MANUAL DE CONSULTA Tr FORECASTING 1. INTRODUCCION EI objetivo del presente manual es realizar una presentacién de los principales aspectos y jrémetros 2 considerar con relacion al forecasting, de manera gue permita a las emoresas ‘adscritae al Plan PILOT gostionar los roaulladac obtomides en el autodiagndctico logistico, El manual ineluyo aspectos do lac cinco dimorsiones © dren fundamontalce do. toda organizacion: estrategia, procesos, organizacién, personas y cultura y sistemas de inorracién, ‘ continuacién, se deserrolian los principales. aspectos relacionados con el forecasting, su alcance e importancia, los benefcios que comperta, las diferentes técricas de elaboracién y una seme oe “buenas practicas” actuales. 2. EL FORECASTING 2.1 DEFINICION Y ALCANCE, Forecasting consiste en la estimacion y el analsss de la demanda tutura para un producto en particular, componente 0 servicio, utiizando inputs come ator Metoricos de vents, Jodn prumueional, a leaves Ge Gifereies Leueas de felimoviunes de marketing © init En esto sentido e forecasting en logistica abarca la prediccién de la demardla cone! objetivo de mejorar el tujo de informacion en Ia cadena de suministo de las empresas y por tanto preparar 4 la organizacién en el sentido de medios técnicos, humanos y financieros para soportar las ‘operaciones futuras de la empresa: estimacion de compras, produccion, necesidades de almacenaje, transporte, etc 2.2 IMPORTANCIA DEL FORECASTING En Ia actualided, la disposicién de forecasts 0 previsiones de demands, constituye una parte tundamental de la logistica por las implicaciones que una variacién en astra supone en los principales procasos de la cadena de suministro (gestién de stocks, aprowsionariento, ‘transporte, fabricacin, nivel de servicio, ete.) y por los benefcios que proporciona su correcta cestimacion y conto “ Pracevviensoust(CoPERs |MANUAL DE CONSULTA ira FORECASTING cea ah isi orstioN oe Fuerte: Eaeorato por Pecan ceCopers ‘Dobido a las intrraacionss dol forecasting con el resto de actividades ds la compat, se deve considera la gesti6n de la Gerarda como wn factor fundamental para el éxito de toa emoresa 2.3. PRINCIPALES DEBILIDADES ACTUALES ‘A continuactén relacionams las princigales précticas dosaroladas por las compas. con telacién ala elaboracién de forecasts 2 Prcevvieresousé(GarersMANUAL DE CONSULTA [ a I Ea FORECASTING CO Fuerte: labora pr PiceacterhouseCanger. 24 BENEFICIOS DE LA REALIZACION DE FORECASTS. Los beneficios que se derivan de la realizacién, andlisis y seguimiento de forecasts afectan iniclaimonte a tea a logitca, sl bion también inuyen on otras reac oe Ia empress: i 3 PRICE AERHOUSE(COPERS |MANUAL DE CONSULTA, PL L&T FORECASTING Pattee osm Ydisminucién isos Srraeiies n GESTION o£ PRoDUCCION ee eee Yoptimizacién on 1a gesti6a de peciges al controlar mis Se ee CONTROL ECONO MICO Sema Fucrts:Elaberado po PricouatarheucsCoopet 2.5 TECNICAS DE ELABORACION DE FORECASTS Existen diversas técricas y métedos utiizedos para predecir el comportamiento de la demanda, deede la simple recogida do informacion oe la rea do vertas y cu posterior andiicis y ‘extrapolacion, nasta méteaes complejos basados en modelos econométricosy estaaisticos. Lo primero 2 decidir en una empresa es si el forecast va a ser top-down o bottomup, con Independencia de que 2 posterior se revise en sentido contrario. PRICE RHOUS(OOPERSMANUAL DE CONSULTA Tira FORECASTING Asimismo, debe establecerse e! horizonte temporal del mismo: mensual,trimestral o anual, con inceperdencia del grado de actualizacionss a realizar: cada 3 das, seanalmente, ac ‘A continuacién se felacionan algunos de los métodos més utlizados faciitando una breve ddsccripeién ae cada uno co elo: eter eee SuALUTATIVAS. ae tee Fuerte Elaora por Preuateeusecoopers ‘+ Informacién de lated de ventas: Solicitacién de las opiniones de la fuerza de ventas, por su ‘roximidad al client finaly faciidas para estimar sus necesidades, ‘+ Informacion ao ta aireccién do marketing: Como resconsables do productos o tIneas de productos, se requiere de la direccién ce marketing la informacién de mercado y cetimciones ae la comanaa ruta. ‘© Investigaciones de mercado: Estucios y ecogida de intormacin en mercados reales ‘+ Método Delphi: Interrogackin de un panel ae experios através ce cusstionaries. ‘© Consenso de panel de expertos: Esta técnica esté basaza en la asurcién de que varios fexpertos pueden lezar a elavorar mejores forecasts que un solo indvicuo. No obstante, los ‘orecasts puoden estar intuoneiados por Tactores socials y puodon no rater Ia realidad ‘+ -Analogfa nistirica: Corsiste en un anlisis comparathvo basado en patrores similares ‘© Medias méviles: Cada punto de ura media mévl de una serie temporal es a media ariunética de un numero de puntos consecutnos de la serie, donde e! numero de puntos e3 ‘lego de tal manera que los etectos estacionales y / iregulares son elimvnados. ‘+ Modelo de regresion simple: Felaciona la demanda con otras variatles que causan 0 exolican su nivel. La cisponibildad Ge programas informaticos de rearesion hace esta tcrica bastante popular Prcevmicrrousk(CorersNUAL DE CONSULTA, Ta FORECASTING ‘+ Modelos econométricas: Es un sistema de ecuaciones de reeresin inlerdependientes. Los parémetros ce las ecuaciones ce regresién normaimente se estiman simultéreamente. Son adelos caros de desarrollar © implantar. pero descriten de manera més crecise la casuistica que un sistema de regresién simple ‘+ Alisados exponenciales: Est técnica es similar ¢ las media meviles, excepto en que a 103 puntos mas recientes se es asigna mas peso especifics ‘+ ARIMA, Box Jenkins: Procedimiento compiejo basad en un sistema informatico interactive (que produce una media aritmética utoragresiva # integrada,MANUAL DE CONSULTA Trl FORECASTING ‘Cada compafia debe ubtlizar el método que mejor se adacte a sus procesos y sistemstica. No ftstante, el métods ullizado para calcular y elaborar el forecastirg, no debe hasarse Uicamente en el instinto, el conocimiento del mercado y la experiencia de inciviguos, sino en la Sistematizacin cel tratamiento de tadas las variables bajo las cuales == ven afectados ‘macroeconémicas, sectoriales, marketing, comerciales (Por producto, por canal, por maa), de equipo comercial, estacionaliad, incdencias, etc 2.8 BUENAS PRACTICAS 2.6.1 DEFINIR EL PROCESO Las compafias dozen tenor cotinico sl proceso de slabrseién do forecasts, de manora que permitaestablecer y conocer con exactituc ‘© Les inputs © informacion de pase: domanda historica, planes estrategions, edidoe ‘corecigos, informacién de a rad oe ventas, ate ‘+ Los proveedores del proceso, es decir, quién aporta la informacién de partise cara la slaboracién oe Torecast, + Las actividades secuenciales que deben realizarse para le elaboracin de forecasts, ‘estableciendose su perioicidad y us responsabies. '* Los cutputs o intormaciin de reporte, elementos generados por el proceso y que aportan valor afadido:indicadores de gestion, torecast, cocumentacién de reporting: + Loe cilontes dot proceso, os cecir, quién recipe el cutput dsl proceso (resporsacl ae loaistica. diteccién aeneral, comercial. rocuccién. etc.)MANUAL DE CONSULTA Tie FORECASTING ‘ame: Ezeorao por resuatemeuceccoper:. Le aetiigages retacionadzs con el proceso oe! cesarrollo de forecasts son. + Generar forecasts estadisticos a partir de Ia demand histirice siemore que existan. & partir de las ventas histGricas, es decir, de dates més o menos cuantitatwos se generan los forecasts con la técnica de desarrollo utiizada cor la compat (medias méviles, reeresion, modelos econométricos, ete) AsImisino, debe inci el resultado del andlisis dela coyuntura 1 del estado del mercado ‘2Integrar la demanda actual al forecast utilizado. Las compafiae deberian utilizar indicadores dela demand para mejorar lo forecasts, por elemplo, deberian tener conocimiento sabre la ‘cantidad de ventas que han perdio por roturas de stocks, la informacion de las primeras ventas (desviacin acurmulada), etc. Incorporanda y asumiendo esta informacién, se consigue ‘obtener un mejor entensimiento sobre la demand real oe cada producto, el cual pacmite hacer mejor la estimacin de las ventas persidas y del forecasting futur, 3+ Incorporar informacién cualitativa Una vez elaborado y actualizado el forecast con la informacién que se dispongs, se debe realizar un proceso de andlisis y de aportacion personal, en base a le experiencia y conocimiento del ea responsable de su realizacién, 4 Idontiticar y resolver problomas. Las compafias doben disponsr do un sistema de iantficacion de los errores dol forecasting. do mansra que pudiora mejorar la procsion de los forecast futures. |. Revisar forecats Antes de dar por finalizado a forecast es aconsejable revisar y analizar los resultados que se obtienen. Por ejemplo, contrastarlo sobre el real terior, ver datalles 2 bajo nvel oe agregacten, etc. 6+ Finatizarel forecast La fnaizacin cel forecasat implica la elaboracisn de la documentacién soporte para la presentacin a la cireccién 26.2 ELABORAR EL PROCEDINIENTO Elaborar un procedimiento operatvo que cescriba el proceso de manera que permita su consulta y actualizaciin permanente por los usuarios Implicadas. Al mistno tiempo, al procedimienio sirve de nerramienta de andlisis y mejora de la eficlencia del croceso. Debe ‘contenar el objetivo, aleance, recponsabilidages, actividades 2 realizar, documentacién ‘plicable, etc. relacionado con el proceso de elatoracion y analisis de los forecasts y de las ‘causas de las desviaciones. ASimismo, el provedimiento debe establecer el rvel sobre el que se realizan los forecasts (producto, referencia © SKU, lea de negocio, 8). 2.6.8 ESTABLECER INDICADORES DE GESTION (KPI's) _Asimismo, las compahies devon alsporer, caloular y araizar inlcadores de gectién de marers {que pormitan a la ciroccién la toma do decisiones. Algunos de los principales indicadores de sgestén en relacion con el forecasting son: 2 NF revisiones al ao ‘© Horzonte temporal © Grado de desviaciinMANUAL DE CONSULTA Gea FORECASTING ‘© N* de reuniones de coordinacién Loc inaicadoree do gestion y toda la documentaesn de soporte y seguimiento del forecasting: ‘20be star recogida on 9| Cuadro de Mando do la compafia, quo cord presontaco posteriormante a la Direccion 2.64 COMO MEJORAR EL FORECAST ‘Segun un estuato elaborado por Marshall L Fisher, Ananth Raman y Anna Sheen Mecielland, las femoresas pueden mejorar signtcatvamente [a pracisiin de sus forecasts maciante la realzaci6n oe las siguientes actvicadss: ‘© Actualizar las previstones en hase a los datos iniciales de las ventas, Las compatias distrbuidoras que explotan esta informacién y la utllzan para la planiicacion de Ia produccion imvertarios, oueden multipica més de la mitad cus beneficios (sobre todo distnbuidores de productos ciclos de vida cortos, como libros, rmisica, ropa, etc) Los eréficos siguientes muestran cémo el forecast realizado en base a la informacién de la red de ventas tiene un ertor del 59, mantras que el forecast realizado y actualizaco a partir de los datos de las ventas inciales muestra un error del 8% £ Prices eoust(corersMANUAL DE CONSULTA ia FORECASTING + Analizar la precision de los forecasts 3 necesatio conocer el grado de error de! fovecast elaborado. Para ello, la compatia debe lablacar mecanismos Ge control y andlss oe 1s forecasts, detecar las dasvaciores en acién con las ventas reales, analizar les causas, establecer las acciones de mejora portunas cara asoaurar la Tapligad en tuturos forecasts. El andiiis do lac caueaé do lat Lesvaciones de forecasts es uno de io aspectos mas relevantes cara asegurar la fablidad e los mismas,y sin embargo, es también uno 4 las menes practicados, ‘+ Probar la aceptacion en 1 mercado de los nuevos productos, antes y después de su lanzamiento, Testor los nuevos productos en dversos puntos de venta artes de su lanzemiento puede onertary defnir las posibiidades de éxito de un producto. ‘+ Utilizardistintos métodos de elaboracién de forecasts, La meyora de las empresas utiliza tun solo métogo 00 slavoracién do toreeasts, poro se rocomendabie a ullzacién sistomética de otros. métodos para entender las diferencias que se generan entre éstos y les normaimente utiizados, ya quo existen tendoreias a sobrevalorar 0 Inravalorar ioe forecasts dependiendo de los derartarentos faciltadores de la informaciény los objtivos de éstos, 26.8 MININIZACIGN DE LOS COSTES DE PLANIFICACION 2 informacién es una varie critica para el proceso oe pianiticacién en la cadena de suministro. La tecnologia juege un pagel imeortante en la gestén del fu de informacion siendo bésico que la informacién goneraaa goa io més precisa posible, Les costes ao planmmeacién pueden ser minimzacos cuando las tunciones de vartas, mar fatricacion, forecasting y comoras trabalan coniuntamente para meforar la precisién Torseast y alcanzar el consonso, ‘0 Pracesiousf GoresMANUAL DE CONSULTA, Tire FORECASTING Cuando toda la orearizacién utiliza y conta en el mismo forecast, se reduce la distorsion de la Informacién. Come resultado de la disminucidn ae la distorsién, las actwloaces de pianiieacién rmeoran. De esta manera, los costes de stocks, compras, operaciones y transporte disminuyen Forecasting: Cuestiones claves Taswuit? 34670 9101) araas Fuerte: Elaterado por Piceatehoueooper 2.6.6 OTRAS BUENAS PRACTICAS Las nuevas tecnologias permiten la mgjora en los procesos, lo que supone una mayor calidad en la informacion, reduccién de costes y ahorro de tiempo para la realizecién de tareas. Las principales mejoras que nos proporcionan los sistemas ce informacion actuals en relacién con [a gestion de la demanda son las siguientes: eo Ue Integracion de clientes y proveedores en el ciclo de planificacién. 7 Obtencién en tiempo real de informacion sobre el Consume. ‘¥ Automatizacion de la elaboracién de forecasts y el proceso de planificacion. ‘/ Velocidad del proceso para: Preewaes GoPERSMANUAL DE CONSULTA Tires FORECASTING 3. ORGANIZACION Y RECURSOS Historicemente lat previsionss de demanda hen sido responsabilidad Grice oe los epartamentos comerciaes ce las empresas y se basauan en métodos més 0 menos subjetWos, fen las que partcipaban rumerasos responsables, suponian gran cantided de tiempo y el ‘consenso implieaba, en numerosas ocasiones, Is adopcién de previsiones sin una base s6iae En Ia aclualidad, existon cada voz mis comoafias que nan optado por la Integracin on un Iisme puesto de trabajo de perfil logistics de la planticacion ce la demand, mediante Ia revisln y aprobaciin ae forecast, ¥ 8 [a planiteacion gel suminsto, mealante ls elaboractén de los planes de reaprevisionamiento. De esta manera, los forecasts son generalmente relizados por el Departamento Comercial 0 de Marketing y rovisados por un Departamento de Operaciones o de Planifcacién y estén tasados fen métodos de calcula mas o menos automatizades © integradcs con las aistintas funciones de la organizacién y con clientes y proveedores, con lainclusién de distntas variables que, de una ‘manera racional, se nan detectade come infuyentes en la demanda de un producto, En tose casa, al cesponsabie oe la elaberacion oe forecasts debe poster un alto grado 6 Conocimiento de las potas y procesos intsnos dela compa, tanto de aquellos relacionados com el forecasting coma de todos los procesas relatives a la cadena de suminstro. Debe tener luna vsién general del drea de vertas, compras y procesos logisticos. Asimismo, debe conocer los productos y mercados en los que opera la compari, siendo especialsts en los productos y rmercados para los que desarolle el forecasting. [A continuacién, s€ adjunta un cuadro de las principales hablicades que cebe poseer of rosporsable de ia elaboraciin y andlss de forecasts: \ 2 Praceslerroust(CorersMANUAL DE CONSULTA Tr FORECASTING 8 Pricealernoust(GoPER:MANUAL DE CONSULTA Ties FORECASTING 4. TECNOLOGIA Y SISTEMAS DE INFORMACION La gestion dla informacion en la cadena oe suministo es esencial para e! euito de une Plantcacion precisa, Exste una tendencia oe que la nformacién sea alstosionada mientras ‘sta se mueve “hacia arriba” desde el cliente hasta el proveedor. Parcialidad, evasivas y mala ‘comunicacién de la Irormacién pueden causaralstrsion gla inormacién Ge un drea a otra, Un pequefo cambio on patrén do demanda do un cltonto so magnitica conform ue a través de los procesos de dstrinucion,prosuccién y aprovisionamiento. En cada etapa, la desviacin se ampiica. Este efecto te isentiiesoo y estudiado por Burorage y Forrester y €s conocido como fl Efecto Forrester iministeo ‘lode ntoacn: estion do ee ‘Tuent:laoraso por PieusterhouseCooper Este sfocto puode sor minimizago con cl uso de la planincacién intograda ae la casera do ‘suministo, la cual inclye Ia utlizacién de ERP’s 0 cl e-business. Esta tocnoiogia permite ia ‘ransterencia de informacion 2 todos los componentes de la cadena de suministro manteniendo sincronizads de ese roco toda la planificacion de la cadena El soporte intormatico para la elaboracin de forecasts varia en tuncidn del erado de desarrollo tecnolégice que disponga la compat. Los forecasts pueden elaborarse en numeroscs soportes informéticos, desde herramientas sencillas, por sjemplo, hojes de céleule, hasta complejos sistemas integrados de gestiin basdndose on modelos estadisticos, do manera quo la captacién de los datos do la demanda ss reaiza automdticamnts en los puntos de venta permitiondo asf la actualzacién de fos Torocast ‘en tiempo real izagas en implantacion de soluciones informations aus ‘Asimismo, existen empresas especi proporcionan médulos excluswos de gestion de Ia demanda, faciitando una nerramienta de ‘cSleulo y de generacion de forecasts con mayor 0 menor compleldad, en base a las necesidades ‘especificas del cliente Praceywernouse(orersMANUAL DE CONSULTA TE FORECASTING Actualmente, os sistemas de informacign estdn cada ve2 més oriertados y focalizagos hacia el Cliente, consiserando la cadena de suministro como un conductor de ls demands Evolucion ae ia intormacién que comparten 126 compadize.com Ios partaers de la ea Fuente: Forester Razer, ne ‘A continuaeién, 3¢ indican algunos proveedores de soluciones informaticas cuycs productos Incluyen utiidades relacionadas con la elaboracién y gestion de forecasts. Fstos proveedores 0m a titulo indicatWo y en ningdn caso suporen la totalidad do proveadores onistentes. Cada compatia dete realizar la seleccion de aquellos productos que mas se adagten a sus procesos y sistemas de informacién NetWORKS/Demand: Permite 2 los usuarios de <= Manugistics y a sus sacios de negocio acceder y ‘actualizar informacién del forecast con datos actuales de venta o con anulaciones conocidas. Los usuarios autorizados son capaces de examinar y lar forecasts y proporcionar comentarios scbre ol motivo del cambio, Supply Chain Integration + Collaborative Planning / Forecasting + Collaborative Procurement + Vendor-Managed Inventory RHYTHM® APPLICATION = Pracewaleroust(GorensMANUAL DE CONSULTA Te FORECASTING ‘© Global forecasting processes Otros productos relacionados can la gestién de la demanda son SAS y GENTIA, Pricevigesoust(GorersMANUAL DE CONSULTA Ti FORECASTING 4.1 NUEVAS TECNOLOGIAS. Las ruevas teenologias se bacan en Ia utlizacién de Internet como medio de integracon € intercambio de informacién para lograr maximizar los beneficios y reducir los costes entre emoresas. La teonologia bacada en Internet permite Ia comuricscién en temeo real, lo que posits Ia Planticacién de las principales attvidades entre los agentes de la cadena Iogistica. Uno de los principales objetivos que persigue es la sincrorizactén del flujo de materiales y la optimizacién dela dictibuesn ds |Actualmente, uno de los sistemas de planitcacin de mds reciente implantacién es 3! denominado “Collaborative Planning’. La misién orincizal del “Collaborative Planring” es la de ‘ilar y solucionar las dasconeriones entre los partners de la cadena de suministe. Su principal ‘desatio es el de mejorar la relacion entre aistriguidares y ‘abricantes, y entre fabricantes y aus provesdores @ través de procesos co-gsstionados y del intercambio de la. informacién “collaborate Planning” proporciona un amblonte para la integracién do los procesos oe demanda y de los proveedores para alcanzar la reducciGn de los niveles de inventario, acortar e! Clclo de la cadana de suminisivo y reducir los costes. Utliza la tecnologia internet para permitir la comunicacion on tiempo realy una avanzada funcionalidad ce planiticacién do dwvorsas para sincronizar el flujo de productos y optimizar la asignacién de los recursos Prucevwalerssouse(OorEMANUAL DE CONSULTA TE FORECASTING Preterm nee pec lanitioncién y \a mejor de datos entre los partners ds negecic Fert Eatorao por ProswaterouseCaones| Esta etrategia es de muy recente implantaién, nabiéndose realizado prusoas plato entre ‘compati ce gran dimension, ie Pracrwstsouse@orersMANUAL DE CONSULTA Te FORECASTING 2 Pricewicroust(GorersMANUAL DE CONSULTA Tra FORECASTING Fre: CFR © 200, Voluntary Interinctey Cmace Standard (VCS) esecaton Mina cpr org Existon aiversos provesdores do software Baan, Manugstics Group, Peoplesoft) que ottacen solucionesrelativas a a elaboracin y gestion del forecasting y planificacion de la produccién. Los nuevos proauetos permiten 8 las compat reaceionar instantéresmente ante camoias en 1a domanda, a través dl ajuste automtico de sus cadenas do suministo. [Algunas de as funcionalidades que proporcionan son las siguientes: ¥ intercamoio en tempo real de intormacién entre elente, empresa ¥ proveedor, sor ejemplo, ‘captacin de la informacion en el punto de venta POS). Y- Msjore sel tuy de intermacion ante los datos del forecast y a proceso ae ‘eaprouisionamlento Y- Optimizacién dela integracin de la gestin de la demanda con el resto de procesos de la compatia Y Monitorizacién y planitcacién interactiva dela demanda, Modelizacin de funciones y variables para la elaboracion de forecasts mediante algortmos simples 0 compejos Herramientas para la elaboracién de forecastngs y plaificacin de los recursos de la cadena «de suministo easaaos en aatos nisténess,Inicadores econémicos e inputs de clientes, provoodores y personal do la compatia, Desarrollo del "Collaborative forecasting” tlavoraci6n ae torecasting en ls aemanda © nuevas roouctoa, nSusis causal y andiets “qué pataria s. == Fuente Elaborado por PriceaaerhoweCocpers