Casos de Exito - Marzo 2021 VF

Casos de éxito
PROCESOS CLAVES CON ROCKETBOT
BANCA Y FINANCIERA / SEGUROS

SALUD / ECOMMERCE Y RETAIL
LOGÍSTICA / OTRAS INDUSTRIAS
“Hay muchos procesos que no se hacen porque simplemente

no hay nadie que pueda hacerlos.
Y como nadie los hacía, no te dabas cuenta de lo necesarios
y críticos que eran, hasta que lo automatizas”.
Sebastián Undurraga
Subgerente de eficiencia ecommerce y servicio al cliente
Caso de éxito • Banca y Financiera
S UBSIDIO S D E N ÓM I N A
El Reto
Mediante el Decreto 637 de 2020, se declaró el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica
en todo el territorio nacional por el término de treinta (30) días calendarios, con el fin de conjurar la
grave calamidad pública que afecta al país por causa del Coronavirus COVID-19.
El gobierno nacional crea el Programa de apoyo al empleo formal - PAEF, en el marco del Estado
de Emergencia Económica, donde se requiere realizar las gestiones de solicitudes de subsidio
nómina de un Banco en Colombia, actualmente esta una operación manual en la cual se ejecutan
pasos secuenciales y repetitivos. Las gestiones son realizadas por un asesor de servicio quien
constantemente revisa la bandeja de entrada del correo corporativo definido, posteriormente
se identifica si la información se encuentra completa y cumple las normativas nacionales vigentes.
Se recibe de manera masiva solicitudes donde se debe tener control y gestión de las mismas.
La Solución Beneficios
Rocketbot automatiza la gestión de las solicitudes Codificación ágil y rápida para puesta en
producción.
de subsidio nómina, realizando la lectura de correos
electrónicos provenientes de la página web de la
entidad financiera. Evaluando las condiciones Rocketbot se integra con herramientas y
componentes disminuyendo estos costos de
mínimas requeridas y almacenando el registro
implementación.
de entrada y gestión de la información y adjuntos
asociados.
Respuestas oportunas a los solicitantes.
Además de suministrar la información a través de un

correo electrónico enviado automáticamente por el robot
se envía una notificación a los responsables para dar
continuidad a la gestión de la solicitud haciendo de esta
manera un proceso, rápido, confiable y seguro.
H ISTO R IAL D E M OVI M I EN TOS F I N AN C I E RO S
El Reto Beneficios
En muchos bancos y financieras los clientes llaman a Mejora en la tasa de eficiencia en la
los contact center para solicitar entrega de extractos, pasando de 5
certificados históricos de sus movimientos financieros días a menos de 2 minutos por
con tal de acreditar dicha información requerimientos.
frente a instituciones de gobierno o embajadas.
Ese proceso podía tomar hasta cinco días hábiles
Mejora de satisfacción del cliente
en la entrega de información. en el proceso de entrega de extractos
de un 45% a un 95%.
En las instituciones que se han implementado robots
de Rocketbot se disminuyó a un minuto
y cuarenta segundos el proceso. De esta forma,
se generó un impacto positivo en la valoración
de los clientes de dichas instituciones financieras.
RE TEN CIO NES JUD I C I A L ES
El Reto
Los bancos reciben unas 20 mil hojas mensuales provenientes de los cerca de 950 juzgados en Bolivia,
donde los jueces dictan bloqueos de cuentas a clientes o retenciones parciales de fondos.
Los bancos reciben las nóminas completas, por lo que deben revisar manualmente cuál de las
retenciones dictadas hacen referencia a clientes propios.
Cada juzgado usa su propio formato para emitir las retenciones judiciales, que llegan a los
bancos en formato de imagen. Al no ser archivos Word o PDF, obliga a que la data se analice
de forma manual.
Se debían imprimir todas las hojas para ser analizadas y subrayadas a mano.
Al proceso se integró un robot que a cierta hora del día Los robots convierten las imágenes enviadas
realiza descargas masivas de las imágenes que envían por los juzgados en data semi estructurada.
los juzgados, para detectar la cantidad de retenciones

o suspensiones. La exactitud de la información en las circulares
procesadas es del 80%.
Los robots clasifican los archivos y éstos son enviados

a una plataforma de Google, que detecta las palabras El tiempo destinado por trabajadores se reduce
y estructura la data. drásticamente, ya que sólo deben estructurar
la data faltante.
En base a adjetivos y sustantivos, el robot detecta

información como nombre del demandante, demandado Se elimina la revisión manual de las retenciones
judiciales, ya que los robots detectan las
y monto de retención, que luego son extraídos y compilados
retenciones judiciales que están asociadas
en una base de datos. a clientes del banco.
Se evita imprimir las decenas de miles de hojas

por mes correspondientes a retenciones judiciales.
CONCILIACIÓN C I ERRE D E CA J AS ( F RO N T )
El Reto Beneficios
En muchos bancos y financieras los cajeros y supervi- Proceso 100% automático.
sores dedican tiempo adicional al cuadre y cierre. Al
existir diferentes plataformas con las que se
interactúan, ellos pueden demorarse mucho tiempo en
Porcentaje de error del 0%.
encontrar diferencias, lograr la regularización y volver
a cuadrar.
Mediante el uso de Rocketbot, las tareas de extracción Reducción de un 50% del tiempo.
de información y cuadre pasaron a ejecutarse 100%
de manera automática, conciliando y cuadrando
información de más de 16 plataformas, mientras los
cajeros realizan sus tareas operativas.
Caso de éxito • Seguros
CONFIR MAC I ÓN D E PAGO D E P R I M AS
El Reto
Una aseguradora internacional recibe la comprobación de pago de primas de sus Agentes
y Asegurados por correo electrónico en diferentes horarios y en diferentes formatos.
El personal del call center requiere filtrar todos estos mensajes y canalizarlos al personal que
realiza el proceso de verificación y confirmación del pago en el sistema de la compañía y poder
enviar la confirmación al Asegurado.
Esta actividad requiere involucrar a personal de 2 departamentos dentro de la organización,

para clasificar, identificar, confirmar y responder al Asegurado, lo que implica el consumo de
miles de horas hombre al año.
Utilizando Rocketbot, el operador del call center,
solo tiene que leer el correo y capturar los datos del 60% de ahorro en tiempo de ejecución del proceso
Asegurado, correo, póliza y fecha, permitiendo a
Rocketbot tomar el control del proceso.
Seguridad de respuesta al cliente
Rocketbot realiza la verificación del asegurado, estatus

de la póliza y confirmación del pago dentro de los Reducción de un 80% en el uso de recursos.
diferentes sistemas de la aseguradora.
RECAU DO DE CA RT ERAS
El Reto Beneficios
El proceso de recaudo de cartera es una operación Usando Rocketbot aumenta
manual en la cual se ejecutan pasos secuenciales enormemente la precisión, mitigando
y repetitivos tales como conciliación de cartera, cálculo los riesgos de cálculos o de una mala
de morosidad, cobros prejurídicos y jurídicos, y un sin administración de la información.
fin de tareas que son demorosas y repetitivas.
Es así como las empresas que se han unido a Personas que previamente hicieron
Rocketbot han visto que los procesos automatizados este proceso, ahora pueden disponer
generan una mayor precisión en cálculos, gestión de tiempo para trabajar en otras
e información. Esto ha permitido que los colaboradores actividades que generan mayor valor
para la entidad.
puedan agregar valor a la entidad.
PAGO A PROVEED ORES
El Reto
Se necesita realizar un proceso de pago a proveedores, el cual actualmente se ejecuta de manera
manual mediante la realización de pasos secuenciales y repetitivos.
El analista ingresa a la aplicación local (Cliente Servidor) y descarga un archivo de Microsoft Excel,
que presenta de manera consolidada los servicios autorizados a gestionar por los proveedores.
Sobre el archivo descargado se realizan filtrados a la información, con el fin de identificar el tipo

de servicio, el estado del pago, entre otros.
El proceso consiste en consolidar lo adeudado al proveedor dentro de un rango de tiempo,

generando el soporte y finalmente realizar la afectación del pago por el área encargada.
Con Rocketbot Suite se realizó la automatización de pago Usando Rocketbot se evitará acumulación
de facturas para final de mes o de año.
a proveedores en un proceso de 5 etapas, las cuales
contemplaba: definición de registros a procesos, generación
de soportes de pagos, activación automática, liquidación, Los informes de Rocketbot permiten extraer
el reporte de pagos de manera automática.
autorización de pagos y generación de reportes.
Se creó un tablero de parametrización que contiene Personas que previamente hicieron este
proceso, ahora pueden trabajar en otras
la información tributaria del proveedor, donde se
actividades.
podrá editar, inhabilitar y agregar de manera
individual o masiva.
E MISIÓ N D E PÓL I ZAS D E S EG U RO S
El Reto Beneficios
La emisión de pólizas es el proceso central de todas las Aumento del 100% en la productividad
aseguradoras y por su complejidad, requiere de una del área.
cantidad importante de recursos humanos y tecnológicos.
El proceso requiere de la recepción, clasificación y revisión
de grandes volúmenes de información, que llegan en
Permite un proceso continuo que puede
diferentes formatos y estructuras.’’
operar 24x365.
Hoy las compañías aseguradoras que han implementado

Rocketbot en la empresa, han logrado alcanzar un
aumento del 100% de productividad. Además, han Permite establecer SLA más ambicioso.
conseguido operar 24/7, los 365 días del año, lo que
permite a las compañías aseguradoras establecer SLA
mucho más ambicioso e integrar los procesos de manera
digital y offline mancomunados.
CONCILIACIÓN AUTOM ÁT I CA DE CART E RA DE S E G U RO S
El Reto La Solución
Un Broker de seguros con una operación importante Se definió un plan de trabajo para incorporar
y muy activa en el ramo de autos, invierte una gran un robot para cada aseguradora y así poder
realizar el proceso de conciliación de forma
cantidad de tiempo y recursos en conciliar y mantener
automática y sin la intervención humana.
actualizado su sistema corporativo de clientes (CRM).
El proceso incluye la descarga de reportes del sistema

El proceso se dividió en sus diferentes partes,
CRM del despacho, así como los estados de cuenta
un robot que extrae información del Sistema CRM
que proporciona la aseguradora cada 10 días. del despacho, un robot que extrae los estados de
cuenta del portal de la Aseguradora.
El proceso de conciliación se realiza en archivos de Excel,
se ajustan y homologan a mano, por personal del
despacho, con el objetivo de identificar las inconsistencias Ambos reportes se depositan en una base de datos
de la información entre ambas plataformas y que esto en la que se encuentran las reglas que rigen a Póliza,
le permita tomar las acciones correspondientes. Endosos y Recibos, permitiendo una conciliación
rápida y eficiente.
El proceso toma días, ya que la información se tiene

que procesar por cada clave del Broker y este proceso
representa un reto continuo para evitar errores y omisiones. Todo el proceso de conciliación por Clave se realiza
en minutos, generando los archivos necesarios para
que el equipo administrativo, pueda tomar las
decisiones más adecuadas para la operación y
enviar las instrucciones a los ejecutivos y se
realicen los ajustes y procesos requeridos.
El proceso es automático, liberar días de trabajo

de varios miembros del equipo de administración.
Caso de éxito / Ecommerce y retail
COM PEN SAC I ÓN D E PUN TOS
El Reto
La empresa procesaba de forma manual cada compensación de puntos que solicitaban los
clientes por correo o teléfono, digitando los datos en una planilla.
Al ser procesado de forma manual, era un trabajador el encargado de digitar cada

compensación en la plataforma, los sábados y domingos.
Por el método de trabajo, la actualización de los puntos se veía reflejada en el sistema una
vez por semana. Eso generaba un costo de tiempo en llamados a ejecutivos de call center,
debido a la incertidumbre de los clientes por el estado de la compensación de puntos.
Considerable número de errores y casos de compensación que no se procesaban.
Los robots de Rocketbot ahora automatizan la consulta y No se utiliza personal de atención al cliente para
la tarea. Se calcula que, de no existir los bots,
procesan los datos en una plataforma on line. Una vez
debería implementar un equipo de cinco
realizada la compensación, son ellos mismos quienes personas, de lunes a domingo, y con jornada
envían el correo al cliente con la confirmación de sus completa, para solventar la tarea.
puntos.
Se redujo drásticamente el costo asociado a los
llamados por parte de los ejecutivos para
La compensación, al ser automática, se refleja luego responder a la incertidumbre de los clientes.
de 24 horas hecha la solicitud, en vez de los siete días

Errores asociados a la compensación de puntos
que tardaba el sistema manual. se redujeron a cero.
Seguridad y satisfacción de los clientes en su

respuesta.
Era un proceso que para el cliente era muy importante. Les hacíamos una promesa que, al pasar los días, no se veía
reflejada. Su pensamiento era "ustedes me fallaron, pero gracias a mí, pagaron lo que me correspondía”. En cambio,
cuando automatizamos el proceso a un formato on line, ahora les decimos con certeza que en 24 horas va a estar
compensado, con un correo de confirmación y sin tener que insistir por teléfono. Con eso, mejoraste la experiencia,
cumples la promesa y al cliente lo volvemos a recuperar mediante una buena automatización del proceso.
RE CLAMO S POR CA L I DA D
El Reto
La empresa manejaba dos plataformas no integradas para registrar los reclamos por
calidad de productos. Tanto por call center como personal en tienda, ingresaban los datos
asociados a los clientes en la plataforma CRM (Customer Relationship Management).
Además, otra plataforma registraba los reclamos por calidad de productos, ya sea por mal
estado de alimentos, ropa, utensilios, artefactos, u otros.
Al hacerse un reclamo, los ejecutivos de ventas o atención al cliente debían ingresarlo

manualmente también en la plataforma de calidad. O al revés.
La disponibilidad de los reclamos en ambas plataformas dependían del tiempo,

contingencia y disposición del ejecutivo de ventas o atención al cliente.
Alto número de errores o incongruencias en ambas bases.
Los robots de Rocketbot permitieron integrar la Ahorro de tiempo para ejecutivos de ventas
plataforma CRM y de Calidad. Al ingresar un caso y atención al cliente, que solo deben ingresar
el caso de calidad una vez.
de calidad de producto en el sistema, los robots se
encargan de reflejarlo en ambas bases. Disminución de errores e incongruencias
en bases a cero.
Con la disponibilidad en línea y en tiempo real de

Ambas plataformas mantienen la data
los casos de calidad, la empresa podía detectar la en tiempo real.
recurrencia de reclamos por calidad en productos
No se necesita personal dedicado a la
y emitir avisos preventivos a otros clientes.
integración de ambas bases.
La integración de los bots en los reclamos por calidad significó un ahorro de tiempo y eficiencia importante.
Tener los datos en línea, en tiempo real, y reflejados en ambos sistemas, optimizó el proceso. El beneficio
de esto es que, si comienzan a aparecer reclamos repetitivos con un producto, alguien se puede dar cuenta
y realizar una acción preventiva.
REPO RTES DE EFI C I EN C I A
El Reto
Antes de Rocketbot, una persona destinaba media jornada diaria, de lunes a viernes,
para elaborar manualmente los informes de productividad en cajas y luego distribuirlos
a los locales de la compañía. No había datos de los turnos del fin de semana.
Existencia de retrasos en los reportes y fallos de información, que repercutían en

problemas con los pagos de bonos hacia cajeras y cajeros.
Los robots de Rocketbot se encargan de procesar, Los reportes de eficiencia están disponibles
ejecutar y envíar los informes a locales a las 8:00 am. para los locales cinco horas antes.
Además, se agregan los reportes del día
El reporte queda disponible a primera hora de cada
sábado y domingo.
jornada.
No se necesita de un trabajador obligado
a salir de las labores de atención en locales
ni uso de horas extra.
Los errores en informes de eficiencia se eliminaron

y mejoró la satisfacción entre cajeras y cajeros,
al no existir incongruencias en sus bonos
de desempeño.
Los reportes de eficiencia son un proceso bastante estratégico, porque está directamente relacionado
con el sueldo de cajeras y cajeros. Mientras más calidad de datos, más rápidos y mejor hechos, crece la
percepción positiva de los trabajadores. Los robots permitieron eliminar los errores y optimizar los informes
para todos los locales.
GESTIÓ N EN V T EX
El Reto
Hace dos años, los precios y stocks nuevos debían ingresarse de forma manual a la
plataforma ecommerce VTEX, que usa la compañía.
Para eventos cyber, se contrataba a un equipo de más de siete personas para realizar la
carga masiva de 1.500 productos en oferta, labor altamente demandante y que generaba
varios errores de precios con reclamos y costos asociados.
Los robots de Rocketbot ahora se ocupan de cargar La carga completa de precios para eventos
los precios y stock para los productos en fechas Cyber tipo Cyber pasó de demorarse semanas a
minutos, gracias a que los robots se encargan
o eventos propios de la compañía.
de llevar los cambios a la plataforma VTEX.
No se necesita de un equipo de trabajadores

esporádicos para realizar la labor manual de
carga de precios durante las fechas tipo Cyber.
Los errores asociados a mala digitación

de los precios se redujeron a cero, conllevando
a un ahorro de más de $150 mil dólares
producidos por los productos mal rotulados.
Antiguamente, teníamos a un equipo de mucha gente haciendo este trabajo a mano, trabajando todos los días,
de sol a sombra, con un cansancio acumulado considerable y una cantidad de errores increíble.
Hablamos de errores que podrían llegar a costar incluso 700 mil dólares por producto, si se publicaba mal
el precio de un televisor, por ejemplo. En esta época un evento Cyber implica unos 1.500 productos en oferta,
precios de los que se encargan los robots en poco tiempo y sin cometer errores
CA RGA MASI VA D E STOC K
El Reto
Antes del uso de Rocketbot, un equipo de trabajadores se encargaba todos los días de
asignar el stock de productos a las tiendas ecommerce asociadas a la compañía.
La variabilidad del stock estaba sujeta al horario de oficina del equipo, que los sábados
y domingos solo trabajaba medio día.
Robots de Rocketbot ejecutan un programa El stock queda asignado a cada tienda
que recoge y depura los números de stock en a las 8:00 de la mañana. La base real de stock
queda optimizada los sábados y domingos,
los productos asociados a las tiendas ecommerce.
y no de manera parcial como ocurría con el
equipo humano.
Otro grupo de robots recoge los datos de la base
Se evita la cancelación de compras a
actualizada y asigna el stock a las distintas
consumidores que los fines de semana
tiendas ecommerce de la compañía. adquirían productos sin stock.
Equipo especializado destina el tiempo

ahorrado para otras labores creativas
y productivas en el área de Ecommerce
y Atención al Cliente.
Caso de éxito / Salud
P RO CESO Q UI N C EN A L D E PLA N I L LA
El Reto
La práctica dental corría los procesos para cálculo de la planilla manualmente 2 veces por mes,
exportando reportes con los que luego debían hacer cálculos para el informe final.
Por cada persona del equipo, el proceso de cálculo es similar, por lo tanto, se debía hacer el
mismo proceso unas 15 veces.
En algunas ocasiones, el personal debe agregar notas dentro de la plataforma con la que se hace
control de horas trabajadas, indicando horas adicionales por contemplar en el reporte final.
La identificación de las notas por cada personal es engorrosa de identificar para posteriormente
incluir en el consolidado de las horas totales.
Luego en un según informe era construido el mismo reporte para el cálculo del pago final por
cada personal.
4-5 horas de trabajo implicaban realizar estos trabajos.
Los robots de Rocketbot ahora automatizan desde la La interacción humana se redujo
identificación de la fecha del periodo que se debe correr meramente a la validación de notas
el reporte de horas trabajadas, hasta la manipulación del especiales incluidas en el reporte.
cálculo del total de horas trabajadas por cada personal.
El proceso completo paso de tardar 4-5

Desglosa a modo de detalle las horas trabajadas por día y
horas a 30-40 minutos.
totales por cada personal y así también consolida el total.
El formato de verificación de las horas trabajadas es Los cálculos obtenidos son más precisos.
amigable e indica de manera proactiva quienes son las
personas que requieren revisión de notas especiales.
Automáticamente las horas trabajadas por cada personal

son actualizadas en el reporte final del cálculo del pago
final en una plantilla estandarizada.
Para cubrir este proceso, por la cantidad de horas que tomaba, debía empezarse con mucho tiempo de anticipación
para cumplir los deadlines de entrega. Siempre se debía tomar a la carrera provocando en algunas ocasiones
errores en el cálculo. El proceso de automatización permitió una enorme reducción de horas dedicadas a este
proceso y una entrega de cálculos más precisos.
VE R IFICACIÓ N D E S EG UROS
El Reto
Reducción del tiempo que el equipo de verificación de seguros invierte por cada paciente
para completar el formulario de información requerido previo a su cita
Implementación de un sistema completo del flujo de La reducción del tiempo por cada paciente
verificación de seguro basado en la búsqueda anticipada en la verificación de la información de su
seguro ha sido hasta de un 50%.
de pacientes y los datos requeridos para ser ubicados
dentro de los sitios webs de cada aseguradora, para El staff se debe preocupar solamente por
luego extraer la información necesitada de acuerdo al llenar la información que el por falta de
disponibilidad el Robot no logra encontrar,
formulario de verificación.
que puede ser entre el 5% y el 10% del total
de información solicitada.
Finalmente, el documento se pone a disposición del staff
La información colocada en los formularios
de verificación para que pueda continuar la parte final
es más precisa, lo cual disminuye errores
de la verificación requerida de acuerdo a cada caso. en la calidad de la data para luego ser actualizada
en el expediente de cada paciente.
Este proceso ha ayudado muchísimo en la búsqueda de información más precisa de los pacientes en cuánto
a la cobertura de su seguro, lo cual ha implicado tanto una mejora en la calidad de la información como en la cantidad
de información restante que corresponde buscar a través de una llamada telefónica para completar el proceso.
CONTRO L D E L LA M A DAS PER DI DAS
El Reto
Atención a las llamadas perdidas de pacientes con una brecha menor en el tiempo de espera.
Se diseñaron Robots que comunicarán al paciente un Mientras el staff puede estar atendiendo
mensaje automático luego de haber generado su llamada otras actividades primordiales, el Robot
es quién está pendiente de qué paciente
perdida que en breve será atendido.
se debe responder porque su llamada no
pudo ser atendida.
Asimismo, este evento disparador permite que el staff reciba
De esta manera, los pacientes saben que
una notificación con la información precisa de quién debe
se les tiene presente para pronto ser contactos
ser contactado. y que su llamada es valiosa para la práctica.
Se evita imprimir decenas de miles de hojas

por mes correspondientes a retenciones judiciales.
Con un volumen de cientos de llamadas al día, es fácil tener un porcentaje de ellas como perdidas.
Gracias a la implementación de los Robots con Rocketbot, hemos podido identificarlas rápidamente
y atenderlas cuando el staff tiene disponibilidad, y al mismo tiempo especialmente notificarles a nuestros
pacientes que pronto estaremos con él/ella.
ESTAD O DE C UEN TA S EM A N AL
El Reto
Una empresa de salud, con clínicas a nivel nacional,
requiere de 4 personas de tiempo completo para generar
los estados de cuenta semanal para los médicos de la red.
La Solución
El proceso incluye la extracción de la información del Después de un análisis,
sistema de la empresa, homologar y generar los dividimos el proceso en sus partes:
reportes individuales.
Recuperar los correos electrónicos de los diferentes

Generación y Envío de Estado de Cuenta
médicos y crear un correo electrónico para cada médico
con un formato personalizado, adicionalmente se debe Implementamos un robot que extrae los
anexar el estado de cuenta correspondiente a los reportes del sistema en formato excel,
forma los estados de cuenta y los envía
movimientos de la semana.
por correo electrónico. Todo el proceso
se realiza en cuestión de minutos.
Cada correo debe de llevar la información correcta,
incluyendo subtotal, iva y total.
Recepción y Validación
El Médico responde enviando su factura por Un robot recibe el correo con el XML y PDF,
correo electrónico. los descarga, los valida, y en caso de excepciones
notifica a la supervisión. Valida XML en el pack
designado y guarda copia de la confirmación.
Una vez recibida la factura, el correo debe de ser
identificado, se deben de descargar los documentos Aumento del 100% en la productividad del área
adjuntos. Registro en Sistema
El Robot prepara un reporte y actualiza las bitácoras
Estos deberán de ser validados, registrados y capturados del proceso. Todo el proceso se realiza de forma
dentro del sistema de la compañía, con el objetivo de crear automática y permitió liberar 4 personas de sus
el agrupamiento dentro del sistema. actividades cotidianas.
El equipo deberá de mantener bitácoras y registros Reporte y Bitácora

actualizados durante todo el proceso con el objetivo Extrae los datos del XMLS y forma la tabla para
de reportar y asegurar que todos los eventos de la inyectar la información al sistema de la institución,
hayan sido atendidos. realizando la agrupación a nivel base de datos.
Caso de éxito • Otras industrias
CO N CILIACIÓN FI N A N C I ERA DE P ROY E CTO S
El Reto Beneficios
En el mundo de la contabilidad la conciliación financiera 100% de cumplimiento con los SLA.
de proyectos es un proceso que requiere mucha
dedicación para tomar información de diferentes
sistemas internos de una empresa. Esto puede requerir
80% de disminución en los tiempos de
muchas horas de trabajo de búsqueda, conciliación y
ejecución.
análisis.
Uno de nuestros clientes implementó Rocketbot y la

plataforma le permitió que una serie de robots ingresen 0% de error en la conciliación.
a los distintos sistemas internos y descarguen las órdenes
de compra, actas, entradas y salidas, inventarios y
facturas. Todo se verifica con los registros contables.
Con esto, se busca detectar inconsistencias en la
información de cada uno de los sistemas y se genera
un Excel donde registran estos datos.
De esta forma, se reduce en hasta un 80% los tiempos
de ejecución y ha logrado un 0% de error en el proceso
de conciliación.
S MART N OTI FI CAT I ON S
El Reto
Disminuir la cantidad de llamadas entrantes generadas por los pacientes que notifican
que han llegado a su cita y que están listos para ser atendidos.
Se implementó un nuevo proceso de notificación 8 de cada 10 pacientes están respondiendo

automática por mensaje de texto para los pacientes satisfactoriamente la comunicación recibida,
lo cual permite al staff conocer que paciente
con citas del día, de tal forma que ellos respondan a ese
ha llegado vía mensaje de texto.
mensaje de texto notificando que ya están listos para
ser atendidos. Los Robots se encargan de notificar de manera
automática al staff cuando un paciente ha
respondido la notificación y de manera directa
indica qué mensaje ha enviado.
El staff no debe ingresar a múltiples plataforma

para gestionar envíos y/o asistir a los pacientes,
sino que todo es controlado a través de un Google
Sheet actualizado cada día y a través de
notificaciones inteligentes y proactivas
En lugar de buscar a cada paciente que tiene una cita,
hacia un número de teléfono del staff de control
buscara su número de teléfono, ingresarlo en la plataforma
que indica cuándo un mensaje nuevo ha llegado.
de envío y luego escribir el mismo script cientos de veces,
con Smart Notifications solo nos preocupamos de recibir la
Este sistema crea una mejor percepción
notificación automática cuando un paciente ha indicado estar
de servicio al cliente debido a que la atención
listo para ser ingresado a la practica. Es el Robot el que está
es mas inmediata.
pendiente de ellos, y nosotros solo nos preocupamos por
atenderlos cuando están listos.
TRAZABILIDA D D E I M PORTAC I O N ES
El Reto Beneficios
La trazabilidad de importaciones es un proceso Proceso automatizado en un 100%.
bastante complejo por la dispersión de información.
Uno de nuestros clientes requería un equipo humano
dedicado 100% al seguimiento. Con Rocketbot, este
Reducción de un 90% en los tiempos de
proceso se automatizó, a través de la implementación
ejecución.
de robots que diariamente consultan la información de
compra de la empresa y la comparan con la información
de las importaciones realizadas por siete navieras, dos
agentes intermediarios y dos puertos, con la finalidad 0% de error en la conciliación entre compras
de asegurar la carga y evitar costos adicionales. e importaciones.
Mientras antes este proceso lo realizaban los

colaboradores, hoy se ha reducido en un 90% los
tiempos de ejecución. Además, los colaboradores
pueden añadir valor a otras operaciones de la empresa.
CO N CILIACIÓN BA N CA RI A Y R E G I ST RO DE P E DI DO S E N L Í N EA
El Reto Beneficios
Una empresa realizaba un proceso automatizado de Proceso automatizado en un 100%.
conciliación bancaria online a partir de la información
recibida por ocho instituciones financieras. Luego, hacía
una validación entre su sistema de pagos y SAP con la
Reducción de un 90% en los tiempos de
finalidad de tener control de su liquidez y de los ingresos
ejecución.
y egresos de dinero.
Mediante el uso de Rocketbot, generó la lectura de

movimientos de los distintos bancos y posteos en su 0% de error en la conciliación bancaria.
sistema de pagos y en SAP.
Caso de éxito / Logística
REVISIÓN DE DATOS FORMULARIOS WEB VS SOPORTES FÍSICOS
El Reto
Proceso de verificación manual de datos en los documentos de importación y exportación para detectar inconsistencias.
Primero se verifican los documentos de exportación e importación Vs lo que se transcribió en el Formulario de
Movimiento de Mercancías de la aplicación web del ente Operador.
Dependiendo de los datos registrados se procede a la aprobación o rechazo del Formulario.
Finalmente se cambia el estatus en el sistema.
Proceso repetitivo con alto volumen de transacciones al mes.
Carga operativa alta y costosa susceptible a error humano.
Extraer mediante tecnología OCR, capaz de reconocer
Ahorro aproximado de 866 horas hombre
texto impreso y manuscrito, la información de los soportes
al mes.
físicos previamente digitalizados.
Asegurar la capacidad operativa
ininterrumpida del proceso de verificación
Capturar por medio de Bots RPA ROCKETBOT, los datos
de soportes 24 x 7 x 365.
de los formularios en la aplicación web del cliente.
Incrementar la capacidad productiva de
los colaboradores encargados de verificar
Aplicar reglas de negocio de validación de la información
documentos para dedicarse a tareas de
y detectar inconsistencias en la información reflejada en mayor valor relacionadas con gestiones
los formularios de la aplicación Web Vs los documentos y análisis requeridos por el proceso.
de importación.
Evitar sobre costos por turnos innecesarios.
Entregar reporte con los resultados de la revisión.

CARGA DE MANIFIESTOS
El Reto
Proceso de transcripción manual de los datos de las guías físicas para cargar la información de mercancías
provenientes de las diferentes aerolíneas en los sistemas Muisca y en la aplicación web del ente operador
aeroportuario.
En el proceso se transcribe la información de las guías físicas recibidas en la macro Excel del Prevalidador
DIAN, y se genera un archivo XML.
Este archivo se sube en MUISCA para reportar el manifiesto de mercancías.
Seguidamente se sube el XML a la aplicación web del ente operador para posteriormente ser facturado a
través del sistema contable cuando esté cerrado el vuelo.
Extraer mediante tecnología OCR la información de los soportes
físicos de las guías previamente digitalizadas
Ahorro aproximado de 478 horas
hombre al mes
Transcribir por medio de Bots RPA ROCKETBOT, los datos
extraídos por el OCR en la Macro de la DIAN. Reducción de los reprocesos por error
humano en la transcripción en un 100%
Seguidamente el Bot accederá a la DIAN para diligenciar los Asegurar la capacidad operativa
datos correspondientes y subir el XML tanto en MUISCA como ininterrumpida 24 x 7 x 365 del proceso de
transcripción de Guías y cargue en la DIAN
en la aplicación web del ente operador.
Las personas que realizan este proceso de

Finalmente el bot procederá a validar los vuelos cerrados para transcripción podrán dedicarse a tareas de
mayor valor.
saber si ya se puede realizar la generación de la factura
electrónica por medio del sistema contable. Evitar sobre costos por turnos innecesarios.
T RAC K I N G D E I M PO RTAC I O N ES
El Reto
El proceso de Trazabilidad de importaciones consiste en leer un archivo Excel de entrada con la información
de las compras realizadas a los diferentes proveedores y sus respectivos datos de importación.
Estos datos se deben verificar contra las páginas de las Navieras, intermediarios y los puertos para
asegurar la integridad de la carga y que no hayan cambiado los datos.
Leer archivo Excel de importaciones por medio de un Ahorro aproximado de 42 horas hombre al
Bot RPA ROCKETBOT, y filtrarlo para capturar los mes.
datos de las importaciones en Tránsito.

Disminución de los tiempos de ejecución
del proceso en un 91,7% pasando de 2 horas
Una vez obtenidos los datos de las importaciones a diarias a tan solo 10 minutos.
revisar, el Bot deberá consultar un total de 10 páginas

Minimizar el riesgo de multas por cambios
web entre navieras, agentes intermediarios y no detectados en la importación.
puertos para saber el estado de la importación.
Alertar oportunamente en caso de cambios
en la importación.
Si se detecta una inconsistencia se enviará un correo
electrónico de alerta al negocio para avisar de las Incremento de la capacidad productiva de
los colaboradores para dedicarse a tareas de
novedades en la importación.
mayor valor.
APROBACIÓN DE SOLICITUD DE RE TIROS
El Reto
Este proceso consiste en la validación y aprobación de solicitudes de órdenes de retiros los cuales son
radicados por los clientes en el portal del puerto.
En estas solicitudes se debe realizar la validación y aprobación de los retiros a los que se les hace
control aduanero como las órdenes de retiro de contenedores y carga suelta.
Para la validación se revisan los documentos y se comparan sus datos contra lo registrado
en la DIAN y en el portal del puerto para saber si la información aduanera está debidamente
autorizada y de ser así se aprueba la orden de retiro.
Extraer mediante tecnología OCR la información de los Ahorro aproximado de 866 horas hombre
documentos de importación previamente digitalizados. al mes.
Incrementar la capacidad operativa del

Capturar por medio de Bots RPA ROCKETBOT, los datos proceso de aprobación de solicitudes de
de la información aduanera tanto de la aplicación web del retiro, ejecutándose ininterrumpidamente
24 x 7 x 365.
cliente como del sistema MUISCA de la DIAN.
Alertar oportunamente en caso de
Una vez obtenidos los datos de la aplicación del puerto y inconsistencias en la información aduanera.
de la DIAN, se procede a comparar los datos VS la

Incremento de la capacidad productiva de
información extraída de los documentos. los colaboradores para dedicarse a tareas de
mayor valor.
Si se detecta una inconsistencia, se notifica al negocio

Reducción de reprocesos en un 100% por
para avisar de las novedades en la importación y en caso error humano en la validación.
contrario, se aprueba la solicitud de retiro.
AUTOGESTIÓN DE TRACKING DE IMPORTACIONES
El Reto
Este proceso consiste en brindarle a los clientes que contratan el servicio de importaciones y exportaciones
un mecanismo por medio del cual ellos estén al tanto del estado de su carga en tránsito.
En este proceso se debe consultar el estado de la carga tanto en las páginas de las navieras como
en la aerolíneas para reportarle al cliente el estado de la mercancía y notificar oportunamente en
caso de cualquier eventualidad.
Para este proceso se propuso una solución por medio de los Ahorro aproximado de 75 horas hombre al mes.
formularios de Rocketbot Xperience que permita al cliente auto
Habilitar un servicio de Tracking de
atenderse, es decir que se habilitaría un módulo de tracking de
importaciones ininterrumpido 24 x 7 x 365
importaciones para que los clientes de la empresa de logística
puedan consultar, a través de la página web, el estado de su Alertar oportunamente en caso de cambios
y novedades en la carga.
transporte al suministrar el N° de Container o N° Guía.
Incremento de la capacidad productiva de
Una vez que se suministra el Container o Guía, el robot tendrá los colaboradores para dedicarse a tareas de
mayor valor.
la capacidad de consultar el tracking en las páginas de las
navieras y en las aerolíneas para devolver el resultado con el Incrementar la satisfacción del cliente al
estado actual de la carga y enviarlo por correo al cliente. brindar un servicio oportuno y eficiente
www.rocketbot.co
Chile Perú México Colombia Centro América y el Caribe

Máximo Humbser 577 RM Avenida Jose Larco 743 Of. 704, Víctor Hugo 12 Diagonal 34 bis #18-44, 375 mts suroeste del Más
+569 9335 8641 Miraflores Lima Anzures CDMX Teusaquillo - ParkWay por menos de San Pablo
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Casos de Exito - Marzo 2021 VF

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