CÉDULA DE NOTIFICACIÓN DE DEFICIENCIAS

MANUALES Y PROCEDIMIENTOS

El día 09 de agosto de 2023, siendo las _______ horas, con _______ minutos, a través del
presente documento, NOTIFICO a JUAN TUM GONZALEZ el contenido del Oficio NO.
UDAI-002-2023, de fecha 09 de agosto de 2023 que se relaciona con el resultado de la
auditoría practicada en el (la) Unidad de Almacén.

NOTIFICADOR:

Marco Antonio Mendoza Velasquez

 CAI No.: 00007
OFICIO DE NOTIFICACIÓN No.:UDAI-002-2023
MANUALES Y PROCEDIMIENTOS

Guatemala, 09 de agosto de 2023

Señor (a)
Juan Tum Gonzalez
Período de Responsabilidad del 01/01/2023 al 30/04/2023
Presente

De conformidad con el (los) nombramiento(s) No. (Nos.) NAI-007-2023 de fecha 24 de mayo

de 2023 emitido(s) por la AUDITORÍA INTERNA DE (ACADEMIA DE LAS LENGUAS MAYAS DE
GUATEMALA (ALMG)) fuimos designados para que me (nos) constituyera (mos) en el área de
MANUALES Y PROCEDIMIENTOS. Para practicar auditoría (de) Operativa, por el período
comprendido del 01 de enero de 2023 al 30 de abril de 2023.

Como resultado de la auditoría y en cumplimiento a lo establecido en el capitulo VI Plazos

para la actividad de auditoría interna, numeral 21. Plazo para desvanecer deficiencias, de la
Ordenanza de Auditoría Interna Gubernamental.

Se notifica la(s) posible(s) 2 deficiencia(s), para que el día 11/08/2023, a la(s) 10 hora(s), con
00 minuto(s) y en el (la) Salón principal ALMG, con el objetivo de presentar la respuesta a
la(s) misma(s), de forma escrita en formato Word o Excel sin contraseña, incluyendo la
documentación de soporte y archivos según corresponda, para someterla a evaluación y
análisis por parte del equipo de auditoría, por lo que se adjunta anexo que contiene la(s)
conclusión (es) de mérito.

Atentamente,

Marco Antonio Mendoza Velasquez

Auditor, Coordinador, Supervisor
 DEFICIENCIAS DE MANUALES Y PROCEDIMIENTOS

No. DEFICIENCIAS ESTADO

1 FECHA EXTEMPORÁNEA EN LA SUSCRIPCIÓN DE ACTA NO. 03-2023 PARA EL REGISTRO DEL Vo.Bo. Supervisor
INVENTARIO INICIAL EN LA UNIDAD DE ALMACÉN Y DIFERENCIA DE SALDOS EN EL REGISTRO
DE INVENTARIO FINAL 2022 E INVENTARIO INICIAL 2023 DE ACTIVOS FIJOS, BIENES FUNGIBLES,
TEXTOS Y MATERIALES Y SUMINISTROS
Según los folios de Actas Administrativas del No.03094 al No.03099, se suscribió el Acta No.
23-2022, en la que figura la Licenciada Floridal Leticia Simón Cunix, Asistente Administrativa y el
Licenciado Juan Tum González, Director Administrativo; en su contenido indican que la Asistente
Administrativa realizó el inventario final según lo establecido en el Manual de Puestos y Funciones
de la ALMG aprobado mediante Acuerdo No. 32-2021 del Consejo Superior de la ALMG,
registrándose los siguientes saldos: activos fijos y bienes fungibles Seiscientos treinta y seis mil
quinientos veintitrés con dieciocho centavos (Q636,523.18); materiales y suministros doscientos
noventa y ocho mil ciento ochenta y cinco con treinta y ocho centavos (Q298,185.38); texto
setenta y tres mil novecientos noventa y ocho con noventa y cuatro centavos (Q73,998.94); no
obstante, se constató que de acuerdo a los folios No. 03110 al No.03116, se suscribió el Acta No.
03-2023 en la que figura Elvira Maricely Chocoj Xinico, Encargada de la Unidad de Almacén,
Licenciada Floridal Leticia Simón Cunix, Asistente Administrativo y el Licenciado Juan Tum
González, Director Administrativo, para dejar constancia del inventario inicial del ejercicio fiscal
2023, en la cual se registran los siguientes saldos: activos fijos y bienes fungibles Seiscientos
treinta y ocho mil tres con ochenta y tres centavos (Q638,003.83); materiales y suministros
doscientos noventa y cinco mil ochocientos treinta y siete con veintitrés centavos (Q295,837.23);
texto ochenta y un mil trecientos diecisiete con cuarenta y cuatro centavos (Q81,317.44);
existiendo una diferencia de Mil cuatrocientos ochenta con sesenta y cinco centavos (Q 1,480.65)
respecto a los Activos fijos y bienes fungibles, dos mil trecientos cuarenta y ocho con quince
centavos (Q 2,348.15) en Materiales y suministros y siete mil trecientos dieciocho (Q 7,318.50 )
en libros de texto. Por lo que los saldos presentados en el registro de inventario final 2022 e
inventario inicial 2023 no coinciden.
La suscripción del acta No. 03-2023 en el que se registra el inventario inicial de activos fijos se
elaboró de manera extemporánea con fecha veintitrés de enero del año dos mil veintitrés.
2 FALTA DE MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ACTUALIZADOS Vo.Bo. Supervisor
Se verificó que la Unidad de Almacén realiza registros de ingresos y egresos de materiales y
suministros, activos fijos y bienes fungibles y libros de texto, sin contar con un manual de políticas
y procedimientos actualizadas, establecidas y aprobadas por la Autoridad Superior de la ALMG, lo
que limita la trasparencia y efectividad en los procesos. Desde el año 2016 la Unidad de Almacén
ha estado trabajando en el manual, en año 2020 se realizaron modificaciones y crearon bases para
sustentar la presentación de la propuesta, sin embargo, debido al cambio de Director
Administrativo para el año 2021 ya no se le dio seguimiento, por lo que no ha concluido su
aprobación por parte del Consejo Superior de la ALMG.