TRD Secretaría de Hacienda

ENTIDAD: ALCALDÍA MUNICIPAL DE GÜEPSA SANTANDER JUAN ERNETH RUIZ RUIZ
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGANICA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA CODIGO: 130 "GÜEPSA SOMOS TODOS"
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA CODIGO: 130 ALCALDE MUNICIPAL 2016 - 2019
CODIGOS TIPOS DOCUMENTALES RETENCION SOPORTE DISPOSICI

SERIES SUBSERIES PROCEDIMIENTOS
AG AC ON FINAL
D S SB P EL
130 02 07 ACTAS Actas Comité de bajas Convocatoria a reunión 1 9 CT Una vez la Subserie cumpla los
tiempos de retención contados a partir
del cierre del expediente o trámite que le
dio inicio, se deben transferir al Archivo
Listado de asistencia Histórico para su conservación total,
de acuerdo con lo establecido en el
Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de
Acta y anexos Cultura, en su Capítulo I, Artículo 2.8.2.1.5.
De los Archivos Generales Territoriales y el
Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias
secundarias. Además, la Ley 594 de
Acta 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los
documentos originales que posean
valores históricos no podrán ser
destruidos, aun cuando hayan sido
130 02 20 Actas Comité de Convocatoria a reunión 2 8 CT Una vez la Subserie cumpla los
Saneamiento Contable tiempos de retención contados a partir
del cierre del expediente o trámite que le
Listado de asistencia dio inicio, se deben transferir al Archivo
Histórico para su conservación total,
de acuerdo con lo establecido en el
Acta y anexos Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de
Cultura, en su Capítulo I, Artículo 2.8.2.1.5.
Listado de asistencia Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias
secundarias. Además, la Ley 594 de
2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los
Acta documentos originales que posean

AG AC ON FINAL
D S SB P EL
130 02 39 Actas Consejo Municipal Convocatoria a reunión 2 8 CT Una vez la Subserie cumpla los
de Polífica Fiscal tiempos de retención contados a partir
CONFIS del cierre del expediente o trámite que le
dio inicio, se deben transferir al Archivo
Histórico para su conservación total,
Listado de asistencia de acuerdo con lo establecido en el
Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de
Cultura, en su Capítulo I, Artículo 2.8.2.1.5.
Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias
Acta y anexos secundarias. Además, la Ley 594 de
2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los
documentos originales que posean
130 04 01 ACUERDOS Solicitud de acuerdo de pago 1 8 S reproducidos
Transferir un añoy/o después
almacenados
de archivado
DE PAGO del impuesto el proceso, conservar 8 años más y
Resolucion de acuerdo de seleccionar los casos más representativos
pago para su conservación en el archivo de la
Comprobantes de Ingresos Administración Municipal.
130 12 01 COMPROBANT Comprobante de egreso 2 98 E Esta serie documental se deja dos (2)
ES DE Comprobante general años en el Archivo de Gestión, contados a
EGRESO partir del cierre del expediente o trámite
Certificado de disponibilidad que le dio inicio, y noventa y ocho (98)
presupuestal años en el Archivo Central, por
Factura o contrato reclamaciones para pensión . Después se
elimina puesto que pierde valores
Registro de compromiso administrativos y legales y no tiene valor
Informe de actividades
130 12 01 COMPROBANT ENTIDAD: ALCALDÍA MUNICIPAL DE GÜEPSA SANTANDER 2 98 E Esta serie documental
JUAN ERNETHse dejaRUIZ
RUIZ dos (2)
ES DE años en el Archivo de Gestión, contados a
EGRESO EN LA ESTRUCTURA ORGANICA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA partir del cierre del expediente o trámite
UBICACIÓN CODIGO: 130 "GÜEPSA SOMOS TODOS"
que le dio inicio, y noventa y ocho (98)
años en el Archivo Central, por
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA CODIGO: 130 ALCALDE para
reclamaciones MUNICIPAL
pensión 2016 - 2019se
. Después
SERIES SUBSERIES
administrativosPROCEDIMIENTOS
y legales y no tiene valor
AG AC ON FINAL
D S SB P EL
Certificación de cumplimiento
Cuenta de cobro
Orden de pago
Comprobante de pago de
seguridad social
Comprobante de pago
estampillas
Acta de entrega, parcial, total
o de liquidacion
130 13 02 CONCEPTOS Conceptos jurídicos Soliicitud 2 8 S Una vez la Subserie cumpla los tiempos de
retención contados a partir del cierre del
expediente o trámite que le dio inicio, La
alcaldía municipal determinara el proceso de
selección teniendo en cuenta que este
puede realizarse cuantitativa y
Concepto jurídico cualitativamente. La selección cuantitativa
se relaciona con la definición de un
porcentaje de muestra el cual debe
considerar el volumen de producción
documental anual; la selección cualitativa se
fundamenta en la definición de criterios
130 13 04 Conceptos Tecnicos Soliicitud S descriptivos que den cuenta de
características o finalidades del trámite
que sean susceptibles de conservar
permanentemente, determinantes para la
cultura y la historia del municipio. El
proceso de selección será realizado por
el Comité Interno de Archivo, el jefe de la
dependencia productora y los interesados.
La documentación seleccionada, se debe
transferir al Archivo Histórico para su
conservación total, de acuerdo con lo
establecido en el Decreto 1080 de 2015 del
cualitativamente. La selección cuantitativa
ENTIDAD: ALCALDÍA MUNICIPAL DE GÜEPSA SANTANDER porcentaje de muestra
JUAN ERNETHelRUIZ cualRUIZ
debe
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGANICA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA CODIGO: 130 documental anual; la
"GÜEPSA selección
SOMOS cualitativa se
TODOS"
130 13 04 Conceptos Tecnicos S descriptivos que den cuenta de
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA CODIGO: 130 ALCALDE MUNICIPAL
características o finalidades2016
del - 2019
trámite
SERIES SUBSERIES
PROCEDIMIENTOS
AG AC ON FINAL cultura y la historia del municipio. El
D S SB P EL
Concepto tecnico proceso de selección será realizado por
130 14 01 CONSECUTIVO Consecutivo de Acta de cierre anual del 2 8 M/D establecido en el Decreto
Se debe conservar dos (2)1080 de el
año en 2015 del
Archivo
COMUNICACIO Comunicaciones consecutivo de Gestión por ser instrumento que soporta
NES Oficiales Enviadas Comunicación Oficial el cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Se
OFICIALES transferirá por ocho (8) años al Archivo
Listado de números de Central, se microfilmaran o digitalizaran y
radicado anulados se eliminara el soporte papel.
130 14 02 Consecutivo de Acta de cierre anual del 2 8 M/D Se debe conservar dos (2) año en el Archivo
Comunicaciones consecutivo de Gestión por ser instrumento que soporta
Oficiales Internas Planilla de control el cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Se
transferirá por ocho (8) años al Archivo
Comunicación Oficial Central, se microfilmaran o digitalizaran y
se eliminara el soporte papel.
Memorando
130 14 03 Consecutivo de Acta de cierre anual del 2 8 M/D Se debe conservar dos (2) año en el Archivo
Comunicaciones consecutivo de Gestión por ser instrumento que soporta
Oficiales Recibidas Comunicación Oficial el cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Se
transferirá por ocho (8) años al Archivo
Listado de números de Central, se microfilmaran o digitalizaran y
radicado anulados se eliminara el soporte papel.
130 15 01 CONCILIACION Conciliación bancaria 1 19 P E Una vez la Subserie cumpla los
ES tiempos de retención contados a partir
BANCARIAS del cierre del expediente o trámite que le
Extractos bancarios cuentas dio inicio. Teniendo en cuenta que estos
corrientes y ahorros documentos no ofrecen posibilidades
investigativas. la información se encuentra en
los libros contables.
Régimen de Contabilidad Pública, Sección
8. Principios de Contabilidad Pública., se
debe eliminar el soporte de estos
documentos, teniendo en cuenta lo
130 15 01 CONCILIACION 1 19 P E Una vez la Subserie cumpla los
ES
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA CODIGO: 130 tiempos de retención
ALCALDE contados
MUNICIPAL 2016 - a2019
partir
BANCARIAS del cierre del expediente o trámite que le
CODIGOS TIPOS DOCUMENTALES RETENCION SOPORTE DISPOSICI dio inicio. Teniendo en cuenta que estos
D S SB AG AC P EL
ON FINAL documentos no ofrecen posibilidades
investigativas. la información se encuentra en
Notas contables los libros contables.
Régimen de Contabilidad Pública, Sección
8. Principios de Contabilidad Pública., se
Notas Bancarias
debe eliminar el soporte de estos
Libro Auxiliar de Bancos establecido en el Decreto 1080 de 2015 del
Ministerio de Cultura en el Artículo 2.8.2.2.5
Eliminación de documentos, dejando
130 17 01 CUOTAS Resolución que reconoce la 5 95 P E constancia
Esta serie mediante
documentalInventario y Acta
se deja cinco (5)
PARTES pension años en el Archivo de Gestión, después de
PENSIONALES retiro del funcionario y noventa y cinco
Documentos del pensionado
(95) años en el Archivo Central, por
reclamaciones para pensión . Después se
Cuentade cobro
administrativos y legales y no tiene valores
Comprobante de egresos
histórico.
130 18 01 DECLARACION Aportes y Comprobante de ingreso 2 8 S Una vez la Subserie cumpla los tiempos de
ES POR participaciones retención contados a partir del cierre del
130 18 02 RECAUDO DE Impuesto de alumbrado Liquidación 2 8 S expediente o trámite que le dio inicio, La
IMPUESTOS público alcaldía municipal determinara el proceso de
MUNICIPALES Comprobante de ingreso selección teniendo en cuenta que este
130 18 03 Impuesto de aviso y Liquidación 2 8 S cualitativamente. La selección cuantitativa
tableros se relaciona con la definición de un
Comprobante de ingreso
130 18 04 Impuesto de Liquidación 2 8 S considerar el volumen de producción
espectáculos públicos documental anual; la selección cualitativa se
Comprobante de ingreso fundamenta en la definición de criterios
descriptivos que den cuenta de
130 18 05 Impuesto de industria y Declaración del Comerciante 2 8 S características o finalidades del trámite
comercio que sean susceptibles de conservar
DECLARACION Una vez la Subserie cumpla los tiempos de
ES POR retención contados a partir del cierre del
RECAUDO DE expediente o trámite que le dio inicio, La
IMPUESTOS alcaldía municipal determinara el proceso de
MUNICIPALES selección teniendo en cuenta que este
ENTIDAD: ALCALDÍA MUNICIPAL DE GÜEPSA SANTANDER puede realizarse cuantitativa
JUAN ERNETH RUIZ yRUIZ
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGANICA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA CODIGO: 130
porcentaje"GÜEPSA SOMOS
de muestra TODOS"
el cual debe
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA CODIGO: 130 ALCALDE
documental MUNICIPAL
anual; 2016
la selección - 2019 se
cualitativa
CODIGOS TIPOS DOCUMENTALES RETENCION SOPORTE DISPOSICI descriptivos que den cuenta de
130 18 05 SERIES SUBSERIES
Impuesto de industria y 2 8 S PROCEDIMIENTOS
D S SB AG AC P EL
ON FINAL características o finalidades del trámite
comercio que sean susceptibles de conservar
Formato de Actualización
Comprobante de ingreso cultura y la historia del municipio. El
130 18 06 Impuesto de vehículos Liquidación 2 8 S el Comité Interno de Archivo, el jefe de la
Comprobante de ingreso La documentación seleccionada, se debe
130 18 07 Impuesto de predial Liquidación 2 8 S conservación total, de acuerdo con lo
Ministerio de Cultura, en su Capítulo I,
130 18 08 Impuesto sobre billetes Liquidación 2 8 S Artículo
y boletas de lotería 2.8.2.1.5. De los Archivos Generales
Comprobante de ingreso Territoriales y el Capítulo IX, Artículo
2.8.2.9.1 Transferencias secundarias. La
130 18 09 Impuesto Sobretasa Liquidación 2 8 S Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo
Ambiental 2. "Los documentos originales que posean
Comprobante de ingreso valores históricos no podrán ser
130 18 10
Multas Resolución de imposición de 2 8 S
reproducidos y/o almacenados mediante
multa
cualquier medio".
130 18 11 Recaudo Servicio de Certificacion del recaudo 2 8 S
Aseo Municipal realizado
Cuetna de cobro a favor de la
alcaldia
130 18 12 Recaudos a Favor de Corpoboyacá - Sobretasa 2 8 S
Terceros ambiental
Fedegan 2 8 S
Otros recaudos 2 8 S
reproducidos y/o almacenados mediante
cualquier medio".
130 18 12 Recaudos a Favor de
Terceros

AG AC ON FINAL
D S SB P EL
Porcicultura 2 8 S
Pro-desarrollo 2 8 S
Pro-hospitales 2 8 S
Retención en la Fuente - 2 8 S
DIAN
130 18 13 Rentas contractuales Cuenta de cobro 2 8 S
130 18 14 Sobretasa a la Gasolina Declaración 2 8 S
130 18 15 Sobretasa Bomberil Comprobante de pago 2 8 S
130 18 16 Tasas y Derechos Expedición de documentos 2 8 S

Municipales
Movilización de ganado
Nomenclatura urbana
Ocupación del espacio

Publico
Plaza de mercado
130 22 01 ESTADOS Balance general 1 19 P E Debido a que la información se halla
FINANCIEROS consolidada en los Libros Mayor y Balances,
a 31 de diciembre de cada vigencia anual,
Balance comparativo
pierde sus valores investigativos. Por lo
tanto, una vez la Subserie cumpla los
Estado de resultados estado tiempos de retención contados a partir del
de fuentes y usos cierre del expediente o trámite que le dio
inicio, se debe eliminar el soporte de estos
130 22 01 UBICACIÓN 1
ESTADOS EN LA ESTRUCTURA ORGANICA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA 19 CODIGO:
P 130 E Debido a"GÜEPSA
que la información se halla
SOMOS TODOS"
FINANCIEROS consolidada en los Libros Mayor y Balances,
a 31 de diciembre de cada vigencia anual,
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA CODIGO: 130
pierdeALCALDE MUNICIPAL
sus valores 2016 Por
investigativos. - 2019
lo
TIPOS DOCUMENTALES tanto, una vez la Subserie cumpla los
CODIGOS RETENCION SOPORTE DISPOSICI
SERIES SUBSERIES tiempos de retención contados a partir del
PROCEDIMIENTOS
ON FINAL
D S SB AG AC P EL cierre del expediente o trámite que le dio
Estado de cambio en el inicio, se debe eliminar el soporte de estos
patrimonio documentos, teniendo en cuenta lo
Estado de flujo de efectivos Ministerio de Cultura en el Artículo 2.8.2.2.5
130 26 01 INFORMACIÓN Consignaciones, giros y Consignación 1 5 M/D constancia
Esta serie mediante
documental Inventario
se dejay Acta de año
un (1)
FINANCIERA traslados en el Archivo de Gestión y se transfiere al
Nota crédito Archivo Central donde permanece por cinco
(5) años más, luego se microfilma o digitaliza
Nota debito y se elimina el soporte papel.
Oficio de autorización de
traslado
130 26 02 Contribución Inherente a EPS 5 95 P E Esta serie documental se deja cinco (5)
la Nómina años en el Archivo de Gestión, después de
AFP retiro del funcionario y noventa y cinco
ARL reclamaciones para pensión . Después se
Caja de compensación administrativos y legales y no tiene valores
histórico.
ICBF
Sena
Cesantías - Fondo Nacional

del Ahorro
Listado de bonificaciones
Libranzas con entidades

financieras
Embargos

AG AC ON FINAL
D S SB P EL
130 26 03 Créditos Acuerdo concejo municipal 2 4 M/D Cumplido el tiempo de retención se
(facultando al alcalde para microfilma o digitaliza, se elimina el soporte
realizar operaciones de de papel, el tiempo de retención se cuenta a
empréstitos) partir de la cancelación del crédito y la
Solicitud del crédito a la devolución del pagare.
entidad bancaria
Balances
Certificación ley 617/2000

limite de gastos
Certificación ley 358/1997
capacidad de endeudamiento
Certificación de renta
pignorada
Estudio para aprobación del
crédito
Estado de amortizaciones
Comprobantes de pago
Comunicaciones oficiales
130 26 04 Libros de Operación Libros Presupuestales 1 10 P E Cumplidos diez (10) años en el Archivo
Financiera Central se procede a microfilmar o
Libro de Caja y Bancos digitalizar y posteriormente se elimina
el soporte papel.
Ingresos por venta de Ley 962 de 2005 Artículo 28.
servicios Racionalización de la conservación de
Libro auxiliar de caja libros y papeles de comercio.
130 26 04 Libros de Operación 1 10 P E Cumplidos diez (10) años en el Archivo
UBICACIÓN EN LA Financiera
ESTRUCTURA ORGANICA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA CODIGO: 130 Central se"GÜEPSA
procede SOMOS TODOS"
a microfilmar o
digitalizar y posteriormente se elimina
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA CODIGO: 130 el soporte
ALCALDEpapel.MUNICIPAL 2016 - 2019
Ley 962 de 2005 Artículo 28.
CODIGOS TIPOS DOCUMENTALES RETENCION SOPORTE DISPOSICI Racionalización de la conservación de
libros y papeles de comercio.
AG AC ON FINAL
D S SB P EL
libro Mayor y Balance
Libro Diario
Libros auxiliares
Libro de registro de
apropiaciones, compromisos y
pagos
Libro de registro de cuentas
por pagar
Libro de reservas
presupuestales
Libro de registro de vigencias
futuras
130 26 05 Marco Fiscal de mediano Plan financiero 2 8 P E Cumplido dos (2) años en el Archivo de
plazo Gestión, se transfiere al Archivo Central
Proyección de la deuda para un tiempo de conservación de (8)
pública ocho años, posteriormente se digitaliza para
Superávit primario su conservación total y se elimina e soporte
de papel
Indicadores establecidos por
ley 617
Anexos
130 26 06 Nomina Memorando de novedades y 5 95 P E Esta serie documental se deja cinco (5)
soporte años en el Archivo de Gestión, después de
Certificado de Disponibilidad retiro del funcionario y noventa y cinco
Presupuestal (95) años en el Archivo Central, por
reclamaciones para pensión . Después se
Registro Presupuestal elimina puesto que pierde valores
administrativos y legales y no tiene valores
histórico.
130 26 06 UBICACIÓN EN LA Nomina

ESTRUCTURA ORGANICA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA
5 95 CODIGO:
P 130 E "GÜEPSA
Esta serie SOMOS
documental TODOS"
se deja cinco (5)
años en el Archivo de Gestión, después de
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA CODIGO: 130 retiroALCALDE
del funcionario y noventa
MUNICIPAL 2016 -y2019
cinco
CODIGOS TIPOS DOCUMENTALES RETENCION SOPORTE DISPOSICI reclamaciones para pensión . Después se
SERIES SUBSERIES
ON FINAL elimina puestoPROCEDIMIENTOS
que pierde valores
D S SB AG AC P EL administrativos y legales y no tiene valores
Planilla de nómina histórico.
Comprobante de egreso -
orden de pago
130 26 07 Programa Anual de Caja - Propuesta PAC - Nación 2 8 P E Una vez la Subserie cumpla los tiempos de
PAC retención contados a partir del cierre del
expediente o trámite que le dio inicio.
Teniendo en cuenta que estos documentos
no ofrecen posibilidades investigativas, se
Acuerdo PAC- Propios debe eliminar el soporte de estos
constancia mediante Inventario y Acta de
130 27 01 INFORMES Informe Austeridad en el informe 2 5 P EL S Una vez la Subserie cumpla los tiempos de
Gasto retención contados a partir del cierre del
cualitativamente. El proceso de selección
será realizado por el Comité Interno de
Archivo, el jefe de la dependencia
productora y los interesados.
Artículo

AG AC ON FINAL
D S SB P EL
130 27 02 Informe Coljuegos informe 2 5 P EL S Cumplido el tiempo de retención se
seleccionan los informe de carácter anual
mas importantes para su conservación total
130 27 03 Informes Contaduría Balance general 2 8 P EL S Una vez la Subserie cumpla los tiempos de
General de la Nación retención contados a partir del cierre del
Estados de actividades alcaldía municipal determinara el proceso de
económicas, financieras y soc selección teniendo en cuenta que este puede
realizarse cuantitativa y cualitativamente. El
Balance detallado proceso de selección será realizado por el
Comité Interno de Archivo, el jefe de la
Estado de cambios en el
patrimonio
Estados financieros Ministerio de Cultura, en su Capítulo I,
Artículo 2.8.2.1.5. De los Archivos Generales
Territoriales y el Capítulo IX, Artículo
Notas a los estados 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias.
financieros La Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2.
"Los documentos originales que posean
130 27 04 Informes Contraloría Formato 1. Catálogo de 2 8 P EL S Una vez la Subserie cumpla los tiempos de
Departamental cuentas retención contados a partir del cierre del
Formato 2a. Resumen de caja expediente o trámite que le dio inicio, La
menor alcaldía municipal determinara el proceso de
selección teniendo en cuenta que este puede
Formato 2b. Relación de realizarse cuantitativa y cualitativamente. La
gastos de caja selección cuantitativa se relaciona con la
Formato 3. Cuentas bancarias definición de un porcentaje de muestra el
cual debe considerar el volumen de
producción documental anual; la selección
cualitativa se fundamenta en la definición de
criterios descriptivos que den cuenta de
características o finalidades del trámite que
sean susceptibles de conservar
130 27 04 ENTIDAD:
Informes ALCALDÍA MUNICIPAL DE GÜEPSA SANTANDER
Contraloría 2 8 P EL S Una vez la JUAN ERNETH
Subserie RUIZ
cumpla losRUIZ
tiempos de
Departamental retención contados a partir del cierre del
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGANICA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA CODIGO: 130 expediente o trámite
"GÜEPSA que le dio
SOMOS inicio, La
TODOS"
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA CODIGO: 130 ALCALDE
realizarse MUNICIPAL
cuantitativa 2016 - 2019 La
y cualitativamente.
TIPOS DOCUMENTALES selección cuantitativa se relaciona con la
CODIGOS RETENCION SOPORTE DISPOSICI
SERIES SUBSERIES definición de un porcentaje de muestra el
PROCEDIMIENTOS
ON FINAL
D S SB AG AC P EL cual debe considerar el volumen de
Formato 4. Pólizas de producción documental anual; la selección
aseguramiento cualitativa se fundamenta en la definición de
Formato 5a. Propiedad, planta
y equipo - adquisiciones y
bajas
Formato 5b. Propiedad, planta cultura y la historia del municipio. El proceso
y equipo - inventario de selección será realizado por el Comité
Interno de Archivo, el jefe de la dependencia
Formato 6. Ejecución
presupuestal de ingresos
Formato 7. Ejecución transferir al Archivo Histórico para su
presupuestal de gastos conservación total, de acuerdo con lo
Formato 8a. Modificaciones al establecido en el Decreto 1080 de 2015 del
presupuesto de ingresos Ministerio de Cultura, en su Capítulo I,
Formato 8b. Modificaciones al
presupuesto de egresos
2.8.2.9.1 Transferencias secundarias.
Formato 9. Ejecución PAC de La Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2.
la vigencia "Los documentos originales que posean
Formato 10. Ejecución valores históricos no podrán ser destruidos,
reserva presupuestal aun cuando hayan sido reproducidos y/o
almacenados mediante cualquier medio".
Formato 11. Ejecución
presupuestal de cuentas por
pagar
Formato 11a: vigencias
futuras
Formato 11c: contratación ops
Formato 12. Proyectos de

inversión
La Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2.
valores históricos no podrán ser destruidos,
aun cuando hayan sido reproducidos y/o
ENTIDAD: ALCALDÍA MUNICIPAL DE GÜEPSA SANTANDER almacenados
JUANmediante
ERNETHcualquier medio".
RUIZ RUIZ

AG AC ON FINAL
D S SB P EL
Formato 12a. Presupuesto
proyectos de inversión
Formato 13b. Ingresos por
estampillas
Formato 14. Talento humano
Formato 14a1. Talento
humanos - funcionarios por
nivel
humano - nombramientos
humano - pagos por nivel
humano - cesantías
humano - número de
funcionarios
Formato 15a. Evaluación de
controversias judiciales
Formato 15b. Acciones de
repetición
Inversión área ambiental
Formato 16. Gestión
ambiental
Formato 16a. Gestión
ambiental presupuestal
Formato 16a anexo ambiental

AG AC ON FINAL
D S SB P EL
Formato 16b. Proyectos o
actividades que requieren
licencia,
Formato concesión y/osalud -
17a1. Sector
estadísticas
Formato 17b1. Sector
educación - estadísticas
educación - participación de
recursos mineducación
educación - cobertura, planta,
cargos
Formato 17c1. S.g.p. -
propósito general
Formato 17c2. S.g.p. -
recursos transferidos
Formato f18. Sistema
estadístico unificado de deuda
- seud
Formato 19. Comportamiento
ingresos del municipio
Formato 19a. Regalías

Formato 19b. Proyectos de
regalías
Formato 19c. Regalías
indirectas
Acciones de control a la
contratación de sujetos

AG AC ON FINAL
D S SB P EL
Acciones de control a la
contratación por emergencia
invernal
Fiducias: control fiscal de los
patrimonios autónomos,
fondos cuenta y fideicomisos
abiertos
Contratación- emergencia
invernal: consorcios/ uniones
temporales
Formato 20. Informe al
culminar una gestión
Formato 21. Plan de
mejoramiento
Formato 21. Resguardos
indígenas
Formato 21a. Cultura
Formato 21b. Población
desplazada
Formato21c. Estampilla adulto
mayor
Formato 21d. Estampilla
procultura
Formato 22. Inventario del
recurso tecnológico
Formato 22a. Informe de
avance a plan de
mejoramiento
Formato 24a. Ejecución plan
de inversión

AG AC ON FINAL
D S SB P EL
Formato 26b regalías
indirectas
Formato f27_cgdc.
Evaluaciones y seguimientos
efectuados
Formato 27.por el asesor,
Planes de acción
u operativos
Formato 27a. Ejecución plan
de acción
Formato f28_cgdc. Informe de
rentas por cobrar
Formato 28. Indicadores de
gestión
Formato 40. Primas de
servicios y bonificaciones por
servicios prestados.
Formato 99. Documentos
anexos a la cuenta
Obra publica
130 27 05 Informes Contraloría Informe 2 8 P EL S Una vez la Subserie cumpla los tiempos de
General retención contados a partir del cierre del
expediente o trámite que le dio inicio. El
Artículo 2.8.2.1.5.

AG AC ON FINAL
D S SB P EL
130 27 08 Informe de Gestion Comunicación oficial 2 8 P CT Teniendo en cuenta que los Informes de
Gestión Institucional son fuente de
información privilegiada que permite
recuperar la memoria institucional de la
entidad, estos documentos revisten de
valores para la investigación. Una vez la
Subserie cumpla los tiempos de retención
contados a partir del cierre del expediente o
Informe trámite que le dio inicio, se deben transferir al
Archivo Histórico para su conservación total,
de acuerdo con lo establecido en el Decreto
1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, en su
Capítulo I, Artículo 2.8.2.1.5. De los Archivos
Generales Territoriales y el Capítulo IX,
Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias
secundarias. Además, la Ley 594 de 2000,
artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos
130 27 10 Informes Departamento informe 2 5 P EL S Una vez la Subserie cumpla los tiempos de
Nacional de Planeación retención contados a partir del cierre del
expediente o trámite que le dio inicio. El
130 27 11 Informe Derechos de informe 2 5 P EL S Ministerio
Una vez la de Cultura,
Subserie en su
cumpla losCapítulo I,
tiempos de
Autor retención contados a partir del cierre del

SERIES SUBSERIES Una vez la Subserie cumpla los tiempos de
PROCEDIMIENTOS
ON FINAL
D S SB AG AC P EL retención contados a partir del cierre del
130 27 12 Informes Ejecución Informe de ejecución de 2 8 P EL S expediente o trámite que le dio inicio, La
Presupuestal ingresos alcaldía municipal determinara el proceso de
Informe de ejecución de cualitativamente. La selección cuantitativa
gastos reserva se relaciona con la definición de un
Informe de ejecución de documental anual; la selección cualitativa se
gastos vigencia fundamenta en la definición de criterios
descriptivos que den cuenta de
características o finalidades del trámite
Informe análisis puntual a la
aplicación y seguimiento a la
ejecución de ingresos
Informe valor proyectado al proceso de selección será realizado por
superávit de ejecución con el Comité Interno de Archivo, el jefe de la
recursos ordinarios y de libre dependencia productora y los interesados.
destinación La documentación seleccionada, se debe
Informe al superávit o déficit conservación total, de acuerdo con lo
presupuestal según establecido en el Decreto 1080 de 2015 del
comparativo ejecución de Ministerio de Cultura, en su Capítulo I,
ingresos y gastos Artículo
informe seguimiento a los 2.8.2.1.5. De los Archivos Generales
resultados y ejecución de Territoriales y el Capítulo IX, Artículo
ingresos y gastos 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias.
La Ley 594 de 2000, artículo 19,

AG AC ON FINAL
D S SB P EL
130 27 14 Informes Estampillas Informe 2 8 P EL S Por motivo que la serie Informes de
Ejecución Presupuestal permite realizar
estudios económicos en aspectos de
inversión y gastos en la administración
municipal, se debe seleccionar el último
Informe de Ejecución Presupuestal del año
existente o de la vigencia fiscal para su
conservación. Se debe tener en cuenta el
procedimiento de transferencia secundaria
definido por el Archivo Municipal o
Departamental.
130 27 17 Informe Financiero y Informes conciliaciones 2 8 P EL valores
Una vezhistóricos no cumpla
la Subserie podrán los
ser tiempos
destruidos,
de
Contable bancarias retención contados a partir del cierre del
Informe de proyección de alcaldía municipal determinara el proceso de
ingresos selección teniendo en cuenta que este puede
realizarse cuantitativa y cualitativamente. La
Informe sobretasa a la selección cuantitativa se relaciona con la
gasolina definición de un porcentaje de muestra el
Informe análisis información cual debe considerar el volumen de
contable y presupuestal producción documental anual; la selección
Informe de seguimiento criterios descriptivos que den cuenta de
presupuestal características o finalidades del trámite que
Informe de rendición de permanentemente, determinantes para la
cuentas cultura y la historia del municipio. El proceso
de selección será realizado por el Comité
Informe definitivo de la deuda Interno de Archivo, el jefe de la dependencia
selección cuantitativa se relaciona con la
definición de un porcentaje de muestra el
ENTIDAD: ALCALDÍA MUNICIPAL DE GÜEPSA SANTANDER cualitativaJUAN
se fundamenta
ERNETH RUIZen la RUIZ
definición de
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGANICA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA CODIGO: 130 "GÜEPSAde
sean susceptibles SOMOS TODOS"
conservar
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA CODIGO: 130 cultura y la historia
ALCALDE del municipio.
MUNICIPAL 2016 El proceso
- 2019
CODIGOS TIPOS DOCUMENTALES RETENCION SOPORTE DISPOSICI Interno de Archivo, el jefe de la dependencia
D S SB AG AC P EL
ON FINAL productora y los interesados.
Informe pignoración de rentas transferir al Archivo Histórico para su
Informe de discriminación del establecido en el Decreto 1080 de 2015 del
endeudamiento Ministerio de Cultura, en su Capítulo I,
Informe de los resultados de Territoriales y el Capítulo IX, Artículo
la vigencia anterior 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias.
130 27 19 Informe Marco Fiscal de Informe 2 5 P EL CT Constituyen parte del patrimonio documental
Mediano Plazo de la alcaldía , una vez cumplidos los
tiempos de retención se conservan
informe seguimiento a las totalmente debido a que se constituyen en
exenciones para el MFMP fuente primaria para el desarrollo de
investigaciones históricas sobre la respectiva
Informe sobre pasivos
temática.
contingente para el MFMP
Informe del estado del pasivo

pensional
130 27 20 Informe Otros informe 2 5 P EL S Cumplido el tiempo de retención se

organismos del Estado seleccionan los informe mas importantes
para su conservación total

AG AC ON FINAL
D S SB P EL
130 27 24 Informe SEUD - Min informe 2 5 P EL S Una vez la Subserie cumpla los tiempos de
hacienda retención contados a partir del cierre del
cualitativamente. El proceso de selección
será realizado por el Comité Interno de
Archivo, el jefe de la dependencia
productora y los interesados. La
documentación seleccionada, se debe
130 27 26 Informe SIDEF Informe magnético 2 8 P EL S conservación
Una total,losde
vez cumplidos acuerdo
tiempos decon lo
retención
se seleccionan los informes mas importantes
Soportes de envío para su conservación total
130 28 01 INGRESOS Ingresos documento CONPES 4 6 P CT Una vez la Subserie cumpla los tiempos de
SISTEMA retención contados a partir del cierre del
GENERAL DE expediente o trámite que le dio inicio, se
PARTICIPACIO deben transferir al Archivo Histórico para su
NES conservación total, de acuerdo con lo
Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19,
parágrafo 2. "Los documentos originales que
130 29 01 INTERFASES Formato M1, M2 4 6 EL CT Se deben hacer copias de seguridad en
CONTABLES disco duro cada tres meses para garantizar
la conservacion de la informacion contable
en medio magnetico
TIPOS DOCUMENTALES
130CODIGOS
29 01 INTERFASES
SERIES SUBSERIES
RETENCION SOPORTE DISPOSICI
4 6 EL CT Se deben hacer copias de seguridad en
PROCEDIMIENTOS
ON FINAL disco duro cada tres meses para garantizar
D S SB CONTABLES AG AC P EL
Interfase la conservacion de la informacion contable
en medio magnetico
Consignaciones
Recibos de Caja
Auxiliar de Cajas
130 32 01 INSTRUMENTO Inventario documental 1 4 P CT Regulado por el acuerdo 042 del Archivo
S DE General de la Nacion.Los inventarios de
CONTROL transferencias primarias se debe guardar en
archivos de gestión durante (1) año, porque
Inventario transferencias se requiere dentro de la gestión y funciones
primarias asignadas a la entidad y en el archivo central
(4) años,
luego de digitalizaran y se eliminara el
Tablas de retención soporte papel en su totalidad. Regulado por
documental la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias
se guardara la tabla de retencion documental
perteneciente a ella, por 5 años o hasta que
130 33 01 INVENTARIOS Invenario General de Fomarto de inventario Una vez la Subserie cumpla los tiempos de
Documentos del Archivo 2 8 P E retención contados a partir del cierre del
Teniendo en cuenta que estos documentos
130 33 02 Inventario de almacén Orden de compra 2 8 P E no ofrecen posibilidades investigativas, se
/activos fijos por debe eliminar el soporte de estos
dependencias comprobante de ingreso documentos, teniendo en cuenta lo
certificación de recibo a Ministerio de Cultura en el Artículo 2.8.2.2.5
satisfacción Eliminación de documentos, dejando
constancia mediante Inventario y Acta de
Eliminación aprobada por el Comité Interno
de Archivo.
INVENTARIOS Una vez la Subserie cumpla los tiempos de
retención contados a partir del cierre del
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGANICA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA CODIGO: 130 Teniendo"GÜEPSA
en cuentaSOMOS TODOS"
que estos documentos
130 33 02 Inventario de almacén 2 8 P E no ofrecen posibilidades investigativas, se
/activos
OFICINA PRODUCTORA: fijos por DE HACIENDA Y TESORERIA
SECRETARIA CODIGO: 130 debeALCALDE
eliminar elMUNICIPAL
soporte de estos
2016 - 2019
dependencias documentos, teniendo en cuenta lo
CODIGOS TIPOS DOCUMENTALES RETENCION SOPORTE DISPOSICI establecido en el Decreto 1080 de 2015 del
AG AC ON FINAL
D S SB P EL
Formulario de Ingreso constancia mediante Inventario y Acta de
Inventario Eliminación aprobada por el Comité Interno
Formato de baja de inventario de Archivo.
Ficha de activo
Lista de Inventario
Acta de avalúo
Acta de adjudicación
Actas de entrega
Orden de entrega
Informe de relación de bienes

inservibles
Comprobante de pago
Comprobante de egreso
Formato de inventario
130 33 03 Inventario de bienes Fomarto de inventario

generales 2 8 P E
130 33 04 Inventario de bienes Fomarto de inventario

individuales 2 8 P E

AG AC ON FINAL
D S SB P EL
130 33 05 Inventario de Fomarto de inventario
Transferencias 2 8 P E
Documentales
130 38 01 PLANES Plan de Acción Plan de acción 1 10 E Constituyen parte del patrimonio documental
de la alcaldia, luego de cumplir los tiempos
de retencion,se conservan permanentemente
Evidencias de ejecución del por ser documentos misionales relacionados
plan de acción con el cumplimiento de la funcion de la
Informe de seguimiento al Administración Municipal. Se digitalizaran y
plan de acción se eliminara el soporte papel
130 39 01 PRESUPUEST Acuerdo Municipal de 2 8 P S Una vez la Subserie cumpla los tiempos de
O MUNICIPAL Presupuesto retención contados a partir del cierre del
130 40 27 PROCESOS Proceso Cobro Coactivo Liquidacion oficial del 2 8 S alcaldía municipal determinara el proceso de
impuesto selección teniendo en cuenta que este puede
Resolucion de liquidacion del
impuesto
Mandamiento de pago cobro cual debe considerar el volumen de
coactivo producción documental anual; la selección
Formato cobro coactivo del cualitativa se fundamenta en la definición de
impuesto criterios descriptivos que den cuenta de
Citacion para la notificacion sean susceptibles de conservar
personal permanentemente, determinantes para la
Notificacion liquidacion oficial cultura y la historia del municipio. El proceso
del impuesto de selección será realizado por el Comité
Interno de Archivo, el jefe de la dependencia
Resolucion de Prescripcion productora y los interesados.
ENTIDAD: ALCALDÍA MUNICIPAL DE GÜEPSA SANTANDER JUAN ERNETH
criterios descriptivos RUIZcuenta
que den RUIZ de
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGANICA: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORERIA CODIGO: 130 sean susceptibles
"GÜEPSAde conservar
SOMOS TODOS"
cultura y la historia del municipio. El proceso
CODIGOS TIPOS DOCUMENTALES RETENCION SOPORTE DISPOSICI Interno de Archivo, el jefe de la dependencia
SERIES SUBSERIES
ON FINAL
PROCEDIMIENTOS
D S SB AG AC P EL La documentación seleccionada, se debe
130 40 28 Proceso Cobro Comunicación Oficial 2 8 S transferir al Archivo Histórico para su
Persuasivo conservación total, de acuerdo con lo
Acto Administrativo establecido en el Decreto 1080 de 2015 del
Documento de notificación Artículo 2.8.2.1.5. De los Archivos Generales
Soporte de pago 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias.
Resolución "Los documentos originales que posean
valores históricos no podrán ser destruidos,
aun cuando hayan sido reproducidos y/o

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