PROCEDIMIENTO CREACIÓN DE INFORMACIÓN VERSIÓN 01

DOCUMENTADA FECHA 05-06-20

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1. OBJETIVO

Establecer un modelo homogéneo bajo criterios y políticas unificadas para llevar a cabo la edición y
estandarización de los documentos de Muebles y Camas S.A.S. En él se define la asignación de códigos,
manejo de simbología y contenido de la documentación.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la creación de toda la información documentada interna del Sistema Integrado
de Gestión de Muebles y Camas S.A.S.

3. DEFINICIONES

Dd-mm-aa: "dd", se refiere a día utilizando dos dígitos, "mm" se refiere a mes utilizando dos dígitos, y "aa" se
refiere a año utilizando dos dígitos.

Formato: Es un documento en el cual se registran los datos como resultado de la actividad realizada.

Instructivo: Es la descripción más exhaustiva y detallada de cómo ejecutar la labor de una determinada
actividad o labor.

Manual Sistema Integrado de Gestión: Documento que especifica el Sistema Integrado de Gestión en una
organización.

Partes interesadas: Personal que de una u otra forma se ve afectado, por una decisión o actividad que sea
relevante al desarrollo del procedimiento.

Pirámide documental: Es la representación gráfica de los documentos definidos en el Sistema Integrado de

Gestión.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Registro: Es una evidencia objetiva escrita de una actividad, operación o proceso que se ha llevado a cabo.
Los registros pueden existir sobre diferentes tipos de soporte (papel, medios electrónicos, etc.)

Trazabilidad: Serie de procedimientos que permiten seguir la evolución de una actividad o producto en cada
una de sus etapas.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Paula Andrea Martínez Cristancho Paula Andrea Marsiglia U. David Salas

Aprendices SENA Instructor SENA Gerente General

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4. RESPONSABLES

El responsable de la elaboración y modificación de información documentada será el Director de Sistema

Integrado de Gestión en coordinación con líderes de proceso. A su vez, esta información documentada tendrá el
visto bueno del Gerente General (o la persona que este designe para esta función). Dando así, la trazabilidad
del proceso a través del control de firmas.

5. DIAGRAMA DE FLUJO

Para realizar el diagrama de flujo se tendrán en cuenta la siguiente estructura.

SIMBOLOGIA PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGRAMA DE FLUJO

SIMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCIONES
Indica el inicio o final del
Inicio/Final INICIO/FINAL procedimiento.
Describe brevemente la
ACTIVIDAD actividad que debe
desarrollarse.
Define la secuencia y orden en
LINEAS DE FLUJO que deben ejecutarse los
procesos o actividades.
Indica un punto en donde son
posibles caminos alternativos,
dependiendo de una condición
DECISIÓN dada por un “Si” o un “No”. Se
escribe en su interior la
pregunta sobre la cual se
tomara la decisión.
Representa un documento
relativo al proceso o actividad.
DOCUMENTO El nombre del documento
debe escribirse al interior del
símbolo.
Se emplea cuando el
COPIAS documento tiene copias.

Indica la conexión o enlace de

1 CONECTOR DE RUTINA
A un paso del procedimiento con
CONECTOR DE PAGINA
un paso del procedimiento con
otro dentro de la misma
página. El símbolo lleva en su
interior el número.
Indica la conexión o enlace de
otro dentro de la página. El
símbolo lleva en su interior una
letra en mayúsculas.
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SIMBOLOGIA PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGRAMA DE FLUJO

Representa una base de datos
asociada al proceso o
BASE DE DATOS actividad, como datos
estadísticos para una eficiente
consulta.
PROCEDIMIENTO Enuncia los procedimientos
RELACIONADO relacionados.

6. DIAGRAMA DE FLUJO CREACIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Para la creación de información documentada en Muebles y Camas S.A.S., se tiene en cuenta el siguiente
diagrama de flujo.

DIAGRAMA DE FLUJO CREACIÓN DE DOCUMENTOS

Ítem Director Sistema Integrado de Gestión Descripción Responsable

Inicio Inicio de la actividad

El Director del Sistema Integrado de Director de Sistema Integrado de

Gestión, elabora la información Gestión
Elaborar el documento o
documentada de acuerdo a una
1 realizar modificaciones necesidad de documentación
presentada y/o realiza modificaciones
que correspondan.

El solicitante de creación de Director de Sistema Integrado de

documento o cambio revisa borrador de Gestión
2 Revisar el documento documento y hace correcciones Lider de proceso.
pertinentes.

Si el documento revisado cumple con Director de Sistema Integrado de

los requerimientos pasa a punto 4. Gestión
NO El documento
3 cumple los
requisitos. Si faltan algunos requerimientos, se
vuelve al punto 1, hasta ser aprobado.
El documento es estandarizado de Director de Sistema Integrado de
SI acuerdo a condiciones generales, Gestión
encontrados en el numeral 7.
4 Estandarizar el documento

El documento es aprobado en pie de Director de Sistema Integrado de

pagina de documento y se realiza Gestión
control de firmas.
5 Firmar aprobación

A
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DIAGRAMA DE FLUJO CREACIÓN DE DOCUMENTOS

Ítem Director Sistema Integrado de Gestión Descripción Responsable

El nombre de documento e información Director de Sistema Integrado de

Matriz de general del mismo es incluido en la Gestión
Incluir documento codificado
información matriz de información documentada.
6 en matriz de información
documentada
documentada.

Se incluye texto de copia controlada en Director de Sistema Integrado de

marca de agua (esto aplica para Gestión
7 Incluir texto documentos físicos, en documentos
de copia controlada digitales aplica copia no controlada).

El documento es divulgado alas partes Director de Sistema Integrado de

interesadas y se deja evidencia en el Gestión
documento divulgación de información
Divulgación de
Divulgar
Información
documentada.
8 documento a personal que lo
documentada
requiera

Las copias controladas son entregadas Director de Sistema Integrado de

al personal que lo requiera. Gestión
Entregar las copias del
9 documento a las personas que
así se requiera

Final Fin de proceso

Fuente: Elaboración propia

7. CONDICIONES GENERALES

7.1 Elaboración de información documentada.

a. Para el desarrollo de información documentada, se realiza un análisis entre el Director de Sistema

Integrado de Gestión y los líderes de proceso, quienes determinan los documentos necesarios a
implementar para un buen desarrollo del proceso.

b. De acuerdo a la necesidad se realiza un esquema o boceto del documento, el cual es analizado y

modificado, hasta que este se encuentre dentro los lineamientos requeridos.

7.2 Modificación de documentos

La modificación de un documento que ya este implementado dentro del proceso, se realizará en los siguientes
escenarios:

a. El líder del proceso identifica la necesidad de cambio e informa al Director de Sistema Integrado de
Gestión. De manera conjunta, las partes analizan la viabilidad del cambio y los efectos que este puede
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tener dentro del sistema. Si el cambio es viable se desarrolla lo estipulado en el literal 7.1. apartado b., de
este documento.

b. Cuando se realicen cambios en procesos, se analizara el cambio de información documentada que este
pueda afectar. Así mismo se realizarán los cambios correspondientes con la colaboración de los líderes de
proceso y lo estipulado en el literal 7.1. apartado b. de este documento.

c. A través de auditorías se detecta la necesidad de cambios en documentación, estos son analizados y

desarrollados teniendo en cuenta lo estipulado en el numeral 7.1. de este documento.

7.3 Estandarización de documentación

a. Una vez que la información documentada se encuentre alineada, de acuerdo a los requerimientos
establecidos, el Director de Sistema Integrado de Gestión, estandariza el documento teniendo en cuenta
los lineamientos encontrados del numeral 7.7. al 7.11., y lo establecido en la estructura que se encuentra
en el numeral 7.12., teniendo en cuenta el tipo de documento.
b. El documento es firmado en constancia de aprobación de acuerdo al numeral 7.9. de este documento por
el líder de proceso en la casilla "Revisado por", el Director de Sistema Integrado de gestión en la casilla
"Elaborado por", y el Gerente General en la casilla "Aprobado por".
c. El documento es incluido dentro de la F-ST-01 "Matriz de información documentada", por el Director del
Sistema Integrado de Gestión.

7.4 Divulgación de información documentada

La información documentada es divulgada por parte del Director del Sistema Integrado de Gestión a los
colaboradores que van a tener interacción con la misma. Esta divulgación explica la naturaleza del documento y
como se realiza el diligenciamiento de formatos que se incluyen dentro del mismo. Esto queda evidenciado en
el F-ST-03 "Divulgación de información documentada".

7.5 Actividades para el control y distribución de información documentada.

a. Para la distribución de información documentada dentro del Sistema, el Director del Sistema Integrado de
Gestión, definirá responsables del cuidado, control y tenencia de los documentos en medio físico. Para
medio digital serán controlados vía red.

b. La distribución de información documentada se hará cuando la documentación sea implementada por

primera vez, o cuando esta tenga alguna modificación, en este último caso se debe asegurar la
recuperación de la información documentada obsoleta por parte del Director del Sistema Integrado de
Gestión, la cual es destruida mediante acta y con autorización del Gerente General.

En el caso que se requiera guardar alguna copia de información documentada obsoleta para llevar
trazabilidad del proceso, esta debe ser almacenada e identificada como obsoleta para evitar su circulación,
si en información digital, se cambiara de nombre al archivo con el texto obsoleto, y será almacenado en
carpeta de documentación obsoleta, la cual será manipulada únicamente por el Director del Sistema
Integrado de Gestión.

c. Se procede con el diligenciamiento del F-ST-02 "Listado de distribución de documentos". Al distribuir el

documento este debe llevar la marca de agua "COPIA CONTROLADA", y se asegurara de que la versión
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del documento sea el actual y la que se esté manejando en cada proceso (numeral 7.5, apartado b. de este
documento).

d. Las versiones digitales serán responsabilidad del Director del Sistema Integrado de Gestión. Estas
utilizarán el texto en marca de agua "DOCUMENTO NO CONTROLADO", y estarán protegidos con clave,
para que estos no sean modificados,

e. El acceso a la documentación digital, estará disponible para todos los líderes del proceso en sus
correspondientes equipos y se dará a conocer vía intranet.

7.6 Recomendaciones generales para elaboración de información documentada

a. Todo documento de uso interno, está identificado con un código, según lo establecido en este
procedimiento.

b. Para los documentos como informes, cartas, memorandos, circulares y otros, no se utiliza ninguna
estructura establecida en este documento.

c. Al formular un documento en Muebles y Camas S.A.S., se deben tener en cuenta las siguientes
condiciones generales:

 Claridad y precisión en la redacción.

 Uniformidad en la terminología y la redacción, utilizando siempre el mismo término para un mismo
concepto y la misma presentación para las diferentes partes del documento.
 Empleo de los símbolos, abreviaturas, unidades y demás aspectos generales aceptados
internacionalmente.
 Presentación general del documento, estructuración, orden de los capítulos, subdivisiones y
numeración de acuerdo con los lineamientos establecidos en el presente documento.

7.7 Sistema de Codificación

El sistema de codificación para los documentos del Sistema Integrado de Gestión de Muebles y Camas S.A.S.,
se rige mediante una organización de nivel para cada uno de ellos, así:

NIVEL 1. Ideología Organizacional

1 (Política SIG, Misión, Valores, Objetivos).

NIVEL 2. Manual Sistema Integrado de Gestión

2

3 NIVEL 3. Planes, Procedimientos, Programas.

4 NIVEL 4. Instructivos

NIVEL 5. Formatos
5
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Cualquier documento interno perteneciente al Sistema Integrado de Gestión se debe codificar de acuerdo con
los siguientes lineamientos:

Primera sigla alfabética: determinada por el nivel del documento, así:

Código Tipo de Documento

M Manual
C Caracterizaciones
P Procedimientos,
PR Programas
I Instructivos
F Formatos, planes
PM Perfiles de cargo y manual de funciones

Nota: Para el caso de programas, perfiles de cargo y manual de funciones la primera sigla serian dos letras, tal
como está estipulado en la tabla anterior.

Segunda sigla alfabética (dos dígitos): Proceso al que corresponde el documento.

Código Tipo de Proceso Proceso

AD Estratégico Gestión Gerencial
SG Estratégico Sistema Integrado de Gestión
CM Misional Comercial
FB Misional Fabricación
ALM Misional Almacenamiento y distribución
GC Apoyo Gestión de compras
MN Apoyo Gestión administrativa, Mantenimiento de infraestructura,
maquinaria y equipo.
CN Apoyo Gestión financiera y Contable
RH Apoyo Recursos Humanos
MC Apoyo Control Interno y mejora continua

Pareja numérica: Los dos últimos dígitos son el consecutivo de los documentos de cada proceso.

Ejemplo: para un procedimiento:

P= Procedimiento
CM = Comercial
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01 = Número Consecutivo

P – CM – 01

PROCEDIMIENTO NUMERO CONSECUTIVO

PROCESO AL QUE CORRESPONDE EL DOCUMENTO EN

MUEBLES Y CAMAS S.A.S.
Ejemplo: para un instructivo:

I= Instructivo
CM = Compras
01 = Número Consecutivo
I – CM – 01

INSTRUCTIVO NUMERO CONSECUTIVO

PROCESO AL QUE CORRESPODE EL DOCUMENTO EN

MUEBLES Y CAMAS S.A.S.

7.7.1 Encabezado

Este debe utilizar la siguiente estructura:

01 d
VERSIÓN
NOMBRE DEL DOCUMENTO b .
A 06/05/19
. . C FECHA E
.
CODIGO DEL DOCUMENTO PAGINA 8 de 12 F

A. Logotipo de la compañía. Tamaño 3,4 cms x 1,14 cms, centrado dentro de cuadro izquierdo de
encabezado.
B. Nombre del documento, tamaño de letra Arial 10, negrilla, texto centrado en cuadro superior central.
C. Código del documento, tamaño de letra Arial 10, negrilla, texto centrado en cuadro inferior central.
D. Versión, tamaño de letra Arial 8, texto centrado en cuadro superior central. Este debe llevar dos
dígitos.
E. Fecha, tamaño de letra Arial 8, texto centrado en cuadro superior central. El formato de fecha es dd-
mm-aa.
F. Página, tamaño de letra Arial 8, texto centrado en cuadro superior central. Se debe poner número de
página y total de páginas del documento.
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7.8 Pie de página

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Ejemplo: Director del SIG Ejemplo: Director Administrativo Ejemplo: Gerente General

Consta de tres cuadros, descritos de izquierda a derecha así:

 Primer cuadro: Aparece “Elaboró”: en la parte intermedia de este cuadro, se debe colocar nombre y
firma del responsable de persona que elaboró el documento, en la parte inferior se redacta el cargo.
 Segundo cuadro: Aparece “Revisó”: en la parte intermedia de este cuadro, se debe colocar nombre y
firma del responsable de persona que revisó el documento, en la parte inferior se redacta el cargo.
 Tercer cuadro: Aparece “Aprobó”: en la parte intermedia de este cuadro, se debe colocar nombre y
firma del responsable de persona que aprobó el documento, en la parte inferior se redacta el cargo.

Este pie de página debe aparecer en la primera y última página del documento evidenciando su elaboración,
revisión y aprobación a través del control de firmas correspondiente.

7.9 Divisiones y Subdivisiones

La numeración que se utiliza en los documentos, se hace usando el sistema normalizado en números arábigos.
Esto permite tener todas las subdivisiones usando estrictamente las necesarias, siempre y cuando existan otros
numerales en el mismo nivel. Por ejemplo, no debe ir 1.1 a menos que exista el 1.2.

También se pueden utilizar viñetas según amerite, manteniendo la numeración de los capítulos principales.

7.10 Presentación de información documentada

Para la elaboración de información documentada del Sistema Integrado de Gestión, se deben tener los
siguientes aspectos.

a. Fuente de texto

Tipo de letra: Arial

Tamaño de letra: 10
Tamaño de fuente para el encabezado: Ver numeral 7.3.

b. Fuente para formatos

Esta se debe manejar en Arial 9 o 10, dependiendo del campo a diligenciar.

c. Espacios
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Interlineado Sencillo

d. Márgenes

Se aplicara márgenes estándar de 2 centímetros, en márgenes superior e inferior, y 2 centímetros izquierda y

derecha, optimizando espacio, cuando se requiera información documentada.

e. Impresión

Si es requerida la impresión de información documentada, estos se imprimirán por ambas caras, y en blanco y
negro, buscando optimizar recursos.
Nota: No aplica para formatos.

7.11 Contenido estructural información documentada

7.11.1 Procedimientos

Los procedimientos se elaboran teniendo en cuenta la siguiente estructura:

a. Encabezado

Este aplica de acuerdo a numeral 7.3 de este documento.

b. Pie de pagina

Este aplica de acuerdo a numeral 7.4 de este documento.

c. Objetivo

Concreta la(s) razón(es) que justifica(n) el procedimiento documentado como una unidad dentro de la empresa.

d. Alcance

Describe la delimitación del uso del procedimiento (cargos, áreas o procesos que se ven implicados en el
mismo). Desde y hasta dónde va el desarrollo del mismo.

e. Definiciones

En caso que se requiera, son aquellos términos que por su naturaleza requieren precisión o se prestan a
ambigüedades en el contexto y las clasificaciones aplicables.

f. Responsables

Líderes de proceso y personal que este directamente relacionado con el desarrollo del procedimiento a
desarrollar
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Diagrama de flujo (Opcional)

Representación gráfica de paso a paso de proceso a realizar. Este ítem es opcional y se hace teniendo en
cuenta simbología estándar que permite llevar una secuencia lógica de lo que se va a representar.

g. Desarrollo del Procedimiento

Describe secuencial y lógicamente las diferentes actividades para el desarrollo del procedimiento al que se
hacen referencia.

h. Documentos referencia

Se registran documentos de referencia para la elaboración de este documento, tales como normas técnicas,
manuales, instructivas u otros que sean relevantes.

i. Registros

Lista de registros que se llevan o requieren dentro del procedimiento desarrollado.

j. Anexos

Información documentada interna o externa que se requiera para el desarrollo del documento.

7.11.2 Instructivos

a. Encabezado

Este se desarrolla de acuerdo al numeral 7.3 de este documento.

b. Pie de página

Se desarrolla de acuerdo a numeral 7.4 de este documento.

c. Cuerpo

Los instructivos se hacen en el formato que sea más adecuado, según el tipo de trabajo, de tal forma que facilite
su total comprensión por parte del trabajador que lo ejecuta.

Los instructivos pueden estar en forma escrita, fichas, diagrama de flujo de proceso, herramientas gráficas,
fotografías, videos, medios magnéticos y cualquier otro medio aceptado por Muebles y Camas S.A.S.

7.11.3 Estructura de los Formatos

Los formatos se hacen de la forma más apropiada para su diligenciamiento, según el tipo de trabajo,
permitiendo la recolección de los datos.
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a. Encabezado

Este se desarrolla de acuerdo a numeral 7.3, teniendo en cuenta las siguientes notas.

Nota: Los formatos no requieren llevar paginación en su encabezado, por lo tanto se fusionan elimina ese
espacio y se distribuye entre los cuadros versión y fecha de dicho encabezado.

b. Cuerpo

Establece la estructura, los campos, la forma que se requiere para dejar la suficiente evidencia de la actividad a
la cual corresponde el formato.

c. Pie de Página

No aplica.

Nota: La fecha y las firmas que evidencian la aprobación del formato aparecen en el sello de aprobación, para
evitar confusiones con el diligenciamiento del mismo y solo se muestra en el original físico que es archivado por
el Director del Sistema Integrado de Gestión.

8. DOCUMENTOS REFERENCIA

 NTC ISO 9000, Sistemas de Gestión de Calidad. Fundamentos y vocabulario.

 NTC ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad. 7.5. Información documentada.
 NTC ISO 14001:2015 Sistemas de Gestión Ambiental. 7.5. Información documentada.
 NTC ISO 45001:2018 Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
7.5. Información documentada.
 ISO / TR 10013:2001. Directrices para la documentación de sistemas de gestión de la calidad

9. REGISTROS

F-SG-03 "Matriz de información documentada".

F-SG-02 "Listado de distribución de documentos".

10. ANEXOS
Para este documento no aplican anexos.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Paula Andrea Martínez Cristancho Paula Andrea Marsiglia U. David Salas

Aprendices SENA Instructor SENA Gerente General