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5 - Temas Avanzados Sobre Gráficos Excel
5 - Temas Avanzados Sobre Gráficos Excel
Creación de gráficos complejos en una hoja de cálculo de Excel, basados en los datos existentes
en la misma: tipo y formato del gráfico y de sus elementos y cómo se puede añadir imágenes,
editar e imprimir el gráfico. También se describe la inserción de minigráficos en las celdas.
Contenido:
1. Gráficos 3D y plantillas de gráfico.
2. Elementos del gráfico.
3. Datos en un eje secundario.
4. Usar imágenes en gráficos.
5. Minigráficos.
6. Impresión de gráficos.
Una vez creado un gráfico, puedes modificarlo a través de las pestañas contextuales Diseño de
gráfico y Formato, que aparecen al seleccionar un elemento de este tipo, así como con los tres
botones situados al lado del gráfico que nos permitirán modificar distintos aspectos del gráfico:
Elementos de gráfico , Estilos de gráfico y Filtros de gráficos .
Recuerda que puedes incrustar el gráfico en la misma hoja de cálculo o crear una hoja de gráfico.
Además, también se puede agregar datos al gráfico sin necesidad de volver a crearlo.
Vamos a ver cómo manipular y conseguir gráficos más complejos.
Sin duda, el cambio más radical que podemos hacer sobre un gráfico es cambiar el tipo de
gráfico.
Cada uno de los tipos de gráficos que existe tiene sus propias características, que hacen que sea
más o menos adecuado para los datos que vamos a representar.
Selecciona el gráfico pulsando en una zona libre del mismo (sin elementos). Selecciona la
pestaña contextual Diseño de gráfico, en la Cinta de opciones. Pulsa el botón Cambiar tipo
de gráfico .
En esta última versión de Excel se han añadido los gráficos de Mapa y los gráficos de
Embudo.
Los gráficos de Mapa se pueden utilizar cuando en los datos a representar existen regiones
geográficas (como países, estados, provincias o códigos postales), de manera que se pueden
mostrar y comparar los valores según estas regiones geográficas. Los gráficos de Embudo
se pueden utilizar para mostrar valores a través de varias fases de un proceso; normalmente
los valores disminuyen de forma gradual a lo largo de las fases, por lo que las barras se
parecen a un embudo.
En el panel que aparece tenemos distintas opciones que podemos elegir. En este caso, disponemos
de distintos parámetros que se muestran al seleccionar Relleno y línea , Efectos y
Tamaño y propiedades .
Selecciona Efectos .
Pulsa varias veces el botón con la flecha hacia arriba del campo Giro X hasta conseguir un
ángulo de 70 grados.
Cierra el panel Formato del área del gráfico.
Una vez has creado y configurado un gráfico, puedes querer utilizar el mismo tipo y formato en
otros gráficos. Para esto, puedes crear una plantilla de gráfico.
De esta forma, cuando estés creando otros gráficos en otras hojas o en otros libros, podrás
utilizar la plantilla de gráfico, con lo que el gráfico tendrá automáticamente el aspecto
adecuado: tipo, elementos que se muestran, colores, etc.
Para crear una plantilla de gráfico, selecciona el gráfico y muestra su menú contextual pulsando
sobre él en una zona libre de elementos. En ese menú contextual, selecciona la opción Guardar
como plantilla.
Muestra el menú contextual del gráfico pulsando en la marca y guarda el gráfico actual como
una plantilla.
Las plantillas de gráficos se guardan en archivos con la extensión crtx en la carpeta de plantillas
de gráficos de Office.
Escribe el nombre Gráfico personalizado tridimensional y pulsa en el botón Guardar.
Para crear un gráfico desde una plantilla de gráfico, muestra el cuadro Insertar
gráficos pulsando el botón Gráficos recomendados o el botón Iniciador de cuadro de
diálogo del grupo de comandos Gráficos de la pestaña Insertar, selecciona la pestaña
Todos los gráficos, elige la categoría Plantilla y selecciona la plantilla desde ahí.
Puedes aplicar una plantilla de gráfico desde la misma opción que utilizas para cambiar el tipo de
gráfico.
Vuelve a mostrar la pestaña Diseño de gráfico.
Sin embargo, si deseas aplicar un tipo de gráfico diferente, podrás hacerlo directamente, sin
necesidad de deshacer la aplicación del tipo actual.
Para mostrar, ocultar o cambiar los elementos del gráfico, puedes utilizar las opciones del icono
Elementos de gráfico situado al lado del gráfico.
Por ejemplo, desde la opción Título del gráfico puedes incluir un título al gráfico, encima de
este o superpuesto en su parte superior, sin cambiar el tamaño del mismo.
Puedes seleccionar entre colocar el título del gráfico Encima del gráfico o Superpuesto
centrado.
Selecciona Más opciones...
En el panel Formato del título del gráfico puedes establecer distintos parámetros dentro de cada
una de las categorías: Opciones de título y Opciones de texto.
Despliega Relleno y selecciona Relleno degradado.
Haz triple clic en el texto del título del gráfico para seleccionar todo este texto y escribe Gastos
directos como nuevo título.
Desde las opciones Títulos del eje podrás indicar si deben aparecer etiquetas en los ejes vertical y
horizontal del gráfico, que sirvan para describir lo que se representa en cada uno de estos ejes.
La opción Leyenda sirve para ocultar o mostrar la leyenda, indicando la situación donde
aparecerá: debajo del gráfico, encima de este, a su izquierda, etc.
Recuerda, sin embargo, que puedes seleccionar la leyenda y situarla en el lugar que quieras
arrastrándola con el ratón.
Pulsa el botón en forma de flecha que se muestra al situar el puntero del ratón en la opción
Etiquetas de datos y selecciona Centro.
Las etiquetas de datos muestran el dato que se está representando en cada punto de dato del
gráfico.
Si previamente hubieras seleccionado una serie de datos del gráfico, solo se hubieran añadido
etiquetas de datos a esta serie.
De todas formas, ahora podrías seleccionar la etiqueta o etiquetas que quisieras y eliminarlas,
pulsando la tecla .
Ten en cuenta también que tanto los títulos como las etiquetas de datos son elementos del gráfico,
por lo que podrías cambiar el lugar donde aparecen, para que no se superpongan los textos con
otros elementos del gráfico o para que se sitúen exactamente en el lugar deseado.
Activando la opción Tabla de datos se mostrará la tabla de datos debajo del gráfico, es decir, los
datos que están siendo representados.
Despliega las opciones de la opción Ejes.
Desde aquí puedes indicar si se va a mostrar en el gráfico un determinado eje.
En determinados tipos de gráficos tridimensionales también se incluirá el eje Z o de profundidad.
Selecciona la opción Vertical primario y observa el cambio en el gráfico.
Desactiva las Etiquetas de datos.
Desde la opción Líneas de cuadrícula puedes hacer que el gráfico muestre más o menos líneas
de división, tanto horizontales como verticales.
Estas líneas ayudan a situar los valores que están siendo representados en el gráfico, aunque, si
existen demasiadas divisiones, el gráfico puede llegar a ser confuso.
Recuerda que, en ocasiones, al añadir o eliminar elementos al gráfico, puede ser conveniente
ajustar el tamaño del gráfico o de estos elementos, para que el conjunto se vea de la mejor manera
posible.
Despliega las opciones de la opción Línea de tendencia.
Desde la opción Línea de tendencia tienes acceso a varias opciones de análisis del gráfico, que
te pueden servir para entender mejor el gráfico al mostrar cuál ha sido la tendencia de los datos a
lo largo de un período de tiempo.
Selecciona la opción Lineal.
Desde este cuadro seleccionarás la serie en la que quieres crear la línea de tendencia.
Acepta el cuadro para crear la línea de tendencia a partir de la serie Nóminas.
Después de elegir los elementos que quieres mostrar en el gráfico, puedes configurarlos y
cambiar su formato.
Para esto, selecciona el elemento y accede al panel de formato que se muestra al acceder a Más
opciones en cualquiera de los elementos de gráfico del botón Elementos de gráfico. También
puedes utilizar los botones de la pestaña Formato.
Una vez creado un gráfico, puedes modificarlo a través de las pestañas contextuales Diseño de
gráfico y Formato, que aparecen al seleccionar un elemento de este tipo, así como tres iconos
situados al lado del gráfico que nos permitirán modificar distintos aspectos del gráfico:
Elementos de gráfico , Estilos de gráfico y Filtros de gráficos .
Si seleccionas la opción denominada Más opciones al desplegar una de las opciones del botón
Elementos de gráfico , se muestra un panel donde configurar distintos aspectos y
características de los elementos de los gráficos. Además, con la opción Giro 3D de este panel,
podrás cambiar la orientación y perspectiva del gráfico.
Para añadir, cambiar o eliminar elementos al gráfico, puedes activar las distintas opciones del
botón Elementos de gráfico .
Desde la opción Línea de tendencia del botón Elementos de gráfico , podrás ver cuál es
la evolución de los datos a lo largo del gráfico, que pueden ayudarte a entender el gráfico o a
obtener conclusiones a partir de los datos representados.
Arrastra el marcador de rango de la celda C23 hacia la derecha para que el gráfico incluya la
serie Agentes.
Como te indica la leyenda del gráfico, la serie Agentes está representada en el gráfico.
Sin embargo, no llega a mostrarse, ya que sus valores son demasiado pequeños en comparación
con las otras dos series de datos.
Desde este mismo panel puedes cambiar el tipo o color del contorno o relleno, la
sombra, iluminación o el formato tridimensional de únicamente la serie seleccionada, sin
modificar el resto de series del gráfico.
Esto es útil para la situación actual, ya que podrás tener un eje para la serie Agentes y otro eje
para el resto de series, de forma que la diferencia de valores permita ver todas las series en el
mismo gráfico.
Activa la opción Eje secundario.
En estos casos, para diferenciar el eje secundario, puede ser conveniente cambiar el tipo de
gráfico solo para esa serie de datos. Por ejemplo, puedes cambiar la serie de datos a un gráfico de
líneas.
Para esto, tras seleccionar la serie de datos adecuada, utiliza el botón Cambiar tipo de gráfico
Muestra la pestaña Diseño de gráfico de la Cinta de opciones y pulsa el botón Cambiar tipo
de gráfico .
Despliega la lista Tipo de gráfico que pertenece a la serie Agentes y selecciona el gráfico que
te indico.
Al tener seleccionada una única serie de datos y no el gráfico completo, podemos cambiar el tipo
de gráfico para cada una de las series. Si tuvieras seleccionado todo el gráfico y no solo una serie,
el tipo de gráfico seleccionado se aplicaría a todo el gráfico.
Acepta el cuadro.
Como puedes ver en el gráfico, has conseguido combinar más de un tipo de gráfico en el mismo
gráfico.
Esto será posible siempre que se combinen distintos tipos de gráficos bidimensionales: no
puedes utilizar esta opción si has aplicado un tipo de tres dimensiones.
Como ves, puedes seleccionar cualquier color para las barras de esta serie. Con la opción Más
colores de relleno se abrirá una ventana desde la que podrás elegir exactamente el color que
quieras, si no se encuentra entre los que aparecen inicialmente en este menú.
Despliega el submenú Degradado.
Además, dispones de más opciones, como rellenar las columnas con un degradado formado por
uno o dos colores o elegir algún degradado preestablecido por Excel.
La opción Más degradados permite personalizar a tu manera el degradado que quieres utilizar.
Selecciona el primer degradado de la sección Variaciones de luz.
Desde el panel que aparece al pulsar el botón Aplicar formato a la selección, también
podrás elegir y configurar todas estas opciones de contorno, relleno y efectos.
Desde las opciones de Textura podrás elegir entre distintas texturas o tramas para el área de las
columnas.
Pulsa el botón Relleno de forma y selecciona la primera opción del
submenú Textura.
Además de todas estas posibilidades, también puedes utilizar una imagen que tengas en tu
ordenador como relleno de los elementos del gráfico.
Selecciona el Área de trazado del gráfico desde la lista Elementos de gráfico, que está en el
grupo de comandos Selección actual.
En lugar de utilizar las opciones del grupo de comandos Estilos de forma, ahora vamos a utilizar
el panel de formato.
Al utilizar una imagen, desde la sección Imagen del panel puedes ajustar opciones
relacionadas con la transparencia de la misma.
Desde aquí, además de poder seleccionar la textura o imagen que quieres utilizar, puedes
establecer ciertas opciones sobre la misma, por ejemplo, el nivel de transparencia o crear un
mosaico con la imagen.
Activa la opción Mosaico de imagen como textura y observa el aspecto del gráfico.
Desactiva de nuevo Mosaico de imagen como textura y cierra el panel de formato.
Ahora, si quisieras, podrías seguir modificando el gráfico para adaptarlo exactamente a tu gusto:
cambiar el color de las otras series de datos del gráfico, cambiar el tipo, tamaño o color de los
textos, etc.
5. MINIGRÁFICOS
Los gráficos son objetos de Excel, mientras que los minigráficos no son objetos, sino
que son pequeños gráficos visuales que se muestran en el fondo de una celda.
Otra posibilidad relacionada con los gráficos es la utilización de minigráficos, que son pequeños
gráficos que se ajustan en el interior de una celda, especialmente útiles para mostrar tendencias de
los datos en un espacio reducido.
Para crear minigráficos se utilizan las opciones del grupo de comandos Minigráficos de la
pestaña Insertar de la Cinta de opciones.
Primero tenemos que seleccionar una o varias celdas vacías donde se añadirá el minigráfico o los
minigráficos.
Selecciona las celdas G20..G23. Muestra la pestaña Insertar de la Cinta de opciones.
Tienes que pulsar en el botón correspondiente al tipo de minigráfico que quieras crear, aunque
más adelante siempre podrás cambiarlo.
Desde este cuadro se indicará el rango de celdas que contienen los datos que se utilizará en el
minigráfico o minigráficos que estás creando.
Desde la pestaña contextual Minigráfico que aparece al seleccionar uno o varios minigráficos
dispones de varias herramientas para trabajar con los minigráficos, que permiten cambiar su
diseño, su formato, su estilo, establecer varias opciones, etc.
líneas.
Activa la casilla Punto alto en el grupo de comandos Mostrar.
Desde estas casillas de verificación puedes resaltar los puntos inicial, final, los valores negativos,
mínimos y máximos de los datos que se representan en los minigráficos
decir, las celdas que tienen los datos que se muestran, así como su ubicación en la hoja de
cálculo.
Desde el grupo de comandos Estilo puedes cambiar el color de los elementos de los minigráficos
(en este caso, líneas y puntos de marcador), mientras que utilizando el botón Eje tienes
distintas opciones para los ejes de los minigráficos (mostrarlo o no, si será automático o con un
valor mínimo manual, etc.).
Los minigráficos pueden ser útiles para mostrar patrones o tendencias de unos determinados
datos.
Al igual que los gráficos, los minigráficos cambian al modificar los datos desde los que se crean,
de forma que reflejan los valores adecuados en cada momento.
6. IMPRESIÓN DE GRÁFICOS
Antes de imprimir los gráficos, es conveniente comprobar el resultado que vamos a obtener.
Existen algunas diferencias a la hora de imprimir gráficos, dependiendo de si los gráficos son
incrustados o si están situados en una hoja de gráfico.
En primer lugar, si el gráfico es incrustado, se puede cambiar su tamaño o posición simplemente
mediante la selección y el arrastre con el ratón.
Los gráficos incrustados se imprimen con el tamaño, las proporciones y la posición que tienen en
la hoja de cálculo.
Accede a la opción Imprimir desde la vista Backstage. Desactiva el botón Toda la página
que está en la esquina inferior derecha, para ver lo que se imprimirá más de cerca.
Puedes variar el tamaño del gráfico o su posición desde la vista normal de la hoja o desde la vista
previa de salto de página.
En cuanto a los gráficos que están en una hoja de gráficos, por defecto, la configuración del
gráfico está predeterminada para una orientación horizontal.
Muestra la Hoja de gráfico.
Muestra de nuevo la vista preliminar desde la vista Backstage.
Pulsa en el enlace Configurar página.
Muestra la pestaña Márgenes.
Como ya sabes, desde aquí puedes cambiar los márgenes de la página impresa.
Recuerda que, si activas el botón Mostrar márgenes de la vista preliminar que se ve en la
vista Backstage podrás ver los márgenes en esta vista previa y modificarlos si quieres.
Si pulsas y arrastras para cambiar los márgenes, es posible que también tengas que cambiar el
tamaño del gráfico, para adaptarlo al nuevo tamaño de impresión.
Desde Excel podemos cambiar y configurar los gráficos de muchas maneras, adaptándolos
totalmente a nuestro gusto, configurándolos de la forma que queramos en cada momento.
Si seleccionas cualquier elemento del gráfico, podrás cambiar su aspecto a través de los
controles de la pestaña contextual Formato.
También puedes utilizar el panel de formato que se muestra a través del botón Aplicar formato
a la selección o seleccionando Más opciones en el menú del
elemento correspondiente del botón Elementos de gráfico .
Para incluir una serie en un eje secundario, en lugar del eje principal del gráfico, selecciona los
elementos del gráfico de dicha serie y pulsa Aplicar formato a la selección
. En el panel de formato puedes indicar que una serie se represente
respecto a un eje secundario. activando la casilla Eje secundario y dentro del apartado Opciones
de serie. También puedes cambiar el tipo de gráfico de solo una serie seleccionándola primero,