COMANDO EN JEFE DE LAS FF.AA.

DE LA NACIÓN
ESTADO MAYOR GENERAL
BOLIVIA

CJ – RGA - 223

REGLAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN Y
CORRESPONDENCIA
MILITAR

2006
 ÍNDICE
PRIMERA PARTE ………………………………………………………………………………….. 13
CAPÍTULO PRIMERO ……………………………………………………………………………... 13
Generalidades ………………………………………………………………………………………. 13
I.- De la Documentación de la Correspondencia …………………………………………. 13
A.- Documentación militar …………………………………………………………... 13
B.- Correspondencia militar …………………………………………………………. 13
C.- Clasificación de la documentación militar ……………………………………... 13
1.- Por su origen ……………………………………………….................... 13
a.- Oficial ……………………………………………………………. 13
b.- Particular ……………………………………..…………………. 14
2.- Por su contenido ………………………………………….……………... 14
a.- Secreta …………………………………………………….…….. 14
b.- Reservada ……………………………………………………….. 14
c.- Confidencial ……………………………………………………... 15
d.- Pública ……………………………………………….................. 15
3.- Tipos documentales ...……………………………………………………. 15
a.- Documentos y correspondencia
ordinaria o corriente …………………………………………….. 15
b.- Correspondencia a través del correo
electrónico (E-mail ) …………………………………………….. 15
c.- Documentos por asuntos específicos ……………………….... 16
d.- Impresos …………………………………………………………. 16
e.- Soportes de documentales .….………………………………… 16
4.- Valores documentales …………………………………………………… 16
a.- Valor administrativo ……………………................................... 17
b.- Valor fiscal ……………………………………………………….. 17
c.- Valor informativo ………………………………………………… 17
5.- Obligatoriedad y ámbito de aplicación …………………………………. 17
6.- Sanciones ...……………………………………………………………….. 18

II.- De las Normas ...…………………………………………………………………………….. 18

A.- Normas para el manejo de documentos y correspondencia militar ………….. 18
B.- Registro de correspondencia …………………………….………………………. 19
C.- Recepción de correspondencia militar …………………….……………………. 20
D.- Despacho de documentos y correspondencia militar …………………………. 20
III.- Aspectos Varios ……………………………………………………….……………………. 20
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CAPÍTULO SEGUNDO ……………………………………………………………………………….. 21
Normas para el Archivo de Correspondencia .……………………………………………………… 21
I.- Documentos de Archivo ……………………………………………………………………… 21
II.- Fases del Ciclo Vital del Documento de Archivo ………………………………………….. 21
A.- Fase del Archivo de gestión u oficina ………………………………….………….. 21
B.- Fase del archivo central de la institución ………………….………………………. 21
C.- Fase del archivo intermedio ……………..…………………….……………………. 22
D.- Fase del Archivo histórico …………………………………………………………… 22
III.- Prohibición de destrucción o descarte en el Archivo de Oficina y el Archivo Central .…. 22

CAPÍTULO TERCERO …………………………………………………………………………………. 23

Normas para Elaboración de Correspondencia Militar ..…………………………………………… 23
I.- De las normas para la elaboración de documento ………………………………………… 23
A.- Elaboración de documentos …………………………………………….………….. 23
B.- Idioma ………………….……………………………………………………………… 23
C.- Tipo de letra ……………..…………………….……………………………………… 23
D.- Grado, especialidad, nombre(s) y apellidos ..……………………………………… 23
E.- Autenticación ………………………………………………………………………….. 24
F.- Distribución ……………………………………………………………………………. 24
G.- Leyenda de cierre …………………………………………………………………….. 24
H.- Registro de lugar y fecha …………………………………………………………….. 25
I.- Dimensión oficial de las hojas ……………………………………………………….. 25
J.- Documentos originales y copias ……………………………………………………... 25
K.- Tabulación de márgenes ……………………………………………………………… 25
L.- Clasificación de Seguridad ……………………………………………………………. 26
M.- Numeración de páginas ……………………………………………………………….. 26
N.- Espacio interlineal ……………………………………………………………………… 27
Ñ.- Membrete ………………………………………………………………………………... 27
O.- Texto de saludo y de cierre ……………………………………………………………. 28
P.- Color de las letras de los documentos militares …………………………………….. 28
Q.- Firmas y rúbricas de documento ……………………………………………………… 28
R.- Sangría …………………………………………………………………………………… 29
S.- Utilización de letras negritas o subrayadas ………………………………………….. 30
T.- Sellos …………………………………………………………………………………….. 30
U.- Sobres ……………………………………………………………………………………. 30
II.- Del Proceso del Trámite ……………………………...………………………………………….. 31
A.- Trámite de correspondencia en las FF.AA. ……………………………….………….. 31

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SEGUNDA PARTE …………………………………………………………………………………... 33
CAPÍTULO CUARTO ……………………………………………………………………………... … 33
Elaboración de Correspondencia………………………………………………………………….... 33
I.- De Documentos Militares ………………………..…………………………………………. 33
II.- Formatos para la Correspondencia Militar ……..……………………………………….... 33
Oficio (Formato - 001) …………….…………………………………………….…………... 34
FORMATO – 001 ……………………………………………………………………………. 35
Carta (Formato - 002) …………….…………………………………………….…………... 36
FORMATO – 002 ……………………………………………………………………………. 37
Informe Sugerencia (Formato - 003) ………………………………………….…………... 38
FORMATO – 003 ……………………………………………………………………………. 40
Informe (Formato - 004) …………….…………………………………………….………… 41
FORMATO – 004 ……………………………………………………………………………. 42
Fax (Formato - 005) …………….…………………………………………….…………….. 43
FORMATO – 005 ……………………………………………………………………………. 44
Radiograma. Telefonema, Entrega Directa (Formato - 006) .……………….………….. 45
FORMATO – 006 ……………………………………………………………………………. 46
Correo electrónico (Formato - 007) …………………………………………….………….. 47
FORMATO – 007 ……………………………………………………………………………. 48
Nota de Servicio (Formato - 008) …………….……..………………………….………….. 49
FORMATO – 008 ……………………………………………………………………………. 50
Memorándum (Formato - 009) ………………………………………………….………….. 51
FORMATO – 009 ……………………………………………………………………………. 52
Parte del Personal (Formato - 010) …………………………………………….………….. 53
FORMATO – 010 ……………………………………………………………………………. 54
Parte de Deserción (Formato - 011) ………..………………………………….………….. 56
FORMATO – 011 ……………………………………………………………………………. 57
Pasaporte Militar (Formato - 012) …..………………………………………….………….. 59
FORMATO – 012 ……………………………………………………………………………. 60
Papeleta de Vacación (Formato - 013) .……………………………………….………….. 61
FORMATO – 013 ……………………………………………………………………………. 62
Papeleta de Permiso (Formato - 014) ………………………………………….…………. 63
FORMATO – 014 ……………………………………………………………………………. 64
Papeleta de Comisión (Formato - 015) .……………………………………….………….. 65
FORMATO – 015 ……………………………………………………………………………. 66
Hoja de Filiación Personal (Formato - 016) ..………………………………….………….. 67
FORMATO – 016 ……………………………………………………………………………. 69
Hoja de Solvencia Personal (Formato - 017) …….…………..…………...….………….. 70
FORMATO – 017 ……………………………………………………………………………. 71

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Certificado Médico (Formato - 018) …...……………………………………….………….. 72
FORMATO – 018 ……………………………………………………………………………. 73
Informe Médico (Formato - 019) …...……………………………………….……….…….. 75
FORMATO – 019 ……………………………………………………………………………. 77
Parte de Fallecimiento (Formato - 020) …...………….……………………….………….. 78
FORMATO – 020 ……………………………………………………………………………. 80
Parte de Accidente (Formato - 021) …...……………………………………….…………. 81
FORMATO – 021 ……………………………………………………………………………. 82
Parte de Evacuación (Formato - 022) …...……………………………………….……….. 83
FORMATO – 022 ……………………………………………………………………………. 84
Libro Matriz (Formato - 023) …...……………………………………………….………….. 85
FORMATO – 023 ……………………………………………………………………………. 87
Orden del Día (Formato - 024) …...……………………………………….……………….. 88
FORMATO – 024 ……………………………………………………………………………. 89
Directiva (Formato - 025) …...………………….……………………………….………….. 90
FORMATO – 025 ……………………………………………………………………………. 91
Resolución Administrativa (Formato - 026) …...……...……………………….………….. 92
FORMATO – 026 ……………………………………………………………………………. 93
Acta de Reunión (Formato - 027) …...……………………………...………….………….. 94
FORMATO – 027 ……………………………………………………………………………. 95
Resumen de Actas (Formato - 028) …...……………………………………….………….. 96
FORMATO – 028 ……………………………………………………………………………. 97
Dictamen Jurídico (Formato - 029) …...……………………………………….………….. 98
FORMATO – 029 ……………………………………………………………………………. 99
Libro de Novedades (Formato - 030) …...……………………………………….………... 100
FORMATO – 030 ……………………………………………………………………………. 101
Hoja de Trámite de Documento (Formato - 031) …...….…………………….………….. 102
FORMATO – 031 ……………………………………………………………………………. 103
Hoja de Prestamos de Documentos (Formato - 032) .……………………….………….. 104
FORMATO – 032 ……………………………………………………………………………. 105
Hoja de Transferencia de Documentos (Formato - 033) .……………………………….. 106
FORMATO – 033 ……………………………………………………………………………. 108
Filiación de Armamento, Municiones, Repuestos,
Equipo y Vestuario (Formato - 034) .…………………………………………………..….. 109
FORMATO – 034 ……………………………………………………………………………. 110
Control de Armamento (Formato - 035) .………………………………………………….. 111
FORMATO – 035 ……………………………………………………………………………. 112
Pedido (Formato - 036) .…………………………………………………………………….. 113
FORMATO – 036 ……………………………………………………………………………. 114

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 Nota de Entrega (Formato - 037) .……………………………………………………..….. 115
FORMATO – 037 ……………………………………………………………………………. 116
Nota de Salida de Almacén (Formato - 038) .………….……………………………..….. 117
FORMATO – 038 ……………………………………………………………………………. 118
Carta Poder (Formato - 039) .………….……………………………...………………..….. 119
FORMATO – 039 ……………………………………………………………………………. 120
Solicitud (Formato - 040) .………….………………………..…………………………..….. 121
FORMATO – 040 ……………………………………………………………………………. 122
Certificaciones (Formato - 041) .………….……………………...……………………..…. 123
FORMATO – 041 ……………………………………………………………………………. 124
Certificado (Formato - 042) .………….……………………………………..…………..…. 125
FORMATO – 042 ……………………………………………………………………………. 127
Diploma (Formato - 043) .………….……………………………………..……………..….. 128
FORMATO – 043 ……………………………………………………………………………. 130
Informe Periódico de Personal (Formato - 044) .……………………………..………….. 131
Informe Periódico de Inteligencia (Formato - 045) .…………………………..………….. 134
Informe Periódico de Operaciones (Formato - 046) .……………………………..….….. 139
Informe Periódico de Logística (Formato - 047) .……………………………..………….. 141
Informe Periódico de Asuntos Civiles y Operaciones
Comunitarias (Formato - 044) .……………………………..…………………….…….….. 144

TERCERA PARTE ………………………………………………………………………………….... 149

CAPÍTULO QUINTO ……………………………………………………………………………...….. 149
Normas de Redacción Ortográfica ………………………………………………………………….. 149
I.- Ortografía ………………………..……………………………………………………………. 149
A.- Se escribe con B ……………………………………………………………………. 149
B.- Se escriben con V …………………………………………………………………... 150
C.- Se escriben con G delante de E o I ……………………………………………….. 150
D.- Se escriben con J delante de E o I ………………………………………………... 151
E.- Se escriben con H …………………………………………………………………… 151
F.- Uso ortográfico de K ………………………………………………………………… 152
G.- Se escribe con M …………………………………………………………………….. 152
H.- Se escribe con R ……………………………………………………………………... 152
I.- Se escribe X en vez de S ……………………………………………………………. 152
II.- Utilización de letras mayúsculas ..……………………………………………………………. 152
III.- Signos de Puntuación …………....……………………………………………………………. 153
A.- El punto ( . ) …………….……………………………………………………………. 153
B.- La coma ( , ) …………….……………………………...……………………………. 153
C.- El punto y coma ( ; ) ………………………………..……………………………….. 154

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 D.- Los dos puntos ( : ) ………………………………...………………………………... 154
E.- Los signos de interrogación ( ¿ ? ) …………….………………………………….. 154
F.- Los signos de Admiración ( ¡ ! ) …………….………………………...………….... 154
G.- El guion ( - ) …………………………………………………………………………... 154
H.- El guion largo o raya ( – ) .…………………………………………………………... 155
I.- Las comillas ( “ ” ) …………………………………………………………………… 155
J.- El paréntesis [ ( ) ] …………………………………………………………………. 155
K.- Los corchetes ( [ ] ) ………………………………………………………………… 155
L.- Los puntos suspensivos ( … ) ……………………………………………………… 155

CAPÍTULO SEXTO ……………………………………………………………………………...………. 149

Terminología Archivística ………………………………………………………………………………... 156
Acta ………………………………………………………………………………………………………… 156
Acta de eliminación ………………………………………………………………………………………. 156
Acta de entrega …………………………………………………………………………………………… 156
Acta administrativa ……………………………………………………………………………………….. 156
Archivador …………………………………………………………………………………………………. 156
Archivar ……………………………………………………………………………………………………. 156
Archivero …………………………………………………………………………………………………... 156
Archivística ………………………………………………………………………………………………... 156
Archivo …………………………………………………………………………………………………….. 157
Archivo central ……………………………………………………………………………………………. 157
Archivo General ………………………………………………………………………………………….. 157
Archivo de Gestión ………………………………………………………………………………………. 157
Archivo Histórico …………………………………………………………………………………………. 157
Archivo Intermedio ……………………………………………………………………………………….. 158
Archivo de Oficina ………………………………………………………………………………………… 158
Asunto ……………………………………………………………………………………………………… 158
Autenticación ……………………………………………………………………………………………… 158
Caja ………………………………………………………………………………………………………… 158
Carpeta …………………………………………………………………………………………………….. 158
Catálogo ……………………………………………………………………………………………………. 158
Censo de Archivos ………………………………………………………………………………………… 158
Certificación ………………………………………………………………………………………………… 159
Ciclo vital de los documentos …………………………………………………………………………….. 159
Clasificación ………………………………………………………………………………………………… 159
Conservación ……………………………………………………………………………………………….. 159
Copia ………………………………………………………………………………………………………… 159

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Depósito …………………………………………………………………………………………………….. 159
Descripción …………………………………………………………………………………………………. 159
Documento ………………………………………………………………………………………………….. 159
Eliminación ………………………………………………………………………………………………….. 160
Estantería …………………………………………………………………………………………………… 160
Expediente ………………………………………………………………………………………………….. 160
Fechas extremas …………………………………………………………………………………………… 160
Fondo documental …………………………………………………………………………………………. 160
Función ……………………………………………………………………………………………………... 160
Gestión Administrativa ……………………………………………………………………………………. 160
Inventario …………………………………………………………………………………………………… 161
Legajo ………………………………………………………………………………………………………. 161
Legalización de documentos……………………………………………………………………………… 161
Original ……………………………………………………………………………………………………… 161
Principio de procedencia …………………………………………………………………………………. 161
Principio de respeto a la estructura ……………………………………………………………………… 161
Principio de respeto al orden original …………………………………………………………………… 161
Registro …………………………………………………………………………………………………….. 161
Sección ……………………………………………………………………………………………………… 161
Series ……………………………………………………………………………………………………….. 161
Sellar ………………………………………………………………………………………………………… 162
Soporte ……………………………………………………………………………………………………… 162
Sujeto productor …………………………………………………………………………………………… 162
Tipo documental …………………………………………………………………………………………… 162
Transferencia ………………………………………………………………………………………………. 162
Tratamiento archivístico …………………………………………………………………………………… 162
Unidad documental ………………………………………………………………………………………… 162
Unidad de instalación ……………………………………………………………………………………… 162
Valor administrativo ………………………………………………………………………………………… 162
Valor archivístico …………………………………………………………………………………………… 163
Valor contable ………………………………………………………………………………………………. 163
Valor fiscal …………………………………………………………………………………………………... 163
Valor histórico ……………………………………………………………………………………………….. 163
Valor informativo ……………………………………………………………………………………………. 163
Valor jurídico ………………………………………………………………………………………………… 163
Valor primario ……………………………………………………………………………………………….. 163
Valor secundario ……………………………………………………………………………………………. 163
Valoración …………………………………………………………………………………………………… 163

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COMANDO EN JEFE DE LAS FF.AA. DE LA NACIÓN
ESTADO MAYOR GENERAL
BOLIVIA
G.C.G., La Paz, 261000-OCT-06

RESOLUCIÓN DEL COMANDO EN JEFE DE LAS FUERZAS

ARMADAS DE LA NACION N° 0788/06

VISTOS:
El proyecto del “Reglamento de Documentación y Correspondencia
Militar CJ-RGA-223” para las Fuerzas Armadas de Bolivia, presentado
por el Departamento I - EMG., para su análisis, aprobación,
autorización, y demás antecedentes;

CONSIDERANDO:
Que, el proyecto “Reglamento de Documentación y Correspondencia
Militar CJ-RGA-223 para las Fuerzas Armadas de la Nación” fue
elaborado de acuerdo a necesidades actuales, con el objeto de contar
con una herramienta legal que facilite la elaboración de documentos en
las distintas Unidades, Institutos y Reparticiones Militares de las
Fuerzas Armadas.

Que, la Ley Orgánica de las Fuerzas Armadas LM.1405, en su artículo

40, inciso v) dispone: “El Comandante en Jefe de las FF.AA. tiene las
siguientes responsabilidades principales: autorizar, coordinar y
supervisar la impresión de textos de enseñanza y reglamentos militares
para las tres Fuerzas”.

POR TANTO:
El Comandante en Jefe de las Fuerzas Armadas de la Nación, en uso
de sus atribuciones conferidas por Ley.

RESUELVE:
PRIMERO.- Aprobar el “REGLAMENTO DE DOCUMENTACION Y
CORRESPONDENCIA MILITAR” para las Fuerzas Armadas de la
Nación, bajo el Código CJ-RGA223.

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SEGUNDO.- Autorizar la publicación y uso en las Fuerzas Armadas, el
“REGLAMENTO DE CODUMENTACION Y CORRESPONDENCIA
MILITAR CJ-RGA-223”.

TERCERO.- Quedan abrogadas y derogadas todas las resoluciones y

disposiciones de menor jerarquía normativa contrarias al presente
Reglamento aprobado.

CUARTO.- EL “REGLAMENTO DE DOCUMENTACION Y

CORRESPONDENCIA MILITAR CJ-RGA-223”, entrará en vigencia a
partir de su publicación, encomendando su ejecución y cumplimiento
al Departamento I - EMG. del comando en jefe de las Fuerzas Armadas
da la Nación, a través de la dirección General de Archivos Militares.

Es dado en el Comando en Jefe de las FF.AA. de la Nación, a los

veintiséis días del mes de octubre del año dos mil seis.

Regístrese, hágase conocer y archívese.

EL JEFE DEL ESTADO MAYOR GENERAL DE LAS FF.AA.

Gral. Fza. Aé Carlos Antelo Lenz

EL COMANDANTE DE LAS FF.AA. DE LA NACIÓN

Gral. Ejto. Wilfredo Vargas Valdez

SAR/SOCH/jpa.

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