Combinar Correspondencia

Aunque combinación de correspondencia en Word es muy sencilla siguiendo los pasos

del asistente, queremos proponer otra forma rápida de hacerlo. Básicamente se trata de
ahorrar todos los pasos de crear la fuente de datos. Si ustedes han realizado los pasos
siguiendo el asistente recordarán que crear la fuente de datos es un proceso largo,
además, al cerrar el archivo principal si no se está alerta, puden perderse los registros
que se han introducido a él.

Para hacer una combinación de correspondencia siempre tenemos que contar con dos
archivos, el archivo principal que es el cuerpo de la carta documento y el archivo de
datos que es donde están los registros, al combinar los dos documentos se generarán
todas las copias del documento principal como registros haya en el archivo de registros
(siempre y cuando no se haya establecido un criterio que provoque la exclusión de los
registros que no cumplan).

Veamos a continuación los pasos que han de seguir.

1. Crear el archivo de registros.

Abra un nuevo documento en Word y copie una tabla. La primera fila de la tabla
será la que da nombre a los campos, a partir de la segunda fila serán los registros
que luego se podrán combinar. Por ejemplo, copie la tabla siguiente:

Nombre Apellidos Ciudad Edad Tratamiento

José Ruiz López Barcelona 35 1
María Montes Gutiérrez Madrid 32 2
Antonio Morales Pérez Barcelona 29 1
Nuria Borrell Martínez Madrid 26 3
Luis Colomina Madrid 31 1
Sánchez
Guarde la tabla con el nombre datos

2. Crear el documento principal.

Abra un nuevo documento en Word y copie un texto de la carta o documento

que desee combinar. Si desea seguir el ejemplo y no está especialmente
inspirado copie el texto siguiente.

Apreciado Señor:

La presente carta es simplemente para hacer una prueba sobre la

combinación de correspondencia. El motivo es que haya algo de texto para que
el ejemplo no sea demasiado insulso. Bueno, llevamos ya dos líneas por lo que
calculo que cuando se termine esta oración habrá ya tres y serán suficientes para
la prueba.

Se despide atentamente.

Firmado.
Guarde el documento con el nombre Carta.
Evidentemente si ya tiene un documento puede abrirlo y utilizarlo como
documento principal.

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3. Establecer el documento principal de la combinación.
3.1. Abra el documento que desea enviar. Si está siguiendo nuestro ejemplo, abra el
documento Carta (si lo tiene en pantalla no es necesario).
3.2. Vaya a la pestaña Correspondencia e inicie Combinación de Correspondencia .

3.3. Elija la opción Cartas siguiente paso es Seleccionar destinatarios que es la

Base de Datos o fuente de los datos: En el caso de tener la tabla que se creó en
el punto 1, deberá elegir usar una lista existente.

Eligir el archivo de Datos.doc que había grabado cuando creó los datos.

3.4. A continuación aparecerá la base de datos con los datos que ingresó en la tabla
en la opción que se habilita Editar Lista de Destinatarios:

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 En esta pantalla ud podrá filtrar por cualquier de los campos y quitar registros de la
base para generar grupos de cartas.

4. El siguiente paso es completar los datos de la carta insertando en el cuerpo de la

carta los campos, insertar campos combinados

5. Si está siguiendo el ejemplo, póngalos de esta forma. Sólo debe colocar el cursor en
el lugar correspondiente, y elegir de la lista el campo correspondiente

6. Una vez colocados los campos ya sólo nos resta combinar los dos documentos.

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 6.1. Acceder al Boton de la cinta Finalizar y Combinar y luego Editar documentos
individuales...

6.2. Recuerde que si quiere impedir que se genere cartas para algún destinatario lo
deberá realizar en el paso 3.4.

7. El siguiente paso es generar las cartas combinadas, donde podrá editarlas en un

nuevo documento o imprimirlas directamente a Impresora.

*** OBSERVACIONES *** Observe que Word genera un nuevo documento con
tantas copias como registros, este documento se imprime y listo, lo puede guardar si
quiere pero no es necesario conservarlo pues podrá realizar cuantas veces quiera la
creación de estas cartas, a partir de la carta modelo y de los datos combinados.

Creada la carta podrá activar la barra de botones de Combinar Correspondencia donde

podrá ir trabajando con los registros desde la carta Modelo realizando por ejemplo una
vista previa de los registros y como saldrán las cartas avanzando registro a registro.

8. Editando los destinatarios establezca un nuevo criterio para filtrar los datos y
generar solo las cartas que pertenezcan a Barcelona y luego realice una nueva
combinación.

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9. De igual manera pruebe combinar los de Madrid y edad mayores de 30 años por lo
cual deberá entrar a la opción Avanzada para realizar esta combinación.

10. Pero acá no termina todo. Si quisiéramos hacer más completa la personalización
avancemos viendo el código de Word. Si ud observa el encabezado de la carta todos
tendrían “Apreciado Señor” y resulta que queremos definir 3 estados para el
encabezado, esto es:
“Apreciado Señor” si es un hombre (Tratamiento = 1), “Apreciada Señora” si es
mujer casada (Tratamiento = 2) y “Apreciada Señorita” si es mujer soltera
(Tratamiento = 3).
Para ello el campo Tratamiento que definimos en el punto 1 en nuestra tabla.

Veamos como hacer esto programando Word.

10.1. Habilitar el Código de Campo en Archivo > Opciones > Avanzada

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10.2. Posicione el mouse donde comienza el texto “Apreciado Señor” y borre
el texto.
10.3. Elija en la cinta de opciones Reglas > Si…entonces…sino

10.4. Ingrese en el Campo Tratamiento igual a 1 escribirá “Apreciado Señor”

sino “Apreciada Señora” y Aceptar.

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 10.5. Observe que en el texto se presenta lo siguiente:

10.6. Ahora posicione el cursor en las comillas “Apreciada Señora” y borre

con la tecla Supr del teclado incluyendo las comillas y luego repita los pasos
10.3. a 10.4. inclusive pero ahora considerando el Tratamiento = 2.

Luego oculte nuevamente el campo código como lo hizo en el punto 10.1.

Nota: Esto también lo puede hacer apretando al mismo tiempo las teclas ALT+F9.

11. Ahora está en condiciones de generar todas las cartas de manera mucho más
personalizada, porque pudo cambiar textos que eran fijos por textos que dependan
de valores de la tabla que tienen cada destinatario.