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EVALUACIÓN DE OFERTAS

Contaduría General

Organismo de la Constitución

PROVINCIA DE BUENOS AIRES

Material de consulta Provincia de Provincia de Buenos Aires Compras 1


Contenido
Introducción 3
Alcance 4
¿Qué es Provincia de Provincia de Buenos Aires Compras? 5
Proceso de Compras (Etapas y actores) 6
Proceso de Compras Usuarios que intervienen y acciones que realizan 7
Acceso al sistema – Selección de Unidad Ejecutora 8
Acciones que realiza el usuario Evaluador 10
Evaluación Administrativa 13
Evaluación Técnica 18
Evaluación Económica 23
Documentación complementaria 25
Preadjudicación – Orden de mérito 32
Prerrogativa de precios 35
Mejora de precios 39
Sorteo público 43
Generación Dictamen de Preadjudicación 46
Autorización Dictamen de Preadjudicación 50
Publicación Dictamen de Preadjudicación 52

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Introducción
El sistema de compras y contrataciones electrónicas de la Provincia de Buenos Aires
es el instrumento por el cual el Gobierno de la Provincia adecua a las nuevas tecnologías,
los procesos de Compras y Contrataciones que utilizan las entidades gubernamentales con
el fin de llevar a cabo la gestión, permitiendo la interacción de los compradores,
proveedores y la comunidad, proporcionando información disponible a toda hora y lugar.

El portal Provincia de Buenos Aires Compras es un sistema uniforme y eficiente que


funciona apoyado en un sólido marco regulatorio, la Ley N°13981, el Decreto
Reglamentario N° 59/19 y sus normas modificatorias y complementarias.

Las novedades introducidas permitirán eliminar paulatinamente el uso del expediente


en formato papel, reemplazándolo por intervenciones de manera online en cada etapa del
proceso, resultando más eficiente el aprovechamiento del tiempo que demanda su
desarrollo, de un modo ágil y seguro, efectivizando el circuito de carga de una manera
transparente e inequívoca.

Este material que se compone del circuito básico para realizar una compra electrónica,
es de suma utilidad para el personal que opere en la adquisición de bienes y servicios.

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Alcance
El sistema Provincia de Buenos Aires Compras tiene como marco regulatorio la Ley
N° 13981, el Decreto Reglamentario N° 59/19 y sus normas modificatorias y
complementarias, que contemplan las compras de bienes y servicios.

El sistema Provincia de Buenos Aires Compras tiene interfaz con el Sistema Financiero
de la Provincia (SIGAF) respecto al módulo presupuesto (Compromiso preventivo y
definitivo) y al momento de perfeccionar la orden de compra, se genera la misma en SIGAF,
lo que permitirá luego confeccionar el PRD.

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¿QUÉ ES PROVINCIA DE PROVINCIA DE BUENOS AIRES COMPRAS?

Es un sistema electrónico de compras y contrataciones público, transparente y de


amplio acceso a través del cual, los Organismos que componen el Gobierno de la Provincia
de Buenos Aires, publican sus llamados y efectúan procesos de contratación electrónica de
bienes y servicios necesarios para su administración y funcionamiento.

El acceso se realiza a través de la página web www.pbac.cgp.gba.gov.ar

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PROCESO DE COMPRA - ETAPAS Y ACTORES

SOLICITUD DE GASTO
Solicitante SG – Analista SG – Autorizador UE

PROCESO DE COMPRAS
Gestor de Compras – Supervisor – Recepcionista Físico

PROVEEDORES

EVALUACIÓN DE OFERTAS - PREADJUDICACIÓN


Evaluadores

ADJUDICACIÓN
Gestor de Compras - Supervisor – Analista SG - Analista UOA

ORDEN DE COMPRA
Gestor de Compras - Autorizador Pliego – Delegado Fiscal CGP

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EVALUACIÓN DE OFERTAS
USUARIOS QUE INTERVIENEN Y ACCIONES QUE SE REALIZAN

• Realiza la evaluación administrativa, técnica y


económica de las ofertas.
• Solicita documentación complementaria.
• Solicita prerrogativa y mejora de precios.
• Genera la recomendación de ofertas.
• Genera, autoriza y publica el Dictamen de
preadjudicación, de corresponder.

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ACCESO AL SISTEMA - SELECCIÓN DE UNIDAD EJECUTORA

Para comenzar a operar en el sistema, el usuario debe seleccionar la Unidad Ejecutora


correspondiente al proceso de compra o documento sobre el cual desea realizar una
consulta o intervención. Habilitando el desplegable de la configuración, se visualiza la
Unidad Ejecutora asignada por defecto al ingresar:

Para cambiar la Unidad Ejecutora se debe cliquear sobre la acción “Cambiar Unidad
Ejecutora” y escoger la repartición correspondiente del listado:

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Una vez realizada la modificación, el usuario puede acceder a los procesos y formularios
gestionados por esa Unidad.

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ACCIONES QUE REALIZA EL USUARIO EVALUADOR

Previo a su intervención en el sistema, el usuario Evaluador deberá verificar, en caso de


corresponder, que el plazo previsto para la presentación de la garantía de mantenimiento
de oferta haya finalizado o bien, los documentos hayan sido validados en el sistema, lo
que ocurra primero. Las garantías serán ingresadas en custodia por el usuario
Recepcionasta Físico durante las veinticuatro (24) horas posteriores a la fecha establecida
para el acto de apertura.

Para iniciar la carga de la evaluación de las ofertas, el Evaluador ingresa en su Bandeja


Personal y busca en el desplegable “Proceso de Compra”, el documento cuya tarea es
“Evaluar ofertas”:

Al ejecutar la acción, se ingresa a la pantalla principal donde se visualiza un listado con las
ofertas presentadas y la siguiente información: Razón Social, CUIT, Oferta (nombre
asignado por el proveedor al momento de cargar su oferta), Fecha de la oferta, Estado
situación registral y Estado de la evaluaciones:

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En la columna “Estado de evaluaciones” se muestran los distintos íconos en color amarillo
indicando que las evaluaciones se encuentran pendientes o que las mismas no han sido
finalizadas.

A través de la columna “Opciones”, el Evaluador ingresa a la evaluación administrativa,


técnica y económica de cada oferta:

En la medida que el usuario avanza en el proceso y finaliza las evaluaciones, éstas se


mostrarán el color verde o en color rojo según el caso.

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Otras acciones disponibles:

“Vista preliminar del proceso de compra”: a través de esta acción el usuario se puede
acceder a las especificaciones y documentos correspondientes al proceso de compra:
información básica, solicitud de gasto asociada al proceso, detalle de productos o servicios
licitados, cronograma, Pliego de bases y condiciones generales, requisitos mínimos de
participación, Pliego de cláusulas particulares, porcentajes de garantías, monto y duración
del contrato, ofertas por proveedor y actos administrativos, entre otra información.

“Cuadro Comparativo”: el sistema redirige al usuario a la pantalla del cuadro


comparativo de precios.

“Solicitar documentación complementaria”: el sistema permite solicitar


documentación adicional a los proveedores. Esta acción se encontrará disponible en la
pantalla principal desde el inicio del procedimiento y hasta el momento previo a la
finalización de la evaluación de la totalidad de las ofertas.

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EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA

Al ingresar a la evaluación administrativa el sistema muestra la siguiente información:

En la sección “Información del proceso de compra” se muestran los datos de cabecera del
proceso y los datos de la oferta.

El sistema informa la situación registral del oferente en la columna “Estado del proveedor”.

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En la sección “Requisitos mínimos de participación” se visualizan las cláusulas ingresadas
por el usuario Gestor de Compra, al momento de crear el proceso en el sistema, de acuerdo
a lo estipulado en el Pliego de Condiciones Particulares.

El Evaluador debe indicar el cumplimiento de cada uno de los requisitos seleccionando


entre las opciones “Cumple” - “No cumple”.

Cuando el cumplimiento de un requisito exige la presentación de documentación en soporte


físico, el usuario visualiza la línea de la evaluación de la siguiente manera:

En caso que la documentación deba ser ingresada por el oferente de manera electrónica,
el sistema muestra la siguiente información:

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A través de la acción “Ver Anexo” se accede al archivo presentado por el proveedor.

Si el usuario selecciona la opción “No cumple”, debe detallar el motivo del descarte, de lo
contrario el sistema no permite finalizar la evaluación, emitiendo el siguiente mensaje de
advertencia:

Por último, el Evaluador visualiza las garantías ingresadas por el proveedor y su estado en
el sistema: “Ingresada” o “En custodia”.

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El usuario sólo podrá aprobar la evaluación administrativa si el estado de la garantía es
“En Custodia”, es decir, los datos de la garantía fueron individualizados por el proveedor
en el sistema y el usuario Recepcionista Físico admitió el documento en soporte físico.

Para finalizar y regresar a la pantalla principal, presionar el botón “Finalizar Evaluación”.

Evaluación aceptada: el ícono en color verde indica que el oferente ha cumplimentado la


totalidad de los requisitos evaluados. La columna “Estado de evaluaciones” se muestra de
la siguiente manera:

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Evaluación descartada: el ícono en color rojo indica que el oferente no cumplimentó al
menos un requisito.

El usuario tiene la posibilidad de guardar la información ingresada sin finalizar las


evaluaciones.

A través de esta acción, el sistema solo almacena los datos emitiendo un mensaje de
confirmación.

Para regresar a la pantalla principal el usuario debe presionar la acción “Volver”.

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EVALUACIÓN TÉCNICA

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Siguiendo el mismo procedimiento que en la evaluación administrativa, el usuario debe
indicar si la oferta del proveedor cumple o no cumple los requisitos mínimos de
participación.

Adicionalmente, debe ingresar la evaluación de las especificaciones técnicas de cada


renglón ofertado e individualizar su cumplimiento en la sección “Criterios de evaluación por
renglón”.

A través de la acción “Ver detalle” se accede a la descripción de la oferta:

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Dentro de la evaluación técnica, el sistema ofrece la posibilidad de solicitar asesoría técnica
en caso de requeriste conocimientos especializados. Esta herramienta permite enviar
consultas a aquellos usuarios que se encuentren registrados y dados de alta en el sistema.

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Para ingresar una solicitud de asesoría técnica se debe identificar al destinatario por
nombre y apellido y el sistema trae automáticamente el correo electrónico asociado al
usuario. En el campo “Consulta” se ingresa la redacción correspondiente y se presiona el
botón “Ingresar Consulta”. El sistema informa que la solicitud ha sido enviada
correctamente con un mensaje de confirmación:

Una vez enviada la consulta, el usuario seleccionado recibe una notificación y habilita el
campo de texto para ingresar la respuesta correspondiente. El asesor cuenta con la opción
de anexar documentación para acompañar o complementar su intervención. El sistema
informa al usuario que la respuesta ha sido enviada con el siguiente mensaje:

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Para acceder a las asesorías técnicas, el Evaluador ingresa a través del desplegable “Buscar
/ Asesoría Técnica” de la barra de tareas:

Al finalizar la evaluación técnica, el sistema regresa a la pantalla principal:

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EVALUACIÓN ECONÓMICA

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Al ingresar a la evaluación económica, del mismo modo que en las evaluaciones
precedentes, el usuario debe indicar si el proveedor “Cumple o “No cumple” en la sección
“Requisitos mínimos de participación” y en cada uno de los renglones del índice “Criterios
de evaluación de precios”.

Al finalizar la carga, presionar el botón “Finalizar Evaluación”.

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Las evaluaciones pueden ser modificadas siempre que no se encuentre vigente un
procedimiento de prerrogativa o mejora de precios. Al seleccionar el botón “Modificar
Evaluaciones”, la columna de estados mostrará los íconos en color amarillo, habilitando
nuevamente su edición a través de la columna “Opciones”. La información que ha sido
ingresada previamente permanece guardada, permitiendo al usuario realizar las
modificaciones puntuales en cada línea de evaluación para luego confirmar los cambios.

DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA

Haciendo “clic” sobre la acción “Solicitar Documentación Complementaria” se ingresa a la


siguiente pantalla:

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A través del desplegable “Proveedor”, se debe seleccionar la razón social de la nómina de
oferentes:

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Desde el campo “Tipo de documentación” se despliega una lista que contiene el tipo de
documentación a solicitar: “Administrativa”, “Económica”, “Técnica”:

En el campo “Titulo” se agrega una breve referencia de la solicitud:

En el campo de texto libre “Documentación Complementaria”, se debe ingresar el texto de


la solicitud de la documentación complementaria:

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Por último, se debe ingresar el plazo otorgado al proveedor para la presentación de la
documentación:

Presionando el botón “Ingresar”, la solicitud se muestra al pie de la página de la siguiente


manera:

El usuario Evaluador puede editar la solicitud a través de la acción o puede eliminarla

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Haciendo “clic” en la acción “Enviar notificación al proveedor” el sistema emite el siguiente
mensaje de confirmación:

El proveedor al cual se le ha enviado la solicitud de documentación complementaria recibirá


una notificación en el domicilio de notificación electrónica y en su bandeja de notificaciones
dentro del sistema.

Una vez ingresada la documentación por parte del proveedor, el usuario Evaluador
visualizará el ícono de la línea correspondiente en color azul:

Ingresando a la evaluación, el estado de la solicitud se muestra de la siguiente manera:

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El Evaluador accede a los documentos ingresados por el proveedor a través de acción
“Ver”. El sistema muestra el pedido realizado y los anexos al pie de la imagen:

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Una vez verificada la documentación, el usuario debe indicar si la misma cumple o no
cumple conforme lo solicitado. Adicionalmente, puede reiterar la solicitud de
documentación, de corresponder.

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PREADJUDICACIÓN – Orden de Mérito

Una vez finalizada la evaluación de la totalidad de las ofertas, el usuario Evaluador cliquea
sobre la acción “Preadjudicación” y se habilita la siguiente pantalla:

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El sistema muestra un listado con los renglones del proceso de compra y la cantidad de
ofertas aceptadas en la evaluación.

Para continuar con el procedimiento, tanto para pedir una mejora o prerrogativa de precios
como para finalizar la preadjudicación, previamente el usuario debe asignarle un orden de
mérito a las ofertas de cada renglón, ingresando a través de los íconos ubicados en la

columna “Acciones” . Al acceder, el sistema muestra la siguiente pantalla:

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El Evaluador debe completar el campo “Cantidad preadjudicada”. Cuando en las
condiciones del proceso de compra se encuentre prevista la opción “Tipo de adjudicación:
parcial/parcial”, el usuario podrá preadjudicar cantidades menores a las licitadas o
preadjudicar cantidades parciales a distintos proveedores. En ambos casos deberá
completar el campo “Observaciones a la cantidad preadjudicada”. Para finalizar, debe
ingresar el orden de mérito al final del renglón de cada oferta.

Para regresar a la pantalla principal se debe guardar la información.

Una vez ingresado el orden de mérito en cada renglón, en la pantalla de la preadjudicación


se visualizan los importes totales en la columna “Monto preadjudicado” y el estado de las
ofertas aceptadas en cada renglón cambia a “Guardada”:

En esta instancia del procedimiento se habilita la acción “Prerrogativa de precios” (mejora


económica de una oferta).

En este caso, la solicitud podrá realizarse sobre el precio de la mejor oferta presentada y
registrada con el orden de mérito uno (1).

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PRERROGATIVA DE PRECIOS

Al seleccionar la opción “Prerrogativa de Precios” se visualiza la siguiente pantalla:

El usuario Evaluador ingresa la fecha y hora de cierre de la prerrogativa y selecciona el o


los renglones correspondientes. Una vez ingresada la información se puede acceder a la
vista previa de la solicitud.

A través de la acción “Enviar Solicitud de prerrogativa” se remite la solicitud a los


proveedores confirmando la acción con el siguiente aviso:

El proveedor recibe la solicitud de prerrogativa de precios por medio de mensajería a través


de su bandeja de notificaciones.

El Evaluador ingresa a la pantalla de la preadjudicación y acciona el botón

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Si la propuesta no es aceptada por el proveedor, el usuario Evaluador visualiza el renglón

en color rojo y el motivo del rechazo en la columna “Observaciones”. Por el contrario, si la

solicitud de prerrogativa es aceptada por el oferente, el renglón se muestra en color verde

y se completa la información en las columnas “Precio unitario prerrogado”, “Precio total

prerrogado” y “porcentaje de decremento”:

Analizada la nueva propuesta, el Evaluador podrá aceptar o rechazar los

renglones.

Si el usuario acepta, el estado de los renglones se visualiza con un tilde color verde, se

finaliza la prerrogativa y se continúa el procedimiento para la generación del Dictamen de

Preadjudicación:

Si el Evaluador decide rechazar, el sistema identifica los renglones con el siguiente ícono

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A partir de este momento se habilitan dos nuevas acciones: “Enviar a Revisión” y
“Descartar”.

ENVIAR A REVISIÓN

A través de esta acción el Evaluador puede solicitar nuevamente al proveedor una mejora

económica de su oferta, siempre que el plazo de duración de la prerrogativa de precios se

encuentre vigente. Solo se enviarán a revisión de precios aquellos renglones que

previamente fueron rechazados e identificados con el ícono .

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DESCARTAR

Al seleccionar esta acción el renglón queda definitivamente desestimado. El Evaluador debe


ingresar el motivo de la decisión completando el campo “Justificación de la desestimación
de la oferta” el que se verá reflejado en el Dictamen de preadjudicación y luego finalizar
la prerrogativa.

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El renglón descartado se muestra de la siguiente manera:

Si la condición en el tipo de adjudicación y cotización fue establecida “Total/total”, se


descarta la totalidad de la oferta del proveedor seleccionado.

MEJORA DE PRECIOS

En caso de requerir mejora de precios, a través del botón “Preadjudicación”, el evaluador


se dirige a la pantalla de asignación de orden de mérito por renglón:

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Una vez realizada esa acción, debe seleccionar las ofertas que requieren el desempate
habilitando el “check box” en las líneas correspondientes:

Al guardar la información, el sistema regresa a la pantalla principal. Para enviar la solicitud,


el usuario cliquea sobre la acción “Solicitar Mejora de Precios”.

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El Evaluador completa la fecha y hora en el campo “Plazo para presentar mejora de
precios”:

Para finalizar, cliquea en la acción “Enviar solicitud de mejora de precios”. El sistema emite
el siguiente mensaje de confirmación:

Al aceptar, se confirma el envío de la solicitud con el siguiente mensaje:

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Una vez realizada la mejora de precios por los oferentes, se habilita la acción “Acta Mejora
de Precios” para visualizar el documento:

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SORTEO PÚBLICO

En caso de persistir el empate entre oferentes, el sistema habilita la acción ”Sorteo

Público”. Presionando el botón se accede a la información correspondiente al renglón,

se seleccionan los proveedores y se acciona el botón “Guardar”:

Al volver a la pantalla de Preadjudicación presionar en “Sorteo Público”:

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Al ingresar se visualiza la siguiente pantalla en donde se carga la fecha, hora y lugar del
sorteo:

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Presionando el botón “Enviar”, el sistema informa que la invitación fue enviada de manera
exitosa a los proveedores indicados.

Una vez cumplida la fecha del sorteo público se habilita la acción “Acta Sorteo Público”
para ingresar el Acta correspondiente.

Una vez vinculado el documento correspondiente al Acta del sorteo público, el usuario
Evaluador continúa con la generación del Dictamen de Preadjudicación.

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DICTAMEN DE PREADJUDICACIÓN

Para confeccionar el Dictamen de preadjudicación, el usuario accede a la pantalla principal


de la preadjudicación y selecciona la acción “Finalizar preadjudicación”:

El sistema emite el siguiente mensaje de confirmación:

Presionar “Volver” para regresar a la pantalla principal.

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La leyenda de la columna “Estado” cambia de “Guardado” a “Preadjudicado”. Para

continuar, el evaluador presiona la acción “Generar Dictamen de Preadjudicación”. De esta

forma se accede a la pantalla del dictamen donde se muestran los siguientes datos:

“Información básica”, “Proveedores evaluados”, “Propuestas recomendadas” y

“Aprobación” (nómina de usuarios / estado de su intervención). Además, el usuario debe

completar los siguientes campos: “Encuadre legal”, “Observaciones (recomendación sobre

la resolución adoptada para concluir el procedimiento), “Imputación”, “Anuncio de

preadjudicación” (fecha a partir de la cual se publica y notifica el dictamen), “Exposición”

(plazo de publicación del dictamen) y Anexos (Campo no obligatorio que permite vincular

informes y documentos adicionales y/o complementarios).

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Al presionar el botón “Enviar a Autorizar” el sistema emite un mensaje de éxito para

confirmar la acción.

AUTORIZACIÓN DICTAMEN DE PREADJUDICACIÓN

El Dictamen de preadjudicación debe ser autorizado por todos los Evaluadores que hayan

sido considerados en el proceso de compra.

Cada uno de los usuarios accede al proceso de compra para ejecutar la acción a través de

su Bandeja personal. La tarea asignada es “Autorización de dictamen”:

El evaluador ingresa su contraseña en el campo “Autorización o rectificación del dictamen

de preadjudicación”:

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Al pie de la pantalla se encuentran las dos acciones disponibles: “Autorizar” y “Rechazar”.

En caso de dar continuidad a gestión, el usuario cliquea al botón y el sistema

emite el siguiente mensaje de confirmación:

El estado de la intervención del usuario en la vista previa del dictamen se muestra de la

siguiente manera:

En caso de rechazar, el usuario debe ingresar los motivos de la decisión en la sección

“Justificación en caso de rectificación” y luego cliquear al botón .

El proceso cambia al estado “En evaluación” y el sistema envía mensajería al resto de los

integrantes de la comisión evaluadora informando que el dictamen fue rectificado.

En la sección “Aprobación” de la vista previa del dictamen, el estado de la intervención del

usuario se visualiza de la siguiente manera:

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A través de esta acción los usuarios acceden nuevamente a la evaluación de las ofertas

para modificarla.

PUBLICACIÓN DICTAMEN DE PREADJUDICACIÓN

Una vez que el Dictamen es autorizado por todos los usuarios asignados al proceso, la

tarea en la bandeja personal de los evaluadores cambia a “Publicación de dictamen”:

Al ejecutar la acción, el sistema muestra una vista preliminar del dictamen y en la parte

inferior de la pantalla se habilita el calendario para seleccionar la fecha de publicación en

el portal.

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Una vez ingresados los datos, el Evaluador cliquea y se confirma la

acción mediante la siguiente leyenda:

El proceso cambia al estado “Pendiente publicación”. Esta fecha puede ser modificada en

tanto el proceso de compra no se encuentre en el estado “Preadjudicado”.

Ingresando a través de la barra de tareas, el Evaluador accede al proceso de compra:

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Haciendo clic sobre la columna “Acciones”, el sistema habilita al usuario a realizar las

siguientes intervenciones: “Modificar fecha de publicación de Dictamen” o “Rectificar

Dictamen de Preadjudicación”:

Una vez publicado el dictamen en el portal, el estado del proceso cambia a “Preadjudicado”.

Los proveedores son notificados a través del sistema en su domicilio de notificación

electrónica y en su bandeja de notificaciones.

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