Licenciatura en Direccin de Factor Humano

Comunicacin y Presentaciones
Clase 5: La comunicacin en las organizaciones - Distribucin de temas para presentaciones
Clase 5 Prof. Lic. Antonio M. Bechara 1

Temario
Las funciones de la comunicacin Direccin de la comunicacin Redes formales / redes informales Comunicaciones no verbales Seleccionar el canal de comunicacin Barreras de la comunicacin eficaz Consejos para mejorar la comunicacin Comunicacin polticamente correcta Consejos para mejorar la comunicacin intercultural Conclusiones Ejercicios Bibliografa
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Las funciones de la comunicacin

Son 4 las funciones fundamentales que cumple la comunicacin en una organizacin: 1. Control: para el cumplimiento de jerarquas, autoridad, lineamientos, cumplir funciones del puesto, comunicar reclamos, quejas, resultados 2. Motivacin: cmo mejorar el desempeo, fijacin de metas y reforzamiento, retroalimentacin 3. Expresin emocional: de sentimientos de frustracin y satisfaccin en grupo, en interaccin social 4. Informacin: facilitar toma de decisiones, transmitir datos, evaluar alternativas. Para que los grupos se desempeen con eficacia necesitan mantener alguna forma de control sobre sus miembros, estimularlos para que se esfuercen, proporcionar un medio de expresin emocional y tomar decisiones S. Robbins
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Direccin de la comunicacin
La comunicacin dentro de la organizacin puede transmitirse de manera vertical o lateral. Al mismo tiempo la dimensin vertical puede ser: 1. Descendente: de la jerarqua o nivel superior hacia el inferior. Ejemplos: asignar metas, dar instrucciones, informar polticas y procedimientos, pedir soluciones para un problema, dar retroalimentacin 2. Ascendente: hacia un nivel superior. Ejemplos: retroalimentacin, informar situaciones y avances de proyectos en progreso, actualizar a los superiores, dar ideas para mejorar procesos Comunicacin lateral: entre los miembros del mismo grupo en el mismo nivel. Son necesarias para ahorrar tiempo y mejorar la coordinacin. Pueden ser formales o informales, buenas (como apoyo) o malas (como interferencia).
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Redes formales/informales
Las redes de comunicacin definen los canales por los que la informacin se transmite. Formal: verticales, siguen lnea de mando Informal: rumor, direccin libre, no respeta autoridad, satisface necesidades sociales, informacin indirecta Red formal en grupos: la cadena (formal), la rueda (lder-al-centro), todo-canal (todosentre-s). La red ms adecuada depende del objetivo (precisin en acciones, provocar liderazgo, satisfaccin general, respectivamente) Las 3 caractersticas del rumor: 1. No puede ser controlado por la administracin 2. Suele considerarse ms creble/confiable 3. Muchas veces sirve para satisfacer intereses individuales/grupales Los 4 objetivos de los rumores: reducir la ansiedad, dar sentido a informacin fragmentada, organizar los miembros del grupo en coaliciones, y dejar claro el status de influencia del emisor Un rumor persistir hasta que hayan quedado satisfechas las necesidades y expectativas que crearon la incertidumbre que gener el rumor, o hasta que se haya reducido la ansiedad. S. Robbins
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Para reducir las consecuencias negativas de los rumores

1. Comunicar formalmente los horarios y canales para tomar decisiones importantes 2. Brindar informacin que complete decisiones y acciones que aparenten inconsistencia o falta de fundamento 3. Sinceridad 1: comunicar las consecuencias negativas tanto como positivas del impacto de las decisiones 4. Sinceridad 2: explicar tambin los peores escenarios posibles para eliminar o evitar las fantasas no-expuestas (lmite negativo de las decisiones)
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Comunicaciones no verbales
Movimientos corporales, tono de voz, nfasis, distancia fsica Ejemplos: levantar las cejas (incredulidad), rascarse nariz/cabeza (perplejidad), cruzarse de brazos (nervios, timidez), mover los hombros (indiferencia), guiar el ojo (complicidad), mover la pierna/golpear con los dedos de la mano (impaciencia, ansiedad) Suma valor al lenguaje hablado Las distancias fsicas dependen de las normas culturales (proxemia) Consultar el reloj, cerrar con llave los cajones durante una conversacin
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Seleccionar el canal de comunicacin

Canales con mayor y menor riqueza en la capacidad de transmisin. (+)Comunicacin cara-a-cara: ofrece mltiples claves de informacin (verbal y no-verbal), retroalimentacin inmediata, verificacin personal, repeticin, parafraseo. (-)Medios escritos: menos riqueza, ms habituales para mensajes rutinarios, tienen ms posibilidades de no ser interpretados correctamente (el contexto y las polticas le completan el sentido) Las reuniones y llamadas en conferencia son ms adecuadas para comunicaciones ambiguas o ms complejas (requieren mayor riqueza del canal para obtener buenos resultados)
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Barreras para la comunicacin eficaz

El filtrado: manipular la informacin a conveniencia del emisor (por ejemplo al sintetizar/parcializar, ms niveles-ms filtrado) Percepcin selectiva: ver y escuchar selectivamente segn necesidades, experiencia, intereses, expectativas Emociones: estados de nimo, estar enojado/o/distrado al recibir e interpretar la comunicacin Lenguaje: edad, educacin, nivel cultural (ejemplo: equipos de diversidad en especialidades, con lenguajes propios)
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Consejos para mejorar la comunicacin

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Compromiso de la direccin ejecutiva: fija precedentes, reduce ambigedad, palabras y acciones visibles Gerentes que sintonizan palabra con accin: las acciones hablan ms que las palabras, el poder de los mensajes implcitos Compromiso con la comunicacin de ida y vuelta: equilibrar la comunicacin ascendente y descendente (hacer participar ms a los empleados, retroalimentacin efectiva recompensada) Enfatizar la comunicacin cara a cara: especialmente para mensajes no rutinarios (re-estructuracin, nuevos proyectos) Compartir la responsabilidad de la comunicacin con los empleados; vincular el gran escenario con el pequeo escenario, especialmente lo que puede afectar la vida diaria de los miembros Buen manejo de las malas noticias: no sancionar al emisor, utilizar el error como fuente de mejora continua Hacer de la comunicacin un proceso continuo: transmitir la lgica subyacente de las decisiones, elegir el momento oportuno para comunicar, comunicarse continuamente, no instruir la forma en que la gente debera interpretar las noticias
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Clase 5

Comunicacin polticamente correcta

Ejemplos: en vez de paraltico o ciego, discapacitado fsicamente, o con capacidades limitadas Las palabras pueden estereotipar Estar atentos a no perder capacidad de expresividad por exagerar la correccin poltica (higienizar el lenguaje) Dilema: no ofender a las personas, y al mismo tiempo promover comunicacin clara y efectiva
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Consejos para mejorar la comunicacin intercultural

Suponer que son ms las diferencias que las similitudes antes de verificarlas Focalizarse en lo descriptivo en lugar de la interpretacin (tambin sirve en los procesos de negociacin) Ser emptico (ver a la otra persona como realmente es) Proponer las propias interpretaciones como hiptesis: que deben ser verificadas con/por el otro
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Conclusiones
La relacin de la comunicacin con la satisfaccin de los empleados (menor incertidumbre/mayor satisfaccin) El uso eficaz de los canales verticales y laterales (en lo posible integrados), mejora el desempeo y alcance de resultados Relacin positiva entre comunicacin eficaz y productividad de los empleados Las distorsiones humanas son inevitables, no existe la comunicacin perfecta, pero el mensaje decodificado por el receptor representa su realidad (esta realidad determina su desempeo) El papel de la comunicacin en la motivacin: teora de las expectativas (vnculos esfuerzo-desempeo, desempeo-recompensa, recompensasatisfaccin) Pruebas fehacientes de la relacin comunicacin-rotacin: brindar al futuro empleado informacin integral y realista sobre las funciones de su puesto (expectativas del rol, informacin honesta y precisa durante el proceso de reclutamiento y seleccin)
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Ejercicios: Preguntas de reflexin

1. 2. La comunicacin ineficaz es culpa del emisor? Cmo se pueden mejorar las posibilidades de que los comunicados se comprendan de acuerdo a su verdadera intencin? Cmo puede utilizar el gerente el rumor en su beneficio? Ejemplos de mensajes que se transmiten mejor por e-mail, cara-a-cara y tablero de noticias.

3. 4.

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Bibliografa
Comportamiento Organizacional Stephen Robbins

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