Cómo hacer un manual de procedimientos

Verónica Molina
Gestión del talento humano

Ibis romero
Centro de comercio y servicio SENA

2741967

2023
 Introducción
Un manual de procedimientos es un documento que describe las acciones a
seguir en una unidad administrativa y especifica las responsabilidades y
participación de los puestos o unidades involucradas. También incluye
información, ejemplos de formularios, autorizaciones, documentos necesarios,
equipo y otros datos útiles para llevar a cabo las actividades de la empresa de
manera adecuada. En el siguiente texto se detalla el proceso general de cómo
crear un manual de procedimientos, incluyendo su estructura y una lista
organizada de actividades y decisiones que contribuirán a que la organización
logre los mejores resultados.
Utilidad del manual de procedimientos
El manual de procedimientos proporciona información detallada sobre las tareas,
ubicación, requisitos y responsables de cada puesto. Ayuda en la inducción,
entrenamiento y capacitación del personal. También se utiliza para analizar y
revisar los procedimientos del sistema, y está disponible para consulta de todo
el personal. Además, es útil cuando se desean realizar tareas de simplificación
del trabajo, como el análisis de tiempos y la delegación de autoridad. Y Es útil
para establecer o modificar un sistema de información, uniformar y controlar
rutinas de trabajo, determinar responsabilidades, facilitar la auditoría y
evaluación del control interno, aumentar la eficiencia de los empleados,
coordinar actividades, evitar duplicidades y analizar y mejorar sistemas,
procedimientos y métodos.
Estructura del manual de procedimientos
Un manual de procedimientos suele tener las siguientes secciones: portada,
índice, introducción, descripción de la organización, objetivos, alcance,
responsabilidades, descripción detallada de los procedimientos, formatos o
formularios utilizados, anexos y bibliografía .
Paso a paso: Como crear un manual de procedimientos
• Diseñó: Para el diseño de manuales de procedimientos se requiere de
precisión en la integración de datos para evitar confusiones en su interpretación.
Es necesario prestar atención a todas las etapas del proceso y elaborar un
proyecto que incluya los requerimientos, fases y procedimientos necesarios para
llevar a cabo el trabajo de manera fundamentada.
• Estudio preliminar: Este paso es esencial para comprender de manera
integral las funciones y actividades realizadas en el área o áreas de intervención.
Con base en esto, se puede definir una estrategia global para recopilar
información, identificar fuentes, actividades, alcance del proyecto, herramientas
necesarias y estimar los recursos requeridos para llevar a cabo el estudio.
• Fuentes de información: Las fuentes de información para la investigación
pueden incluir instituciones relacionadas, líderes en el campo, normativas,
proveedores, archivos de la organización, personal directivo y operativo, áreas
de trabajo, clientes/usuarios y mecanismos de información como recursos
computacionales.
• Propuesta y programa del proyecto: Para preparar el proyecto del manual
de procedimientos, se debe incluir una propuesta técnica con antecedentes,
naturaleza, justificación, objetivos, acciones, resultados, alcance, recursos,
costo, estrategia e información complementaria. Además, se debe elaborar un
programa de trabajo que incluya la identificación, responsables, áreas,
actividades, fases, calendario, representación gráfica, formato y reportes de
avance con su periodicidad.
•Presentacion del proyecto a directivos: Es recomendable presentar el
proyecto a las áreas involucradas, las áreas afectadas y al área responsable de
los recursos económicos para depurar su contenido y determinar su viabilidad
operativa. Además, se debe obtener la autorización del titular de la organización
o unidad responsable de su ejecución para garantizar el apoyo de todos los
niveles jerárquicos durante el desarrollo del trabajo.
•Captación de la información: En esta etapa, se debe obtener una lista del
personal que participará en el levantamiento y capacitarlos en el manejo de los
medios de investigación y el proceso de preparación del manual de
procedimientos. Además, se deben utilizar métodos como la consulta a sistemas
de información y la realización de encuestas para recopilar la información
necesaria.
•Integración de la información: En la etapa de integración de la información,
es importante clasificar los datos en directorios y archivos, utilizando bases de
datos o programas específicos. Además, se deben agrupar la información en
áreas como antecedentes y situación actual, considerando aspectos como
objetivos, estructura orgánica, normas y políticas administrativas, entre otros.
• Analisis de la información: En la etapa de análisis de la información, se debe
realizar un estudio crítico de los datos, utilizando técnicas como la administración
por objetivos, análisis de sistemas, árbol de decisiones, entre otros, para obtener
un diagnóstico y derivar soluciones óptimas.
• Preparación del proyecto: En la etapa de preparación del proyecto del manual
de procedimientos, se debe validar la información con los participantes y luego
reunirse para estructurar y compaginar el proyecto final del manual.
• Formulación de recomendaciones: En la formulación de recomendaciones,
se consideran diferentes tipos como mantenimiento, eliminación, adición,
combinación, fusión, modificación, simplificación e intercambio. El informe debe
incluir introducción, parte principal o cuerpo, conclusiones y recomendaciones, y
apéndices o anexos.
• Presentación para aprobación: Es importante presentar el manual de
procedimientos de manera sintetizada y accesible a los diferentes niveles
jerárquicos para facilitar su comprensión y fortalecer el compromiso entre todas
las partes involucradas.
• Reproducción del manual: La reproducción del manual de procedimientos
debe incluir una carátula con el nombre oficial de la organización, el logotipo
oficial, el nombre del manual y la unidad responsable de su elaboración.
• Implemetacion del manual : La implementación del manual de procedimientos
puede realizarse a través de métodos instantáneos, proyectos piloto,
implementación en paralelo o implementación parcial. Se deben llevar a cabo
acciones de difusión y sensibilización, como pláticas, seminarios y campañas de
difusión, para dar a conocer el manual.
• Revisión y actualización: Es importante realizar revisiones periódicas del
manual de procedimientos para mantenerlo actualizado. Se deben establecer
mecanismos de información y designar un responsable para llevar a cabo estas
tareas.

Fuente: https://www.gestiopolis.com/creacion-de-un-manual-de-
procedimientos/