UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

Bibliotecario
CURSO DE PROMOCIÓN
Organización de las
colecciones

CIUDAD UNIVERSITARIA, DISTRITO FEDERAL, 2014.

Dr. José Narro Robles
RECTOR

Dr. Eduardo Bárzana García Ing. Agustín Rodríguez Fuentes

SECRETARIO GENERAL SECRETARIO GENERAL

Ing. Leopoldo Silva Gutiérrez Lic. Carlos Rey Espinosa Salgado

SECRETARIO ADMINISTRATIVO SECRETARIO DE CULTURA Y
EDUCACIÓN
Dr. Francisco José Trigo Tavera
SECRETARIO DE DESARROLLO
INSTITUCIONAL REPRESENTANTES ANTE LA CMPCA
Lic. Rodolfo Cruz Terán
Lic. Marco Antonio Domínguez Tum. Martín Godínez Piña
Méndez C. María del Pilar Saavedra Solá
DIRECTOR GENERAL DE PERSONAL

Dr. J. Adolfo Rodríguez Gallardo

DIRECTOR GENERAL DE BIBLIOTECAS

Dr. Gustavo González Bonilla.

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
DE PERSONAL

Lic. Minerva del Ángel Santillán

SUDIRECTORA DE PLANEACIÓN Y
DESARROLLO DE LA DGB

ELABORACIÓN DE CONTENIDOS: Dirección General de Bibliotecas.

Lic. Eduardo F. Gajá Rodríguez
SUBDIRECTOR DE CAPACITACIÓN DISEÑO PORTADA: D.G. Héctor Alberto Campero Malo.
Y DESARROLLO

DR © 2014 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

Ciudad Universitaria, México 04510, D.F.

COMISIÓN MIXTA PERMANENTE

DE CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO

DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
SUBDIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO

México, Distrito Federal

 TABLA DE CONTENIDO

Presentación……………………………………………………………………………...3

Introducción………………………………………………………………………………5

Unidad 1. Organización de las colecciones…………………………………………7

1.1 Colección general ............................................................................................................. 8

1.2 Colección de consulta ..................................................................................................... 9
1.3 Colección de publicaciones seriadas ....................................................................... 14
1.4 Colección de tesis .......................................................................................................... 15
1.5 Colecciones especiales ................................................................................................ 15
Unidad 2. Ordenación de las colecciones…………………………………………21

2.1 Libros .................................................................................................................................. 21

2.1.1 Signatura topográfica usando la clasificación LC ........................................ 22
2.1.2 Ordenación topográfica usando la clasificación LC..................................... 23
2.1.3 Signatura topográfica usando la Clasificación Decimal de Dewey ......... 27
2.1.4 Ordenación topográfica usando la Clasificación Decimal Dewey ........... 29
2.1.5 Colocación de los libros en la estantería ........................................................ 31
2.2 Publicaciones seriadas ................................................................................................. 31
2.2.1 Ordenación alfabética ........................................................................................... 31
2.3 Otras colecciones ........................................................................................................... 35
2.3.1 Ordenación de mapas .......................................................................................... 35
2.3.2 Ordenación de videos y CD’s ............................................................................. 41
Unidad 3. Adquisición de los materiales documentales ................................. 45

3.1 Selección y adquisición de libros ............................................................................... 45

3.1.1 Compra ...................................................................................................................... 46
3.1.2 Canje .......................................................................................................................... 47
3.1.3 Donación ................................................................................................................... 48
3.1.4 Depósito legal.......................................................................................................... 49
3.2 Selección y adquisición de publicaciones seriadas ............................................. 49
3.2.1 Suscripción ............................................................................................................... 50
3.2.2 Canje y donación.................................................................................................... 51
3.2.3 Depósito legal.......................................................................................................... 51
3.2.4 Membresía ............................................................................................................... 51
3.3 Descarte ............................................................................................................................ 52
3.3.1 Políticas de descarte ............................................................................................. 52
3.3.2 Rutina de descarte ................................................................................................. 52
Unidad 4. Actualización de catálogos .............................................................. 55

4.1 El catálogo de la biblioteca .......................................................................................... 55

4.1.1 Catálogo local.......................................................................................................... 56
4.1.2 Catálogo colectivo .................................................................................................. 56
4.1.2.1 Catálogo colectivo LIBRUNAM .................................................................. 57
4.1.2.2 Catálogo colectivo SERIUNAM ................................................................. 60
Unidad 5. Proceso menor .................................................................................. 65

5.1 Estructura física del libro .............................................................................................. 65

5.1.1 Proceso menor de los libros ............................................................................... 67
5.1.2 Rutina del Proceso Menor ................................................................................... 69
5.2 Estructura física de las publicaciones seriadas .................................................... 72
5.2.1 Proceso menor de las publicaciones seriadas .............................................. 73
5.2.2 Rutina de proceso menor de las publicaciones seriadas .......................... 73
5.3 Otros materiales documentales ................................................................................. 74
5.3.1 Tesis ........................................................................................................................... 74
5.3.2 CD’s y DVD’s ........................................................................................................... 75
5.3.3 Mapas ........................................................................................................................ 75
Unidad 6. Conservación de los materiales documentales.............................. 77

6.1 Factores y causas de deterioro .................................................................................. 78

6.2 Detección y reporte de materiales deteriorados ................................................... 80
6.3 Intervención del libro ..................................................................................................... 82
Unidad 7. Inventario de la biblioteca ................................................................ 85

7.1 Naturaleza del inventario ............................................................................................. 85

7.2 Inventario automatizado ............................................................................................... 86
7.3 Levantamiento del inventario ...................................................................................... 86
7.3.1 Requerimientos para llevar a cabo el inventario .......................................... 87
7.3.2 Rutina para el inventario automatizado ........................................................... 87
 Presentación

Ante la necesidad de contar con personal que tenga las competencias y

capacidades necesarias para laborar en las diferentes áreas de la biblioteca, la
Dirección General de Bibliotecas uniendo esfuerzos con la Subdirección de
Capacitación y Desarrollo de la Dirección General de Personal y la Comisión
Mixta Permanente de Capacitación y Adiestramiento, ha actualizado el curso de
Promoción a Bibliotecario.

El objetivo general del curso Promoción a Bibliotecario es capacitar a los

aspirantes a desempeñar las funciones del puesto de Bibliotecario (ET06) en la
provisión de servicios bibliotecarios efectivos y eficientes, en apoyo a las
actividades sustantivas de la UNAM.

El curso consta de tres módulos, a lo largo de los cuales se exponen

conocimientos y habilidades relacionados con las funciones del bibliotecario.

En el módulo 1 Inducción al trabajo bibliotecario se ofrece un panorama de

cómo están organizadas las bibliotecas de la UNAM y la reglamentación que las
rige. Además se describe la relación de la Dirección General de Bibliotecas con el
Sistema Bibliotecario (SIBIUNAM). De manera general se da a conocer cómo está
organizada internamente una biblioteca, las colecciones que alberga y los
servicios que ofrece. Asimismo se contemplan las funciones del puesto de
bibliotecario y la importancia de su rol en el funcionamiento de la biblioteca.

El módulo 2 Organización de las colecciones permite conocer aspectos

relacionados con la adquisición y ordenación de los materiales documentales, sin
omitir la importancia del mantenimiento actualizado de los catálogos de la
biblioteca; se señala lo relativo al proceso menor, la conservación del libro y el
levantamiento de inventario.

Por último, el módulo 3 Servicios al público plantea los servicios bibliotecarios de

préstamo y de orientación a usuarios; aborda las características de los usuarios,

3
de manera particular, de acuerdo al subsistema que pertenecen y de forma
general, de acuerdo a la personalidad de los mismos.

4
 Introducción

En el módulo 2 Organización de las colecciones, se agrupan las funciones que el

bibliotecario administrativo de base debe desempeñar con relación a la
organización de los acervos, aspecto fundamental para la prestación de servicios
bibliotecarios.

En razón de lo anterior el curso consta de las siguientes siete unidades temáticas:

la unidad uno describe las colecciones que forman el acervo documental de las
bibliotecas en la UNAM; la unidad dos trata de la organización de las colecciones
en la estantería; la unidad tres describe los diferentes tipos de adquisición
bibliográfica; la unidad cuatro refiere a la importancia de la actualización de los
catálogos; en la unidad cinco se describe el proceso menor a que se sujetan los
materiales recién adquiridos; en la unidad seis se identifican los agentes que
pueden afectar la conservación de las colecciones; y finalmente en la unidad siete
se introduce el tema de los inventarios.

Los contenidos temáticos arriba descritos tienen relación directa con las funciones
descritas en el Catálogo de puestos del personal administrativo de base y con el
módulo 1 Inducción al trabajo bibliotecario; y exhibe las actividades previas a
la prestación de servicios bibliotecarios propiamente dichos que son tratados en el
módulo 3. Servicios al público.

5
Módulo 2. Organización de las colecciones

Objetivo:

Que el participante, al finalizar el módulo, identificará las colecciones de la

biblioteca y aplicará los procedimientos que le permitan organizar y localizar
los materiales en la estantería de acuerdo a la normatividad establecida
internacionalmente para satisfacer las necesidades del usuario.

6
 Unidad 1. Organización de las colecciones

Objetivo

El participante describirá las características de los materiales de la biblioteca que

le permitan organizarlos a fin de que el usuario pueda recuperarlos.

Ante la enorme producción de información derivada del avance en todas las áreas
del conocimiento, se hace necesario organizarla de tal manera que posibilite su
difusión y recuperación.

La información se encuentra en libros, obras de consulta, publicaciones seriadas,

tesis, audiovisuales y materiales especiales que representan el vehículo
imprescindible para la transmisión del conocimiento y en conjunto constituyen el
acervo de la biblioteca.

Con el propósito de facilitar el acceso a estos materiales, las bibliotecas los

organizan en colecciones (véase figura 1) tomando en cuenta características
comunes, mismas que es necesario que el bibliotecario identifique para orientar
oportuna y eficazmente a los usuarios en la búsqueda y localización de
información.

7
1.1 Colección general

La colección general está integrada por libros o monografías que tratan uno o
varios temas de manera profunda. Los libros han sido históricamente el principal
soporte del conocimiento y representan el material que en mayor número se
encuentra en la biblioteca.

Conforman la colección general los libros de la bibliografía básica que apoyan las
asignaturas de los planes y programas de estudio, los de la bibliografía
complementaria que amplían y enriquecen a la primera, así como los que
sustentan las líneas de investigación de la UNAM.

Con el propósito de garantizar que los libros de gran demanda estén siempre a
disposición de los usuarios, uno o dos ejemplares son separados de la colección
general considerándolos libros de reserva.

Estos libros identifican su condición de reserva con una marca especial que con
frecuencia es la letra R de acuerdo con las políticas internas de la biblioteca.

8
Los libros de la colección general se organizan con base en un sistema de
clasificación bibliográfica que les da un lugar específico en el acervo y en la
estantería.

1.2 Colección de consulta

Las obras o materiales de la colección de consulta están organizados bajo el

sistema de clasificación bibliográfica, tienen la característica de que no es
necesario leerlos completos ya que la forma como presentan la información
permite dar respuesta rápida, concisa y precisa a preguntas específicas.

Las obras de consulta también denominadas obras o fuentes de referencia son

principalmente enciclopedias, diccionarios, tesauros, almanaques, anuarios,
directorios, manuales, atlas, biografías, obituarios, patentes, antologías, normas,
estadísticas, folletos, publicaciones oficiales, bibliografías, resúmenes e índices.

La colección de consulta se identifica rápidamente si presenta una marca especial,

la más usada es la letra C tal y como se muestra a continuación.

 Enciclopedias

Las enciclopedias describen conceptos, hechos, personas y objetos, suelen ser

generales o especializadas, las primeras contienen información de varias
disciplinas, en tanto que las segundas presentan información de un tema
específico.

El arreglo más común de las enciclopedias es alfabético por palabra, o por

tema, en ocasiones cuentan con referencias (véase y véase también) para ligar
un tema con otro, presentan además ilustraciones y bibliografías que posibilitan

9
 ampliar la investigación, y para fines de actualización de la información cuentan
con anuarios o libros del año.

 Diccionarios

Los diccionarios tratan los significados y los usos de las palabras y dan la
definición de las diversas acepciones de cada palabra, se cuenta con
diferentes tipos: etimológicos, idiomáticos, biográficos, sinónimos, abreviaturas,
geográficos, gramaticales, de citas literarias y frases célebres, entre otros;
generalmente guardan un orden alfabético.

Se consideran como sinónimos de diccionarios los glosarios que incluyen

explicaciones de palabras técnicas y expresiones de una materia; los
vocabularios que contienen pocas palabras o parte de una materia explicadas
parcialmente; y los léxicos que incorporan palabras de una lengua, de una
región, de una actividad, etc.

También se cuenta con diccionarios enciclopédicos, en los que la información

no es tan amplia como la contenida en las enciclopedias.

 Tesauros

Los tesauros contienen términos denominados descriptores relativos a una

determinada disciplina, incluyen sinónimos y antónimos, además de
referencias cruzadas para ligar un término con otros y habitualmente presentan
una secuencia alfabética.

 Almanaques

Los almanaques contienen información breve tanto retrospectiva como

actualizada, relacionada con efemérides, eventos, estadísticas, deportes,
entretenimiento, cuentos, anécdotas, curiosidades, recetas y se publican en un
sólo volumen.

10
 Anuarios

Los anuarios describen acontecimientos de diversa índole y estadísticas de un

sólo año. Algunos presentan obituarios sobre personas prominentes y se
editan en forma independiente o como complemento de las enciclopedias.

 Directorios

Los directorios son listas por lo general alfabéticas de personas, instituciones,

sociedades y países de los cuales se proporcionan datos tales como objetivos,
organización, funciones, cargos, publicaciones, dirección, teléfono, datos
históricos y estadísticas que permiten identificar y localizar personas y
organizaciones.

 Manuales

Los manuales didácticos contienen los conocimientos básicos de una ciencia,

técnica o arte, y otros con finalidad práctica que además de sintetizar los
conocimientos básicos de una temática ofrecen consejos para la solución de
problemas concretos.

 Atlas

Los atlas representan una compilación independiente y encuadernada de

documentos gráficos como: mapas, cartas de navegación, tablas geográficas y
astronómicas, los hay de carácter histórico y temático, en ocasiones forman
parte de otras obras como las enciclopedias.

 Biografías y Obituarios

Las biografías presentan una síntesis de la vida y obra de personajes,

generalmente ordenadas alfabéticamente.

11
 Los obituarios contienen reseñas necrológicas de personajes célebres, un
resumen de su vida, ordenadas cronológica o alfabéticamente y suelen formar
parte de las biografías, almanaques, anuarios y periódicos.

 Patentes

Las patentes representan el título de propiedad de un producto novedoso del

cual su autor tiene los derechos exclusivos de fabricación y comercialización.

 Antologías

Las antologías consisten en una colección selectiva de fragmentos de poesía,

prosa, cuentos, novelas, obras de teatro de distintos autores, y sobre temas
históricos y científicos.

 Normas, reglamentos y códigos

Las normas, reglamentos y códigos contienen reglas que deben seguirse para
realizar actividades, conductas, procedimientos, etc.

 Estadísticas

Las estadísticas reflejan información mediante números, cifras, resultados de

encuestas, datos de censos y gráficas, relacionadas con hechos o
acontecimientos sobre determinada área, con frecuencia son producidas por
organizaciones gubernamentales y sociedades, entre otras.

 Folletos

Los folletos son publicaciones impresas no periódicas contienen desde 5 hasta

48 páginas, en general son efímeros y proporcionan información reciente. Son
ejemplos, según se refiere en el libro Las colecciones de la biblioteca y su
organización (1986) “los programas o calendarios de instituciones públicas,
catálogos de productos, guías de museos, ciudades, bibliotecas, etc., mapas e

12
 itinerarios de agencias de viaje, reglamento de deportes, volantes de
información sobre productos, tecnología, etc., de fábricas y empresas” (p.15).

 Publicaciones oficiales

Las publicaciones oficiales son editadas y financiadas por dependencias del

gobierno federal, estatal y municipal; entre éstas se tienen los informes
técnicos; documentos culturales, legislativos (leyes y normas) y estadísticos
(censos).

 Bibliografías

Las bibliografías suelen ser generales o especializadas, presentan una

secuencia alfabética, cronológica o geográfica con información reciente o
retrospectiva, describen toda clase de documentos publicados o sin publicar y
proporcionan datos como el autor, título, lugar de publicación, editor, fecha,
edición y paginación.

 Resúmenes

Los resúmenes o abstracts son de carácter especializado, pueden incluir un

sólo tipo de documento como revistas u otro tipo de material como tesis o
libros, entre otros. Presentan una breve reseña del documento y sus datos
bibliográficos tales como autor, institución, título del artículo y de la revista,
volumen, fascículo, paginación, fecha de publicación y suelen ordenarse por
tema.

 Índices

Los índices o index también son de carácter especializado, pueden incluir

exclusivamente: revistas, libros, tesis, patentes o una combinación de éstos;
su orden es alfabético por tema y a su vez por título.

Los índices y los resúmenes facilitan la búsqueda de información actual y

retrospectiva. A diferencia de los resúmenes los índices no proporcionan un

13
resumen de las publicaciones analizadas pero sí los datos bibliográficos de los
documentos.

1.3 Colección de publicaciones seriadas

Las publicaciones seriadas presentan información de actualidad sobre diversos

temas, presentados en artículos escritos por diferentes autores, se publican en
fascículos numerados o fechados consecutivamente a intervalos diarios,
semanales, quincenales, mensuales, trimestrales, semestrales, anuales y otras de
manera irregular que pretenden continuarse indefinidamente.

Entre las publicaciones seriadas se encuentran: las revistas, periódicos, diarios,

semanarios y series monográficas. Es común organizar las publicaciones seriadas
alfabéticamente por el título.

 Revistas

Hay revistas de carácter científico y técnico publicadas por asociaciones o

instituciones científicas, organismos oficiales o independientes; también las hay
de cultura general y divulgación, entre otras.

 Periódicos, diarios y semanarios

Los periódicos y diarios contienen información general y de actualidad, sus

artículos y editoriales sostienen juicios críticos, algunos cuentan con secciones
de cultura, sociales, diversión, deportes, etc.

En cuanto a los semanarios sus artículos son tratados con mayor amplitud que
en los periódicos y diarios, su formato se asemeja más al de la revista.

14
 Series monográficas

Las series monográficas representan un grupo de publicaciones con título

colectivo, además, cada volumen tiene título propio. Este tipo de material
también puede catalogarse y clasificarse como los libros.

1.4 Colección de tesis

Las tesis son trabajos de investigación elaborados por los estudiantes que optan
por un grado académico como: licenciatura, especialidad, maestría o doctorado.
Forman parte de la literatura gris o no convencional, que se caracteriza por no ser
comercial y de circulación restringida. Las tesis se organizan de acuerdo con las
políticas internas de la biblioteca.

1.5 Colecciones especiales

Las colecciones especiales comprenden materiales que por sus características

físicas requieren de un tratamiento diferente al de otras colecciones y su
organización obedece a las políticas internas de la biblioteca.

Son ejemplo los audiovisuales, pinturas, materiales tridimensionales, partituras,

mapas, materiales tiflológicos, incunables, libros raros y valiosos.

 Audiovisuales

Entre los materiales audiovisuales están las diapositivas, microformatos,

películas de 18, 16 y 35 mm, DVDs, y música grabada, se caracterizan por
requerir de un equipo o aparato para su reproducción y proyección.

 Pinturas

Las pinturas, fotografías, carteles, dibujos y estampas, entre otros, constituyen

representaciones gráficas de hechos y conceptos sobre una superficie plana.

15
 Materiales tridimensionales

Los materiales tridimensionales son representaciones en tres dimensiones:

ancho, largo y profundidad; son objetos de caras planas o superficies curvas
entre los que están las maquetas, globos terráqueos, juegos didácticos,
instrumentos, esculturas, especímenes, esqueletos, etc.

 Partituras

Las partituras se refieren a la presentación gráfica impresa o escrita de una

obra musical, conformada por pentagramas en los que se colocan las notas
que indican cómo debe interpretarse.

 Mapas

Los mapas son representaciones gráficas y métricas de la tierra o parte de ella

sobre una superficie plana a diversas escalas.

 Materiales tiflológicos

Los materiales tiflológicos destinados a los invidentes están basados en la

signografía Braille, en la que en lugar de la letra impresa presenta caracteres
del alfabeto en relieve, empleando el tacto para “leer”.

 Incunables

Los libros incunables son impresos que datan de 1455 hasta 1500 en los
cuales se emplearon tipos móviles, en principio con letra gótica, tienen entre
otras características el papel amarillento, sin paginación, título, firma, fecha,
portada, pie de imprenta y abundan las abreviaturas.

 Libros raros y valiosos

Los libros raros y valiosos como menciona Ezcurdia y Vértiz (1987) se

distinguen por la importancia del autor, reputación del editor, singularidad y
excelencia del tratamiento del tema, antigüedad, ejemplar numerado, firmado

16
 por el autor, calidad y rareza del papel, ilustrados por artistas célebres, con
anotaciones y comentarios manuscritos hechos por personajes históricamente
importantes, con ex libris y belleza de la encuadernación (pp.33 y 37).

COLECCIONES DE LA BIBLIOTECA

Publicaciones
General Consulta Seriadas Tesis Especiales

- Libros -Enciclopedias -Revistas -Licenciatura -Audiovisuales

- Libros de -Diccionarios -Periódicos, -Especialidad -Pinturas
reserva -Anuarios Diarios y -Maestría -Materiales tridimensionales
-Almanaques Semanarios -Doctorado -Partituras
-Directorios -Series -Mapas
-Tesauros monográficas -Materiales tiflológicos
-Manuales -Incunables
-Atlas -Libros raros
-Biografías y y valiosos
Obituarios
-Patentes
-Antologías
-Normas
-Estadísticas
-Folletos
-Publicaciones
Oficiales
-Bibliografías
-Resúmenes
-Índices

Se organizan Se organizan de Se organizan Se organizan Se organizan conforme a las

de acuerdo con acuerdo con un alfabéticamente por el conforme a las políticas de la biblioteca
un sistema de sistema de título políticas de la
clasificación clasificación biblioteca
bibliográfica bibliográfica

Figura 2. Colecciones y tipos de materiales

En esta unidad se presentaron las características de los diversos materiales que

conforman las colecciones de la biblioteca que sin duda serán de utilidad para
realizar su adecuada ordenación en la estantería.

17
Lista de referencias

Las colecciones de la biblioteca y su organización (1986). México: SEP,

Dirección General de Bibliotecas. (Manuales de la Red Nacional de
Bibliotecas Públicas; 1).
Ezcurdia y Vértiz, M. y Mass, M. (1987). Las colecciones especiales.
México: SEP, Dirección General de Bibliotecas. (Temas de
Bibliotecología; 5).

Obras consultadas

Carrión, M. (2002). Manual de bibliotecas (2ª. ed.). Madrid: Fundación Germán

Sánchez Ruipérez.
Centro de Información Universidad Politécnica de Aguascalientes (2010). Guía del
usuario. Recuperado el 18 de enero de 2010 de: http:// www.upa.edu.mx
Diplomado en documentación sonora y audiovisual: Módulo 1: Introducción a la
documentación sonora y audiovisual (2006). Daniel Bañuelos Beaujean
(Comp.). México: SEP, Dirección General de Televisión Educativa.
Diplomado en documentación sonora y audiovisual: Módulo 3: El centro de
documentación sonora y audiovisual (2006). Robert Endean Gamboa
(Coord.). México: SEP, Dirección General de Televisión Educativa.
Fothegill, R. (1992). Materiales no librarios en las bibliotecas: Guía práctica.
Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez.
Las fuentes de información: Estudios teórico-prácticos (1999). Isabel de Torres
Ramírez (Ed.). Madrid: Ed. Síntesis.
Harrod’s librarian’s glossary and reference book (2005). Aldershot, Hants,
England: Ashgate.
Iguíniz, J. B. (1987). Léxico bibliográfico. (2ª. ed.). México: UNAM, Instituto de
Investigaciones Bibliográficas.
Introducción general al servicio de consulta: Libro de texto para el estudiante de
bibliotecología y manual para el bibliotecario de consulta (2000). Richard,
Bopp y Linda C. Smith (Eds.) C. Camptom García Fuentes (Trad.).México:
UNAM, Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas.
Mapa. Recuperado el 2 de febrero de 2010 de: http/:www.es.wikipedia.org/wiki/
Museo tiflológico Recuperado el 2 de febrero de 2010 de: htpp/:
www.nodo50.org/utlai/museos3.htm

18
Primer seminario internacional sobre desarrollo de colecciones (1998). María del
Carmen Negrete González (Coord.). México: UNAM, Centro Universitario de
Investigaciones Bibliotecológicas. (Memorias; 12).
¿Qué es una patente? Recuperado el 4 de febrero de 2010 de: http/:
www.encolombia.com/economia/Queesunapatente.htm
Tecnología de la información. (2007). Hugo Alberto Figueroa Alcántara y César
Augusto Ramírez Velázquez (Coord.). México: Facultad de Filosofía y
Letras, Colegio de Bibliotecología: UNAM, Dirección General de Asuntos del
Personal Académico.
Tesauro de la educación (1992). Paris: UNESCO.

19
20
 Unidad 2. Ordenación de las colecciones

Objetivo

El participante comprenderá y utilizará los elementos necesarios para ordenar y

localizar los materiales documentales en la estantería.

Una vez que los materiales bibliográficos han sido procesados, deben ser
ubicados en el lugar que se les asignó mediante su clasificación. La ordenación
correcta resulta ser de suma importancia ya que permite el acceso a los
documentos. Si ésta no se realiza de forma normalizada los documentos se
volverán inaccesibles para los usuarios.

Por este motivo es conveniente conocer los criterios y procedimientos para realizar
la ordenación de los diferentes materiales que constituyen el acervo de la
biblioteca. Es necesario que el personal de la biblioteca intercale correctamente
los materiales que fueron consultados día con día y con cierta periodicidad revise
la estantería y ordene en el lugar correcto los documentos mal intercalados.

2.1 Libros

Los libros se ordenan en la estantería de acuerdo con la signatura topográfica, que

consiste en la combinación de letras y números de acuerdo con un sistema de
clasificación que proporciona a cada libro su lugar en la estantería. Es
fundamental tener una correcta interpretación de la signatura topográfica con el fin
de facilitar la ordenación de los libros. La signatura topográfica aparece en la
etiqueta de código de barras y se pega en el lomo del libro.

21
2.1.1 Signatura topográfica usando la clasificación LC

La signatura topográfica en la clasificación de la Biblioteca del Congreso de los

Estados Unidos de América (LC) está conformada por los siguientes elementos.

 La clasificación comprende la clase o tema principal, la subclase o subtema

representadas con letras mayúsculas; la sección y subsección se refieren a un
subarreglo, la primera representada con números enteros que van del 1 al
9999 y la segunda con números decimales; el Cutter específico formado con
una letra mayúscula y uno o más números decimales que destaca alguna
característica como tópico, región geográfica y autor.

 El Cutter para el autor o título del libro al que se le asigna una letra mayúscula
y uno o más números decimales.

 El año de edición o fecha de publicación del libro se consigna a partir de la

segunda edición.

 La letra de edición se agrega después del año para identificar un libro

publicado más de una ocasión en el mismo año.

 El número de volumen y de ejemplar se refieren a las existencias de la

biblioteca.

 La marca especial permite identificar la colección, suele representarse con una

letra mayúscula.

A fin de visualizar los elementos de la signatura topográfica se presenta la

Figura 3.

22
La ordenación de los libros en la estantería siguiendo la Clasificación LC sería la
siguiente, basada en la Guía de ayuda Búsqueda en el catálogo en línea ALEPH
(2009) (véase Figura 4).

2.1.2 Ordenación topográfica usando la clasificación LC

La ordenación topográfica debe realizarse de manera sistemática y correcta, a fin

de que los bibliotecarios coloquen y localicen los libros en la estantería y
garantizar que los usuarios accedan a la información.

23
La secuencia de las signaturas topográficas en la estantería empleando la
clasificación LC es la siguiente.

 La clase y subclase se ordenan alfabéticamente. En el caso de las clases D y

K suelen presentar dos subclases.

 Los números enteros de la sección van en orden progresivo a continuación de

la clase y subclase.

24
  Las signaturas con un Cutter se ordena alfabéticamente por la letra y en orden
progresivo los números decimales. Los números del Cutter se consideran
decimales aún cuando no aparezca el punto.

 La signatura con doble Cutter se ordena por el que aparezca primero y

después por el segundo guardando una secuencia alfabética en la letra y
progresiva en los números decimales.

 Las signaturas con números decimales de la subsección van en orden

progresivo.

25
 Las signaturas que incluyen años de edición se ordenan del más antiguo al
más reciente. Cuando alguna signatura no presenta el año se coloca antes de
las que sí lo tienen.

 En las signaturas que tienen letra de edición, ésta se coloca a continuación del
año y se ordena alfabéticamente.

 Las signaturas para los libros con varios volúmenes y ejemplares, se

subordinan progresivamente con base en éstos.

26
El siguiente ejemplo muestra una síntesis de lo descrito con anterioridad.

2.1.3 Signatura topográfica usando la Clasificación Decimal de Dewey

La clasificación decimal creada por Melvil Dewey es utilizada por la Biblioteca

Nacional de México entidad que es administrada y coordinada por el Instituto de
Investigaciones Bibliográficas de la UNAM.

Aún cuando la Biblioteca Nacional de México no forma parte del Sistema

Bibliotecario de la UNAM (SIBIUNAM), es importante describir la clasificación que
utiliza ya que en su acervo se resguarda la memoria histórica impresa,
manuscritos y otros materiales, además de tener una plantilla importante de
bibliotecarios.

La signatura topográfica de la clasificación Dewey está conformada por los

siguientes elementos:

27
 La clasificación comprende la clase o tema principal, la subclase o subtema y
la sección o tema más específico a las que se les han asignado números
enteros y la subsección que se refiere a un subarreglo con números decimales.

 La signatura librística, equivalente al Cutter, se compone de las tres primeras

letras mayúsculas del autor y la letra inicial minúscula del título antecedida por
un punto (no se consideran los artículos iniciales).

 El año de edición o fecha de publicación del libro se consigna a partir de la

segunda edición.

 La letra de edición se agrega después del año para identificar un libro

publicado más de una ocasión en el mismo año.

 El número de volumen y de ejemplar se refieren a las existencias en la

biblioteca.

 La marca especial permite identificar la colección, suele representarse con una

letra mayúscula (véase Figura 5).

De acuerdo con la clasificación Dewey los libros se ordenarían de la siguiente

forma (véase figura 6).

28
 2.1.4 Ordenación topográfica usando la Clasificación Decimal Dewey

La secuencia de las signaturas topográficas de la Clasificación Dewey en la

estantería es la siguiente.

 Los números enteros de la clase, subclase y sección se ordenan

progresivamente.

 Los números decimales de la subsección van en orden progresivo a

continuación de los números enteros de la clase, subclase y sección.

29
 La signatura librística se ordena alfabéticamente

 Las signaturas que incluyen año de edición se ordenan cronológicamente del

más antiguo al más reciente. Cuando alguna signatura no presenta el año, se
coloca antes de las que sí lo tienen.

 En las signaturas que tienen letra de edición, ésta se coloca a continuación del
año y se ordenan alfabéticamente.

30
 La signatura que presenta volumen y ejemplar su orden es progresivo.

2.1.5 Colocación de los libros en la estantería

La colocación de los libros se hará de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo

en cada estante como se ilustra en la Figura 7.

2.2 Publicaciones seriadas

Las publicaciones seriadas se ordenan alfabéticamente por título, lo que facilita

tanto su colocación como su localización en la estantería.

2.2.1 Ordenación alfabética

 Los títulos se ordenan letra por letra y palabra por palabra.

Acta biológica
Acta borealia A: scientia
Acta botánica

31
 Economía agraria
Economía agrícola
Progress in geography
Progress in geophysics

 Cuando un título inicia con un artículo éste no se toma en cuenta a menos que
forme parte integral del mismo.

Il calore (Roma)
Le Courrier (Bruxelles)
El Carmen (Pamplona)
El Dorado
A journal of compartive zoology
The Review of the news
La Unión popular
Universidad

 Si un título presenta un adjetivo numeral, éste se considera para la ordenación.

Más caminos
Máscaras (México, D. F.)
Una página nuestra
Unabashed libraryan
Uno más uno

 Los títulos que inician con números se ordenan de menor a mayor antes que
los que inician con palabras.

7 cambio (México, D.F.)

18 conejo
20th century
73 magazine
1616 (Madrid)
Acontecer universitario
Babel (Morelia, Mich.)

32
 Los acrónimos que se presenten en el título se ordenan letra por letra y palabra
por palabra. Sin embargo, cada biblioteca podrá aplicar sus propias políticas.

A dos tintas
AA files
AAA guide
A.A.O. newsletter
AAOS bulletin
A.C.M. boletín de la Junta Nacional
A.C.M. de Saltillo
ACM queue
Acontecer avícola
A.D. (London)
A.D.C newsletter
Adelante (Morelia.Mich.)
A.E.U. (México)
A.M.A. archives of surgery
Amateur radio
A.M.M.
A.P.A.O. (Sydney)
Aparato locomotor

 Los símbolos como & : , ! / ' + ( ) * - que se presenten en el título no se toman

en cuenta y se ordenan letra por letra y palabra por palabra.

Ꞌ95 prereview
A&
A: arquitectura (México)
A + b (New York, N.Y.)
A! diseño
A/Solids (París)
A + t (Victoria-Gazteis)
C, journal of Saudi…
CanadaꞋs mental health

33
 Catálogo – inif
Catálogo ISBN
Children and toys
Children & School
***, countes of
Hispania (Madrid)
Hispania sacra

 Las publicaciones con títulos iguales, se ordenan en forma alfabética

considerando el lugar de edición que aparece en el paréntesis.

Gaceta (Bogotá)
Gaceta (México)
Salud pública
Salud (Sevilla)
Salud (Washington, D. C.)

Una vez ordenadas las revistas alfabéticamente por el título, se considera una
secuencia cronológica año y/o mes y finalmente por volumen y/o fascículo, como
se muestra a continuación.

34
2.3 Otras colecciones

Sin duda los libros y las publicaciones seriadas son los materiales que en mayor
cantidad se encuentran en nuestras bibliotecas, sin embargo, existen entre otros,
materiales no menos importantes como los mapas, discos compactos y videos.

Por lo tanto, es conveniente conocer la forma de ordenarlos sin perder de vista

que cada biblioteca aplicará sus propias políticas.

2.3.1 Ordenación de mapas

Según refiere la Guía para la interpretación de cartografía (1987, p.29) la

nomenclatura de las cartas está basada en el Mapa Mundial Internacional. En este
mapa México queda comprendido entre los husos horarios del 11 al 16 con
respecto al Meridiano de Greenwich y entre las bandas transversales de la D a la I
con relación al Ecuador como se muestra en la Figura 8.

Figura 8. Husos horarios y bandas transversales

El Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) produce la mayor parte de

la información cartográfica de carácter nacional bajo las siguientes escalas 1: 50
000 con 5 tópicos, 1: 250 000 con 8 y 1: 1 000 000 con 20. La escala es el
primer criterio para la ordenación de los mapas.

35
Los mapas se resguardan en mobiliario especial para disminuir su deterioro y
requieren de mesas especiales para su consulta.

a) Escala 1: 50 000

Las cartas en la escala 1: 50 000 presentan además de la banda transversal y

el huso horario, un caracter alfabético que corresponde a cuatro cuadrantes (A,
B, C, D) y las subdivisiones de cada una representadas con dos dígitos. La
nomenclatura aparece en la parte inferior derecha de la carta, también se
presentan otros elementos comos la zona, el tópico y la escala (véase figura
9).

Las cartas se ordenan de acuerdo con los siguientes criterios:

 La nomenclatura se considera en primer lugar y se compone de cuatro

elementos:
 Banda transversal representada con letras mayúsculas, se ordena en
forma alfabética de la D a la I
 Huso horario con números enteros de manera progresiva
 Cuadrante letras mayúsculas en orden alfabético, y las
 Subdivisiones se ordenan progresivamente

 El tópico a continuación de la nomenclatura y en el siguiente orden tal y

como se muestra en la figura 10.

36
 Topográfica
 Geológica
 Edafológica
 Uso del suelo
 Uso potencial

37
b) Escala 1: 250 000

Los mapas en la escala 1: 250 000 además de la banda transversal y el huso

horario presenta uno o dos dígitos que se refieren a la localidad, así como la
zona, el tópico y la escala (véase Figura 11).

La ordenación de los mapas es la siguiente:

 La nomenclatura se ordena en primer lugar y está conformada por tres

elementos.
 Banda transversal representada con letras mayúsculas se ordenan
en forma alfabética de la D a la I.
 Huso horario con números enteros de manera progresiva.
 Localidad con números decimales se ordena progresivamente

 El tópico a continuación de la nomenclatura en el siguiente orden:

 Topográfica
 Geológica
 Edafológica
 Uso del suelo y vegetación
 Hidrológica de aguas superficiales
 Hidrológica de aguas subterráneas
 Efectos climáticos Mayo-Octubre y Noviembre-Abril y
 Uso potencial agricultura.

Cabe mencionar que en este caso la escala se indica en todos los mapas.

38
c) Escala 1: 1 000 000

La cartografía en la escala 1: 1 000 000 se ordena de la siguiente forma:

 El tópico se ordena en primer lugar y de acuerdo con lo siguiente:

 Humedad en el suelo
 Evaporización por déficit de agua
 Hidrológica de aguas subterráneas
 Hidrológica aguas superficiales,
 Fisiográfica
 Fotomapas
 Geológica

39
  Uso del suelo y vegetación
 Topográfica en color
 Precipitación total
 Temperatura media
 Climas
 Topográfica digitalizada
 Topográfica sin color
 Batimetría
 Topográfica
 Edafológica
 Uso Potencial Ganadería
 Uso Potencial Forestería y
 Uso Potencial Agricultura.

 La ciudad a continuación del tópico

En este caso la escala también se señala en todas las cartas.

40
2.3.2 Ordenación de videos y CD’s

No existe un estándar por el momento para la ordenación de videos y CD’s, por lo

que se ordenan de acuerdo con las políticas internas de cada biblioteca.
Para identificar la colección de videos puede asignarse una letra, por ejemplo la V
y para los CD’s las letras CD.

La ordenación de estos materiales sería:

 Productor
 Letra y número consecutivo
 Año

En esta unidad se trataron aspectos relevantes relacionados con la ordenación

topográfica usando las clasificaciones LC y Dewey. No hay que olvidar que los
libros debidamente ordenados en la estantería coadyuvarán a la satisfacción del
usuario.

41
Lista de referencias:

Guía para la interpretación cartográfica: Topografía. (1987). Aguascalientes,

México: INEGI.
Guías de ayuda –Búsqueda en el catálogo en línea: ALEPH. (2009). Recuperado
el 3 de noviembre de 2009, de: http://
www.biblioteca.udesa.edu.ar/guias/quiubic.htm.

Obras consultadas

American Library Association. Filing Committee. (2002). ALA filing rules. Chicago:
ALA, 1980.

Carretero, B. (1967). Sistemas de clasificación en las bibliotecas. Tesis,

Licenciatura en Bibliotecología, Universidad Nacional Autónoma de México,
Facultad de Filosofía y Letras.

Carta topográfica impresa actualizada digitalmente escala 1: 1 000 000; Carta

topográfica impresa actualizada digitalmente escala 1: 250 000; Carta
topográfica impresa…(2010). Recuperado el 13 de mayo de 2010, de:
htpp://www.mapserver.inegi.gob.mx/geografia/espanol/prodyserv/cartas/top
ogra.cfm

Figueroa, H. A. (2002) Curso: Clasificación de la Library of Congress (LC).

Mérida, Yucatán.

López, E. (1995) Unidades de autoenseñanza en Biblioteconomía: lineamientos

para su elaboración. Tesis licenciatura no publicada. Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía. México, D.F.

Manual de ordenación topográfica de los libros: Curso de actualización. (2006).

México: Universidad Nacional Autónoma de México, Dirección General de
Bibliotecas.

Martínez, F. F. (1979). Algunos problemas en el manejo y aplicación del sistema

de clasificación LC en materiales latinoamericanos. Tesis, Maestro en
Biblioteconomía, Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.
México.

Montero. E. (1987) Manual de organización y registro de publicaciones periódicas.

(México: Universidad Nacional Autónoma de México, Dirección General de
Bibliotecas.

42
SERIUNAM. Recuperado el 9 de abril de 2010, del sitio web de la Universidad
Nacional Autónoma de México, de: htpp://www.132.248.9.4:8991/F/-
/?func=find-b-0&local_base=SER01

43
44
 Unidad 3. Adquisición de los materiales documentales

Objetivo

El participante identificará y aplicará las diferentes rutinas correspondientes a la

adquisición de los materiales documentales para llevar un eficiente control del
proceso.

Para que las bibliotecas suministren información a sus usuarios a través de los
servicios tienen que realizar una serie de actividades, entre otras, la selección,
adquisición, organización y proceso menor de los materiales bibliográficos. A estas
actividades se les denomina procesos técnicos.

3.1 Selección y adquisición de libros

 Selección

Mediante la selección se decide qué materiales documentales deben añadirse

a la colección de una biblioteca; este proceso adquiere cada vez más
relevancia debido a la enorme producción de información, a los limitados
recursos de las bibliotecas y al incremento en las demandas informativas.
Todos estos factores hacen imposible que una biblioteca pueda adquirir todo lo
que requiere.

La selección se basa en la bibliografía básica y en la bibliografía

complementaria de los planes y programas de estudio, de los programas de
investigación y de los programas de difusión y extensión cultural. Para la
selección, la biblioteca se auxilia además de catálogos de editoriales, libros a
vistas, ferias de libro y sugerencias de maestros, investigadores y estudiantes.

45
 La participación de la Comisión de Biblioteca (CB) en la selección documental
es fundamental porque en ella están representados los diversos sectores de la
comunidad. La CB debe aprobar la adquisición de los libros seleccionados.

 Adquisición

Cabe mencionar que no necesariamente se adquieren todos los documentos

seleccionados, debido fundamentalmente a las limitaciones presupuestarias.
La adquisición es una actividad que debe realizarse con oportunidad y cuidado,
ya que a través de ésta la biblioteca ingresará el material necesario para
satisfacer las necesidades de información de sus usuarios.

La DGB pone a disposición un registro de proveedores, herramienta que

utilizan las bibliotecas para determinar con cuál proveedor realizarán la
adquisición. El registro de proveedores cuenta con ligas a los sitios Web de
distribuidores y editoriales para conocer sus fondos.

Las formas de adquisición de los libros son: compra, canje, donación y

depósito legal, siendo la compra el procedimiento más usual.

3.1.1 Compra

La siguiente rutina para llevar a cabo la compra de libros constituye una versión
resumida del documento Adquisición de material bibliográfico [Procedimiento]
(UNAM, 2008).

 La biblioteca prepara la lista del material seleccionado para compra y la

envía a la CB para su aprobación.

 Aprobada la adquisición se elabora la orden de compra y se envía al

proveedor elegido de entre aquellos que forman parte del Registro de
proveedores.

46
  El proveedor recibe la orden de compra, aplica la normatividad establecida
por la DGB y envía a la biblioteca el material y la factura que lo ampara.

 La biblioteca coteja la orden de compra con la factura. Después la factura

se confronta con el material recibido a fin de verificar que sea el solicitado y
esté en buenas condiciones, de existir alguna anomalía hace la reclamación
al proveedor.

 Sí el material coincide con la factura se remite a la primera parte del

proceso menor.

 Posteriormente la biblioteca busca el material en el catálogo LIBRUNAM, si

ya está registrado realiza el cargo remoto y lo consigna en la factura, de lo
contrario indica en la misma que se trata de una catalogación original.

 La biblioteca envía al Departamento de Adquisiciones Bibliográficas de la

DGB tres fotocopias de la factura original en donde se indican los cargos y
procesos anexando a estos últimos las fotocopias de la portada, reverso de
la portada, tabla de contenido y forros en caso de contener información
para su proceso técnico.

 Una vez dado de alta el material bibliográfico en LIBRUNAM se continúa

con el proceso menor.

 La factura original se entrega a la Secretaría o Unidad Administrativa de la

entidad o dependencia para gestionar el pago al proveedor.

3.1.2 Canje

El canje consiste en el intercambio de publicaciones entre las bibliotecas

basándose en afinidades disciplinarias. El material susceptible al canje es el
publicado por la entidad o dependencia. Para llevar a cabo el canje debe
establecerse un convenio, previo análisis costo beneficio, considerando las
políticas señaladas por la biblioteca y contando con la aprobación de la CB.

47
En las adquisiciones por canje se sigue parcialmente la misma rutina que en la
adquisición por compra con la diferencia que no habrá orden de compra ni
afectación presupuestal.

A continuación se describe brevemente la rutina para la adquisición del registro

mediante canje.

 La biblioteca coteja la relación y el material recibidos a fin de verificar que

corresponda y esté en buenas condiciones, de existir alguna anomalía se
hace la conciliación con la entidad solidaria.

 Si el material coincide con la relación se remite a la primera parte del

proceso menor.

 Posteriormente la biblioteca busca el material en el catálogo LIBRUNAM, si

ya está registrado realiza el cargo remoto.

 En caso de que el material adquirido por canje no esté registrado en

LIBRUNAM, la biblioteca envía al Departamento de Adquisiciones
Bibliográficas (DAB) de la DGB una relación denominada donación que
señala en número consecutivo el título, autor y número de ejemplares;
máximo 50 títulos por día, y la documentación correspondiente para su
proceso técnico.

 Una vez registrado el material en LIBRUNAM se continúa con el proceso

menor.

3.1.3 Donación

A través de la donación se ofrecen los libros en forma gratuita sin mediar convenio
de intercambio. Las donaciones pueden venir de personas, entidades e
instituciones o legados provenientes de testamentos. Corresponde a la CB
aprobar la selección del material que se adquiere por donación, previo análisis
costo beneficio.

48
Las adquisiciones por donación siguen la misma rutina de canje, en este caso
tampoco habrá una orden de compra ni afectación presupuestal.

3.1.4 Depósito legal

El depósito legal es una forma de adquisición propia de la Biblioteca Nacional para

garantizar la conservación de las obras producidas en el país. Por ley se obliga a
los editores y productores de materiales bibliográficos y documentales entregar a
esta biblioteca ejemplares de sus obras de todo tipo y producidas en cualquier
soporte. Esta forma de adquisición no aplica al SIBIUNAM.

3.2 Selección y adquisición de publicaciones seriadas

Las publicaciones seriadas, en especial las revistas, constituyen el material

documental de mayor interés para los investigadores, estudiantes de posgrado y
tesistas en virtud de que contienen información actualizada.

 Selección

Al igual que los libros la selección de publicaciones seriadas se basa en los

planes y programas de estudio, los programas de investigación y los
programas de difusión y extensión de la cultura. También es función de la CB
aprobar la adquisición, cancelación y renovación de las revistas seleccionadas.

 Adquisición

La adquisición de las publicaciones seriadas es una actividad que debe

realizarse con eficiencia, ya que a través de ésta la biblioteca ingresará el
material pertinente a sus colecciones.

Las formas de adquisición de las publicaciones seriadas son: suscripción,

canje, donación, depósito legal y membresía o afiliación, siendo la suscripción
la principal forma de adquisición.

49
3.2.1 Suscripción

En la UNAM la suscripción se realiza con la colaboración entre las bibliotecas y el

Departamento de Suscripciones (DS) de la DGB. El DS centraliza la suscripción
de publicaciones periódicas de la mayoría de las bibliotecas de Universidad.

A continuación se describe de manera sucinta la rutina para llevar a cabo la

suscripción de publicaciones seriadas.

 El DS informa, a principios del año, a cada biblioteca sobre el estado de sus

suscripciones del año inmediato anterior.

 La biblioteca determina si se debe renovar, cancelar o adquirir nuevas

suscripciones.

 La relación de las renovaciones, cancelaciones y nuevas suscripciones se

presenta a la CB para su aprobación.

 Una vez aprobada la selección de los títulos la biblioteca requisita un

formato electrónico que envía al DS de la DGB.

 Cuando se trata de nuevas adquisiciones el DS verifica la suficiencia

presupuestal, de no contar con ella la suscripción no procede.

 El DS envía la orden de compra o lista de suscripciones a los proveedores y

les indica a dónde tienen que remitir el material.

 La biblioteca recibe del proveedor la lista de empaque y la coteja con la lista

de suscripciones y posteriormente con los títulos recibidos. Si se encuentra
alguna anomalía como títulos no solicitados o fascículos faltantes se hace
la reclamación al proveedor y se informa al DS.

 El material se busca en el catálogo SERIUNAM y se realiza el cargo

remoto, después se envía a proceso menor.

Es función del DS proceder al pago de las facturas a los proveedores.

50
3.2.2 Canje y donación

Cuando la adquisición es por canje y donación no existe orden de compra ni

afectación presupuestal. Se observa la siguiente rutina:

 La biblioteca recibe de la entidad solidaria la relación de materiales

enviados y la coteja con sus registros de canje y donación. Si se encuentra
alguna anomalía como fascículos faltantes se hace la conciliación con la
entidad solidaria.

 El material se busca en el catálogo SERIUNAM y se realiza el cargo remoto

y después se envía a proceso menor.

 Sí el material no cuenta con un registro en SERIUNAM se envía al

Departamento de Catálogo Colectivo de Publicaciones Periódicas (DCCPP)
de la DGB copia de la portada y contraportada interna o externa para su
proceso técnico.

 Una vez registrado el título se realiza el cargo remoto de los fascículos y se

envía a proceso menor.

3.2.3 Depósito legal

El depósito legal es una forma de adquisición propia de la Hemeroteca Nacional

para garantizar la conservación de las publicaciones seriadas producidas en el
país. Por ley se obliga a los editores y productores de materiales hemerográficos
entregar a esta hemeroteca ejemplares de sus publicaciones producidas en
cualquier soporte. Esta forma de adquisición no aplica al SIBIUNAM.

3.2.4 Membresía

La membresía es otra forma de adquisición de las publicaciones seriadas y

consiste en la afiliación a sociedades y asociaciones, derivando con ello, la
recepción de las publicaciones seriadas que éstas editan, los materiales siguen
los mismos procedimientos de canje y donación.

51
3.3 Descarte

El descarte consiste en separar de las colecciones el material obsoleto,

deteriorado, mutilado y duplicados innecesarios; también se considera el uso
escaso, la redundancia y la baja calidad de la información contenida en dicho
material. El descarte se puede dar también por ahorro de espacio y adecuación de
la colección a las necesidades de los usuarios.

El descarte es el resultado de una evaluación crítica de la colección y debe

realizarse sistemáticamente a fin de mantenerla actualizada y pertinente en apoyo
a los planes y programas de estudio e investigación de las entidades y/o
dependencias. Su propósito es mejorar la calidad y accesibilidad de las
colecciones, esta actividad es fundamental ya que ninguna biblioteca puede
conservar todas las obras ingresadas desde su origen.

3.3.1 Políticas de descarte

Es importante que la biblioteca cuente con políticas de descarte y corresponde a la

CB establecer estos criterios, revisar los listados del material susceptible a
descartar y finalmente otorgar la aprobación para que la biblioteca realice el
procedimiento establecido por la normatividad vigente para el SIBIUNAM. Los
materiales descartados no necesariamente deben ser destruidos o transferirse a
un depósito cerrado, pueden donarse a otra biblioteca.

3.3.2 Rutina de descarte

A continuación se describe, de forma breve, la rutina para el descarte que está

basada en el documento Procedimiento para obtener el dictamen administrativo de
baja de los documentos por robo, extravío, no localizados durante el inventario o
por descarte y su baja en las bases de datos de la Dirección General de
Bibliotecas de la UNAM (UNAM, 2002).

52
  La biblioteca elabora la lista del material susceptible a descarte y la envía a
la CB para su aprobación.

 La CB emite una minuta exponiendo los motivos por los cuales el material
se descarta, además se incluyen, entre otros datos, el total de títulos,
volúmenes (libros) y fascículos (publicaciones seriadas) descartados.

 La entidad o dependencia levanta el acta administrativa relativa al descarte

del material ante su Unidad Administrativa.

 La entidad o dependencia solicita por oficio a la Dirección General de

Asuntos Jurídicos el dictamen de baja del material de descarte y anexa el
acta administrativa, la minuta y la relación del material descartado, con
copia para la DGB y para la Dirección General de Patrimonio Universitario.

 Con el dictamen de baja, la entidad o dependencia solicita a la DGB la baja

de los libros y/o publicaciones seriadas de LIBRUNAM y SERIUNAM
respectivamente.

Es recomendable la revisión periódica del acervo para identificar el material

susceptible a descarte.

En esta unidad se abordaron dos temas fundamentales: la selección y adquisición

de colecciones. Asimismo se mencionó de manera general el cargo remoto,
proceso técnico y descarte de las colecciones, actividades vinculadas con la
actualización de los catálogos.

53
Lista de referencias

Adquisición de material bibliográfico. (2008). México: UNAM-Dirección General

de Bibliotecas. Recuperado el 16 de junio de 2010 de
http://dgb.unam.mx/docs/Adq_Material_Bibliografico.pdf

Procedimiento para obtener el dictamen administrativo de baja de los documentos

por robo, extravío, no localizados durante el inventario o por descarte y su
baja en las bases de datos de la Dirección General de Bibliotecas de la
UNAM. (2002). México: UNAM-Dirección General de Bibliotecas-Dirección
General de Asuntos Jurídicos-Dirección General de Patrimonio
Universitario. Recuperado el 16 de junio de 2010 de
http://dgb.unam.mx/docs/Procedimiento_de_BAJAS_2003.pdf

54
 Unidad 4. Actualización de catálogos

Objetivo

El participante actualizará los catálogos de la biblioteca mediante la aplicación

efectiva de la rutina de cargos remotos, y describirá los procesos complementarios
realizados en la Dirección General de Bibliotecas.

Una vez que los materiales bibliográficos han sido seleccionados y adquiridos es
muy importante registrarlos en el catálogo a fin de que sea posible identificarlos y
localizarlos.

El catálogo representa un valioso instrumento para el préstamo de los materiales

ya que a través de su consulta es posible ingresar al caudal de información de la
biblioteca, de manera que es necesario que esté actualizado para que el usuario
recupere lo que realmente ésta posee.

La actualización del catálogo se realiza a través del proceso técnico, los cargos
remotos de los materiales recién adquiridos, y la eliminación de los registros de los
materiales que por diversas razones han causado baja en el acervo de la
biblioteca.

Esta unidad aborda principalmente el concepto de catálogo y el procedimiento

para su actualización.

4.1 El catálogo de la biblioteca

El catálogo de la biblioteca es una herramienta de referencia que registra los

documentos que han sido previamente descritos y que se recuperan a través de
éste mediante los llamados puntos o formas de acceso,, asimismo, indica la
signatura topográfica que es el producto de la clasificación y por la cual se
localizan en la estantería.

55
El catálogo de la biblioteca está automatizado y puede ser consultado en las
instalaciones de la propia biblioteca y a través de la conexión a Internet, mediante
esta última es posible que varios usuarios lo consulten de manera simultánea, en
cualquier parte del mundo y todos los días del año.

La UNAM cuenta con catálogos tanto locales como colectivos, por lo que es
importante conocer las características de cada uno de ellos.

4.1.1 Catálogo local

Todas las bibliotecas de la UNAM tienen su propio catálogo automatizado al que

se le denomina local, éste solamente incluye los registros bibliográficos de sus
fondos.

Cabe señalar que en los catálogos locales se presentan datos de índole

bibliográfica (autor, título, etc.) así como el número de sistema y despliegue de
acervos.

Una de las actividades más importantes que se realizan en las bibliotecas es la

actualización de sus catálogos locales a través de los cargos remotos y el
levantamiento del inventario.

4.1.2 Catálogo colectivo

El catálogo colectivo es producto de la colaboración entre las bibliotecas de una

red o sistema, tiene como propósito de dar mayor calidad y uniformidad a los
procesos de catalogación y clasificación, además de ahorrar tiempo y costos.

El catálogo colectivo tiene registros bibliográficos asociados a diversas bibliotecas;

en ellos se identifica la cantidad de copias que hay en cada una de éstas, permite
visualizar las bibliotecas que poseen el mismo material lo cual agiliza la búsqueda
y localización de la información.

56
En la UNAM se han desarrollado varios catálogos colectivos entre ellos
LIBRUNAM y SERIUNAM mismos que serán tratados a continuación.

4.1.2.1 Catálogo colectivo LIBRUNAM

El catálogo colectivo LIBRUNAM está formado por los registros de los libros
adquiridos por el SIBIUNAM. Se actualiza mediante el proceso técnico que
consiste en la catalogación que los describe bibliográficamente de acuerdo con
reglas establecidas y la clasificación que les asigna letras y números (signatura
topográfica) para indicar el tema tratado. Este trabajo se lleva a cabo en el
Departamento de Procesos Técnicos de la DGB.

Es importante enfatizar que sin la realización del proceso técnico en los libros
sería imposible integrar los catálogos locales de las bibliotecas.

El catálogo LIBRUNAM es de carácter multidisciplinario, indica los libros que se

tienen, dónde se localizan y de cuántos ejemplares se dispone.

Registro bibliográfico de los libros

El registro bibliográfico es el resultado de la catalogación y clasificación y está

conformado por los datos que describen las características de los libros y
constituyen los puntos o formas para localizarlos en el catálogo.

Dependiendo del libro que se trate, el registro bibliográfico mostrará los datos que
lo describen, los que deben tomarse en cuenta para la actualización del catálogo
son:

 Autor

El autor puede ser una persona o una entidad.

57
 Título

El título corresponde al nombre convencional que se da al libro.

 Datos de publicación

Los datos de publicación se refieren al lugar donde se publica, a la editorial o

casa comercial encargada del diseño y edición, y a la fecha de publicación del
libro.

 Descripción física

La descripción física indica el número de páginas o volúmenes y si cuenta con

ilustraciones.

 Serie

La serie conformada por un grupo de publicaciones con título colectivo, y en la

que cada volumen tiene su propio título.

 ISBN
El ISBN es un número internacional normalizado que se asigna a cada título de
libro para identificarlo y diferenciarlo de otros.

El bibliotecario deberá dar especial atención a estos datos a fin de verificar que el
libro que será dado de alta (actualización) corresponda al registro bibliográfico que
aparece en el catálogo LIBRUNAM. La figura 12 muestra los datos del catálogo
colectivo LIBRUNAM.

58
Actualización del catálogo LIBRUNAM

La actualización del catálogo colectivo LIBRUNAM conlleva de manera automática

a la actualización de los catálogos locales y representa una actividad primordial
para conocer las existencias del SIBIUNAM.

Existen dos procedimientos para actualizar los catálogos, uno corresponde a cada
biblioteca a través de los cargos remotos que consisten básicamente en adicionar
una nueva copia a un registro bibliográfico ya presente en el catálogo; otro es a
través del proceso técnico que realiza el Departamento de Procesos Técnicos de
la DGB.

Es importante mencionar que antes de llevar a cabo la rutina de los cargos

remotos, es necesario efectuar en los libros la primera parte del proceso menor
que se describe en la unidad 5.

59
Rutina de cargos remotos

 Los títulos de los libros se buscan en el catálogo LIBRUNAM.

 La búsqueda se realiza verificando que los datos de autor, título, datos de la

publicación, descripción física, ISBN y serie correspondan exactamente al
libro que se dará de alta.

 Una vez que se corrobora que el libro ya está registrado se lleva a cabo el
cargo, con lo que se genera automáticamente el número de adquisición
para cada ejemplar.

 Como resultado del cargo remoto se emiten las remisiones electrónicas

donde se visualizan los libros que fueron dados de alta y que están
asentados por fecha de captura, título, signatura topográfica, número de
adquisición y número de sistema.

 Con la información contenida en las remisiones electrónicas ya es posible

concluir el proceso menor.

 Si el libro buscado no cuenta con el proceso técnico, entonces se envía al

Departamento de Adquisiciones Bibliográficas de la DGB de acuerdo con lo
indicado en la rutina de adquisición de compra de material documental que
aparece en la unidad 3 de este manual.

 La biblioteca debe revisar las remisiones electrónicas para verificar si el

libro ha sido dado de alta.

 Si el libro fue dado de alta se procede a concluir el proceso menor.

4.1.2.2 Catálogo colectivo SERIUNAM

El catálogo colectivo SERIUNAM está conformado por las revistas y series

monográficas que tiene la biblioteca o hemeroteca y se actualiza a través de tres
actividades: la primera es la catalogación o sea la descripción bibliográfica de las
publicaciones seriadas que se realiza en el Departamento de Catálogo Colectivo
de Publicaciones Periódicas (DCCPP) de la DGB, la segunda se refiere al registro

60
por parte de la biblioteca de los fascículos recibidos (cargos) de cada título de las
publicaciones seriadas y la tercera corresponde a las cargas masivas que se
refieren a la información que el proveedor o editor da a conocer al Departamento
de Suscripciones del material que recibirán las bibliotecas, para que éste procese
y valide la información, de ser correcta la da de alta en SERIUNAM. Tanto el DS
como las bibliotecas ratifican que la información se haya ingresado correctamente.

El catálogo colectivo SERIUNAM es de carácter multidisciplinario, indica los títulos

de las publicaciones seriadas adquiridas por el SIBIUNAM por suscripción, canje y
donación y muestra las publicaciones seriadas que se tienen y la biblioteca donde
se localizan.

Registro bibliográfico de las publicaciones seriadas

El registro bibliográfico de las publicaciones seriadas está conformado por

diversos datos que permiten localizar la información que tiene la biblioteca o
hemeroteca.

Los datos del registro bibliográfico varían en número y tipo, no se presentan todos
de manera simultánea. Los que deben tomarse en cuenta para la actualización del
catálogo colectivo SERIUNAM son:

 Título clave

El título clave es el título único que se asigna a la publicación seriada y siempre

aparece igual, está conformado por la (s) palabra (s) o frase que permite
identificar la publicación.

 Datos publicación

Los datos de publicación se refieren a la entidad geográfica, la editorial y fecha

de publicación.

61
 ISSN

El ISSN es el número internacional normalizado de publicaciones seriadas

asignado a un título de publicación seriada que lo identifica y diferencia de
otros títulos.

 Fascículos

Los fascículos corresponden a las existencias de la biblioteca.

Para realizar la actualización del catálogo, el bibliotecario deberá verificar que los
datos sean los que corresponden al registro del título de la publicación seriada a la
que se le harán los cargos. La figura 13 presenta los datos incluidos en un registro
bibliográfico del catálogo SERIUNAM.

62
Actualización del catálogo SERIUNAM

Los cargos remotos constituyen una actividad primordial tanto para la

actualización del catálogo colectivo SERIUNAM como para los catálogos locales y
consiste en adicionar un nuevo fascículo a un registro bibliográfico.

Es importante que las bibliotecas realicen los cargos remotos inmediatamente

después de haber recibido los materiales y después los envíen a proceso menor.

Rutina para el cargo remoto de las publicaciones seriadas

 Los títulos de las publicaciones seriadas adquiridas por la biblioteca se

buscan en el catálogo colectivo SERIUNAM.

 La búsqueda se realiza identificando los campos título, datos de publicación

e ISSN.

 Si la publicación seriada se encuentra registrada en SERIUNAM dar de alta

el fascículo que se recibe.

 Cuando la publicación seriada no se localiza en SERIUNAM se notifica al

DCCPP de la DGB para que la catalogue como se menciona en la rutina de
adquisiciones de publicaciones seriadas descrita en la unidad 3.

 Una vez catalogado el título de la publicación seriada la biblioteca está en

posibilidad de registrar sus fascículos.

Es de suma importancia que el bibliotecario realice la actualización del catálogo en

forma cuidadosa y oportuna ya que con ello contribuirá a que los usuarios
localicen entre el caudal de información que tiene la biblioteca aquella que
necesita para cumplir con sus tareas escolares y académicas.

63
Obras consultadas

Cottereau, M. Catalogación básica. Introducción: Catalogación. Las reglas de

catalogación. El formato IBERMARC. Catalogación en CIRBIC.
(2004).Recuperado el 16 de agosto de 2010, de
htpp://digital.csic.es/bitstream/10261/3165/1/Curso%20Catalogacion%20Ba
sica%20(3).pdf

Lamarca, J. (s.f.) Del catálogo tradicional al catálogo en línea Recuperado el 21

de mayo de 2010, de htpp://www.hipertexto.info/documentos/catalogo.htm

Manual para el registro de acervos en LIBRUNAM. ALEPH500.16. (2009). México:

UNAM, Dirección General de Bibliotecas.

Martínez, F. F. (2009). Importancia de los procesos técnicos dentro de la actividad

bibliotecaria. Parte Tres. Javier Mejía (comp.). Recuperado el 24 de agosto
de 2010, de htpp://www.goarticles.com/cgi-bin/showa.cgi?C=2077080

Sistema internacional de datos para la descripción de publicaciones seriadas

(ISDS) (International Serials Data System) Manual del ISDS. Edición
preliminar. (1991). Centro Mexicano del ISDS (Trad.). México: CONACYT.

Universidad Nacional Autónoma de México. Dirección General de Bibliotecas.

(2006) Guía rápida para el registro de acervos en la Base de datos
SERIUNAM. Recuperado el 13 de abril de 2010, de
htpp://www.dgb.unam.mx

64
 Unidad 5. Proceso menor

Objetivo

El participante describirá y aplicará la rutina del proceso menor para poner en

circulación el material recién adquirido por la biblioteca.

A todo el material que ingrese a la biblioteca sin importar la forma de adquisición

ni el tipo de documento del que se trate, se le realizará el proceso menor con la
finalidad de incorporarlo a la colección para permitir al usuario el rápido y fácil
acceso al mismo en el momento que lo requiera. Este proceso consiste en sellarlo,
colocarle las cintas magnéticas, las etiquetas de código de barras y la papeleta de
préstamo.

5.1 Estructura física del libro

Para realizar la rutina del proceso menor del libro es necesario identificar las
partes que lo componen, con este fin se divide en estructura externa y
estructura interna.

1. Estructura externa

Se refiere a aquellas partes que se aprecian cuando el libro está cerrado como el
lomo, los cantos, las tapas o cubiertas, el tejuelo y la camisa.

 El lomo cubre la costura o pegamento del libro, en él pueden ir datos como el

título de la obra y el nombre del autor, entre otros.

 Los cantos son los bordes de las hojas del libro y se encuentran en la parte
superior o cabeza, inferior o pie y lateral o frente.

65
 Las cubiertas o tapas son la parte externa del libro que cubren las hojas del
mismo. Las cubiertas pueden ser de cartón, plástico, piel u otros materiales. En
la cubierta anterior aparece impreso el título de la obra, el autor y en ocasiones
la editorial o logo de ésta.

 El tejuelo se localiza en el lomo del libro y es un pequeño trozo de piel o papel

donde lleva impreso el nombre del autor y el título.

 La camisa es el forro de papel o cartulina que cubre al libro encuadernado en

pasta dura, contiene el título de la obra, el autor y en ocasiones ilustraciones.

 La solapa es la prolongación lateral de la camisa o de la cubierta, si ésta es de

papel delgado se dobla hacia dentro y presenta los datos del autor, su
fotografía y otras obras publicadas.

2. Estructura interna

Es la parte intelectual del libro y para efectos del curso sólo se describirán
aquellas partes relacionadas con el proceso menor tal es el caso de las guardas,
anteportada, contraportada, portada, reverso de la portada y cuerpo o texto de la
obra.

 Las guardas son hojas de papel en blanco que coloca el encuadernador

dobladas por la mitad para unir el cuerpo del libro con las cubiertas, aparecen
al principio y al final y sirven para la protección de las páginas interiores.
Generalmente son de papel distinto al usado en el libro.

 La anteportada es la hoja anterior a la contraportada en la que sólo se hace

constar el título de la obra.

 La contraportada es la cara posterior de la anteportada que puede ir en

blanco, en ocasiones contempla el argumento del libro, una semblanza del
autor o una fotografía.

66
 En la portada se especifica el título completo de la obra, el nombre completo
del autor o autores, el pie de imprenta y en ocasiones el prologuista y traductor,
entre otros.

 Reverso de la portada o página legal en ella se imprimen todos los datos que
por ley debe llevar un libro como información relativa a la edición original, fecha
de publicación, nombre y domicilio de la casa editora, número de ISBN
(International Standard Book Number o Número Internacional Normalizado del
Libro) y los derechos reservados o copyright.

 Texto o cuerpo de la obra es el conjunto de hojas que constituyen el libro en

cuestión, es la parte medular y puede estar dividido en partes, capítulos, etc., e
incluir ilustraciones de diversos tipos.

5.1.1 Proceso menor de los libros

El proceso menor también conocido como preparación física del libro, es la

preparación manual o mecánica que tiene como finalidad incorporar las obras al
acervo para ponerlas a disposición de los usuarios.

67
El proceso menor consiste en poner las marcas de propiedad e identificación de la
biblioteca (sellos), colocar las alarmas de seguridad, pegar las etiquetas de código
de barras y la papeleta de préstamo para control del material bibliográfico.

Es importante que antes de llevar a cabo el proceso menor del libro, se realicen
las siguientes acciones:

 Recepción y conciliación del material bibliográfico

Cuando el material es adquirido por compra el proveedor envía los materiales

en cajas acompañados por una factura, lo primero que hay que hacer es
conciliar la orden de compra contra la factura y ésta a su vez contra el material
bibliográfico para corroborar que lo recibido es lo mismo que se solicitó y que
llegaron el número de ejemplares requeridos en la orden de compra. En caso
de haber anomalías se anotan en la orden de compra para su reclamación.
Cuando la adquisición es por canje o donación los materiales recibidos se
cotejan contra la relación de los materiales canjeados o donados.

 Liberación de la encuadernación

El siguiente paso es liberar la encuadernación y para ello hay que retirar la

camisa o forro a los libros que lo tengan. Después se apoya suavemente el
lomo del libro sobre una mesa, se abre la pasta anterior y en seguida la
posterior y sosteniendo con una mano las hojas en posición vertical, éstas se
bajan en pequeños grupos alternativamente hasta que el libro quede
completamente abierto. Esta acción se realiza para proteger la encuadernación
del libro.

 Revisión física del material

Una vez liberada la encuadernación se revisa físicamente el material teniendo

en consideración lo siguiente:
 Que la paginación esté completa, en orden y sin páginas repetidas

68
  Que la impresión sea legible
 Que no vengan hojas en blanco
 Que las hojas no estén manchadas, rasgadas y que no se
transparenten ya que esto dificulta la lectura
 Que la encuadernación esté bien y sujete las hojas entre sí
 Que las cubiertas no presenten roturas ni abolladuras, que estén
secas y no tengan hongos
 Que las cubiertas no estén al revés del cuerpo del libro

 Separación de las hojas

En ocasiones las hojas vienen pegadas o punteadas, para separarlas se utiliza

una plegadera, un abrecartas o un cuchillo sin filo.

5.1.2 Rutina del Proceso Menor

La rutina del proceso menor consiste en poner los sellos de propiedad de la

biblioteca, sello de facturación y sello de remisión; colocar las alarmas de
seguridad; pegar las etiquetas de código de barras y la papeleta de préstamo, es
importante realizar estas actividades con orden y limpieza. Para realizar el proceso
menor se requiere de sellos, cojín, tinta, alarmas, etiquetas, corrector en brocha,
foliadora, pegamento y papeleta de vencimiento del préstamo o fecha de
devolución.

 Sello de propiedad

El sello de propiedad tiene como propósito identificar al libro como propiedad

de la biblioteca y evitar la sustracción indebida. Se estampan varios sellos en el
libro como a continuación se indica:

 En el canto superior se centra el sello tomando como referencia el lomo

de izquierda a derecha.

69
  En el canto lateral se centra el sello tomando en cuenta el canto inferior de
izquierda a derecha. Cuando los libros son delgados es necesario expandir
las hojas del canto lateral para facilitar el sellado.
 En el canto inferior se centra el sello tomando como referencia el lomo de
izquierda a derecha.

 En el reverso de la portada.
 En la página secreta, misma que por políticas de la biblioteca varía y que
generalmente es una página impar. Hay que tener cuidado de que los sellos
no cubran el texto o alguna ilustración.

 Sello de facturación

El sello de facturación se coloca en la anteportada o en la guarda. Cuando el

material bibliográfico se adquiere por compra se anotan los siguientes datos:
clave del proveedor, número de factura, fecha y precio de adquisición, o
cualquier otro dato que sea importante para control interno de la biblioteca,
estos datos se toman de la factura.

Si la adquisición del material bibliográfico fue por canje o donación, éste se

registra con clave de donación (DON) y la fecha de ingreso a la biblioteca.

70
 Alarmas

Las alarmas son cintas magnéticas que se colocan dentro del libro y sirven
para detectar la sustracción indebida del material bibliográfico. Se ponen en el
interior del libro en posición vertical al margen interior de la página secreta o
en una página que se seleccione al azar para dificultar que el usuario la
localice. Se recomienda colocar en la guarda posterior otra cinta magnética en
posición horizontal, cubierta por completo con una etiqueta adherible y sobre
ella la papeleta de préstamo. Cuando el libro se envíe a encuadernación se
puede aprovechar para colocar otra alarma en el lomo del libro.

Una vez sellado y colocadas las alarmas, el material se acomoda en un carrito

en espera de que se le realice el cargo remoto o el proceso técnico, según sea
el caso, con lo que se generará la signatura topográfica, el número de
adquisición y de sistema así como el código de barras.

 Sello de remisión

El sello de remisión se coloca en el reverso de la portada o en la guarda, en él

se escribe la signatura topográfica, abajo de ésta el número de adquisición y el
número de sistema. Estos datos se toman de la remisión electrónica que es el
resultado de los cargos remotos realizados por las bibliotecas y de la
catalogación original realizada por el Departamento de Procesos Técnicos de
la DGB. Los datos contenidos en la remisión son el número de adquisición,
título, autor, número de sistema o matriz y clasificación.

 Número de adquisición

El número de adquisición se estampa con la foliadora, uno en la página

siguiente del reverso de la portada; otro en la página secreta y uno más en el
margen superior de la papeleta de préstamo.

71
 Etiquetas de código de barras

Todo material bibliográfico deberá contar con su etiqueta de código de barras,

generalmente se imprimen dos etiquetas por libro. Los datos que contiene la
etiqueta son: signatura topográfica, nombre de la biblioteca y número de
adquisición.

Una etiqueta se pega en el lomo del libro a la distancia que determine la

política interna de la biblioteca. Se cuidará que las etiquetas se coloquen en
todos libros siempre a la misma distancia, centrando la signatura en el lomo en
tanto que los otros datos quedarán expuestos en la cubierta. En lomos muy
angostos debido al tamaño de la etiqueta, ésta se sitúa por completo en la
cubierta anterior. La otra etiqueta se pega en el interior de la cubierta posterior,
centrándola en la parte superior.

 Papeleta de préstamo

La papeleta de préstamo se pega en la guarda posterior del libro.

Terminado el proceso menor se elabora una relación con los datos de los
libros, misma que se entrega al área de servicios al público, el encargado
verificará el material recibido y sí está correcta firma el acuse. Finalmente los
libros se colocan por clasificación en la estantería para el servicio de los
usuarios.

5.2 Estructura física de las publicaciones seriadas

De la revista se describirán sólo aquellas partes relacionadas con su registro y

proceso menor: portada o cubierta y reverso de la portada.

 En la portada o cubierta se encuentran la imagen o diseño de la revista, el

título completo, ISSN (International Standard Serial Number o Número
Internacional Normalizado de Publicaciones Seriadas), volumen, número del

72
 fascículo, periodicidad, fecha de publicación, lugar de publicación, nombre del
editor y el membrete editorial.

 El reverso de la portada generalmente incluye los siguientes datos: nombre y

dirección de la administración, director de la revista, nombre, cargo del comité
editorial y centro de trabajo, nombre y cargo del comité asesor y centro de
trabajo, derechos de autor (copyright), dirección electrónica, información de
suscripción y periodicidad, autorización o no para la reproducción total o parcial
de los artículos.

5.2.1 Proceso menor de las publicaciones seriadas

En cuanto llega la revista a la hemeroteca lo primero es registrarla en el kárdex o

en el catálogo electrónico, para ello se deberán confrontar los datos del registro
con los de la publicación que aparecen en la portada y reverso de la portada.

Posteriormente se procede con el proceso menor que consiste en colocar los

sellos de propiedad para identificar a las publicaciones seriadas como parte del
acervo de la hemeroteca.

5.2.2 Rutina de proceso menor de las publicaciones seriadas

 Sello de propiedad

El sello de propiedad tiene como propósito identificar a las publicaciones

seriadas como propiedad de la hemeroteca y evitar la sustracción indebida.
Los sellos se estampan en los cantos de la siguiente manera:

 En la cubierta evitando cubrir el texto.

 En el canto superior se centra el sello tomando como referencia el lomo

de izquierda a derecha.

73
  En el canto lateral se centra el sello tomando en cuenta el canto inferior de
izquierda a derecha. Cuando las publicaciones seriadas son delgadas es
necesario expandir las hojas del canto lateral para facilitar el sellado.

 En el canto inferior, tomando como referencia el lomo, se centra el sello de

izquierda a derecha.

 Otro sello se coloca en la primera hoja impar.

 Y uno más en una página al azar, de preferencia la que ocupa la posición

derecha o sea la impar, colocándolo en el margen. El sello no debe cubrir
el texto o ilustración alguna, si esto se presenta se colocará el sello en la
siguiente página impar.

Terminado el proceso menor el material se coloca en la estantería ordenándolo

alfabéticamente o se pone en un exhibidor a disposición del público.

5.3 Otros materiales documentales

Algunas bibliotecas además de contar con libros y publicaciones seriadas tienen

también tesis, mapas, DVD´s y CD´s, entre otros materiales. La preparación física
de cada material varía de acuerdo a su naturaleza, sin embargo, como ya se
mencionó es necesario realizar el proceso menor a todo el material que ingrese a
la biblioteca.

5.3.1 Tesis

La rutina del proceso menor de las tesis está definida por las políticas internas de
cada biblioteca, en términos generales consiste en su sellado.

 En el canto superior se centra el sello tomando como referencia el lomo de

izquierda a derecha.

74
  En el canto lateral se centra el sello tomando en cuenta el canto inferior de
izquierda a derecha. Cuando las tesis son delgadas es necesario expandir las
hojas del canto lateral para facilitar el sellado.

 En el canto inferior se centra el sello tomando como referencia el lomo de

izquierda a derecha.

5.3.2 CD’s y DVD’s

La rutina del proceso menor de los CD’s y DVD’s también está definida por las
políticas internas de cada biblioteca, en términos generales consiste en el sellado
que se realiza de la siguiente forma:

 Un sello se estampa en la cubierta del material

 Otro en el disco, si éste cuenta con etiqueta de papel se coloca el sello, si no

cuenta con dicha etiqueta se rotula con un plumón especial con los datos que
se definen en la política interna de la biblioteca.

5.3.3 Mapas

El proceso menor de los mapas consiste fundamentalmente en el sellado. El sello se

estampa en el margen del mapa cuidando de no cubrir la información, si este fuera
el caso, entonces el sello se coloca en el reverso del mapa que está en blanco. El
lugar exacto del sellado se realiza de acuerdo a las políticas internas de cada
biblioteca.

75
Obras consultadas

Biblioteca patrimonial recolecta dominicana. El libro y sus partes. Recuperado el

23 de noviembre de 2009
http://bibliotecapatrimonialrecoletadominica.blogspot.com/2009/04/el-libro-y-
sus-partes.html

ISO 8 (1977) (E). (s.f.). Documentation presentation of periodicals.

Peacock, D. M. (1969). Manual del profesor bibliotecario. Barcelona: Reverte.

Programa de junta de Extremadura: celebración de un libro, plasencia del 18 al 26

de abril de 2005. (23 de noviembre de 2009). Recuperado de
http://www.nccextremadura.org/eventos/semanalibroplasencia05/parteslibro
.htm

Rios, J. (2000). Normalización de revistas científicas mexicanas: campo de

investigación y aportación. Biblioteca Universitaria, 3 (2), 85-91.

Rovalo, L. (2004). Normalización de las revistas científicas. Acta Universitaria de la

Universidad de Guanajuato, vol. 14, núm 003, p. 5-11. Recuperado el 8 de
enero de 2010 de
http://redalyc.uaemex.mx/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=41614301

UNESCO. (1983). Guía para la redacción de artículos científicos destinados a la

publicación (2 ed.). París: UNESCO.

Universidad Nacional Autónoma de México, Dirección General de Bibliotecas,

Dirección General de Personal. (2004). Módulo 2: Aspectos generales del
proceso técnico, curso de promoción a bibliotecario. México.

76
 Unidad 6. Conservación de los materiales documentales

Objetivo

El participante describirá las medidas para la conservación y los criterios para

identificar los materiales dañados a fin de mantener las colecciones en óptimas
condiciones físicas que permitan proporcionar un servicio oportuno.

Es función y responsabilidad de la biblioteca preservar y conservar la integridad

física y funcional del material bibliográfico para privilegiar el acceso a la
información de las generaciones futuras, por lo que es indispensable identificar los
diversos factores que los dañan así como las medidas que eviten su deterioro.

El deterioro del material documental no es un problema nuevo, ha existido desde

que el hombre empezó a escribir en piedra, arcilla, papiro, pergamino, y papel. El
deterioro implica la pérdida o alteración de las cualidades físicas, químicas y
ópticas originales de los materiales modificando su estado de conservación. Por lo
tanto, es importante tomar conciencia sobre la preservación y conservación en
beneficio de las colecciones y por tanto del servicio.

Preservar y conservar los materiales documentales conlleva un ahorro

presupuestal a mediano y largo plazos para las bibliotecas, ambas evitarán en un
futuro restauraciones costosas. En este sentido, hay que reflexionar sobre la
importancia de conocer las medidas necesarias para mantenerlos en óptimas
condiciones.

Por todo ello, en esta unidad se describen aquellos factores que contribuyen al
deterioro de los materiales, los efectos que causan así como las medidas
preventivas. Además se proporcionarán los criterios para identificar cuándo un
libro se encuentra en mal estado, las causas que lo originan y las acciones a
realizarse.

77
6.1 Factores y causas de deterioro

Los materiales documentales que integran las colecciones de la biblioteca, como

cualquier otro tipo de patrimonio cultural, no están exentos de sufrir deterioros y
posiblemente su consiguiente pérdida parcial o total, sobre todo por ser objetos
que están en constante movimiento y manipulación. Las causas de estos
deterioros se dividen en dos grandes grupos:

a) Causas intrínsecas que se atribuyen a las características físico-químicas de

los elementos que integran los materiales documentales (materias primas)
o a la técnica de manufactura que se empleó para encuadernarla.

b) Causas extrínsecas son aquellas en las que intervienen factores externos a

la naturaleza de los materiales (luz, temperatura, humedad, contaminación
ambiental, plagas, humanos y naturales)

A continuación se presenta una síntesis de los factores intrínsecos y extrínsecos,

el deterioro que causan y las medidas preventivas. (Véase figura 15):

78
 Figura 15. Factores, deterioro que causan y medidas preventivas
FACTOR DETERIORO QUE CAUSAN
MATERIAS PRIMAS  Naturales o sintéticas sufren
transformaciones a nivel molecular que
provocan la degradación o condiciones ambientales adecuadas y
envejecimiento.
ENCUADERNACIÓN  Mal funcionamiento de la estructura del
libro, debido a la ejecución incorrecta por
parte del encuadernador.
LUZ  Degradación fotoquímica de los
componentes del material documental por
la acción oxidante de las reacciones ante
la radiación UV que emite la luz natural y
la mayoría de las lámparas.
TEMPERATURA Y  La temperatura alta causa deterioro en
HUMEDAD materiales químicamente inestables, si es
baja los vuelve rígidos y quebradizos.
 La humedad propicia el desarrollo de
hongos.
CONTAMINACIÓN  En el aire existen agentes como el polvo y
AMBIENTAL gases que en combinación con las
materias primas genera reacciones
químicas que degradan las moléculas
hasta provocar el deterioro o la pérdida de
los materiales documentales.
PLAGAS  Insectos como cucarachas, pececillos de
plata, piojos del libro, etc., encuentran en
los materiales documentales como fuente
de alimento la celulosa del papel y los
adhesivos. Suelen hacer su hábitat y
forman túneles que debilitan el papel.
 Los roedores provocan desgarres,
mordiscos, dejan manchas de orina y
excremento.
HUMANOS  La manipulación y el almacenamiento
inadecuado, vandalismo, hurto parcial o
total, marcado de textos constituyen
acciones humanas que causan deterioro
de los materiales documentales.
MEDIDAS PREVENTIVAS
 Conservar los materiales documentales en
efectuar siempre una correcta
manipulación de los mismos.
 La luz artificial no debe incidir directamente
sobre los documentos y las lámparas
deben colocarse a una distancia mínima de
2 metros de los materiales documentales.
 La luz solar debe filtrarse al interior de la
sala colocando en las ventanas películas
protectoras contra radiación UV, o cubrirlas
con persianas de preferencia horizontales.
 Control ambiental de temperatura (20ºC),
humedad (30 a 50%).
 Alejar los materiales documentales de
fuentes de calor y luz solar directa.
 Separar la estantería de las paredes.
 Colocar un sistema de carbón activado o
bolitas de cerámica o sistema de lavado de
aire.
 Mantener los espacios ventilados, abriendo
los accesos periódicamente.
 Mantener la limpieza de los materiales
documentales y de la estantería.
 Limpieza sistemática de los materiales y de
la estantería.
 Aislar los materiales contaminados
 Colocar trampas para roedores e insectos.
 Alejar las plantas de los materiales
documentales.
 Evitar la introducción de alimentos y
bebidas a la biblioteca.
 Sellado de rendijas y colocación de mallas
en las ventanas.
 Eliminación de plagas a cargo de
empresas especializadas.
 Manejar cuidadosamente los materiales
para evitar desprendimiento de hojas y
encuadernación.
 Evitar saturación de los entrepaños y
colocar los materiales en posición vertical
con ayuda de soportes.
 Colocar el primer entrepaño a una
distancia de 15 a 20 cm. del piso.
 Supervisar a los usuarios para que no
doblen las esquinas de las hojas, subrayen
el texto, mutilen o sustraigan sin
autorización los materiales.
 Revisar periódicamente el estado de los
materiales documentales.
79
 FACTOR DETERIORO QUE CAUSAN MEDIDAS PREVENTIVAS

NATURALES  Las inundaciones, los incendios y los
terremotos son fenómenos que causan
importantes daños e incluso la
desaparición de los materiales
documentales
 Instalar sistemas de seguridad contra
incendios.
 Alejar los materiales de tuberías de agua e
instalaciones eléctricas en mal estado.
 Implementar un Programa de contingencia.

6.2 Detección y reporte de materiales deteriorados

Cuando el bibliotecario detecte materiales dañados deberá reportarlos para que

sean retirados del servicio, lo que no implica necesariamente que se den de baja,
ya que dependiendo de su estado se enviarán a encuadernación o a una
intervención menor.

La detección y reporte de los materiales deteriorados constituyen actividades

relevantes que debe llevar a cabo el bibliotecario, ya que van encaminadas a
prolongar la vida de los primeros. Revisar las condiciones de los libros cuando se
proporciona el servicio de préstamo a domicilio, al recoger de las mesas y carros
transportadores y al intercalarlos en la estantería servirá para detectar aquellos
que presentan algunos de los siguientes daños:

 El lomo o las tapas se están desprendiendo. (véase figura 16)

 Hay fracturas, rupturas, perforaciones y agujeros en el papel (véase figura

17).

 El papel está reblandecido por la pérdida del encolado.

 El material está fragmentado pero cuenta con todas sus partes.

 Las hojas se encuentran pegadas unas con otras.

 Al libro le faltan hojas o capítulos, ya sea por defecto de la encuadernación

o por vandalismo.

 El texto es ilegible por lo empalidecido o borroso.

 Está dañado por el moho que le da una apariencia de lana blanca o de

diversos colores o tonalidades.

80
 Presenta pigmentación y manchas de diferentes colores y tonalidades
(véase figura 18).

 La presencia de huevecillos depositados en la encuadernación.

 Hay túneles o galerías en las hojas llegando a atravesar las tapas y el lomo
del libro.

81
Dependiendo del daño que presente el material documental se sustituirá por otro
ejemplar, retirará o enviará a encuadernación o a restauración.

6.3 Intervención del libro

La intervención del libro se realiza una vez identificado el daño con lo cual se
determina si la reparación que se pretende llevar a cabo es igual o menor al costo
del libro y si la biblioteca lo puede absorber de acuerdo con sus posibilidades
económicas. Este es el momento para decidir qué libros se conservan y cuáles se
dan de baja. En cualquier caso, hay que evaluar la situación sin precipitarse y
alertar a las autoridades pertinentes sobre el daño detectado para que decidan
qué procedimiento debe seguirse.

En los materiales se aplica la intervención menor para:

 Eliminar la ralladura de lápiz, plumón o pluma.

 Quitar manchas de grasa, humedad y huellas de microorganismos.

 Reforzar o reponer guardas, puntas maltratadas, hojas rasgadas y reponer

las faltantes.

La encuadernación se solicita cuando:

 La encuadernación original está colapsada e implica el desprendimiento de

los folios.

 Las tapas se desprenden parcial o totalmente de la encuadernación, por la

zona del cajo o unión de las tapas y el lomo.

 El libro está descosido o se han separado los hilos que unen el cuerpo del
libro.

82
  Le faltan las tapas o el lomo.

 Las capas de las tapas se separan, generalmente en las esquinas.

Se recurre a la restauración cuando:

 Un material dañado requiere estabilizarse.

La restauración es un proceso muy delicado y debe realizarla personal calificado

para evitar daños mayores.

En resumen, debemos tener presente que actuar con oportunidad y conocimiento

evitará el daño de los materiales documentales permitiendo que estén a
disposición de los usuarios cuando los requieran.

Sí, por una parte se aplican las medidas preventivas a fin de evitar o detener el
deterioro de los materiales, por otra, es importante tener un control bibliográfico de
ellos a través del levantamiento del inventario, tema que se abordará en la
siguiente unidad.

83
Obras consultadas

1. De Zela, A.. (1989). Patología del libro. Lima. 12 p. (mimeografiado)

2. Magan, J. A. (Ed.). (1995). Tratado básico de biblioteconomía. Madrid:

Complutense. Pp. 105-115.

3. Salvador, M. P. (2006). Preservación y reparación básica de libros en

bibliotecas , "más cuidados, menos reparaciones" (2 ed.). Valencia:
Universidad Politécnica de Valencia.

84
 Unidad 7. Inventario de la biblioteca

Objetivo

El participante describirá la rutina del levantamiento de inventario de libros

para actualizar el catálogo.

Las bibliotecas deben realizar periódicamente el inventario, por lo menos

cada cuatro años, para conocer sus existencias, tener un control
bibliográfico de las colecciones y mantener actualizado el catálogo,
herramienta fundamental para llevar a cabo el inventario. Mediante el
inventario se hace un recuento detallado de los materiales existentes en la
biblioteca lo que posibilita su identificación y localización.

7.1 Naturaleza del inventario

Es pertinente diferenciar entre catálogo e inventario el primero describe los

documentos y el segundo, es un instrumento administrativo y de control que
permite cotejar los registros bibliográficos contra las existencias de la
biblioteca.

El inventario bibliográfico es el procedimiento utilizado en una biblioteca

para verificar que los libros que se encuentran en la estantería están
registrados en el catálogo y a la vez, que todos los títulos registrados
realmente existan en la biblioteca.

85
7.2 Inventario automatizado

Debido a que las bibliotecas de la UNAM cuentan con catálogos

electrónicos, esto hace que el inventario se realice de forma automatizada
con lo que se obtiene rapidez, economía y eficiencia.

En el sitio Web de las Bibliotecas del Sistema se encuentra el Manual de

procedimientos de inventario de material documental, cuyo propósito es dar
a conocer cómo se realiza el inventario.

Cuando una biblioteca manifiesta la necesidad de realizar su inventario, la

DGB a través de los diferentes departamentos brinda apoyo en la
generación de la Base de Datos Inventarios y la capacitación al personal
que participará en el levantamiento del mismo, además hará entrega de la
Guía para el manejo de la Base de Datos Inventarios.

7.3 Levantamiento del inventario

Antes de llevar a cabo el inventario se tienen que realizar algunas

actividades previas como:

 Solicitar a la DGB (Coordinador o Jefe de biblioteca) la generación de

la base datos del acervo documental de la biblioteca.

 Ordenar la colección en la estantería sujeta a inventario.

 Colocar etiquetas de código de barras al material que no lo tenga o

sustituirse cuando se encuentren dañadas.

El coordinador o jefe de biblioteca determinará cuál es el material sujeto a

inventario, organizará los equipos de trabajo y asignará un área de trabajo
considerando las cargas de trabajo y el tiempo que les llevará concluirlo.

86
Se recomienda que al efectuar el inventario se realice por secciones para no
cerrar la biblioteca o bien en el periodo inter-semestral (una vez concluido el
semestre).

7.3.1 Requerimientos para llevar a cabo el inventario

Los requerimientos que se necesitan para realizar el inventario son:

1. Base de Datos Inventarios

La Base de Datos Inventarios contiene los registros bibliográficos que

integran el catálogo local de la biblioteca, lo que permite cotejar el
registro con el material que está en la estantería.

2. Equipo de cómputo

Computadoras o terminales en red para consultar la base de datos y

lectores ópticos para leer la información del código de barras.

3. Personal capacitado

En el manejo de la base de datos de inventarios.

7.3.2 Rutina para el inventario automatizado

A continuación se describe la rutina para el levantamiento del inventario:

1) Se ingresa a la Base de Datos Inventarios y se registra el usuario.

2) Se pasa el lector óptico sobre el código de barras que aparece en el

lomo o en la cubierta del libro. En caso de que el material no cuente
con el código de barras entonces se captura el número de adquisición
directamente en la base de datos.

87
 3) De manera automática aparece la información del registro
bibliográfico en la pantalla y se verifican los datos del libro contra los
datos del registro (autor, título, clasificación, entre otros).

4) Si los datos son correctos, se continúa con el siguiente libro.

5) En caso de existir errores bibliográficos, se hacen las observaciones

en la Base de datos de Inventarios y se pasa al siguiente libro.

Durante el inventario se puede detectar la falta de algún elemento del

proceso menor (sellos), que la información del código de barras no coincida
con la información registrada en el catálogo, entre otros. Además de
identificar aquel material que requiere de una intervención básica,
encuadernación o que cause baja.

Ya identificado el material que se dará de baja, se genera el reporte en la

base de inventarios y se pone a consideración de la Comisión de Bibliotecas
para que decida y emita un dictamen señalando las razones del descarte.

Para dar de baja el material bibliográfico, la biblioteca se ceñirá al

Procedimiento para obtener el dictamen administrativo de baja de los
documentos por robo, extravío, no localizados durante el inventario o por
descarte y su baja en las bases de datos de la Dirección General de
Bibliotecas de la UNAM.

El inventario auxilia en:

 Contar con un catálogo actualizado que refleje de forma real las

existencias de la biblioteca.

 Detectar aquellos libros que requieren de alguna intervención.

 Identificar los libros que no están registrados en el catálogo.

88
  Ubicar los libros mal colocados en la estantería, etc.

Debido al dinamismo de las colecciones, la biblioteca debe realizar

periódicamente el inventario con precisión y rapidez, lo que permitirá contar
con el catálogo actualizado, mismo que describe los materiales que integran
su acervo. Si uno de los objetivos de la biblioteca es la satisfacción de los
usuarios, entonces debe evitar la frustración de éstos, al buscar un libro que
en el catálogo aparece registrado pero que en el momento de localizarlo en
la estantería se dan cuenta de que realmente no existe en la biblioteca.

89
Obras consultadas

Ducoing, A., Romero, P. y Novelo, R. (2007). El uso del muestro probabilístico

para la planeación del inventario libros en la biblioteca del Instituto de
Investigaciones en Matemáticas Aplicadas y en Sistemas de la UNAM.
Revista de la Dirección General de Bibliotecas “Biblioteca Universitaria”,
nueva época julio-diciembre 7 (2) p. 146-161

González, M. I. (1995). Sistema automatizado para el control del acervo en las

bibliotecas de la UNAM. (Tesis de Licenciatura). UNAM, Facultad de
Ciencias. México.

Illescas, D. (2007). El control de inventarios en las bibliotecas de instituciones de

educación superior a través de código de barras. (Tesis de Licenciatura).
UNAM, Facultad de Filosofía y Letras, Colegio de Bibliotecología. México.

López, J. (Ed.). (2004). Diccionario enciclopédico de ciencias de la documentación

.España: Síntesis. 2 Vols. p. 91

Molina, C. P. (2006).Inventario de obras monográficas de la biblioteca “Stephen A.

Bastien” del Centro de Enseñanza de Lenguas Extranjeras de la Universidad
Nacional Autónoma de México. (Informe Académico). UNAM, Facultad de
Filosofía y Letras, Colegio de Bibliotecología. México.

Procedimiento inventario de material documental. (2009). México: UNAM.

Dirección General de Bibliotecas. Recuperado de
http://www.dgbiblio.unam.mx/docs/inventario2009sinofic.pdf

Procedimiento para obtener el dictamen administrativo de baja de los documentos

por robo, extravío, no localizados durante el inventario o por descarte y su
baja en las bases de datos de la Dirección General de Bibliotecas de la
UNAM. (2002). México: UNAM. Dirección General de Bibliotecas.
Recuperado de
http://www.dgbiblio.unam.mx/docs/Procedimiento_de_BAJAS_2003.pdf

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