CARACTIZACIÓN DE PROCESOS DE COMPRAS

Objetivo del
Adquirir bienes y servicios para la empresa cumpliendo con las especificaciones requeridas en el momento oportuno, en las cantidades requeridas, en el lugar indicado y con precios favorables.
proceso

Alcance Todos los insumos y materias primas adquiridas y cotizadas por Aguas Diamantes del cesar
Responsable Director Administrativo y Financiero

Entrada Proveedor Actividades Salida Cliente

Estudio de conveniencia y oportunidad Todos los procesos bienes y servicios contratados Todos los procesos

Elaboración del plan de compras de conformidad con el

P
presupuesto
certificado de disponibilidad presupuestal,
Gestión financiera cuenta de cobro cin todos los soportes Gestión financiera
resgistro presupuestal

Comunicación del
Resolución de apertura Gestión jurídica inicio de la Gestión jurídica
contratación
*Elaboración de Informe de Estudios Previos.
*Apertura de la contratación.

Misión, Visión, Políticas H *Evaluación de las ofertas. *Selección

y Objetivos de la oferta más favorable y adjudicación.
P. E. I, Plan de *Realización de compras y servicios de menor Información sobre
Desarrollo Estratégico, Planeación cuantía. necesidades para el
Planeación estrategica
Plan Educativo de la estrategica cumplimiento de sus
Facultad, Plan actividades
educativo de Programa
Académico.l
 Retroalimentación de
logros obtenidos y/o
retrasos presentados.
Resultado final de
evaluación
Atención a solicitud de
servicios
Personal competente y
capacitación
Decisión Final.
Recomendaciones a
los procesos, informes
de evaluación y
seguimiento.
Manual de archivo y
correspondencia.
Indicadores del proceso
EFICACIA
Gestión proveedores
EFICIENCIA
Optimización de pedidos de compras y
suministros
Informe sobre el
Seguimiento y Seguimiento y
cumplimiento de
Control Control
metas Contratos.
* El cumplimiento del proceso contractual.
* El cumplimiento del plan de Acción.
V
Gestión de Recursos * El cumplimiento del plan de compras. Gestión de Recursos
* Indicadores de gestión del proceso de compras y suministros Solicitud de servicios
Físicos Físicos
Necesidades de
Gestión del Talento Gestión del Talento
Personal competente
Humano Humano
y de capacitación
Queja sobre faltas de
Control Disciplinario Control Disciplinario
los funcionarios.
Control Interno Información. Control Interno
A * Acciones correctivas, preventivas, planes de mejoramiento.
Transferencia de
Gestión Documental Gestión Documental
archivo
RECURSOS
Personas Maquinaria Informacion
*Contratación directa
sin formalidades
* Supervisores de los
plenas
contratos
*Contratación directa
* Interventores. * Equipos de Oficina
con formalidades
* Oficina Asesora Jurídica * Equipos de cómputo.
plenas
* Dirección Financiera.
* Calificación
* Oficinas Gestoras.
proveedores y/o
contratistas
 *Contratación directa
sin formalidades
* Supervisores de los
EFICACIA plenas
contratos
Gestión proveedores *Contratación directa
* Interventores. * Equipos de Oficina
EFICIENCIA con formalidades
* Oficina Asesora Jurídica * Equipos de cómputo.
Optimización de pedidos de compras y plenas
* Dirección Financiera.
suministros * Calificación
* Oficinas Gestoras.
proveedores y/o
contratistas

CARACTIZACIÓN DE PROCESOS DE PRODUCCIÓN

Producir agua potable con los estándares de calidad nacionales, con continuidad, medición de los consumos
Objetivo del
y una cobertura del 100% del perímetro hidráulico en la ciudad de Valledupar resguardando la seguridad de
proceso
operación del personal y minimizando el impacto en el medio ambiente.

El proceso tiene inicio desde la adquisición de materia prima, es transformada por el personal de la empresa y tiene fin cuando el producto está terminado, empacado, almacenado y posteriormente listo
Alcance
para salir al mercado de acuerdo a las especificaciones del cliente.

Responsable Jefe de producción, Director Operativo

Entrada Proveedor Actividades Salida Cliente

*Plan de Trabajo o Plan de Acción
del Proceso. *Programa
Anual de lavado de redes y
mantenimiento de Hidrantes
*Programa de Calibración
* Entes gubernamentales y ControlMetrológico.
* Planes de Desarrollo Nacional, Departamental y *Programa de Lavado de Tanques de
(Nacional, departamental,
Municipal *Estatutos Almacenamiento
municipal) PLANEACION DEL Proceso Planeación
y Acuerdos *Políticas y Planes de Acción e P *Plan de Producción Agua Potable.
*Proceso Planeación PROCESO Estratégica
Indicativo *Requerimientos de *Plan de Micro y Macro Medición
Estratégica
Producción
*Todos los procesos
 Proceso Producción
*Entes de control Agua Cruda libre de Gravas y Arenas.
Agua Potable
Concesiones de Captación de (Cortolima – SSPD) Informe mensual reportando
Proceso de
Fuentes de Agua Cruda *Proceso Producción Captación
Aseguramiento y
Agua Potable de Agua cruda.
Calidad del Agua

*Proceso Producción
Agua Potable
*Proceso Producción *Proceso de
*Agua Cruda Libre de Gravas y Arenas.
Agua Potable Aseguramiento y
*Insumos Químicos
*Entes de control *Agua Potable entregada a la red. Calidad del Agua
(Coagulantes, Desinfectantes,
(Secretaría de Salud, *Informes de Producción. *Proceso Planeación
Coadyuvantes)
SSPD) Estratégica
*Requerimientos de Producción
*Dirección Operativa *CAPTACIÓN *Entes de control
H * PRODUCCION (Secretaría de
*DISTRIBUCCIÓN Salud, SSPD)

*Entes de control *Agua Potable entregada a tanques de *Proceso Producción

(Secretaría de Salud, almacenamiento, red de conducción y Agua Potable
*Agua Potable entregada a la red.
SSPD) red de distribución. *Entes de control
* Reporte de Daños y
*Proceso Producción *Reparaciones en infraestructura de (Secretaría de
Afectaciones en la red.
Agua Potable conducción, distribución y Salud, SSPD)
*Dirección Operativa acometidas. Suscriptores

*Programa Anual de lavado de redes y

*Planes de Mejoramiento
mantenimiento de
*Resultados de Auditorías Internas *Proceso de
Hidrantes. SEGUIMIENTO Y
Proceso Producción del SIG Planeación Estratégica
V A

*Programa de Calibración y Control Metrológico. VERIFICACIÓN DEL

Agua Potable *Medición y análisis de indicadores *Proceso deEvaluación
*Programa de Lavado de Tanques de PROCESO
de Independiente
Almacenamiento
Gestión
*Plan de Producción Agua
*Programa Anual de lavado de redes y
*Planes de Mejoramiento
mantenimiento de
*Resultados de Auditorías Internas *Proceso de
Hidrantes. SEGUIMIENTO Y
Proceso Producción del SIG Planeación Estratégica

V A
*Programa de Calibración y Control Metrológico. VERIFICACIÓN DEL
Agua Potable *Medición y análisis de indicadores *Proceso deEvaluación
*Programa de Lavado de Tanques de PROCESO
de Independiente
Almacenamiento
Gestión
*Plan de Producción Agua

Indicadores del proceso RECURSOS

Personas Maquinaria Informacion
*Procedimiento
Captación Agua
* Director Operativo Cruda
*Jefe de producción * Equipos de Oficina *Procedimiento
INDICE DE CONTINUIDAD *Auxilar de producción * Equipos de cómputo. Producción
*Auxiliar *maquinaria Agua Potable
administrativo *Procedimiento
Distribución
Agua Potable

CARACTIZACIÓN DE PROCESOS DE TALENTO HUMANO

Objetivo del Gestionar el desarrollo integral del talento humano, mediante actividades para la vinculación, permanencia y retiro de
proceso los colaboradores, contribuyendo a su desarrollo para el logro de los objetivos empresariales.

Este proceso cubre las actividades para la selección, vinculación, capacitación, evaluación del desempeño, bienestar social, y termina con las actuaciones administrativas necesarias para el retiro del
Alcance
colaborador

Responsable GESTIÓN HUMANA

 Entrada Proveedor Actividades Salida Cliente
*Resultados de encuestas medición del clima
laboral,
evaluación de competencias comunes y
organizacionales *Convenciones
colectivas de trabajo *Ofertas de capacitación y
bienestar. *Proceso Gestión
*Necesidades de capacitación, bienestar, re- Humana y SST
*Planes, programas, políticas,
inducción *Políticas de *Organizaciones Sindicales
reglamentos adoptados mediante
cumplimiento de la normatividad. *Comité de Personal
actos administrativos
*Otras entidades:
*Plan Institucional de
 Centros de
Capacitación
Formación P PLANEACION DEL PROCESO Todos los procesos
*Programa de Bienestar e Incentivos
 Entes de Control
*Manual Específico de Funciones y
 Entidades
Competencias
Financieras
*Reglamento Interno de Trabajo
 Cajas de
*Código de Ética
compensación
 ARL

*Políticas y lineamientos en materia de selección,

*Personal con las competencias
ingreso, promoción, reubicación y demás
necesarias para la prestación del
situaciones
servicio
administrativas de los colaboradores Proceso Gestión
*Comité de Personal *Registros de selección y
*Necesidades de selección de Humana y SST
*Todos los procesos promoción de personal (Análisis hoja
personal (vacantes, promoción Trabajadores
*Aspirantes de vida, valoración psicológica
de personal) oficiales
Entrevistas, pruebas
*Manual Específico de Funciones y
de conocimiento, Examen
Competencias
médico etc.)
*Hojas de vida de aspirantes

* SELECCIÓN Y PROMOCIÓN
DE PERSONAL
H
* INGRESO DEL PERSONAL,
INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
 * SELECCIÓN Y PROMOCIÓN
DE PERSONAL
H
* INGRESO DEL PERSONAL,
INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
*Políticas y lineamientos en materia de selección,
ingreso, promoción, reubicación y demás
*Vinculación del personal
situaciones
*Registros de ingreso de personal
administrativas de los empleados de la Empresa
*Comité de Personal (afiliaciones a la seguridad social)
*Hoja de vida Personal con las competencias
*Trabajadore soficiales *Registro de inducción o reinducción
necesarias para la prestación del servicio
*Proceso Gestión Humana y SST *Contrato Laboral Todos los procesos
Soportes de ingreso (soportes
*Personal *Nombramiento y Acta de
de estudio, laborales,
seleccionadol posesión.
exámenes médicos, resultados
*Organización y custodia de la
de las pruebas, etc.)
Historia Laboral de Trabajadores
*Plan decapacitación
*Programa de bienestar social

*Novedades de personal
(vacaciones. Incapacidades,
licencias, horas extras, convenios, etc.)
*Descuentos por libranzas y demás deducciones
Embargos *Todos los procesos
*Disponibilidad y Registro Presupuestal Trabajadores
oficiales
*Otras entidades:
 Centros de
Formación *Acto administrativo de
 Entes de Control novedades
 Entidades *Nómina de Trabajadores liquidada Todos los procesos
Financieras *Soportes de la liquidación de Entidades bancarias
 Cajas de nómina
compensación *Desprendibles de pago.
 ARL
 EPS
 Fondo de Pensiones
*Proceso Gestión
Financiera

*GESTIÓN DE NÓMINA
*GESTIÓN DE LAS SITUACIONES ADMINISTRATIVAS
H LEGALES Y EXTRA LEGALES
*ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA DE LAS
HISTORIAS LABORALES
 *GESTIÓN DE NÓMINA
*GESTIÓN DE LAS SITUACIONES ADMINISTRATIVAS
H LEGALES Y EXTRA LEGALES
*ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA DE LAS
HISTORIAS LABORALES

*Solicitud y actos de vacaciones, *Legalización de los actos

licencias, permisos, comisiones, suspensiones, administrativos
reubicación, Todos los procesos *Encargos Todos los trabajadores
*Reconocimientos extralegales *Gestión de viáticos
*Políticas para el manejo de fondos fijos *Orden de avances

*Historias Laborales de
Trabajadores vinculados
*Proceso de Gestión
y retirados debidamente
Proceso de Gestión Humana y SST
Historias Laborales custodiadas.
Humana y SST *Proceso de Gestión
*Cumplimiento de los
Documental
lineamientos de Gestión
Documental

Verificar y Actuar

Indicadores del proceso RECURSOS

Personas Maquinaria Informacion
procedimientos de
* Jefe administrativo selección, riesgos,
* Talento Humano. * Equipos de Oficina promoción,
1. Eficiencia de las capacitaciones
* Auxiliar de talento * Equipos de cómputo. reubicación y
2. Índice de productividad
humano. regulación de las
situaciones