TEMA 6

MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

6.1 Definicion

Un manual es un documento en el que se encuentra de manera sistemática, las

instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad. Un manual es un
instrumento de control sobre la actuación del personal, pero también es aquel que ofrece la
posibilidad de dar una forma más definida a la estructura organizacional de la empresa, que
de esta manera pierde su carácter nebuloso y abstracto, para convertirse en una serie de
normas definidas.

6.2 Objetivos

Los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

 Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,

relaciones, políticas, procedimientos, normas, etcétera.
 Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para
deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
 Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y
propiciar la uniformidad en el trabajo.
 Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,
y facilitar su incorporación a las distintas funciones operacionales.
 Proporcionar información básica para la planeación e implementación de
reformas administrativas.

6.3 Características de los manuales administrativos

 Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

 Ayudan a institucionalizar y a establecer los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones, normas.
 Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.
 Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas a través
del tiempo.
 Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
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6.4 Manual de Funciones

Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el fin

de determinar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una
compañía.

1. Comprende las funciones o responsabilidades de cada área de la empresa.

2. El manual contiene la visión, misión, los objetivos, metas y la descripción de

cada área y sus responsabilidades

3. El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades
de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos
de la organización

4. El manual consiste en la definición de la estructura organizativa de una empresa.

o Engloba el diseño y descripción de los diferentes puestos de trabajo

estableciendo normas de coordinación entre ellos.

o Es un documento que especifica requisitos para el cargo, interacción

con otros procesos, responsabilidades y funciones.

5. Toda empresa tiene que tener un manual de funciones, sobre todo aquellas que son
de grandes dimensiones, ya que así se lleva un control sobre las funciones que tiene
el personal que conforma la compañía.

6.4.1 Características del manual de funciones

1. Language sencillo

2. Metodología fácil

3. Deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso

4. Mantiene la homogeneidad en cuanto a la gestión de la organización administrativa

y evita la formulación de excusas al desconocimiento de las normas vigentes.

5. Facilita la supervision.
6.4.2 Aspectos del manual de funciones

1. Descripción básica del cargo:

o Cargo

o Dependencia

o Jefe inmediato

2. Objetivo estratégico del cargo: Se describe la razón por la que es necesario este
cargo en la empresa

3. Funciones básicas: Es la descripción de las responsabilidades definidas claramente

4. Personal relacionado con el cargo: Indica la ubicación del cargo dentro de la

empresa

5. Perfil del cargo: Se establece el perfil óptimo del funcionario

EJEMPLO DE APECTOS RELEVANTES DE UN MANUAL DE FUNCIONES O

DESCRIPCION DE PUESTOS
6.5 Manual de procedimientos

El manual de procedimientos es aquella que se encarga de precisar las etapas y las

secuencias lógicas e interrelacionadas que deben seguirse para realizar
operacionalmente funciones y/o procesos específicos.

El manual de procedimientos es el texto mediante el cual cada organización, según

su estructura orgánica, su misión y sus recursos, define la jerarquía de los cargos,
determina objetivamente las funciones y establece métodos y procedimientos técnicos para
alcanzar sus objetivos.

Es un “conjunto de recursos y actividades que transforman elementos de entrada

(insumos) en elementos de salida (producto/servicio); los recursos incluyen el
personal, las finanzas, las instalaciones, los equipos, las tecnologías, las técnicas y los
métodos”.

El procedimiento consiste en el seguimiento de una serie de pasos bien definidos

que permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la manera más correcta y
exitosa posible. Manera especificada de realizar una actividad, que debe estar
contenida en documentos

6.5.1 Objetivos del manual de procedimientos

El Manual de Procedimientos es útil porque permitirá conocer el funcionamiento interno de

la institución en lo que refiere a:

 Descripción de procesos y procedimientos que se ejecutan en una entidad.

 Determinación de tiempos de ejecución de los procesos y procedimientos.
 Uso de recursos materiales y tecnológicos.
 Identificación de las unidades que intervienen en los procesos.
 Unidad responsable de cada proceso.
 Contribuyen a dar continuidad y coherencia a las actividades que describen.
EJEMPLO DE ASPECTOS RELEVANTES A CONSIDERAR DE UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS