, una vez cumplidos
los requisitos exigidos por la normativa vigente y de acuerdo con los calendarios de conservación
aprobados.
6º Realizar las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al archivo intermedio,

acompañadas de su correspondiente relación de entrega.
7º Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto de

cada una de las transferencias.
8º Participar en los equipos multidisciplinares encargados del diseño e implementación de

los sistemas de gestión de los procedimientos administrativos tramitados en soporte electrónico.
2. Los órganos competentes de cada Ministerio propondrán los calendarios de conservación

y acceso de los documentos que custodian en los diferentes archivos previstos en este artículo,
comunicándolos a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos
 ARCHIVO INTERMEDIO. ART. 11
El archivo intermedio es la institución responsable de la custodia de los documentos

generados y reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y sus organismos públicos, una
vez finalizada su fase activa conforme a lo establecido en los calendarios de conservación. El Archivo
General de la Administración, es el archivo intermedio de la Administración General del Estado, según
la normativa vigente.
El Archivo General de la Administración, como archivo intermedio de la Administración

General del Estado y adscrito al Ministerio de Cultura, tiene las siguientes funciones:
1º Conservar los documentos que son transferidos desde los Archivos Centrales de los
Ministerios.
2º Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de

Documentos Administrativos relativas a la eliminación de documentos, garantizando su efectiva
destrucción, tramitando los preceptivos expedientes de eliminación, conforme lo dispuesto en la
legislación vigente.
3º Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de

Documentos Administrativos relativas a la conservación permanente, y al acceso en su caso, de
agrupaciones documentales.

4º Identificar y llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar a la Comisión
Calificadora departamental o Grupo de Trabajo propuestas de eliminación, o en su caso, de
conservación permanente de documentos, en aplicación del procedimiento establecido por la
normativa vigente para las agrupaciones documentales acumuladas que no hayan recibido
previamente tratamiento archivístico.
5º Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a medio
plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación,
migración y conversión de formatos.
6º Completar las descripciones elaboradas por el Archivo Central de las agrupaciones

documentales recibidas, especialmente en lo relativo a los niveles superiores de descripción o
macrodescripción, conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.
7º Llevar a cabo las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al Archivo

histórico, acompañadas de los correspondientes instrumentos de descripción elaborados.
 ARCHIVOS HISTÓRICOS. ART. 12
1. Los archivos históricos son las instituciones responsables de la custodia, conservación y

tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español que sean
reflejo de la trayectoria de la administración estatal a lo largo de la historia o que en todo caso
resulten altamente significativos por su valor histórico, su singular importancia o su proyección
internacional. Son archivos históricos los de titularidad y gestión estatal adscritos al Ministerio de
Cultura.
2. El Archivo Histórico Nacional ejerce las funciones de archivo histórico de la Administración

General del Estado.
Las funciones del Archivo Histórico Nacional, como archivo histórico de la Administración
General del Estado y dependiente del Ministerio de Cultura, son:
a) Conservar los documentos con valor histórico que le son transferidos desde el Archivo
General de la Administración.
b) Aplicar programas de reproducción de documentos en soportes alternativos para

garantizar la conservación de los documentos originales y fomentar su difusión.

c) Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a largo plazo
de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación,
migración y conversión de formatos.
d) Completar las descripciones elaboradas por el Archivo General de la Administración sobre

las agrupaciones documentales recibidas, especialmente de las unidades documentales, conforme a
las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.
e) Impulsar programas de difusión y gestión cultural del patrimonio documental custodiado.
2. En el ámbito de los servicios periféricos del Estado, desempeñan idénticas funciones a las
de los archivos intermedio e histórico los Archivos Históricos Provinciales o los que en el futuro se
puedan crear en las Delegaciones de Gobierno.
3. De acuerdo con su específica normativa de creación y funcionamiento, los archivos de

carácter histórico gestionados por la Administración General del Estado, a través del Ministerio de
Cultura, desempeñarán la funciones previstas en este artículo en sus respectivos ámbitos de
actuación.
Coordinación archivística. Art. 13
1. Cada Departamento Ministerial organizará sus servicios para garantizar la coordinación del
funcionamiento de todos los Archivos del Ministerio y de los organismos a él vinculados, según lo
previsto en el artículo 65 de la Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico Español.
2. A dichos efectos, en cada Departamento podrá constituirse un Grupo de Trabajo para la

coordinación de los archivos que se encuentren dentro de su ámbito departamental y sus organismos
públicos, adscrita a la Subsecretaría. Los grupos de trabajo ministeriales tendrán por finalidad:
a) Impulsar el cumplimiento en sus archivos de las instrucciones y recomendaciones de la

Comisión de Archivos de la Administración General del Estado.
b) Promover los criterios particulares en relación con la accesibilidad de la información obrante
en los archivos de su competencia.
c) Impulsar por la inclusión en el Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica de
cualquier servicio de archivos dependiente de su Departamento.
d) Promover programas de gestión en los que se establezcan los objetivos que deben cumplir
sus archivos mediante los correspondientes proyectos y actuaciones a desarrollar.

e) Realizar estudios de valoración documental y elevar peticiones de dictamen a la Comisión
Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
3. La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, órgano interministerial

adscrito al Ministerio de Presidencia, elaborará las instrucciones, recomendaciones, manuales y
criterios para garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de archivos e impulsar la gestión
coordinada de los mismos.
En particular, la Comisión establecerá instrucciones y criterios para homogeneizar, normalizar

y armonizar las tareas archivísticas que se realicen en las distintas etapas del ciclo documental y en
los diferentes archivos de su competencia, tales como:
a) La implantación de sistemas de gestión de documentos que faciliten la toma de decisiones

a los órganos administrativos y sean garantes de los derechos de los ciudadanos.
b) El desarrollo de propuestas de armonización y homogeneización de los procesos y tareas
desarrolladas en los archivos, en aras de la eficacia y la simplificación administrativa.
c) El diseño de planes e indicadores de evaluación de calidad, aplicables a los archivos del
Sistema.
d) El fomento de la normalización de los procesos de descripción archivística, aplicando las
normas nacionales e internacionales de descripción y el desarrollo de recomendaciones y propuestas
para su estudio por la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA).
e) La utilización en los archivos del sistema, de formatos estándares de uso común, atendiendo
a la normativa técnica y demás recomendaciones de Organismos Nacionales e Internacionales.
4. La Presidencia de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado

corresponde a quien ocupe la Subsecretaría del Ministerio de Presidencia.
La Vicepresidencia corresponderá a la persona titular de la Subsecretaría del Ministerio de

Cultura.
Son miembros de la Comisión de Archivos, junto con el Presidente y el vicepresidente:
a) El Presidente de los Grupos de trabajo mencionados en el precedente apartado 2 o un

representante designado por el Subsecretario correspondiente.

Se delega en el titular de la Secretaría General Técnica la competencia prevista en la letra a)
del apartado 4 del artículo 13, conforme establece el artículo 3 de la Res. de 14 de junio de 2012, de la
Subsecretaría, sobre delegación de competencias («B.O.E.» 21 junio).
b) Los Directores Generales del Libro, Archivos y Bibliotecas y para el Impulso de la

Administración Electrónica.
c) La persona titular de la dirección del Archivo General de la Administración.
d) Hasta un máximo de cuatro vocales, nombrados por la Comisión a propuesta de su

Presidencia, en representación de organismos y entes públicos de la Administración General del
Estado afectados por este Real Decreto cuya presencia se estime necesaria en la Comisión por razón
de su cometido, uno de ellos elegido entre los Directores de los Archivos Históricos Provinciales.
5. La Secretaría de la Comisión corresponderá a un funcionario designado por el Ministerio de

Cultura, que asistirá a las reuniones con voz pero sin voto.
6. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, regulada por el Real

Decreto 1401/2007, de 29 octubre, se adscribe a la Comisión de Archivos de la Administración
General del Estado como su órgano consultivo superior.
4.3. Comisión Superior Calificadora de Documentos

Administrativos
La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos es el órgano consultivo

superior dedicado al estudio y dictamen de la calificación y utilización de los documentos de la
Administración General del Estado y de sus organismos públicos, así como a la integración de los
documentos en los archivos y su régimen de acceso e inutilidad administrativa.
Finalidad, funciones y adscripción. Art. 1
La Comisión Superior Calificadora de Documentos

Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las
cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración General del
Estado y de los organismos públicos vinculados o dependientes de ella, así como su integración en

los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos. En concreto, le
corresponde el estudio y dictamen sobre las siguientes cuestiones:
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los

diferentes tipos de archivos de oficina o gestión, central, intermedio e histórico.
b) Las transferencias, una vez cumplidos los plazos de permanencia, entre cada uno de los
tipos de archivos.
c) La accesibilidad y utilización de los documentos y series documentales.
d) Las propuestas de eliminación de documentos o series documentales y, en su caso, de

conservación de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos, de acuerdo
con los requisitos establecidos reglamentariamente.
e) La correcta aplicación de los dictámenes emitidos por la propia Comisión en relación con
los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archivos, las
transferencias, el acceso, la inutilidad administrativa y la eliminación o, en su caso, conservación en
soporte distinto al original en que fueron producidos, de los documentos.
f) Cualquier otro asunto sobre materia archivística relacionado con las competencias
anteriores, que le sea sometido por su Presidente.
2. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos está adscrita al

Ministerio de Cultura (actualmente denominado Ministerio de Cultura y Deporte), a través de la
Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas. *Actualmente en la Subdirección General de los
Archivos Estatales.
Composición. Art. 2
1. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos estará compuesta por

los siguientes miembros:
a) Presidente: el Secretario de Estado de Cultura, que podrá delegar en el Vicepresidente.

b) Vicepresidente primero: El Director General de Bellas Artes y Patrimonio Cultural, del
Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.
c) Vicepresidente segundo: El Secretario General de Administración Digital, del Ministerio de
Hacienda y Función Pública.
d) Vocales:

1.º El Subdirector General de los Archivos Estatales, del Ministerio de Educación, Cultura y
Deporte.
2.º El Subdirector General de Protección del Patrimonio Histórico, del Ministerio de
Educación, Cultura y Deporte.
3.º El Director del Archivo General de la Administración.
4.º Un Abogado del Estado en representación de la Abogacía General del Estado-Dirección
del Servicio Jurídico del Estado, del Ministerio de Justicia.
5.º Un representante de cada uno de los Departamentos ministeriales existentes con rango, al
menos, de Subdirector general o equivalente.
6.º Un representante de la Agencia Española de Protección de Datos, designado por su
Director.
7.º Un representante de cada Comisión Calificadora del Departamento u Organismo Público,
Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos o centro directivo competente en materia de archivos
del departamento sobre cuya documentación se dictamine en la reunión correspondiente.
8.º Un representante del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, designado por su
Presidente.
9.º Un representante de la Secretaría General de Administración Digital, nombrado por su
Secretario General.
10.º Un representante de la Secretaría de Estado para las Administraciones Territoriales,
designado por su Secretario de Estado.
11.º Hasta cinco vocales designados por el Ministro Educación, Cultura y Deporte entre
personas de reconocido prestigio profesional en materias relacionadas con las competencias
asignadas a esta Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
e) Secretaría: Un funcionario de la Subdirección General de los Archivos Estatales, con voz
pero sin voto.

Funcionamiento. Art. 3
1. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos funcionará en Pleno y

en Comisión Permanente.
2. El Pleno estará compuesto por la totalidad de los miembros de la Comisión y realizará las
funciones atribuidas a la Comisión en el artículo 1. A iniciativa del Presidente de la Comisión Superior
Calificadora de Documentos Administrativos, el Pleno podrá crear en su seno cuantas subcomisiones
considere necesarias, determinando su composición y cometidos.
Podrán asesorar a dichas subcomisiones archiveros que desarrollen sus funciones en

cualesquiera de los archivos de titularidad estatal y representantes técnicos de los organismos
relacionados con la documentación a estudiar que, por su función, conozcan el carácter de los fondos
sometidos a consideración.
3. La Comisión Permanente estará presidida por el Director General de Bellas Artes y
Patrimonio Cultural, que podrá delegar en el Vicepresidente, e integrada por:
a) El Subdirector General de los Archivos Estatales, que actuará como Vicepresidente.
b) El Director del Archivo General de la Administración.
c) El Abogado del Estado en representación de la Abogacía General del Estado-Dirección del
Servicio Jurídico del Estado.
d) El representante en el Pleno del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, designado por
su Presidente.
e) El representante en el Pleno de la Agencia Española de Protección de Datos, designado por
su Director.
f) El representante en el Pleno de la Secretaría General de Administración Digital, nombrado
por su Secretario General.
g) El representante en el Pleno de la Secretaría de Estado para las Administraciones
Territoriales, designado por su Secretario de Estado.
h) Hasta un máximo de dos vocales más, designados por el Pleno entre sus miembros.

Actuará como Secretario de la Comisión Permanente el funcionario que actúe como
Secretario del Pleno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
La Comisión Permanente realizará las funciones que le encomiende o delegue el Pleno y, en

todo caso, el análisis y estudio de las propuestas dirigidas a la Comisión Superior Calificadora de
Documentos Administrativos, para su elevación al Pleno.
Por acuerdo de la Comisión Permanente o de otras Subcomisiones creadas en su seno se

podrán constituir grupos de trabajo. La Comisión Permanente o la Subcomisión correspondiente
determinará los objetivos de cada grupo de trabajo creado.
4. Con las peculiaridades previstas en el presente real decreto, la Comisión Superior

Calificadora de Documentos Administrativos ajustará su funcionamiento a lo dispuesto en el capítulo
II, título II, de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. (* Actualmente Sección III del Capítulo II del Título
Preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público- Órganos colegiados
de las distintas administraciones públicas).
Secretariado Permanente. Art. 4
Como órgano permanente de asistencia y apoyo a la Comisión Superior Calificadora de

Documentos Administrativos, se constituye un Secretariado Permanente, adscrito a la Subdirección
General de los Archivos Estatales, de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas del
Ministerio de Cultura, que realizará las funciones de recepción de toda la documentación relativa a
las propuestas dirigidas a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, y su
comprobación para su traslado a la Comisión Permanente, con carácter previo a que ésta las eleve al
Pleno.
4.4. Criterios de ordenación
La ordenación consiste en unir los elementos (documentos) dentro de un conjunto (la serie
documental), de acuerdo a una unidad – orden establecida de antemano. La ordenación relaciona
los documentos entre sí y proporciona a cada uno de ellos una situación determinada (un número de
orden), dentro de las unidades de instalación, es decir, dentro de los legajos, libros o cajas que
contienen documentos.

En el trabajo archivístico, una vez establecida la clasificación de los documentos de un fondo
o de una sección, atendiendo a los órganos o funciones de la entidad productora, deberemos
proceder a fijar el orden de los documentos integrados en las distintas series documentales. Un
documento determinado, dentro de su serie, tendrá una localización determinada en relación a los
otros de su misma serie en función del tipo de unidad-orden seleccionada.
Tipo de ordenación
Los diversos tipos de ordenación que existen están en función de la unidad- orden elegida para
determinar dicha ordenación. Las unidades de orden y los tipos de ordenación son los siguientes:
– A la ordenación cronológica, le corresponde como unidad de orden la fecha.
– A la ordenación alfabética, le corresponde como unidad de orden la palabra.
– A la ordenación numérica, le corresponde como unidad de orden un número.
La ordenación tiene como fin, facilitar al máximo la localización del documento, de la

información contenida en él. Es habitual utilizar la combinación de dos tipos de ordenación, dando
lugar a la ordenación mixta.
Ordenación cronológica
Es la más utilizada en la organización de Archivos, debido a que puede aplicarse a diversas

series documentales, independientemente de su contenido. La fecha de redacción del documento
es un dato concreto para facilitar su identificación y localización. Encontramos tres tipos de fechas o
datas:
I. Cronológica. Sitúa a los documentos en el tiempo concreto de su redacción (año, mes, día).
Si en el documento no figura una cronología expresamente indicada, pero mediante su contenido es
posible establecer una fecha aproximada, obtendremos la data archivística, la cual será indicada
entre corchetes.
II. Tópica. Sitúa al documento en un lugar concreto de su redacción. Si, como en el caso
anterior, la data tópica no se encuentra indicada, sino que es posible establecerla por su contenido,
la fecha será indicada entre corchetes. En cualquier caso, es una fecha secundaria respecto a la
cronológica.

III. Histórica. El documento es situado en el tiempo en relación con un hecho histórico
determinado.
Las características de la ordenación cronológica son las siguientes:
– La data cronológica para ordenar documentos se expresará: año, mes, día (que suele ser el
inverso al que figura en el propio texto del documento). Para documentos fechados en el mismo año,
se recurrirá al mes para ordenarlos, si éste último también coincide, se tendrá en cuenta el día, si dos
documentos tuvieran la misma fecha cronológica, se tendría en cuenta el orden alfabético del lugar
de expedición.
– La ordenación cronológica se hará sobre el estilo moderno de datación.
– Cuando hay que ordenar unidades documentales complejas, por ejemplo los expedientes,
las cuales se componen de varios documentos, la referencia cronológica ha de hacerse a las fechas
límite: fechas de inicio y de resolución del expediente en cuestión. En una serie de expedientes
iniciados en el mismo año, se ordenarán cronológicamente atendiendo a la segunda fecha, la de
resolución.
Ordenación alfabética
Es la ordenación por la cual se ordenan los documentos siguiendo el abecedario de las palabras
elegidas como representativas de la información contenida en ellos. Según el tipo de palabra de que
se trate, tendremos tres tipos de ordenación alfabética:
I. Si las palabras designan a personas, se denomina ordenación alfabética onomástica. Las

palabras se ordenan de la siguiente manera: primer apellido, segundo apellido y nombre propio:
García Fernández, Abelardo; García González, Joaquín.
II. Si las palabras designan un lugar geográfico, se denomina ordenación alfabética geográfica o
topográfica: Álava, Alicante.
III. Si las palabras designan asuntos, temas o materias, se denomina ordenación alfabética de
materias o temática: Auxiliares administrativos, ayudantes de archivo.

Ordenación numérica
Es la ordenación en la que se sigue la serie natural de números. Este tipo de ordenación se

refiere tanto a la numeración de documentos dentro de una serie de documental, como a la
numeración de las unidades de instalación (legajos, libros, cajas) en el depósito de archivo.

5. DEFINICIONES
– Archivo electrónico único de cada Administración: Conjunto de sistemas y servicios
que sustente la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes
electrónicos, así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez
finalizados los procedimientos o actuaciones correspondientes.
– Autenticidad: Propiedad o característica consistente en que una entidad es quien dice ser o
bien que garantiza la fuente de la que proceden los datos.
– Código malicioso: Tipo de software de carácter dañino que crea o aprovecha

vulnerabilidades en dispositivos, sistemas y archivos informáticos que permiten el acceso remoto no
autorizado, la generación de puertas traseras, el robo o exfiltración de datos, la destrucción de
información, u otras acciones perjudiciales.
– Confidencialidad: Propiedad o característica consistente en que la información ni se pone a

disposición, ni se revela a individuos, entidades o procesos no autorizados.
– Copia auténtica: Tendrá la consideración de copia auténtica de un documento público

administrativo o privado original o de otra copia auténtica, la realizada, cualquiera que sea su soporte,
por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la
identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido
– Copia autorizada electrónica: documento notarial electrónico generado por el notario que
autorizó la escritura, con el mismo valor y efectos que la copia en papel y al cual se le atribuye también
valor de documento público.
– Digitalización: Proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o

en otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen
codificada, fiel e íntegra del documento.
– Directorio de aplicaciones reutilizables: instrumento que contiene la relación de aplicaciones

para su libre reutilización, incluyendo, al menos, los datos descriptivos relativos a nombre de la
aplicación, breve descripción de sus funcionalidades, uso y características, licencia, principales
estándares abiertos aplicados, y estado de desarrollo.
– Disponibilidad: Propiedad o característica de los activos consistente en que las entidades o

procesos autorizados tienen acceso a los mismos cuando lo requieren.

– Documento electrónico: Información de cualquier naturaleza en forma electrónica,
archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y
tratamiento diferenciado.
– Entorno cerrado de comunicación: escenario de comunicaciones delimitado, controlado y

protegido en el que los participantes se relacionan a través de medios electrónicos, según unas
garantías y condiciones determinadas que incluyen la relación de emisores y receptores autorizados,
la naturaleza de los datos a intercambiar y las medidas de seguridad y protección de datos.
– Expediente administrativo: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones relativos a la

resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
– Formato de documento: Conjunto de reglas (algoritmo) que define la manera correcta de

intercambiar o almacenar datos en memoria. Se corresponde habitualmente con una especificación
técnica.
– Integridad: Propiedad o característica consistente en que el activo de información no ha sido

alterado de manera no autorizada.
– Marca de tiempo: La asignación por medios electrónicos de la fecha y, en su caso, la hora a

un documento electrónico.
– Metadato: Dato que define y describe otros datos. Existen diferentes tipos de metadatos
según su aplicación.
– Metadato de gestión de documentos: Información estructurada o semiestructurada que

hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su
creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y
contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los
crean, gestionan, mantienen y utilizan.
– Política de gestión de documentos electrónicos: Orientaciones o directrices que define una

organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del
tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más
alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación,
aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo
de vida.

– Sello de tiempo: Asignación por medios electrónicos de una fecha y hora a un documento
electrónico con la intervención de un prestador de servicios de certificación que asegure la exactitud
e integridad de la marca de tiempo del documento
– Sistema de Interconexión de Registros: Infraestructura básica que permite el intercambio de

asientos electrónicos de registro entre las Administraciones Públicas.
– Trazabilidad: Posibilidad de identificar el origen de un documento en las distintas fases de su

producción, pudiendo determinar en qué fase y por quién se han producido, en su caso, las
modificaciones del documento original.
 Sistema archivístico: Conjunto de normas reguladoras, así

como de órganos, centros y servicios competentes en la gestión
eficaz de los documentos y de los archivos.
 Documento de archivo: Ejemplar en cualquier tipo de soporte, testimonio de las actividades y

funciones de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas.
 Documento electrónico: De acuerdo con lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de

acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se entenderá por documento
electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte
electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento
diferenciado.
 Expediente electrónico: De acuerdo con lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de

acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se entenderá por expediente
electrónico el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento
administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
 Ciclo vital de documentos: Son las diferentes etapas por las que atraviesan los documentos
desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento establecido, o en su
caso, su conservación permanente.
 Calendario de conservación: Es el instrumento de trabajo fruto del proceso de valoración

documental, en el que se recoge el plazo de permanencia de los documentos de archivo en cada

una de las fases del ciclo vital para su selección, eliminación o conservación permanente y, en su
caso, el método y procedimiento de selección, eliminación o conservación en otro soporte.
 Identificación: Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y

sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura
de un fondo.
 Valoración documental: Es el estudio y análisis de las características administrativas, jurídicas,

fiscales, informativas e históricas de los documentos u otras agrupaciones documentales.
 Eliminación de documentos: Consiste en la destrucción física de unidades o series documentales

por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando
cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior
utilización.
 Metadato: Se entiende por metadato cualquier descripción estandarizada de las características

de un conjunto de datos. En el contexto del documento electrónico cualquier tipo de información
en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e
independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna
de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación
y la interoperabilidad del propio documento.

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Concepto de documento, registro y archivo.

Funciones del registro y del archivo.

Concepto de Documento, Registro y Archivo. ........................................................................ 5

Documento público administrativo (Art. 26)...........................................................................5

Documento administrativo electrónico .................................................................................. 6

Clasificación de los documentos administrativos emitidos por la Administración. ............. 14

Registro y Archivo ................................................................................................................. 23

Archivo electrónico de documentos.................................................................................. 31

Funciones del Registro y del Archivo..................................................................................... 32

Funciones del Registro ...........................................................................................................32

Funciones del Archivo ............................................................................................................ 33

Clases de Archivos y criterios de ordenación ........................................................................ 36

Clases de Archivo ................................................................................................................... 36

- Por su titularidad .......................................................................................................... 36

- Por su ámbito funcional ............................................................................................... 36

|Este tema va acompañado de una clase en vídeo en age.josenrique.es| Pág. 2

Sistema Español de Archivos ................................................................................................. 38

El Consejo de Cooperación Archivística ............................................................................ 41

Sistema de Archivos de la Administración General del Estado ........................................... 42

Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos ...................................... 48

Criterios de ordenación ......................................................................................................... 52

Tipo de ordenación ............................................................................................................ 53

|Este tema va acompañado de una clase en vídeo en age.josenrique.es| Pág. 3

Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema

Real Academia Española

Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Común de las

Ley 40/2015 de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen criterios de

Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de

Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición,

|Este tema va acompañado de una clase en vídeo en age.josenrique.es| Pág. 4

(art. 49) DOCUMENTO: "toda expresión en lenguaje natural o

(art. 2) DOCUMENTO DE ARCHIVO: “ejemplar en cualquier tipo de

Los documentos administrativos tienen DOS FUNCIONES PRINCIPALES:

 CONSTANCIA: aseguran la conservación de los actos de la Administración, acreditan sus efectos

y garantizan el derecho de acceso y consulta a los mismos.

 COMUNICACIÓN: sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración al

ciudadano y a otros organismos públicos.

1.1. Documento público administrativo (Art. 26)

1. Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos

2. Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán:

a) Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según

|Este tema va acompañado de una clase en vídeo en age.josenrique.es| Pág. 5

3. No requerirán de firma electrónica, los documentos electrónicos emitidos por las

1.2. Documento administrativo electrónico

Documento administrativo electrónico. Art. 46

1. Se entiende por documento administrativo electrónico la información de cualquier naturaleza

2. Cuando en el marco de un procedimiento administrativo tramitado por medios electrónicos

|Este tema va acompañado de una clase en vídeo en age.josenrique.es| Pág. 6

1. Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan

Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos.

Se deberá mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde constarán

2. Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o

|Este tema va acompañado de una clase en vídeo en age.josenrique.es| Pág. 7

b) Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no

Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir un documento

d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se

A estos efectos, las Administraciones harán públicos, a través de la sede electrónica

4. Los interesados podrán solicitar, en cualquier momento, la expedición de copias

Asimismo, las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias auténticas

|Este tema va acompañado de una clase en vídeo en age.josenrique.es| Pág. 8

6. La expedición de copias auténticas de documentos públicos notariales, registrales y