Análisis CIAT

ANÁLISIS
ORGANIZACIONAL
Retrospectivo y Prospectivo
ANÁ LISIS ORGANIZACIONAL Retrospectivo y Prospectivo CIAT Unidad de Planificació n
INDICE GENERAL
PRESENTACIÓN 3
I. ANTECEDENTES 5
II. MARCO CONCEPTUAL 6
III. MARCO NORMATIVO 9
IV. MARCO METODÓLÓGICO 11

Análisis Retrospectivo
Análisis Prospectivo
Resultados y Recomendaciones del Análisis Organizacional.
V. ANÁLISIS RETROSPECTIVO 14
VI. ANÁLISIS PROSPECTIVO 23
VII. CONCLUSIONES 24
VIII. RECOMENDACIONES 27
IX. ANEXOS 28
2
PRESENTACIÓN
El Centro de Investigación Agrícola Tropical (CIAT) se crea a través del

Decreto Supremo Nº12251, del 14 de febrero de 1975, como entidad
departamental autónoma y autárquica, con domicilio legal en la ciudad de
Santa Cruz de la Sierra, bajo la tuición técnica del Ministerio de Asuntos
Campesinos y Agropecuarios.
La Ley Departamental 54 ratifica al CIAT como entidad descentralizada del

Gobierno Autónomo Departamental de Santa Cruz, con Autonomía de Gestión
Técnica, Financiera, Legal y Administrativa, con Patrimonio propio y bajo
tuición del Ejecutivo Departamental a través de la Secretaria Departamental del
Área Productiva y/o Agropecuaria.
En este marco es satisfactorio presentar la primera experiencia de elaboración

del Análisis Organizacional del Centro de Investigación Agrícola Tropical 2021,
mismo que ha sido trabajado en el marco de la normativa vigente del Sistema
de Organización Administrativa.
Este documento contiene el análisis retrospectivo y prospectivo con la

información relevada de cada una de las Unidades Organizacionales, mismo
que muestra los resultados que han sido consolidados por la Unidad de
Planificación , los que deben ser plasmados finalmente en el rediseño de
procesos y procedimientos y actualización de instrumentos organizacionales de
acuerdo a un Plan de Implantación con el objetivo de concretar las acciones de
corto plazo planteados en el Plan Operativo Anual (POA) 2022 y ser
sustentados por la actual estructura organizacional.
Esta primera versión del Análisis Organizacional 2021, señala la ruta crítica de
los próximos pasos hacia el desarrollo organizacional como proceso de
mejoramiento continuo que exige el compromiso pleno de todos los niveles de
la organización hasta que nuevos valores y formas de trabajo que sustenta el
3
modelo organizacional planteado por el Sistema de Organización

Administrativa (SOA), sean asimilados por todos los servidores públicos del
CIAT.
En este afán, aliento el continuo involucramiento, compromiso, esfuerzo y

participación de ejecutivos y equipos técnicos en el trabajo cotidiano
impulsando cada día la finalidad de ejecutar la política departamental referida
a la investigación agropecuaria y transferencia de tecnología sostenible en el
marco del Plan Departamental de Desarrollo Productivo.
Lic. Héctor Sandoval Estenssoro
Director Ejecutivo
CIAT
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ANÁLISIS ORGANIZACIONAL GESTIÓN 2021
DEL CENTRO DE INVESTIGACIÓN AGRICOLA TROPICAL
(RETROSPECTIVO Y PROSPECTIVO)
1. ANTECEDENTES
La Norma Básica del Sistema de Organización Administrativa, promulgada

mediante Resolución Suprema N° 217055 en fecha 20 de mayo de 1997, son
de aplicación obligatoria en todas las 'entidades del sector público. Para la
implantación de las Normas Básicas del Sistema de Organización
Administrativa, el Centro de Investigación Agrícola Tropical ha elaborado su
Reglamento Específico, (RE-SOA), aprobado mediante Resolución de
Directorio Nro. O11/2O21, de fecha O3 de agosto de 2021.
El objetivo del Reglamento Específico del sistema de organización

Administrativa (RE-SOA) es regular la implantación del sistema de
Organización Administrativa en el Centro de Investigación Agrícola Tropical -
CIAT, disponiendo lo siguiente:
a) La realización de los procesos para el análisis, diseño e implantación de la

estructura organizacional.
b) La asignación de funciones para cada uno de los procesos mencionados.
c) La determinación de periodos de ejecución de cada proceso.
El RE-SOA es de aplicación obligatoria en el Centro de Investigación Agrícola

Tropical - CIAT abarcando la totalidad de Direcciones, Unidades y Proyectos,
así como para todos y cada uno de sus servidores públicos sin distinción
alguna de jerarquía.
En este marco, para realizar el Análisis Organizacional del CIAT, la Unidad de

Planificación elaboró un Plan de Actividades que puso a consideración del
5
Director Ejecutivo, el mismo que se inició el 22 de Noviembre, la metodología

fue la planificación participativa y la herramienta utilizada para llevar a cabo el
análisis organizacional fue el Metaplan una herramienta que usa una tecnología
extremadamente sencilla: cartulinas, rotuladores, hojas de envolver y alfileres,
que nos permitió trabajar sobre matrices previamente elaboradas la mismas
que fueron llenadas y se constituyen en el insumo de este proceso de análisis
organizacional.
El CIAT en el marco de la normativa vigente del Sistema de Organización

Administrativa, ha elaborado y aprobado su Manual de Organización y
Funciones mediante Resolución de Directorio No. 08/2017 del 10/07/2017.
Así mismo se establece que la Institución no cuenta con el Manual de Procesos

y Procedimientos exigidos por las Normas y Reglamento Especifico Sistema de
Organización Administrativa.
En esta gestión 2021, se tiene la primera experiencia en la elaboración del

Análisis Organizacional, en el CIAT, antes no se había realizado este
documento desde su creación.
II. MARCO CONCEPTUAL
Los conceptos utilizados en el presente Análisis Organizacional del CIAT, son

extractados básicamente de la Norma Básica y del Reglamento Específico del
Sistema de Organización Administrativa.
a) Análisis Organizacional.- Es el proceso mediante el cual se evalúa si la

estructura organizacional de la entidad, ha constituido un medio eficaz y
eficiente para el logro de las acciones de corto plazo propuestas en el Plan
Operativo Anual y por consiguiente los objetivos estratégicos institucionales,
este proceso se realizará como parte del análisis de situación regulado en las
Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones y cuando las
circunstancias así lo justifiquen. Está compuesto de un análisis retrospectivo y
otro prospectivo.
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b) Análisis Retrospectivo.- Consiste en determinar en qué medida la

estructura organizacional de la entidad, contribuyó al logro de las acciones de
corto plazo plasmados en el Plan Operativo Anual y por consiguiente a los
objetivos estratégicos institucionales para lo cual; se evaluará la gestión
anterior.
c) Análisis Prospectivo.- Es el que permite determinar la necesidad de ajustar

o no la estructura organizacional en relación con las acciones de corto plazo
establecidos en el Plan Operativo Anual (POA) de la siguiente gestión,
considerando las observaciones y recomendaciones del análisis retrospectivo,
enmarcado en los lineamientos que guían hacia la satisfacción de las
necesidades de los bienes y servicios ofrecidos por el Centro de Investigación
Agrícola Tropical.
d) Análisis Coyuntural.- Es el Análisis que se realiza cuando las

circunstancias exigen modificaciones en la estructura organizacional, existiendo
la posibilidad de ajustarla cuando sea necesario, a fin de responder a cambios
del entorno que afecten el ejercicio de la gestión y/o al logro de las acciones de
corto plazo, las cuales contribuyen al logro de los objetivos estratégicos
institucionales generalmente es realizado para una parte de la estructura sin
afectar al resto de las unidades de la estructura organizacional del CIAT. Se
utiliza el mismo procedimiento, en su realización.
e) Diseño o Rediseño Organizacional.- Es el proceso a través del cual se

define o ajusta la estructura organizacional del Área Funcional o Unidad
Organizacional del Centro de Investigación Agrícola Tropical con base en los
resultados obtenidos en el Análisis Organizacional.
f) Formalización del Diseño y/o Rediseño Organizacional.- El diseño o

rediseño organizacional debe ser formalizado a través de documentos básicos
que son: el Manual de Organización y Funciones (MOF) y el Manual de
Procesos y Procedimientos (MPP), los mismos que deberán ser aprobados
mediante Resolución Administrativa.
7
g) Implantación del Diseño Organizacional.- Es el proceso mediante el cual

se lleva a cabo o pone en práctica la nueva estructura organizacional del
Centro de Investigación Agrícola Tropical (CIAT), con la finalidad de alcanzar
las acciones de corto plazo establecidos en el Plan Operativo Anual (POA), las
mismas que contribuyen al logro de los objetivos estratégicos institucionales.
h) Estructura organizacional.- Es el conjunto de áreas y unidades

organizacionales interrelacionadas entre sí, a través de canales de
comunicación, instancias de coordinación interna y procesos establecidos por
una entidad, para cumplir con sus acciones de corto plazo establecidos en el
Plan Operativo Anual (POA), las mismas que contribuyen al logro de los
objetivos estratégicos institucionales.
i) Unidad Organizacional.- Es una dependencia de la estructura

organizacional a la que se le asigna uno o varias acciones de corto plazo y
funciones homogéneas y especializadas.
j) Canales y Medios de Comunicación.- Los canales y medios de

comunicación que deben utilizar los mecanismos de coordinación pueden ser
de carácter descendente, ascendente y cruzado. Los medios de comunicación
deben considerar la cadena de mando en la comunicación, el tipo de
información que se transmitirá regularmente, la frecuencia y fluidez de la
información y el alcance y cobertura del medio de comunicación.
k) Instancias de Coordinación Interna.- Son mecanismos organizacionales

que se organizan para el tratamiento de asuntos de competencia compartida
entre unidades, que no pudieran resolverse a través de gestiones directas.
Toda relación directa y necesaria de coordinación debe ser establecida como
función específica de cada unidad. Estas instancias de coordinación pueden
denominarse comités, consejos o comisiones.
l) Relacionamiento Interinstitucional.- Se refiere a los tipos de relación entre

diferentes instituciones, las mismas pueden ser de tuición, cuando la entidad
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tenga autoridad para ejercer el control, la promoción y vigilancia de los

sistemas de administración y control interno, de relación funcional, cuando la
entidad ejerza autoridad funcional sobre otra en materia de su competencia y
de complementación, cuando una entidad requiera actuar con otra en asuntos
de interés compartido.
III. MARCO NORMATIVO
El marco normativo en el que se desarrolla el análisis organizacional está dado

por la Ley 1178 en algunos sistemas que la componen, además de las Normas
Básicas y el Reglamento Específico del Sistema de Organización
Administrativa que se detallan a continuación:
a) Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales.- Es la Ley

promulgada el 20 de julio de 1990, que regula los sistemas de Administración y
de Control de los recursos del Estado para su aplicación en todas las
instituciones del sector público, entre ellas el Centro de Investigación Agrícola
Tropical, además regula el régimen de responsabilidad por la función pública.
La Ley 1178 regula los siguientes sistemas:

1. Para programar y organizar las actividades: Programación de
Operaciones, Organización Administrativa y Presupuesto.
2. Para ejecutar las actividades: Administración de Personal, Administración
de Bienes y Servicios, Tesorería y Crédito Público, Contabilidad Integrada.
3. Para controlar: Control Gubernamental, integrado por el control interno y el
control externo posterior.
b) Sistema de Organización Administrativa (SOA).- Es el conjunto ordenado

de normas, criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico
administrativo del sector público, del Plan General de Desarrollo Económico y
Social, (PGDES), del Plan de Desarrollo Económico y Social (PDES), del Plan
Estratégico Institucional (PEI) y del Plan Operativo Anual (POA), regulan el
proceso de "estructuración organizacional de las entidades públicas,
9
contribuyendo al logro de las acciones de corto plazo establecidas en el Plan

Operativo Anual.
El SOA tiene entre sus principales objetivos, optimizar la estructura

organizacional para brindar un mejor servicio a los usuarios, evitar la
duplicación y dispersión de funciones, determinar el ámbito de competencia y
autoridad de las unidades organizacionales, proporcionar a las entidades una
estructura que optimice la comunicación, la coordinación, el logro de acciones
de corto plazo establecidos en el Plan Operativo Anual, las mismas que
contribuyen al logro de los objetivos estratégicos institucionales y simplificar y
dinamizar su funcionamiento para lograr un mayor nivel de productividad y
eficiencia económica.
 Norma Básicas del SOA.- Aprobada mediante Resolución Suprema

N°217055 en fecha 20 de mayo de 1997, establece una metodología por
procesos para diseñar o rediseñar la estructura organizacional de las
entidades públicas, con el objetivo de garantizar la satisfacción de los
usuarios y responder con flexibilidad y dinamismo a los cambios internos
y externos y lograr sus acciones de corto plazo por consiguiente los
objetivos estratégicos del institucionales de una manera eficaz y
eficiente.
 El Reglamento Específico del SOA.- Actualizado y aprobado mediante

Resolución de Directorio N"O11/2O21, de fecha O3 de agosto de 2021,
dicho documento es el instrumento normativo oficial al que deben
sujetarse los servidores públicos del CIAT, que intervienen en los
procesos de análisis, diseño e implantación del SOA. Este reglamento
regula el funcionamiento y norma la implantación del SOA en esta
Institución.
c) Sistema de Programación de Operaciones (SPO).- Es el conjunto de

normas y procesos que en el marco de los planes generales de desarrollo
nacionales, departamentales y municipales, establece el Plan Operativo Anual
(POA) de las entidades, está compuesto por dos componentes los cuales son,
10
los subsistemas de formulación del Plan Operativo Anual y de Seguimiento y

Evaluación a la Ejecución del Plan Operativo Anual.
El SPO se relaciona con el SOA, ya que éste define el marco en el que se debe
diseñar la estructura organizacional para la Ejecución del Plan Operativo Anual
(POA) principal producto del SPO, donde se establece las acciones de corto
plazo de la gestión y las operaciones en base a los cuales se identifican las
necesidades de la organización.
IV. MARCO METODÓLÓGICO
De acuerdo a lo establecido en la Norma Básica del Sistema de Organización

Administrativa aprobado con Resolución Suprema N°217055 de 20 de mayo de
1997 y el Reglamento Específico del SOA, para la realización del Análisis
Organizacional en el Centro de Investigación Agrícola Tropical, se debe realizar
un análisis retrospectivo y otro prospectivo.
En este sentido, la Unidad de Planificación por mandato de la Dirección

Ejecutiva inicia en fecha 22 de noviembre de 2021 las actividades
contempladas en el Plan de Actividades y finaliza el 17 de diciembre
obteniendo la información que ha servido de insumo fundamental para la
elaboración del análisis organizacional correspondiente a la gestión 2021.
En función a este insumo, la metodología utilizada se describe a continuación

las mismas que está establecida en el Plan de Actividades que forma parte de
este análisis:
Análisis Retrospectivo
Se estableció un objetivo:
 Evaluar la estructura organizacional del Centro de Investigación Agrícola

Tropical gestión 2021.
Se desarrollaron actividades las mismas que fueron:
11
 Realizar el Análisis Retrospectivo de los servicios proporcionados a los

usuarios, de forma directa o por terceros.
 Realizar el Análisis Retrospectivo de los procesos y procedimientos.
 Realizar el Análisis Retrospectivo de las unidades y áreas
organizacionales y de los canales de comunicación institucional.
Se definieron responsables:
 Unidad de Planificación, Unidad de Recursos Humano y Dirección Adm
y Financiera.
Se estableció la metodología:
 Talleres Participativos por Área previa revisión de manuales y
reglamentos.
Se requirieron materiales:
 papelógrafos, marcadores, tarjetas
Se obtuvieron los productos:
 Información recopilada mediante matrices.
Análisis Prospectivo
Se estableció un objetivo:
 Evaluar la estructura organizacional del Centro de Investigación Agrícola
Tropical gestión 2021.
Se desarrollaron actividades las mismas que fueron:
 Análisis Prospectivo, estratégico de la Estructura que debe estar acorde
al presupuesto, multidimensional y multisectorial.
Se definieron responsables:
 Unidad de Planificación, Unidad de Recursos Humano y Dirección Adm
y Financiera.
Se estableció la metodología:
 Talleres Participativos por Área previa revisión de manuales y
reglamentos
Se requirieron materiales:
 papelógrafos, marcadores, tarjetas
Se obtuvieron los productos:
12
 Información recopilada mediante matrices.
De acuerdo a los resultados obtenidos en el análisis retrospectivo y tomando

en cuenta las acciones de corto plazo planteadas para la gestión 2022, se
determinará la necesidad de ajustar o no la estructura organizacional actual.
Resultados y Recomendaciones del Análisis Organizacional.

Una vez finalizado el análisis retrospectivo y prospectivo, se procederá a
plantear las recomendaciones respecto a la estructura organizacional, que
permita concretar las acciones de corto plazo del Centro de Investigación
Agrícola Tropical para la siguiente gestión de manera eficaz y eficiente; se
consideró los siguientes criterios para rediseñar las recomendaciones:
 Área organizacional
 Unidades organizacionales
1 Adecuar
2 Fusionar
3 Suprimir
 Reubicar unidades
 Redefinir canales y medios de comunicación interna
 Redefinir instancias de coordinación interna y de relación
interinstitucional.
 Rediseñar procesos.
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V. ANÁLISIS RETROSPECTIVO
Nos permitió determinar en qué medida la estructura organizacional de la

entidad, contribuyó al logro de las acciones de corto plazo plasmados en el
Plan Operativo Anual y por consiguiente a los objetivos estratégicos
institucionales para lo cual; se evaluó la gestión 2021. Para ello iniciamos con:
1. Análisis Retrospectivo de los servicios proporcionados a los

usuarios, de forma directa o por terceros,
Para realizar el análisis de BIENES Y SERVICIOS se estableció una lista con

un orden de acuerdo a las ventas;
 Semilla arroz Mac 18 básica.

 Arroz saciat 40 básica.
 Maíz variedad guapurú básica.
 Motacú básica.
 Soya grano comercial.
 Plantines agroforestal.
 Plantines frutales.
 Bovinos, leche y semen.
 Ovinos.
 Análisis laboratorio MIC.
 Producción de inoculantes.
 Análisis laboratorio rhizobiologia.
 Análisis suelo y agua.
El producto que genera mayor ingreso por venta es la semilla de arroz

MAC 18.
14
También se estableció la categoría de USUARIOS para establecer quien

compra nuestros bienes y servicios los cuales son semilleristas,
productores, empresas de insumos y Gobiernos Municipales.
Se analizó la CALIDAD de los mismos bajo el criterio de alta, media y baja

concluyéndose que nuestros productos son de alta calidad.
También se vio que la CANTIDAD de los bienes y servicios, los servicios de
laboratorio y semillas son insuficientes para el mercado.
La COBERTURA de nuestros bienes y servicios es más Departamental
pero en la semilla de arroz es Nacional
La OPORTUNIDAD de ventas de nuestros bienes y servicios es alta en la
mayoría de ellos.
La FRECUENCIA es de acuerdo al periodo de producción que va de anual
a mensual.
El NIVEL DE SATISFACCIÓN que ofrecen nuestros bienes y servicios es
alto y aceptable.
Las OBSERVACIONES que se establecieron son:
 Debe existir mayor divulgación de las semillas para lograr mayores
ventas.
 Reorientar y fortalecer los servicios de laboratorio.
2. Análisis Retrospectivo de los procesos y procedimientos.
Los PROCESOS, son responsables de producir bienes, normas o servicios,

para el mismo aplican una tecnología de producción y emplean insumos
(Recursos Humanos, servicios, materiales, activos y otros). El proceso está
conformado por el “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan entre sí”, las cuales transforman elementos de entrada
(insumos) en producto. Por lo tanto, la descripción de los procesos
determina la tecnología de producción, utilizando una matriz para el efecto
se hizo un relevamiento de los procesos del CIAT que los mismos son:
 Mejoramiento genético vegetal.

 Mantenimiento genético vegetal.
15
 Análisis MIC.
 Análisis de suelo y agua.
 Mejoramiento genético animal.
 Mantenimiento hato ganadero.
 Formalización del conocimiento.
 Transferencias mejoramiento genético vegetal.
 Transferencias mejoramiento genético animal.
 Producción de semillas.
 Laboratorio suelo
 Laboratorio rizhobiología
 Laboratorio Diagnostico Vegetal
 Administrativo, contable, presupuestario.
 Bienes y servicios activos fijos –compras.
 Recursos Humanos.
 Tesorería.
 Apoyo a la investigación, producción y servicios.
 Apoyo a la producción e investigación.
Las OPERACIONES pueden ser de funcionamiento e inversión nos

permite identificar las actividades que la Entidad tendrá que realizar para
alcanzar las acciones de corto plazo y sus resultados, estas pueden ser
recurrentes o no, conocidas como de funcionamiento o inversión,
respectivamente.
También es el conjunto de actividades específicas dirigidas a contribuir a

la producción de bienes y prestación de servicios, que a su vez permiten
lograr determinadas acciones de corto plazo y resultados; es el nivel de
asignación de presupuesto a través de categorías programáticas como
actividades y proyectos.
Mediante el llenado de la matriz se pudo identificar en el CIAT los

siguientes tipos de operaciones o procesos
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1. Operaciones de funcionamiento: estos son de gestión administrativa

y de producción de bienes, servicios y normas.
2. Operaciones de inversión constituidos por proyectos de inversión.
Los PROCEDIMIENTOS son descripción detallada del cómo se ha de

ejecutar el proceso (quiénes los deben hacer, cómo, cuándo, qué
documentos deben usarse, donde se almacenan esos documentos, etc)
para llevar a cabo una actividad, en el llenado de la matriz se demostró
que los procesos del CIAT tienen procedimientos:
1. Técnicos, (Ej. Protocolos)

2. Procedimientos administrativos (Ej. Solicitudes de Compras, forma de
contabilización)
3. Procedimientos financieros (Ej. solicitud de fondos)
Los BIENES
Son productos físicos, tangibles, acumulables, sujetos a depreciación y
desgaste con el uso, por lo que requieren de mantenimiento rutinario. Se
conocen como productos de naturaleza fija. En el caso de CIAT son:
 Semilla.
 Semovientes.
 Plantines.
 Inoculantes.
Los SERVICIOS son productos cuya característica predominante es la

intangibilidad, con alguna prevalencia de características cualitativas. Los
servicios no pueden ser acumulados o depreciados. Su efecto es
inmediato, se producen al tiempo de su consumo ya que generan
contacto directo con los receptores de estos. Se conocen como
productos de naturaleza variable. Entre ellos están:
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 Análisis de Laboratorios.
 Paquete tecnológico agrícola.
 Paquete tecnológico animal.
Siendo la UNIDAD ORGANIZACIONAL una dependencia de la

estructura organizacional a la que se le asigna uno o varias acciones de
corto plazo y funciones homogéneas y especializadas, se tienen que el
CIAT tiene 4 áreas denominadas:
1. Investigación.
2. Transferencia de Tecnología.
3. Producción y Servicios.
4. Administrativa y Financiera.
También se evidencio mediante el llenado de la matriz cuales fueron los

RESULTADOS OBTENIDOS acorde al Objetivo Estratégico establecido
en el Plan Estratégico Institucional.
Cabe mencionar que los resultados pueden atribuirse directamente a los

productos que genera la Entidad. Representan un cambio de
competencias, conocimiento, acceso o capacidad entre los beneficiarios,
estos cambios se encuentran establecidos en el Plan Estratégico
Institucional.
Su importancia radica en que se espera que conduzcan a los cambios

intermedios o finales y en consecuencia constituyen una aproximación a
éstos. Los mismos fueron:
 Liberar variedades.
 Conservación germoplasma.
 Diagnóstico concluido.
 Disponibilidad de una raza.
 Bibliografía escrita y electrónica.
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 Conocimiento.
 Mayores ingresos.
3. Análisis Retrospectivo de las unidades y áreas organizacionales y

de los canales de comunicación institucional.
En el área organizacional de investigación solo se visualiza que los

proyectos de inversión (personal de planta) y personal eventual que
realizan funciones determinadas se asumen como las unidades
organizacionales lo que provoca una división de sus funciones
relacionadas con los procesos, operaciones y procedimientos por
lo que se evidencia duplicidad de funciones administrativa, financiera
y técnicas que se refleja en funciones que no le corresponden sobre
todo administrativas y financieras evitando que se pueda determinar
claramente el límite de su competencia; y no están ubicados en el
nivel jerárquico que les corresponde.
Por lo tanto los canales de comunicación formales tanto interno como

externo deben mejorarse para que sean oportunos, transparentes y
confiables.
El área organizacional de transferencia de tecnología se visualiza un

proyecto y los CRI asumiendo que estás son las unidades
organizacionales que llevaran a cabos sus funciones relacionadas
con los procesos, operaciones y procedimientos por lo que se
evidencia duplicidad de funciones respecto al área administrativa,
financiera y técnica que se refleja en funciones que no le
corresponden por lo que no está determinado claramente el límite de
su competencia; en el caso del proyecto no está ubicado en el nivel
jerárquico que les corresponde.
19
Por lo tanto los canales de comunicación formales tanto interno como

externo deben mejorarse para que sean oportunos, transparentes y
confiables.
El área organizacional de producción y servicios está establecida la

producción de semillas como actividad, además, de un proyecto de
producción de semilla, también está el proyecto de laboratorio de
rizhobiologia, laboratorio de suelos, agua y plantas, estas serían las
unidades organizacionales que llevaran a cabos sus funciones
relacionadas con los procesos, operaciones y procedimientos por lo
que se evidencia duplicidad de funciones respecto al área
administrativa y financiera que se refleja en funciones que no le
corresponden por lo que no está delimitado claramente el límite de
su competencia; en el caso de los proyectos no están ubicados en el
nivel jerárquico que les corresponde.
En el área organizacional administrativa y financiera se visualiza dos

unidades (unidad de rrhh y la unidad de contabilidad, presupuesto y
tesorería) insuficientes unidades organizacionales que llevan a cabos
sus funciones relacionadas con los procesos, operaciones y
procedimientos no se evidencia duplicidad de funciones que
se refleja en funciones que le corresponden por lo que está
determinado claramente el límite de su competencia.
el centro de investigación agrícola tropical para el rediseño de su

estructura organizacional debe considerar como base el enfoque
sistémico que se muestra a continuación:
20
Este esquema nos orienta en el diseño de las operaciones o procesos, que

deben cumplir con los siguientes requisitos:
• Entradas, procesos y salidas: Es la forma en la que los elementos,

flujos de información, recursos, productos, servicios nos llegan y como salen
los productos o servicios al pasar por el proceso que es el conjunto de
actividades.
• Secuencia e interacción: este es un requisito muy sencillo y lógico.
Todas las entidades siguen múltiples procesos que deben ordenarse
secuencialmente, pues en muchos casos un proceso depende de otro.
Debemos tener en cuenta en este apartado la interacción con los proveedores
y beneficiario, usuario o cliente, pues podrían influir en la secuencia de los
procesos. Podemos agrupar los procesos en sustantivos y de apoyo
(Estratégicos y de apoyo propiamente),
• Criterios y métodos: los criterios sirven para determinar los requisitos
del proceso que se desea cumplir. Los métodos son la forma en la que se van
a intentar cumplir esos requisitos, es decir, los procedimientos.
• Recursos: son los recursos que la entidad va a necesitar para realizar la
actividad. Se deben asignar oportunamente para que el proceso se complete
correctamente y no surjan problemas como la falta de presupuesto.
• Responsabilidad y autoridad: consiste en designar e identificar un
responsable del proceso. No es necesario que una sola persona se encargue
21
de todos los procesos, sino que puede haber uno para cada proceso
dependiendo de su complejidad.
• Riesgos y oportunidades: consiste en evaluar los riesgos que conlleva
el proceso y las oportunidades que pueden surgir al realizarlo.
El esquema de manera aproximada al Centro de Investigación Agrícola

Tropical quedaría de la siguiente manera:
INSUMOS PROCESOS PRODUCTOS

SUELDOS Y • Mejoramiento genético vegetal • Semilla arroz Mac
SALARIOS • Mantenimiento genético 18 básica
10.356.207 vegetal • Arroz saciat 40
SERVICIOS • Análisis m.i.c. básica
BASICOS 732.291 • Análisis de suelo • Maíz variedad
GASTOS FIJOS • Mejoramiento genético animal guapurú básica
1.061.761 • Mantenimiento hato ganadero • Motacú básica
GASTOS • Formalización del • Soya grano
OPERATIVOS conocimiento comercial
2.534.990 • Transferencias mejoramiento • Plantines
CONSULTORÍAS genético vegetal agroforestal
77.601 • Transferencias mejoramiento • Plantines frutales
ACTIVOS FIJOS animal • Bovinos y leche
363.464 • Producción de semillas. semen
TASAS Y • Laboratorio suelo • Ovinos
TRANSFERENCIAS • Laboratorio rizhobiología • Análisis laboratorio
279.397 • Laboratorio Diagnostico mic
DEUDAS (SALDO Vegetal • Producción de
CAJA Y BANCO) • Administrativo, contable, inoculantes
100.289 presupuestario • Análisis laboratorio
TOTAL PPTO. • Bienes y servicios activos rhizobiologia
GASTOS 15.506.000 fijos –compras • Análisis suelo y
• Recursos humanos agua
• Tesorería
• Apoyo a la investigación,
producción y servicios
• Apoyo a la producción e
investigación
VI. ANÁLISIS PROSPECTIVO
El análisis prospectivo se realizó en base a los siguientes criterios:
22
 Estratégico.
 Acorde al presupuesto de ingresos y gastos.
 Multidimensional (tendencias).
 Multisectorial.
En base a esos criterios se ha estableció el siguiente esquema de las áreas

organizacionales que nos permitieron rediseñar la estructura orgánica del CIAT
2022.
Apoyo Administrativo y Financiero
Además de la siguiente matriz que nos permite ver la orientación para el

Rediseño Organizacional:
23
REDEFINIR CANALES REDEFINIR INSTACIAS DE

UNIDADES ORGANIZACIONALES REUBICAR Y MEDIOS DE COORDINACIÓN INTERNA REDISEÑAR
ÁREA ORGANIZACIONAL
UNIDADES COMUNICACIÓN Y DE RELACIÓN PROCESOS
ADECUAR FUSIONAR SUPRIMIR INTERNA INTERINSTITUCIONAL
DIRECCIÓN DE
PRODUCCIÓN Y X X X X
SERVICIOS
DIRECCIÓN DE
TRANSFERENCIA DE X X X X
TECNOLOGÍA
DIRECCIÓN DE
X X X X
INVESTIGACIÓN
DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN Y X X X X
FINANZAS
Se concluye que todas las Áreas Organizacionales del CIAT deben realizar
una reubicación de unidades que establezcan procesos homogéneos y que se
puedan redefinir canales y medios de comunicación más oportunos,
transparentes y confiables, también se necesita de redefinir instancias de
coordinación interna y de relación interinstitucional, todo ello nos lleva a tener
que rediseñar los procesos cumpliendo con los siguientes pasos:
- Diseñar los procesos necesarios para los productos terminados.

- Diseñar los procesos de producción intermedia directa necesarios
para los productos terminados.
- Diseñar los procesos de producción intermedia indirecta de apoyo a
los productos terminados.
- Determinar indicadores de eficiencia para los procesos.
VI. CONCLUSIONES
Es importante concluir expresando que al ser la primera experiencia de Análisis

Organizacional realizada en el CIAT, la misma puede sufrir de algunas
restricciones por la insuficiente cultura en este tipo de actividad, y además, al
momento de su elaboración no se cuenta con todos los procedimientos
necesarios que requiere este tipo de análisis, como ser los formatos y/o
formularios de recopilación de información para su llenado de todas y cada una
de las unidades y áreas organizacionales aprobados institucionalmente. Los
24
formatos para elaborar este Análisis Organizacional, Rediseño e Implantación

del Sistema de Organización Administrativa entre otros instrumentos.
Luego de haber realizado el análisis retrospectivo y prospectivo a través de los

instrumentos contemplados en el Reglamento Específico del Sistema de
Organización Administrativa, se concluye que:
 La Estructura Organizacional del CIAT hasta la fecha ha sido

considerada solo la inclusión de proyectos que de alguna manera han
contribuido al logro de las Acciones de Corto Plazo las cuales
contribuyen a los Objetivos Estratégicos del Plan Estratégico
Institucional (PEI), el mismo que considera a los proyectos como las
unidades organizacionales, razón por la cual se debe realizar un
Rediseño Organizacional e Implantación de manera que cumpla con el
Reglamento Específico del SOA.
 Es necesario que en la Estructura Organizativa se visualicen todos los
procesos que realizan las unidades sustantivas cuyas funciones
contribuyen directamente al cumplimiento de los objetivos de la
institución. (Dirección de Producción y Servicios, Investigación y
Trasferencia de Tecnologías) como ser la comercialización de los
productos y Servicios y la prestación de los servicios de Laboratorio de
Diagnostico Vegetal, suelos y agua además de la transferencia de
tecnología y la capacitación.
 Se concluye que es necesario pasar de una mirada solo presupuestaria
a una mirada sistémica que permita integrar insumos, procesos y
productos de tal manera que se oriente a la satisfacción de los usuarios
internos y externos que tiene el Centro de Investigación Agrícola
Tropical, conforme a lo que establece el Reglamento Específico del
Sistema de Organización Administrativa, que los usuarios internos están
constituidos por los servidores públicos de las unidades
organizacionales de la Entidad. Los usuarios externos corresponden a
los ciudadanos y ciudadanas que habitan en el Departamento Santa
Cruz, temporal o permanentemente, actores sociales relacionados con
el sector y subsectores, productores, clientes, cooperación internacional
25
y Gobiernos Autónomos Municipales del Departamento de Santa Cruz y

de otros departamentos.
 Los resultados del Análisis de datos organizacionales, reportan que
dado el Análisis de las Unidades Organizacionales realizado y la falta
de procesos relevados, se debe realizar ajustes en el Manual de
Organización y Funciones (MOF), delimitando de forma clara las
funciones de cada Dirección y/o Unidad. Asimismo se deben diseñar los
procedimientos, tomando en cuenta los procesos del CIAT, en cuanto a
denominación, objetivos, procedimiento, incorporación de un mapa de
procesos y procedimientos (diferencia entre .proceso y procedimiento);
ajuste de tiempos y pasos, etc. en función al requerimiento de cada
unidad organizacional con el objetivo de visibilizarlos y de mejorar la
calidad del Producto y Servicio prestado.
 Se debe considerar la asistencia técnica y divulgación en todo, el
proceso de ajustes de la Organización así como para incorporar los
restantes elementos de desarrollo organizacional que darán solidez al
cambio. Dentro de la fase de formación, el equipo técnico sobre todo en
áreas sustantivas deben asumir y mantener el liderazgo en el proceso
de los cambios sugeridos.
 El desarrollo organizacional debe ser un proceso de mejoramiento
continuo que exige el compromiso pleno de todos los niveles de la
Organización hasta que los nuevos valores y formas de trabajo que
sustenta el Modelo Organizacional planteado por el Sistema de
Organización Administrativa SOA, sean asimilados por todos los
servidores públicos del CIAT.
VII. RECOMENDACIONES
La Estructura Organizacional 2022 del CIAT, no debe constituir necesariamente

en un incremento de recursos — salvo algunas áreas - sino más bien priorizar
un reordenamiento de recursos, responsabilidades, funciones y formalidades,
26
en cumplimiento de los resultados que se quieren alcanzar en el Plan Operativo

Anual 2022. En este sentido, se sugieren algunas recomendaciones:
 Se recomienda la Aprobación del Análisis Organizacional y la

formalización de los nuevos Instrumentos Organizacionales del CIAT.
 Es importante que en el futuro, todas las Unidades Organizacionales del
CIAT, realicen el análisis organizacional con mayor anticipación y de
forma más precisa, de manera que los resultados que reporten a través
de la Unidad de Planificación, cuenten con mayores elementos para
realizar recomendaciones que sirvan para optimizar la Estructura
Organizacional del CIAT y de esa forma prestar un mejor servicio a los
usuarios internos y externos en los productos y servicios generados. Se
recomienda hacerlo un poco antes de la elaboración del siguiente POA.
 Se debe seguir generando Cultura en Desarrollo Organizacional en el
CIAT de forma que gestión a gestión se pueda ir mejorando
continuamente los servicios/procedimientos y contar con un Mapa de
Procesos Institucional, de servicios externos y de servicios internos, y
de cada Unidad Organizacional, dada la importancia de los servicios a
actores sociales relacionados con el sector agropecuario, subsectores,
productores, clientes, cooperación internacional y Gobiernos Autónomos
Municipales del Departamento de Santa Cruz y de otros departamentos,
para garantizar para el éxito de la Entidad.
 Se debe insistir en la generación de conciencia y búsqueda de
mecanismos para que las acciones de mejoramiento se mantengan el
tiempo suficiente con el fin de garantizar una gestión por resultados,
generar las capacidades y afianzar los valores institucionales como
cuerpo o pautas de actuación que orienten la gestión del cambio iniciado
en esta fase organizacional.
 Para concretar estructuras ideales en los casos mencionados deben
realizarse gestiones con el Gobierno Autónomo Departamental de Santa
Cruz para reforzar cargos y/o jerarquizar Jefaturas de Unidad en las
Direcciones.
 Se recomienda actualizar la tecnología del CIAT, a fin de poder transitar
el camino de la modernidad para lo que deben realizar gestiones con la
27
Cooperación Internacional o créditos en Instituciones Financieras de

Desarrollo.
 En síntesis la Unidad de Planificación asume en este Análisis
Organizacional el papel de Analista Organizacional y asistencia técnica.
La Visión de la Unidad de Planificación debe estar ligada a la idea del
conocimiento interno como una búsqueda de las soluciones a los
problemas del CIAT.
ANEXOS
28

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ANÁLISIS

II. MARCO CONCEPTUAL 6

III. MARCO NORMATIVO 9

IV. MARCO METODÓLÓGICO 11

VI. ANÁLISIS PROSPECTIVO 23

El Centro de Investigación Agrícola Tropical (CIAT) se crea a través del

La Ley Departamental 54 ratifica al CIAT como entidad descentralizada del

En este marco es satisfactorio presentar la primera experiencia de elaboración

Este documento contiene el análisis retrospectivo y prospectivo con la

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En este afán, aliento el continuo involucramiento, compromiso, esfuerzo y

Lic. Héctor Sandoval Estenssoro

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL GESTIÓN 2021

DEL CENTRO DE INVESTIGACIÓN AGRICOLA TROPICAL

La Norma Básica del Sistema de Organización Administrativa, promulgada

El objetivo del Reglamento Específico del sistema de organización

a) La realización de los procesos para el análisis, diseño e implantación de la

El RE-SOA es de aplicación obligatoria en el Centro de Investigación Agrícola

En este marco, para realizar el Análisis Organizacional del CIAT, la Unidad de

Director Ejecutivo, el mismo que se inició el 22 de Noviembre, la metodología

El CIAT en el marco de la normativa vigente del Sistema de Organización

Así mismo se establece que la Institución no cuenta con el Manual de Procesos

En esta gestión 2021, se tiene la primera experiencia en la elaboración del

II. MARCO CONCEPTUAL

Los conceptos utilizados en el presente Análisis Organizacional del CIAT, son

a) Análisis Organizacional.- Es el proceso mediante el cual se evalúa si la

b) Análisis Retrospectivo.- Consiste en determinar en qué medida la

c) Análisis Prospectivo.- Es el que permite determinar la necesidad de ajustar

d) Análisis Coyuntural.- Es el Análisis que se realiza cuando las

e) Diseño o Rediseño Organizacional.- Es el proceso a través del cual se

f) Formalización del Diseño y/o Rediseño Organizacional.- El diseño o

g) Implantación del Diseño Organizacional.- Es el proceso mediante el cual

h) Estructura organizacional.- Es el conjunto de áreas y unidades

i) Unidad Organizacional.- Es una dependencia de la estructura

j) Canales y Medios de Comunicación.- Los canales y medios de

k) Instancias de Coordinación Interna.- Son mecanismos organizacionales

l) Relacionamiento Interinstitucional.- Se refiere a los tipos de relación entre

tenga autoridad para ejercer el control, la promoción y vigilancia de los

III. MARCO NORMATIVO

El marco normativo en el que se desarrolla el análisis organizacional está dado

a) Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales.- Es la Ley

La Ley 1178 regula los siguientes sistemas:

b) Sistema de Organización Administrativa (SOA).- Es el conjunto ordenado

contribuyendo al logro de las acciones de corto plazo establecidas en el Plan

El SOA tiene entre sus principales objetivos, optimizar la estructura

 Norma Básicas del SOA.- Aprobada mediante Resolución Suprema

 El Reglamento Específico del SOA.- Actualizado y aprobado mediante

c) Sistema de Programación de Operaciones (SPO).- Es el conjunto de

los subsistemas de formulación del Plan Operativo Anual y de Seguimiento y

IV. MARCO METODÓLÓGICO

De acuerdo a lo establecido en la Norma Básica del Sistema de Organización

En este sentido, la Unidad de Planificación por mandato de la Dirección

En función a este insumo, la metodología utilizada se describe a continuación

 Evaluar la estructura organizacional del Centro de Investigación Agrícola

 Realizar el Análisis Retrospectivo de los servicios proporcionados a los

Se obtuvieron los productos:

 Información recopilada mediante matrices.

De acuerdo a los resultados obtenidos en el análisis retrospectivo y tomando

Resultados y Recomendaciones del Análisis Organizacional.

Nos permitió determinar en qué medida la estructura organizacional de la

1. Análisis Retrospectivo de los servicios proporcionados a los

Para realizar el análisis de BIENES Y SERVICIOS se estableció una lista con

 Semilla arroz Mac 18 básica.

El producto que genera mayor ingreso por venta es la semilla de arroz