MANUAL DE

REGISTRO DE CONTRATOS Y
PLANILLAS DE SEGUIMIENTO

La Paz – Bolivia

v.1.0
1 CONTENIDO DEL MANUAL

El presente documento, describe los pasos que el usuario SISIN - Administrador u Operador – debe seguir para
realizar el registro de los datos solicitados por el sistema en el “Módulo Seguimiento Físico”.

La revisión de la información cargada al SISIN a través de la aplicación es de entera RESPONSABILIDAD DE LA

ENTIDAD por ser el origen de los datos. Al realizar el cierre de registros con las opciones habilitas en el sistema,
las opciones de edición y eliminación serán deshabilitadas, es decir, los registros no podrán ser editados ni
eliminados, siendo responsabilidad de la entidad la revisión de su información previo al cierre de los registros.

2 REGISTRO DE CONTRATOS/DOCUMENTOS

Seleccione del menú principal la opción , para registrar la información de los contratos
y documentos que respaldan la ejecución del proyecto durante el ciclo de vida de la inversión.

Al elegir el proyecto, el sistema habilita la opción “Tipo Administración” para el registro de:

a. Contratos para proyectos de Administración

delegada o Llave en Mano.

b. Documentos para proyecto de Administración

directa/propia.

Registro de Contratos para proyectos de Administración delegada o Llave en

Mano.

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 - Los porcentajes de descuentos por anticipo y retención son opcionales, de acuerdo a los términos del
contrato suscrito.
- El monto del Contrato debe ser menor o igual al Costo de la Etapa.
- El sistema en base a la fecha de orden de proceder y la fecha de término calcula el plazo en días o en
base a la fecha de orden de proceder y el plazo en días calcula la fecha de término.
- Las fechas de la orden de proceder y fecha de término deben estar en el rango de fechas del inicio y
termino de la etapa.
- Al grabar los datos del contrato se puede registrar el o los componentes relacionados al mismo, la suma
total de los montos por componente debe ser igual al monto del contrato.
- El sistema habilita los componentes que se registraron en el costo de la etapa (registro de proyecto).

Registro de Documentos para proyecto de Administración directa/propia.

- Se debe identificar el tipo de documento que respalda la ejecución del proyecto.

- El monto del Documento debe ser menor o igual al Costo de la Etapa.
- El sistema en base a la fecha de inicio de actividades y la fecha de término del documento calcula el plazo
en días o en base a la fecha de inicio de actividades y el plazo en días calcula la fecha de término.
- Las fechas del inicio de actividades y fecha de término deben estar en el rango de fechas del inicio y
termino de la etapa.
- Al grabar los datos del documento se puede registrar el o los componentes relacionados al mismo, la suma
total de los montos por componente debe ser igual al monto del documento.
- El sistema habilita los componentes que se registraron en el costo de la etapa (registro de proyecto).

Al terminar de grabar, el usuario puede visualizar (Ver), editar, eliminar o cerrar los datos del registro.

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Nota: Al cerrar el registro los datos del contrato o documento no podrán ser modificados, siendo responsabilidad
del usuario la revisión del correcto registro de su información.

Cuando el usuario oprima la opción de

cierre, el sistema solicitará su
confirmación, reiterando que los datos no
podrán ser modificados después del cierre
del registro.

NOTA:
- Si el monto del contrato o documento es mayor al costo de la Etapa, se debe registrar un dictamen de
cambio de costos.
- Si la fecha de término del contrato o documento es mayor a la fecha de término de la etapa, se debe
registrar un dictamen de cambio de fechas
- Si ambos datos monto y fecha de término del contrato o documento es mayor a los datos de la etapa, se
debe registrar un dictamen de cambio de fechas y costo

Proyectos con registros a la fecha de corte (históricos)

Para la implementación del módulo físico, se considera el registro de la ejecución a la fecha de corte para crear
un registro de contrato con los datos de la etapa (fechas y costo) y se le relaciona una planilla con los datos de la
ejecución reportada.

La entidad puede modificar los datos generales de este registro, utilizando la opción Editar Cierre:

Esta opción únicamente se habilita para modificar el registro de la ejecución histórica, la opción se deshabilita
después de realizar la actualización de datos (se modifica una sola vez).

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Solo se podrá modificar el registro original, si el usuario no registro modificaciones a los datos generados.

Para otros registros o modificaciones, el usuario tiene habilita la opción de modificaciones de contrato o
documentos.

Registro de modificaciones al contrato o documento original

El sistema permite el registro de modificaciones (con documentación de respaldo) a los datos del contrato o
documento.

El primer registro tiene los datos del registro original

Se puede registrar modificaciones de:

 Plazo
 Monto
 Plazo y monto
 Cambio de estado

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Es responsabilidad de la entidad contar con la documentación que respalda las modificaciones registradas según
corresponda, en caso de ser requerido el MPD - VIPFE solicitará a la entidad la presentación del documento físico
para su revisión.

2.4.1 Modificación de plazo

Cambio de fecha de término o plazo del

contrato o documento. La nueva fecha
de termino puede ser menor o igual a la
fecha de la etapa.

2.4.2 Modificación de
monto

Cambio del monto del contrato

o documento. El nuevo monto
puede ser menor o igual al
costo de la etapa.

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2.4.3 Modificación de
plazo y monto

Cambio de fecha de término o

plazo del contrato o documento y
su monto. La nueva fecha de
término puede ser menor o igual
a la fecha de la etapa y el nuevo
monto puede ser menor o igual al
costo de la etapa.

Los formularios de
modificación de plazo y
monto, plazo o monto,
permiten reducir el
monto del contrato o
documento, y/o el plazo
de duración, según
corresponda.

El Nuevo monto del

contrato debe ser igual al
total del o los
componentes, para
realizar el cierre.

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2.4.4 Modificación cambio de estado

El estado del contrato o documento se puede modificar a:

Rescindido: Realizado el cambio de estado NO se podrán

realizar modificaciones a los datos del contrato, planillas y a
toda la información registrada en relación al contrato o
documento.

Paralizado: El contrato o documento se queda inactivo hasta

el cambio de estado.

Del estado Paralizado se podrá modificar a estado Vigente o

Rescindido según corresponda.

Los cambios que se registren para el proyecto, se podrán visualizar en el listado de Modificaciones.

Resumen contratos – planillas

La opción permite visualizar un resumen del registro total de las planillas del contrato

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3 REGISTRO DE PLANILLAS - ESTADO SITUACION
Seleccione del menú principal la opción , para registrar la información de las planillas
por contratos o documentos que respaldan la ejecución del proyecto durante el ciclo de vida de la inversión y el
estado situación del proyecto de acuerdo al avance de la inversión.

Seleccione la opción planillas, para registrar o ver las planillas del contrato o documento previamente registrados

Elija Nueva Planilla, el sistema le mostrará el siguiente formulario:

El usuario tiene distintos tipos de Planillas, para registrar sus datos de acuerdo al contrato o documento.

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El sistema le muestra las fechas, monto y descuentos registrados para el contrato o documento.

Datos de la planilla:

- CITE o número de planilla que identifica la documentación física del registro (en caso de ser requerido el
MPD - VIPFE solicitará a la entidad la presentación del documento físico para su revisión).
- Monto de la Planilla, la misma debe ser menor o igual al Monto del contrato o documento.
- Descuento Anticipo, monto a descontar de la planilla por el anticipo otorgado a la empresa o persona
adjudicada, se habilita el campo si el porcentaje de descuento de anticipo del contrato es mayor a cero .
- Retención, monto a descontar de acuerdo al % de retención registrado en el contrato o documento, se
habilita el campo si el porcentaje de descuento de retención del contrato es mayor a cero .
- Multas, monto a descontar por multas generadas a cuenta de la empresa o persona adjudicada.
- Liquido Pagable, monto de la Planilla menos Descuento por anticipo, retenciones y multas.
- Monto Devengado, monto a devengar en SIGEP.
- Fecha Desde y Hasta: Fechas de la planilla de acuerdo a la documentación de respaldo.
- % Físico: Avance Físico
- % Financiero: Avance Financiero
- Observaciones: Observaciones al registro de la planilla

Ejemplo del registro de una planilla de Avance

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 El sistema permite la edición de los datos de la planilla o su eliminación, según corresponda

Considerando el Monto de la Planilla y el Monto del Contrato, el sistema calculará el porcentaje de Avance
Financiero de la planilla.

La entidad debe registrar el porcentaje de avance Físico en los casos que corresponda

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Después de revisar los datos de la planilla, proceda con el cierre.

Antes de realizar esta acción el sistema le pedirá su confirmación, entiéndase que los datos registrados por la
entidad tienen carácter de declaración jurada y no podrán ser modificados o eliminados después del cierre de la
planilla, siendo responsabilidad de la entidad el correcto registro.

Cerrado el registro, el sistema le permitirá, registrar la ejecución financiera de la planilla.

Esta opción muestra la información registrada en los módulos de la programación de la inversión (recursos
asignados al proyecto) y la programación presupuestaria (distribución del recurso a nivel de partida presupuestaria
u objeto del gasto).

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En la ventana de registro, se identifica
1. El monto Devengado de la planilla.
2. Monto Devengado menos la ejecución registrada (saldo).

Al registrar el monto ejecutado de la planilla, automáticamente se actualizará el total ejecutado del mes y el saldo
en relación a monto devengado de la planilla.

El sistema sumará automáticamente la ejecución de las planillas de acuerdo al mes de registro, este total general
será visible en el módulo de seguimiento financiero del proyecto como el total ejecutado mensual, a partir de la
implementación del módulo de físico – contratos y planillas, el registro del seguimiento financiero – ejecución será
el reflejo del registro de ejecución de las planillas del proyecto en el mes.

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En el módulo seguimiento financiero solo se podrá registrar el monto programado o reprogramado según
corresponda, el monto de ejecución será el reflejo de los datos registrados en las planillas de cada contrato o
documento.

Al concluir el registro de la ejecución de todas las planillas de los proyectos vigentes en la gestión, revise el
monto total ejecutado del mes y proceda con el cierre del certificado del seguimiento financiero mensual, de
acuerdo a lo establecido en la Ley Financial.

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