ÍNDICE

I. Introducción………………………………………………………….. pág. 1

II. Funciones del personal…………………………………………….. pág. 2

III. Procedimientos: Recepción, almacenamiento y dispensación. pág. 6

IV. Flujograma de almacenamiento ………………………………….. pág.17

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - POES

INTRODUCCIÓN

El presente manual es un instrumento de gestión, en el que se establecen normas y

procedimientos operativos que debe seguir el personal de la BOTlCA "MINCAFARMA",
en cumplimiento de los objetivos establecidos por las Normas Sanitarias Vigentes.

Permite ofrecer una descripción actualizada y precisa de las actividades contenidas en

cada etapa de los procesos, contribuyendo a la ejecución correcta y oportuna de las
actividades encomendadas al personal, propiciando de esta manera la uniformidad en el
trabajo, el ahorro de tiempo, de esfuerzos, la maximización de los recursos humanos,
tecnológicos y financieros y el mejoramiento de la gestión.

Permitirá también planear, organizar, dirigir y controlar de una manera más eficaz las
funciones que se designan a cada uno de los miembros del establecimiento.
Lo interesante de este manual en lo que respecta a las entradas y salidas de productos
farmacéuticos, es que busca a que se contribuya a mejorar la eficacia y eficiencia en la
recepción, almacenamiento y dispensación y en resguardo del buen estado y
conservación de los mismos y en cumplimiento de las buenas prácticas de
almacenamiento.

De este modo, se espera que para los nuevos empleados con la implantación de este
manual de Normas y Procedimientos no surjan inconvenientes ni deficiencias internas en
las áreas de dispensación y de almacén. El cual también facilitará la información clara y
sencilla de las actividades a la hora de realizar las actividades que engloban el manejo
de los productos farmacéuticos en la Farmacia/Botica.

Es importante señalar que el presente documento debe ser periódicamente revisado por
el Químico Farmacéutico/Institución, con el objetivo de actualizarlo de acuerdo a sus
necesidades reales.

OBJETIVO:

Establecer los procedimientos Operativos para optimizar las condiciones de

almacenamiento y dispensación de los productos farmacéuticos y afines en los
establecimientos farmacéuticos públicos y privados, bajo condiciones seguridad para los
trabajadores y la población usuaria.

1
FUNCIONES DEL PERSONAL DEL ESTABLECIMIENTO FARMACEUTICO

(Botica: MINCAFARMA)

2
El Químico - Verifican que el producto entregado corresponda a lo solicitado en la Factura
Farmacéutico o Guía de Remisión; que los lotes de medicamentos correspondan a lo
Responsable indicado en la Factura, así como su adecuado estado de conservación.
- Si la entrega es pequeña inspeccionan cada unidad, en caso contrario
verifican la cantidad recibida y realizan una inspección de las características
externas de una muestra representativa de cada producto
- En los productos farmacéuticos, siempre que el envase lo permita y no altere
su contenido, durante la inspección revisan:
a) Embalaje:
- Que el material de embalaje este limpio no arrugado, quebrado o
húmedo, que indique deterioro del producto.
- Que no se encuentre abierto.
b) Envases 2h
- Envase mediato:
 Que la identificación corresponda al producto
 Que el envase este limpio, no arrugado, quebrado o húmedo que
indique deterioro del producto,
 Que no se encuentre abierto.
- Envase Inmediato: 2h
 Que no se observen cuerpos extraños.
 Que no presenten grietas, rajaduras, roturas o perforaciones.
 Que el cierre o sello sea seguro y cuando lleve la banda de
seguridad, esta se encuentre intacta. 4h
 Que no se encuentren deformados,
 Que corresponda a los requerimientos del producto en caso de
condiciones especiales.
c) Rótulos:
- Deben ser legibles, indelebles, en caso de etiquetas, éstas deben estar
bien adheridas al envase y en ellos se revisan:
 Nombre del producto.
 Concentración.
 Forma Farmacéutica.
 Forma de presentación.
 Número de Lote.
 Fecha de Vencimiento
 Registro Sanitario.
 Identificación del Fabricante y del Importador cuando corresponda,
 Condiciones de Almacenamiento
 Logo y Numero de Licitación, según tipo de Compra
d) Contenido
- Líquidos no estériles (Jarabes, suspensiones, emulsiones, soluciones y
gotas)
 Homogeneidad del producto.
 Uniformidad del contenido.
 Presencia de gas u otros signos que podrían indicar contaminación
del producto. Líquidos estériles (inyectables de pequeño volumen,
de gran volumen y oftálmicos)
 Ausencia de partículas extrañas detectables visualmente.
 Ausencia de turbidez en la solución.
 Cambio de Color.

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  Presencia de gas u otros signos que podrían indicar contaminación
del producto.
- Líquidos estériles (inyectables de pequeño volumen, de gran volumen y
oftálmicos)
 Ausencia de partículas extrañas detectables visualmente.
 Ausencia de turbidez en la solución.
 Cambio de Color,
 Uniformidad del contenido.
 Las compras por adjudicación directa están exentas de este
requisito.
- Sólidos no Estériles (tabletas, polvos, gránulos, grageas, tabletas
vaginales, comprimidos, cápsulas); Uniformidad en las características
específicas del producto (forma, color, tamaño y marcas).
 Ausencia de manchas, roturas, rajaduras, sustancias pegajosas o
material extraño incrustado o adherido al producto.
 Existencia de cápsulas vacías, rotas o abiertas.
 Que los polvos para reconstruir no estén apelmazados.
- Sólidos estériles (polvos y liofilizados para aplicación inyectable)
 Ausencia de material extraño.
 Cambios en el color u otras características físicas que podrían
indicar alteración en el producto.
- Verifican aspectos técnicos: Control organoléptico, protocolos de
análisis, Registro Sanitario, fecha de vencimiento, lote, etc.
 Nombre genérico del producto solicitado versus el despachado.
 Forma farmacéutica igual a la requerida.
 Concentración.
 Fecha de vencimiento.
 Registro Sanitario,
 Número de lote.
 Características físicas y organolépticas del medicamento e insumo.
 Condiciones de almacenamiento.
 Características relacionadas con la etiqueta, empaque, envase,
embalaje y forma farmacéutica.
 Certificado de calidad o protocolo de análisis de cada lote recibido.
 Resultado de control de calidad solicitado.
La evaluación no es conforme si:
- Los productos que no cumplen con las especificaciones solicitadas, se
devuelve y solicita su regularización.
- Si presenta defectos de calidad (alterados o contaminados, etc.),
inmovilizan los productos y comunican éste hecho al proveedor para su
posterior regularización.

4
 - Registran los resultados de la evaluación en el acta de recepción
- Llevar un registro actualizado de las compras, así como un registro de
medicamentos que llegan en males condiciones.

- En caso de detectarse daños en el embalaje, la carga (medicamentos,

insumos material de laboratorio y productos biológicos) es identificada y
colocada en el área de cuarentena, y comunica al proveedor
transportista para su regularización. Si el embalaje de productos
biológicos está abierto o humedecido, puede haber ocurrido una ruptura
de la cadena de frío.
- En todos los casos sea conforme o no, se llena y firma el acta
de recepción.(REG-01)
- De existir faltantes no recibe el producto y comunica al proveedor/
transportista este hecho para su regularización.
- Si todo está conforme, indican al auxiliar de farmacia I la ubicación de
los productos y archivo de documentos.

El Químico - Si se trata de productos biológicos, recogen los termómetros del interior 30

Farmacéutico de los contenedores y proceden a su lectura inmediatamente, para min
I (Respon- verificar que los productos biológicos se han mantenido en condiciones
sable de la adecuadas durante su transporte.
cadena de Si el embalaje de productos biológicos está abierto o humedecido,
frío) y Técnico puede haber ocurrido una ruptura de la cadena de frío.
Administrativo - Si se detecta ruptura de la cadena de frío no reciben los productos y 2h
I. comunican al proveedor y/o transportista este hecho para su
regularización.
- En el caso de productos biológicos el acto de la verificación lo realizan 2h
inmediatamente de recibido el producto.
- En todos los casos sea conforme o no, se llena y firma el acta de 30
recepción. (REG-01) min

De la Ubicación de los Productos:

El Químico - Determina la ubicación de los productos en el área de almacenamiento 1h

Farmacéutico o equipos de refrigeración, teniendo en cuenta para ello el volumen,
es Respon- cantidad, tipo de producto y condiciones particulares de
sable almacenamiento especialmente para productos biológicos esto según
(ANEXO 01).

5
Técnico de - Ubican los productos en la zona asignada, en los estantes o parihuelas 3h
Farmacia y/o equipos de refrigeración, teniendo en cuenta que:
 Colocan los productos más antiguos en primera fila, de tal manera
que se distribuyan primero aquellos que vencen antes, FEFO
(Primero en Expirar; Primero en Entregar), o aquellos que
ingresaron primero, FIFO (Primero en entrar Primero en Salir).
 Por ningún motivo debe colocar productos en contacto con el piso o
las paredes,
 Consideran las indicaciones particulares de cada producto, tales
como posición y apilamiento (ejm. este lado arriba, apilar máximo 7
cajas).
 Por ningún motivo los productos deben entrar en contacto con el
techo.

6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS
BOTICA: MINCAFARMA

I.- FINALIDAD:
Verificar que los medicamentos e insumos que se reciben en la BOTICA "MINCAFARMA"
cumplan los requisitos estipulados en los documentos de compra o transferencias
(FACTURA, GUIAS DE REMISIÓN), en cuanto a identidad, cantidad, calidad y condiciones
de entrega establecida, así como también oficializar el ingreso de los medicamentos e
insumos recibidos.

II.- BASE LEGAL:

 Ley 26842 Ley General de Salud.
 Ley 2657 Ley del Ministerio de Salud.
 Resolución Ministerial N° 585-99-SA: Aprueban el Manual de Buenas Prácticas de
Almacenamiento de Productos Farmacéuticos y Afines.
 D.S. N° 021-2001-SA: Reglamento de Establecimientos Farmacéuticos.
 D.S. N° 010-97-SA:Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia de Productos
Farmacéuticos y Afines
 D.S. N° 023-2001-SA: Reglamento de Estupefacientes, Psicotrópicos y Otras Sustancias
Controladas.

III.- REQUISITOS:
a) Factura, Relación de Productos (lote, FV, Laboratorio, cantidad, etc, en caso de compra de
otro establecimiento por cierre)
b) Guía de remisión (destinatario y Sunat + 02 copias adicionales), consignando para cada
ítem el número de lote y la cantidad entregada por lote.
c) Copia Simple del Registro Sanitario vigente-DROGUERIAS
d) Copia del Protocolo de Análisis emitido por el fabricante o quien encarga su fabricación-
DROGUERIAS.
e) Acta de examen organoléptico, si corresponde (copia)
f) Información técnica adicional, si corresponde (folletería y catálogo)

IV.- DURACIÓN:
Semanal.

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CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO DE LOS PRODUCTOS
FARMACEUTICOS

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS
BOTICA: MINCAFARMA
I.- FINALIDAD:
Conocer y aplicar criterios técnicos y administrativos para lograr un adecuado almacenamiento de
los medicamentos e insumos y mantenerlos en óptimas condiciones desde su ingreso hasta su
dispensación/con el fin de que estos lleguen al usuario en buen estado para su uso, y puedan
ejercer la acción terapéutica esperada.

II.- BASE LEGAL:

Ley N° 26842 Ley General de Salud
Resolución Ministerial 1753-2002- SA/DM. Aprueban Directiva del SISMED. Del 10/11/2002.
Resolución Ministerial 585-99-SA/DM. Aprueban el Manual de Buenas Prácticas de
Almacenamiento de Productos Farmacéuticos y a fines .Del 04/12/1999.
D.S. N° 021~2Q01-SA: Reglamento de Establecimientos Farmacéuticos
D.S. N° 0O23-2001-SA: Reglamento de Estupefacientes, Psicotrópicos y Otras Sustancias
Controladas

III.- REQUISITOS:
- Medicamentos recepcionados por almacenar.
- Factura, Guía de R emisión

IV.- DURACIÓN:
2 días.

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 REGISTRO DE TEMPERATURA Y HUMEDAD
Fecha Hora Medidor Lectura Firma
Temperatura Humedad

'

Humedad: 65 + 15 °C Temperatura: 22.5 + 7.5 °C

[Observaciones:

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 REGISTRO DE TEMPERATURA DE REFRIGERADORA
CONTROL DE TEMPERATURA
REGISTRO DE TEMPERATURA MAÑANA Y TARDE

AÑO: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Primer registro, entre las 08 - 09 de la mañana

Segundo registro, entre las 04 - 05 de la tarde.

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 24
25
Primer registro, entre las 08-+ 09 de la mañana
Segundo registro, entre las 04-05 de la tarde.

CONTROL DE TEMPERATURA
UBICACIÓN DEL ALMACÉN
TARJETA DE CONTROL DE LA _________________________________
MARCA Y TIPO DE LA CONGELADORA
CONGELADORA _________________________________
NOMBRE DEL ENCARGADO

REGISTRO DE TEMPERATURA MAÑANA Y TARDE

MES
AÑO: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
9
10
11

E
12
S 13
C
A 14
L
A 15 !
D
E 16
C
O 17
N
G
18
E 19
L
A 20
C
I 21
O
N 22
23
24
25
Primer registro, entre las 08-09 de la mañana
Segundo registro, entre las 04-05 de la tarde.
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1. Sustancias farmacéuticas menos estables.
2. Sustancias farmacéuticas sensibles a la luz.
3. Flujo grama

Sustancias farmacéuticas menos estables* (ANEXO 02)

La presente es una lista de sustancias farmacéuticas menos estables en condiciones tropicales
simuladas. Los medicamentos que contengan dichas sustancias exigen especial atención desde ei punto
de vista de su almacenamiento y conservación.

I Acido acetilsalicílico 31 Hidrocortisona, succinato sódico

2. Acido ascórbico 32. Hidroxocobalamina
3. Amfotericina B 33. üdocaina, clorhidrato
4. Aminofilina 34. Neomicina, sulfato
5. Amitriptilina, clorhidrato 35. Nistatína
6. Ampicílína 36. Nitrato de plata
7. Bacitracina zinc 37. Petidina, clorhidrato
8. Bencilpenicilina potásica 38. Pilocarpina, clorhidrato
9. Bencilpenicilina sódica 39. Piridoxina, clorhidrato
10. Bencilpenicilina benzatina 40. Quinina, clorhidrato
11 Bencilpenicilina procaínica 41. Retinol (Vitamina A)
12. Cloranfenicoi, succinato sódico 42. Saíbutamol
13. Clorfenamina. maléate 43. Sulfacetamicfa
14. Clorpromazina, clorhidrato 44. Sulfadiazina
15. Codeína, fosfato 45. Sulfato ferroso
16. Dapsona 46. Suxametonio, cloruro
17. Dexametasona, fosfato 47. Tétraciclina, clorhidrato
18. Dicíoxaciíina 48. Tiamina, clorhidrato
19. Doxiciclina 49. Tiopentai sódico
20. Edetato sódico de calcio 50. Warfarina
21. Epínefrina
22. Ergocalciferol
23. Ergometrina, maleato
24. Ergotamina, tartrato
25. Fenobarbital sódico
26. Fenoximetiipenicilina potásica
27. Flufenazina, decanoato
28. Gentamicina, sulfato
29. Gluconato calcico
30. Hidraiazina, clorhidrato

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 Sustancias farmacéuticas sensibles a la luz* (ANEXO 02)
La presente lista señala los medicamentos alterables requieren estar alejados de la luz por ser
fácilmente alterables.

1. Ácido ascórbico 20. Metronidazol

2. Aminofilina 21. Nitrofurantoína
3. Carbidopa - levodopa 22. Nistatina
4. Clorfenamina 23. Primaquina, fosfato
5. Clorpromazina, clorhidrato 24. Propranolol, clorhidrato
6. Dapsona 25. Pirimetamina
7. Dexamentasona 26. Ranitidina
8. Diazepam 27. Riboflavina
9. Doxiciclina 28. Rifampicina
10. Epinefrina 29. Salbutamol
11. Ergometrina 30. Tetraciclina
12. Ergotamina 31. Trimetoprima - Sulfametoxazoi
13. Espironolactona 32. Tiamina, clorhidrato
14. Furazolidona 33. Trifluoperazina, clorhidrato
15. Furosemida 34. Verapamilo, clorhidrato
16. Haloperidol 35. Retina (Vitamina A)
17. Hidralazina 36. Warfarina
18. Isoniacida
19. Metoclopramida

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Consideraciones a tener en Cuenta para el Almacenamiento de Medicamentos:
Del área:
Las áreas de dispensación y almacenamiento deben tener dimensiones de acuerdo al volumen de productos que se manejan
y apropiadas de tal manera que permitan una organización correcta de los insumos y productos, evite confusiones y riesgos
de contaminación y permita una rotación correcta de las existencias. Debe contar con área de medicamentos vencidos
(rotulados en cajas lacradas, previo registro en el libro de ocurrencias. Aquí también, se archivan las recetas.
El Área de Almacenamiento: Destinada a mantener los productos o insumos en forma ordenada y en condiciones
adecuadas para conservar sus características de calidad, basándose en el Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento.
Cuenta con las áreas internas de Devolución, Rechazo y Vencimiento y de Cuarentena
Área de Dispensación: Destinada a la recepción de recetas, verificación de los productos antes de su dispensación y
atención farmacéutica
Área administrativa: Su objetivo es promover la existencia de mecanismos de control y registros que permitan mejorar el
funcionamiento del establecimiento farmacéutico
- Ubicación: El área de almacenamiento debe estar ubicado en un lugar donde se eviten riesgos de contaminación.
- Las paredes deben ser de fácil limpieza, los pisos de concreto, de superficie lisa y lo suficientemente nivelados para el
transporte de los productos, los techos deben ser de un material que no permita el paso de los rayos solares ni de
acumulación de calor.
- Fácil movimiento: El espacio en el interior del almacén y área de dispensación deben facilitar el movimiento del personal y
de los productos.
- Adecuada circulación de aire. Se debe contar con ventilación natural o artificial que permita una adecuada circulación de
aire para crear mejores condiciones de trabajo.
- Fácil mantenimiento de paredes, pisos y techos.
- Las áreas deben contar con equipos, mobiliarios y materiales necesarios para garantizar el mantenimiento de las
condiciones, características y propiedades de los productos.
Deberá disponer al menos de los siguientes recursos:

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 Usarse solo para medicamentos y/o insumos. No utilizar para alimentos y bebidas.
 Controlar y anotar la temperatura dos veces al día.
 Abrirse lo menos posible, máximo dos veces al día
 Elevarse del piso y separarse a 15 cm de la pared. Si es de Kerosén o gas, se debe resguardar de las corrientes de aire.
La temperatura de la refrigeradora debe mantenerse entre +2°C Y +8°C. Existen varios instrumentos que pueden utilizarse
para el control de la temperatura: termómetro líquido, termómetro de temperatura máxima-mínima, se deben guardar las
vacunas temporalmente en un termo o caja fría.
Bioseguridad:
Las siguientes consideraciones deben ser tomadas en cuenta:
 En las áreas de Dispensación y de Almacén no se fuma ni se come.
 Todo el personal debe estar al tanto de los peligros y las medidas de segundad para evitar accidentes.
 Debe haber extintores vigentes y libro de Primeros Auxilios en sitios visibles y accesibles.

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 - Los productos sujetos a medidas de almacenamiento especiales como: narcóticos, material radioactivo, productos
inflamables, gases presurizados, sustancias altamente tóxicas o productos que requieran condiciones especiales de
temperatura o humedad, se deben identificar inmediatamente y almacenar de acuerdo a las instrucciones escritas y
según las disposiciones legales vigentes.
- Cuando se requieran áreas con condiciones ambientales especiales de almacenamiento, éstas deben ser
permanentemente controladas, registradas cuando corresponda y tomarse las medidas correctivas necesarias =
TEMPERATURA.
- Debe existir un registro manual o computarizado que consigne el número de lote y fecha de vencimiento de los
productos y verificarse periódicamente esta información.
- Se debe establecer el control de existencias, mediante toma de inventarios periódicos.

De las Condiciones Especiales de Conservación:

Las Sustancias que forman parte de cualquier medicamento son de naturaleza química y biológica, por ello pueden ser
afectadas por diferentes agentes externos como:
- Luz: El local debe evitar el paso de la luz natural o artificial directa sobre los medicamentos. De preferencia los vidrios
de la ventana deben estar opacados.
- Temperatura: El local debe garantizar la temperatura adecuada entre los 15°C y 25°C, para lo cual deberá mantenerse
bien ventilado, pues el calor afecta a muchos medicamentos, especialmente a los ungüentos, cremas y supositorios.
Debe colocarse termómetro tanto en el área de dispensación como en el almacén.
- Humedad: El local debe garantizar entre el rango especificado (hasta 70%), tapar bien los frascos y hacer uso de
deshumedecedores de ambiente sobre todo en climas demasiados húmedos.
- Contaminación: Debe evitarse el polvo, la suciedad, el humo y los insectos.
Medicamentos Controlados:
Para los medicamentos que requieren controles especiales (estupefacientes) debe considerarse áreas con las siguientes
características:

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a) Tarimas o parihuelas de plástico, madera o metal.
b) Estantes, armarios o vitrinas en número suficiente.
c) Materiales de limpieza.
d) Ropa de trabajo y cuando se requiera implementos o equipos.
e) Mobiliarios e Implementos de Oficina.
f) Los estantes y parihuelas deben guardar entre sí una distancia adecuada para facilitar el manejo de los productos y estar
colocados a una distancia mínima de 30 cm de la pared y en lugares donde no dificulten el tránsito de personal, ni oculten u
obstruyan los grifos o extintores contra incendios.
- Las áreas de almacenamiento deben estar limpias, libres de desechos acumulados, insectos y otros animales. Se debe
contar con un programa de saneamiento escrito disponible para el personal involucrado, el cual debe indicar la frecuencia,
métodos y material a ser utilizados.
De la Ubicación de los Medicamentos e Insumos:
- Para la ubicación de los productos en el almacén, se debe considerar un sistema que garantice la correcta ubicación y
distribución de los productos tales como:
 Fijo: Sistema por el cual cada ítem es colocado en un lugar específico.
 Fluido: Sistema por el cual el Almacén es dividido en varias zonas a las que se les asigna un código, por lo que
diferentes lotes de un ídem particular pueden guardarse en lugares distintos.
 Semifluido: Es una combinación de las dos anteriores.
Ordenamiento de los Medicamentos e Insumos:
De acuerdo al Sistema de Ubicación que se utilice, se debe realizar la clasificación de los productos para su almacenamiento,
teniendo en cuenta grupo farmacológico, orden alfabético, forma farmacéutica, código de artículos, otros.

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