CURSO: GESTION EFECTIVA DEL TIEMPO 10 hrs.

1. Competencia General a lograr: Gestiona, en el desarrollo de su labor profesional, su tiempo de manera eficiente y efectiva. Lograr identificar con claridad las reas de actuacin que implica la Gestin Efectiva del Tiempo. Asocia adecuadamente, acciones especficas con reas de actuacin para la Gestin del Tiempo.

2. Subcompetencias Especficas y Contenidos: Al finalizar el curso el Participante siguientes competencias: habr incorporado las

Sera capaz de realizar su trabajo segn lo planificado Sera capaz de ajustarse a los requerimientos inesperados y a los cambios de prioridades. Usara de modo eficiente en su planificaciones y programaciones, instrumentos de calendarizacin como Carta Gantt, Ruta Critica, y flujogramas.

Propuesta de Contenidos por reas de Competencias: ndice Temtico 1. 2. 3. 4. 5. 6. Valorar el tiempo como recurso. El horario como herramienta de Orden Formas en que resolvemos la falta de tiempo Identificando nuestras tareas cotidianas Jerarquizando las tareas del da Requerimiento de tiempos diversos

Mdulo I: Concepto de Gestin Efectiva del Tiempo (5 hrs)

Introduccin Buscando formas de hacer mas productiva la actividad econmica de una organizacin, han existido diversas estrategias, algunas entendan que inyectando mas capital aumentaba la productividad, otras estrategias suponan que incorporando la mejor tecnologa se hacan organizaciones mas eficientes; mas tarde entramos en la era de la optimizacin de los recursos humanos, y ah es donde el capital humano es central, pero cuando tenemos a las personas adecuadas en los puestos correctos, surge la interrogante de cmo hacer que estos sean eficientes en el uso del tiempo disponible, de ah el concepto de la Gestin Efectiva del Tiempo.

1. Valorar el tiempo como recurso. A diario convivimos con constantes anuncios del aumento de precio de los combustibles; en periodos de sequia nos ronda la idea del racionamiento energtico; tambin comprendemos el tema de royalty minero; qu es lo comn en esto, lo comn es que nos referimos a recursos no renovables, el petrleo, el agua, el cobre, todos son recursos finitos, que cuando los extraemos, los utilizamos, se gastan y no se regeneran, y por eso existen mltiples campaas de educacin que fomentan el uso racional de estos. Y el tiempo, es un recurso renovable?, siempre tendremos mas tiempo?, al parecer por como viven algunas personas, el tiempo cada vez mas es una especie en vas de extincin, no tengo tiempo, a qu hora quieres que lo haga?...,no alcanzo estoy muy ocupado etc. Entonces la interrogante que surge es Qu le sucedi al tiempo? Si nuestros recursos laborales han mejorado, por qu nuestra eficiencia no es del todo ptima. A continuacin observaremos algunas de las razones de porque el tiempo nos parece cada vez menos. La primera consideracin que debemos tener es que el tiempo es un recurso como cualquier otro, que adems posee la particularidad de que no es renovable, el minuto que se nos paso ya no podemos recuperarlo ni reciclarlo, podemos tener otros minutos disponibles, cierto que si, pero el que se paso ya no vuelve, adems nuestra cantidad de tiempo no es infinita, esta acotada. Entonces bien vales realizar una gestin efectiva del tiempo.

2. El horario como herramienta de Orden Nuestra legislacin considera jornadas laborales de 45 horas semanales, lo que en rigor son 9 horas al da en nuestro sitio de trabajo, generalmente con horarios de 9:00 a.m. a 18:00 o 19:00 p.m. A parte de esta estructura general que nos indica la hora de llegada y la de salida, poseemos alguna otra forma de organizacin de nuestro tiempo?; en algunos casos es nuestra hora de colacin, pero nada ms. Para considerar una adecuada gestin de nuestro tiempo es til realizar una estructuracin de nuestro tiempo. Para esto lo esencial es revisar cuales son nuestras tareas, cuanto tiempo nos demanda, y cual es su periodicidad, luego que hemos realizado esto es aconsejable estructurarlo en una rutina a seguir; pero en realidad el gran logro de esto es que nos da la claridad necesaria para planificar y programar.

PLANIFICAR: Decidir qu se va a hacer, planteando objetivos a largo plazo, y objetivos a medio y corto plazo que los hagan posibles.

PROGRAMAR: 3. Diagnosticar nuestro usose va a hacer y asignar los Decidir cundo diario del tiempo en el trabajo recursos necesarios para conseguir los objetivos.

Planificar es la piedra sobre la que se basa la gestin del tiempo, todo el tiempo que le dediques a esa tarea merece la pena. Pero no consiste slo en crear una buena planificacin o programa, debes ser capaz de llevarlo a cabo. Esto supone ser preciso sobre la realidad diaria de tu trabajo y el resto de responsabilidades, contar con las interrupciones, conflictos y retrasos habituales. Como si fuera un traje, debes sentirte cmodo en el, y que te ojala te quede un poco amplio por si acaso encoge.

PLANIFICACION

QU VOY HACER?

A OBJETIVOS LARGO PLAZO -

A OBJETIVOS A OBJETIVOS MEDIANO PLAZO CORTO PLAZO -

-------------------------------------------------------------------------------------

PROGRAMACION Cundo? Cundo? Cundo?

Con Qu? -

Con Qu? -

Con Qu? -

El planificar diaria y semanalmente el trabajo implica establecer un orden de prioridades en nuestras tareas, en funcin de su importancia y de su urgencia. Y nos permite incrementar la productividad, desarrollar nuevas habilidades para afrontar dificultades, problemas y limitaciones y sobre todo a prevenir y gestionar el estrs y las sensaciones de prisas. Pero la tarea no acaba aqu ya que una vez establecidos los planes, hay que prestar atencin a tres factores esenciales para alcanzar el xito: La constancia para conseguir objetivos, porque tendremos que hacer cosas que no nos apetecen, pero sin ellas no alcanzaremos los objetivos propuestos. Por ejemplo nuestro cotidiano exige de un sinnmero de tareas en las que no somos tan hbiles como quisiramos, o que simplemente nos desagradan o aburren las que vamos posponiendo e incluso nos impiden el logro final de nuestros objetivos.

La flexibilidad, ya que la variacin de la informacin disponible y del entorno exigen flexibilidad para absorber las variaciones aparecidas, adaptarse a ellas y aprovechar las oportunidades. Es decir que el entorno al cambiar constantemente y nuestra poca flexibilidad a adecuarnos a nuevos escenarios, nueva informacin y tecnologas puede afectar nuestra gestin del uso del tiempo. La concentracin de los recursos y el esfuerzo en el objetivo marcado. La gestin eficaz del tiempo implica un uso efectivo y racional de los recursos; no se requieren todos los recursos para una adecuada gestin, si no la disponibilidad de estos al momento de la gestin.

Ahora sealaremos siete hbitos que aconsejables desarrollar para llegar a ser personas altamente efectivas: 1. Ser proactivo: no tomando nicamente la iniciativa sino siendo responsables de nuestras propias vidas, subordinando los sentimientos a los valores y tomando la iniciativa y la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan. Proactivo es esencialmente aquel que hace que las cosas sucedan, por ejemplo este es un rasgo de personalidad fundamental en los microempresarios podemos nosotros ser los microempresarios de la empresa que es nuestra vida? Podemos hacer que las cosas que nosotros queremos nos pasen? 2. Comenzar las tareas con el objetivo en la mente: aclarando los valores y estableciendo prioridades antes de seleccionar las metas y emprender el trabajo. Debemos establecer Qu es lo que se necesita? En relacin a lo anterior definir la meta , Qu es lo que debo lograr? 3. Poner primero lo primero: ejercicio de la disciplina y planificacin, ejecutando segn las prioridades. Cuando ya se lo que debo lograr, planifico y me programacin y/o calendarizacin cio a esta

4. Pensar en ganar-ganar (liderazgo interpersonal): logrando la efectividad a travs de los esfuerzos cooperativos de dos o ms personas. Establecer relaciones de cooperacin mutua entre compaeros tratando de lograr acuerdos beneficiosos para todos. 5. Buscar primero entender y despus ser entendido (comunicacin): observando detenidamente y escuchando con empata. Sin juzgar a los dems, interesarte por las necesidades, intereses y preocupaciones de los otros. Cuando soy capaz de comprender al otro me libero de prejuicios y condicionamiento previos y como consecuencia mejoro mis relaciones con los dems. 6. Practicar la sinergia, la cooperacin creativa y el trabajo en equipo, porque el todo es ms grande que cada una de sus partes y valorar y aprovechan las diferencias dando como resultado una cooperacin creativa y un trabajo en equipo. Cuando logramos articularnos como un organismo las tareas se simplifican, las labores repetidas y solapadas se minimizan y el tiempo se gestiona mejor. 7. Tomarse su tiempo para la auto-renovacin y la auto-mejora en las reas fsicas, mental, espiritual y socio-emocional que afectan todos los aspectos de la vida y que nos permite trabajar con efectividad en los otros seis hbitos. Es importante tener el objetivo de superacin siempre en mente nos motiva a estar alerta, activos y abiertos a nuevos aprendizajes y en bsqueda de progreso y satisfaccin.

3. Formas en que resolvemos la falta de tiempo

..No alcanzo. Quisiera que el da tuviera 25 horas!.......... .. Se puede apurar por favor!...... ..No se en qu se me fue el da?............Las siete ya?.....

Cuantas veces no hemos pronunciado estas frases, cuantas veces nos hemos vistos sorprendidos de que se nos paso el tiempo y la hora de entrega de un informe se nos vino encima, y es como si un hbil ladrn introdujera su mano en nuestro bolsillo y se llevara minutos, horas, das, y hasta meses de nuestro valioso tiempo. Lo primero que debemos considerar es que como ya dijimos antes, el tiempo es un recurso, y como tal debemos administrarlo; imagine por un momento que su tiempo es dinero, no dinero que puede ganar, si no dinero que puede perder. Otrguele un valor concreto a su tiempo por ejemplo:

Un Minuto Una Hora Un Da Una Semana

$ 100 $ 1.000 $ 10.000 $ 100.000

Si pierdo siete minutos en reordenar mi escritorio, digo no importa siete minutos son nada, pero si los veo como $700, para mi adquieren un valor concreto, algo que para mi se pueden traducir en cosas concretas, como por ejemplo ir hasta la maquina de caf y comprarme un express. Uno de los factores que inciden en la falta de tiempo es que no valoramos su presencia, el tiempo es infinito, siempre esta el despus hasta que nos damos cuenta que estamos en nmeros rojos, o simplemente nos sobregiramos en nuestra cuenta en el reloj. Y en estos casos lo central es ser prcticos, cuando nos falta dinero, lo primero en que pensamos es en qu lo gaste? Y con el tiempo es lo mismo; para resolver la falta de tiempo lo primero es saber en qu lo gastamos, en qu se nos fue.

Revisaremos algunos de los factores de dificultad en la gestin de nuestro tiempo; Factores educativos: Complacer a los dems es una tendencia que la educacin ha ido inculcando en todos y que nos impide decir no. Debemos aprender a DECIR NO y a rechazar cortsmente las demandas a las que no podemos o no queremos responder. Importante: Se dice no a la demanda, no a la persona. Por ejemplo, comn que algunas personas tienden a complacer las demandas de sus compaeros, por temor a dar como respuesta una negacin, ya que se sienten culpables despus, o temen una mala respuesta de sus compaeros. Los hbitos y rutinas: Determinadas tareas se hacen porque siempre se ha hecho as aunque en la actualidad hayan perdido significado. As se hacen las cosas y no se cuestiona ni la utilidad ni el procedimiento Por ejemplo, identifique en su trabajo cuantas cosas de las que normalmente realiza son simples rutinas sin mayor sentido. Factores formativos: se desconoce bastante el uso de estrategias y habilidades para la gestin eficaz del tiempo. No se conoce como gestionar el uso del tiempo. En su forma habitual de organizar su tiempo logra usted aplicar algn modo de planificacin de este, piense cual es el modo en que usted normalmente aborda la distribucin de tiempo y los plazos. Los ladrones del tiempo: el telfono no deja de sonar, me interrumpen continuamente, responder correos electrnicos, reuniones innecesarias, la situacin del trfico, etc. Identifique cuales son los ladrones de tiempo que mas inciden en su rendimiento. Puede controlarlos de algn modo? La tendencia a la demora: ya lo har ms tarde, tendencia a posponer lo que no me gusta o no me apetece. Analice como aborda sus tareas, las realiza de inmediato, o las pospone?

Despus de revisar estos factores, Cmo evala su gestin del tiempo?, Qu diagnostico podra usted realizar? Hay algo que podra cambiar?, de ser as, realice una planificacin de su cambio. Generalmente cuando nos falta tiempo nuestra reaccin primaria es apurarnos, para algunas personas el modo ideal de trabajo es a presin cuando tienen el tiempo mas escaso y acotado y tienen mltiples tareas que realizar es cuando mas eficientes son. Y eso se debe a que los distractores se controlan mejor, en cambio cuando disponemos mas tiempo utilizamos este para hablar por telfono, revisar internet, responder a otras peticiones de nuestros jefes y compaeros, en cambio cuando tenemos el tiempo justo priorizamos lo urgente y lo importante de lo que puede esperar. Planificar como vimos implica establecer objetivos de largo plazo o finales y objetivos de mediano o corto plazo tambin llamados instrumentales. Cada herramienta de la gestin Efectiva del Tiempo debemos traducirla a nuestros objetivos. Cuando tenemos claros nuestros objetivos podemos minimizar la incidencia de nuestra falta de tiempo, porque al disear un objetivo, tambin consideramos el recurso de cunto tiempo es necesario para ejecutarlo, posibles inconvenientes, etc. Y desde esa perspectiva diseamos nuestra programacin, o sea, nuestra forma de administrar los recursos necesarios para conseguir nuestras metas.

4. Identificando nuestras tareas cotidianas Identificar nuestras tareas cotidianas es un modo de ir realizando una gestin efectiva de nuestro tiempo. Por ejemplo Dolores Daz es secretaria de la Gerencia de Recursos Humanos de una empresa, en un da comn ella realiza las siguientes actividades

8:30 8:30 8:45 8:45 9:00 9:00 9:15 9:15 9:45

Llega a su oficina, y enciende su computador Toma desayuno y conversa con sus compaeros del ultimo capitulo de la teleserie nocturna de moda Va al bao y se maquilla, porque en la maana sali muy apurada y no alcanzo Llega su jefe y le lleva un caf, y organizan la agenda para ese dia Entra a Facebook y revisa su perfil, le enva un saludo a Clarita la secretaria de de la Gerencia de Operaciones que esta de cumpleaos. Comenta las fotos de una compaera de colegio.

9:45 10:15 10:15 10:35

10:35 11:00 11:00 11:00 11:15 11:15 11:40

11:40 11:43

11: 53

12:10

12:15 12: 37 12:50 13:00

13:07

13:10

13:15 13: 18 13: 25 13:35

Revisas sus e-mail Trabaja en los requerimientos del da, actualizar base de datos del personal Habla con su mam por telfono para saber como amaneci de su dolor de espalda, y le dice que no salga a comprar que haga almuerzo con lo que tiene, y que ella ala tarde pasa al supermercado y le lleva lo que necesita antes de irse para su casa. Sigue trabajando en la base de datos Llamado urgente, debe llevar el contrato indefinido del Sr. Ortiz a capacitacin ahora! Busca el contrato pero no esta. Habla con su jefe por el caso del Sr. Ortiz y se dan cuenta que este no ha firmado contrato, que sigue con su convenio a honorarios. Llamado de capacitacin preguntando por el contrato de Ortiz Llamado de Olga de la gerencia de Operaciones para organizar donde van a llevar a almorzar a Clarita por su cumpleaos. Llama el Sr. Ortiz que de Capacitacin estn pidiendo su contrato y que el no a firmado, pregunta si lo van a contratar. Le pasa la llamada a su jefe. Su jefe la manda a llamar y le reclama por como se les paso que Ortiz no tenia contrato y que lo mandan a capacitacin. Ella se disculpa diciendo que los contratos los ve Luis Ormazbal, pero que ahora esta con licencia. Manda Memorndum a capacitacin Se toma un cafecito para relajarse un poco, mientras juega al solitario en el computador Llama Olga de nuevo, que donde van a ir almorzar? Su jefe le dice que a las 13:45 tiene una reunin almuerzo en la oficina, que por favor le prepare la sala de reuniones con el data y almuerzo para 4 personas, pero que no sean puras ensaladas. Encarga almuerzos al restorn del frente y que el men no sean solo ensaladas, que en 15 minutos manda al junior a buscar el almuerzo Prepara sala de reuniones, el data no funciona, llama a informtica que le traigan otro, que en 10 minutos mas se lo llevan, le responden Llama el junior que todava esta en el centro, que llega pasada las 14:00 Llama a su mam para ver si pudo hacer almuerzo con lo que tenia Se va al bao a darse un retoque en el maquillaje antes de ir a buscar los almuerzos Baja corriendo a buscar los almuerzos que le avisaron que estaban listos

13:45

14:07 15:15 15:30 15:40 15:55

16:00 17:45 17: 47 18:20

18:35

18:55 20:00

Sube con los almuerzos, se encuentra con el chico de informtica que trae el otro data. Mientras ella sirve los almuerzos, instalan el otro equipo, y van llegando los asistentes a la reunin. Su jefe le pide que le comunique con el Sr. Albornoz en Iquique, y que le transfiera la llamada a la sala de reuniones. Apaga su computador. Sale a almorzar, pero no alcanza a comprarle un regalo a Clarita. Vuelve del almuerzo, pasa al bao, se retoca el maquillaje. Prende su computador, y se prepara un te, revisa e-mails del trabajo Avanza con la actualizacin de la base de datos. La llama su jefe, se tiene que hacer cargo del contrato del Sr. Ortiz, urgente. Que ojala lo pueda firmar maana a primera hora Realiza lo necesario para el contrato del Sr. Ortiz Llama al Sr. Ortiz que pasa maana a primera hora a firmar su contrato indefinido. Se sirve un caf, responde unos correos de la empresa, revisa su correo personal, y mira su Facebook Se da cuenta que no va alcanzar a terminar de actualizar la base de datos, y que se va a tener que quedar hasta mas tarde si quiere avanzar. Su jefe le pide un caf, un par de llamadas, y que por favor le imprima unas copias de un informe que debe entregar, porque su impresora no funciona, y que de aviso de esto a Informtica. Trabaja en las basa de datos Apaga el computador y se va a su casa, pero antes tiene que pasar al supermercado e ir donde su mam.

De todas las actividades de un da cualquiera de este personaje Dolores Daz, algunas las podemos identificar como tareas que le distraen de quehacer laboral, estas representan una cantidad de tiempo no despreciable, otro aspecto de distraccin es el estilo de jefatura al cual ella esta afecta, podemos deducir que su jefe contribuye a interrumpir con pedidos urgentes y a ultimo minuto lo que no le permite prever lo que tiene que hacer y as poder planificarse. Si somos capaces de distinguir cuales son nuestras tareas cotidianas podremos evaluar cuales de estas son distractores que nos roban tiempo, de aquellos distractores que nos sirven de pausa para retomar nuestras actividades con mayor profundidad. El estilo de jefe que tenemos y como esto afecta nuestro rendimiento. Y aqu nuestro estilo de trabajo puede ser una herramienta fundamental ara el xito en nuestra desempeo; pudiendo ser este reactivo o proactivo.

Reactivo: es el tpico apagafuegos. Acta al da, va dando respuesta a lo que se va produciendo. Se caracteriza por la accin continua, mantiene a la persona con una gran cantidad de actividades siempre sobre la mesa, lo que le obliga a actuar da a da. Impide la reflexin y por tanto, la planificacin. Sus resultados se caracterizan ms por la cantidad que por la calidad. Proactivo: Se contrapone al anterior. Consiste en anticiparse a los acontecimientos, preverlos y tomar la iniciativa. Es tomar el control de los acontecimientos, actividades, tareas, etc. Consiste en planificar adecuadamente su trabajo. Se distingue ms por la calidad que por la cantidad. Tiene un mayor sentido del porqu, el para qu, el cmo de su trabajo. Es un estilo que previene la aparicin del stress.

Si vemos bien las diferencias entre una persona que es Reactivo en el trabajo, y uno Proactivo, nos daremos cuenta que es esencialmente una forma de enfrentar la planificacin y la programacin de lo que se quiere lograr, en algunos casos es por una estructura de personalidad que impide de modo natural estructurar el actuar; o tambin se puede dar por la forma en que el trabajo se gestiona al interior de la empresa, en estos casos la cultura organizacional impide el adecuado modo de planificar y programar.

5. Jerarquizando las tareas del da Como vimos en el punto anterior el caso de Dolores Daz, ahora veremos el caso de su hermana Urbana Daz. Urbana Daz, tambin trabaja como secretaria en una empresa, ella es reflejo de eficiencia y buen desempeo. Ella trabaja en el rea de Adquisiciones, tiene todo organizado, y planificado, sabe y maneja todo los requerimientos de insumos que se necesitan, se ha generado una agenda que le avisa con la suficiente antelacin cuando debe contactarse con los proveedores, cuanto son los tiempos de entrega y/o reposicin. Pero un da pas algo inesperado Esa maana Urbana se dispona a dar curso la orden de pago a un proveedor, todo iba como de costumbre, como dice ella, si uno programa bien, nada puede fallar, nada puede salir mal, pero algo paso; en los baos del primer piso hubo un problema con las caeras de agua, un aumento de la presin durante la noche hizo que una llave estallara, y comenz una importante filtracin hacia el subterrneo, justo donde est la bodega de la papelera. Al principio Urbana, se dijo que eso pasaba por que el encargado de la mantencin del edificio nunca hace su trabajo preventivo, si no que espera que las cosas fallen para reparar algo, lo que ella no previo fue que la mayora del papel que requiere la empresa estaba inutilizable, y eso a ella le generaba

una emergencia, era urgente el suministro de nuevo papel, no haba papel para las impresoras, para el bao, toallas para la limpieza, no haba nada, sus proveedores le decan que no haba problema que como de costumbre entregaran en mximo tres dasY Urbana se quedo sin respuestas, sin eficiencia, y sin papel y as se lo conto a su compaera Socorro de Finanzas, la que llamo al Junior y lo mando primero al supermercado a comprar papel higinico y toallas, lo suficiente para tres das, y luego lo envi a la librera a comprar resmas de papel suficientes para el mismo tiempo. Cul es la moraleja para Urbana, es importante y fundamental planificar y programar nuestras actividades, pero estas siempre debe estar al servicio de la realidad, y si la realidad cambia, la planificacin y la programacin tambin cambian. Antes de realizar una jerarquizacin de las tareas diarias se debe tener claridad en los objetivos y metas a lograr en una gestin eficaz. Estos son los resultados que uno espera alcanzar en un tiempo determinado como consecuencia de una serie de actuaciones. En la medida en que se expresen con precisin ser ms fcil estimar cundo se han alcanzado. Deben ser realistas: deben referirse a metas que razonablemente puedan ser alcanzadas. En caso contrario, generarn frustracin. Deben ser estimulantes: debe plantearse como reto, el cul generar un potente factor de motivacin. Deben ser flexibles: siempre puede surgir algn imprevisto. Por lo tanto, los objetivos han de poder adaptarse a los posibles cambios. Deben ser verificables: deben expresarse en trminos lo ms precisos posible. Debe figurar la meta a alcanzar, los responsables de realizarla y el plazo de tiempo en que se espera que la meta sea alcanzada. Para poder realizar una real planificacin y programacin de las tareas en base a una gestin eficiente del tiempo se requiere jerarquizarlas segn su importancia y urgencia. Stephen R. Covey propone una matriz de gestin personal para clasificar las distintas tareas y actividades diarias segn estos dos criterios:

Urgencia, aquellas actividades que requieren una accin inmediata

Importancia, aquellas actividades que tienen que ver con los resultados.

I M P O R T A N C I A

URGENCIA

HACERLO YA

HACERLO PRONTO

PUEDE ESPERAR

ALTA

MEDIA

BAJA

No hace falta ser un experto para elaborar listas de prioridades. Algunas personas llevan varias listas a la vez: una de mayor prioridad para las tareas urgentes y muy importantes, una de prioridad media para las tareas menos urgentes o medianamente importantes, y otra de baja prioridad para tareas que le gustara hacer cuando tenga tiempo. Otras personas simplifican el proceso haciendo slo una lista de las cosas que tiene que hacer al da siguiente al final de cada da. Si nos fijamos en este ltimo diagrama, lo que observaremos es que este es un instrumento que permite la clasificacin de nuestros objetivos en relacin a nuestra Planificacin, pues le asigna el nivel de prioridad a la ejecucin de nuestras acciones. Lo que se puede reflejar tambin en como programamos las actividades, asignndole los recursos necesarios para abordarlas. Esto tambin se relaciona con lo visto en el punto anterior, ya que la jerarquizacin de las tareas es una forma de ser proactivo, si no podemos jerarquizarlas, nos volvemos individuos reactivos, que terminan por ser verdaderos bomberos, ya que se abordan las tareas cuando estas se tornan una emergencia, un verdadero incendio. 6. Requerimiento de tiempos diversos Las tareas a ejecutar nos demandaran distintos tiempos, y cada uno de estos significaran diferentes tipos tambin de degaste en nosotros. Esto va depender de la tarea en si, de nuestras preferencias y tambin de nuestras habilidades. Para nosotros las tareas se van a vivenciar distinto, y as tambin vivenciaremos nosotros el tiempo que invertimos en ellas. Las tareas rutinarias y complejas tenderemos a sentirlas como pesadas y hasta tediosas, y si nuestras habilidades no nos acompaan pueden llegar a ser un verdadero calvario y lo ms probable es que las vayamos postergando en el

tiempo. En cambio las tareas en las cuales poseemos habilidad e inters nos resultan atractivas, tendemos a hacerlas con rapidez y precisin. Aplicacin: Le gustara a usted tener un momento de relajo, de vacaciones? Suponemos que su respuesta a esta pregunta fue un si rotundo entonces planifiquemos y programemos. No tienen porque ser sus vacaciones doradas esas que siempre ha querido y que sin duda se merece, partamos con algo fcil, quizs sea un solo da en algn lugar no muy lejos de su casa, quizs sea una semana. Determine su objetivo, este puede ser descansar, disfrutar, estar con su familia, no hacer la cama, no tener que manejar. Defina usted que es lo que quiere, y luego programe, en rigor destine los recursos necesarios para lograrlo. Por ejemplo, si usted quiere ir sin nadie de su familia al Cajn del Maipo por el da, quizs su programacin parta no tanto por la asignacin de recursos econmicos, sino por determinar qu da sera posible hacerlo, si la cultura organizacional de su familia y/o pareja lo permiten, cmo salir de paseo sin los hijos, cmo enfrentar la necesidad de salir sin la pareja, es eso comprensible en su entorno? Entonces le proponemos que usted planifique un tiempo de vacaciones como usted lo quiere y como su realidad se lo permite, quizs ms que recursos econmicos sus requerimientos sean de colaboracin de su entorno. Comparta su Planificacin y Programacin en el foro SINTESIS La Gestin Efectiva del Tiempo se puede generar a partir de la consideracin de que el tiempo es un recurso limitado y que se debe administrar de modo eficiente para lo cual se deben estructurar las tareas en orden, planificando sus objetivos y programando sus tiempos y los recursos requeridos. Tambin debemos reconocer nuestro estilo personal de abordar el trabajo, como perdemos el tiempo y como lo bien aprovechamos. La jerarquizacin de lo que se debe realizar segn su importancia y su urgencia es vital al momento de generar la eficiencia en el uso del tiempo.

HERRAMIENTAS Y RECURSOS DE CONTROL DEL TIEMPO Evitar posponer las tareas Reduccin de interrupciones Aprender a delegar Gestionar adecuadamente nuestro estrs Ser asertivos Optimizar nuestras reuniones