Actividad N°-2 Registrar la información de entrada y salida de objetos de

acuerdo con procedimientos de la empresa.

3. Formulación de las actividades de aprendizaje.

3.1 Actividades de reflexión inicial.
¿Qué importancia tiene para las empresas el registro de ingreso y salida
de mercancías?
Los registros de ingreso y salida de objetos con el tiempo se han vuelto muy
importantes debido a que son la base para la programación de despachos,
solicitud de productos y manejo de inventarios, que en últimas son los que
determinan los movimientos que pueden realizarse en un momento específico.
¿Considera que las organizaciones deben implementar políticas para el
manejo de la información?
Si, ya que las políticas tienen como objetivo proteger el recurso información de
una amplia gama de amenazas, esto es con el fin de asegurar la continuidad del
negocio, minimizar el daño y, cumplir su misión y objetivos estratégicos.

¿Cómo se puede optimizar el manejo de la información dentro de las

empresas?
• Generar evidencias digitales para la gestión de información.
• Registrar actividades en plataformas únicas.
• Establece KPIs claros y relevantes
• Centralizada la data
• Prioriza la información gráfica
• Cuenta con registros históricos
Para optimizar el manejo de la información de una empresa debemos apoyarnos
en recursos tecnológicos de calidad como son, los sistemas reportadores que
permiten centralizar los datos y además, brindan acceso a estadísticas, KPIs y
recursos gráficos que facilitan la interpretación.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimiento

necesarios para el aprendizaje
Trabajo práctico N°1: “Procedimiento para el recibo y despacho de objetos”
Consultar sobre los diferentes tipos de documentos que se manipulan o
que tienen alguna relación en el proceso de ingreso y salida de objetos en
cualquier organización.
En el proceso de ingreso y salida de objetos en una organización, se pueden
manipular o relacionar diversos tipos de documentos.
 • Formulario de solicitud de ingreso o salida.
• Orden de compra.
• Factura o comprobante de compra.
• Documento de recepción.
• Documento de entrega.
• Registro de inventario.
Estos son solo algunos de los documentos que se pueden manipular o relacionar
en el proceso de ingreso y salida de objetos en una organización. La naturaleza
y cantidad de los documentos pueden variar dependiendo del tipo de
organización y de las políticas internas establecidas.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento Evidencia: Prueba de

conocimiento N°2
“Documentación de ingreso y salida de objetos.”

• Realizado.

3.4 Actividades de transferencia de conocimiento.

Evidencia: Informe "Procedimiento para el recibo y despacho de objetos."
• Identifique dos productos (uno que ingresa y otro que se despacha)
Yo como referencia escogeré una empresa que fabrica productos lácteos.
El producto que ingresa es la LECHE.
Producto que se despacha QUESO DOBLE CREMA.

• Realice una breve descripción de los dos productos, sus

características en cuanto a unidad de empaque, tipo de empaque,
cuidados en la manipulación.
La leche es un producto íntegro y fresco que se produce de la ordeña de
una o varias vacas, sanas, bien alimentadas y en reposo, exenta de
calostro y que cumpla con las características físicas y microbiológicas
establecidas.
Las características principales que se tienen en cuenta para medir la
calidad de la leche son los siguientes: Densidad, Índices crioscópicos y
de refracción, Acidez, Grasa, Sólidos no grasos, Cantidad de leucocitos,
Gérmenes patógenos, Presencia de antisépticos, Antibióticos y
Sustancias alcalinas.
La higiene es un factor muy fundamental para preservar el estado de la
leche su vida útil como materia prima, y la vida útil y calidad de los
derivados elaborados con ella. Debemos mantenernos aseados para
realizar las diferentes actividades en el establo y tener limpios los equipos
de ordeño y corrales.
La falta de higiene provocaría la precipitación o “cortado” de la leche y
problemas tecnológicos en sus derivados: Quesos ácidos, Esponjosos,
Que desueran y De mal olor; Yogures de textura líquida irregular, Que se
inflan en sus envases, Mantequillas rancias, etc.

Al ser un producto perecedero, el tratamiento de esta mercancía debe

realizarse bajo unas condiciones muy controladas. Además de la
normativa general referente al transporte de mercancías, los productos
lácteos están regulados por un acuerdo de “transportes internacionales”
y de vehículos especiales acondicionados para este fin.

Uno de los principales problemas para el transporte de leche y otros

productos lácteos y, en concreto, de la leche es la ruptura de la cadena
de frío. Igual que ocurre con otros productos perecederos, como la carne
o las frutas y verduras, corren el riesgo de deteriorarse o echarse a
perder en el transporte. La solución a este problema es utilizar camiones
isotérmicos que puedan mantener las condiciones de temperatura
idóneas para la mercancía.

Antiguamente la leche se repartía de forma diaria en botellas de cristal,

pero este proceso ha cambiado mucho. Aunque en algunos sitios se
siguen utilizando los tarros lecheros solo (para transportar pequeñas
cantidades de leche), el uso de camiones cisterna es el más extendido.

El uso de camiones cisterna ha añadido numerosas ventajas:

• Estos camiones no sólo transportan la mercancía, sino que puede
almacenarla por un tiempo determinado sin alterar sus propiedades
• Los tanques suelen ser de aluminio o acero inoxidable, además de
materiales aislantes, que permiten que mantienen las
características de la carga.
• Su forma circular o elíptica ofrece una mayor estabilidad del camión
en marcha. El tanque suele dividir la carga en secciones para evitar
lo máximo posible el movimiento. En el caso de la leche, el
movimiento podría producir un efecto batido que separaría la grasa
y produciría una pérdida de propiedades.
En el caso del queso Doble crema es necesario disponer de un
empaquetado rígido, resistente a la humedad y al ácido láctico e
impermeable al vapor, agua y a los gases. Para este fin se utiliza la hoja
de plástico, PVC o poliestireno, o además se puede con hojas de aluminio;
al vacío.
• Identifique las políticas que existen en la organización en cuanto a
los procesos de recibo y despacho, incluyendo el registro.

RECIBO: En el área de recepción se realiza los procesos de negociación

y verificación de la mercancía o elementos terminados en donde se
comprueben tanto lo material como lo físico de la mercancía o producto,
para esta operación se necesita de personal y equipos necesarios para
hacer descargue y almacenamiento de las mismas descongestionando y
agilizando la recepción de las mercancías y el espacio necesario en la
bodega para almacenamiento de los mismos de acuerdo al volumen de
la mercancía y el tiempo que va a permanecer en ellos debe ser más
corto para economizar gastos administrativos y logísticos.

Este proceso de recibo de mercancías debe ir acompañado de cuyos

documentos :
• Factura.
• Lista de empaque.
• Remesa.
• Remisión.
• Registro.
• Orden o solicitud de compra entre otros documentos.

DESPACHO: Al instante en que se despachan las mercancías es donde

el sistema edita el pedido de despacho, el jefe de bodega donde se
contacta con un trasporte disponible (TRANSPORTADOR) que se
presenta en la hora y sitio acordado o pactado por acuerdos bilaterales
donde se llevara a cabo la carga de los productos que estén en buen
estado verificando su calidad y los productos defectuosos se llevaran a
un conducto regular distinto el contemplado el código del consumidor, el
jefe de bodega se encarga de él buen manejo de las estibas (PALET), de
que el vehículo sea el adecuado para el trasporte de la mercancía.

Cabe destacar que estas mercancías deben ir acompañadas de los

siguientes requerimientos o documentos:
• Orden de despacho.
• Orden de venta.
• Remesa.
• Remisión.
• Identifique para cada proceso los documentos que se utilizan y la
información que contiene.
La documentación en el proceso de recibo y despacho y su adecuado
diligenciamiento permite llevar un de las mercancías que se ingresan y
entregan de un departamento, área o dentro de la organización. Existen
infinidad de formatos que pueden ser utilizados para el manejo y registro
de la información algunos de los cuales son:

1. Requisiciones: Es un documento interno que se utiliza dentro de la

empresa para solicitar por escrito algún producto, se puede utilizar entre
áreas, por ejemplo, para el traslado de mercancía de un lugar a otro, o
para solicitar al departamento de compras para que realice el trámite de
adquisición.
La información que incluye una requisición son los siguientes:

Fecha: Día en el cual se realiza la requisición

Datos de quién solicita: Departamento o área de la empresa y nombre
del solicitante.
Número de la requisición.
Descripción del material: Las especificaciones técnicas exactas y
unidad de medida y si tiene algún código o referencia de identificación
debe informarse.
Cantidad requerida:
Datos adicionales: Puede ser posibles proveedores, en caso de que la
requisición se realice al departamento de compras para la adquisición de
un producto.
Nombre y firma de la persona que solicita.

Cabe destacar que en algunas organizaciones los formatos de

requisición tienen un diseño preestablecido y numerado, el cual es
asignado en determinada cantidad a los departamentos que lo utilizan,
los cuales permiten el control y registro de la información.

2. Orden de compra o pedido: Es el documento con el cual una empresa

solicita materiales o mercancía a sus proveedores con el fin de satisfacer
una necesidad.
Una orden de compra o pedido debe contener como mínimo cuya
información:

Fecha: Día en el cual se realiza la solicitud del pedido.

Datos comerciales de comprador: Nombre de la empresa o razón
social del solicitante.
NIT o RUT, Dirección, Teléfono: Nombre y datos de la persona
responsable de la solicitud.
Datos comerciales del proveedor: Nombre o razón social, NIT o RUT,
dirección y teléfono. Nombre y datos de la persona que recibe la solicitud
y se hace responsable del proceso.
 Especificaciones: Tipo de producto, unidad de empaque o presentación,
cantidad, valor unitario, valor total.
Condiciones comerciales: Tiempo y condiciones de entrega, forma de
pago, plazos de pago y firma autorizada.
Datos adicionales: Lugar de entrega y contactos para la programación
de la entrega, en caso de que exista en la organización planeación de
recibo de mercancía.

3. Factura comercial: Es un documento contable que entrega el vendedor

en el momento de la adquisición de la mercancía. No es obligatorio un
formato específico; las empresas pueden tener su propio diseño, pero
debe contener la siguiente información:
Fecha: Día en el cual se realiza la operación comercial y fecha de
vencimiento.
Número de la orden de compra: Son números consecutivos que
permiten el control y registro.
Datos comerciales del vendedor: Nombre de la empresa o razón social,
NIT o RUT, dirección, teléfono.
Información de los productos: Referencia o descripción de la
mercancía, código interno (si lo tiene), cantidad, valor unitario y valor
total.
Forma y condiciones de pago. (Efectivo, crédito y plazo, pago contra
entrega).
Forma de entrega: (se entrega en la empresa del cliente, el cliente
recoge el producto, se envía por empresa de mensajería o
transportadora).
Debe llevar la casilla donde se determine el valor del impuesto a la
venta IVA.
Para el caso de Colombia, es importante que la numeración de la
factura sea autorizada por la DIAN.
Nombre o razón social y NIT: Quienes elaboran las facturas.
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

4. Remisión: Documento utilizado para entregar mercancía de manera

parcial, sirve de constancia para cuando se solicitan entregas parciales
de producto. La persona o empresa que entrega mercancía con este
documento debe asegurarse que el receptor la firme para que sea válido,
de lo contrario no es tenido en cuenta.
Si es interna debe contener:

Fecha de entrega.
Área que entrega: Nombre de la persona que entrega.
Área que recibe: Nombre de la persona que recibe.
Referencia y cantidad de producto entregado.
 Si es externa debe contener:

Datos del proveedor: Nombre de la empresa y NIT.

Datos del cliente: Nombre de la empresa y NIT.
Información: referencia del producto y cantidad.
Fecha de entrega del producto.
Observación: Esta es una información adicional donde se puede
relacionar la orden de compra a la que pertenece la entrega parcial.

5. Listado de picking: Es el alistamiento de las unidades a ser

despachadas. El listado de picking es, como su nombre lo indica, un
listado donde se encuentran las ubicaciones y las cantidades de las
referencias que deben ser alistadas para su despacho. Una vez se tiene
la lista se van recogiendo los objetos para trasladarlos a la zona de
consolidación.
Una de las principales ventajas de utilizar esta técnica en el área de
despacho es que:

Permite automatizar o sistematizar los procesos de alistamiento.

Disminuye los costos de alistamiento y en general los costos
logísticos.
Minimiza el error en los inventarios, con la ayuda de las
herramientas tecnológicas, una vez se retira el objeto del
almacenamiento se disminuye el inventario.
Facilita el alistamiento de los pedidos solicitados por internet.

6. Registro de devolución: Es el proceso en el que se registra la

información sobre aquellas mercancías que son devueltas por los
clientes. Este registro va acompañado de un informe en el cual se indican
las causas por las cuales se efectúa la devolución de los objetos.

Se puede realizar el proceso de registro de la siguiente manera:

Crear una orden de devolución: Al realizar esta operación la persona

encargada del recibo de esta mercancía permite que se refleje en los
inventarios el ingreso del producto, pero lo deja de tal manera que no
pueda ser utilizado hasta que el departamento de calidad revise las
razones de la devolución.
Dejar una nota adicional: Donde se evidencie que se le debe restituir al
cliente (dependiendo la negociación, se devuelve el efectivo en caso de
haber cancelado previamente o se cambia el producto si así lo prefiere el
cliente).
Entregar el documento soporte de la devolución.
Realizar el análisis de las mercancías: Devueltas con el fin de
determinar el proceso a seguir, este análisis debe ejecutarlo el
departamento de calidad.
Hacer la liquidación de la devolución.
7. Orden de salida: Es el documento que permite el registro de la salida de
la mercancía que va a ser despachada ya sea interna o externamente.
La información que hace parte en cuanto a la orden de salidas son los
siguientes:

Identificación de la empresa: Nombre o razón social, NIT o RUT.

Fecha en la cual se realiza la salida.
Descripción del producto: Código, unidad de medida, cantidad, valor
unitario y valor total.
Identificación de quien recibe y entrega el objeto.
La orden de salida debe tener un número consecutivo.
Observaciones generales.

• Realice una descripción paso a paso sobre la manera como las

personas encargadas de estas áreas ejecutan los procesos
incluyendo el registro.

Paso a paso de entrada de objetos:

El responsable de las actividades que se realizan en el ingreso de la
mercancía puede ser: el auxiliar de bodega, almacenista, jefe de
bodega, coordinador logístico y todas las personas que pertenezcan
al área de almacén o logística.
Para seguir el procedimiento es aconsejable que se realice una
programación de los recibos que se harán durante el día, esto nos
permite optimizar y aprovechar los recursos técnicos y humanos.
El procedimiento a nivel general es:

Solicitar documentos del material, materia prima, insumo o producto.

Iniciar el descargue (en algunos casos se ordena a los transportadores
que bajen la mercancía)
Verificar la mercancía en cuanto a referencia y cantidades, con
relación a la factura.
Inspeccionar la mercancía y en caso de ser necesario, realizar la
devolución total o parcial. Realizar una devolución debe ir acompañada
de un informe donde se especifique la razón de esta y las condiciones.
Rotular la mercancía de acuerdo con sus características y
especificaciones.
Registrar ingreso de la mercancía de manera manual o por el
sistema, de tal manera que ingrese al inventario.
Autorizar el almacenamiento de la mercancía hacia los espacios
asignados.
Entregar los documentos recibidos con la firma de aceptación de
cantidades y referencias, al departamento contable para iniciar los
trámites administrativos y financieros.
 Paso a paso despacho de objetos:
Al igual que en el recibo, el responsable de las actividades de despacho
es el auxiliar de bodega, el almacenista, el coordinador de almacén
y el coordinador logístico; El procedimiento a nivel general es:
Recepción de documentos factura, listas de empaque, orden de
salida.
Realizar la lista de picking.
Hacer el picking.
Rotular la mercancía, de tal manera que se identifique el pedido antes
de ser cargado y despachado.
Verificación de la mercancía, es importante que antes de realizar el
cargue de la mercancía se realice una nueva inspección y verificación.
Revisión de la documentación antes de ser entregada con la
mercancía, facturas, listas de empaque.
Entrega de la mercancía y cargue.
Firma y entrega de documentación.
• Realice un cuadro comparativo donde se evidencien las políticas
existentes y la manera como en la realidad realizan los procesos de
ingreso y salida de mercancía.

La Política Nos Dice: En La Practica Se Hace:

Realizar un manual de procedimientos para el No se lleva si no un solo manual de

registro y control de la entrada y la salida de procedimientos para el almacén diario el otro se
materiales aplicado a los diferentes almacenes, rige a las políticas del manual anterior.
tanto para el almacén de diario como el almacén
de auxiliar que se encuentran en la empresa.
La persona encargada del seguimiento no lleva
Realizar el seguimiento de las actividades e al día los indicadores de gestión para saber las
identificar al personal responsable de realizarlas. fallas del personal responsable de cada
persona.
Realizar formatos para el registro de los Los formatos para los registros se llevan de una
diferentes procesos de entrada y salida en los forma desordenada no registrando de una forma
diferentes almacenes, así como de entrega y detallada todos los procedimientos.
control de las cajas de herramientas.
Realizar clasificación de artículos y codificación, No se clasifican los artículos de acuerdo con su
tanto para el almacén Diario, como el almacén referencia y almacén que los tiene.
de Parada.

*Al observar las fallas que están sucediendo dentro de la empresa se pudo
evidenciar que el personal no pone de su parte para el mejoramiento, el manual
de funciones y procedimientos no se cumplen de acuerdo con lo establecido en
las políticas organizacionales de la empresa, los indicadores de gestión no se
verifican para poder tener un análisis detallado de que área está fallando para
su corrección.